秘書辦會(huì)課件

第六章秘書辦會(huì)第一節(jié)會(huì)議概述第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備第三節(jié)會(huì)間工作第四節(jié)會(huì)后工作第六章秘書辦會(huì)第一節(jié)會(huì)議概述1第一節(jié)會(huì)議概述會(huì)議管理模式主要有兩種：一是上意下達(dá)，也就是說，在大多數(shù)情況下，公司最高領(lǐng)導(dǎo)層已做出了決定，開會(huì)是把決定貫徹下去。歐美多為這種模式。二是下意上達(dá)的審批制。即各職能部門首先提出自己的意見，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)討論，最終決定是否采納。中國(guó)、日本多是這種模式。第一節(jié)會(huì)議概述2○會(huì)議：○會(huì)議：3○會(huì)議：○會(huì)議：4○其他聚會(huì)○其他聚會(huì)5○會(huì)前準(zhǔn)備

一、 制定會(huì)議籌備方案二、 準(zhǔn)備會(huì)議文件資料三、 布置會(huì)場(chǎng)四、 發(fā)送會(huì)議通知五、 安排食宿六、 會(huì)議的接（送）站報(bào)到七、 會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算○會(huì)前準(zhǔn)備一、 制定會(huì)議籌備方案6○會(huì)議籌備方案

1、 確定會(huì)議的主題與議題2、 確定會(huì)議的名稱3、 確定會(huì)議的議程和日程4、 確定會(huì)議的時(shí)間和日期5、 確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具6、 確定會(huì)議與會(huì)代表的組成7、 確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作8、 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9、 確定會(huì)議的住宿和餐飲安排10、 確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)○會(huì)議籌備方案1、 確定會(huì)議的主題與議題7○會(huì)議籌備方案

君安實(shí)業(yè)公司2003年年會(huì)預(yù)（籌備方案）一、 會(huì)議議題：總結(jié)2002年公司的全面工作；討論并通過2002年公司決算報(bào)告和2003年公司預(yù)算報(bào)告；研究在新的歷史條件下，公司發(fā)展的總體戰(zhàn)略與策略；研究如何適應(yīng)新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，改變營(yíng)銷策略。二、 與會(huì)人員：總公司管理層和各分公司管理層部門經(jīng)理以上管理人員?！饡?huì)議籌備方案君安實(shí)業(yè)公司2003年年會(huì)預(yù)8○會(huì)議籌備方案

三、會(huì)議議程：（1）12月22日，由公司總裁王于作《君安實(shí)業(yè)總公司2002年工作總結(jié)報(bào)告》，并交與大會(huì)討論審議；（2）12月23日，由財(cái)務(wù)總監(jiān)張軍作《君安實(shí)業(yè)總公司2002年財(cái)務(wù)決算報(bào)告》和《君安實(shí)業(yè)總公司2003年財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告》，并提交大會(huì)審議通過；（3）12月24日，討論2003年公司如何根據(jù)新形勢(shì)，確定公司總體發(fā)展戰(zhàn)略，分組講座，再進(jìn)行大會(huì)發(fā)言；（4）12月25日，研討公司2003年新的營(yíng)銷策略，由銷售總監(jiān)劉冰作《君安實(shí)業(yè)總公司2002年銷售工作總結(jié)和2003年市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析》，并討論如何制定新的營(yíng)銷策略。四、會(huì)議召開辦法：開幕式、閉幕式為大會(huì)形式。討論分為大會(huì)討論和小會(huì)討論相結(jié)合?！饡?huì)議籌備方案三、會(huì)議議程：9○會(huì)議籌備方案

五、會(huì)議籌備工作：擬組織會(huì)務(wù)組、接待組、秘書組三個(gè)精干的小組。秘書組重點(diǎn)負(fù)責(zé)總裁工作報(bào)告的起草和所有會(huì)議文件的印制、校對(duì)、分發(fā)，做好會(huì)議記錄，做好會(huì)議的宣傳、簡(jiǎn)報(bào)工作；會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、場(chǎng)地布置、財(cái)務(wù)工作；接待組負(fù)責(zé)住宿工作、交通工作、生活服務(wù)。預(yù)算、決算報(bào)告和銷售工作總結(jié)分別由財(cái)務(wù)部和銷售部門負(fù)責(zé)起草。大會(huì)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作需于12月20日以前完成。六、會(huì)議經(jīng)費(fèi)：會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)25萬元，由公司行政經(jīng)費(fèi)中撥出。（經(jīng)費(fèi)預(yù)算見“附件”）○會(huì)議籌備方案五、會(huì)議籌備工作：10○會(huì)議籌備方案

七、會(huì)議的生活服務(wù)和后勤保障：會(huì)議代表統(tǒng)一安排在公司招待所住宿，伙食標(biāo)準(zhǔn)為每人每天120元，自助餐形式，25日晚安排會(huì)餐，然后在愛天地大廈卡拉OK廳安排對(duì)話聯(lián)歡會(huì)。公司車隊(duì)將派出五輛小轎車和兩輛大巴供大會(huì)使用。八、在開幕式上，擬請(qǐng)市工委副書記石明講話。在閉幕式上，由公司總裁高原作總結(jié)報(bào)告。附：（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表。（2）會(huì)議通知。（3）會(huì)議日程表?！饡?huì)議籌備方案七、會(huì)議的生活服務(wù)和后勤保障：11○會(huì)議時(shí)間的安排● 確定會(huì)議時(shí)間A． 先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人的時(shí)間是否適宜。在上司出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。B． 有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓是否能到會(huì)。C． 會(huì)議議題應(yīng)集中，日程就高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)以內(nèi)。D． 安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理節(jié)律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率較高?！饡?huì)議時(shí)間的安排● 確定會(huì)議時(shí)間12○安排會(huì)議議程和日程要注意的問題A．要把握會(huì)議的目的。即了解會(huì)議召開的原因。B．要保證重要人物能夠出席會(huì)議，為此需要先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間。同時(shí)要注意根據(jù)多數(shù)人的意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會(huì)議。C．例會(huì)原則上要定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長(zhǎng)。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會(huì)議給人們帶來的疲勞。D．如遇到幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開會(huì)，所以，全體會(huì)議安排在上午，分組討論則可安排在下午，晚上可安排一些文娛活動(dòng)。E．會(huì)議方程的編制在前，議程確定了，才能具體安排日程的內(nèi)容。方程一般不宜變動(dòng)，日程可根據(jù)需要進(jìn)行微調(diào)。F．會(huì)議日程和議程的內(nèi)容應(yīng)相吻合，并要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核確定?！鸢才艜?huì)議議程和日程要注意的問題A．要把握會(huì)議的目的。即了解13○會(huì)議議程的樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議議程

廣州市語言文學(xué)學(xué)會(huì)年會(huì)將于12月15日（星期六）、16日（星期日）在佛山三水舉行。1、宣布會(huì)議日程。2、由學(xué)會(huì)秘書長(zhǎng)吳晟宣布大會(huì)開幕，介紹市社科聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)會(huì)理事及來賓。3、徐南鐵副會(huì)長(zhǎng)致開幕詞。4、市社科聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)致詞。5、秘書長(zhǎng)匯報(bào)一年來的學(xué)會(huì)工作。6、大會(huì)發(fā)言。分兩段進(jìn)行，第一段由學(xué)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)王首程、副秘書長(zhǎng)戴仲平主持；第二段由學(xué)會(huì)紀(jì)德君、許光烈主持。7、由特邀嘉賓吳承學(xué)教授作大會(huì)總結(jié)。8、由副會(huì)長(zhǎng)張海歐宣布閉幕?！饡?huì)議議程的樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)14○會(huì)議日程樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議日程2007年12月15日（星期六）一、上午8：30會(huì)議代表在廣州大學(xué)桂花崗校區(qū)上車，中途在暨大、華師、華農(nóng)、中大接學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)顧問。入住佛山三水柏安酒店。二、上午11時(shí)正，召開學(xué)會(huì)理事會(huì)。三、上午12時(shí)午餐。四、下午1：30大會(huì)開幕。五、下午5：00大會(huì)閉幕。六、下午6：00晚餐。七、晚上8：00—11：00卡拉OK。2007年12月16日（星期日）一、上午7：30—8：00早餐。二、上午8：30參觀公園。三、12：00午餐。四、下午1：30回廣州?！饡?huì)議日程樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)15○準(zhǔn)備會(huì)議文件資料1、為上司撰寫會(huì)議文稿：根據(jù)上司的指示，為其草擬各種會(huì)議文稿，然后將這些草擬稿送上司審閱，并根據(jù)上司的要求修改、定稿，打印成文。2、為上司準(zhǔn)備材料：主要是兩類。一是對(duì)議題的說明，即會(huì)議的目的；二是對(duì)議案的說明。為上司準(zhǔn)備的資料應(yīng)在會(huì)前整理妥當(dāng)后，按上司需要的順序排好，放在文件夾內(nèi)。3、組織好發(fā)言人的文稿：會(huì)上所做的重要發(fā)言的文稿，秘書人員要事先與發(fā)言人聯(lián)系、收集，在會(huì)前分發(fā)給每位與會(huì)人員，并作為會(huì)議檔案之一收存。4準(zhǔn)備資料袋：秘書人員在準(zhǔn)備文件資料的同時(shí)，常要準(zhǔn)備一個(gè)資料袋。在做好各種會(huì)議資料的收集的前提下，按所需規(guī)格、款式和數(shù)量將他們打印出來，并放入資料袋中。這些資料有會(huì)議通知、會(huì)議日程、會(huì)議文獻(xiàn)、會(huì)議證等，在與會(huì)者報(bào)到時(shí)，發(fā)給他們?！饻?zhǔn)備會(huì)議文件資料1、為上司撰寫會(huì)議文稿：根據(jù)上司的指示，為16○會(huì)前會(huì)場(chǎng)檢查B．檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)的準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩個(gè)小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。C．檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。D．檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。E．如有陌生人或外來人員參加會(huì)議，應(yīng)擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。F．在每人座位前擺放好絕筆。G．多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。H．如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。I．會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。J．如果是電話、廣播會(huì)議須提前檢查線路，保證專人服務(wù)。K．如果是電話、廣播會(huì)議須提前檢查線路，保證音響效果良好?！饡?huì)前會(huì)場(chǎng)檢查B．檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)的準(zhǔn)備，一般要17○發(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過各種形式傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。2、時(shí)間較長(zhǎng)或較正規(guī)的大型會(huì)議至少要提前兩星期發(fā)出通知或邀請(qǐng)函，并且附上回執(zhí)或一張注明了本單位地址、郵編、電話、收信人、發(fā)信人姓名明信片，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。也能確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)到與會(huì)者。3、書面通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。4、會(huì)中使用的有關(guān)票證：如人場(chǎng)券、代表證、汽車通告證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等與會(huì)議通知一并發(fā)出。5、如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路。6、會(huì)議通知樣本要作為檔案收存?！鸢l(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和18○發(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過各種形式傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。2、時(shí)間較長(zhǎng)或較正規(guī)的大型會(huì)議至少要提前兩星期發(fā)出通知或邀請(qǐng)函，并且附上回執(zhí)或一張注明了本單位地址、郵編、電話、收信人、發(fā)信人姓名明信片，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。也能確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)到與會(huì)者。3、書面通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。4、會(huì)中使用的有關(guān)票證：如人場(chǎng)券、代表證、汽車通告證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等與會(huì)議通知一并發(fā)出。5、如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路。6、會(huì)議通知樣本要作為檔案收存。○發(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和19○會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容有：文件資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)會(huì)議設(shè)備和日用品費(fèi)會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)其他不可預(yù)見的臨時(shí)性開支○會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容有：20第二節(jié)會(huì)間工作一、 會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)二、 會(huì)議信息的收集與編發(fā)三、 會(huì)議記錄的制作四、 會(huì)議文件的起草第二節(jié)會(huì)間工作一、 會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)21○會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)

1、 組織簽到和登記2、 做好會(huì)議記錄和必要的錄音錄像工作3、 會(huì)議設(shè)備的操作與維護(hù)4、 做好會(huì)議的記錄工作5、 提供會(huì)議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)6、 做好會(huì)議保密工作7、 組織好會(huì)議期間的住宿、車輛、娛樂、照相等工作8、 會(huì)議的信息工作○會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)1、 組織簽到和登記22第二節(jié)會(huì)后工作一、 合理安排與會(huì)人員返程二、 提醒與會(huì)者及時(shí)做好各種物品的清退三、 清理會(huì)場(chǎng)和文件四、 整理會(huì)議材料，立卷歸檔五、 會(huì)議的總結(jié)工作六、 會(huì)議效果的評(píng)估工作七、 催辦和反饋第二節(jié)會(huì)后工作一、 合理安排與會(huì)人員返程23生活中的辛苦阻撓不了我對(duì)生活的熱愛。1月-231月-23Tuesday,January3,2023人生得意須盡歡，莫使金樽空對(duì)月。11:28:2811:28:2811:281/3/202311:28:28AM做一枚螺絲釘，那里需要那里上。1月-2311:28:2811:28Jan-2303-Jan-23日復(fù)一日的努力只為成就美好的明天。11:28:2811:28:2811:28Tuesday,January3,2023安全放在第一位，防微杜漸。1月-231月-2311:28:2811:28:28January3,2023加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2023年1月3日11:28上午1月-231月-23精益求精，追求卓越，因?yàn)橄嘈哦鴤ゴ蟆?3一月202311:28:28上午11:28:281月-23讓自己更加強(qiáng)大，更加專業(yè)，這才能讓自己更好。一月2311:28上午1月-2311:28January3,2023這些年的努力就為了得到相應(yīng)的回報(bào)。2023/1/311:28:2811:28:2803January2023科學(xué)，你是國(guó)力的靈魂；同時(shí)又是社會(huì)發(fā)展的標(biāo)志。11:28:28上午11:28上午11:28:281月-23每天都是美好的一天，新的一天開啟。1月-231月-2311:2811:28:2811:28:28Jan-23相信命運(yùn)，讓自己成長(zhǎng)，慢慢的長(zhǎng)大。2023/1/311:28:28Tuesday,January3,2023愛情，親情，友情，讓人無法割舍。1月-232023/1/311:28:281月-23謝謝大家！生活中的辛苦阻撓不了我對(duì)生活的熱愛。12月-2212月-2224第六章秘書辦會(huì)第一節(jié)會(huì)議概述第二節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備第三節(jié)會(huì)間工作第四節(jié)會(huì)后工作第六章秘書辦會(huì)第一節(jié)會(huì)議概述25第一節(jié)會(huì)議概述會(huì)議管理模式主要有兩種：一是上意下達(dá)，也就是說，在大多數(shù)情況下，公司最高領(lǐng)導(dǎo)層已做出了決定，開會(huì)是把決定貫徹下去。歐美多為這種模式。二是下意上達(dá)的審批制。即各職能部門首先提出自己的意見，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)討論，最終決定是否采納。中國(guó)、日本多是這種模式。第一節(jié)會(huì)議概述26○會(huì)議：○會(huì)議：27○會(huì)議：○會(huì)議：28○其他聚會(huì)○其他聚會(huì)29○會(huì)前準(zhǔn)備

一、 制定會(huì)議籌備方案二、 準(zhǔn)備會(huì)議文件資料三、 布置會(huì)場(chǎng)四、 發(fā)送會(huì)議通知五、 安排食宿六、 會(huì)議的接（送）站報(bào)到七、 會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算○會(huì)前準(zhǔn)備一、 制定會(huì)議籌備方案30○會(huì)議籌備方案

1、 確定會(huì)議的主題與議題2、 確定會(huì)議的名稱3、 確定會(huì)議的議程和日程4、 確定會(huì)議的時(shí)間和日期5、 確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具6、 確定會(huì)議與會(huì)代表的組成7、 確定會(huì)議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作8、 確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9、 確定會(huì)議的住宿和餐飲安排10、 確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)○會(huì)議籌備方案1、 確定會(huì)議的主題與議題31○會(huì)議籌備方案

君安實(shí)業(yè)公司2003年年會(huì)預(yù)（籌備方案）一、 會(huì)議議題：總結(jié)2002年公司的全面工作；討論并通過2002年公司決算報(bào)告和2003年公司預(yù)算報(bào)告；研究在新的歷史條件下，公司發(fā)展的總體戰(zhàn)略與策略；研究如何適應(yīng)新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，改變營(yíng)銷策略。二、 與會(huì)人員：總公司管理層和各分公司管理層部門經(jīng)理以上管理人員。○會(huì)議籌備方案君安實(shí)業(yè)公司2003年年會(huì)預(yù)32○會(huì)議籌備方案

三、會(huì)議議程：（1）12月22日，由公司總裁王于作《君安實(shí)業(yè)總公司2002年工作總結(jié)報(bào)告》，并交與大會(huì)討論審議；（2）12月23日，由財(cái)務(wù)總監(jiān)張軍作《君安實(shí)業(yè)總公司2002年財(cái)務(wù)決算報(bào)告》和《君安實(shí)業(yè)總公司2003年財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告》，并提交大會(huì)審議通過；（3）12月24日，討論2003年公司如何根據(jù)新形勢(shì)，確定公司總體發(fā)展戰(zhàn)略，分組講座，再進(jìn)行大會(huì)發(fā)言；（4）12月25日，研討公司2003年新的營(yíng)銷策略，由銷售總監(jiān)劉冰作《君安實(shí)業(yè)總公司2002年銷售工作總結(jié)和2003年市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析》，并討論如何制定新的營(yíng)銷策略。四、會(huì)議召開辦法：開幕式、閉幕式為大會(huì)形式。討論分為大會(huì)討論和小會(huì)討論相結(jié)合?！饡?huì)議籌備方案三、會(huì)議議程：33○會(huì)議籌備方案

五、會(huì)議籌備工作：擬組織會(huì)務(wù)組、接待組、秘書組三個(gè)精干的小組。秘書組重點(diǎn)負(fù)責(zé)總裁工作報(bào)告的起草和所有會(huì)議文件的印制、校對(duì)、分發(fā)，做好會(huì)議記錄，做好會(huì)議的宣傳、簡(jiǎn)報(bào)工作；會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、場(chǎng)地布置、財(cái)務(wù)工作；接待組負(fù)責(zé)住宿工作、交通工作、生活服務(wù)。預(yù)算、決算報(bào)告和銷售工作總結(jié)分別由財(cái)務(wù)部和銷售部門負(fù)責(zé)起草。大會(huì)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作需于12月20日以前完成。六、會(huì)議經(jīng)費(fèi)：會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)25萬元，由公司行政經(jīng)費(fèi)中撥出。（經(jīng)費(fèi)預(yù)算見“附件”）○會(huì)議籌備方案五、會(huì)議籌備工作：34○會(huì)議籌備方案

七、會(huì)議的生活服務(wù)和后勤保障：會(huì)議代表統(tǒng)一安排在公司招待所住宿，伙食標(biāo)準(zhǔn)為每人每天120元，自助餐形式，25日晚安排會(huì)餐，然后在愛天地大廈卡拉OK廳安排對(duì)話聯(lián)歡會(huì)。公司車隊(duì)將派出五輛小轎車和兩輛大巴供大會(huì)使用。八、在開幕式上，擬請(qǐng)市工委副書記石明講話。在閉幕式上，由公司總裁高原作總結(jié)報(bào)告。附：（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算表。（2）會(huì)議通知。（3）會(huì)議日程表?！饡?huì)議籌備方案七、會(huì)議的生活服務(wù)和后勤保障：35○會(huì)議時(shí)間的安排● 確定會(huì)議時(shí)間A． 先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人的時(shí)間是否適宜。在上司出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。B． 有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓是否能到會(huì)。C． 會(huì)議議題應(yīng)集中，日程就高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)以內(nèi)。D． 安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理節(jié)律。一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率較高。○會(huì)議時(shí)間的安排● 確定會(huì)議時(shí)間36○安排會(huì)議議程和日程要注意的問題A．要把握會(huì)議的目的。即了解會(huì)議召開的原因。B．要保證重要人物能夠出席會(huì)議，為此需要先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間。同時(shí)要注意根據(jù)多數(shù)人的意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會(huì)議。C．例會(huì)原則上要定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長(zhǎng)。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會(huì)議給人們帶來的疲勞。D．如遇到幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開會(huì)，所以，全體會(huì)議安排在上午，分組討論則可安排在下午，晚上可安排一些文娛活動(dòng)。E．會(huì)議方程的編制在前，議程確定了，才能具體安排日程的內(nèi)容。方程一般不宜變動(dòng)，日程可根據(jù)需要進(jìn)行微調(diào)。F．會(huì)議日程和議程的內(nèi)容應(yīng)相吻合，并要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審核確定?！鸢才艜?huì)議議程和日程要注意的問題A．要把握會(huì)議的目的。即了解37○會(huì)議議程的樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議議程

廣州市語言文學(xué)學(xué)會(huì)年會(huì)將于12月15日（星期六）、16日（星期日）在佛山三水舉行。1、宣布會(huì)議日程。2、由學(xué)會(huì)秘書長(zhǎng)吳晟宣布大會(huì)開幕，介紹市社科聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)會(huì)理事及來賓。3、徐南鐵副會(huì)長(zhǎng)致開幕詞。4、市社科聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)致詞。5、秘書長(zhǎng)匯報(bào)一年來的學(xué)會(huì)工作。6、大會(huì)發(fā)言。分兩段進(jìn)行，第一段由學(xué)會(huì)副會(huì)長(zhǎng)王首程、副秘書長(zhǎng)戴仲平主持；第二段由學(xué)會(huì)紀(jì)德君、許光烈主持。7、由特邀嘉賓吳承學(xué)教授作大會(huì)總結(jié)。8、由副會(huì)長(zhǎng)張海歐宣布閉幕?！饡?huì)議議程的樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)38○會(huì)議日程樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)議日程2007年12月15日（星期六）一、上午8：30會(huì)議代表在廣州大學(xué)桂花崗校區(qū)上車，中途在暨大、華師、華農(nóng)、中大接學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)顧問。入住佛山三水柏安酒店。二、上午11時(shí)正，召開學(xué)會(huì)理事會(huì)。三、上午12時(shí)午餐。四、下午1：30大會(huì)開幕。五、下午5：00大會(huì)閉幕。六、下午6：00晚餐。七、晚上8：00—11：00卡拉OK。2007年12月16日（星期日）一、上午7：30—8：00早餐。二、上午8：30參觀公園。三、12：00午餐。四、下午1：30回廣州?！饡?huì)議日程樣式：全球數(shù)字化背景下中國(guó)語言文學(xué)研究學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)39○準(zhǔn)備會(huì)議文件資料1、為上司撰寫會(huì)議文稿：根據(jù)上司的指示，為其草擬各種會(huì)議文稿，然后將這些草擬稿送上司審閱，并根據(jù)上司的要求修改、定稿，打印成文。2、為上司準(zhǔn)備材料：主要是兩類。一是對(duì)議題的說明，即會(huì)議的目的；二是對(duì)議案的說明。為上司準(zhǔn)備的資料應(yīng)在會(huì)前整理妥當(dāng)后，按上司需要的順序排好，放在文件夾內(nèi)。3、組織好發(fā)言人的文稿：會(huì)上所做的重要發(fā)言的文稿，秘書人員要事先與發(fā)言人聯(lián)系、收集，在會(huì)前分發(fā)給每位與會(huì)人員，并作為會(huì)議檔案之一收存。4準(zhǔn)備資料袋：秘書人員在準(zhǔn)備文件資料的同時(shí)，常要準(zhǔn)備一個(gè)資料袋。在做好各種會(huì)議資料的收集的前提下，按所需規(guī)格、款式和數(shù)量將他們打印出來，并放入資料袋中。這些資料有會(huì)議通知、會(huì)議日程、會(huì)議文獻(xiàn)、會(huì)議證等，在與會(huì)者報(bào)到時(shí)，發(fā)給他們。○準(zhǔn)備會(huì)議文件資料1、為上司撰寫會(huì)議文稿：根據(jù)上司的指示，為40○會(huì)前會(huì)場(chǎng)檢查B．檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)的準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩個(gè)小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。C．檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。D．檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。E．如有陌生人或外來人員參加會(huì)議，應(yīng)擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。F．在每人座位前擺放好絕筆。G．多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。H．如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。I．會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。J．如果是電話、廣播會(huì)議須提前檢查線路，保證專人服務(wù)。K．如果是電話、廣播會(huì)議須提前檢查線路，保證音響效果良好?！饡?huì)前會(huì)場(chǎng)檢查B．檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)的準(zhǔn)備，一般要41○發(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過各種形式傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。2、時(shí)間較長(zhǎng)或較正規(guī)的大型會(huì)議至少要提前兩星期發(fā)出通知或邀請(qǐng)函，并且附上回執(zhí)或一張注明了本單位地址、郵編、電話、收信人、發(fā)信人姓名明信片，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。也能確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)到與會(huì)者。3、書面通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。4、會(huì)中使用的有關(guān)票證：如人場(chǎng)券、代表證、汽車通告證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等與會(huì)議通知一并發(fā)出。5、如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路。6、會(huì)議通知樣本要作為檔案收存?！鸢l(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和42○發(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過各種形式傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。2、時(shí)間較長(zhǎng)或較正規(guī)的大型會(huì)議至少要提前兩星期發(fā)出通知或邀請(qǐng)函，并且附上回執(zhí)或一張注明了本單位地址、郵編、電話、收信人、發(fā)信人姓名明信片，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。也能確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)到與會(huì)者。3、書面通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。4、會(huì)中使用的有關(guān)票證：如人場(chǎng)券、代表證、汽車通告證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等與會(huì)議通知一并發(fā)出。5、如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路。6、會(huì)議通知樣本要作為檔案收存。○發(fā)送會(huì)議通知1、為了規(guī)范公司的管理及動(dòng)作，除了非正式會(huì)議和43○會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容有：文件資料費(fèi)郵電通訊費(fèi)會(huì)議設(shè)備和日用品費(fèi)會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)會(huì)議辦公費(fèi)會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)會(huì)議伙食補(bǔ)貼會(huì)議交通費(fèi)其他不可預(yù)見的臨時(shí)性開支○會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容有：44第二節(jié)會(huì)間工作一、 會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)二、 會(huì)議信息的收集與編發(fā)三、 會(huì)議記錄的制作四、 會(huì)議文件的起草