現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù) 第二章 秘書的基本條件課件

第二章秘書的基本條件

第二章秘書的基本條件

1第一節(jié)從事秘書工作的前提條件第一節(jié)從事秘書工作的前提條件2秘書是上司的助手，而上司一般都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人。只有具備了一定的條件，才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，做好秘書工作。一、成熟的白領(lǐng)1、職業(yè)要求作為秘書，她(他)必須首先是一個(gè)成熟的白領(lǐng)，這一點(diǎn)是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖：秘書是上司的助手，而上司一般都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人。只有具備了一定3秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖42、白領(lǐng)成熟的標(biāo)志白領(lǐng)成熟的主要標(biāo)志是精神上的自立。所謂精神自立，就是當(dāng)他面對自己工作與生活中的問題時(shí)，他會用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動手去解決問題。一個(gè)成熟的秘書，要具備相當(dāng)?shù)纳鐣ＷR，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事沉著而又靈活，工作踏實(shí)，具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任感強(qiáng)，富于團(tuán)隊(duì)精神，能自覺進(jìn)行自我管理。2、白領(lǐng)成熟的標(biāo)志5二、自我管理

由于秘書處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時(shí)約束自己的行為，自覺地進(jìn)行自我管理。1、學(xué)習(xí)管理——隨時(shí)“充電”2、時(shí)間管理——做好計(jì)劃3、健康管理——身心健康4、感情管理——不感情用事，避免辦公室戀情5、金錢管理——成本管理，個(gè)人“理財(cái)計(jì)劃”二、自我管理

由于秘書處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書6第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備

第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備

7秘書新人即剛剛進(jìn)入秘書工作崗位的秘書從來人員1、工作“簡單”2、工作繁重3、待遇較“低”4、工作“清閑”一、適應(yīng)秘書新人工作的特點(diǎn)秘書新人即剛剛進(jìn)入秘書工作崗位的秘書從來人員一、適應(yīng)秘書新人8二、注重自我提升1、充分發(fā)揮主觀能動性實(shí)用案例：參見書本第11頁發(fā)揮主觀能動性；秘書并不是算盤珠子二、注重自我提升92、提高工作的含金量

實(shí)用案例：參見書本第12頁秘書并不只是一個(gè)簡單的“傳聲筒”，在傳遞信息的過程中，還盡可能地給它增加“附加值”2、提高工作的含金量

實(shí)用案例：參見書本第12頁103、充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢實(shí)用案例：參見書本第13-14頁秘書只是秘書，要求秘書是個(gè)“百事通”并不現(xiàn)實(shí)在老板征詢自己的意見時(shí)，用“不知道”來應(yīng)付，而不是以積極采取措施的態(tài)度來回答“我去查一下”或“我去問一下”，則不可原諒3、充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢實(shí)用案例：參見書本第13-14頁114、在“打雜”中創(chuàng)造機(jī)會實(shí)用案例：參見書本第14-15頁不僅要有主動積極的精神，還需要勇氣4、在“打雜”中創(chuàng)造機(jī)會實(shí)用案例：參見書本第14-15頁12第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)一、認(rèn)真二、誠實(shí)三、謙遜四、合群五、寬厚六、自信七、縝密（實(shí)用案例）八、有上進(jìn)心九、幽默風(fēng)趣第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)一、認(rèn)真13實(shí)用案例之：縝密參見書本第18頁對于秘書來說，那種認(rèn)為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的，秘書必須辦事縝密，留有余地，事事考慮在先。實(shí)用案例之：縝密參見書本第18頁14第四節(jié)秘書必備的能力一個(gè)優(yōu)秀的秘書，要圓滿完成上司交代的工作，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。第四節(jié)秘書必備的能力15一、判斷能力與執(zhí)行能力1、能分析問題實(shí)用案例：參見書本第20頁冷靜分析，唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對上司有利就怎么做；2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗(yàn)3、能迅速采取行動一、判斷能力與執(zhí)行能力16二、理解能力與洞察能力實(shí)用案例：參見書本第21頁作為秘書需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。二、理解能力與洞察能力實(shí)用案例：參見書本第21頁17三、信息收集能力和寫作能力對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。三、信息收集能力和寫作能力18四、交流溝通能力

處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用非常重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。四、交流溝通能力

處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與19第五節(jié)秘書的儀表

第五節(jié)秘書的儀表

20一、打扮的基本原則1、保持大眾化2、切忌標(biāo)新立異3、保持蓬勃朝氣一、打扮的基本原則1、保持大眾化21二、基本的儀表1、發(fā)型。秘書最好留短發(fā)，短發(fā)長度要在肩以上；如果留長發(fā)，那在上班時(shí)應(yīng)將長發(fā)盤起或扎起。2、化妝。秘書不能素面朝天去上班，但只能化淡妝；口紅和指甲油的顏色不能太深。3、飾品。秘書最好不要戴首飾，因?yàn)橄蠖h(huán)、戒指、手鐲這類東西如果太顯眼，在接待客人時(shí)，就容易分散客人的注意力，與會見客人所需的寧靜氣氛不和諧。4、手表。因?yàn)槊貢ぷ鞯臅r(shí)間性很強(qiáng)，所以秘書手表對于秘書是必備的。5、鞋。上班時(shí)穿的鞋最好是中跟的，穿著舒適，行走輕便，而且顏色最好是黑色、茶色等穩(wěn)重的顏色。二、基本的儀表22三、上班服裝秘書穿什么樣的衣服上班，必須考慮以下4個(gè)因素：1、是否妨礙工作？如衣袖是否太長？裙子是否太長？用什么料子做的？2、是否舒適？3、是否有口袋？4、是否端莊，能夠接待客人？三、上班服裝秘書穿什么樣的衣服上班，必須考慮以下4個(gè)因素：23四、舉止優(yōu)雅秘書在工作中絕對不能出現(xiàn)以下情況：1、坐著時(shí)蹺起二郎腿。2、說話時(shí)盤著胳膊。3、說話時(shí)做些摸頭發(fā)等讓對方覺得不專心的動作。4、用一根手指或用下巴指示人或物。5、有意地不回答對方，無視對方的存在。四、舉止優(yōu)雅24五、健康的生活方式1、保持有規(guī)律的生活節(jié)奏，做到睡眠充足。2、飲食均衡。3、堅(jiān)持適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動。4、定期做健康體檢。5、保持良好的工作姿勢。6、保持清潔。7、精神愉快。8、勞逸結(jié)合。五、健康的生活方式25第六節(jié)、秘書的自我調(diào)節(jié)1、心情舒暢2、釋放壓力3、情緒管理第六節(jié)、秘書的自我調(diào)節(jié)26第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密一、保密的重要性在這個(gè)競爭激烈的商業(yè)社會里，一些企業(yè)和個(gè)人會不擇手段地從單位收集情報(bào)。秘書在日常工作中會經(jīng)?？吹?、聽到甚至直接參與處理這類機(jī)密，因此，他們往往是一些別有用心的人的重點(diǎn)“公關(guān)”對象。在另一方面，現(xiàn)在的秘書大多年輕，社會經(jīng)驗(yàn)不足，很容易被一些人利用，所以，秘書一定要有一種職業(yè)性的警惕性。在公司的所有機(jī)密里，人事問題永遠(yuǎn)是秘中之秘。第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密27二、日常保密秘書在日常工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1、對于一些機(jī)密的事情，不管自己知道不知道，當(dāng)別人問起你時(shí)，你都要回答“不知道”。2、不管是在公共場合還是在家里，都不談?wù)摴ぷ魃系氖虑椤?、在談?wù)撘恍C(jī)密事情時(shí)，要根據(jù)對方的具體情況來考慮談話內(nèi)容的深淺。4、對于那些特別重要的文件，不僅在保管時(shí)要注意，而且在銷毀時(shí)更要注意。二、日常保密28三、電子信息保密

1、秘書的計(jì)算機(jī)應(yīng)該獨(dú)自使用，打印機(jī)密材料時(shí)要人不離機(jī)，不經(jīng)本人或上司批準(zhǔn)，別人不得使用。2、凡是涉及重要機(jī)密內(nèi)容的計(jì)算機(jī)，一律不得上網(wǎng)。3、郵箱密碼的設(shè)置要絕對保密，最好是設(shè)置不易被破譯的“數(shù)字+字母”的密碼。4、對輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的機(jī)密信息采取隱藏措施，不要安裝借來的程序。5、安裝防病毒反“黑客”的“防火墻”，并注意升級換代。6、對裝有機(jī)密信息軟盤的盒子或箱子采取加鎖等安全措施。7、攜帶筆記本電腦外出時(shí)，務(wù)必做到包不離身。三、電子信息保密

1、秘書的計(jì)算機(jī)應(yīng)該獨(dú)自使用，打印機(jī)密材料29四、保密不是封閉作為職業(yè)秘書，必須有一種職業(yè)警惕性，但也不能草木皆兵。比如，當(dāng)客人起身告辭時(shí)，隨便問了一句：“請問你們老總住在什么地方？”對于這個(gè)問題，你該怎樣回答？“對不起，事關(guān)機(jī)密，無可奉告?！比绻氵@樣回答，從保密的角度來看，的確無可非議。但是，因?yàn)橄襁@種級別的信息可以說是公開的秘密，對方可從許多渠能知道，所以，你這種保密，就沒有什么實(shí)際意義了。學(xué)會如何說“不”四、保密不是封閉30第八節(jié)領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)

——三心一、看著舒心二、感到放心三、用著省心1.經(jīng)驗(yàn)豐富2.身心健康第八節(jié)領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)

——三心31演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！32第二章秘書的基本條件

第二章秘書的基本條件

33第一節(jié)從事秘書工作的前提條件第一節(jié)從事秘書工作的前提條件34秘書是上司的助手，而上司一般都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人。只有具備了一定的條件，才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，做好秘書工作。一、成熟的白領(lǐng)1、職業(yè)要求作為秘書，她(他)必須首先是一個(gè)成熟的白領(lǐng)，這一點(diǎn)是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖：秘書是上司的助手，而上司一般都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人。只有具備了一定35秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖362、白領(lǐng)成熟的標(biāo)志白領(lǐng)成熟的主要標(biāo)志是精神上的自立。所謂精神自立，就是當(dāng)他面對自己工作與生活中的問題時(shí)，他會用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動手去解決問題。一個(gè)成熟的秘書，要具備相當(dāng)?shù)纳鐣ＷR，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事沉著而又靈活，工作踏實(shí)，具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任感強(qiáng)，富于團(tuán)隊(duì)精神，能自覺進(jìn)行自我管理。2、白領(lǐng)成熟的標(biāo)志37二、自我管理

由于秘書處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時(shí)約束自己的行為，自覺地進(jìn)行自我管理。1、學(xué)習(xí)管理——隨時(shí)“充電”2、時(shí)間管理——做好計(jì)劃3、健康管理——身心健康4、感情管理——不感情用事，避免辦公室戀情5、金錢管理——成本管理，個(gè)人“理財(cái)計(jì)劃”二、自我管理

由于秘書處于一個(gè)關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書38第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備

第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備

39秘書新人即剛剛進(jìn)入秘書工作崗位的秘書從來人員1、工作“簡單”2、工作繁重3、待遇較“低”4、工作“清閑”一、適應(yīng)秘書新人工作的特點(diǎn)秘書新人即剛剛進(jìn)入秘書工作崗位的秘書從來人員一、適應(yīng)秘書新人40二、注重自我提升1、充分發(fā)揮主觀能動性實(shí)用案例：參見書本第11頁發(fā)揮主觀能動性；秘書并不是算盤珠子二、注重自我提升412、提高工作的含金量

實(shí)用案例：參見書本第12頁秘書并不只是一個(gè)簡單的“傳聲筒”，在傳遞信息的過程中，還盡可能地給它增加“附加值”2、提高工作的含金量

實(shí)用案例：參見書本第12頁423、充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢實(shí)用案例：參見書本第13-14頁秘書只是秘書，要求秘書是個(gè)“百事通”并不現(xiàn)實(shí)在老板征詢自己的意見時(shí)，用“不知道”來應(yīng)付，而不是以積極采取措施的態(tài)度來回答“我去查一下”或“我去問一下”，則不可原諒3、充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢實(shí)用案例：參見書本第13-14頁434、在“打雜”中創(chuàng)造機(jī)會實(shí)用案例：參見書本第14-15頁不僅要有主動積極的精神，還需要勇氣4、在“打雜”中創(chuàng)造機(jī)會實(shí)用案例：參見書本第14-15頁44第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)一、認(rèn)真二、誠實(shí)三、謙遜四、合群五、寬厚六、自信七、縝密（實(shí)用案例）八、有上進(jìn)心九、幽默風(fēng)趣第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)一、認(rèn)真45實(shí)用案例之：縝密參見書本第18頁對于秘書來說，那種認(rèn)為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負(fù)責(zé)任的，秘書必須辦事縝密，留有余地，事事考慮在先。實(shí)用案例之：縝密參見書本第18頁46第四節(jié)秘書必備的能力一個(gè)優(yōu)秀的秘書，要圓滿完成上司交代的工作，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。第四節(jié)秘書必備的能力47一、判斷能力與執(zhí)行能力1、能分析問題實(shí)用案例：參見書本第20頁冷靜分析，唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對上司有利就怎么做；2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗(yàn)3、能迅速采取行動一、判斷能力與執(zhí)行能力48二、理解能力與洞察能力實(shí)用案例：參見書本第21頁作為秘書需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。二、理解能力與洞察能力實(shí)用案例：參見書本第21頁49三、信息收集能力和寫作能力對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。三、信息收集能力和寫作能力50四、交流溝通能力

處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用非常重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。四、交流溝通能力

處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與51第五節(jié)秘書的儀表

第五節(jié)秘書的儀表

52一、打扮的基本原則1、保持大眾化2、切忌標(biāo)新立異3、保持蓬勃朝氣一、打扮的基本原則1、保持大眾化53二、基本的儀表1、發(fā)型。秘書最好留短發(fā)，短發(fā)長度要在肩以上；如果留長發(fā)，那在上班時(shí)應(yīng)將長發(fā)盤起或扎起。2、化妝。秘書不能素面朝天去上班，但只能化淡妝；口紅和指甲油的顏色不能太深。3、飾品。秘書最好不要戴首飾，因?yàn)橄蠖h(huán)、戒指、手鐲這類東西如果太顯眼，在接待客人時(shí)，就容易分散客人的注意力，與會見客人所需的寧靜氣氛不和諧。4、手表。因?yàn)槊貢ぷ鞯臅r(shí)間性很強(qiáng)，所以秘書手表對于秘書是必備的。5、鞋。上班時(shí)穿的鞋最好是中跟的，穿著舒適，行走輕便，而且顏色最好是黑色、茶色等穩(wěn)重的顏色。二、基本的儀表54三、上班服裝秘書穿什么樣的衣服上班，必須考慮以下4個(gè)因素：1、是否妨礙工作？如衣袖是否太長？裙子是否太長？用什么料子做的？2、是否舒適？3、是否有口袋？4、是否端莊，能夠接待客人？三、上班服裝秘書穿什么樣的衣服上班，必須考慮以下4個(gè)因素：55四、舉止優(yōu)雅秘書在工作中絕對不能出現(xiàn)以下情況：1、坐著時(shí)蹺起二郎腿。2、說話時(shí)盤著胳膊。3、說話時(shí)做些摸頭發(fā)等讓對方覺得不專心的動作。4、用一根手指或用下巴指示人或物。5、有意地不回答對方，無視對方的存在。四、舉止優(yōu)雅56五、健康的生活方式1、保持有規(guī)律的生活節(jié)奏，做到睡眠充足。2、飲食均衡。3、堅(jiān)持適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動。4、定期做健康體檢。5、保持良好的工作姿勢。6、保持清潔。7、精神愉快。8、勞逸結(jié)合。五、健康的生活方式57第六節(jié)、秘書的自我調(diào)節(jié)1、心情舒暢2、釋放壓力3、情緒管理第六節(jié)、秘書的自我調(diào)節(jié)58第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密一、保密的重要性在這個(gè)競爭激烈的商業(yè)社會里，一些企業(yè)和個(gè)人會不擇手段地從單位收集情報(bào)。秘書在日常工作中會經(jīng)?？吹?、聽到甚至直接參與處理這類機(jī)密，因此，他們往往是一些別有用心的人的重點(diǎn)“公關(guān)”對象。在另一方面，現(xiàn)在的秘書大多年輕，社會經(jīng)驗(yàn)不足，很容易被一些人利用，所以，秘書一定要有一種職業(yè)性的警惕性。在公司的所有機(jī)密里，人事問題永遠(yuǎn)是秘中之秘。第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密59二、日常保密秘書在日常