《秘書學(xué)概論》第二章秘書機(jī)構(gòu)

我的“秘書長(zhǎng)”地委辦公室信息科黃科長(zhǎng)采寫到了一篇較有價(jià)值的信息稿，經(jīng)過(guò)一番修改、潤(rùn)色，費(fèi)了不少功夫，然后興沖沖地呈到地委秘書長(zhǎng)的辦公桌上，憑經(jīng)驗(yàn)，他估計(jì)這一炮定能打響，并可獲得當(dāng)年全省黨委系統(tǒng)的優(yōu)秀信息獎(jiǎng)。不料，秘書長(zhǎng)看后批示：“此稿目前不宜發(fā)”?？吹阶约旱墓ぷ鞒晒鲝U，辛辛苦苦采寫的稿子被“槍斃”，黃科長(zhǎng)心里有股說(shuō)不出的滋味?！斑@么好的題材！可惜了！”“不行，得想個(gè)辦法。”黃科長(zhǎng)拿定了主意，回到自己的辦公室，又經(jīng)過(guò)一番剪裁，將原稿換了個(gè)標(biāo)題，內(nèi)容和文字也略作改動(dòng)，然后拿給地委辦袁副主任簽發(fā)，居然順利通過(guò)了。當(dāng)然，他沒(méi)有把真相告訴袁副主任。第二天，黃科長(zhǎng)正在為稿件已發(fā)而高興時(shí)，被通知到秘書長(zhǎng)辦公室，在那里他受到了嚴(yán)厲的批評(píng)。請(qǐng)你評(píng)價(jià)一下黃科長(zhǎng)的做法，思考秘書機(jī)構(gòu)對(duì)秘書的作用。第一節(jié)秘書機(jī)構(gòu)及其設(shè)置一、秘書機(jī)構(gòu)的含義與特點(diǎn)

二、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則

三、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的程序

一、秘書機(jī)構(gòu)的含義與特點(diǎn)

（一）

秘書機(jī)構(gòu)的含義

秘書機(jī)構(gòu)是指在各級(jí)各類組織中為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)處理綜合事務(wù)、輔助管理的綜合性辦事機(jī)構(gòu)。

“秘書機(jī)構(gòu)”與“秘書部門”

“秘書機(jī)構(gòu)”一般不指某一個(gè)具體的辦公室，而是各級(jí)各類秘書部門的總稱；一般在組織內(nèi)部稱“秘書部門”，而在組織外部，尤其是要強(qiáng)調(diào)這個(gè)部門功能時(shí)往往稱“秘書機(jī)構(gòu)”。

廣義的秘書機(jī)構(gòu)

指處于社會(huì)組織內(nèi)的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領(lǐng)導(dǎo)、全面輔助領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的部門。政府機(jī)關(guān)一般稱做辦公廳或辦公室，企業(yè)一般稱做綜合部或行政部，包括其下屬的文書、秘書、信息、檔案、機(jī)要、信訪、保密、督查、接待、值班等部門。統(tǒng)管政策研究、日常行政與日常事務(wù)三大工作。

狹義的秘書機(jī)構(gòu)

指各級(jí)辦公廳、辦公室、綜合部或行政部中專門輔助組織及其領(lǐng)導(dǎo)辦理業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科。主要負(fù)責(zé)文書、會(huì)務(wù)、聯(lián)絡(luò)、接待等工作。

（二）秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)

1.附屬性：所處的位置看，任何秘書機(jī)構(gòu)都是直接隸屬于社會(huì)組織的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)之下設(shè)置的，處于一個(gè)特殊的位置。2.綜合性：從活動(dòng)內(nèi)容看，秘書機(jī)構(gòu)具有明顯的綜合性特點(diǎn)。主要活動(dòng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)開(kāi)展，涉及面廣。3.輔助性：從活動(dòng)性質(zhì)看，秘書機(jī)構(gòu)具有輔助性特點(diǎn)，它是區(qū)別于決策機(jī)構(gòu)的，也不同于其他業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)。附屬性輔助性綜合性秘書機(jī)構(gòu)示例二、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則

（一）規(guī)范化原則：秘書機(jī)構(gòu)必須依照有關(guān)法律法規(guī)來(lái)設(shè)置、增刪和調(diào)整，編制的審定也必須依照有關(guān)程序進(jìn)行，不能憑主管隨意。（二）科學(xué)合理原則：1、組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)

2、職責(zé)確定要科學(xué)

3、團(tuán)隊(duì)人員配備要科學(xué)

秘書團(tuán)隊(duì)群體的特征

秘書團(tuán)隊(duì)要有共同的行動(dòng)目標(biāo)；每個(gè)成員在群體中都有一定地位、責(zé)任和義務(wù)；有共同遵守的群體規(guī)范和行為標(biāo)準(zhǔn)；成員之間有相互依存的關(guān)系，并能相互影響。要能“優(yōu)化”組合“優(yōu)化”包括兩層意思：一要異質(zhì)結(jié)合，合理分工；二要遵循動(dòng)態(tài)原則，使秘書團(tuán)隊(duì)成員保持相對(duì)的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)。三、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的程序

（一）搭建組織架構(gòu)對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則要有清楚的認(rèn)識(shí)和把握確定秘書機(jī)構(gòu)在組織中的地位以及與組織中各部門的關(guān)系在全面認(rèn)識(shí)組織職能的基礎(chǔ)上確定建立秘書機(jī)構(gòu)所參照的模式確定秘書機(jī)構(gòu)的規(guī)模和分設(shè)部門

（二）明確部門和人員職責(zé)

明確職責(zé)包括明確秘書分設(shè)部門職責(zé)和秘書職責(zé)。職責(zé)是根據(jù)職能確定的，無(wú)論部門還是人員，都應(yīng)該明確各自的職責(zé)，合理分工，使責(zé)權(quán)相對(duì)應(yīng)，避免出現(xiàn)糾紛和履行職責(zé)的失誤，確保秘書高效工作和高質(zhì)量服務(wù)。

（三）組建秘書團(tuán)隊(duì)

崗位確定后，要根據(jù)崗位配備秘書，組建與崗位相適應(yīng)的秘書團(tuán)隊(duì)。要遵循“異質(zhì)結(jié)合”的原則，組建秘書團(tuán)隊(duì)。合理的秘書團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)應(yīng)是協(xié)調(diào)互補(bǔ)的有機(jī)結(jié)合體。秘書團(tuán)隊(duì)組建是否合理，直接關(guān)系工作的效率和質(zhì)量，也是形成獨(dú)特的秘書文化的基礎(chǔ)，應(yīng)該特別重視。

秘書團(tuán)隊(duì)的“異質(zhì)結(jié)合”（1）類型結(jié)構(gòu)優(yōu)化智囊型、秀才型、公關(guān)事務(wù)型、技術(shù)型智能結(jié)構(gòu)優(yōu)化有的側(cè)重于理論知識(shí)有的側(cè)重于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不同的專業(yè)、行業(yè)知識(shí)年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化老秘書閱歷豐富、功底深厚中年秘書年富力強(qiáng)、判斷準(zhǔn)確青年秘書精力旺盛、思維活躍秘書團(tuán)隊(duì)的“異質(zhì)結(jié)合”（2）個(gè)性結(jié)構(gòu)優(yōu)化協(xié)調(diào)的性格結(jié)構(gòu)和相容的氣質(zhì)結(jié)構(gòu)避免同種氣質(zhì)類型防止因相同相似思維方式、行為導(dǎo)致極端化傾向性別結(jié)構(gòu)優(yōu)化一般而言，男性長(zhǎng)于邏輯思維，分析、比較、概括能力較強(qiáng)，有競(jìng)爭(zhēng)性、獨(dú)立性和支配性女性長(zhǎng)于形象思維，溫文爾雅，感情細(xì)膩，善于體貼，有程序性、周密性（四）制定管理制度

制定必要的制度，實(shí)行制度化管理是秘書機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提和保障。

秘書工作的綜合性，決定了其涉及的制度是多方面的。比如辦文制度、值班制度、辦會(huì)制度、接待工作制度、信訪工作制度、督查制度、領(lǐng)導(dǎo)批示件辦理制度、調(diào)研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查辦工作程序、秘書業(yè)績(jī)考核制度等。

鏈接：

XX市XX區(qū)政府辦文制度

XX市XX區(qū)文印工作制度四、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式（一）、秘書機(jī)構(gòu)的名稱

（二）、秘書機(jī)構(gòu)的組織形式

（三）、常見(jiàn)的秘書機(jī)構(gòu)

（一）、秘書機(jī)構(gòu)的名稱

（一）辦公室或辦公廳黨政機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)廣義：機(jī)關(guān)、單位或首長(zhǎng)名稱+辦公室（廳）狹義：辦公室（二）秘書處社會(huì)團(tuán)體以及臨時(shí)性的秘書機(jī)構(gòu)命名為“秘書處”辦公廳或辦公室的下設(shè)機(jī)構(gòu)“秘書局”、“秘書科”、“秘書室”（三）以秘書機(jī)構(gòu)承擔(dān)的具體職能命名信訪辦公室、保密局、政策研究室（四）企事業(yè)秘書機(jī)構(gòu)除稱做“辦公室”外，還有稱做“行政部”或“綜合部”、“綜合辦公室”，其部門負(fù)責(zé)人稱做“行政總監(jiān)”、“行政助理”、“行政部部長(zhǎng)”、“綜合辦主任”等。（二）、秘書機(jī)構(gòu)的組織類型

（1）綜理制（2）分理制（3）單一制

（1）綜理制綜理制的秘書機(jī)構(gòu)模式，又叫總體辦公室機(jī)構(gòu)模式。是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的統(tǒng)一的辦公機(jī)構(gòu)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)層秘書科文書科機(jī)要科檔案科調(diào)研科信訪科……接待科

（2）分理制

分理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是一種職能分型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機(jī)構(gòu)組織形式。領(lǐng)導(dǎo)層辦公室信息處信訪辦調(diào)研處檔案室接待處督辦處……

（3）單一制

單一制的秘書機(jī)構(gòu)，采用職能統(tǒng)兼模式，或稱“秘書崗位”。是指只設(shè)有一名專職或兼職秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門提供輔助管理和綜合服務(wù)的組織結(jié)構(gòu)模式。（三）、常見(jiàn)的秘書機(jī)構(gòu)

根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的時(shí)限:常設(shè)秘書機(jī)構(gòu)、臨時(shí)性秘書機(jī)構(gòu)根據(jù)級(jí)別的不同:中央、省、市、縣（區(qū)）等根據(jù)組織系統(tǒng)類別的不同:黨委系統(tǒng)、政府系統(tǒng)、人大系統(tǒng)、政協(xié)系統(tǒng)、軍隊(duì)系統(tǒng)、企業(yè)系統(tǒng)、事業(yè)單位、人民團(tuán)體等多種類別根據(jù)組織形式的不同:分理制和綜理制

國(guó)務(wù)院的秘書機(jī)構(gòu)國(guó)務(wù)院設(shè)立辦公廳，為機(jī)關(guān)的一個(gè)綜合辦事部門；辦公廳下設(shè)局級(jí)機(jī)構(gòu)，如秘書局、機(jī)要局、信訪局、保衛(wèi)局以及機(jī)關(guān)事務(wù)管理局等；局下再設(shè)若干處室分別負(fù)責(zé)某方面的工作。國(guó)務(wù)院只設(shè)秘書長(zhǎng)，不設(shè)辦公廳主任。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書一局秘書二局秘書三局國(guó)務(wù)院總值班室督查室電子政務(wù)辦公室人事司行政司...

省部級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)

省、直轄市、自治區(qū)政府機(jī)關(guān)設(shè)辦公廳，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)的秘書工作。辦公廳下設(shè)若干處，如秘書處、信息處、接待處、行政處、綜合處、人事處、調(diào)研室、督導(dǎo)室。有些處還下設(shè)若干科。秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人為辦公廳主任，其上再由秘書長(zhǎng)統(tǒng)轄。目前我國(guó)各省、直轄市、自治區(qū)政府機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)從部門設(shè)置、規(guī)模、職位方面都不盡相同，有的差異還比較大。省人民政府應(yīng)急管理辦公室

新聞信息處建議提案處秘書處督辦處政務(wù)公開(kāi)處人事處保衛(wèi)處…...

監(jiān)察室老干部工作處

行政處綜合一處綜合二處XX省人民政府辦公廳遼寧省人民政府辦公廳秘書一處（新聞聯(lián)絡(luò)處）秘書二處文電處綜合一處綜合二處綜合三處綜合四處綜合五處綜合六處綜合七處綜合八處綜合九處省政府督察室建議提案辦理處

電子政務(wù)辦（省政府信息公開(kāi)辦）思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)

1.秘書機(jī)構(gòu)是指在各級(jí)各類組織中為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)者處理綜合事務(wù)、輔助管理的（）