企業(yè)檔案管理實務(wù)

PAGEPAGE19企業(yè)檔案管理實務(wù)一、檔案概述1、概念：檔案是歷史記錄，是國家機關(guān)、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。2、檔案四要素：（1）來源——來自于人們的社會活動（單位或個人在工作或私人活動中產(chǎn)生）（2）條件——必須是辦理完畢的文件；必須是具有一定保存價值的文件；必須是按照一定的程序集中保存起來的文件。（3）載體——制成材料；記錄方法；表達方式。（4）性質(zhì)——是工作活動的直接記錄，是原始記錄材料，因而具有特定的歷史記錄性質(zhì)。3、特點（1）來源的廣泛性（2）形成的條件性（3）載體的多樣性（4）記錄的原始性4、檔案與圖書的區(qū)別產(chǎn)生的范圍——檔案不受出版與否的限制；圖書必須由一定的出版機構(gòu)出版和有專門的著者和編者。產(chǎn)生的時間——檔案直接產(chǎn)生；圖書事后總結(jié)、歸納編寫。記錄的信息——檔案是原始記錄、第一手材料，具內(nèi)容廣、內(nèi)容豐富而分散、數(shù)量龐大的特點。圖書是在原始記錄的基礎(chǔ)上，經(jīng)加工編著而成，內(nèi)容比較集中和系統(tǒng)。5、檔案與文件的區(qū)別（1）檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，文件是檔案的前身。（2）不是所有的文件都能轉(zhuǎn)化成檔案，而僅僅是其中有保存價值的那一部分文件能實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)化（這是檔案與文件的分界線和標志）。（3）文件是經(jīng)過整理成為檔案的（立卷歸檔后保存起來）。6、全宗——就是一個獨立單位或一個著名家庭、個人在社會活動中形成的檔案整體。具有不可分散性和單一性。7、立檔單位——也稱全宗構(gòu)成者，就是指能夠構(gòu)成一個全宗的單位或家庭、個人。立檔單位的構(gòu)成條件：（1）有獨立行文、處理事務(wù)的職權(quán)。（2）有獨立的財務(wù)。（3）有一定的人事任免權(quán)。8、檔案人員的素質(zhì)要求：政治、專業(yè)（高級：研究館員、副研究館員；中級：館員；初級：助理館員、管理員）、知識、身體素質(zhì)等。9、檔案工作的內(nèi)容收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研二、立卷工作立卷，就是把單位辦理完畢并具有查找保存價值的文件，根據(jù)其特征和相互聯(lián)系，分門別類地組成一個個案卷。案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體，是文件的保管單位。立卷工作是文書工作的一項重要內(nèi)容。（一）立卷工作的基本內(nèi)容立卷是將互有聯(lián)系的若干文件經(jīng)過分類，組合、編目而組成案卷的一個工作過程。包括三方面內(nèi)容：1、立卷分類在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按一定的特征逐項分開的過程．（文書部門或業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)當年可能形成的文件，事先制訂立卷類目，根據(jù)立卷類目做好平時的文件收集歸類工作。）2、立卷組合將經(jīng)過分類的文件，按一定形式組成案卷的過程。3、立卷編目是將分類，組合后的文件，進行系統(tǒng)排列、編號、擬寫案卷標題、裝訂和進行案卷目錄的編制。（企業(yè)文件的立卷，是指將企業(yè)文件系統(tǒng)整理、組成案卷并對案卷內(nèi)文件進行排序的過程，實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。從企業(yè)檔案整理的邏輯順序看，企業(yè)文件的立卷是檔案（文件）系統(tǒng)化工作的最后一步：先劃分大類，再劃分屬類，最后在類目不再往下劃分的情況下，將具有有機聯(lián)系的文件組織成案卷。實際工作中，企業(yè)文件的立卷則是檔案（文件）系統(tǒng)化的開始：一般地，先自上而下制定企業(yè)檔案分類方案，形成企業(yè)檔案（及文件）的大類和屬類；各職能部門對照分類方案，分析得出本部門形成文件的種類，在此基礎(chǔ)上，選擇合理的方法，把零散的文件組成保管的最小單位案卷；然后將案卷向檔案部門移交，檔案部門以案卷為對象，進行類目的劃分和排列。因此，企業(yè)文件立卷工作是企業(yè)檔案整理工作的基礎(chǔ)，對于企業(yè)檔案的質(zhì)量有重要的意義，將直接影響企業(yè)檔案的提供利用。）（二）立卷工作的重要性1、能夠正確反映本機關(guān)工作主要情況，便于查找利用文件．2、能夠維護文件的完整與安全，便于做好文件的保管和保密工作。3、能夠為檔案工作奠定基礎(chǔ)。（案卷是檔案的保管單位）（三）立卷的基本要求1、必須是單位辦理完畢的具有一定查考保存價值的文件，才能整理立卷。2、立卷必須遵循文件的現(xiàn)成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系（案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體）。。3、立卷要區(qū)分文件價值，正確劃定案卷的保管期限。4、組成的案卷要便于保管和利用?！?、企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用（這是企業(yè)文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最終目的。企業(yè)文件載體多、形式雜、數(shù)量不一，要求立卷工作以方便保管和利用為出發(fā)點，而不是單純地追求統(tǒng)一、整齊。）●2、案卷必須符合一定的質(zhì)量要求（1）案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合?！坝袡C聯(lián)系”是案卷的本質(zhì)特征，維護案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系是保證立卷工作質(zhì)量的基本要求。（企業(yè)文件來源分散，形成過程中的有機聯(lián)系也很多，如時間、問題、作者、載體等，立卷過程中要抓住各種有機聯(lián)系中最本質(zhì)的一種；同時，要從方便保管和利用的角度出發(fā)，靈活掌握。企業(yè)文件的立卷工作要遵循企業(yè)檔案分類方案，立卷人員應(yīng)在頭腦中將企業(yè)文件先行歸類，這是保持文件之間有機聯(lián)系的重要手段。）（2）案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。（對于案卷，除了“具有有機聯(lián)系”這樣一個質(zhì)的要求外，還應(yīng)該有一個量的界限，稱為案卷的組合度，直觀地表現(xiàn)為案卷的厚度。）（一份案卷，所含的文件份數(shù)過多或過少，均不利于保管和利用。因此，組織案卷要在保持企業(yè)文件之間的有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上，正確處理整體與部分、大的聯(lián)系與小的聯(lián)系之間的關(guān)系，把一組數(shù)量多的相關(guān)文件細分為若干案卷，若干組數(shù)量少的文件合并為一個案卷，保證案卷內(nèi)文件的數(shù)量適度。企業(yè)文件種類眾多，載體復(fù)雜，形式多樣，因此組成案卷的數(shù)量界限只能是相對的，可按有關(guān)標準依具體情況確定。）（3）案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致。（從檔案的鑒定、保管和利用的角度看，案件的這一質(zhì)量要求是必不可少的。應(yīng)在維護文件有機聯(lián)系的前提下，再考慮按不同價值和密級組織案卷，若兩者發(fā)生矛盾，不能硬性分開具有有機聯(lián)系的文件，而應(yīng)價值小的服從價值大的，密級低的服從密級高的。）（4）案卷外形應(yīng)力求規(guī)范、整齊、美觀、實用?！?、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學(xué)合理的立卷方法，及時組織案卷。（案卷既是企業(yè)文件歸檔的一種必要形式，也是企業(yè)檔案部門管理和開發(fā)利用企業(yè)檔案的基本信息單元。選擇立卷方法的本質(zhì)是分析企業(yè)文件之間的有機聯(lián)系，因此，必須尊重企業(yè)文件的形成規(guī)律，有針對性地確定不同種類的企業(yè)文件之間的有機聯(lián)系，力求立卷工作達到科學(xué)化、合理化的要求。）（四）立卷的基本方法1、立卷要根據(jù)文件本身的特點常用的立卷組合方式（六個立卷特征）按問題組卷——按文件內(nèi)容所涉及的具體問題或工作進行組卷。按作者組卷——作者是指制發(fā)文件的單位按名稱組卷——把同一名稱的文件組合成卷。按時間組卷——按文件形成的時間或其內(nèi)容所涉及的時間組卷。按收、發(fā)文單位組卷按單位所分部門組卷2、立卷的步驟和方法（１）按照一定的方法，確定或選取案卷單元[立卷工作的第一步，是確定案卷的內(nèi)容范圍，既以什么樣的對象（如項目、產(chǎn)品、廣告、時間、機構(gòu)等）所形成的文件作為某一個案卷的內(nèi)容范圍。對不同的生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件，有不同的選取案卷單元的方法和標準，即通常所說的立卷方法。由于企業(yè)文件的聯(lián)系是錯綜復(fù)雜的，因此，對同一生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件，也要在確定一個主要立卷方法后，綜合運用其他各種方法，進行組卷。]——確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法a.按問題確定案卷單元。(就是把反映同一個問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。一事一卷，指把一個問題一件事情中形成的相關(guān)文件組成一卷；一事數(shù)卷，指一個問題一件事情中形成的相關(guān)文件數(shù)量較多，可組成數(shù)卷；同事一卷，指一些同類性質(zhì)的問題或事情，其形成的文件數(shù)量較少時，可以合在一起組成一卷。)b.按作者確定案卷單元。(就是將同一作者形成的文件組成案卷，這里的作者是指文件的編制機構(gòu)、單位或個人；企業(yè)文件的作者，有外部和內(nèi)部之分，外部作者包括上級機關(guān)、兄弟企業(yè)以及與之發(fā)生經(jīng)濟、社會關(guān)系的其他單位；內(nèi)部作者指企業(yè)內(nèi)各部門。)(一般地，凡是外部作者形成的文件，若其內(nèi)容針對本企業(yè)，則應(yīng)同本企業(yè)同類問題的文件一起組卷。若是與本企業(yè)就某一個或幾個問題有來往文書、則將相關(guān)的來往文書集中組卷。凡是上級機關(guān)頒發(fā)的有關(guān)方針、政策和法規(guī)性文件，若是本企業(yè)要貫徹執(zhí)行的，可按作者或作者結(jié)合問題組卷；若是僅供參考的，可按作者結(jié)合年度組卷。凡是要求答復(fù)的下屬單位的請示、報告，應(yīng)同本企業(yè)的答復(fù)文件一起組卷。)c.按時間確定案卷單元。(就是將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法，適用于時間性強的文件，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料等。相同性質(zhì)問題的文件數(shù)量較多時，也可按時間結(jié)合問題分別組成若干卷。)d.按名稱確定案卷單元。(就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應(yīng)用于一些綜合性文件，如綜合性工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄等。按名稱組卷，一方面，能夠適當?shù)貐^(qū)分文件的重要程度和保存價值，有利于保管；另一方面，便于按文件名稱查找利用。e.按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。比如：不同地區(qū)的產(chǎn)品銷售信息，可按地區(qū)組卷。)——確定科技文件案卷單元的方法由于科技活動對象的不同，科技文件也相應(yīng)地具有多種立卷方法。企業(yè)經(jīng)營管理文件的五種立卷方法同樣適用于科技文件，此外，還有其他幾種常見方法：a.按結(jié)構(gòu)確定案卷單元。這種方法，主要適用于機械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件，特別是圖樣部分。其做法是：按照機械產(chǎn)品和設(shè)備的組、部件或系統(tǒng)，將其文件組成案卷。b.按子項確定案卷單元。這種方法，主要適用于基本建設(shè)工程文件。c.按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產(chǎn)工藝過程或同一工作階段進行組卷。比如：某產(chǎn)品工藝文件數(shù)量較多，可按不同加工工序組成幾卷：科研、設(shè)計文件，可按階段組卷。d.按專業(yè)確定案卷單元。就是按文件內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)進行組卷。比如：機械產(chǎn)品的工藝文件，可分別按鑄、鍛、車、刨、磨等專業(yè)組卷；建筑工程項目的文件，可以按建筑、結(jié)構(gòu)、照明、供水、采暖等專業(yè)組卷?！翊_定科技文件案卷單元，應(yīng)處理好以下幾個問題：其一，當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復(fù)現(xiàn)象。立卷時，應(yīng)以基型產(chǎn)品為基礎(chǔ)，保證其齊全成套；其他新產(chǎn)品的文件，一般只保存本身專用的部分，另外通過編制配套明細表或目錄，來反映全套文件的組成。其二，當產(chǎn)品、設(shè)備（非標準）和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。其三，當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應(yīng)單獨立卷，不必將原來相應(yīng)的案卷拆散重組，既減少勞動量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程?！_定會計文件案卷單元的方法按照財政部、國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理辦法》，會計文件組卷的方法主要是按時間進行，具體如下：a.會計憑證，一般由經(jīng)辦會計將當月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm；b.會計賬本，基本上是一賬一卷；c.會計報表，年報、季報、月報分別組卷。——確定人事文件案卷單元的方法依據(jù)組織部頒發(fā)的《干部檔案整理工作細則》，人事文件以人為單位進行組卷，即每個人的材料組成案卷?！耢`活運用立卷特征組合案卷（1）會議文件（2）信、函（3）統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按格式、名稱和地區(qū)組合。（4）簡報、刊物可按名稱或期號組合。（5）單位管理和業(yè)務(wù)活動形成的其他業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料、制度、條例、法規(guī)等，一般按單一問題組卷。（6）工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按責任者或名稱組合。（7）科研、生產(chǎn)、建設(shè)管理工作所形成的文件、圖表和說明材料，按項目組合。（2）對案卷內(nèi)文件進行科學(xué)排列(確定好案卷單元之后，需要對案卷內(nèi)的文件進行排序，使其條理化、系統(tǒng)化，方便日常的管理和利用。卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按時間、問題、重要程度、地區(qū)、名稱、作者等排序。)——文字材料的排序(除了一般的排列方法外，還應(yīng)遵循一些慣例：一般的，內(nèi)外文件一起組卷的，上級機關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件在后；來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正本和原稿，正文在前，原稿在后；成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。)——圖樣的排序(圖樣形成時，已編制了圖樣目錄的，按目錄順序排列。沒有編制圖樣目錄的，機械產(chǎn)品和設(shè)備圖樣，一般按結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系排列；基建工程圖紙，一般按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列；地形測量圖紙，一般按比例尺或地區(qū)排列，等。)——圖文混排(一般的排列順序是文字在前，圖樣在后。若文字材料是對圖紙作補充說明的，則排在圖的后面。這里應(yīng)注意：會計文件組成的案卷，一般保持原來卷冊內(nèi)的順序；人事文件須經(jīng)鑒別、分類（履歷、鑒定、考察考核、學(xué)歷和職稱評聘、政審、獎勵、處分等共十類）后，再先按形成時間或問題結(jié)合重要程度排列。)（3）進行案卷編目，組成案卷(劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分。主要的內(nèi)容有：編頁號、編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷。)——編頁號(就是為卷內(nèi)每一份文件編制順序號，以固定文件排序的成果，也方便統(tǒng)計和利用。編號從阿拉伯數(shù)字“1”開始，正面寫在右下角，背面寫在左下角，只對有文件內(nèi)容的頁面進行編號。若一卷文件形成時已編有頁號，且頁號連貫、排列次序不變，不必另行編制，如成套圖樣、計算書等；其他情況一律重新編頁號。)——編制卷內(nèi)文件目錄(卷內(nèi)文件目錄相當于卷內(nèi)文件的明細表，置于卷首，其項目一般包括：每份文件的排列序號、題名（全稱的標題）、編號（文件號或圖號）、責任者（直接編制部門或人員）、編制日期、所在頁號和備注等。編制卷內(nèi)文件目錄，應(yīng)盡量利用文件形成時原有的目錄。)——填寫備考表(備考表說明卷內(nèi)文件基本情況和變化情況，一般置于卷內(nèi)文件尾頁之后，主要內(nèi)容包括：案卷情況說明（歸檔前案卷基本情況由文件形成者填寫，歸檔后案卷的變動情況由檔案人員填寫）、立卷人、檢查人、立卷時間等。)——填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷(案卷封面，以一定的格式概要介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容和形式特征，主要項目有全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位（責任者）、編制日期、保管期限、密級、檔號（由分類號和案卷排列順序號組成）等。其中，案卷題名是封面的核心內(nèi)容，處于封面的中心突出位置。脊背標簽主要項目包括案卷題名和檔號，供管理和檢索之用。案卷封面和脊背標簽的大小、格式由國家、行業(yè)和企業(yè)的有關(guān)標準給予規(guī)定。案卷編目工作結(jié)束后，一般應(yīng)予裝訂，去掉文件的金屬物，紙張折疊整齊，大小一致。不便裝訂的文件，直接放在卷夾或卷盒內(nèi)。近年來，不裝訂的做法受到越來越多的支持，原因在于省時省力，不破壞文件原貌，但應(yīng)以方便管理和利用為前提。最后，將裝訂好的一卷材料，或按卷內(nèi)目錄次序排列的未裝訂的一卷文件，放入卷盒或卷夾中，最終形成案卷，組織案卷的工作即告結(jié)束。)(值得注意的是：企業(yè)會計文件形成時已按規(guī)定裝成卷冊，所以一般不需要拆卷重新整理，不需要另編頁號，不另外編制卷內(nèi)目錄，只要根據(jù)分類辦法在會計文件的原封面上加蓋檔案號章，然后建賬、裝盒、上架即可。)（4）確定立卷文件的保管期限永久：正常情況下盡可能延長檔案壽命，無期限保存下去。長期：16-50年短期：15年以下●文件的保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1、永久保存公司章程；股東名冊；組織規(guī)程及辦事細則；董事會及股東會記錄；財務(wù)報表；政府機關(guān)核準文件；不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖；其他經(jīng)核定須永久保存的文件。2、10年保存預(yù)算、決算書類；會計憑證；事業(yè)計劃資料；其他經(jīng)核定須10保存的文件。3、5年保存期滿或解除之合約；其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年保存結(jié)案后無長期保存必要者5、其他各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以（五）立卷的準備工作1、做好平時收集工作（1）零散文件的收集（2）“帳外”文件的收集（未登記）：本單位各種會議文件材料、外出開會帶來文件、外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門和有關(guān)人員的材料、本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計數(shù)據(jù)等等。（3）專門文件的收集2、文書立卷的范圍（歸檔文件和不歸檔文件）主要是指本單位在工作活動中形成和使用的、業(yè)已辦理完畢的、具有查考價值的收發(fā)文件和有關(guān)材料（上級有關(guān)文件、本單位形成的文件、同級和非隸屬單位的文件、下級機關(guān)的有關(guān)文件等）。。（1）重要的會議材料（會議通知、日程安排、工作報告、重要講話、會議紀要和決議、會議記錄、典型材料、會議簡報、錄音帶、錄像帶、照片等）（2）上級發(fā)來的與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的文件（指示、決定、條例、辦法、計劃、規(guī)劃、批復(fù)等）。（3）本單位向上級單位的正式發(fā)文（請示、報告、計劃、各類統(tǒng)計報表、刊物等）。（4）本單位及各業(yè)務(wù)部門在工作中的各類重要計劃、安排、記錄、總結(jié)及營收、創(chuàng)匯等統(tǒng)計數(shù)字。（5）本單位與有關(guān)單位及不相隸屬單位協(xié)商工作的往來文書及簽訂的各類契據(jù)（合同、協(xié)議書等）。（6）本單位各級管理人員的任免書、員工的獎懲情況等。（7）員工勞動、工資、福利、教育培訓(xùn)、考核晉級、職稱評定方面的材料等。（8）本單位財產(chǎn)、物資、檔案交接的憑證等。（9）本單位籌建或更新改造、設(shè)備設(shè)施大修一系列工程往來的文件、資料等。（10）本單位的大事記，重要活動的剪報、錄音、錄像及照片等。（11）社會有關(guān)部門、單位發(fā)來的要求本單位共同貫徹執(zhí)行和橫向協(xié)作的有關(guān)文件、材料等。（12）重要的業(yè)務(wù)電報、電傳、傳真或有關(guān)經(jīng)營管理而撰擬的各類條據(jù)等。（13）其他與本單位有關(guān)的重要書面材料或資料等?！髽I(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面：1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。3、設(shè)備儀器方面，有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備引進、改裝和報廢的文件材料等。4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案管理中形成的各種各樣材料。5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。6、物資供應(yīng)方面。有物資原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料等。8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工、教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨甸工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料、企業(yè)行政工作，共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。12、其他方面?！畟€大類文件材料：一、黨、群工作文件材料二、行政管理文件材料三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)文件材料四、勞動人事文件材料五、經(jīng)營管理文件材料六、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料七、產(chǎn)品文件材料八、科學(xué)技術(shù)研究文件材料九、基本建設(shè)工程文件材料十、會計核算文件材料具體又包括這樣一些內(nèi)容：一、黨群工作文件材料1、黨務(wù)。指黨的組織、宣傳、紀檢等方面的文件。2、群眾團體。指工會、共青團、婦聯(lián)、職代會、科協(xié)、企協(xié)、學(xué)會等群眾團體工作中形成的各種文件。二、行政管理文件材料指企業(yè)行政事務(wù)、人事管理、職工教育、培訓(xùn)、勞保福利、安全保衛(wèi)、法律事務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生、計劃生育、后勤、審計、處理糾紛、信訪、外事活動等方面的文件。三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)文件材料1、有關(guān)部門或單位關(guān)于企業(yè)的建立和產(chǎn)權(quán)界定的批準文件。2、股權(quán)證明和清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料。3、企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動中形成的各種文件材料。四、經(jīng)營管理文件材料1、經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、產(chǎn)品銷售、物資管理、經(jīng)濟責任制、考核、獎懲文件。市場信息和預(yù)測，廣告、商標及用戶反映等。五、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料1、生產(chǎn)管理。生產(chǎn)計劃及其實施紀錄、安全操作規(guī)程、事故報告及改進意見，勞動工資等。2、質(zhì)量管理。質(zhì)檢報告、質(zhì)量事故分析、獲獎證書等。3、標準管理、計量管理、能源管理等方面形成的文件。4、工業(yè)衛(wèi)生和環(huán)境保護形成的文件。六、產(chǎn)品文件材料1、產(chǎn)品設(shè)計。產(chǎn)品設(shè)計協(xié)議書、任務(wù)書、設(shè)計方案、實驗數(shù)據(jù)、產(chǎn)品鑒定書、產(chǎn)品照片、說明書和底圖、藍圖等。2、產(chǎn)品制造工藝。各種配方、技術(shù)訣竅、工藝流程、工裝、操作規(guī)程、工時和材料定額等。3、產(chǎn)品檢測和管理過程中形成的文件，各、優(yōu)、特產(chǎn)品及獲獎產(chǎn)品的有關(guān)文件。七、科學(xué)技術(shù)研究文件材料1、新開發(fā)項目的建議書，計劃任務(wù)書，可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結(jié)、鑒定、推廣應(yīng)用、獎勵證明、專利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等文件。2、技術(shù)改造和革新文件、圖紙。3、中斷和取得負結(jié)果項目的各種有參考價值的科研總結(jié)報告。4、經(jīng)審定發(fā)表的學(xué)術(shù)論文或著作。八、基本建設(shè)工程文件材料1、工程項目的可行性研究、計劃任務(wù)書、審批、勘測設(shè)計、施工、竣工驗收、工程管理以及維修、改建、擴建等方面的文件和圖紙。2、有關(guān)房地產(chǎn)文件。九、設(shè)備儀器文件材料1、購置設(shè)備儀器的全套隨機文件及開箱記錄、安裝調(diào)試、檢查維修記錄以及改裝、報報廢的文件。2、自制設(shè)備儀器的設(shè)計圖紙、計算書、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定材料、工藝工裝圖紙、使用說明書及檢查維修記錄等。3、設(shè)備臺帳。十、會計核算文件材料1、會議憑證。原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、銀行存款、余額調(diào)節(jié)表等。2、會議帳簿。日記帳、明細帳、總帳、固定財產(chǎn)卡片、輔助帳簿、移交清單、保管清冊、銷毀清冊、涉外帳簿等。3、會議報表。財務(wù)指標快報，月、季度會議報表，年度會議報表（決算）等。十一、職工檔案文件材料干部、職工離退休職工、死亡職工的個人材料。▲外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括：1、外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料（包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；2、董事會或聯(lián)合管理機構(gòu)形成的文件材料；3、財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；4、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；5、經(jīng)營管理方面的文件材料；6、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；7、產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料；8、儀器、設(shè)備方面的文件材料；9、基本建設(shè)方面的文件材料；10、科學(xué)研究、技術(shù)引進、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料；11、教育培訓(xùn)方面的文件材料；12、情報信息方面的文件材料；13、中共黨組織和工會組織的文件材料；14、其它具有利用和保存價值的文件材料。）▲不歸檔文件材料范圍，主要有：1、上級機關(guān)的文件。有上級機關(guān)普發(fā)供參閱的文件材料；上級機關(guān)征求意見的未定稿文件等。2、本單位的文件。主要有：重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；一般文件的歷次修改稿；未生效的文件；一般性的來信和無特殊保存價值的信封；內(nèi)部互相抄送的文件；與本單位無關(guān)的文件或為參考目的而收集來的文件等等。3、同級單位和非隸屬單位的文件。主要指不需要辦理的傳送文件和一般來往文書等。4、下屬單位的文件。指下屬單位報送的不必備案文件，或需備案但屬一般性的文件；不需要辦理的文件和簡報、情況反映等等。三、歸檔工作就是文書部門或文書工作人員將立好的案卷，定期移交給檔案室。文件的立卷歸檔屬于文書部門的任務(wù)，是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，是文書工作和檔案工作的“結(jié)合部”。1、企業(yè)文件歸檔，是指企業(yè)內(nèi)部的各職能機構(gòu)和所屬單位，將各項活動中形成的、具有保存價值的企業(yè)文件，按照歸檔制度移交給企業(yè)檔案部門集中保存的過程。歸檔是企業(yè)結(jié)束現(xiàn)行使命，向企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化的標志，是企業(yè)文件生命周期另一階段的開始。2、立卷與歸檔程序a、檢查、調(diào)整歸卷卷宗b、排列好卷內(nèi)公文的順序c、編寫案卷標題d、填寫卷內(nèi)目錄和備考表卷內(nèi)目錄對卷內(nèi)文件按順序進行登記e、填寫案卷封皮和裝訂包裝檔案的基本材料為卷皮、卷盒和包裝紙三種f、案卷歸檔（歸檔時間一般以一年為界）四、檔案管理的意義和原則1、檔案管理的意義（1）可作為法令的依據(jù)（2）處理業(yè)務(wù)的參考（3）保密功能2、檔案管理的原則（1）企業(yè)檔案為集體所有，任何人不得占為己有，因此在檔案管理過程中，應(yīng)實行共同管理的原則，分清權(quán)責。（2）依據(jù)共同分享和共同管理的原則，盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所，提高檔案的保密系數(shù)和安全性，同時要降低管理成本。（3）應(yīng)及時分類、整理、編輯與傳遞文書資料，科學(xué)歸檔保管，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。五、檔案的利用服務(wù)1、概述（1）概念：文書檔案的利用服務(wù)，即為單位各項工作的開展傳遞信息，提供資料和咨詢服務(wù)。（2）如何做好文書檔案利用服務(wù)工作明確服務(wù)方向，發(fā)揚主動服務(wù)的精神；熟悉檔案，了解需要；做好預(yù)測工作；正確處理利用與保密的關(guān)系。2、文書檔案利用服務(wù)方式及管理（1）調(diào)閱服務(wù)與管理（2）復(fù)制件的制發(fā)（3）提供文書檔案證明（4）參考咨詢●新舊歸檔方法比較我國傳統(tǒng)的“立卷”歸檔方法，以“案卷”作為文書檔案的基本保管單位。在檔案保管和利用只能靠手工完成的條件下，傳統(tǒng)的立卷方法在實際工作中發(fā)揮了重要作用。（它按照一定的邏輯聯(lián)系，將分散的歸檔文件裝訂成“案卷”這個保管單位，既便于整齊地排列，也便于提取和調(diào)閱。在檢索上，通過編制卷內(nèi)目錄、全引目錄、案卷目錄等，大大增強了手工檢索的針對性和有效性。）▲傳統(tǒng)歸檔方法的缺陷和不足主要表現(xiàn)在以下幾個方面；1．傳統(tǒng)的立卷歸檔標準和方法復(fù)雜、模糊、繁瑣，在分類、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，不易把握，從而使案卷質(zhì)量難以保證。另外，這種立卷方法中的許多環(huán)節(jié)，諸如編頁號、裝訂等，完全是一種重復(fù)、枯燥的手工勞動，要浪費大量人力物力資源。2．正是由于傳統(tǒng)的立卷方法不易掌握，加上機關(guān)檔案專職人員較少且變動頻繁，使得檔案行政管理部門不得不將工作重點放在重復(fù)、繁瑣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)上，難以將本來就有限的人力物力投入到現(xiàn)代化管理、開發(fā)利用、執(zhí)法監(jiān)督工作中去，客觀上制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。’3．不利于檔案的安全和保密。傳統(tǒng)的立卷方法在檔案保管方面也發(fā)揮了安全、保密的作用，但任何事物都有兩面性，這種方法在檔案的借閱利用環(huán)節(jié)上又不利于安全和保密。試想，利用者因需要卷內(nèi)某件檔案而將整卷借出，倘若丟失，損失的是多少件便可想而知；另外，若是涉密檔案，即便不外借+利用者因需要查閱某一份文件，你也得將整卷調(diào)出，還得盯著不讓其看卷內(nèi)其他文件。4．不便于拾遺補漏時插卷。有時歸檔文件的收集難免會有遺漏，案卷裝訂后再增加、插入遺漏的文件材料很不方便，若拆卷再裝訂則不利于檔案的保護。5．按照傳統(tǒng)的立卷方法裝訂起來的案卷，復(fù)印、縮微、掃描都十分不便，這給檔案管理現(xiàn)代化的實施造成了很大困難?！?．長期以來，統(tǒng)計檔案數(shù)量一直以“卷”為單位，但由于案卷厚薄不一，卷內(nèi)文件數(shù)量多少不同，“卷”和“件”之間并沒有固定的對應(yīng)關(guān)系，因而以卷為單位統(tǒng)計也就反映不出檔案的數(shù)量。也正因如此，我們在統(tǒng)計檔案數(shù)量時才以排架長度作參考，但這也無法具體地反映檔案的件數(shù)。也許有人會問：每個案卷上不是標明了共有幾件嗎?但又有幾個人會去加總數(shù)呢?在一些地方試點的基礎(chǔ)上，全新的(歸檔文件整理規(guī)則)(以下簡稱(規(guī)則))出臺?！兑?guī)則》在遵循歸檔文件整理工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，對傳統(tǒng)方法和其他國家經(jīng)驗進行了綜合與揚棄，是批判的繼承。▲(規(guī)則》對整理工作提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的要求和以前的要求也是一致的。但在整理方法上，突破和變化較大，主要有以下幾個方面：1．不裝訂，以“件”為單位保管。這是最大的變化之處。2．不再苛求分類方法。雖然《規(guī)則》提供了幾種分類方法供參考，但在闡述按機構(gòu)(問題)分類時特別說明可以“視情況予以取舍”，于是整理者便可以簡單地按年度和保管期限分類了，原來的那種可粗可細、模糊交叉且又不易掌握的問題(機構(gòu))分類法便可棄之不用。3．不需擬寫案卷標題和抄錄案卷目。錄。以前每本案卷都需擬寫標題，業(yè)務(wù)不熟悉者很難掌握，且又無法檢索到文件級?！ひ浴凹睘閱挝槐９埽⒅氐氖遣闇什槿?，擬寫案卷標題和案卷目錄已完全沒有必要。4．卷盒規(guī)格與檔號發(fā)生變化。從2001年起，行政公務(wù)文書用紙采用A4型，過去的卷盒已無法容納，制作新卷盒已考慮到了這一點；卷盒上的項目也發(fā)生了變化，檔號由全宗號、年度、件號組成，已不再需要目錄號和頁號了。▲新舊兩種方法進行比較，新的歸檔方法有以下優(yōu)點：1。新的歸檔方法簡化了整理工作，便于掌握，大大節(jié)省了工作時間，有利于辦公效率的提高。2．有利于實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。以“件”為單位保管檔案，便于掃描和縮微復(fù)制，有利于實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和信息化；與檔案管理軟件配套使用，也有利于實現(xiàn)文檔一體化管理。在按新方法整理的同時，將歸檔文件的正文和相關(guān)的檢索信息輸入計算機，就可以從許多檢索途徑實現(xiàn)檔案的排列與組合，比傳統(tǒng)的按照邏輯關(guān)系、“六個特征”組卷等方法要高明、快捷得多。特別是對于本單位制發(fā)的、需要存檔的文件資料，在平時打印后只需做稍微的數(shù)據(jù)格式處理，就能實現(xiàn)文檔一體化，這樣也大大方便了檔案館的數(shù)字化和信息化建設(shè)。3．有利于檔案的管理和保密。以“件”為單位保管檔案，利用者需要哪份文件就調(diào)閱哪份文件，不必全卷調(diào)出，這就大大方便了檔案的管理和保密，同時為利用者提供復(fù)印件也十分方便。4．便于拾遺補漏時插卷。插卷時只要對目錄稍作修改便可。那些檔案數(shù)量不太多，不便于按問題(機構(gòu))分類的單位，完全可以結(jié)合平時的收發(fā)文登記，做到隨辦結(jié)、隨存檔，將整理工作做在平時?！镆皇切碌臍w檔方法是立足于現(xiàn)代化設(shè)備的，與檔案現(xiàn)代化管理軟件配合使用，只有推行文檔一體化才能收到最佳效果。如果純粹用手工管理和檢索，因文件數(shù)量較多就會造成很大的困難?！锒敲糠菸募孕柩b訂，目前尚未找到最好的裝訂方法，還很難從手工操作中徹底解脫出來?！锶菣n案館在移交接收時清點工作難度加大，平時借閱利用后人盒時一定要準確到位，否則就有可能引起混亂。★《規(guī)則》中規(guī)定必須使用的歸檔章(加蓋在每份文件上)只設(shè)有全宗號、年度和件號幾項，建議在實踐中增設(shè)一個盒號，這樣在每份文件離開卷盒后我們也清楚其詳細的位置，便于歸還入盒?！兑?guī)則》的出臺，是對我國檔案工作基礎(chǔ)性行業(yè)標準的重大改革，它既適應(yīng)了現(xiàn)實工作的需要，又立足于未來的現(xiàn)代化管理，給我們帶來的不只是一種新的整理方法，更是一種新的思路和觀念。．●論電子文件的安全保護隨著辦公自動化(OA)、計算機輔助設(shè)計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)以及計算機網(wǎng)絡(luò)的日益普及，電子文件正逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而成為人類社會實踐活動信息記錄的主體。電子文件是“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。它的大量產(chǎn)生，對傳統(tǒng)的文書、檔案管理工作的理論和實踐提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)不僅是觀念上的，也是技術(shù)上的。即“以電子和信息化為中心的新技術(shù)完成了對記憶的程序化控制，也就是說，電子信息化實現(xiàn)了非人的記憶，這一記憶不僅遠遠超越了人類的記憶功能本身，甚至成為當代人類甚至是未來人類記憶和思想的‘倉庫’。人類的思想依靠的，可以不再是人類自己的肉體，也不再是圖騰和結(jié)繩記事，而是技術(shù)。”然而，技術(shù)是一把雙刃劍，計算機技術(shù)和通信技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在給人類活動帶來諸多便利(如信息海量存儲、信息多元化集成、信息高速檢索和傳輸、信息資源高度共享等)的同時，也帶來了許多不安全因素(如硬件設(shè)備故障、軟件自身缺陷、載體不穩(wěn)定、病毒侵害、黑客攻擊等)。因而對于電子文件這種非人的記憶，如何進行有效的管理、維護和開發(fā)利用，就成為我們必須直面的重要現(xiàn)實課題?！半娮游募莾?nèi)容、存儲載體和軟硬件技術(shù)的組合”，因而它的安全防護主要涉及這三個方面。．1．電子文件內(nèi)容的安全防護電子文件內(nèi)容的安全防護包括內(nèi)容原始性的安全防護、內(nèi)容完整性的安全防護和內(nèi)容可讀性的安全防護以及內(nèi)容安全性的安全防護幾個方面。(1)由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件“原件”概念和原始性的認定基礎(chǔ)是其內(nèi)容與原始載體的密不可分性，即形式原始性與內(nèi)容原始性合二為一，而電子文件內(nèi)容和載體具有可分離性，因而傳統(tǒng)的“原件”概念和原始性的認定方式顯然已不適合于電子文件。電子文件不可能具有傳統(tǒng)“原件”概念，其原始性的認定(這是其具有法律證據(jù)效力的前提)也應(yīng)有別于紙質(zhì)文件，只要能認定其內(nèi)容確是當時由原作者制作且此后從未被修改過，就應(yīng)認定它具有原始性。那么，如何確保電子文件的原始性并對其進行安全防護呢?除了建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度(如電子文件制作、管理人員責任制度，電子文件收集、積累、歸檔制度，電子文件利用制度等)以外，還必須采用一系列信息安全技術(shù)手讀”狀態(tài)，對電子文件進行物理歸檔時將其刻錄在只讀式光盤(CD-ROM)或一次寫入式光盤(WORM)上等，以防用戶更改；在網(wǎng)上傳輸時，采用雙密鑰碼在電子文件上進行數(shù)字簽名以防非法截獲篡改，或采用分組密碼進行消息認證以使收受方證實電子文件的原性；為防止無關(guān)人員隨意接觸電子文件，可利用身份驗證技術(shù)對電子文件訪問權(quán)限進行控制，或利用防火墻技術(shù)阻止其他系統(tǒng)的用戶非法訪問，也可阻止機密電子文件從本機關(guān)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出?！?2)要確保電子文件內(nèi)容完整性的安全，在收集電子文件時除采集電子文件內(nèi)容本身外，還應(yīng)注意采集該電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)。電子文件的背景信息是指伴隨著該文件的生成和運作產(chǎn)生的人員、機構(gòu)等方面的信息。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件而言，一般原件上都附有這種背景信息，如附在定稿上的發(fā)文稿紙頭就記載有該文件的擬稿單位、擬稿人、審核人、簽發(fā)人、校對人、印制人等背景信息，在文件正本上所附的文書處理單或文件的天頭、末尾空白的地方記載有領(lǐng)導(dǎo)批辦、承辦機構(gòu)(或承辦人員)處理情況等信息。而電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容分離保存，如果在收集歸檔時丟失了背景信息，則會直接影響電子文件的憑證作用或價值。元數(shù)據(jù)包括格式信息、宇型、字體、數(shù)據(jù)描述、邏輯和物理模式、系統(tǒng)平臺與軟件等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)，它一旦丟失或遭到破壞，電子文件的原始’形態(tài)就會改變，甚至失去可讀性。可見，保存背景信息和元數(shù)據(jù)的完整性是至關(guān)重要的。(3)電子文件是以數(shù)字編碼存儲內(nèi)容信息的，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新的數(shù)字編碼方案不斷取代舊的編碼方案，從而加速了電子文件格式的老化，導(dǎo)致新的計算機系統(tǒng)無法讀出過去的所有數(shù)字編碼。如1990年美國眾議院的一份報告記載，1960年全國人口調(diào)查數(shù)據(jù)原來是存儲在磁帶上的，由于采用了新的記錄格式而使該記錄無法使用。因此為了保證電子文件的長久可讀性，必須采取一定的安全防護措施。如將電子文件不斷轉(zhuǎn)換成當前通行的新格式；或?qū)㈦娮游募B同其生成的軟硬件環(huán)境一道保存，這雖可以解決格式·轉(zhuǎn)換中信息丟失的問·題，但在實踐中缺乏可行性；目前較為理想可行的方法是采用一種獨立于(即適用于)任何計算機系統(tǒng)的統(tǒng)一格式存儲電子文件，如大多數(shù)國家和地區(qū)目前都以美國信息交換標準碼(ASCll)作為文本文件的標準代碼，我國檔案部門也應(yīng)盡快制訂歸檔電子文件轉(zhuǎn)換的標準格式?！?4)在電子文件的生成、管理和利用過程中，電子文件較紙質(zhì)文件存在著更多的不安全因素。如計算機設(shè)備故障、誤操作都有可能造成電子文件內(nèi)容信息的破壞甚至丟失；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，計算機病毒以及黑客非法入侵是電子文件內(nèi)容安全性的最大威脅，危害也最嚴重；此外，像水災(zāi)、火災(zāi)，戰(zhàn)爭、動亂等也對電