淺議小型企業(yè)行政秘書工作的多樣性-以快板電商公司為例,大學論文

淺議小型企業(yè)行政秘書工作的多樣性——以快板電商公司為例,大學論文內(nèi)容摘要：在小型企業(yè)中，行政秘書是一個不可或缺的工作崗位，它作為一種管理性質(zhì)的職務，工作內(nèi)容繁多，牽涉領域廣泛，經(jīng)常需要在領導不在公司時對有關事務做出準確的決斷，極具重要性。以快板電子商務有限公司為個案〔下面簡稱快板公司〕，結(jié)合對其他小型企業(yè)中行政秘書工作情況的咨詢調(diào)查，能夠發(fā)現(xiàn)小型企業(yè)行政秘書的工作，包括常規(guī)工作和兼及其他崗位的工作都具有多樣性特征，而工作多樣性的產(chǎn)生主要原因在于社會發(fā)展趨勢的導引、小型企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)在狀況和行政秘書角色的內(nèi)在要求，崗位多樣性的特征對小型企業(yè)的行政秘書的知識構造、職業(yè)素養(yǎng)、工作能力等方面都提出了更高層次的要求。探求現(xiàn)代背景下對小型企業(yè)行政秘書工作的多樣性、構成的原因及要求，有助于加強行政秘書崗位的從業(yè)人員對該工作的了解及認知，提高職場的適應能力，加強社會競爭力。本文關鍵詞語：小型企業(yè)行政秘書多樣性TheDiversityofSMEsAdministrativeSecretaryWorkAbstract：TheadministrativesecretaryisanindispensableworkinSME.Asakindofmanagementjob,thefactthatitsfunctioninvolvesorganizationmanagementtoacertainextent.Thejobisofgreatimportancebecauseitcoversvarioussignificantworkcontentsandwiderangeofworkfields,requiringpractitionersmakeaccuratedecisionsaboutthebusinesswhentheleaderisnotinthecompany.TheassaywillgothroughdiscussiononthediversityofSMEsadministrativesecretaryworkbasedontherealcaseofKuaiBanelectroniccommerceco.,LTD(hereinafterreferredtoastheKuaiBancompany)andresearchesofothersimilarcompanies.Itcouldbefoundthatadministrativesecretariestasks,involvingregularonesandothersrelativetodifferentpositions,tendtobediversified,whichmightattributetothefollowingfactors:developmentofthesociety,secretaryjobrequirementaswellasdiversifiedworkofleaders.Thefeatureofdiversityrequiresmoreabundantknowledgestructure,careerqualityandworkingcapabilityforadministrativesecretary.ItaimstoexploreSMEsadministrationsecretaryworkrequirementfornewera,enhancepeoplesunderstandingofthespecificjobdescription,andeventuallyhelppotentialcandidatestoimprovetheprofessionalcapabilityandcompetitiveadvantages.Keywords:smallbusiness；administrativesecretary；diversity目錄一、引言二、小型企業(yè)行政秘書工作多樣性的表現(xiàn)〔一〕行政秘書常規(guī)工作的多樣性1.協(xié)助領導開展的工作2.介入公司管理開展的工作〔二〕兼及其他崗位的工作多樣性1.人事工作2.企劃工作3.財務工作三、小型企業(yè)行政秘書工作多樣性的原因〔一〕社會發(fā)展趨勢的導引〔二〕小型企業(yè)現(xiàn)在狀況的影響1.公司規(guī)模的限制2.資金缺乏3.招聘難度高〔三〕行政秘書角色的內(nèi)在要求四、工作多樣性對小型企業(yè)行政秘書的要求〔一〕職業(yè)素養(yǎng)1.嚴守底線2.保守機密3.謙虛慎重〔二〕知識構造1.行政秘書的業(yè)務知識2.其他的相關知識〔三〕工作能力1.社交能力2.思辨能力3.執(zhí)行能力五、結(jié)束語以下為參考文獻一、引言改革開放以來，社會經(jīng)濟快速發(fā)展，小型企業(yè)憑借其管理費用低、經(jīng)營機動靈敏、知足市場特定需求等方面的優(yōu)勢迅速占據(jù)市場經(jīng)濟的半壁江山。小型企業(yè)的發(fā)展帶來了大量的就業(yè)時機，對于小型企業(yè)中不可或缺的行政秘書崗位，成了不少就業(yè)者的熱門選擇。不久前網(wǎng)上就有報道，一個小型企業(yè)行政秘書崗位在招聘時平均有7個應聘者競爭。然而行政秘書并不是簡單的端茶倒水的角色，在諸多教學材料中，除了給行政秘書工作以準確的定位以外，還充分講明了這一崗位的極大重要性。它作為一種管理性質(zhì)的職務，工作內(nèi)容繁多，牽涉領域廣泛，對從業(yè)者的要求較高。很多學者都曾在研究中提到過類似的觀點，一個行政秘書，作為領導與員工、領導與各部門之間聯(lián)絡的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到企業(yè)的形象。尤其是在小型企業(yè)中，行政秘書需要完成更多樣化的工作，承當更重大的責任。工作的多樣化對行政秘書的知識構造、能力素養(yǎng)、工作能力等各方面都提出了朝多樣化發(fā)展的更高層次要求。前人對小型企業(yè)的研究大多從企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)發(fā)展的角度闡述，對行政秘書的研究大多從行政秘書的工作特點、職業(yè)道德展開，幾乎沒有直接研究小型企業(yè)里行政秘書的相關資料。本文把實習中的公司快板電子商務有限公司作為小型企業(yè)的個案，從小型企業(yè)行政秘書工作多樣性的表現(xiàn)，工作多樣性的成因，以及對就業(yè)者提出的要求進行研究，給小型企業(yè)的行政秘書提供一定的參考。二、小型企業(yè)行政秘書工作多樣性的表現(xiàn)當代行政秘書是從事日常行政管理工作、為領導和公司提供日常行政服務的工作人員。他們擔負著接收、處理、儲存、反應各種信息的職責,處于溝通上下、聯(lián)絡左右的中介地位,起著橋梁、紐帶的作用。他們在處理文電、介入各種活動以及處理各種事務中,捕捉和發(fā)現(xiàn)帶有傾向性的問題,把自個看到的、聽到的有價值的東西反映給領導,為領導決策提供參考和根據(jù)，行政秘書崗位是和領導崗位相伴生、相輔相成的。由于領導的工作內(nèi)容繁多，牽涉領域廣泛，作為助手的行政秘書，工作內(nèi)容本身便具有多樣性。而在小型企業(yè)中，由于企業(yè)的精簡特殊架構，行政秘書需要兼及本身工作內(nèi)容之外的職責，因而它的多樣性特征尤為突出?！惨弧承姓貢Ｒ?guī)工作的多樣性隨著社會的進步和發(fā)展，行政秘書的工作職責也在與時俱進：從處理一般的行政事務，拓展至為領導工作提供全方位管家式服務，提升至為領導決策提供主動智囊式服務，延伸至為企業(yè)發(fā)展提供多元化保障式服務。行政秘書的工作正在變得越來越多樣，越來越復雜也愈顯重要。通過對諸多公司的招聘簡章研究發(fā)現(xiàn)，無論大小公司行政秘書的常規(guī)工作存在著共性：協(xié)助上司更好的開展工作、管理公司；處理好公司的大小行政事務。而行政事務瑣碎繁多，在詳細研究時能夠從領導和公司兩個層面深切進入探究。1.協(xié)助領導開展的工作〔1〕日程管理行政秘書的工作直接向領導匯報，對領導負責。而領導作為戰(zhàn)略層的代表，每日的工作紛繁復雜，為了更好的協(xié)助其有條不紊地處理各項事務、避免遺漏，行政秘書需要為領導做好天天的時間管理，制定日程表。在這個經(jīng)過中需要注意：布置行程前必須事先征得領導的同意；及時提醒，以免領導遺忘；在布置天天的日程表時既要做好布置，又要兼顧領導的體力。最后，謹記作為一名秘書的職業(yè)道德：對日程布置做好保密工作。當領導事務繁多，行政秘書感覺無從下手布置時，能夠參考時間管理四象限的原則，根據(jù)重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急對事務進行分類，認真權衡后酌情布置。〔2〕出差布置當領導有出差布置時，行政秘書需要為領導合理規(guī)劃出差行程。了解領導習慣乘坐的交通工具，提早為領導預定往返機票〔車票〕。但在這個多元化的社會，外部的接觸聯(lián)絡增加，作為行程中雙方或多方的聯(lián)絡員，并不只是簡單的規(guī)劃行程，更承當了外聯(lián)的角色。聯(lián)絡酒店：致電酒店前臺，確保在領導到達目的地之前成功預定住宿酒店，保證領導在出差期間能夠休息好，不影響工作。聯(lián)絡會晤方：一般領導出差多是參加會議或者視察工作，行政秘書應提早與會晤方聯(lián)絡，確定見面時間以及會議/工作行程。聯(lián)絡公司/領導：行政秘書在領導出差時也扮演著公司和領導之間溝通的橋梁。領導出差無法及時了解公司的情況，假如行政秘書陪同領導出差，行政秘書應及時聯(lián)絡公司，了解公司近日的情況匯報領導。假如行政秘書駐守公司未隨領導出差，則需適時向領導匯報公司情況，解決公司的后顧之憂。這對行政秘書來講，即是機遇也是挑戰(zhàn)?！?〕財務報銷行政秘書掌管領導的私人報銷，比方領導的差旅費。當行政秘書與領導一同出差時，往往需要墊付行程中的費用，行政秘書應保存好飛機票的原票以及食宿發(fā)票，由領導確認簽字，以便回公司報銷。當行政秘書未同領導出差時應在領導回公司后及時向領導索要發(fā)票。另外還有一些其他的報銷費用，如話費、汽車加油費、業(yè)務招待費用等等，都要及時向領導索要相關憑證。及時貼好發(fā)票到財務進行報銷。2.介入公司管理開展的工作〔1〕辦公室管理創(chuàng)造一個科學良好的工作環(huán)境，加強對日常工作環(huán)境的管理，營造一個令人心曠神怡的工作環(huán)境，是行政秘書一項常規(guī)性的工作，也是一份責任和義務?？彀骞驹?021年10月的時候搬了新的辦公地址，搬遷后經(jīng)理發(fā)現(xiàn)辦公室的環(huán)境和布置雜亂無章，不僅讓來訪者留下不良的印象，也大大地影響了辦公的體驗和效率。于是經(jīng)理把我叫到辦公室，針對當前辦公室存在的問題拿出一套整改方案?；厝ズ笪蚁仍谵k公室轉(zhuǎn)了一圈仔細觀察了一下，果然發(fā)現(xiàn)了很多問題，總結(jié)來講能夠分為兩類，一類是由于公司搬遷造成的比方：辦公室的設備固然是新的但是由于搬遷時間倉促設備隨意擺放；辦公室的公共區(qū)域缺少綠色植物，顯得沒有生氣，空氣比擬污濁第二類問題是由于個人造成的：男職員的辦公桌上文件、文件夾亂糟糟地堆在一起；女職員辦公桌上的個人照片、零食、化裝包四處可見；打印紙東一堆西一堆地擺放在窗臺上回到位置我查閱了各種辦公室布置的條例和模板，制定出了一套可行的辦公室環(huán)境改造方案。針對搬遷遺留下來的問題，合理布置辦公區(qū)域的布局，騰出一定的空間擺放辦公設備，如打印機、碎紙機、空氣凈化器等。并且在X月X號延長半小時午休時間，用于挪動設備位置，合理擺放。除此之外購置一定的綠色植物，增添辦公室的綠化，也有助于改善環(huán)境質(zhì)量。針對個人習慣造成的辦公室混亂，制定了一套辦公環(huán)境評選方案：方案首先落實環(huán)境監(jiān)察人員，每周不定時對個人環(huán)境衛(wèi)生作出考核，考核的結(jié)果作為獎金的參考因素之一。整改方案落實一周后，辦公室整潔有序，辦公桌上的電腦、、文件夾整潔規(guī)范，公共區(qū)域的綠色植物生機盎然，走在這樣的辦公環(huán)境中感覺非常舒適，也得到了經(jīng)理的夸贊?！?〕文書處理在對秘書的定義上，一般文書處理是由文字秘書來做，但是公司作為一個利益集合體，需要實現(xiàn)價值最大化，因而一般不會單獨設立一個文字秘書，而是把文書處理交給行政秘書來做，由于一方面，行政秘書的工作職責比擬廣泛，華而不實也有文書處理的相關內(nèi)容；另一方面，為公司節(jié)約了成本，實現(xiàn)了人力成本的最大化，這也是行政秘書在社會中具有的競爭優(yōu)勢之一。在工作中行政秘書一方面作為文件的主要生成者，需要直接負責檔案的收集和整理工作，是文書檔案工作的重要介入者；另外一方面，行政秘書在支持領導決策、開展日常工作中，需要查閱使用大量的檔案，是檔案的重要利用者。因而，行政秘書對于文書工作與檔案工作的處理上起著重要的作用，應肩負起處理文書和檔案工作的責任。在快板公司實習中，文書處理所牽涉的主要工作包括起草撰寫各種文件；整理上司的口述指示，做好會議記錄；進行文件的打印復印、編排裝訂；進行公文的收發(fā)、傳遞、辦理、收集、立卷、歸檔、清退、銷毀等工作。這和大型企業(yè)中行政秘書的文書處理工作相差不遠?！?〕會議支持會議是每個公司的一項日?；顒樱彩切姓貢娜粘９ぷ魅蝿罩?。每次會議開場之前，行政秘書需要協(xié)調(diào)會議資源，確保會議室未被占用。其次布置會議室：將桌椅擺放整潔，檢查領導需要的設備工具能否齊全，包括水，話筒、投影儀等；根據(jù)與會人員數(shù)準備A4紙和筆以及會議所需的文件；需要臺簽的重大場合提早準備并根據(jù)位置擺放好。隨后溝通會議信息，和所有與會者確認好時間、地點，并記錄下因故缺席的人員名單和原因。準備會議文件。在會議中做好會議記錄以及后勤的工作。最后在會議結(jié)束后整理睬議室，將文件帶回避免泄露重要信息。〔4〕團隊建設團隊建設是在組織的活動中以團隊合作的形式完成任務，展現(xiàn)出1+12的優(yōu)勢。通過這類活動加深對團隊合作的認知以及對公司企業(yè)文化的認可。行政秘書首先需要根據(jù)實際情況定下團建的時間和地點。其次聯(lián)絡目的地點的社區(qū)，充分溝通協(xié)調(diào)，爭取到最優(yōu)的資源。最后策劃活動方案，控制好團建所需費用，和有關部門協(xié)商團建的活動細節(jié)和相關流程，協(xié)助做好后勤、安保等工作。在大型企業(yè)中，團隊建設的難度高任務繁重，不可能由行政秘書一人完成，但行政秘書也扮演了不容小覷的角色，需要及時將領導的意見反應給團建的相關組織策劃部門，協(xié)助部門商議詳細方案。在小型企業(yè)中，由于人員有限，開展的活動規(guī)模較小，行政秘書能夠全權負責，策劃出符合公司情況有利于公司發(fā)展的優(yōu)秀團隊建設活動。當前，國內(nèi)外很多企業(yè)把加強員工團隊建設當作企業(yè)文化的一個重要內(nèi)容，被越來越多的企業(yè)決策層重視，納入企業(yè)戰(zhàn)略決策的重要組成部分。在市場競爭日趨劇烈的情形下，加強企業(yè)文化建設，打造過硬的員工團隊，對企業(yè)大力拓展市場空間、加強核心競爭力，具有特別重要的意義?！捕臣婕捌渌麔徫坏墓ぷ鞫鄻有猿松鲜龃笾行∑髽I(yè)行政秘書工作的共性，小型企業(yè)由于一般處于成長和發(fā)展的初期，部門精簡、人員較少，它的行政秘書會比大型企業(yè)行政秘書工作內(nèi)容更多更雜。另外，小型企業(yè)的大小事務一般都由老板進行決策，行政秘書的存在能夠很好地為老板出謀劃策、分擔各種事務，避免領導獨斷帶來的不良后果。因而行政秘書是小型企業(yè)中不可或缺的一個工作崗位，他廣泛的工作職責也使他能夠承當起多個崗位的工作內(nèi)容，相當于一個企業(yè)的管家。1.人事工作在小型企業(yè)，人員比擬少，所以人事工作相比照較輕松，不少企業(yè)選擇將人事和行政部門合并，小型企業(yè)行政秘書往往需要承當或者協(xié)助人事秘書的工作內(nèi)容，所牽涉的詳細工作包括下面幾個部分?！?〕招聘行政秘書需要根據(jù)公司的崗位需求和工作崗位職責講明書，利用各種方式方法和渠道，吸引應聘人員。并且經(jīng)過資格審查，如接受教育程度、工作經(jīng)歷、年齡、健康狀況等，從應聘人員中選出候選人，再經(jīng)過領導的面試確定最后錄用人選。在快板公司實習的第三個月，由于負責人事的同事休了一段時間的產(chǎn)假，經(jīng)理便暫時把本應她負責的招聘的工作交由我負責。固然平常沒有系統(tǒng)接觸過招聘工作，但平常和負責人事的同事座位鄰近，平常耳濡目染了不少招聘的技能，并嘗試性地參與招聘工作。整個經(jīng)過中通過與候選人不斷溝通，增進對候選人的了解，有助于初步判定候選人與崗位的匹配程度?！?〕管理勞動關系行政秘書在招聘經(jīng)過結(jié)束后需要與候選人建立勞動關系。由于候選人一旦被公司聘用，就與公司構成了一種雇傭與被雇傭、互相依存的勞資關系，為了保衛(wèi)雙方的合法權益，有必要就員工的工資、福利、工作條件和環(huán)境等事宜達成一定協(xié)議，簽定勞動合同。行政秘書的工作內(nèi)容是起草勞動合同、讓員工簽訂勞動合同、保管人事檔案。在這一環(huán)節(jié)中，尤其需要注意的是，在簽訂勞動合同之前，必須讓該員工提交上一份公司的離開職位證明，以免違背法律法規(guī)，或造成不必要的費事。〔3〕考核績效行政秘書需要根據(jù)工作崗位的職責講明和領導要求的工作任務，對員工的業(yè)務能力、工作表現(xiàn)和工作態(tài)度等方面進行評價，并給予量化處理。這種評價和考核能夠是自我總結(jié)式，可以以是他評式的，或是綜合評價。行政秘書負責的是每月的考勤、總結(jié)的收取，協(xié)助領導對員工進行考核?？己私Y(jié)果是員工晉升、接受賞罰、培訓等的有效根據(jù)，有利于調(diào)發(fā)動工的創(chuàng)造性和積極性，檢查和改良管理工作。〔4〕設計薪酬福利合理、科學的薪資福利體系關系到公司中員工隊伍的穩(wěn)定與否。行政秘書要協(xié)助老板從員工的學歷、工作年限、實際表現(xiàn)和工作成績等方面，來為員工制訂相應的、具有吸引力的薪資福利標準和制度。薪酬福利體系的設計比擬專業(yè)，這項工作考驗行政秘書的人事知識儲備。比方銷售人員需要設計和績效相關的薪酬福利，這一形式下也要根據(jù)公司實際情況確定是高底薪高提成，還是高底薪低提成或是低底薪高提成。2.企劃工作一個企業(yè)在推出新活動或者品牌前都會召開一系列的前期準備會議，目的是群策群力拿出最佳方案。在小型企業(yè)中，由于部門人員的限制，又想到達頭腦風暴的效果，領導可能會要求支持部門的員工也參加到企劃工作的討論。作為行政秘書，固然不是專業(yè)學習市場或者營銷，但可以以在公司業(yè)務規(guī)劃和產(chǎn)品規(guī)劃時探求市場的需求，諫言獻策，規(guī)劃出有利于公司發(fā)展的商品或服務。在快板公司的實習中我介入了公司周年慶的企劃會議，負責資料打印以及記錄工作。會中市場部的同事根據(jù)市場調(diào)研的結(jié)果做出了一套具體的方案，領導點頭表示認可。接而領導依次詢問在座其別人的意見，華而不實領導并沒有由于我是實習生跳過我，認真地詢問了我的看法。其實在這次會議之前我對此次活動有一定了解，于是慎重地發(fā)表了我的觀點。站在大學生的立場，市場部的同事忽視了學生這一消費群體，固然大學生的購買力不如其他群體強大，但是購買欲卻絲毫不低，針對這一現(xiàn)象，我提出設立一個分期平臺，參加平臺的能夠是年輕人所熱衷的電子商品或者是女大學生所喜歡的熱門化裝品奢侈品品牌等等，這一分期平臺能夠吸引更多想要購物卻缺乏一定購買力的群體。固然我的觀點只是一個不成熟的框架設想，詳細的施行方式方法有待進一步討論，但是拓寬了消費群體，得到領導的贊揚。因而我也明白，行政文秘不能只了解自個所做的事務工作，也應該真正融入公司，盡自個最大的努力為公司的發(fā)展出謀劃策。3.財務工作行政秘書牽涉到的財務工作是比擬有限的，專業(yè)的報盤報稅、公司財務管理都會有專門的財務部門人員負責，行政秘書一般只牽涉工資發(fā)放前的考勤和審核，以及部門報銷的發(fā)票整理和黏貼。這些工作都和員工的親身經(jīng)濟利益相關，結(jié)果將會直接導致財務工資、補貼的發(fā)放，而工資和補貼一向是員工密切關注的重點，每月按時準確發(fā)放是一項不容馬虎的工作，它牽涉到各種相關數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)錯誤過失，會影響員工的工作積極性以及對公司的信任感。行政秘書需要在財務發(fā)放周期內(nèi)認真做好考勤、考核記錄以及發(fā)票的整理黏貼工作，再三檢查后將發(fā)票、考勤考核數(shù)據(jù)交給財務部門。在這個經(jīng)過中行政秘書必須把握好每一個細節(jié)，對員工的親身利益負責，對公司負責。三、小型企業(yè)行政秘書工作多樣性的原因行政秘書有別于技術、研發(fā)類崗位，工作內(nèi)容一般都是以事務性為主的支持性工作，這些工作看似簡單，卻也紛繁復雜，尤其是在小型企業(yè)中，一個行政秘書往往承當著好幾個崗位的職責。這與社會發(fā)展趨勢、小型企業(yè)的現(xiàn)在狀況以及行政秘書的內(nèi)在要求密不可分?！惨弧成鐣l(fā)展趨勢的導引自從改革開放以來，社會的經(jīng)濟增長速度向中高速轉(zhuǎn)變，各企業(yè)與外界的聯(lián)絡和摩擦不斷增加。面對節(jié)拍日益加快的多元化社會，小型企業(yè)沒有太多的時間去探索和緩慢成長，必須在對內(nèi)對外的不斷摩擦中求生存求發(fā)展。行政秘書的工作不僅需要在內(nèi)部建立起溝通的橋梁，還需要建立起公司與外部客戶、同行、、物業(yè)等各部門的聯(lián)絡，等同于承當了公關部門的角色。因而社會對秘書專業(yè)的要求也越來越全面，日漸呈現(xiàn)出多樣性、綜合性的特點。為適應國內(nèi)外企事業(yè)單位對實用型行政秘書的需求，應準確把握秘書專業(yè)的多樣性，努力提高本身各方面的素質(zhì)，領悟行政秘書工作的多樣性并正確發(fā)揮秘書的角色職能，為提高工作質(zhì)量和辦公效率打下堅實的基礎?！捕承⌒推髽I(yè)現(xiàn)在狀況的影響隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，小型企業(yè)憑借其管理費用低、經(jīng)營機動靈敏、知足市場特定需求等方面的優(yōu)勢迅速占據(jù)市場經(jīng)濟的半壁江山。但是，小型企業(yè)的發(fā)展形式利弊共存。一方面小型企業(yè)部門精簡，人員較少，減少了經(jīng)費開支；另一方面，小型企業(yè)由于本身影響力較小，在吸引人才和投資的方面也增加了難度；小型企業(yè)的競爭力也相對較弱，受市場和外部沖擊的影響較大。1.公司規(guī)模的限制對于小型企業(yè)的定界，各國各地都有不同的標準，但是對小型企業(yè)的基本特征，國際上都有共同的標準，即獨立所有、自主經(jīng)營、在它所在的行業(yè)領域內(nèi)不占壟斷地位。小型企業(yè)投入產(chǎn)出規(guī)模小，工作的覆蓋面較窄，工作量較少，本身沒有必要設置太多的崗位造成組織構造的冗余和公司資金在人力成本上的浪費。因而行政秘書和其他崗位的人員一樣，往往需要承當更全面更多樣化的工作內(nèi)容。2.資金缺乏小型企業(yè)在貸款方面，由于資本實力較弱，符合銀行偏好的抵押物不充足，使得小型企業(yè)的信譽等級偏低，因此獲得銀行貸款也會有較大的困難。與大型企業(yè)相比，小型企業(yè)貸款規(guī)模不大，銀行對小型企業(yè)貸款缺乏規(guī)模經(jīng)濟效應，單位經(jīng)營成本相對較高，這無疑降低了銀行向小型企業(yè)提供融資的積極性。除此之外，有個別小型企業(yè)不惜通過損害本身信譽來獲取短期利益，存在欠息、逃債、惡意偷稅欠稅等行為，進而影響了小型企業(yè)的整體信譽形象，進一步加重了小型企業(yè)的融資難度。再者小型企業(yè)受外部沖擊的影響較大，碰到金融危機或者某一資金鏈短缺就會使整個企業(yè)陷入窘境。這一致命的劣勢使得小型企業(yè)不得不減少不必要的人力投入，避免設置工作內(nèi)容和范圍類似的崗位。因而一個職員往往需要承當多個崗位的職責。在快板公司中，我除了本職的行政工作，還要承當人事工作，財務工作，有時更要協(xié)助市場、規(guī)劃的工作。固然工作任務繁重，但是在短時間內(nèi)極大程度地提高了個人能力，實現(xiàn)本身價值最大化。3.招聘難度高小型企業(yè)人數(shù)較少，社會影響力較小，大多數(shù)專項人才更傾向于體系成熟的大型企業(yè)；除此之外，小型企業(yè)大多不會選擇在市中心的繁華地段，位置的偏遠在一定程度上又增加了招聘的難度，所以相比來講，小型企業(yè)缺乏吸引高素質(zhì)人才的優(yōu)勢。然而盡管在招聘中小型企業(yè)不占優(yōu)勢，但并不意味著其招聘標準會降低。網(wǎng)上曾有人做過調(diào)查，接近70%的小型企業(yè)對行政秘書的學歷要求為本科及以上，并需要有2年以上的行政經(jīng)歷體驗。招聘的難度導致公司短期內(nèi)的崗位人員無法全部到位，往往出如今職員工身兼數(shù)職的情況。在人事組同事休產(chǎn)假的那段時間，我承當了快板公司的招聘工作，更直觀得感遭到小型企業(yè)招聘的難度。公司缺少專業(yè)型的人才，作為行政秘書，只能繼續(xù)兼任著人事、財務等其他崗位的工作內(nèi)容?！踩承姓貢巧膬?nèi)在要求除了社會發(fā)展趨勢、小型企業(yè)現(xiàn)在狀況這些外部因素帶給行政秘書工作的多樣化，行政秘書的內(nèi)在要求也決定了這是一份復雜繁瑣的工作。行政秘書作為一種管理性質(zhì)的職務，主要協(xié)助其上司處理日常事物，譬如處理函電起草文書、收發(fā)文件、組織會議、管理人事、招聘員工、外部聯(lián)絡、內(nèi)部協(xié)調(diào)、辦理手續(xù)等詳細性的工作，確保公司正常地運作。行政秘書作為領導和其他員工的橋梁，作為領導層和其他部門的橋梁，在上報工作或傳遞信息時，需要了解其他部門崗位的內(nèi)容、知識。相對應的在小型企業(yè)中，由于崗位精簡，很多部門的人員都承當了多種崗位職責，作為行政秘書，在工作的對接中所需具備的工作技能、內(nèi)容也必須是多樣又全面的。行政秘書的角色在于為領導服務的輔助性人員，小型企業(yè)中領導工作的多樣性也導致了行政秘書工作的多樣性。小型企業(yè)由于人員的限制、公司發(fā)展的需求，很多的事務需要領導親力親為，領導的工作牽涉到公司內(nèi)外的各個部門，各個方面，作為助手的行政秘書自然會接觸到多樣性多元化的工作，需要具備多樣的技能和素養(yǎng)。四、工作多樣性對小型企業(yè)行政秘書的要求小型企業(yè)的行政秘書是一個兼具綜合性和專業(yè)性的職業(yè)，對從業(yè)人員有很強的能力要求，并且這些能力要求是綜合了多方面素質(zhì)的龐大體系。結(jié)合了一些小型企業(yè)在招聘行政秘書時發(fā)布的職位描繪敘述和在實習經(jīng)過中的經(jīng)歷體驗積累，本文把小型企業(yè)對行政秘書的要求分為職業(yè)素養(yǎng)、知識構造和工作能力三個方面?！惨弧陈殬I(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德是行政秘書從事日常工作、行使公共權利等管理活動經(jīng)過中必須遵循的道德行為規(guī)范。無論在大中小企業(yè)，職業(yè)道德是每個行政秘書必備的品德。而在小型企業(yè)中，由于公司人員較少，相互相對都比擬熟悉，很容易了解某位同事的素質(zhì)和修養(yǎng)。因而作為一個小型企業(yè)的行政秘書，更需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和個人影響力，保證工作的有序開展。1.嚴守底線行政秘書直接為領導服務，而在小型企業(yè)中，領導層較少，行政秘書又對各部門工作的了解最為深入，因而行政秘書往往會成為企業(yè)管理的介入者，直接影響領導的決策。特殊的身份使得行政秘書享有比普通職員更高層次更廣泛的權利。權利越大責任越大，作為行政秘書應時刻提醒自個嚴守職務底線，歸納起來能夠分為三點：對上司不能越權、對同事不能擅權、對自個不能特權。在上司的受權范圍內(nèi)合理行權，在同事的充分溝通中協(xié)調(diào)職權，在部下的積極配合下有效用權。逾越這三條底線，則是瀆職。TCL的執(zhí)行董事吳士宏就曾擔任過行政秘書的工作，她曾在采訪中她共享過當年的經(jīng)歷，提及行政秘書的職業(yè)道德有三戒：戒傲，戒懶，戒貪。在如今看來，這三戒對行政秘書還是那樣具有很強的警醒作用。戒傲：但凡做秘書的經(jīng)常狐假虎威，仗勢行事，傲得心安理得，很容易成為一種惡習。戒懶：勤快是秘書的本分，幾乎所有上司都對懶散的秘書深惡痛絕。戒貪：有私心雜念的秘書不僅貪小便宜，更會貪權，貪錢，其結(jié)果必然會對上司對自個造成傷害。行政秘書要到達能力的底線，做好自個的本職工作，還要守住自個的人格底線。2.保守機密秘書在英文中是secretary，包含機密的意思，作為行政秘書，必須保守好機密，包括公司、領導和同事的機密。十分是在小型企業(yè)，人員較少，一旦某個機密泄露，會在短時間內(nèi)在整個公司迅速傳開，造成不良的影響。除此之外行政秘書的工作具有多樣性，了解的信息和機密也更多，因而行政秘書必須對信息管理加以足夠的注意。在快板公司搬遷之前，有一些風聲傳出，有很多同事借著一起吃午飯的時機向我詢問，為了避免不必要的費事我每次都是借口自個不清楚內(nèi)情蒙混過關。很多時候裝糊涂不失為一種聰明的處事方式，避免了泄露公司機密，又不至于惡化同事關系。行政秘書不僅能夠接觸到公司的機密，也是人員信息的樞紐中心。由于在小型企業(yè)行政秘書兼任招聘的工作，同事總會對自個的領路人有著更深切厚重的友情和信任，更容易吐露自個內(nèi)心真實的感受。相對應的，一個優(yōu)秀的人事行政職員不僅要有高效的招聘率，也要降低離開職位率，所以我們需要對剛?cè)肼毶形词煜す?、穩(wěn)定性不高的同事多加關心，跟進職員的工作狀態(tài)和生活情況。一個小型企業(yè)行政秘書往往對每個職員的情況是最了解的，把握了這些信息不能作為閑聊的資本，而是應該守口如瓶，并幫助每個同事更好地工作和成長，這樣才能提高行政秘書的個人可信度，創(chuàng)造良好的人際關系和工作氣氛。3.謙虛慎重謙虛慎重是為人的基本素養(yǎng)，作為小型企業(yè)的行政秘書，在工作中接觸到更多的部門和成員，為人處世，工作中的言行態(tài)度更需要謙虛慎重，切勿由于與領導所屬的特殊工作關系放大自個的角色，對同事頤指氣使。在領導面前，即便才華橫溢也需要謙虛慎重，切勿自大自滿。行政秘書所處的位置能夠接觸到更多的公司機密，要時刻保守機密，慎重言行。古代幕僚的角色和現(xiàn)今的行政秘書有所類似，都是為領導服務，管理整個團隊。三國時期的田豐為袁紹幕僚，才識超人但為人自負。歷史上田豐因出言不遜頂撞袁紹，被關入大牢。后來袁紹兵敗，田豐更在牢內(nèi)擊掌大笑，挖苦袁紹，結(jié)果被下令處死。忠心耿耿的田豐由于一時對主公的不謙遜，沒有認清自個的角色和地位，落了個悲慘的下場。歷史的教訓告誡我們作為領導的助手要謙虛慎重，淡泊大度。秘書一方面被領導重用，一方面又服務于人，要努力充當配角，因而行政秘書一定要把握好謙虛慎重這四字金言，否則在工作上不僅得不到各部門的支持，反而會被孤立，加大職業(yè)發(fā)展的阻力。〔二〕知識構造行政秘書的工作內(nèi)容復雜，所需要的知識儲備也更為豐富。對于小型企業(yè)的行政秘書來講，除了工作中所需具備的行政業(yè)務知識，也要加強對其他崗位相關知識的積累。優(yōu)勝劣汰是這個社會的發(fā)展規(guī)律，行政秘書需要與時俱進，不斷優(yōu)化本身的知識構造。1.行政秘書的業(yè)務知識第一，了解各種公文寫作的格式、內(nèi)容，具備良好的文筆，才思力求敏捷；第二，具備相應管理知識，了解本公司的歷史、發(fā)展經(jīng)過、注冊資本、詳細業(yè)務內(nèi)容、詳細產(chǎn)品等，同時還要了解本公司競爭對手的一些情況。這不僅對企業(yè)經(jīng)營管理情況有一定的了解，還對輔助領導的工作非常有益；第三，辦公自動化設備的應用使秘書工作方式發(fā)生了宏大變化。行政秘書由于需要在電腦上處理較多的工作，要求秘書人員把握辦公自動化的知識和技能，以提高辦公設備的操作能力和工作效率。第四，會務管理知識。在秘書專業(yè)的課程中有一節(jié)專門培養(yǎng)會務管理的課程，秘書工作避免不了會務的管理、會議的籌備，會務工作要細致周密，有備才能無患，確保萬無一失。2.其他的相關知識行政秘書不僅僅需要具備基本的業(yè)務知識，還需要了解其他部門牽涉的相關知識。作為全球最具權威性的秘書工作指南，美國的(韋氏秘書手冊〕中，作者就對秘書的職業(yè)要求做了非常全面而具體的規(guī)定，他除了明確秘書要求的學歷、經(jīng)歷、品質(zhì)外還十分強調(diào)了秘書的知識，這里的知識包括：一、具有經(jīng)濟學和管理學的專業(yè)知識；二、具有商業(yè)法規(guī)和公共政策的專業(yè)知識；三、具有財務管理和財務分析的專業(yè)知識。從上述這些要求不難看出，小型企業(yè)的行政秘書作為企業(yè)管理的直接介入者，應該具備與此相適應的知識構造，這些知識的把握和運用能夠有效地保證行政秘書發(fā)揮對人事的控制能力和對事務的處理能力。在快板公司的實習經(jīng)過中，老板經(jīng)常會把財務報表的制作交給我。由于本身不是財務專業(yè)，個人對數(shù)字也并不是十分敏感，制作經(jīng)過中總是感覺力不從心，需要花費大量的時間。第一次我先根據(jù)網(wǎng)上的模板制作了一份，固然工作效率不高，但是領導也表示理解，并表示希望我補充了解財務方面的有關知識，對現(xiàn)金支出、報銷事宜都有莫大的幫助。不只是財務，小型企業(yè)的行政秘書必須是個多面手，對于人事、法律、心理學、經(jīng)濟等知識都需要一定的把握，不僅僅是對工作的便宜，也是對個人能力的提升。〔三〕工作能力一個優(yōu)秀的行政秘書不僅要有良好的職業(yè)素養(yǎng)、全面的知識構造，還必須具備出色的工作能力。由于小型企業(yè)行政秘書所處的重要地位，其工作能力的強弱將會對公司和領導的工作造成直接的影響。1.社交能力行政秘書應具備優(yōu)秀的社交能力，尤其是當下社會發(fā)展迅速，在人和人之間，溝通、交往愈加廣泛。身為秘書人員，應提高在交際方面的能力，在交際經(jīng)過中，通過良好的溝通，獲取重要信息，展開科學有效的工作。對于行政秘書而言，應多多學習社交禮儀，提升溝通協(xié)調(diào)能力。在小型企業(yè)中，行政秘書對內(nèi)需要與大量的部門溝通，長傳下達領導的旨意；與領導溝通，反應部門的情況，進一步做好工作部署。對外，行政秘書需要陪同或者代表領導與外部進行聯(lián)絡溝通。這項工作在大型企業(yè)中一般由專人負責介入。比方參加外部組織舉辦的關于銷售業(yè)績的會議/講座，公司會派銷售部門的人員介入；有關于市場拓展的活動，公司會派市場部的同事介入在小型企業(yè)，公司處于拓展階段，很多會議或場合領導會親身參加，行政秘書作為陪同或代表，需要展現(xiàn)出一定的溝通能力，才能對公司、領導帶來正面的影響。2.思辨能力固然秘書處于輔助性的地位，但仍需具備思辨能力，拒絕成為一個傳聲筒。尤其在小型企業(yè)中，作為公司管理的直接介入者，各個部門事務的聯(lián)絡者，更需要有獨立考慮，識別判定的能力，多站在領導的角度看問題。在實習經(jīng)過中，經(jīng)理布置和一位江總的見面，并遞給我一張名片。回到辦公桌我習慣性地看了一眼名片，發(fā)現(xiàn)名片上印的是冮很容易看成江，但是讀音卻并不一樣。我并沒有根據(jù)流程直接布置時間，而是上網(wǎng)查詢了一下，確認了我的疑問，隨后才開場制作會議流程表，并及時給了經(jīng)理反應：經(jīng)理，您看您和冮(gang