第一章商務(wù)秘書(shū)概述課件

第一章商務(wù)秘書(shū)概述第一章秘書(shū)與商務(wù)秘書(shū)第一節(jié)秘書(shū)概論第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)及商務(wù)秘書(shū)工作第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)工作環(huán)境第一章秘書(shū)與商務(wù)秘書(shū)第一節(jié)秘書(shū)概論第一節(jié)秘書(shū)概論一、秘書(shū)的定義

1、“秘書(shū)”的出處

（1）《漢書(shū)·劉向傳》:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書(shū)，講六藝、傳記、諸子、詩(shī)賦、數(shù)術(shù)、方技，無(wú)所不究?！?/p>

（2）《晉書(shū)·荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書(shū)，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書(shū)。”

（3）《后漢書(shū)·鄭玄傳》：（鄭玄）“遂博稽六藝，粗覽傳記，時(shí)睹秘書(shū)緯術(shù)之奧”。

第一節(jié)秘書(shū)概論一、秘書(shū)的定義

1、“秘書(shū)”的出處

（1）《“秘書(shū)”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)西漢以前，秘書(shū)一詞指物東漢以后，秘書(shū)才演變成一種官職，指人曹魏時(shí)期，秘書(shū)一詞的含義才基本與現(xiàn)在的含義基本相同現(xiàn)在意義上的秘書(shū)最早在中華民國(guó)臨時(shí)政府時(shí)期。“秘書(shū)”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)2、狹義秘書(shū)定義

專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。3、廣義秘書(shū)定義

位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書(shū)，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。

據(jù)此，在我國(guó)，秘書(shū)是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門(mén)中的職業(yè)名稱(chēng)，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書(shū)的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦公、辦會(huì)、辦事，主要職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。

因此，對(duì)“秘書(shū)”的定義應(yīng)從三個(gè)方面把握：首先，明確秘書(shū)是一門(mén)社會(huì)職業(yè)；其次，明確秘書(shū)的職業(yè)崗位歸屬；再次，明確秘書(shū)的工作內(nèi)容和職責(zé)。2、狹義秘書(shū)定義

專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)國(guó)際職業(yè)秘書(shū)組織：秘書(shū)是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！鼻疤K聯(lián)：一項(xiàng)普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供稱(chēng)作秘書(shū)的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)?！睹貢?shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》（2003年版）：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并對(duì)決策和實(shí)施提供服務(wù)的人員。國(guó)際職業(yè)秘書(shū)組織：秘書(shū)是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)秘書(shū)的各種稱(chēng)謂打字員、文秘、文書(shū)、文員、辦公室主任等XX主管（行政主管、培訓(xùn)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）思考：秘書(shū)、文書(shū)、文秘三個(gè)詞的聯(lián)系秘書(shū)的各種稱(chēng)謂打字員、文秘、文書(shū)、文員、辦公室主任等二、秘書(shū)的分類(lèi)

國(guó)內(nèi)秘書(shū)的縱向分類(lèi)1.秘書(shū)的來(lái)源與服務(wù)對(duì)象公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)

2.秘書(shū)的工作性質(zhì)黨政秘書(shū)、企業(yè)秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)等3.秘書(shū)的業(yè)務(wù)內(nèi)容行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、外文秘書(shū)、會(huì)議秘書(shū)等4.秘書(shū)的職能層次初級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)

二、秘書(shū)的分類(lèi)

國(guó)內(nèi)秘書(shū)的縱向分類(lèi)國(guó)外秘書(shū)簡(jiǎn)況日本：（1）見(jiàn)習(xí)秘書(shū)

（2）初級(jí)秘書(shū)

（3）中級(jí)秘書(shū)

（4）高級(jí)秘書(shū)

美國(guó)：（1）LS-1級(jí)、LS-2級(jí)、LS-3級(jí)、LS-4級(jí)

（2）LR-一級(jí)秘書(shū)、LR-2級(jí)秘書(shū)

英國(guó)：國(guó)家秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)、私人秘書(shū)俄羅斯國(guó)外秘書(shū)簡(jiǎn)況日本：（1）見(jiàn)習(xí)秘書(shū)

（2）三、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生、研究對(duì)象及其性質(zhì)

1、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生

秘書(shū)作為古老的職業(yè)門(mén)類(lèi)，在我國(guó)有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書(shū)學(xué)作為一門(mén)科學(xué)，是80年代以后才在我國(guó)興起，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。

（1）現(xiàn)代秘書(shū)事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書(shū)概念初步形成的階段。

（2）秘書(shū)職業(yè)化階段。

（3）秘書(shū)教育與秘書(shū)理論研究蓬勃發(fā)展的階段。

（4）秘書(shū)學(xué)形成的階段。

80年代初出現(xiàn)秘書(shū)學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志：

（1）秘書(shū)教育大發(fā)展

初步形成了我國(guó)多層次，多渠道，多形式的秘書(shū)人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。

（2）秘書(shū)工作組織的成立

從中央到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書(shū)協(xié)會(huì)。

（3）秘書(shū)刊物的出版發(fā)行

中共中央辦公廳《秘書(shū)工作》

上海大學(xué)：《秘書(shū)》三、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生、研究對(duì)象及其性質(zhì)

1、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生

2、秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象

關(guān)于秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象，至今大致有以下幾種說(shuō)法

（1）“秘書(shū)工作”說(shuō)：“以秘書(shū)工作為研究對(duì)象，是研究秘書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點(diǎn)、任務(wù)、原則和方法的巧新科學(xué)。

（2）“輔助管理說(shuō)”：概括地說(shuō)，秘書(shū)學(xué)是研究如何進(jìn)行輔助性管理活動(dòng)的一門(mén)

科學(xué)。

（3）“對(duì)象多元說(shuō)”：概括說(shuō)，秘書(shū)學(xué)以秘書(shū)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)和秘書(shū)工作和研究對(duì)象。

2、秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象

關(guān)于秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象，至今大致有

（4）秘書(shū)活動(dòng)說(shuō)：即學(xué)科對(duì)象，應(yīng)為秘書(shū)活動(dòng)

所謂活動(dòng)，就是秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。

秘書(shū)活動(dòng)的基本要素：

秘書(shū)人員——主體

秘書(shū)工作——客體，是載體要素。秘書(shū)活動(dòng)只有依托和通過(guò)秘書(shū)工作，才能顯示出自身的存在價(jià)值。

秘書(shū)方法——中介要素，包括思維方法、學(xué)習(xí)方法、工作方法、處世方法。

領(lǐng)導(dǎo)意圖——潛在要素，是秘書(shū)活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。衡量某項(xiàng)秘書(shū)活動(dòng)是否有效，往往視其能否如實(shí)而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

秘書(shū)環(huán)境——外在因素，包括秘書(shū)活動(dòng)的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。（4）秘書(shū)活動(dòng)說(shuō)：即學(xué)科對(duì)象，應(yīng)為秘書(shū)活動(dòng)

三、秘書(shū)學(xué)的特征與研究方法

1、秘書(shū)學(xué)的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘書(shū)學(xué)是一門(mén)研究秘書(shū)活動(dòng)及其規(guī)律的綜合學(xué)科。

特征：（1）知識(shí)的綜合性

（2）理論的應(yīng)用性

（3）學(xué)科的群體性2、秘書(shū)學(xué)的研究方法

（1）理論聯(lián)系實(shí)際

（2）運(yùn)用比較的方法

（3）注重對(duì)其他學(xué)科尤其是相關(guān)學(xué)科的研究

（4）高校教師與秘書(shū)工作者合作三、秘書(shū)學(xué)的特征與研究方法

1、秘書(shū)學(xué)的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘秘書(shū)節(jié)為了肯定秘書(shū)的貢獻(xiàn)，1952年兩位美國(guó)芝加哥資深秘書(shū)向美國(guó)商務(wù)部部長(zhǎng)提議建立秘書(shū)周計(jì)劃，很快提出批準(zhǔn)，并且于2號(hào)到7號(hào)設(shè)立秘書(shū)周。但是正式“秘書(shū)節(jié)”的提出是在1955年，將“秘書(shū)周”定在每年4月份最后一個(gè)完整的星期，而這周的星期三為秘書(shū)日。秘書(shū)節(jié)為了肯定秘書(shū)的貢獻(xiàn)，1952年兩位美國(guó)芝加哥資深秘書(shū)向第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)及商務(wù)秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)商務(wù)秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)職業(yè)狀況第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)及商務(wù)秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)（一）（一）概念商務(wù)秘書(shū)是在工商企業(yè)中從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，其承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)和管理層決策服務(wù)的重要職責(zé)。商務(wù)秘書(shū)（一）（一）概念商務(wù)秘書(shū)（二）（二）商務(wù)秘書(shū)的類(lèi)別初級(jí)商務(wù)秘書(shū)1、影響力和輔助作用中級(jí)商務(wù)秘書(shū)高級(jí)商務(wù)秘書(shū)公關(guān)型參謀型2、素質(zhì)、能力、職責(zé)秀才型技能型辦事型商務(wù)秘書(shū)（二）（二）商務(wù)秘書(shū)的類(lèi)別（三）商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)要求強(qiáng)烈的商業(yè)意識(shí)，具體表現(xiàn)在：敏銳的商業(yè)頭腦精于收支計(jì)算善于把握商業(yè)運(yùn)作過(guò)程（三）商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)要求（四）商務(wù)秘書(shū)的特點(diǎn)商務(wù)化從屬性（最典型特征）機(jī)要性事務(wù)性女性化被動(dòng)性（四）商務(wù)秘書(shū)的特點(diǎn)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)（一）商務(wù)秘書(shū)部門(mén)職能1、處理文書(shū)2、管理信息3、監(jiān)督檢查4、綜合協(xié)調(diào)5、辦理事務(wù)6、制定制度商務(wù)秘書(shū)部門(mén)（一）商務(wù)秘書(shū)部門(mén)職能商務(wù)秘書(shū)工作（一）（一）商務(wù)秘書(shū)工作的特性

輔助性——輔助地位、從屬地位（基本屬性）政策性——以身作則、不可監(jiān)守自盜綜合性——全面性、多樣性、系統(tǒng)性事務(wù)性——細(xì)致周密、認(rèn)真負(fù)責(zé)商務(wù)秘書(shū)工作（一）（一）商務(wù)秘書(shū)工作的特性一位文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書(shū)崗位，面試中學(xué)生禮貌地問(wèn)考官：“請(qǐng)問(wèn)貴公司秘書(shū)的工作內(nèi)容有哪些？”主考官面帶微笑地說(shuō)：“這個(gè)問(wèn)題正是我們想問(wèn)你的?！睂W(xué)生立即意識(shí)到犯了大錯(cuò)，迅速改口說(shuō)：“我是想問(wèn)貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？”但為時(shí)已晚，面試結(jié)果也可想而知。那么，商務(wù)秘書(shū)具有怎樣的工作內(nèi)容呢？一位文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書(shū)崗位，面試中學(xué)生禮貌地問(wèn)考官商務(wù)秘書(shū)工作（二）（二）商務(wù)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容1、日常事務(wù)性工作環(huán)境管理、辦公用品管理、時(shí)間管理、流程管理、電話工作、接待工作、文書(shū)信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪工作等。2、上司指派性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會(huì)議工作、差旅準(zhǔn)備工作、操辦事務(wù)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。3、主動(dòng)創(chuàng)造性工作信息的開(kāi)發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。商務(wù)秘書(shū)工作（二）（二）商務(wù)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容ABCD等級(jí)工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重要非常緊急B接著辦理非常重要不很緊急C第三層次不很重要非常緊急D酌情處理不很重要不很緊急ABCD等級(jí)工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重商務(wù)秘書(shū)工作（三）（三）商務(wù)秘書(shū)工作的基本原則1、準(zhǔn)確周密2、迅速及時(shí)3、安全保密4、精簡(jiǎn)務(wù)實(shí)商務(wù)秘書(shū)工作（三）（三）商務(wù)秘書(shū)工作的基本原則（四）商務(wù)秘書(shū)工作的作用參謀智囊作用事務(wù)助手作用中心樞紐作用事務(wù)協(xié)調(diào)作用門(mén)面窗口作用耳目信息作用（四）商務(wù)秘書(shū)工作的作用商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書(shū)面臨的新挑戰(zhàn)1、全球化的視角2、科技的飛速發(fā)展3、管理理念的變化4、人力資源的新要求5、企業(yè)文化的變遷商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書(shū)面臨的新挑戰(zhàn)（二）商務(wù)秘書(shū)發(fā)展趨勢(shì)1、智能化2、專(zhuān)業(yè)化3、復(fù)合化4、社會(huì)化5、女性化（二）商務(wù)秘書(shū)發(fā)展趨勢(shì)商務(wù)秘書(shū)的四個(gè)轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。商務(wù)秘書(shū)的四個(gè)轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)的工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的中觀工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的微觀工作環(huán)境環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)的工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的秘書(shū)工作是在一定的環(huán)境中進(jìn)行的。這個(gè)環(huán)境叫秘書(shū)工作環(huán)境。秘書(shū)工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書(shū)工作功效會(huì)受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有各種各樣的類(lèi)型。這些環(huán)境有的有利于秘書(shū)工作，因此必須采取保護(hù)，使秘書(shū)工作適應(yīng)這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應(yīng)秘書(shū)工作的要求，從而提高秘書(shū)工作效率。影響秘書(shū)工作的環(huán)境有宏觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。秘書(shū)工作是在一定的環(huán)境中進(jìn)行的。這個(gè)環(huán)境叫秘書(shū)工作環(huán)境。秘一、秘書(shū)工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn)環(huán)境是指對(duì)工作績(jī)效起著潛在影響的外部力量。秘書(shū)工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書(shū)工作效率的各種潛在外部力量的總和。秘書(shū)工作環(huán)境特點(diǎn)有：1.復(fù)雜和多樣性。2.差異性。3.變異性。第一章商務(wù)秘書(shū)概述環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書(shū)工作與環(huán)境之間相互作用的過(guò)程：1.環(huán)境決定、影響或制約秘書(shū)工作；2.秘書(shū)工作必須適應(yīng)環(huán)境；3.環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書(shū)工作發(fā)展變化；4.秘書(shū)工作對(duì)環(huán)境有能動(dòng)作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書(shū)工作與環(huán)境之間相互作用的過(guò)程：商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱(chēng)為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測(cè)和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。秘書(shū)工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟(jì)環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。1.政治法律環(huán)境與秘書(shū)工作2.經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書(shū)工作3，科技環(huán)境與秘書(shū)工作4，文化環(huán)境與秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱(chēng)為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)商務(wù)秘書(shū)的中觀工作環(huán)境秘書(shū)工作的中觀環(huán)境秘書(shū)工作的中觀環(huán)境是指秘書(shū)所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對(duì)秘書(shū)工作有著重要的影響。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國(guó)家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責(zé)任公司，國(guó)營(yíng)獨(dú)資公司，股份有限公司。任何一個(gè)公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為高級(jí)管理人員，中級(jí)管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會(huì)定期開(kāi)會(huì)制定決策，決策以后由高級(jí)管理人員作具體的決策，又由中級(jí)管理人員組織實(shí)施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔(dān)負(fù)起一個(gè)企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門(mén)（見(jiàn)閱讀資料）。商務(wù)秘書(shū)的中觀工作環(huán)境秘書(shū)工作的中觀環(huán)境GeneralManager總經(jīng)理Logistics物流部Production生產(chǎn)部Export出口部Purchase采購(gòu)部GMOffice總經(jīng)辦Finance財(cái)務(wù)部HR人力資源部Sale銷(xiāo)售部GeneralManagerLogisticsProduc商務(wù)秘書(shū)的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書(shū)的辦公室自然環(huán)境1、辦公室環(huán)境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒適整潔、協(xié)調(diào)統(tǒng)一（3）環(huán)境安全2、辦公室的空間布局（1）開(kāi)放式辦公室（2）封閉式辦公室（二）商務(wù)秘書(shū)工作的軟環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書(shū)的辦公室自然環(huán)境辦公室環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作效率的影響可以從以下三點(diǎn)說(shuō)明：

1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對(duì)秘書(shū)人員的器官功能，知覺(jué)感受，體力消耗，心理反應(yīng)都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。2.生理方面：環(huán)境變化必然會(huì)引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會(huì)增加秘書(shū)的體力消耗，體力消耗過(guò)多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會(huì)引起秘書(shū)對(duì)工作厭煩的心理反應(yīng)。這種心理反應(yīng)自然降低工作效率。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對(duì)工作效率皆有不良影響。辦公室環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作效率的影響可以從以下三點(diǎn)說(shuō)明：

1.環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變（一）要盡快學(xué)會(huì)適應(yīng)環(huán)境1、善于觀察，虛心求教2、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)3、切忌說(shuō)三道四（二）要學(xué)會(huì)在適應(yīng)環(huán)境中逐步改變環(huán)境環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變（一）要盡快學(xué)會(huì)適應(yīng)環(huán)境習(xí)題1.商務(wù)秘書(shū)可以從哪幾個(gè)方面進(jìn)行分類(lèi)？具體分為哪些類(lèi)型？2.商務(wù)秘書(shū)部門(mén)的職能3.商務(wù)秘書(shū)的特點(diǎn)4.商務(wù)秘書(shū)工作的基本原則，并簡(jiǎn)要說(shuō)明該如何去做習(xí)題1.商務(wù)秘書(shū)可以從哪幾個(gè)方面進(jìn)行分類(lèi)？具體分為哪些類(lèi)型？商務(wù)秘書(shū)的最典型特征是（）A商務(wù)化B機(jī)要性C從屬性D被動(dòng)性商務(wù)秘書(shū)的最典型特征是（）秘書(shū)是上級(jí)的有力助手，發(fā)揮“助手“作用是指秘書(shū)要（）

A、跟從上級(jí)，當(dāng)好參謀

B、鞍前馬后，搞好服務(wù)

C、調(diào)查研究，科學(xué)決策

D、維護(hù)權(quán)威，樹(shù)立形象

秘書(shū)是上級(jí)的有力助手，發(fā)揮“助手“作用是指秘書(shū)要（）

進(jìn)行辦公室環(huán)境管理的主要目的是（）。A.布置辦公設(shè)備

B.營(yíng)造舒適的辦公環(huán)境

C.改善辦公室物理?xiàng)l件

D.設(shè)計(jì)辦公室的內(nèi)部布局

進(jìn)行辦公室環(huán)境管理的主要目的是（）。直接影響辦公室工作效率的基本要素之一是（）。A.辦公環(huán)境B.同事C.辦公設(shè)備D.上司

直接影響辦公室工作效率的基本要素之一是（）。辦公室的硬件環(huán)境包括（）。A.室內(nèi)空氣B.辦公設(shè)備布置C.辦公室布局D.建筑設(shè)計(jì)

辦公室的硬件環(huán)境包括（）。辦公室空間布局包括（）三種。A.混合式B.開(kāi)放式C.封閉式D.統(tǒng)一式

辦公室空間布局包括（）三種。秘書(shū)工作，是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。（

）

秘書(shū)獨(dú)立完成任務(wù)的原則是保密、準(zhǔn)確、主動(dòng)。（

）

秘書(shū)工作的性質(zhì)就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。（

）

秘書(shū)工作，是指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理所進(jìn)行的各項(xiàng)輔助性工作。（

案例：朋友與原則

趙青是經(jīng)理辦公室秘書(shū)，負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用以及款項(xiàng)的報(bào)銷(xiāo)。周一趙青正在電腦鍵盤(pán)上忙碌，她的好朋友——研發(fā)部的張然走進(jìn)了辦公室。張然提出讓趙青報(bào)銷(xiāo)本月吃飯和打的的錢(qián)，順便領(lǐng)兩箱A4的紙。公司規(guī)定周二才能報(bào)銷(xiāo)和領(lǐng)用辦公用品，因此，趙青讓張然隔天再去。張然不依，把報(bào)銷(xiāo)票據(jù)推到趙青面前趙青拿起票據(jù)一看，上面沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽字，感到十分為難。面對(duì)著不達(dá)目的不罷休的張然，趙青妥協(xié)了，用自己掌握的零用現(xiàn)金給她報(bào)了帳，又從庫(kù)里拿了兩箱紙給張然，張然滿意地走了。

在上述案例中，趙秘書(shū)犯了什么錯(cuò)誤？你怎么看待公司關(guān)于報(bào)銷(xiāo)和領(lǐng)用辦公品的規(guī)定？假如你是趙秘書(shū)，你會(huì)如何處理這件事？作為秘書(shū)，應(yīng)怎樣正確處理公事與私事之間的關(guān)系？案例討論與分析案例：朋友與原則案例討論與分析公司對(duì)于辦公用品的領(lǐng)用一般都由專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)負(fù)責(zé)，目的是為了既能保證供應(yīng)又能防止浪費(fèi)。為了提高辦事效率，不過(guò)多的占用秘書(shū)的時(shí)間，一般都規(guī)定一個(gè)專(zhuān)門(mén)領(lǐng)用辦公用品的時(shí)間，讓大家集中領(lǐng)取。再者，規(guī)定秘書(shū)掌握一些零用現(xiàn)金，目的是方便小額的報(bào)銷(xiāo)。但是同時(shí)也規(guī)定，報(bào)銷(xiāo)和領(lǐng)用辦公用品必須要有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的簽字才能有效，秘書(shū)見(jiàn)簽字才能辦理。趙青礙于情面，為自己的好朋友而破壞了公司的規(guī)定，是十分失職的。分析與評(píng)述公司對(duì)于辦公用品的領(lǐng)用一般都由專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)負(fù)責(zé)，目案例：誰(shuí)的功勞

劉處長(zhǎng)秘書(shū)李浩然是北大中文系的高才生，寫(xiě)得一手好文章。前幾天，他按照處長(zhǎng)要求，完成一篇工作總結(jié)。劉處長(zhǎng)在全公司總結(jié)大會(huì)上宣讀了該總結(jié)，獲得了全公司的一致好評(píng)。知道內(nèi)情的人都說(shuō)這是李秘書(shū)的功勞，李浩然得悉后，嚴(yán)肅地說(shuō)：“不能這么說(shuō)，我只是寫(xiě)了個(gè)草稿，最后還是處長(zhǎng)定的稿?！?/p>

上述案例中，劉秘書(shū)的做法對(duì)嗎？你是如何理解秘書(shū)的“謀”而不“斷”的？應(yīng)該如何理解秘書(shū)要甘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)身后的無(wú)名英雄？案例討論與分析案例：誰(shuí)的功勞案例討論與分析

秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，但只是起輔助作用，只是“謀”而不“斷”，領(lǐng)導(dǎo)在做最后的決策之前，會(huì)讓秘書(shū)做先期的工作。有時(shí)，秘書(shū)的工作能力，完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)比較到位，無(wú)須領(lǐng)導(dǎo)做更多的修改就采用了，但這不等于是秘書(shū)的意志，因?yàn)槭怯深I(lǐng)導(dǎo)拍板的，就此已經(jīng)轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)的意志了，而最終為此負(fù)責(zé)的也是領(lǐng)導(dǎo)。分析與評(píng)述秘書(shū)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，但只是說(shuō)說(shuō)你心目中的“秘書(shū)”？說(shuō)說(shuō)你心目中的“秘書(shū)”？演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！第一章商務(wù)秘書(shū)概述第一章秘書(shū)與商務(wù)秘書(shū)第一節(jié)秘書(shū)概論第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)及商務(wù)秘書(shū)工作第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)工作環(huán)境第一章秘書(shū)與商務(wù)秘書(shū)第一節(jié)秘書(shū)概論第一節(jié)秘書(shū)概論一、秘書(shū)的定義

1、“秘書(shū)”的出處

（1）《漢書(shū)·劉向傳》:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書(shū)，講六藝、傳記、諸子、詩(shī)賦、數(shù)術(shù)、方技，無(wú)所不究?！?/p>

（2）《晉書(shū)·荀勛傳》：“得汲冢中古文竹書(shū)，詔勛撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書(shū)。”

（3）《后漢書(shū)·鄭玄傳》：（鄭玄）“遂博稽六藝，粗覽傳記，時(shí)睹秘書(shū)緯術(shù)之奧”。

第一節(jié)秘書(shū)概論一、秘書(shū)的定義

1、“秘書(shū)”的出處

（1）《“秘書(shū)”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)西漢以前，秘書(shū)一詞指物東漢以后，秘書(shū)才演變成一種官職，指人曹魏時(shí)期，秘書(shū)一詞的含義才基本與現(xiàn)在的含義基本相同現(xiàn)在意義上的秘書(shū)最早在中華民國(guó)臨時(shí)政府時(shí)期?！懊貢?shū)”一詞的最初含義是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)2、狹義秘書(shū)定義

專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。3、廣義秘書(shū)定義

位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書(shū)，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息助手”。

據(jù)此，在我國(guó)，秘書(shū)是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校以及一切合法的社會(huì)組織內(nèi)部行政管理部門(mén)中的職業(yè)名稱(chēng)，也可以是受雇于私人的職業(yè)。秘書(shū)的主要工作是圍繞領(lǐng)導(dǎo)中樞或領(lǐng)導(dǎo)者的工作辦公、辦會(huì)、辦事，主要職責(zé)是輔助管理、綜合服務(wù)。

因此，對(duì)“秘書(shū)”的定義應(yīng)從三個(gè)方面把握：首先，明確秘書(shū)是一門(mén)社會(huì)職業(yè)；其次，明確秘書(shū)的職業(yè)崗位歸屬；再次，明確秘書(shū)的工作內(nèi)容和職責(zé)。2、狹義秘書(shū)定義

專(zhuān)門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)國(guó)際職業(yè)秘書(shū)組織：秘書(shū)是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！鼻疤K聯(lián)：一項(xiàng)普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供稱(chēng)作秘書(shū)的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)?！睹貢?shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》（2003年版）：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并對(duì)決策和實(shí)施提供服務(wù)的人員。國(guó)際職業(yè)秘書(shū)組織：秘書(shū)是“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)秘書(shū)的各種稱(chēng)謂打字員、文秘、文書(shū)、文員、辦公室主任等XX主管（行政主管、培訓(xùn)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）思考：秘書(shū)、文書(shū)、文秘三個(gè)詞的聯(lián)系秘書(shū)的各種稱(chēng)謂打字員、文秘、文書(shū)、文員、辦公室主任等二、秘書(shū)的分類(lèi)

國(guó)內(nèi)秘書(shū)的縱向分類(lèi)1.秘書(shū)的來(lái)源與服務(wù)對(duì)象公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)

2.秘書(shū)的工作性質(zhì)黨政秘書(shū)、企業(yè)秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)等3.秘書(shū)的業(yè)務(wù)內(nèi)容行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、外文秘書(shū)、會(huì)議秘書(shū)等4.秘書(shū)的職能層次初級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)

二、秘書(shū)的分類(lèi)

國(guó)內(nèi)秘書(shū)的縱向分類(lèi)國(guó)外秘書(shū)簡(jiǎn)況日本：（1）見(jiàn)習(xí)秘書(shū)

（2）初級(jí)秘書(shū)

（3）中級(jí)秘書(shū)

（4）高級(jí)秘書(shū)

美國(guó)：（1）LS-1級(jí)、LS-2級(jí)、LS-3級(jí)、LS-4級(jí)

（2）LR-一級(jí)秘書(shū)、LR-2級(jí)秘書(shū)

英國(guó)：國(guó)家秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)、私人秘書(shū)俄羅斯國(guó)外秘書(shū)簡(jiǎn)況日本：（1）見(jiàn)習(xí)秘書(shū)

（2）三、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生、研究對(duì)象及其性質(zhì)

1、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生

秘書(shū)作為古老的職業(yè)門(mén)類(lèi)，在我國(guó)有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書(shū)學(xué)作為一門(mén)科學(xué)，是80年代以后才在我國(guó)興起，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。

（1）現(xiàn)代秘書(shū)事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書(shū)概念初步形成的階段。

（2）秘書(shū)職業(yè)化階段。

（3）秘書(shū)教育與秘書(shū)理論研究蓬勃發(fā)展的階段。

（4）秘書(shū)學(xué)形成的階段。

80年代初出現(xiàn)秘書(shū)學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志：

（1）秘書(shū)教育大發(fā)展

初步形成了我國(guó)多層次，多渠道，多形式的秘書(shū)人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。

（2）秘書(shū)工作組織的成立

從中央到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書(shū)協(xié)會(huì)。

（3）秘書(shū)刊物的出版發(fā)行

中共中央辦公廳《秘書(shū)工作》

上海大學(xué)：《秘書(shū)》三、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生、研究對(duì)象及其性質(zhì)

1、秘書(shū)學(xué)的產(chǎn)生

2、秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象

關(guān)于秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象，至今大致有以下幾種說(shuō)法

（1）“秘書(shū)工作”說(shuō)：“以秘書(shū)工作為研究對(duì)象，是研究秘書(shū)工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點(diǎn)、任務(wù)、原則和方法的巧新科學(xué)。

（2）“輔助管理說(shuō)”：概括地說(shuō)，秘書(shū)學(xué)是研究如何進(jìn)行輔助性管理活動(dòng)的一門(mén)

科學(xué)。

（3）“對(duì)象多元說(shuō)”：概括說(shuō)，秘書(shū)學(xué)以秘書(shū)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)和秘書(shū)工作和研究對(duì)象。

2、秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象

關(guān)于秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象，至今大致有

（4）秘書(shū)活動(dòng)說(shuō)：即學(xué)科對(duì)象，應(yīng)為秘書(shū)活動(dòng)

所謂活動(dòng)，就是秘書(shū)人員為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。

秘書(shū)活動(dòng)的基本要素：

秘書(shū)人員——主體

秘書(shū)工作——客體，是載體要素。秘書(shū)活動(dòng)只有依托和通過(guò)秘書(shū)工作，才能顯示出自身的存在價(jià)值。

秘書(shū)方法——中介要素，包括思維方法、學(xué)習(xí)方法、工作方法、處世方法。

領(lǐng)導(dǎo)意圖——潛在要素，是秘書(shū)活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。衡量某項(xiàng)秘書(shū)活動(dòng)是否有效，往往視其能否如實(shí)而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

秘書(shū)環(huán)境——外在因素，包括秘書(shū)活動(dòng)的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。（4）秘書(shū)活動(dòng)說(shuō)：即學(xué)科對(duì)象，應(yīng)為秘書(shū)活動(dòng)

三、秘書(shū)學(xué)的特征與研究方法

1、秘書(shū)學(xué)的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘書(shū)學(xué)是一門(mén)研究秘書(shū)活動(dòng)及其規(guī)律的綜合學(xué)科。

特征：（1）知識(shí)的綜合性

（2）理論的應(yīng)用性

（3）學(xué)科的群體性2、秘書(shū)學(xué)的研究方法

（1）理論聯(lián)系實(shí)際

（2）運(yùn)用比較的方法

（3）注重對(duì)其他學(xué)科尤其是相關(guān)學(xué)科的研究

（4）高校教師與秘書(shū)工作者合作三、秘書(shū)學(xué)的特征與研究方法

1、秘書(shū)學(xué)的性質(zhì)和特征

性質(zhì)：秘秘書(shū)節(jié)為了肯定秘書(shū)的貢獻(xiàn)，1952年兩位美國(guó)芝加哥資深秘書(shū)向美國(guó)商務(wù)部部長(zhǎng)提議建立秘書(shū)周計(jì)劃，很快提出批準(zhǔn)，并且于2號(hào)到7號(hào)設(shè)立秘書(shū)周。但是正式“秘書(shū)節(jié)”的提出是在1955年，將“秘書(shū)周”定在每年4月份最后一個(gè)完整的星期，而這周的星期三為秘書(shū)日。秘書(shū)節(jié)為了肯定秘書(shū)的貢獻(xiàn)，1952年兩位美國(guó)芝加哥資深秘書(shū)向第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)及商務(wù)秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)商務(wù)秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)職業(yè)狀況第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)及商務(wù)秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)商務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)（一）（一）概念商務(wù)秘書(shū)是在工商企業(yè)中從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，其承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)和管理層決策服務(wù)的重要職責(zé)。商務(wù)秘書(shū)（一）（一）概念商務(wù)秘書(shū)（二）（二）商務(wù)秘書(shū)的類(lèi)別初級(jí)商務(wù)秘書(shū)1、影響力和輔助作用中級(jí)商務(wù)秘書(shū)高級(jí)商務(wù)秘書(shū)公關(guān)型參謀型2、素質(zhì)、能力、職責(zé)秀才型技能型辦事型商務(wù)秘書(shū)（二）（二）商務(wù)秘書(shū)的類(lèi)別（三）商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)要求強(qiáng)烈的商業(yè)意識(shí)，具體表現(xiàn)在：敏銳的商業(yè)頭腦精于收支計(jì)算善于把握商業(yè)運(yùn)作過(guò)程（三）商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)要求（四）商務(wù)秘書(shū)的特點(diǎn)商務(wù)化從屬性（最典型特征）機(jī)要性事務(wù)性女性化被動(dòng)性（四）商務(wù)秘書(shū)的特點(diǎn)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)（一）商務(wù)秘書(shū)部門(mén)職能1、處理文書(shū)2、管理信息3、監(jiān)督檢查4、綜合協(xié)調(diào)5、辦理事務(wù)6、制定制度商務(wù)秘書(shū)部門(mén)（一）商務(wù)秘書(shū)部門(mén)職能商務(wù)秘書(shū)工作（一）（一）商務(wù)秘書(shū)工作的特性

輔助性——輔助地位、從屬地位（基本屬性）政策性——以身作則、不可監(jiān)守自盜綜合性——全面性、多樣性、系統(tǒng)性事務(wù)性——細(xì)致周密、認(rèn)真負(fù)責(zé)商務(wù)秘書(shū)工作（一）（一）商務(wù)秘書(shū)工作的特性一位文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書(shū)崗位，面試中學(xué)生禮貌地問(wèn)考官：“請(qǐng)問(wèn)貴公司秘書(shū)的工作內(nèi)容有哪些？”主考官面帶微笑地說(shuō)：“這個(gè)問(wèn)題正是我們想問(wèn)你的。”學(xué)生立即意識(shí)到犯了大錯(cuò)，迅速改口說(shuō)：“我是想問(wèn)貴公司的主要業(yè)務(wù)是什么？”但為時(shí)已晚，面試結(jié)果也可想而知。那么，商務(wù)秘書(shū)具有怎樣的工作內(nèi)容呢？一位文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生應(yīng)聘某公司秘書(shū)崗位，面試中學(xué)生禮貌地問(wèn)考官商務(wù)秘書(shū)工作（二）（二）商務(wù)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容1、日常事務(wù)性工作環(huán)境管理、辦公用品管理、時(shí)間管理、流程管理、電話工作、接待工作、文書(shū)信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪工作等。2、上司指派性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會(huì)議工作、差旅準(zhǔn)備工作、操辦事務(wù)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。3、主動(dòng)創(chuàng)造性工作信息的開(kāi)發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。商務(wù)秘書(shū)工作（二）（二）商務(wù)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容ABCD等級(jí)工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重要非常緊急B接著辦理非常重要不很緊急C第三層次不很重要非常緊急D酌情處理不很重要不很緊急ABCD等級(jí)工作方法先后順序重要程度緊迫程度A率先辦理非常重商務(wù)秘書(shū)工作（三）（三）商務(wù)秘書(shū)工作的基本原則1、準(zhǔn)確周密2、迅速及時(shí)3、安全保密4、精簡(jiǎn)務(wù)實(shí)商務(wù)秘書(shū)工作（三）（三）商務(wù)秘書(shū)工作的基本原則（四）商務(wù)秘書(shū)工作的作用參謀智囊作用事務(wù)助手作用中心樞紐作用事務(wù)協(xié)調(diào)作用門(mén)面窗口作用耳目信息作用（四）商務(wù)秘書(shū)工作的作用商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書(shū)面臨的新挑戰(zhàn)1、全球化的視角2、科技的飛速發(fā)展3、管理理念的變化4、人力資源的新要求5、企業(yè)文化的變遷商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)狀況一、商務(wù)秘書(shū)面臨的新挑戰(zhàn)（二）商務(wù)秘書(shū)發(fā)展趨勢(shì)1、智能化2、專(zhuān)業(yè)化3、復(fù)合化4、社會(huì)化5、女性化（二）商務(wù)秘書(shū)發(fā)展趨勢(shì)商務(wù)秘書(shū)的四個(gè)轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。商務(wù)秘書(shū)的四個(gè)轉(zhuǎn)變1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)的工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的中觀工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的微觀工作環(huán)境環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)的工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的秘書(shū)工作是在一定的環(huán)境中進(jìn)行的。這個(gè)環(huán)境叫秘書(shū)工作環(huán)境。秘書(shū)工作環(huán)境是客觀存在的，是多方面，多層次，多種因素的總和。秘書(shū)工作功效會(huì)受到各種環(huán)境因素的影響。環(huán)境有各種各樣的類(lèi)型。這些環(huán)境有的有利于秘書(shū)工作，因此必須采取保護(hù)，使秘書(shū)工作適應(yīng)這種環(huán)境；有的卻是不良的環(huán)境，那就要采取改變或限制，使環(huán)境適應(yīng)秘書(shū)工作的要求，從而提高秘書(shū)工作效率。影響秘書(shū)工作的環(huán)境有宏觀環(huán)境，中觀環(huán)境和微觀環(huán)境三種。秘書(shū)工作是在一定的環(huán)境中進(jìn)行的。這個(gè)環(huán)境叫秘書(shū)工作環(huán)境。秘一、秘書(shū)工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn)環(huán)境是指對(duì)工作績(jī)效起著潛在影響的外部力量。秘書(shū)工作環(huán)境是指直接或間接影響秘書(shū)工作效率的各種潛在外部力量的總和。秘書(shū)工作環(huán)境特點(diǎn)有：1.復(fù)雜和多樣性。2.差異性。3.變異性。第一章商務(wù)秘書(shū)概述環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書(shū)工作與環(huán)境之間相互作用的過(guò)程：1.環(huán)境決定、影響或制約秘書(shū)工作；2.秘書(shū)工作必須適應(yīng)環(huán)境；3.環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書(shū)工作發(fā)展變化；4.秘書(shū)工作對(duì)環(huán)境有能動(dòng)作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書(shū)工作與環(huán)境之間相互作用的過(guò)程：商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱(chēng)為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)境，它處于所有組織之外，并組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測(cè)和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。秘書(shū)工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境，經(jīng)濟(jì)環(huán)境，科技環(huán)境，文化環(huán)境等。1.政治法律環(huán)境與秘書(shū)工作2.經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書(shū)工作3，科技環(huán)境與秘書(shū)工作4，文化環(huán)境與秘書(shū)工作商務(wù)秘書(shū)的宏觀工作環(huán)境宏觀環(huán)境，又稱(chēng)為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)商務(wù)秘書(shū)的中觀工作環(huán)境秘書(shū)工作的中觀環(huán)境秘書(shū)工作的中觀環(huán)境是指秘書(shū)所處的組織的性質(zhì)，制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對(duì)秘書(shū)工作有著重要的影響。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的。它是在國(guó)家公司法的規(guī)定下組建的。其組織模式就是公司法規(guī)定的幾種形式。這幾種形式有有限責(zé)任公司，國(guó)營(yíng)獨(dú)資公司，股份有限公司。任何一個(gè)公司組織中的工作人員由于地位的不同，縱向分為高級(jí)管理人員，中級(jí)管理人員和操作執(zhí)行人員。在企業(yè)中，董事會(huì)定期開(kāi)會(huì)制定決策，決策以后由高級(jí)管理人員作具體的決策，又由中級(jí)管理人員組織實(shí)施，操作執(zhí)行人員具體執(zhí)行。由于中層不可能擔(dān)負(fù)起一個(gè)企業(yè)所有的職能，因此，必須將企業(yè)的中層橫向分為若干職能部門(mén)（見(jiàn)閱讀資料）。商務(wù)秘書(shū)的中觀工作環(huán)境秘書(shū)工作的中觀環(huán)境GeneralManager總經(jīng)理Logistics物流部Production生產(chǎn)部Export出口部Purchase采購(gòu)部GMOffice總經(jīng)辦Finance財(cái)務(wù)部HR人力資源部Sale銷(xiāo)售部GeneralManagerLogisticsProduc商務(wù)秘書(shū)的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書(shū)的辦公室自然環(huán)境1、辦公室環(huán)境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒適整潔、協(xié)調(diào)統(tǒng)一（3）環(huán)境安全2、辦公室的空間布局（1）開(kāi)放式辦公室（2）封閉式辦公室（二）商務(wù)秘書(shū)工作的軟環(huán)境商務(wù)秘書(shū)的微觀工作環(huán)境（一）商務(wù)秘書(shū)的辦公室自然環(huán)境辦公室環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作效率的影響可以從以下三點(diǎn)說(shuō)明：

1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對(duì)秘書(shū)人員的器官功能，知覺(jué)感受，體力消耗，心理反應(yīng)都有直接影響，比如光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，而生疲倦，使注意力難以集中，則效率降低。2.生理方面：環(huán)境變化必然會(huì)引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會(huì)增加秘書(shū)的體力消耗，體力消耗過(guò)多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會(huì)引起秘書(shū)對(duì)工作厭煩的心理反應(yīng)。這種心理反應(yīng)自然降低工作效率。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這些心情對(duì)工作效率皆有不良影響。辦公室環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作效率的影響可以從以下三點(diǎn)說(shuō)明：

1.環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變（一）要盡快學(xué)會(huì)適應(yīng)環(huán)境1、善于觀察，虛心求教2、善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)3、切忌說(shuō)三道四（二）要學(xué)會(huì)在適應(yīng)環(huán)境中逐步改變環(huán)境環(huán)境適應(yīng)與環(huán)境改變（一）要盡快學(xué)會(huì)適應(yīng)環(huán)境習(xí)題1.商務(wù)秘書(shū)可以從哪幾個(gè)方面進(jìn)行分類(lèi)？具體分為哪些類(lèi)型？2.商務(wù)秘書(shū)部門(mén)的職能3.商務(wù)秘書(shū)的特點(diǎn)4.商務(wù)秘書(shū)工作的基本原則，并簡(jiǎn)要說(shuō)明該如何去做習(xí)題1.