第十章-辦畢公文的處置課件

第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留辦畢公文處置的目的是將真正有保存價值的公文留存下來，使之最大限度地滿足人們的利用需要。第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留1一、辦畢公文去與留的依據(jù)在一個特定的機構(gòu)中，判斷一份公文去留主要取決于公文的保存價值。公文是否具有保存價值是通過公文的內(nèi)容、形式、形成者、公文對本機關(guān)的憑證價值和對社會長遠的參考價值等多方面因素決定的。一、辦畢公文去與留的依據(jù)2二、辦畢公文的處置方法按照有關(guān)公文處置的要求以及公文自身的保存價值，對一個機構(gòu)的公文來說，通?？梢圆扇∷姆N不同的處置方法:整理歸檔、銷毀、清退和暫存。二、辦畢公文的處置方法3（一）整理歸檔公文整理，指文件人員將已經(jīng)辦理完畢、具有查考利用價值的公文材料，按照一定的原則和方法組成有機聯(lián)系的組合體的過程。（一）整理歸檔4（二）銷毀公文的銷毀，是指經(jīng)鑒定確認已不具備留存價值的公文材料，采取妥善的方法予以刪除信息或毀滅記載公文信息的載體。（二）銷毀5（三）清退公文的清退，指按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦結(jié)公文退還原發(fā)文機關(guān)或指定機關(guān)。（三）清退6（四）暫存公文的暫存，指對既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫時不宜銷毀的公文，暫時留存一定時間以備查用、再作處置。（四）暫存7在OA環(huán)境下，歸檔文件整理立卷是指借助于計算機，通過人機合作將公文進行有序化整理的過程，旨在方便公文的保管和利用。第二節(jié)歸檔文件的整理方法第二節(jié)歸檔文件的整理方法8一、分類方法（一）分年度（二）分組織機構(gòu)（三）分問題（四）分保管期限一、分類方法9二、分類方案在現(xiàn)行機關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述分類方法，結(jié)合本機關(guān)的主要職能、內(nèi)部組織機構(gòu)分布、文件形成的數(shù)量等情況，編制本單位的全部文件的分類方案。分類方案作為預(yù)先編制的立卷條目，是保持一個機關(guān)內(nèi)文件整理立卷的連續(xù)性、穩(wěn)定性和客觀性的重要指南。二、分類方案10三、整理程序根據(jù)上述分類方法或分類方案，將整個機關(guān)文件或者立卷部門的文件劃分到適宜數(shù)量的屬類、小類，然后在分類層次的最低一層小類文件中找出這一小類文件在作者、內(nèi)容、時間、地區(qū)、通訊者、文種等方面具有的共同特點，將具有共同特點的文件集合成案卷。三、整理程序11（一）預(yù)立案卷（二）登錄卷內(nèi)文件（三）定卷與修改（一）預(yù)立案卷12

隨著各類機構(gòu)辦公自動化程度的提高，如何改革文書立卷歸檔工作，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代無紙化的辦公要求，各地都在進行著各種形式的改革，主要目的是要適應(yīng)文檔一體化的需要，從根本上減輕整理人員的勞動強度，提高工作效率。第三節(jié)立卷改革第三節(jié)立卷改革13一、歸檔文件整理規(guī)則

（一）裝訂（二）分類（三）排列（四）編號（五）編目（六）裝盒一、歸檔文件整理規(guī)則14二、計算機輔助立卷法計算機輔助立卷，可以實行公文條目或全文式管理，并能自動生成歸檔文件目錄、分類目錄及專題目錄等，更便于通過多種途經(jīng)、多種方式對文件、檔案進行全方位檢索。二、計算機輔助立卷法15三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法

“三位一體立卷法”是在對收文進行登記時，提前進行立卷和著錄工作，并將三個環(huán)節(jié)合并成一個程序，實現(xiàn)登記、立卷、著錄三個獨立的環(huán)節(jié)同步進行，使過去公文登記、立卷、著錄三項工作中繁瑣、重復(fù)的環(huán)節(jié)和項目得以簡化，減少工作量，提高工作效率。三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法16【考考你】

1.辦畢公文處置的主要方法。2.文件分類方案的作用。3.OA平臺上歸檔文件整理的基本步驟。4.如何理解《歸檔文件整理規(guī)則》的提出的要求?【考考你】175.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點，但隨時歸檔，可能造成同一問題的材料分散存在于不同位置，增加提供利用的調(diào)閱難度;以件為單位裝訂，加蓋檔號章，有一定的工作量;以件為保管單位，增加了歸檔文件的單位數(shù)量，加大了日常保管、管理難度，容易出現(xiàn)丟失、利用完畢放錯位置等問題。你認為采用什么方法可以解決上述問題?5.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點，但隨時歸檔，可能造成同186.什么是“雙套制”歸檔?7.指出下列文件歸卷、調(diào)整定卷工作的不當之處，并說明其規(guī)范做法?！痢潦形幕洲k公室文件人員小王具體負責全局各種辦畢文件的收集整理工作。平時，他總是及時收集文件，將辦公室以及各個部門辦畢收回的文件放入文件柜中集中保管，年終整理時，再按照文件作者———形成時間———保管期限的分類層次和方法，對這些文件進行統(tǒng)一的分類整理，然后分別裝入檔案盒，在辦公室保存一年后再行向該局綜合檔案室移交歸檔。6.什么是“雙套制”歸檔?19第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留辦畢公文處置的目的是將真正有保存價值的公文留存下來，使之最大限度地滿足人們的利用需要。第十章辦畢公文的處置第一節(jié)辦畢公文的去與留20一、辦畢公文去與留的依據(jù)在一個特定的機構(gòu)中，判斷一份公文去留主要取決于公文的保存價值。公文是否具有保存價值是通過公文的內(nèi)容、形式、形成者、公文對本機關(guān)的憑證價值和對社會長遠的參考價值等多方面因素決定的。一、辦畢公文去與留的依據(jù)21二、辦畢公文的處置方法按照有關(guān)公文處置的要求以及公文自身的保存價值，對一個機構(gòu)的公文來說，通?？梢圆扇∷姆N不同的處置方法:整理歸檔、銷毀、清退和暫存。二、辦畢公文的處置方法22（一）整理歸檔公文整理，指文件人員將已經(jīng)辦理完畢、具有查考利用價值的公文材料，按照一定的原則和方法組成有機聯(lián)系的組合體的過程。（一）整理歸檔23（二）銷毀公文的銷毀，是指經(jīng)鑒定確認已不具備留存價值的公文材料，采取妥善的方法予以刪除信息或毀滅記載公文信息的載體。（二）銷毀24（三）清退公文的清退，指按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦結(jié)公文退還原發(fā)文機關(guān)或指定機關(guān)。（三）清退25（四）暫存公文的暫存，指對既不應(yīng)立卷歸檔或清退，又暫時不宜銷毀的公文，暫時留存一定時間以備查用、再作處置。（四）暫存26在OA環(huán)境下，歸檔文件整理立卷是指借助于計算機，通過人機合作將公文進行有序化整理的過程，旨在方便公文的保管和利用。第二節(jié)歸檔文件的整理方法第二節(jié)歸檔文件的整理方法27一、分類方法（一）分年度（二）分組織機構(gòu)（三）分問題（四）分保管期限一、分類方法28二、分類方案在現(xiàn)行機關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述分類方法，結(jié)合本機關(guān)的主要職能、內(nèi)部組織機構(gòu)分布、文件形成的數(shù)量等情況，編制本單位的全部文件的分類方案。分類方案作為預(yù)先編制的立卷條目，是保持一個機關(guān)內(nèi)文件整理立卷的連續(xù)性、穩(wěn)定性和客觀性的重要指南。二、分類方案29三、整理程序根據(jù)上述分類方法或分類方案，將整個機關(guān)文件或者立卷部門的文件劃分到適宜數(shù)量的屬類、小類，然后在分類層次的最低一層小類文件中找出這一小類文件在作者、內(nèi)容、時間、地區(qū)、通訊者、文種等方面具有的共同特點，將具有共同特點的文件集合成案卷。三、整理程序30（一）預(yù)立案卷（二）登錄卷內(nèi)文件（三）定卷與修改（一）預(yù)立案卷31

隨著各類機構(gòu)辦公自動化程度的提高，如何改革文書立卷歸檔工作，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代無紙化的辦公要求，各地都在進行著各種形式的改革，主要目的是要適應(yīng)文檔一體化的需要，從根本上減輕整理人員的勞動強度，提高工作效率。第三節(jié)立卷改革第三節(jié)立卷改革32一、歸檔文件整理規(guī)則

（一）裝訂（二）分類（三）排列（四）編號（五）編目（六）裝盒一、歸檔文件整理規(guī)則33二、計算機輔助立卷法計算機輔助立卷，可以實行公文條目或全文式管理，并能自動生成歸檔文件目錄、分類目錄及專題目錄等，更便于通過多種途經(jīng)、多種方式對文件、檔案進行全方位檢索。二、計算機輔助立卷法34三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法

“三位一體立卷法”是在對收文進行登記時，提前進行立卷和著錄工作，并將三個環(huán)節(jié)合并成一個程序，實現(xiàn)登記、立卷、著錄三個獨立的環(huán)節(jié)同步進行，使過去公文登記、立卷、著錄三項工作中繁瑣、重復(fù)的環(huán)節(jié)和項目得以簡化，減少工作量，提高工作效率。三、登記、立卷、著錄三位一體立卷法35【考考你】

1.辦畢公文處置的主要方法。2.文件分類方案的作用。3.OA平臺上歸檔文件整理的基本步驟。4.如何理解《歸檔文件整理規(guī)則》的提出的要求?【考考你】365.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點，但隨時歸檔，可能造成同一問題的材料分散存在于不同位置，增加提供利用的調(diào)閱難度;以件為單位裝訂，加蓋檔號章，有一定的工作量;以件為保管單位，增加了歸檔文件的單位數(shù)量，加大了日常保管、管理難度，容易出現(xiàn)丟失、利用完畢放錯位置等問題。你認為采用什么方法可以解決上述問題?5.歸檔文件整理規(guī)則盡管具有諸多優(yōu)點，但隨時歸檔，可能造成同376.什么是“雙套制”歸檔?7.指出