學校財政管理課件

大綱(3)學校財政管理1(2)招標及採購程序(1)學校撥款?大綱(3)學校財政管理1(2)招標及採購程序(1)學校撥1資助學校的收入政府撥款學校其他收入

例：堂費及捐款等

2資助學校的收入政府撥款22政府撥款以發(fā)還款項方式的津貼

例：租金及差餉等3非經常津貼例：建校津貼及多種為特別計劃/活動而設的一筆過津貼薪金及有關津貼例:薪金津貼,公積金僱主供款補助其他經常津貼政府撥款3薪金及有關津貼3

經常津貼(不包括薪金津貼)

4一般範疇(54項)例:學校及班級津貼,行政津貼特殊範疇(14項)例:學校發(fā)展津貼獨立津貼

(24項)例:

綜合家具及設備津貼營辦開支整筆津貼經常津貼(不包括薪金津貼)4一般範4學校發(fā)展津貼課程發(fā)展語文能力不同學習需要提供額外資源，減輕教師工作量專注5一般範疇特殊範疇

獨立津貼

目的學校發(fā)展津貼課程發(fā)展提供額外資源，專注5一般範疇特殊範疇5

綜合家具及設備津貼

購買家具及設備保養(yǎng)及維修非標準項目之保險6一般範疇特殊範疇

獨立津貼

用途

綜合家具及設備津貼

6一般範疇特殊範疇獨立津貼6

營辦開支整筆津貼

百萬元

百分比一般

3.6066%

特殊

(學校發(fā)展)0.448%

獨立津貼

綜合家具及設備0.428%其他津貼1.0018%

(以31班的中學為例)=5.46100%

7每年可靈活運用的政府撥款經常津貼(不包括薪金津貼)一般範疇特殊範疇

獨立津貼

(以31班的中學為例)=5.46100%7保留剩餘津貼機制8學?？杀Ａ舾笫ｐN津貼綜合津貼營辦津貼營辦開支整筆津貼至相等於12個月的撥款綜合家具及設備津貼至學校現行年度所得額的5倍12個月5倍目的保留剩餘津貼機制8學?？杀Ａ舾笫ｐN津貼綜合津貼營辦津貼營辦8互調機制1:同一組別內

9

一般範疇內:

學?？伸`活決定開支額學校可將剩餘撥款用在任何有利於學生的教育項目上一般範疇

目的互調機制1:同一組別內

9一般範疇內:學?？蓪⑹ｐN撥9互調機制1:同一組別內

10特殊範疇確保有一定的資源投放在某特定的範疇內特殊範疇或獨立津貼內:每項組成津貼均保持其獨立性津貼額不得互相調撥獨立津貼

目的互調機制1:同一組別內

10特殊範疇確保有一定的資源1011

互調機制2:轉往其他組別

O+一般範疇特殊範疇獨立津貼A1A2A3B1B2B3但「特殊範疇」或「獨立津貼」則不得調撥至其他組別/項目提供互相調撥的靈活性以支援“校本管理”可將「一般範疇」之剩餘額填補「特殊範疇」的虧損或補足「獨立津貼」目的11

互調機制2:轉往其他組別

O+特殊範疇獨立津貼A1A11經常津貼(不包括薪金津貼)營辦開支整筆津貼綜合家具及設備津貼

一般範疇特殊範疇學校發(fā)展津貼12獨立津貼學校及班級津貼

行政津貼經常津貼(不包括薪金津貼)營辦開支整筆津貼綜合家具及設備津12靈活撥款措施學校可決定將那一成份津貼的剩餘款項退還教育署學?？煽紤]先將[特殊範疇]中的個別成份津貼剩餘款項退還教育署13靈活撥款措施學?？蓻Q定將那一成份津貼的剩餘款項退還教育署1313招標及採購程序財務科14招標及採購程序財務科1414基本採購原則公平同等機會平等地位合理待遇公開適當的知情權適時的資料公開完備的紀錄15基本採購原則公平1515基本採購原則具經濟效益具競爭力的價錢符合需要的質量符合經濟原則16基本採購原則具經濟效益1616一般採購的注意事項計算採購金額的準則把同類的家具及設備集中收錄在一份投標/報價附表內，然後才邀請供應商投標/報價採購金額應以一份購貨單向同一類公司訂購有關物品所需金額計算17一般採購的注意事項計算採購金額的準則1717一般採購的注意事項採購形式採購金額逾50,000港元>邀請最少5間教署註冊供應商投標採購金額在30,000港元至50,000港元>邀請供應商書面報價，需要2間或以上的公司報價採購金額在30,000港元以下>邀請供應商口頭報價，需要2間或以上的公司報價18一般採購的注意事項採購形式1818一般採購的注意事項如無法邀請指定最少數目的供應商報價，則應在採購記錄上加以說明如不接納出價較低/最低的報價，有關同事應在記錄中說明有關報價不符合學校所訂規(guī)格之處及其他導致不接納的理據Reasons:XXX19一般採購的注意事項如無法邀請指定最少數目的供應商報價，則應在19一般採購的注意事項利益衝突申報負責採購的同事，如其本人或家人現正或將會與供應商有密切聯繫(例如:親戚，僱主，股東等)，須向校董會申報校方應每年發(fā)出通告向校內人員說明這項規(guī)定慎防賄賂20一般採購的注意事項利益衝突申報2020一般採購的注意事項內部監(jiān)察校內一名高級教職員應每年最少抽查一次採購紀錄。抽查後，應在紀錄上簡簽及註明日期，以玆證明。21一般採購的注意事項內部監(jiān)察2121一般採購的注意事項學校須保留不少於三年的採購資料/紀錄所有收到的報價單／標書正本所有價目比較表所有摘要及批核紀錄22一般採購的注意事項學校須保留不少於三年的採購資料/紀錄2222招標注意事項採購逾50,000港元的項目時，一般應從教署提供的<註冊供應商目錄>內揀選至少5間供應商，邀請他們個別提交標書;如採購項目可經由其他供應商提供，亦可一併邀請投標(.hk/supplier_list/home.htm)23招標注意事項採購逾50,000港元的項目時，一般應從教署提供23招標注意事項所有投標文件應以掛號的方式寄交獲邀投標的供應商，郵政署發(fā)出的記錄派遞收條亦應妥善存檔收到的標書，應即時全數放進投標箱內截標的日期和時間前不得開啟標書TenderBox24招標注意事項所有投標文件應以掛號的方式寄交獲邀投標的供應商，24招標注意事項開標及標書審核委員會(TenderOpeningandVettingCommittee)和標書批核委員會(TenderApprovingCommittee)應由不同人士出任25招標注意事項開標及標書審核委員會(TenderOpenin25招標注意事項開標及標書審核委員會在開啟標書後，全體成員應在標書上簡簽及蓋上日期，並檢查標書的正本和副本內容是否完全一樣除因特殊情況，原則上不應開啟和考慮遲交的標書26招標注意事項開標及標書審核委員會在開啟標書後，全體成員應在標26不可接受的違規(guī)行為把逾50,000港元的項目分拆採購，藉以迥避招標要求所取的報價數目較指定的少，亦沒有足夠解釋在沒有合理解釋的情況下，拒絕接納最低價錢的報價27不可接受的違規(guī)行為把逾50,000港元的項目分拆採購，藉以迥27不可接受的違規(guī)行為在標書上沒有開標及標書審核委員會的簡簽或任何可供識別標書有效性的記認在沒有合理解釋的情況下，拆閱並接納逾期標書採購紀錄不完備沒有安排職員抽查採購紀錄28不可接受的違規(guī)行為在標書上沒有開標及標書審核委員會的簡簽或任28學校財政管理的基本元素

(1)周詳財務計劃(2)有效運用資源(3)匯報及檢討29學校財政管理的基本元素

(1)周詳財務計劃(2)有效運29學校財務計劃按照校務計劃書去製備學校的財政預算30確定學校目標訂定學校政策學校財務計劃按照校務計劃書去30確定學校目標30製備學校財政預算過程收集有關資料評估資源需要設定優(yōu)先次序分配資源提請校董會批準預算31製備學校財政預算過程3131製備學校財政預算過程通佈主要伙伴監(jiān)察預算推行修訂預算評核效益及制訂周年報告32製備學校財政預算過程3232有效運用資源33靈巧的現金管理有效會計制度足夠內部監(jiān)控廉潔採購有效運用資源33靈巧的有效會計制度足夠內部監(jiān)控廉潔採購33多張發(fā)票來自同一供應商，而涉及的金額又剛好在需要審批的限額之下選用與員工或親友有關聯的供應商不正常地選用供應商，例如:支付較高價格或接受次貨不尋常的大量採購採購的物品或服務與教學工作無關問題個案一:34多張發(fā)票來自同一供應商，而涉及的金額又剛好在需要審批的限額之34廉潔採購必須取得報價或進行投標保存有關報價及投標記錄避免利益衝突申報利益接納符合要求而取價最廉宜的供應商35廉潔採購必須3535廉潔採購

不可接納在截止投標後交來的標書委任同一人同時參與「標書審核委員會」和「標書批核委員會」36目的確保爭取價廉物美避免失當行為廉潔採購不36問題個案二:支票簿及現金保管不善沒有為收入及開支制訂審批程序收入及開支項目缺乏足夠單據支持支出報告上出現不尋常或大量重複的項目帳項經常被修改警告:如發(fā)現以上現象，應立刻調查原因並

採取適當的改善措施37問題個案二:警告:如發(fā)現以上現象，3737靈巧的現金管理

必須把款項分別存入兩至三間銀行製備現金流動預算表把暫時毋須動用的款項存放在可賺取利息的銀行戶口38目的分散風險賺取更多利息靈巧的現金管理38目的38有效會計制度必須隨時備妥有關帳目及資料提供最新財務資料及報告定時核對帳目39目的可以更快完成周年帳目需要時提供證明文件/單據以備查閱及審核之用有效會計制度必須39目的39足夠內部監(jiān)控40一些重要原則明確組織架構清晰分工健全會計及匯報系統點算資產足夠內部監(jiān)控40一些重要原則40足夠內部監(jiān)控41必須

盡快入賬更新獲授權處理銀行戶口的名單進行每月銀行結餘對賬在已繳付的憑單及發(fā)票上蓋上「付訖」製備固定資產登記名冊足夠內部監(jiān)控41必須41足夠內部監(jiān)控不可預先簽署支票以私人戶口處理學校收支忽略學校資產盤點42目的減少欺詐及疏忽保障學校資產足夠內部監(jiān)控不可42目的42目的確保不會超支資源運用配合學校目標確保開支是用於學生的最大利益上43匯報及檢討之一:

定期監(jiān)察財務狀況

實踐例子監(jiān)察偏離預算項目評估現時情況及重新考慮優(yōu)先次序修訂預算目的43匯報及檢討之一:

43匯報及檢討之二:

問責制度實踐例子經常向校董會匯報學校收支狀況通佈學校財務報告給主要伙伴參閱盡快提交周年賬目44目的交代資源使用成效提高制衡增加透明度匯報及檢討之二:

4445匯報及檢討之二:

問責制度開明管理靈活運作運作透明問責制度45匯報及檢討之二:

45學校在財政管理上出現的問題包括:

財政預算未能與學校發(fā)展計劃互相配合

沒有製備現金流動預算表

沒有把剩餘款項放在定期戶口

沒有製備固定資產登記名冊

未能定期評估學校的開支狀況

未能依期提交經審核的帳目

沒有正式提交校董會

真實個案

462000/01質素保證視學周年報告30383841434444學校在財政管理上出現的問題包括:

真實個案

462000/04647學校財政管理100100學校靈巧的現金管理有效會計制度足夠內部監(jiān)控廉潔採購周詳計劃有效運用資源匯報及檢討10047學校財政管理100100學校靈巧的現金管理有效會計制度足47校董職責(1)批核學校的財政預算(2)確保學校的帳目妥善保存及更新(3)制定內部監(jiān)控程序(4)定期監(jiān)察實際開支並作出評估(5)向主要伙伴匯報經費的使用情況48100財政管理校董職責(1)批核學校的財政預算48100財政管理48大綱(3)學校財政管理49(2)招標及採購程序(1)學校撥款?大綱(3)學校財政管理1(2)招標及採購程序(1)學校撥49資助學校的收入政府撥款學校其他收入

例：堂費及捐款等

50資助學校的收入政府撥款250政府撥款以發(fā)還款項方式的津貼

例：租金及差餉等51非經常津貼例：建校津貼及多種為特別計劃/活動而設的一筆過津貼薪金及有關津貼例:薪金津貼,公積金僱主供款補助其他經常津貼政府撥款3薪金及有關津貼51

經常津貼(不包括薪金津貼)

52一般範疇(54項)例:學校及班級津貼,行政津貼特殊範疇(14項)例:學校發(fā)展津貼獨立津貼

(24項)例:

綜合家具及設備津貼營辦開支整筆津貼經常津貼(不包括薪金津貼)4一般範52學校發(fā)展津貼課程發(fā)展語文能力不同學習需要提供額外資源，減輕教師工作量專注53一般範疇特殊範疇

獨立津貼

目的學校發(fā)展津貼課程發(fā)展提供額外資源，專注5一般範疇特殊範疇53

綜合家具及設備津貼

購買家具及設備保養(yǎng)及維修非標準項目之保險54一般範疇特殊範疇

獨立津貼

用途

綜合家具及設備津貼

6一般範疇特殊範疇獨立津貼54

營辦開支整筆津貼

百萬元

百分比一般

3.6066%

特殊

(學校發(fā)展)0.448%

獨立津貼

綜合家具及設備0.428%其他津貼1.0018%

(以31班的中學為例)=5.46100%

55每年可靈活運用的政府撥款經常津貼(不包括薪金津貼)一般範疇特殊範疇

獨立津貼

(以31班的中學為例)=5.46100%55保留剩餘津貼機制56學?？杀Ａ舾笫ｐN津貼綜合津貼營辦津貼營辦開支整筆津貼至相等於12個月的撥款綜合家具及設備津貼至學校現行年度所得額的5倍12個月5倍目的保留剩餘津貼機制8學?？杀Ａ舾笫ｐN津貼綜合津貼營辦津貼營辦56互調機制1:同一組別內

57

一般範疇內:

學校可靈活決定開支額學?？蓪⑹ｐN撥款用在任何有利於學生的教育項目上一般範疇

目的互調機制1:同一組別內

9一般範疇內:學?？蓪⑹ｐN撥57互調機制1:同一組別內

58特殊範疇確保有一定的資源投放在某特定的範疇內特殊範疇或獨立津貼內:每項組成津貼均保持其獨立性津貼額不得互相調撥獨立津貼

目的互調機制1:同一組別內

10特殊範疇確保有一定的資源5859

互調機制2:轉往其他組別

O+一般範疇特殊範疇獨立津貼A1A2A3B1B2B3但「特殊範疇」或「獨立津貼」則不得調撥至其他組別/項目提供互相調撥的靈活性以支援“校本管理”可將「一般範疇」之剩餘額填補「特殊範疇」的虧損或補足「獨立津貼」目的11

互調機制2:轉往其他組別

O+特殊範疇獨立津貼A1A59經常津貼(不包括薪金津貼)營辦開支整筆津貼綜合家具及設備津貼

一般範疇特殊範疇學校發(fā)展津貼60獨立津貼學校及班級津貼

行政津貼經常津貼(不包括薪金津貼)營辦開支整筆津貼綜合家具及設備津60靈活撥款措施學校可決定將那一成份津貼的剩餘款項退還教育署學?？煽紤]先將[特殊範疇]中的個別成份津貼剩餘款項退還教育署61靈活撥款措施學?？蓻Q定將那一成份津貼的剩餘款項退還教育署1361招標及採購程序財務科62招標及採購程序財務科1462基本採購原則公平同等機會平等地位合理待遇公開適當的知情權適時的資料公開完備的紀錄63基本採購原則公平1563基本採購原則具經濟效益具競爭力的價錢符合需要的質量符合經濟原則64基本採購原則具經濟效益1664一般採購的注意事項計算採購金額的準則把同類的家具及設備集中收錄在一份投標/報價附表內，然後才邀請供應商投標/報價採購金額應以一份購貨單向同一類公司訂購有關物品所需金額計算65一般採購的注意事項計算採購金額的準則1765一般採購的注意事項採購形式採購金額逾50,000港元>邀請最少5間教署註冊供應商投標採購金額在30,000港元至50,000港元>邀請供應商書面報價，需要2間或以上的公司報價採購金額在30,000港元以下>邀請供應商口頭報價，需要2間或以上的公司報價66一般採購的注意事項採購形式1866一般採購的注意事項如無法邀請指定最少數目的供應商報價，則應在採購記錄上加以說明如不接納出價較低/最低的報價，有關同事應在記錄中說明有關報價不符合學校所訂規(guī)格之處及其他導致不接納的理據Reasons:XXX67一般採購的注意事項如無法邀請指定最少數目的供應商報價，則應在67一般採購的注意事項利益衝突申報負責採購的同事，如其本人或家人現正或將會與供應商有密切聯繫(例如:親戚，僱主，股東等)，須向校董會申報校方應每年發(fā)出通告向校內人員說明這項規(guī)定慎防賄賂68一般採購的注意事項利益衝突申報2068一般採購的注意事項內部監(jiān)察校內一名高級教職員應每年最少抽查一次採購紀錄。抽查後，應在紀錄上簡簽及註明日期，以玆證明。69一般採購的注意事項內部監(jiān)察2169一般採購的注意事項學校須保留不少於三年的採購資料/紀錄所有收到的報價單／標書正本所有價目比較表所有摘要及批核紀錄70一般採購的注意事項學校須保留不少於三年的採購資料/紀錄2270招標注意事項採購逾50,000港元的項目時，一般應從教署提供的<註冊供應商目錄>內揀選至少5間供應商，邀請他們個別提交標書;如採購項目可經由其他供應商提供，亦可一併邀請投標(.hk/supplier_list/home.htm)71招標注意事項採購逾50,000港元的項目時，一般應從教署提供71招標注意事項所有投標文件應以掛號的方式寄交獲邀投標的供應商，郵政署發(fā)出的記錄派遞收條亦應妥善存檔收到的標書，應即時全數放進投標箱內截標的日期和時間前不得開啟標書TenderBox72招標注意事項所有投標文件應以掛號的方式寄交獲邀投標的供應商，72招標注意事項開標及標書審核委員會(TenderOpeningandVettingCommittee)和標書批核委員會(TenderApprovingCommittee)應由不同人士出任73招標注意事項開標及標書審核委員會(TenderOpenin73招標注意事項開標及標書審核委員會在開啟標書後，全體成員應在標書上簡簽及蓋上日期，並檢查標書的正本和副本內容是否完全一樣除因特殊情況，原則上不應開啟和考慮遲交的標書74招標注意事項開標及標書審核委員會在開啟標書後，全體成員應在標74不可接受的違規(guī)行為把逾50,000港元的項目分拆採購，藉以迥避招標要求所取的報價數目較指定的少，亦沒有足夠解釋在沒有合理解釋的情況下，拒絕接納最低價錢的報價75不可接受的違規(guī)行為把逾50,000港元的項目分拆採購，藉以迥75不可接受的違規(guī)行為在標書上沒有開標及標書審核委員會的簡簽或任何可供識別標書有效性的記認在沒有合理解釋的情況下，拆閱並接納逾期標書採購紀錄不完備沒有安排職員抽查採購紀錄76不可接受的違規(guī)行為在標書上沒有開標及標書審核委員會的簡簽或任76學校財政管理的基本元素

(1)周詳財務計劃(2)有效運用資源(3)匯報及檢討77學校財政管理的基本元素

(1)周詳財務計劃(2)有效運77學校財務計劃按照校務計劃書去製備學校的財政預算78確定學校目標訂定學校政策學校財務計劃按照校務計劃書去30確定學校目標78製備學校財政預算過程收集有關資料評估資源需要設定優(yōu)先次序分配資源提請校董會批準預算79製備學校財政預算過程3179製備學校財政預算過程通佈主要伙伴監(jiān)察預算推行修訂預算評核效益及制訂周年報告80製備學校財政預算過程3280有效運用資源81靈巧的現金管理有效會計制度足夠內部監(jiān)控廉潔採購有效運用資源33靈巧的有效會計制度足夠內部監(jiān)控廉潔採購81多張發(fā)票來自同一供應商，而涉及的金額又剛好在需要審批的限額之下選用與員工或親友有關聯的供應商不正常地選用供應商，例如:支付較高價格或接受次貨不尋常的大量採購採購的物品或服務與教學工作無關問題個案一:82多張發(fā)票來自同一供應商，而涉及的金額又剛好在需要審批的限額之82廉潔採購必須取得報價或進行投標保存有關報價及投標記錄避免利益衝突申報利益接納符合要求而取價最廉宜的供應商83廉潔採購必須3583廉潔採購

不可接納在截止投標後交來的標書委任同一人同時參與「標書審核委員會」和「標書批核委員會」84目的確保爭取價廉物美避免失當行為廉潔採購不84問題個案二:支票簿及現金保管不善沒有為收入及開支制訂審批程序收入及開支項目缺乏足夠單據支持支出報告上出現不尋常或大量重複的項目帳項經常被修改警告:如發(fā)現以上現象，應立刻調查原因並

採取適當的改善措施85問題個案二:警告:如發(fā)現以上現象，3785靈巧的現金管理

必須把款項分別存入兩至三間銀行製備現金流動預算表把暫時毋須動用的款項存放在可賺取利息的銀行戶口86目的分散風險賺取更多利息靈巧的現金管理38目的86有效會計制度必須隨時備妥有關帳目及資料提供最新財務資料及報告定時核對帳目87目的可以更快完成周年帳目需要時提供證明文件/單據以備查閱及審核之用有效會計制度必須39目的87足夠內部監(jiān)控88一些重要原則明確組織