工程檔案整理與數(shù)字化課件

工程檔案整理與數(shù)字化桐鄉(xiāng)市交通局綜合檔案室工程檔案整理與數(shù)字化桐鄉(xiāng)市交通局綜合檔案室1主要內(nèi)容工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求工程檔案數(shù)字化加工的具體要求紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹主要內(nèi)容工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求2工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求公路工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)〔2010〕382號）《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》（浙交〔2002〕138號）*如與《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》不一致的，以交辦發(fā)〔2010〕382號要求為準(zhǔn)。*保管期限改變：由原來的“永久”、“長期”、“短期”，改為“永久”、“30年”、“10年”

1工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求公路工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：13工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求水運(yùn)工程標(biāo)準(zhǔn)：《浙江省水運(yùn)工程竣工文件編制辦法》（2004年版）（浙交〔2004〕6號）1工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求水運(yùn)工程標(biāo)準(zhǔn)：14指揮部歸檔條目項(xiàng)目總體立項(xiàng)審批文件各段立項(xiàng)審批文件勘察設(shè)計(jì)初步設(shè)計(jì)施工圖變更設(shè)計(jì)各類合同各類會議紀(jì)要指揮部歸檔條目項(xiàng)目總體立項(xiàng)審批文件5指揮部歸檔條目（續(xù)）工程通知單工程索賠土地征用許可土地勘測房屋拆遷調(diào)查拆遷補(bǔ)償協(xié)議書“三改工程”相關(guān)文件（改路、改河、改線）指揮部歸檔條目（續(xù)）工程通知單6指揮部歸檔條目（續(xù)）招投標(biāo)（可分資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)會議、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等）（可按分項(xiàng)、合同段設(shè)置條目）工程管理文件（按年設(shè)置計(jì)劃進(jìn)度、質(zhì)量管理、資金控制等條目）各單項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收*投標(biāo)文件中通過資格預(yù)審入圍單位或推薦中標(biāo)候選人但未中標(biāo)單位的標(biāo)書也要?dú)w檔，保管期限為短期（10年）。指揮部歸檔條目（續(xù)）招投標(biāo)（可分資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)會議7施工單位歸檔條目開工報(bào)告（含合同段和分項(xiàng)工程開工報(bào)告）施工組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃工程變更文件計(jì)量支付安全檢查施工日記質(zhì)量評定（按分項(xiàng)設(shè)置）原材料報(bào)驗(yàn)單施工單位歸檔條目開工報(bào)告（含合同段和分項(xiàng)工程開工報(bào)告）8施工單位歸檔條目（續(xù)）試驗(yàn)報(bào)告（按分項(xiàng)設(shè)置）中間交驗(yàn)審批（按分項(xiàng)設(shè)置）施工記錄沉降觀測竣工圖照片、錄音錄像施工單位歸檔條目（續(xù)）試驗(yàn)報(bào)告（按分項(xiàng)設(shè)置）9監(jiān)理單位歸檔條目監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目部人員審核、變更施工質(zhì)量檢查、通報(bào)等工程監(jiān)理報(bào)告單、通知單工地會議紀(jì)要索賠審批單、申請單水泥砼、砂漿抗壓強(qiáng)度監(jiān)理試驗(yàn)鋼筋試驗(yàn)監(jiān)理單位歸檔條目監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則10監(jiān)理歸檔條目（續(xù)）粗集料試驗(yàn)、鑒定細(xì)集料試驗(yàn)、鑒定土工布、塑料排水板試驗(yàn)樁基檢測匯總合同段及其分項(xiàng)工程監(jiān)理質(zhì)量檢驗(yàn)評定匯總監(jiān)理工作報(bào)告照片、錄音錄像監(jiān)理歸檔條目（續(xù)）粗集料試驗(yàn)、鑒定11容易疏漏的問題編寫大事記：若已完工工程沒有及時(shí)記錄的，須補(bǔ)寫。工程變更一覽表

要把“變更令號”、“變更內(nèi)容”、“變更金額”、“相關(guān)文件檔號”、“竣工圖檔號”一一對應(yīng)填寫完整。容易疏漏的問題編寫大事記：12工程變更一覽表

項(xiàng)目名稱

施工單位名稱

序號變更令號變更內(nèi)容變更金額(元)本變更文件檔號相關(guān)竣工圖檔號增加金額減少金額電子表與紙質(zhì)表同時(shí)移交工程變更一覽表

項(xiàng)目名稱13檔號確定1.檔號示例：J048－2.2.11－1.0001桐鄉(xiāng)市交通局全宗號工程代碼工程檔案分類號合同號案卷順序號（用四位數(shù)字）檔號確定1.檔號示例：桐鄉(xiāng)市交通局全宗號工程代碼工程檔案合同14檔號確定2.東宗線二期檔號：

GL9.1111.Ja1-案卷號科技大類（航運(yùn)）東宗線嘉興段案卷順序號（示例：1.0001）檔號確定2.東宗線二期檔號：科技大類（航運(yùn)）東宗線嘉興段案卷15正確填寫案卷目錄和卷內(nèi)目錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄要用激光打印。正確填寫案卷目錄和卷內(nèi)目錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄要用激光打印。16目錄統(tǒng)一使用excel電子表。卷內(nèi)目錄填寫：目錄標(biāo)題欄采用加粗的3號宋體，責(zé)任者等字段名稱用加粗的小3號仿宋體，其他用4號仿宋體。（excel打印的分別用16、15、14號）序號：以1件自然件或一組文件為一順序號。文件編號：完整的代字代號責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。日期：標(biāo)準(zhǔn)格式為20010101，同一條目內(nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間；時(shí)間不明確的一般考證到年，無法考證月日的，用0代替，補(bǔ)足8位數(shù)。頁號：最后一條頁號要標(biāo)明起止頁目錄統(tǒng)一使用excel電子表。17檔案案卷裝訂和編目使用原件：如果沒有原件的要在備考表中注明原件位置。案卷裝訂：裝訂整齊，按三孔一線標(biāo)準(zhǔn)裝訂，孔距統(tǒng)一不偏斜。編制頁號：將頁號編在文件正面的右下角，背面的左下角；成冊的文件不必另編頁碼。不得跳號，保持清晰無誤。如有遺漏，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)敲頁碼；如張頁號已連續(xù)，那么以.1表示。卷內(nèi)備考表中立卷人、檢查人要填寫齊全，如實(shí)填寫。檔案案卷裝訂和編目使用原件：如果沒有原件的要在備考表中注明18案卷封面打印1.案卷號：檔號位置統(tǒng)一蓋檔號章（移交時(shí)不用蓋）2.工程名稱打在封面正中空白處居中打印3.案卷題名：由三部份組成：單位工程（分部分項(xiàng)工程）+結(jié)構(gòu)（樁號）+文件名稱，概括簡明、準(zhǔn)確。案卷封面打印1.案卷號：檔號位置統(tǒng)一蓋檔號章（移交時(shí)不用蓋）19卷內(nèi)備考表

說明：（1、卷內(nèi)文件數(shù)量）（2、分類、組卷及其他整理中需說明的情況）立卷人：年月日檢查人：年月日移交前一定要檢查備考表是否有缺，缺簽字的要補(bǔ)齊。卷內(nèi)備考表

說明：移交前一定要檢查備考表是否有缺，缺簽字的要20使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒選用工程檔案專用檔案盒，根據(jù)案卷厚度購買合適尺寸的盒子。盒面無破損、折皺、污跡。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒選用工程檔案專用檔案盒，根據(jù)案卷厚度購買合適尺21使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒用鉛筆在盒子統(tǒng)一位置標(biāo)注案卷號檔案盒正面不用任何文字標(biāo)識。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒用鉛筆在盒子統(tǒng)一位置標(biāo)注案卷號檔案盒正22照片的整理與編目收集：1、反映工程進(jìn)度和工作成果的照片檔案；2、反映工程質(zhì)量的照片檔案；3、與工程有關(guān)的重要活動；4、記錄工程重大事故、自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的照片檔案；5、反映工程建設(shè)之前地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案；6、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案；7、其他具有保存價(jià)值的照片檔案照片的整理與編目收集：23照片的整理與編目整理：照片號的編寫（一冊一個(gè)流水號）計(jì)量單位：自然張照片的整理與編目整理：24照片的整理與編目文字說明:事由：照片影像所反映事件，事物的情由時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)人物：照片影像上主要人物的姓名、身份背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人照片的整理與編目文字說明:25紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求

1.掃描與不掃描范圍需要掃描的保管期限為：永久、長期（30年）的全部材料（包括圖紙）。不需要掃描的保管期限為：短期（10年）。特種載體檔案⑴照片檔案：無數(shù)碼的紙質(zhì)照片掃描。⑵實(shí)物（錦旗、獎狀、證書等）拍成照片后歸入照片檔案內(nèi)2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求1.掃描與不掃描范圍226紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求2.掃描色彩模式一般應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。3.掃描格式

采用多頁TIFF格式存儲。存儲時(shí)的壓縮模式的選擇，應(yīng)以保證畫面清晰的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則，黑白圖像建議采用CCITT組4壓縮模式，灰度和彩色圖像建議選擇JPEG壓縮模式。單頁文件可用jpeg格式存儲*pdf格式不能作為標(biāo)準(zhǔn)格式存儲2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求2.掃描色彩模式227紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求4.做好掃描登記

：

掃描前，應(yīng)該根據(jù)前處理單，做好掃描登記單，登記本份文件的頁數(shù)，本份文件需要掃描和不掃描的張頁號，根據(jù)前處理時(shí)填寫的文件頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)。5.掃描過程：

按順序逐漸頁進(jìn)行掃描。如原文有字體不清、原件缺漏頁、原件破損等影響閱讀的，應(yīng)在此頁前加“原件缺頁、原件破損”等說明。拆除裝訂，在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

6.圖像的處理：

圖像處理主要指對掃描后的圖像進(jìn)行去黑、去污、糾偏、拼接、有漏掃的要補(bǔ)掃、排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整等。原稿破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求4.做好掃描登記：

28紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求7.掃描文件的命名：全宗號-分類號-案卷號-起頁號例：J048-2.2.11-1.0001-001“-”為半角字符或在英文輸入方式下錄入2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求7.掃描文件的命名：“-”為半29檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描圖像TIFF建議掃描分辨率在100dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）代替原件保存的推薦采用無損壓縮的TIFF格式。彩色掃描圖像TIFFJPEG建議150dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）圖紙TIFFJPEG建議200dpi以上照片描圖像TIFFJPEG5英寸檔案照片建議600dpi，其他規(guī)格按如下公式換算：掃描分辨率=600dpi/N(其中N=待掃描照片的長度值/5英寸照片的長度值)檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描30成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFFJPEG建議200dpi以上音頻WAVMP3音頻采集最低要求：采樣頻率:44.1kHz，量化級:16bit，單/雙聲道。WAV轉(zhuǎn)MP3時(shí)建議位速率在128Kbit/s以上。視頻AVIMPEG-2MPEG-4視頻采集最低要求：分辨率(像素):720*576，幀數(shù):25幀/秒，視頻數(shù)據(jù)速率:4Mbps，音頻位速率:224Kbps，音頻設(shè)定:立體聲，音頻采樣頻率:44.1kHz。AVI轉(zhuǎn)MPEG-2、MPEG-4格式時(shí)，推薦數(shù)據(jù)傳輸率>=4Mb/s，分辨率在352x288以上，幀速率>=24。檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFF建議200dpi以上31檔案移交數(shù)據(jù)移交檔案數(shù)字化成果移交一般采用VCD、DVD光盤作為數(shù)據(jù)載體。光盤應(yīng)同時(shí)刻錄兩套，一套本單位保存，一套移交局檔案室。光盤組織結(jié)構(gòu)

在光盤根目錄下分別存放目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)文件夾和說明文件三項(xiàng)內(nèi)容。案卷目錄數(shù)據(jù)庫以AJML.xls命名，文件目錄以WJML.xls命名，全文數(shù)據(jù)文件夾以DATA命名，說明文件以SM.txt命名。說明文件為txt文本文件

填寫《桐鄉(xiāng)市備份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗(yàn)表》

一式兩份，分別由移交、接收人員簽字。檔案移交數(shù)據(jù)移交32擋描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J048-2.2.11-1.0001-4J048-2.2.11-1.0002-1J048-2.2.11-1.0002-3J048-2.2.11-1.0003-1電子文件原文J048-2.2.11-1.0002-1AJML.xlsWJML.xlsDATESM.txt全文數(shù)據(jù)文件夾檔案數(shù)字化實(shí)體數(shù)據(jù)光盤擋描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J0433檔案移交說明文件內(nèi)容及格式如下：項(xiàng)目名稱項(xiàng)目標(biāo)號：起止目錄號：起止年度：案卷目錄數(shù)量：（）條文件目錄數(shù)量：（）條全文數(shù)量：（）件，（）頁文件類型：光盤號：光盤類型：刻錄時(shí)間：刻錄人：審核人：檔案移交說明文件內(nèi)容及格式如下：34檔案移交光盤標(biāo)注格式

檔案存儲移交光盤封面格式檔案移交光盤標(biāo)注格式檔案存儲移交光盤封面格式35數(shù)字化生產(chǎn)加工的相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)1.桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）（桐檔〔2011〕12號）2.桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）（桐檔〔2011〕13號）3.桐鄉(xiāng)市檔案登記備份工作簡要說明數(shù)字化生產(chǎn)加工的相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)1.桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)36紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹1.Word和Excel電子文檔通過雪瑩轉(zhuǎn)換Tiff格式的操作方法2.通過ACDSee相片管理器掃描的操作方法3.通過ACDSee相片管理器對圖像文件進(jìn)行壓縮、合并、拆分等操作方法4.拖把更名器在檔號修改中的操作方法3紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹1.Word和Excel電子文檔通37電子文件格式的轉(zhuǎn)化

對于原有電子文件，如word、excel文件要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)tiff格式保存，以確保檔案的原始性。推薦使用“雪瑩轉(zhuǎn)換器”通過虛擬打印實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換

注：1.對于有多個(gè)電子表格的excel文件，不能一次完成轉(zhuǎn)換，必須逐個(gè)工作表轉(zhuǎn)換。2.如果文件頁數(shù)過多，或排版為橫豎交替，雪瑩轉(zhuǎn)換器也無法正常識別。電子文件格式的轉(zhuǎn)化38首先對雪瑩換器進(jìn)行屬性設(shè)置

選中文件，右鍵[雪瑩]——[屬性設(shè)置]首先對雪瑩換器進(jìn)行屬性設(shè)置

選中文件，右鍵[雪瑩]——[屬性39在[保存選項(xiàng)]欄選擇保存方式，“自動保存”，保存格式為“TIFFfile”,選擇保存目錄后確定。為了防止出錯(cuò)，原始文件不要自動覆蓋。在[保存選項(xiàng)]欄選擇保存方式，“自動保存”，保存格式為“TI40最后選中要轉(zhuǎn)換文件后，右鍵[雪瑩]進(jìn)行轉(zhuǎn)化。可同時(shí)批量進(jìn)行轉(zhuǎn)化，一次轉(zhuǎn)化數(shù)量視電腦配置而定。最后選中要轉(zhuǎn)換文件后，右鍵[雪瑩]進(jìn)行轉(zhuǎn)化?？赏瑫r(shí)批量進(jìn)行轉(zhuǎn)41掃描操作

（通過ACDSee相片處理器“獲取”操作方法）ACDSee9選擇【獲取】【從掃描儀】

掃描操作

（通過ACDSee相片處理器“獲取”操作方法）A42進(jìn)入【獲取向?qū)А窟M(jìn)入【獲取向?qū)А?3在【文檔掃描】：【掃描多個(gè)文檔】——【建立包含全部掃描文檔的單一的，多頁圖像文件】；在【輸出文件格式】：選擇【TIFF（TAG圖像文件格式）】，點(diǎn)【設(shè)置】進(jìn)入【TIFF選項(xiàng)】，在【壓縮】工具欄下面：灰度和彩色掃描件請選擇“JPEG”壓縮工具。在【文檔掃描】：【掃描多個(gè)文檔】——【建立包含全部掃描文44如文件為黑白掃描件請選擇“CCITT組4”

如文件為黑白掃描件請選擇“CCITT組4”

45設(shè)置文件名和保存路徑設(shè)置文件名和保存路徑46在這里可對已掃描頁進(jìn)行位置調(diào)整，完成后點(diǎn)擊“下一步”即完成一份多頁文件掃描在這里可對已掃描頁進(jìn)行位置調(diào)整，完成后點(diǎn)擊“下一步”即完成一47掃描完成后所得多頁圖像文件掃描完成后所得多頁圖像文件48對已轉(zhuǎn)換文件進(jìn)行壓縮或多個(gè)單頁文件合并1.選中若干要壓縮的文件，或者若干需合并文件；2.右鍵【工具】【轉(zhuǎn)換文件格式】對已轉(zhuǎn)換文件進(jìn)行壓縮或多個(gè)單頁文件合并1.選中若干要壓縮的文49與掃描時(shí)設(shè)置相同與掃描時(shí)設(shè)置相同50設(shè)置相關(guān)輸出選項(xiàng)設(shè)置相關(guān)輸出選項(xiàng)51壓縮可同時(shí)批量進(jìn)行。壓縮可同時(shí)批量進(jìn)行。52批量重命名批量重命名53選中需要改名的全部文件選中需要改名的全部文件54例1：對原文件名的批量替換例1：對原文件名的批量替換55例2：批量重設(shè)文件序號例2：批量重設(shè)文件序號56謝謝大家！！工程檔案整理與數(shù)字化57演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！58工程檔案整理與數(shù)字化桐鄉(xiāng)市交通局綜合檔案室工程檔案整理與數(shù)字化桐鄉(xiāng)市交通局綜合檔案室59主要內(nèi)容工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求工程檔案數(shù)字化加工的具體要求紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作方法介紹主要內(nèi)容工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求60工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求公路工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)〔2010〕382號）《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》（浙交〔2002〕138號）*如與《浙江省公路工程竣工文件編制辦法》不一致的，以交辦發(fā)〔2010〕382號要求為準(zhǔn)。*保管期限改變：由原來的“永久”、“長期”、“短期”，改為“永久”、“30年”、“10年”

1工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求公路工程相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：161工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求水運(yùn)工程標(biāo)準(zhǔn)：《浙江省水運(yùn)工程竣工文件編制辦法》（2004年版）（浙交〔2004〕6號）1工程建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔要求水運(yùn)工程標(biāo)準(zhǔn)：162指揮部歸檔條目項(xiàng)目總體立項(xiàng)審批文件各段立項(xiàng)審批文件勘察設(shè)計(jì)初步設(shè)計(jì)施工圖變更設(shè)計(jì)各類合同各類會議紀(jì)要指揮部歸檔條目項(xiàng)目總體立項(xiàng)審批文件63指揮部歸檔條目（續(xù)）工程通知單工程索賠土地征用許可土地勘測房屋拆遷調(diào)查拆遷補(bǔ)償協(xié)議書“三改工程”相關(guān)文件（改路、改河、改線）指揮部歸檔條目（續(xù)）工程通知單64指揮部歸檔條目（續(xù)）招投標(biāo)（可分資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)會議、投標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等）（可按分項(xiàng)、合同段設(shè)置條目）工程管理文件（按年設(shè)置計(jì)劃進(jìn)度、質(zhì)量管理、資金控制等條目）各單項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收*投標(biāo)文件中通過資格預(yù)審入圍單位或推薦中標(biāo)候選人但未中標(biāo)單位的標(biāo)書也要?dú)w檔，保管期限為短期（10年）。指揮部歸檔條目（續(xù)）招投標(biāo)（可分資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)會議65施工單位歸檔條目開工報(bào)告（含合同段和分項(xiàng)工程開工報(bào)告）施工組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃工程變更文件計(jì)量支付安全檢查施工日記質(zhì)量評定（按分項(xiàng)設(shè)置）原材料報(bào)驗(yàn)單施工單位歸檔條目開工報(bào)告（含合同段和分項(xiàng)工程開工報(bào)告）66施工單位歸檔條目（續(xù)）試驗(yàn)報(bào)告（按分項(xiàng)設(shè)置）中間交驗(yàn)審批（按分項(xiàng)設(shè)置）施工記錄沉降觀測竣工圖照片、錄音錄像施工單位歸檔條目（續(xù)）試驗(yàn)報(bào)告（按分項(xiàng)設(shè)置）67監(jiān)理單位歸檔條目監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則項(xiàng)目部人員審核、變更施工質(zhì)量檢查、通報(bào)等工程監(jiān)理報(bào)告單、通知單工地會議紀(jì)要索賠審批單、申請單水泥砼、砂漿抗壓強(qiáng)度監(jiān)理試驗(yàn)鋼筋試驗(yàn)監(jiān)理單位歸檔條目監(jiān)理規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則68監(jiān)理歸檔條目（續(xù)）粗集料試驗(yàn)、鑒定細(xì)集料試驗(yàn)、鑒定土工布、塑料排水板試驗(yàn)樁基檢測匯總合同段及其分項(xiàng)工程監(jiān)理質(zhì)量檢驗(yàn)評定匯總監(jiān)理工作報(bào)告照片、錄音錄像監(jiān)理歸檔條目（續(xù)）粗集料試驗(yàn)、鑒定69容易疏漏的問題編寫大事記：若已完工工程沒有及時(shí)記錄的，須補(bǔ)寫。工程變更一覽表

要把“變更令號”、“變更內(nèi)容”、“變更金額”、“相關(guān)文件檔號”、“竣工圖檔號”一一對應(yīng)填寫完整。容易疏漏的問題編寫大事記：70工程變更一覽表

項(xiàng)目名稱

施工單位名稱

序號變更令號變更內(nèi)容變更金額(元)本變更文件檔號相關(guān)竣工圖檔號增加金額減少金額電子表與紙質(zhì)表同時(shí)移交工程變更一覽表

項(xiàng)目名稱71檔號確定1.檔號示例：J048－2.2.11－1.0001桐鄉(xiāng)市交通局全宗號工程代碼工程檔案分類號合同號案卷順序號（用四位數(shù)字）檔號確定1.檔號示例：桐鄉(xiāng)市交通局全宗號工程代碼工程檔案合同72檔號確定2.東宗線二期檔號：

GL9.1111.Ja1-案卷號科技大類（航運(yùn)）東宗線嘉興段案卷順序號（示例：1.0001）檔號確定2.東宗線二期檔號：科技大類（航運(yùn)）東宗線嘉興段案卷73正確填寫案卷目錄和卷內(nèi)目錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄要用激光打印。正確填寫案卷目錄和卷內(nèi)目錄案卷目錄和卷內(nèi)目錄要用激光打印。74目錄統(tǒng)一使用excel電子表。卷內(nèi)目錄填寫：目錄標(biāo)題欄采用加粗的3號宋體，責(zé)任者等字段名稱用加粗的小3號仿宋體，其他用4號仿宋體。（excel打印的分別用16、15、14號）序號：以1件自然件或一組文件為一順序號。文件編號：完整的代字代號責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。日期：標(biāo)準(zhǔn)格式為20010101，同一條目內(nèi)時(shí)間取文件最后形成時(shí)間；時(shí)間不明確的一般考證到年，無法考證月日的，用0代替，補(bǔ)足8位數(shù)。頁號：最后一條頁號要標(biāo)明起止頁目錄統(tǒng)一使用excel電子表。75檔案案卷裝訂和編目使用原件：如果沒有原件的要在備考表中注明原件位置。案卷裝訂：裝訂整齊，按三孔一線標(biāo)準(zhǔn)裝訂，孔距統(tǒng)一不偏斜。編制頁號：將頁號編在文件正面的右下角，背面的左下角；成冊的文件不必另編頁碼。不得跳號，保持清晰無誤。如有遺漏，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)敲頁碼；如張頁號已連續(xù)，那么以.1表示。卷內(nèi)備考表中立卷人、檢查人要填寫齊全，如實(shí)填寫。檔案案卷裝訂和編目使用原件：如果沒有原件的要在備考表中注明76案卷封面打印1.案卷號：檔號位置統(tǒng)一蓋檔號章（移交時(shí)不用蓋）2.工程名稱打在封面正中空白處居中打印3.案卷題名：由三部份組成：單位工程（分部分項(xiàng)工程）+結(jié)構(gòu)（樁號）+文件名稱，概括簡明、準(zhǔn)確。案卷封面打印1.案卷號：檔號位置統(tǒng)一蓋檔號章（移交時(shí)不用蓋）77卷內(nèi)備考表

說明：（1、卷內(nèi)文件數(shù)量）（2、分類、組卷及其他整理中需說明的情況）立卷人：年月日檢查人：年月日移交前一定要檢查備考表是否有缺，缺簽字的要補(bǔ)齊。卷內(nèi)備考表

說明：移交前一定要檢查備考表是否有缺，缺簽字的要78使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒選用工程檔案專用檔案盒，根據(jù)案卷厚度購買合適尺寸的盒子。盒面無破損、折皺、污跡。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒選用工程檔案專用檔案盒，根據(jù)案卷厚度購買合適尺79使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒用鉛筆在盒子統(tǒng)一位置標(biāo)注案卷號檔案盒正面不用任何文字標(biāo)識。使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒用鉛筆在盒子統(tǒng)一位置標(biāo)注案卷號檔案盒正80照片的整理與編目收集：1、反映工程進(jìn)度和工作成果的照片檔案；2、反映工程質(zhì)量的照片檔案；3、與工程有關(guān)的重要活動；4、記錄工程重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案；5、反映工程建設(shè)之前地區(qū)地理、古跡以及自然風(fēng)光和民間風(fēng)俗的照片檔案；6、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片檔案；7、其他具有保存價(jià)值的照片檔案照片的整理與編目收集：81照片的整理與編目整理：照片號的編寫（一冊一個(gè)流水號）計(jì)量單位：自然張照片的整理與編目整理：82照片的整理與編目文字說明:事由：照片影像所反映事件，事物的情由時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)人物：照片影像上主要人物的姓名、身份背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人照片的整理與編目文字說明:83紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求

1.掃描與不掃描范圍需要掃描的保管期限為：永久、長期（30年）的全部材料（包括圖紙）。不需要掃描的保管期限為：短期（10年）。特種載體檔案⑴照片檔案：無數(shù)碼的紙質(zhì)照片掃描。⑵實(shí)物（錦旗、獎狀、證書等）拍成照片后歸入照片檔案內(nèi)2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求1.掃描與不掃描范圍284紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求2.掃描色彩模式一般應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。3.掃描格式

采用多頁TIFF格式存儲。存儲時(shí)的壓縮模式的選擇，應(yīng)以保證畫面清晰的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則，黑白圖像建議采用CCITT組4壓縮模式，灰度和彩色圖像建議選擇JPEG壓縮模式。單頁文件可用jpeg格式存儲*pdf格式不能作為標(biāo)準(zhǔn)格式存儲2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求2.掃描色彩模式285紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求4.做好掃描登記

：

掃描前，應(yīng)該根據(jù)前處理單，做好掃描登記單，登記本份文件的頁數(shù)，本份文件需要掃描和不掃描的張頁號，根據(jù)前處理時(shí)填寫的文件頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)。5.掃描過程：

按順序逐漸頁進(jìn)行掃描。如原文有字體不清、原件缺漏頁、原件破損等影響閱讀的，應(yīng)在此頁前加“原件缺頁、原件破損”等說明。拆除裝訂，在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

6.圖像的處理：

圖像處理主要指對掃描后的圖像進(jìn)行去黑、去污、糾偏、拼接、有漏掃的要補(bǔ)掃、排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整等。原稿破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求4.做好掃描登記：

86紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求7.掃描文件的命名：全宗號-分類號-案卷號-起頁號例：J048-2.2.11-1.0001-001“-”為半角字符或在英文輸入方式下錄入2紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工中的有關(guān)要求7.掃描文件的命名：“-”為半87檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描圖像TIFF建議掃描分辨率在100dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）代替原件保存的推薦采用無損壓縮的TIFF格式。彩色掃描圖像TIFFJPEG建議150dpi以上（需OCR識別的建議200dpi以上）圖紙TIFFJPEG建議200dpi以上照片描圖像TIFFJPEG5英寸檔案照片建議600dpi，其他規(guī)格按如下公式換算：掃描分辨率=600dpi/N(其中N=待掃描照片的長度值/5英寸照片的長度值)檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描88成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFFJPEG建議200dpi以上音頻WAVMP3音頻采集最低要求：采樣頻率:44.1kHz，量化級:16bit，單/雙聲道。WAV轉(zhuǎn)MP3時(shí)建議位速率在128Kbit/s以上。視頻AVIMPEG-2MPEG-4視頻采集最低要求：分辨率(像素):720*576，幀數(shù):25幀/秒，視頻數(shù)據(jù)速率:4Mbps，音頻位速率:224Kbps，音頻設(shè)定:立體聲，音頻采樣頻率:44.1kHz。AVI轉(zhuǎn)MPEG-2、MPEG-4格式時(shí)，推薦數(shù)據(jù)傳輸率>=4Mb/s，分辨率在352x288以上，幀速率>=24。檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFF建議200dpi以上89檔案移交數(shù)據(jù)移交檔案數(shù)字化成果移交一般采用VCD、DVD光盤作為數(shù)據(jù)載體。光盤應(yīng)同時(shí)刻錄兩套，一套本單位保存，一套移交局檔案室。光盤組織結(jié)構(gòu)

在光盤根目錄下分別存放目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)文件夾和說明文件三項(xiàng)內(nèi)容。案卷目錄數(shù)據(jù)庫以AJML.xls命名，文件目錄以WJML.xls命名，全文數(shù)據(jù)文件夾以DATA命名，說明文件以SM.txt命名。說明文件為txt文本文件

填寫《桐鄉(xiāng)市備份數(shù)據(jù)移交、接收檢驗(yàn)表》

一式兩份，分別由移交、接收人員簽字。檔案移交數(shù)據(jù)移交90擋描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J048-2.2.11-1.0001-4J048-2.2.11-1.0002-1J048-2.2.11-1.0002-3J048-2.2.11-1.0003-1電子文件原文J048-2.2.11-1.0002-1AJML.xlsWJML.xlsDATESM.txt全文數(shù)據(jù)文件夾檔案數(shù)字化實(shí)體數(shù)據(jù)光盤擋描件保存方式J048-2.2.11-1.0001-1J0491檔案移交說明文件內(nèi)容及格式如下：項(xiàng)目名稱項(xiàng)目標(biāo)號：起止目錄號：起止年度：案卷目錄數(shù)量：（）條文件目錄數(shù)量：（）條全文數(shù)量：（）件，（）頁文件類型：光盤號：光盤類型：刻錄時(shí)間：刻錄人：審核人：檔案移交說明文件內(nèi)容及格式如下：92檔案移交光盤標(biāo)注格式

檔案存儲移交光盤封面格式檔案移交光盤標(biāo)注格式檔案存儲移交光盤封面格式93數(shù)字化生產(chǎn)加工的相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)1.桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）（桐檔〔2011〕12號）2.桐鄉(xiāng)市紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)范（試行）（桐檔〔2011〕13號）3.桐鄉(xiāng)市檔案登記備份工作簡要說明數(shù)字化生產(chǎn)加工的相關(guān)文件標(biāo)準(zhǔn)1.桐鄉(xiāng)市綜合檔案室電子目錄數(shù)