辦公自動化實訓教程之Excel部分

辦公自動化實訓教程第二部分Excel>>大連理工大學出版社第二部分ExcelExcel2003是Microsoft公司推出的Windows平臺下最流行的電子表格軟件，它提供了強大的數(shù)據(jù)處理功能，是MicrosoftOffice2003辦公套裝軟件的一個重要組成部分。Excel2003集數(shù)據(jù)表格、圖表和數(shù)據(jù)庫三大基本功能于一身，具有強大的數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計與分析功能，被廣泛應用于教育、科研、財務、和經濟等各個領域，特別是需要處理大量數(shù)據(jù)的報表工作中。第二部分Excel第7章制作客戶信息表——基本操作第8章制作個人明細表——數(shù)據(jù)計算第9章外幣資金月報表第10章制作銷售統(tǒng)計表——分析統(tǒng)計第7章制作培訓通知案例的制作展示了一個完整電子表格制作過程，從開始新建Excel文檔，到在單元格中錄入數(shù)據(jù)，進行格式化操作，對工作表進行頁面設置，重命名工作表，及最后的保存及打印工作簿。返回目錄第7章制作客戶信息表案例知識點：熟悉Excel2003的基本功能掌握表格的格式設置掌握圖片等圖形對象的插入掌握工作表的基本操作了解工作表的打印返回目錄第7章制作客戶信息表案例知識點講解：熟悉Excel2003的基本功能建立文檔雙擊桌面Excel圖標，或從開始菜單啟動Excel啟動后，默認打開一空白Excel文檔。也可以單擊“常用”工具欄中【新建空白文檔】按鈕進行創(chuàng)建。保存文檔單擊“常用”工具欄中【保存】按鈕輸入數(shù)據(jù)

手工輸入，可輸入中、英文文本、數(shù)字、公式等使用自動填充功能快速復制或填充有序數(shù)據(jù)返回知識點第7章制作客戶信息表案例知識點講解：格式的設置單元格字體、對齊方式、數(shù)字格式、邊框和底紋等設置單擊菜單欄的【格式】【單元格】命令通過“格式”工具欄進行設置返回知識點第7章制作客戶信息表案例知識點講解：格式的設置數(shù)字格式設置數(shù)字格式可改變單元格中數(shù)據(jù)的顯示格式。常見的數(shù)字格式有常規(guī)、數(shù)值、貨幣、日期、時間、百分比、文本和自定義等。調整工作表行高列寬鼠標操作—拖動列標右邊界調整列寬；雙擊列標右邊界“最適合的寬度”單擊菜單欄的【格式】【行】或【列】命令返回知識點第7章制作客戶信息表案例知識點講解：插入圖片單擊菜單欄的【插入】【圖片】【來自文件】命令Excel中，可以插入剪貼畫、圖片文件、藝術字、自選圖形等圖形對象，與Word不同的是，插入的圖形總是浮于文字上方。返回知識點第7章制作客戶信息表案例知識點講解：工作表的操作增加、刪除、命名工作表在工作表標簽區(qū)中單擊選擇工作表標簽單擊右鍵，在快捷菜單上選擇【插入】/【刪除表】/【重命名】命令凍結窗格單擊菜單欄中的【窗口】【凍結窗格】隱藏工作表中的網格線單擊菜單欄中的【工具】【選項】命令，打開的【選項】對話框選擇【視圖】選項卡，在“窗口選項”中取消“網格線”的勾選返回知識點第7章制作客戶信息表案例例知知識識點點講講解解：：打印印工工作作表表頁面面設設置置設置置紙紙張張的的頁頁面面大大小小、、邊邊距距、、頁頁眉眉/頁頁腳腳等等頁眉眉/頁頁腳腳的的設設置置單擊擊菜菜單單欄欄中中的的【【文文件件】】【【頁頁面面設設置置】】命命令令，，打打開開的的【【頁頁面面設設置置】】對對話話框框。。選擇擇【【頁頁眉眉/頁頁腳腳】】選選項項卡卡，，單單擊擊【【自自定定義義頁頁眉眉/頁頁腳腳】】按按鈕鈕，，打打開開【【頁頁眉眉/頁頁腳腳】】對對話話框框返回回知知識識點點第7章章制制作作客客戶戶信信息息表表案例例知知識識點點講講解解：：頁面面設設置置設置置標標題題行行——使使得得每每頁頁頂頂端端或或左左端端都都出出現(xiàn)現(xiàn)標標題題在【【頁頁面面設設置置】】對對話話框框中中選選擇擇【【工工作作表表】】選選項項卡卡在““頂頂端端標標題題行行””或或““左左端端標標題題列列””選選項項框框中中選選擇擇設設置置標標題題行行或或列列返回回知知識識點點第7章章制制作作客客戶戶信信息息表表打印印預預覽覽打印印工工作作表表第8章章制制作作個個人人收收支支明明細細表表案例例中中一一些些基基本本的的原原始始數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)外外，，其其他他的的各各項項統(tǒng)統(tǒng)計計項項都都是是通通過過Excel提提供供的的公公式式和和函函數(shù)數(shù)自自動動計計算算完完成成的的。。同同時時通通過過有有效效性性及及保保護護來來盡盡量量避避免免在在輸輸入入數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)時時的的誤誤操操作作。。返回回目目錄錄第8章章制制作作個個人人收收支支明明細細表表案例例知知識識點點：：公式式和和函函數(shù)數(shù)驗證證數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)有有效效性性設置置條條件件格格式式保護護工工作作表表復制制工工作作表表返回回目目錄錄第8章章制制作作個個人人收收支支明明細細表表案例例知知識識點點講講解解：：公式式和和函函數(shù)數(shù)插入入函函數(shù)數(shù)選擇擇結結果果單單元元格格，，單單擊擊菜菜單單欄欄中中的的【【插插入入】】【【函函數(shù)數(shù)】】命命令令打開開的的【【插插入入函函數(shù)數(shù)】】對對話話框框，，選選擇擇應應用用函函數(shù)數(shù)打開開【【函函數(shù)數(shù)參參數(shù)數(shù)】】對對話話框框，，設設置置函函數(shù)數(shù)各各計計算算參參數(shù)數(shù)返回回知知識識點點第8章章制制作作個個人人收收支支明明細細表表案例例知知識識點點講講解解：：公式式和和函函數(shù)數(shù)輸入入公公式式選擇擇結結果果單單元元格格輸入入等等號號““=””，，輸入入運運算算公公式式，，按按回回車車鍵鍵確確認認。。Excel中中的的公公式式的的書書寫寫規(guī)規(guī)則則與與常常規(guī)規(guī)的的代代數(shù)數(shù)公公式式基基本本一一致致。。它它總總是是以以““=””開開始始，，可可以以使使用用+（（加加））、、-（（減減））、、*（（乘乘））、、/（（除除））、、^（（乘乘冪冪））、、()（（小小括括號號））、、>（（大大于于號號））、、<（（小小于于號號））、、=（（等等于于號號））、、>=（（大大于于等等于于號號））和和&（（連連字字符符））等等運運算算符符。。公式式和和函函數(shù)數(shù)可可通通過過復復制制粘粘貼貼或或自自動動填填充充進進行行復復制制返回回知知識識點點第8章章制制作作個個人人收收支支明明細細表表案例例知知識識點點講講解解：：單元元格格引引用用引用用指指標標識識并并指指明明公公式式中中所所使使用用數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)的的單單元元格格位位置置。。相對對引引用用如如：：A2絕對引用用如：：$A$2混合引用用如：：$A2或A$2相對引用用與絕對對引用的的區(qū)別：：當復制制公式時時，相對對引用會會根據(jù)其其發(fā)生改改變，而而絕對引引用不會會。在公式中中輸入單單元格引引用，可可直接選選擇該單單元格或或區(qū)域，，支持Ctrl鍵和Shift鍵。。返回知識識點第8章制制作作個人收收支明細細表引用運算符含義示例說明:（冒號）區(qū)域運算，兩個引用間的連續(xù)單元格區(qū)域SUM(A2:B3)A2～B3四個單元格的和,（逗號）聯(lián)合運算，多個引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三個單元格的和（空格）交叉運算，同屬于兩個引用的單元格SUM(A2:B3B2:B4)B2,B3二個單元格的和案例知識識點講解解：驗證數(shù)據(jù)據(jù)有效性性通過給單單元格設設置“數(shù)數(shù)據(jù)有效效性”，，來限制制單元格格數(shù)據(jù)的的輸入，，從而避避免輸入入數(shù)據(jù)時時誤操作作。選定設置置“數(shù)據(jù)據(jù)有效性性”的的單元格格區(qū)域單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)據(jù)】【有有效性】】命令，，打開的的【數(shù)據(jù)據(jù)有效性性】對話話框。選擇【設設置】選選項卡，，設置置“有效效性的條條件”選擇【出出錯警告告】選項項卡，設設置“輸輸入無效效信息時時顯示出出錯警告告”返回知識識點第8章制制作作個人收收支明細細表案例知識識點講解解：設置條件件格式通過條件件格式，，可將滿滿足特定定條件的的單元格格以指定定的格式式顯示，，從而達達到突出出重要數(shù)數(shù)據(jù)的目目的。選定設置置“條件件格式””的單元元格區(qū)域域單擊菜單單欄中的的【格式式】【條條件格式式】命令令，打開開的【條條件格式式】對話話框在“條件件？”中中設置滿滿足條件件單擊【格格式】按按鈕，在在打開的的【單元元格格式式】對話話框中設設置滿足足條件后后的格式式還可以單單擊【添添加】】按鈕，，添加新新的條件件格式返回知識識點第8章制制作作個人收收支明細細表案例知識識點講解解：保護工作作表保護工作作表的作作用為保保護工作作表中的的鎖定單單元格（（默認）），使得得這些單單元格不不能被編編輯修改改。選定所有有不需保保護的單單元格區(qū)區(qū)域單擊菜單單欄中的的【格式式】【單單元格】】命令，，打開的的【單元元格】對對話框。。選擇【保保護】選選項卡，，單擊取取消“鎖鎖定”選選項。單擊菜單單欄中的的【工具具】【保保護】【【保護工工作表】】命令，，打開的的【保護護工作表表】對話話框。選擇“保保護工作作表及鎖鎖定的單單元格內內容”選選項，在在“取消消工作表表保護時時使用的的密碼””文本框框中輸入入工作表表的保護護密碼，，并設置置保護后后可執(zhí)行行的操作作。返回知識識點第8章制制作作個人收收支明細細表案例知識識點講解解：復制工作作表在工作表表標簽區(qū)區(qū)中，選選中工作作表標簽簽。單擊右鍵鍵，在快快捷菜單單中選擇擇【移動動或復制制工作表表】命令令，打開開【移動動或復制制工作表表】對話話框中在“工作作簿”選選項中選選擇目標標工作簿簿選擇““建立副副本”（（如不選選擇則為為移動）），單擊擊【確定定】按鈕鈕。返回知識識點第8章制制作作個人收收支明細細表第9章外外幣幣資金月月報表實例中通通過【新新建Web查詢詢】功能能，從網網頁中獲獲取數(shù)據(jù)據(jù)，并實實現(xiàn)自動動刷新，，從而減減少了原原始數(shù)據(jù)據(jù)的錄入入，提高高了數(shù)據(jù)據(jù)的有效效利用。。返回目錄錄第9章外外幣幣資金月月報表案例知識識點：導入外部部數(shù)據(jù)單元格引引用（加加強）隱藏行、、列和工工作表制作圖表表返回目錄錄第9章外外幣幣資金月月報表案例知識識點講解解：導入外部部數(shù)據(jù)導入數(shù)據(jù)據(jù)從數(shù)數(shù)據(jù)庫或或文本文文件等外外部文件件中獲取取數(shù)據(jù)單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)據(jù)】【導導入外部部數(shù)據(jù)】】【導入入數(shù)據(jù)】】命令，，打開的的【選取取數(shù)據(jù)源源】對話話框。選取外部部數(shù)據(jù)源源文件根據(jù)導入入向導設設置導入入選貢返回知識識點第9章外外幣幣資金月月報表案例知識識點講解解：導入外部部數(shù)據(jù)新建Web查詢詢從網網頁中獲獲取數(shù)據(jù)據(jù)單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)據(jù)】【導導入外部部數(shù)據(jù)】】【新建建Web查詢】】命令，，打開的的【新建建Web查詢】】對話框框。在瀏覽窗窗中選擇擇要導入入的數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域單擊對話話框右上上角的““選項””按鈕，，打開【【Web查詢選選項】對對話框，，設置查查詢選項項。返回知識識點第9章外外幣幣資金月月報表案例知識識點講解解：單元格引引用（加加強）引用當前前表：單單元格引引用引用不同同表：工工作表名名稱!單單元格引引用引用不同同工作簿簿：[工工作簿文文件名稱稱]工工作表名名稱!單單元格引引用返回知識識點第9章外外幣幣資金月月報表隱藏行、、列和工工作表隱藏行或或列選定要隱隱藏的列列，單擊擊菜單欄欄中的【【格式】】【列】】【隱藏藏】命令令要顯示隱隱藏列，，首先選選定整個個工作表表，單擊擊菜單欄欄中的【【格式】】【列】】【取消消隱藏】】命令隱藏工作作表單擊菜單單欄中的的【格式式】【工工作表】】【隱藏藏】命令令要顯示隱隱藏工作作表，單單擊菜單單欄中的的【格式式】【工工作表】】【取消消隱藏】】命令案例知識識點講解解：制作圖表表創(chuàng)建圖表表首先選定定建立圖圖表的數(shù)數(shù)據(jù)源單單元格區(qū)區(qū)域單擊菜單單欄中的的【插入入】【圖圖表】命命令，或或單擊““常用””工具欄欄上的【【圖表向向導】按按鈕。打打開的【【圖表向向導】對對話框。。根據(jù)向導導依次設設置圖表表類型、、源數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域、、選項、、位置等等返回知識識點第9章外外幣幣資金月月報表案例知識識點講解解：圖表編輯輯修飾圖表創(chuàng)建建后，，可通過過菜單欄欄中的【【圖表】】菜單對對圖表類類型、源源數(shù)據(jù)、、選項、、位置等等進行編編輯圖表是由由圖表區(qū)區(qū)、繪圖圖區(qū)、系系列、圖圖表標題題等一系系列圖形形對象組組成的。?？煞謩e別對這些些對象在在外形、、色彩、、大小和和位置等等方面進進行格式式化設置置。返回知識識點第9章外外幣幣資金月月報表第10章章銷銷售統(tǒng)計計分析Excel中除除了可以以通過公公式和函函數(shù)對數(shù)數(shù)據(jù)進行行計算外外，還提提供了許許多分析析統(tǒng)計數(shù)數(shù)據(jù)的功功能，如如排序、、篩選、、分類匯匯總和數(shù)數(shù)據(jù)透視視表等，，從而為為我們的的決策提提供依據(jù)據(jù)。返回目目錄第10章銷銷售統(tǒng)統(tǒng)計分分析案例知知識點點：數(shù)據(jù)清清單排序篩選分類匯匯總數(shù)據(jù)透透視表表和數(shù)數(shù)據(jù)透透視圖圖返回目目錄第10章銷銷售統(tǒng)統(tǒng)計分分析案例知知識點點講解解：數(shù)據(jù)清清單數(shù)據(jù)清清單（（也稱稱數(shù)據(jù)據(jù)列表表），，指包包含系系列相相關數(shù)數(shù)據(jù)的的標準準二維維表格格，其其中每每行是是一個個完整整的信信息，，而同同列的的數(shù)據(jù)據(jù)項應應具有有的相相同數(shù)數(shù)據(jù)類類型。。記錄單單可對數(shù)數(shù)據(jù)清清單進進行瀏瀏覽、、修改改、輸輸入、、刪除除、和和查找找等管管理操操作單擊菜菜單欄欄中的的【數(shù)數(shù)據(jù)】】【記記錄單單】命命令，，打開開【記記錄單單】對對話框框返回知知識點點第10章銷銷售統(tǒng)統(tǒng)計分分析案例知知識點點講解解：排序首先選選定數(shù)數(shù)據(jù)清清單中中任一一單元元格（（如果果要排排序的的是部部分數(shù)數(shù)據(jù)清清單或或非標標準數(shù)數(shù)據(jù)清清單，，則要要選擇擇要排排序的的完整整數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域域。））單擊菜菜單欄欄中的的【數(shù)數(shù)據(jù)】】【排排序】】命令令，打打開【【排序序】對對話框框依次設設置排排序字字段及及方式式。簡單的的排序序可直直接選選定關關鍵字字所在在列的的任一一單元元格，，然后后單擊擊“常常用””工具具欄上上的【【升序序排序序】按按鈕或或【降降序排排序】】按鈕鈕完成成排序序。返回知知識點點第10章銷銷售統(tǒng)統(tǒng)計分分析案例知知識點點講解解：篩選自動篩篩選一一般般適用用于簡簡單條條件的的篩選選，允允許疊疊加。。首先選選定數(shù)數(shù)據(jù)清清單中中任一一單元元格。。單擊菜菜單欄欄中的的【數(shù)數(shù)據(jù)】】【篩篩選】】【自自動篩篩選】】命令令單擊列列標題題右側側的自自動篩篩選下下拉箭箭頭，，從下下拉列列表中中選擇擇自動篩篩選狀狀態(tài)下下，再再單擊擊菜單單欄中中的【【數(shù)據(jù)據(jù)】【【篩選選】【【自動動篩選選】命命令，，可可撤消消篩選選返回知知識點點第10章銷銷售統(tǒng)統(tǒng)計分分析案例知知識點點講解解：篩選高級篩篩選可可任任意組組合篩篩選條條件，，適用用于復復雜的的條件件篩選選首先在在工作作表中中空白白處輸輸入篩篩選條條件選定數(shù)數(shù)據(jù)清清單中中任一一單元元格，，單擊擊菜單單欄中中的【【數(shù)據(jù)據(jù)】【【篩選選】【【高級級篩選選】命命令，，打開開【高高級篩篩選】】對話話框依次選選擇設設置列列表區(qū)區(qū)域、、條件件區(qū)域域和篩篩選結結果位位置提示：：篩選選條件件中，，不同同行間間的條條件是是“或或”的的關系系，同同一行行中不不同列列的條條件是是“與與”的的關系系。返回知知識點點第10章銷銷售統(tǒng)統(tǒng)計分分析案例知知識點點講解解：分類匯匯總指對數(shù)數(shù)據(jù)進進行分分類，，并按按分類類進行行匯總總進行行諸如如“求求和””、““計數(shù)數(shù)”和和“平平均值值”等等匯匯總