人事檔案管理辦法

XX廠規(guī)章制度發(fā)布通知

XX規(guī)章〔2016〕第20號(hào)《XX廠人事檔案管理辦法》已經(jīng)于2016年3月25日通過，現(xiàn)予發(fā)布，自發(fā)布之日起施行。廠長：2016年3月25日PAGEPAGE6規(guī)章制度控制表制度名稱XX廠人事檔案管理辦法制度編號(hào)CPIMDCFRD-03-05-2016-03版本簽發(fā)日期下次評(píng)估時(shí)間起草人部門審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)人是否修訂本制度（或本次修訂）的主要內(nèi)容1.修訂了文本格式2.修訂了關(guān)于填充檔案歸檔材料的流程及內(nèi)容解釋部門人力資源部實(shí)施及完善執(zhí)行人人事管理專業(yè)XX廠人事檔案管理辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)XX廠（以下簡稱企業(yè)）人事檔案管理工作，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，保護(hù)和利用檔案，為人才隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)，制定本辦法。第二條本辦法適用XX廠。第三條人事檔案按規(guī)范、分類與安全與保密進(jìn)行管理。第二章管理職責(zé)第四條人力資源部是企業(yè)員工所有人事檔案的歸口管理部門。第五條人力資源部人事管理專責(zé)負(fù)責(zé)人事檔案資料的收集、歸類、鑒定工作；辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、存放、保管、轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱等工作；人事檔案資料的歸檔由人力資源部人事管理專責(zé)和辦公室檔案管理人員共同進(jìn)行。第三章內(nèi)容與分類第六條人事檔案正本的內(nèi)容與分類如下：第一類：履歷材料；第二類：自傳材料；第三類：鑒定、考核、考察材料；第四類：學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、成績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、考績表、審批材料等）；第五類：政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍及參加工作時(shí)間等問題的審查材料等）；第六類：參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派材料；第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、模范爭先事跡）；第八類：處分材料（包括甄別、復(fù)查材料，免于處分的處理意見等）；第九類：錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退休退職材料及各種會(huì)議代表登記表等材料；第十類：其它可供組織參考的材料。第七條制作由上級(jí)公司管理的領(lǐng)導(dǎo)班子成員人事檔案的副本，副本為正本（不含一、十類）材料的復(fù)印件。第四章人事檔案的管理第八條人事檔案管理包括：收集、鑒別和整理人事檔案材料；辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞；人事檔案的統(tǒng)計(jì)、安全、保密、保護(hù)工作。第九條收集、鑒別和整理（一）收集各類人員的任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中形成的反映德、能、勤、績、廉等方面的材料，以及本人填寫的履歷表、本人自傳、組織鑒定等材料。（二）對收集的材料進(jìn)行鑒別。對真實(shí)、完整齊全、文字清楚、手續(xù)完備的歸檔材料進(jìn)行歸檔，不屬于歸檔范圍的材料不得歸檔。對需要銷毀的材料,銷毀前必須詳細(xì)登記，并報(bào)請主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后進(jìn)行。（三）整理檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，不得用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案卷皮、目錄和檔案袋的式樣，實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。第十條查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞（一）查閱和借閱人事檔案必須認(rèn)真填寫《查閱（借閱）人事檔案審批表》（見附件1），按照查閱、借閱人事檔案的有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。憑借閱單位介紹信及查閱人證件查（借）閱人事檔案。（二）檔案管理人員要根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或提供哪類材料。（三）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬檔案。檔案工作人員本人及在回避范圍內(nèi)的親屬檔案，由指定的專人保管。（四）檔案一般不允許外借，如必須借出使用時(shí)要說明理由，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行手續(xù)后才可借出。任何人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。對借出的檔案要按限期歸還。（五）員工工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞本人人事檔案，人事檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞審批表》（見附件2），履行審批手續(xù)。（六）人事檔案應(yīng)通過機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)以平信、掛號(hào)、包裹等公開郵寄或本人自帶。（七）檔案管理人員在轉(zhuǎn)遞人事檔案之前進(jìn)行一次認(rèn)真清理，保證檔案材料齊全完整，轉(zhuǎn)遞時(shí)不得截留任何材料。（八）轉(zhuǎn)遞人事檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（見附件3）詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。（九）收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，經(jīng)辦人在轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上簽字并加蓋公章后返回原單位。逾期一個(gè)月未收到轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單時(shí)，原單位應(yīng)進(jìn)行催問，以防檔案丟失。第十一條企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案正本由蒙東能源集團(tuán)公司保管，副本由企業(yè)保管。第十二條企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員退休后，其檔案正本退回企業(yè)，由企業(yè)轉(zhuǎn)交地方退管中心進(jìn)行保管。不能轉(zhuǎn)交地方退管中心保管的，暫由企業(yè)保管。第十三條員工解除勞動(dòng)合同，到其他單位就業(yè)的其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。未就業(yè)的，其檔案按程序轉(zhuǎn)入所在地就業(yè)管理機(jī)構(gòu)。第十四條建立堅(jiān)固、防火、防潮的人事檔案庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜。第十五條庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和措施應(yīng)經(jīng)常檢查，要保持庫房的清潔和適宜的溫濕度。第十六條建立人事檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年全面核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。第十七條人事檔案庫房實(shí)行“雙人雙鎖”制管理，即辦公室檔案管理人員和人資部人事管理專責(zé)各執(zhí)一把鎖的鑰匙，二人同時(shí)到場方可開鎖進(jìn)入檔案庫房。設(shè)置專門的人事檔案閱檔室和檔案整理室。檔案庫房、閱檔室和檔案整理室要分開設(shè)置。第十八條填充檔案歸檔材料時(shí)，應(yīng)由辦公室檔案管理人員和人資部人事管理專責(zé)，共同在人事檔案歸檔通知單上簽字并放入檔案。第十九條人事檔案管理工作中所需必要的設(shè)備和業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入企業(yè)預(yù)算統(tǒng)籌解決。第五章紀(jì)律與要求第二十條嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的,視情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理。第二十一條嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。第二十二條查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。第二十三條借用、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案取證的，必須請示人事部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制、拍攝。第二十四條上級(jí)公司管理的人事檔案要在新檔案材料形成十五日內(nèi)，送交上級(jí)主管部門歸檔。第六章附則第二十五條本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。第二十六條本制度若與上級(jí)制度抵觸，則執(zhí)行上級(jí)制度。第二十七條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。第七章支持性文件1.《中國電力投資集團(tuán)公司人事檔案管理辦法》。2.《中電投蒙東能源集團(tuán)公司人事檔案管理辦法》。第八章附件1．查閱人事檔案審批表2.人事檔案轉(zhuǎn)遞（借閱）審批表3.人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單4.人事檔案歸檔通知單5.人事檔案管理流程圖6.制度執(zhí)行情況反饋意見表附件1人事檔案查閱審批表（人資部留存）編號(hào)：姓名檔案名稱查閱原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負(fù)責(zé)人簽字：年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日第號(hào)人事檔案查閱審批表（檔案室留存）編號(hào)：姓名檔案名稱查閱原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負(fù)責(zé)人簽字：年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日附件2人事檔案轉(zhuǎn)遞（借閱）審批表（人資部留存）編號(hào)：姓名檔案名稱檔案份數(shù)檔案目錄轉(zhuǎn)遞（借閱）原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負(fù)責(zé)人簽字：年月日分管人資廠領(lǐng)導(dǎo)年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日第號(hào)人事檔案轉(zhuǎn)遞（借閱）審批表（檔案室留存）編號(hào)：姓名檔案名稱檔案份數(shù)檔案目錄轉(zhuǎn)遞（借閱）原因人資部經(jīng)辦人簽字：年月日人資部負(fù)責(zé)人簽字：年月日分管人資廠領(lǐng)導(dǎo)年月日檔案室檔案管理經(jīng)辦人簽字：年月日附件3人事檔案轉(zhuǎn)遞（借閱）通知單（存根）第號(hào)人資部：茲將同志人事檔案轉(zhuǎn)去，請按檔案內(nèi)所列目錄清點(diǎn)查收。發(fā)件單位：年月日姓名轉(zhuǎn)遞原因份數(shù)備注………第號(hào)……人事檔案轉(zhuǎn)遞（借閱）通知單第號(hào)人資部：茲將同志人事檔案轉(zhuǎn)去，請按檔案內(nèi)所列目錄清點(diǎn)查收，并將回執(zhí)退回。發(fā)件單位：年月日姓名轉(zhuǎn)遞原因份數(shù)備注………第號(hào)……回執(zhí)XX廠人力資源部：你處于年月日轉(zhuǎn)來第號(hào)同志人事檔案共份，已全部收到，現(xiàn)將回執(zhí)退回。收件人：收件單位：年月日附件4人事檔案歸檔通知單（存根）第號(hào)檔案室：茲將等名同志人事檔案材料歸檔，請按檔案內(nèi)所列目錄清點(diǎn)查收。 送件單位：人力資源部 年月日姓名轉(zhuǎn)遞原因份數(shù)備注人力資源部經(jīng)辦人：人力資源部負(fù)責(zé)人：檔案室經(jīng)辦人：第號(hào)人事檔案歸檔通知單第號(hào)檔案室：茲將等名同志人事檔案材料歸檔