檔案檢索基礎知識培訓課件

第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述8.2檔案檢索工具8.3檔案著錄8.4檔案標引第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述18.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程8.1.1.1含義檔案檢索是對答案干信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作。8.1.1.2檔案檢索的一般過程著錄標引編制檢索工具確定查找內(nèi)容查找存儲查檢8.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程28.1.2檢索效率8.1.2.1含義檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需求的全面性和準確性的程度，這是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能與質(zhì)量的一個最基本指標。8.1.2.2指標設置檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量。8.1.2檢索效率8.1.2.1含義3

1、查全率：檢索出的相關檔案與全部相關檔案之間的百分比。與之相對應的是漏檢率。其公式：查全率=x100%

2、查準率：檢索出的相關檔案與檢出的全部檔案之間的百分比。其公式：查準率=x100%檢索出的相關檔案檢索出的相關檔案檢索出的相關檔案檢索出的相關檔案1、查全率：檢索出的相關檔案與全部相關檔案之間的百分4例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定，其中與提問相關的為60篇，其余的40篇為誤檢檔案，那么；另外，后來發(fā)現(xiàn)，檢索系統(tǒng)中還有90篇相關文獻由于各種原因而未被檢出（漏檢）。請計算這次檢索的查全率和查準率。

查全率=60∕（60+90）x100%=40%查準率=60∕（60+40）x100%=60%例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定58.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類

按照編制方式分，檢索工具可以分為目錄、索引和指南。按照載體分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微目錄和機讀目錄。按檢索范圍分，可分為全宗檢索工具、若干全宗檢索工具和以若干檔案館檔案為對象的檢索工具。按功能分，可分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具和介紹性查找工具。8.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類68.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄是將所著錄的條目按照一定次序編排而成的檢索工具。主要有：1、案卷目錄2、全引目錄3、歸檔文件目錄4、全宗目錄5、分類目錄6、主題目錄7、專題目錄8.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄78.2.2.2索引將檔案的某一部分分特征以及出處著錄出來，并按照一定秩序編排的檢索工具。主要有：1、文號索引2、人名索引3、地名索引8.2.2.2索引88.2.2.3指南以文章形式綜合敘述檔案情況的一種檢索工具。主要有：1、檔案館指南2、全宗指南3、專題指南8.2.2.3指南98.3檔案的著錄8.3.1概述8.3.1.1含義檔案著錄時檔案館（室）編制檢索工具時對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。兩個步驟：第一步，按一定規(guī)則，將每份文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干著錄項組合成一個個條目。第二步，將許多條目，按照一定方法，組織成一個有機體系，形成檔案檢索工具。8.3檔案的著錄8.3.1概述108.3.1.2檔案著錄原則1、客觀性原則2、力求內(nèi)容準確，形式一致，符合標準化8.3.1.2檔案著錄原則118.3.2檔案著錄格式

有兩種類型：表格式和段落式。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》，主要采用段落式。段落符號式條目格式式例：分類號檔案館代號檔號電子文檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號∕責任者+附件.－稿本：文種.－密級：保管期限.－時間.－載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.－附注提要主題詞或關鍵詞8.3.2檔案著錄格式有兩種類型：表格式和段落式128.3.3著錄項目8.3.3.1題名與責任說明項1、正題名：一般指單份文件的題目。須照原文著錄。幾種情況：（1）單份文件沒有題名的，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“〔〕”。（2）單份文件題名不能揭示內(nèi)容的，原題名照錄，再據(jù)內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”。（3）單份文件題名過長，在不丟失重要信息和損傷原意情況下，可刪除冗余部分，節(jié)略部分用“…”表示。（4）案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過長的，一般重新擬寫著錄。8.3.3著錄項目8.3.3.1題名與責任說明項132、并列題名*

是以第二種語言文字書寫的與正題名并列的題名，與正題名一并著錄，前加“=”號。3、副題名及說明題名文字*副題名是從屬于正題名的另一題名，照原文著錄。正題名能夠反映檔案內(nèi)容的，副題名不必著錄。說明文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時照原文著錄說明文字，副題名及說明文字前加“：”。2、并列題名*144、文件編號*包括發(fā)文字號、科研實驗報告流水號、標準規(guī)范文件的統(tǒng)編號、圖號等。除年度號用“〔〕”外，其余照原文抄錄。其前加“：”；若著錄多個文件編號，用“；”隔開。5、責任者即作者。只有一個責任者時，照原文著錄，其前加“∕”；多個責任者，著錄居首責任者，被省略的用“〔等〕”表示。4、文件編號*156、附件*只著錄附件題名，其前加“+”號；多個附件的，應逐一注明，各附件前均加“+”號；附件過長，可節(jié)略，節(jié)略部分用“…”表示；自擬附件題名前加“〔〕”。6、附件*168.3.3.2稿本與文種項1、稿本*依據(jù)實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“.－”。2、文種*依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知等，其前加“：”。8.3.3.2稿本與文種項178.3.3.3密級與保管期限項1、密級*根據(jù)“GB7156-1987文獻保密等級代碼”：

對已升、已降、解密文件，應著錄新密級，公開級、國內(nèi)級可不著錄。密級前加“.－”8.3.3.3密級與保管期限項對已升、已降、解密182、保管期限*分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”，若已改，應著錄新的保管期限。2、保管期限*198.3.3.4時間項分為文件形成時間、卷內(nèi)文件起止時間等，其前均加“.－”。1、時間項一律用8位阿拉伯數(shù)字。歷史紀年照原文著錄外，還需附公元紀年，加“（）”標注。2、沒有形成時間的，應據(jù)內(nèi)容、形式特征考證出時間著錄，并加“〔〕”3、文件時間不完整的，仍注原時間，不清楚部分以“口”補之，將考證出的時間附后，并加“〔〕”。4、考證不出時間的，著錄為“.－口口口口口口口口”，也可注首問世間、審核時間、印發(fā)時間，但應在附注項中說明。5、起止時間注法：用“—”連接。8.3.3.4時間項208.3.3.5載體形態(tài)項1、載體形態(tài)*分為甲骨、金石、簡牘、紙、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。紙張載體不予著錄，其它載體據(jù)實著錄。其前加“.－”。2、數(shù)量及單位*數(shù)量為阿拉伯數(shù)字，單位如“頁”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。3、規(guī)格*指載體的尺寸和型號等，其前加“：”。8.3.3.5載體形態(tài)項218.3.3.6附注和提要項1、附注*此項著錄需要解釋和補充的內(nèi)容。依各項目順序著錄。每一條附注均以“—”分隔。2、提要*對文件和案卷內(nèi)容的簡介，應反映主要內(nèi)容和重要數(shù)據(jù)。附注后另起一段寫，一般不超過200字。8.3.3.6附注和提要項228.3.3.7排檢與編號項1、分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和GB15418—1994的有關規(guī)定著錄。2、檔案館代號*依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》的代碼著錄。3、檔號檔號中各號之間以“—”相隔。8.3.3.7排檢與編號項234、電子文檔號為管理電子文檔所設的一組符號代碼。5、縮微號是檔案館賦予檔案縮微制品的編號。6、主題詞或關鍵詞按照DA/T19—1999、《中國檔案主題詞表》及本專業(yè)、單位的規(guī)范化詞表進行標引。另起一行，齊頭著錄；各詞之間空一個漢字位置；一個詞不得分兩行寫。4、電子文檔號24示例GE5.15410102-53-107-846–94轉(zhuǎn)發(fā)國務院批轉(zhuǎn)國家教委關于改革高等院校畢業(yè)分配制度通知的通知：京〔1989〕56號/北京市人民政府+國務院通知+國家教委報告+市計委、市高教局實施意見.—副本：通知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁：260mmx184mm.—教委報告不全，市計委、市高教局、市人事局實施意見全無國家教委報告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及進行改革的意見。國務院通知要求各地區(qū)部門制定改革措施。北京市有關單位提出實施意見。畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度通知1、文件級條目的著錄：12.5cm7.5cm示例GE5.1525I108042D0011212-6-34576-2江口市各縣干部教育情況報告.—永久.—19821205—19830201為提高干部文化水平，1982年市屬各縣教育局舉辦業(yè)余大學5所，業(yè)余學校10所，技術學校7所，入學人數(shù)達53000人。干部教育業(yè)余大學業(yè)余學校技術學校2、案卷級條目著錄：I108042268.4檔案標引8.4.1含義是指在檔案著錄中，對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。其中賦予主題詞的過程為主題標引，賦予分類號的過程為分類標引。8.4檔案標引8.4.1含義278.4.2分類標引8.4.2.1分類標引的依據(jù)《中國檔案分類法》是進行檔案分類標引的基本依據(jù)。8.4.2.2程序和方法1、熟悉《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規(guī)則》等規(guī)范化文件。2、深入分析文件或案卷的主題內(nèi)容。分類標引的結(jié)果應能充分揭示檔案主題內(nèi)容。3、將文件或案卷歸入恰當?shù)念惸?，給予恰當?shù)姆诸愄枴?、認真審核校對標引結(jié)果。8.4.2分類標引8.4.2.1分類標引的依據(jù)288.4.3主題標引8.4.3.1主題標引的依據(jù)主題標引的依據(jù)是《中國檔案主題詞表》。8.4.3.2程序和方法1、閱讀檔案原件，了解主題內(nèi)容。2、分析主題，選定主題概念。3、查表選詞，進行主題概念的轉(zhuǎn)換。4、認真校對審查，保證主題標引質(zhì)量。8.4.3主題標引8.4.3.1主題標引的依據(jù)29詞語轉(zhuǎn)換的方法：1、直接轉(zhuǎn)換。如：《關于利用農(nóng)閑抓緊做好農(nóng)田基本建設的意見》，直接提煉主題詞為“農(nóng)田基本建設”2、分解轉(zhuǎn)換如：《關于青少年犯罪問題的報告》，先提煉主題概念為“青少年刑事犯罪”，然后根據(jù)詞表分解轉(zhuǎn)換為“青少年犯罪”和“刑事犯罪”。3、組培轉(zhuǎn)換如：《第三季度熊貓牌電視機市場調(diào)查報告》，其中“熊貓牌電視機”這一主題概念轉(zhuǎn)換為“熊貓牌商品+電視機”詞語轉(zhuǎn)換的方法：30演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！31第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述8.2檔案檢索工具8.3檔案著錄8.4檔案標引第八章檔案的檢索8.1檔案檢索概述328.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程8.1.1.1含義檔案檢索是對答案干信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作。8.1.1.2檔案檢索的一般過程著錄標引編制檢索工具確定查找內(nèi)容查找存儲查檢8.1檔案檢索概述8.1.1檔案檢索的含義和一般過程338.1.2檢索效率8.1.2.1含義檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者需求的全面性和準確性的程度，這是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能與質(zhì)量的一個最基本指標。8.1.2.2指標設置檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量。8.1.2檢索效率8.1.2.1含義34

1、查全率：檢索出的相關檔案與全部相關檔案之間的百分比。與之相對應的是漏檢率。其公式：查全率=x100%

2、查準率：檢索出的相關檔案與檢出的全部檔案之間的百分比。其公式：查準率=x100%檢索出的相關檔案檢索出的相關檔案檢索出的相關檔案檢索出的相關檔案1、查全率：檢索出的相關檔案與全部相關檔案之間的百分35例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定，其中與提問相關的為60篇，其余的40篇為誤檢檔案，那么；另外，后來發(fā)現(xiàn)，檢索系統(tǒng)中還有90篇相關文獻由于各種原因而未被檢出（漏檢）。請計算這次檢索的查全率和查準率。

查全率=60∕（60+90）x100%=40%查準率=60∕（60+40）x100%=60%例在一次檢索中，共檢出檔案100篇，經(jīng)過專家判定368.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類

按照編制方式分，檢索工具可以分為目錄、索引和指南。按照載體分，可分為書本式檢索工具、卡片式檢索工具、縮微目錄和機讀目錄。按檢索范圍分，可分為全宗檢索工具、若干全宗檢索工具和以若干檔案館檔案為對象的檢索工具。按功能分，可分為館藏性檢索工具、查找性檢索工具和介紹性查找工具。8.2檔案檢索工具8.2.1檔案檢索工具分類378.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄是將所著錄的條目按照一定次序編排而成的檢索工具。主要有：1、案卷目錄2、全引目錄3、歸檔文件目錄4、全宗目錄5、分類目錄6、主題目錄7、專題目錄8.2.2按編制方式分的檢索工具8.2.2.1目錄388.2.2.2索引將檔案的某一部分分特征以及出處著錄出來，并按照一定秩序編排的檢索工具。主要有：1、文號索引2、人名索引3、地名索引8.2.2.2索引398.2.2.3指南以文章形式綜合敘述檔案情況的一種檢索工具。主要有：1、檔案館指南2、全宗指南3、專題指南8.2.2.3指南408.3檔案的著錄8.3.1概述8.3.1.1含義檔案著錄時檔案館（室）編制檢索工具時對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。兩個步驟：第一步，按一定規(guī)則，將每份文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，由若干著錄項組合成一個個條目。第二步，將許多條目，按照一定方法，組織成一個有機體系，形成檔案檢索工具。8.3檔案的著錄8.3.1概述418.3.1.2檔案著錄原則1、客觀性原則2、力求內(nèi)容準確，形式一致，符合標準化8.3.1.2檔案著錄原則428.3.2檔案著錄格式

有兩種類型：表格式和段落式。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》，主要采用段落式。段落符號式條目格式式例：分類號檔案館代號檔號電子文檔號縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號∕責任者+附件.－稿本：文種.－密級：保管期限.－時間.－載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格.－附注提要主題詞或關鍵詞8.3.2檔案著錄格式有兩種類型：表格式和段落式438.3.3著錄項目8.3.3.1題名與責任說明項1、正題名：一般指單份文件的題目。須照原文著錄。幾種情況：（1）單份文件沒有題名的，依據(jù)內(nèi)容擬寫題名，并加“〔〕”。（2）單份文件題名不能揭示內(nèi)容的，原題名照錄，再據(jù)內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”。（3）單份文件題名過長，在不丟失重要信息和損傷原意情況下，可刪除冗余部分，節(jié)略部分用“…”表示。（4）案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過長的，一般重新擬寫著錄。8.3.3著錄項目8.3.3.1題名與責任說明項442、并列題名*

是以第二種語言文字書寫的與正題名并列的題名，與正題名一并著錄，前加“=”號。3、副題名及說明題名文字*副題名是從屬于正題名的另一題名，照原文著錄。正題名能夠反映檔案內(nèi)容的，副題名不必著錄。說明文字是指在題名前后對檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。必要時照原文著錄說明文字，副題名及說明文字前加“：”。2、并列題名*454、文件編號*包括發(fā)文字號、科研實驗報告流水號、標準規(guī)范文件的統(tǒng)編號、圖號等。除年度號用“〔〕”外，其余照原文抄錄。其前加“：”；若著錄多個文件編號，用“；”隔開。5、責任者即作者。只有一個責任者時，照原文著錄，其前加“∕”；多個責任者，著錄居首責任者，被省略的用“〔等〕”表示。4、文件編號*466、附件*只著錄附件題名，其前加“+”號；多個附件的，應逐一注明，各附件前均加“+”號；附件過長，可節(jié)略，節(jié)略部分用“…”表示；自擬附件題名前加“〔〕”。6、附件*478.3.3.2稿本與文種項1、稿本*依據(jù)實際情況著錄為草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“.－”。2、文種*依實際情況著錄為命令、決議、指示、通知等，其前加“：”。8.3.3.2稿本與文種項488.3.3.3密級與保管期限項1、密級*根據(jù)“GB7156-1987文獻保密等級代碼”：

對已升、已降、解密文件，應著錄新密級，公開級、國內(nèi)級可不著錄。密級前加“.－”8.3.3.3密級與保管期限項對已升、已降、解密492、保管期限*分永久、定期（30年、10年）。其前加“：”，若已改，應著錄新的保管期限。2、保管期限*508.3.3.4時間項分為文件形成時間、卷內(nèi)文件起止時間等，其前均加“.－”。1、時間項一律用8位阿拉伯數(shù)字。歷史紀年照原文著錄外，還需附公元紀年，加“（）”標注。2、沒有形成時間的，應據(jù)內(nèi)容、形式特征考證出時間著錄，并加“〔〕”3、文件時間不完整的，仍注原時間，不清楚部分以“口”補之，將考證出的時間附后，并加“〔〕”。4、考證不出時間的，著錄為“.－口口口口口口口口”，也可注首問世間、審核時間、印發(fā)時間，但應在附注項中說明。5、起止時間注法：用“—”連接。8.3.3.4時間項518.3.3.5載體形態(tài)項1、載體形態(tài)*分為甲骨、金石、簡牘、紙、唱片、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。紙張載體不予著錄，其它載體據(jù)實著錄。其前加“.－”。2、數(shù)量及單位*數(shù)量為阿拉伯數(shù)字，單位如“頁”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。3、規(guī)格*指載體的尺寸和型號等，其前加“：”。8.3.3.5載體形態(tài)項528.3.3.6附注和提要項1、附注*此項著錄需要解釋和補充的內(nèi)容。依各項目順序著錄。每一條附注均以“—”分隔。2、提要*對文件和案卷內(nèi)容的簡介，應反映主要內(nèi)容和重要數(shù)據(jù)。附注后另起一段寫，一般不超過200字。8.3.3.6附注和提要項538.3.3.7排檢與編號項1、分類號依據(jù)《中國檔案分類法》和GB15418—1994的有關規(guī)定著錄。2、檔案館代號*依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》的代碼著錄。3、檔號檔號中各號之間以“—”相隔。8.3.3.7排檢與編號項544、電子文檔號為管理電子文檔所設的一組符號代碼。5、縮微號是檔案館賦予檔案縮微制品的編號。6、主題詞或關鍵詞按照DA/T19—1999、《中國檔案主題詞表》及本專業(yè)、單位的規(guī)范化詞表進行標引。另起一行，齊頭著錄；各詞之間空一個漢字位置；一個詞不得分兩行寫。4、電子文檔號55示例GE5.15410102-53-107-846–94轉(zhuǎn)發(fā)國務院批轉(zhuǎn)國家教委關于改革高等院校畢業(yè)分配制度通知的通知：京〔1989〕56號/北京市人民政府+國務院通知+國家教委報告+市計委、市高教局實施意見.—副本：通知.—內(nèi)部：永久.—19890702.—8頁：260mmx184mm.—教委報告不全，市計委、市高教局、市人事局實施意見全無國家教委報告分析了畢業(yè)生分配制度上存在的問題及進行改革的意見。國務院通知要求各地區(qū)部門制定改革措施。北京市有關單位提出實施意見。畢業(yè)生分配高等院校教育改革制度通知1、文件級條目的著錄：12.5cm7.5cm示例GE5.15