企業(yè)業(yè)績改善工具包06-4 會議管理辦法

~1.0目的：注：1、此份為試運行文件，該制度負責人為人力資源部，主要職責是維護制度的運行、檢查、培訓指導(dǎo)、問題點收集、處理等；2、在運行過程中遇到運作不暢等情況時，請及時書面知悉文件負責人；3、運行過程中若同相關(guān)文件有沖突時，一律依本文件執(zhí)行。文件更改一覽表版本更改內(nèi)容更改日期更改人A/0試運行和英企業(yè)管理咨詢項目負責人XX集團有限公司集團總裁為使本集團會議系統(tǒng)的規(guī)范化、制度化，以達到提高會議效率，使會議有會有議、有議有決、有決有行、有行有果的目的，特制定本辦法。2.0范圍：本辦法適用于本集團及各廠部的各種工作會議。3.0內(nèi)容3.1會議方式：3.1.1例會：有計劃于每周或月統(tǒng)一固定時間召開的例行性會議，公司例會包括員工大會、經(jīng)營分析表、產(chǎn)前會議、產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會；3.1.2臨時會議：由召集人臨時通知召開的會議；3.1.3集團會議：由集團高層主持召開的各廠部都參加的會議或有關(guān)廠部領(lǐng)導(dǎo)參加的專題會議；3.1.4廠部會議：由廠部負責人或廠部主管召開的部門內(nèi)員工會議；3.1.5專題會議：由專項工作負責人主持召開的，參與專項工作的各廠部參與人參加的會議；3.2會議主持與記錄：3.2.1公司會議：由總裁或部門負責人主持召開，由主持人決定參會人員，指定人員負責通知、組織管理，并做好會議記錄及決議落實的跟催；3.2.2部門會議：由部門負責人或負責人指定部門主管主持，部門文員或指定人員負責通知、組織管理，并做好會議記錄及決議落實的跟催；3.2.3專題會議：由專項工作負責人或負責人指定人員主持，指定人員負責通知、組織管理，并指定人員做好會議記錄，專項工作負責人或負責人指定人員負責決議的落實與跟催；3.2.4具體會議如下：序號會議名稱時間主持人參會人員內(nèi)容備注1員工大會每周周六早晨各廠負責人各廠全體人員本周生產(chǎn)計劃達成數(shù)據(jù)，下周生產(chǎn)任務(wù)，品質(zhì)安全，工廠流程制度及通告等精簡通報等2產(chǎn)前會議每批訂單量產(chǎn)前各班班組長各班組成員本批訂單工藝要求，品質(zhì)注意事宜及包裝方式等3物料碰頭會每天計劃員計劃組、倉庫、采購組以3天滾動計劃為依據(jù)的物料排查4生產(chǎn)協(xié)調(diào)會每天計劃員各班組組長當日生產(chǎn)達成數(shù)據(jù)通報，品質(zhì)異常協(xié)調(diào)，次日生產(chǎn)任務(wù)下達，人員協(xié)調(diào)調(diào)動，安全及工廠流程制度或通知等精簡通報等5集團每周總結(jié)計劃會每周周一早晨制造副總/助理各巴上周銷售/生產(chǎn)達成數(shù)據(jù)通報、未完成原因分析及改善措施，本周銷售/生產(chǎn)數(shù)據(jù)通報，異常協(xié)調(diào)事宜6銷售中心總結(jié)計劃會每周周五14：00總經(jīng)理銷售部成員本周銷售/收款達成數(shù)據(jù)通報、未完成原因分析及改善措施，下周銷售/收款數(shù)據(jù)通報及出貨計劃，異常協(xié)調(diào)事宜。７產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會每周周五15：00制造副總/助理計劃部銷售部制造各巴本周銷售/生產(chǎn)達成數(shù)據(jù)通報、未完成原因分析及改善措施，下周銷售/生產(chǎn)數(shù)據(jù)通報及出貨計劃協(xié)商，異常協(xié)調(diào)事宜。8經(jīng)營分析會每月上旬經(jīng)營委員會會長經(jīng)營委員會董事會成員上月經(jīng)營數(shù)據(jù)通報、未完成原因分析及改善措施，本月經(jīng)營數(shù)據(jù)通報并分解到每周及工作月度工作重點9品質(zhì)異常案例分析會不定期制造副總/助理相關(guān)部門負責人品質(zhì)案例描述，預(yù)計品質(zhì)失敗成本費用、責任人、原因分析、改善措施、責任人問題陳述、案例啟示3.3會議管理：3.3.1部門內(nèi)部工作、兩個部門間能溝通的問題盡可能在工作中溝通，避免事無巨細都通過會議溝通與討論；3.3.2各參會部門在會議前需申報與會議主題相關(guān)的議題給會議主持人，并預(yù)估議題所需時間，未申報議題在會上一般不予討論；3.3.3所有會議皆需有明確的議題、議程、目的，會中要討論出決議或結(jié)果，決議或結(jié)果要有可執(zhí)行性，有時限性，且由主持單位負責跟催；3.3.4會議各議項都要能形成決議，每個決議都要確定責任人、完成期限、完成效果，方便會后進行決議完成之進度跟催；3.3.5參會人員的議題至少提前2小時以上報給會議主持人，以便于會前準備工作；3.3.6參加會議人員須提前5分鐘進入會場，會議要準時召開，不許遲到、早退，作好會前簽到，萬一因事要遲到或不能參加者需事前電話說明情況并向主持人請假，否則按考勤紀律辦理；3.3.7會議進行時要求所有手機關(guān)機或調(diào)成靜音，不能接聽手機，有來電者只能會后回復(fù)、解釋；3.3.8會議主持人隨時把控會場氣氛，注重質(zhì)量，提高效率；3.3.9會前應(yīng)作好充分準備，一般會議不得超過60分鐘，禁止開馬拉松會議，杜絕議而不決的會議；3.3.10與會人員都應(yīng)做好會議記錄，對議題積極發(fā)言，踴躍提出各種合理化的意見和建議，會議發(fā)言要結(jié)合主題，不得偏離主題，發(fā)言要簡潔明了，時間不宜過長；3.3.11注意會場紀律，不得在會場內(nèi)交頭接耳、閑談、爭吵，會議期間不得處理與會議無關(guān)事務(wù)或中途退場，不得帶無關(guān)人員進入會場；3.3.12注意做好會議保密工作，沒有要求傳達的有關(guān)問題，不得自行傳達、擴散；3.3.13會議室或公共會議的場地、設(shè)備、設(shè)施會后由相關(guān)參會人員共同清潔與整理。4.0違紀處理會議違紀按以下規(guī)定處理：4.1未向會議主持人請假，或請假未得到批準，而無故缺席者，責任人樂捐100元/次；遲到或早退者，責任人樂捐50元/次；4.2非緊急事務(wù)，且未得到主持人同意，中途離開會場聽手機及辦其事，或會中手機未關(guān)鈴音響起，第一次樂捐10元，第二次樂捐20元，以此類推；4.3凡因未通知到的原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，按4.1規(guī)定處罰會議通知責任人。5.0附則：5.1制、修、廢本辦法屬于公司管理規(guī)章，經(jīng)集團總裁批準后公告實施；修訂、廢止時亦同。5.2公告實施本《管理辦法》屬公司級管理制度，其他制度與之相矛盾、相沖突時，以此辦法