商貿(mào)有限公司廣告費、促銷廣告費管理規(guī)定

商貿(mào)有限公司廣告費、促銷廣告費管理規(guī)定費用控制職責劃分：門店和企劃部負責，企劃部負責公司總體費用的控制。所有廣告費、促銷活動中的印刷費用開支，必須根據(jù)簽署的廣告或印刷合同付款，沒有合同一律不予付款。印刷品作為物料消耗品，必須辦理物品入庫手續(xù)，按照領(lǐng)用數(shù)量和成本計入費用，驗收必須由采購經(jīng)辦、倉管員、防損分別簽字。企劃部逐月制定促銷廣告投放計劃，按檔期編制促銷活動計劃，在支付廣告費時，應將月促銷廣告投放計劃和檔期促銷活動計劃相對照，兩表不一致時以檔期促銷活動計劃表為依據(jù)支付廣告費。報銷單據(jù)包括媒體廣告合同復印件、媒體出具的廣告投放確認表、發(fā)票、活動計劃表。企劃部制定的促銷計劃應包含費用預算，并在履行一切審批、報銷手續(xù)時須同時持計劃、費用預算辦理，費用預算應包含以下內(nèi)容：總部下達的計劃額度、截止本計劃執(zhí)行前已使用額度、剩余額度、本計劃預計使用額度，并交財務(wù)中心對以上數(shù)據(jù)復核并簽字。企劃部編制的月促銷廣告投放計劃和檔期促銷活動計劃均需上報資產(chǎn)總務(wù)、財務(wù)中心審批后方可執(zhí)行，同時將經(jīng)總部簽批完全的月促銷廣告計劃表或檔期促銷活動計劃復印后交門店財務(wù)留存，作為門店支付廣告費以及相關(guān)促銷活動費用入帳的依據(jù)。門店財務(wù)針對企劃部制定的檔期促銷活動計劃及時制定相關(guān)財務(wù)實施流程，并傳達到各轄屬門店。如周末促銷活動財務(wù)實施流程中應針對由廠商承擔的券款，或由公司承擔的券款在門店的具體操作流程進行指導，要求門店對以上兩類不同券款的回收過程分別填表、區(qū)別登記。門店財務(wù)對無費用預算單，或費用預算單上無財務(wù)中心負責人簽字的促銷廣告計劃有權(quán)拒絕付款，企劃部承擔因此而造成的一切后果。門店促銷過程中需要發(fā)放贈品、現(xiàn)金券、抵用券和其他禮券的，必須進行登記領(lǐng)用，復印領(lǐng)用人身份證件，發(fā)放和登記必須由不屬于同一部門的人員比如防損、營運和門店企劃分別簽字，并有領(lǐng)用的人簽字。登記表、身份證復印件、銷售小票作為門店報銷促銷廣告費用的附件，缺少任何一件資料不可報銷，門店財務(wù)人員必須審核。賣場布置費、燈箱制作費的審核：企劃必須提供經(jīng)過審批的方案，涉及制作和裝飾過程中的物品入吊旗、噴繪、氣球等，由門店商管部門開具物品驗收單，并經(jīng)防損審核，其他布置、裝飾、安裝均由使用部門、稽核部門、受益部門確認并在工程驗收單上簽字。物品驗收單和工程驗收單次日內(nèi)交公司財務(wù)中心入賬。請款時，屬于外包的，由承包單位準備合同復印件、發(fā)票和工程驗收單、物品驗收單向企劃部申請，企劃部門制單和審核，并按照權(quán)限范圍報批；屬于企劃自行裝飾的，由企劃制單按權(quán)限范圍報批。夾報費用由企劃部申請，總務(wù)處據(jù)以填制配送單，防損簽字查核數(shù)量，行政派車送印刷品到合作單位，合作單位在配送單簽收，配送單送總務(wù)處，總務(wù)處把財務(wù)聯(lián)送結(jié)算會計，據(jù)以登記應付賬款；合作單位請款時，提供協(xié)議復印件和配送單客戶聯(lián)向企劃部申請，由企劃部制單按照權(quán)限報批。促銷廣告費用報銷的附件說明：合同、促銷活動方案、快訊、登記表、身份證復印件、銷售小票、勞務(wù)（演出）費用領(lǐng)用表、物品領(lǐng)用單據(jù)、發(fā)票、工程驗收單等。門店墊支的促銷費