辦公自動化第章2

第四章

辦公中的表格與圖表處理

4.1電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識

4.1.1電子表格的類型劃分和軟件選取類型詳細(xì)分類舉例文字表格規(guī)則的文字表格課程表、作息時間表、值班表等復(fù)雜的文字表格個人簡歷表、項目申報表等數(shù)字表格數(shù)字不參與運(yùn)算出貨單、發(fā)貨單等數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表產(chǎn)品出庫統(tǒng)計表、損益表等數(shù)據(jù)庫格式表格學(xué)生成績表、公司銷售表等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格由各個月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表電子表格制作的軟件選取原則1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作。4.1.2數(shù)據(jù)圖表的類型劃分

和軟件選取

使用較多的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點(diǎn)圖。4.2利用Word制作文字表格4.2.1規(guī)則表格的制作用“插入表格”方法。以制作“日程安排表”為例。

創(chuàng)建表格填充內(nèi)容制作斜線表頭創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格的方法表格中的各種標(biāo)記表格中常用的選定方法：選定表格、行、列、單元格。在表格中增刪行、列格式設(shè)置：

表格屬性——表格大小、對齊方式；行高，跨頁斷行，標(biāo)題行重復(fù)；列寬；單元格。4.2.2復(fù)雜表格的制作

需要使用“繪制表格”、“擦除”、“合并單元格”和“拆分單元格”等工具手動進(jìn)行繪制。以“報名表”為例。繪制“報名表”框架(1)繪制“報名表”表格(2)添加行——拆分單元格(3)處理跨行的單元格——合并單元格(4)添加列2.對表格進(jìn)行精確調(diào)整

使用“表格屬性”。

（1）對整個表格：居中。（2）行的設(shè)置：行高。（3）單元格的設(shè)置：對齊、適應(yīng)文字、方向。

（4）邊框設(shè)置。

4.3利用Excel制作數(shù)字表格和圖表以“上半年銷售統(tǒng)計”為例。1.數(shù)據(jù)表格的創(chuàng)建2.用函數(shù)計算數(shù)據(jù)SUM,AVERAGE,MAX,MIN.單元格的三種引用方式：（1）相對引用：B3,代表參數(shù)的單元格需要變化（2）絕對引用：$B$3，不需要變化（3）混合引用：B$3，$B3，只有列或行變化3.表表格的格格式化設(shè)置置4.制制作圖表表（1）制作作嵌入式圖圖表（柱形形圖）（2）制作作單獨(dú)的三三維柱狀圖圖表（3）制作作不連續(xù)數(shù)數(shù)據(jù)區(qū)域的的圖表4.4制制作Excel關(guān)聯(lián)表格格Excel的關(guān)聯(lián)表表格，是指指在一個或或多個工作作簿中有一一定關(guān)聯(lián)關(guān)關(guān)系的工作作表的總稱稱。在辦公中制制作表格時時，有些數(shù)數(shù)據(jù)的存放放和計算需需要使用多多個工作表表，并且相相互之間需需要引用和和參照。這這就需要使使用Excel的關(guān)關(guān)聯(lián)表格操操作來實現(xiàn)現(xiàn)數(shù)據(jù)的處處理。以“歌手大大獎賽計分分”為例計分分規(guī)規(guī)則則:每一一個個參參加加決決賽賽選選手手的的得得分分滿滿分分為為100分，，包包括括以以下下三三大大部部分分：：歌唱唱得得分分、、素素質(zhì)質(zhì)得得分分、、聲聲樂樂得得分分以上上三三項項分分?jǐn)?shù)數(shù)之之和和為為該該選選手手的的總總得得分分，，按按照照該該成成績績的的名名次次確確定定最最終終的的獲獲獎獎等等級級。。參加加決決賽賽的的選選手手共共20人，，比比賽賽前前通通過過抽抽簽簽確確定定出出場場順順序序，，比比賽賽結(jié)結(jié)束束需需要要確確定定綜綜合合成成績績一一等等獎獎1人，，二二等等獎獎3人，，三三等等獎獎5人，，其其余余為為優(yōu)優(yōu)秀秀獎獎。?，F(xiàn)在在需需要要制制作作一一套套用用來來計計算算選選手手分分?jǐn)?shù)數(shù)的的表表格格，，以以便便在在比比賽賽現(xiàn)現(xiàn)場場能能夠夠很很快快算算出出分分?jǐn)?shù)數(shù)。?；颈静讲襟E驟工作作表表的的添添加加和和更更名名“主主界界面面””工工作作表表的的制制作作:網(wǎng)格格線線：：工工具具——選選項項——視視圖圖超鏈鏈接接：：右右鍵鍵——超超鏈鏈接接——本本文文檔檔中中的的位位置置“計計分分規(guī)規(guī)則則””工工作作表表的的制制作作重點(diǎn)點(diǎn)：：大大塊塊文文字字在在Excel中中的的輸輸入入————文文本本框框。。4.““選選手手情情況況””工工作作表表的的制制作作5.““歌歌唱唱得得分分””、、““素素質(zhì)質(zhì)得得分分””、、““聲聲樂樂得得分分””、、““綜綜合合得得分分””、、““評評獎獎結(jié)結(jié)果果””工工作作表表的的制制作作：：重點(diǎn)點(diǎn)：：函函數(shù)數(shù)的的應(yīng)應(yīng)用用。。函數(shù)數(shù)的的應(yīng)應(yīng)用用垂直直查查找找函函數(shù)數(shù)VLOOKUPVLOOKUP（（需需要要在在數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)表表第第一一列列查查找找的的值值，，要要在在其其中中查查找找的的數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)區(qū)域域，，待待返返回回的的匹匹配配值值的的列列序序號號））VLOOKUP（（C3,選選手手情情況況??！$A$3:$B$18,2））跨工工作作表表、、跨跨工工作作簿簿的的單單元元格格引引用用。?？绻すぷ髯鞅肀?工工作作表表名名!單單元元格格地地址址跨工工作作簿簿:[工工作作簿簿名名]工工作作表表名名!單單元元格格地地址址如:[計計算算機(jī)機(jī)成成績績.xls]上上機(jī)機(jī)成成績績??！B4利用用IF函函數(shù)數(shù)避避免免““＃＃N／／A””錯錯誤誤。。錯誤誤提提示示信信息息:####：輸輸入入單單元元格格的的數(shù)數(shù)值值太太長長；；#N/A：函函數(shù)數(shù)或或公公式式中中沒沒有有可可用用的的數(shù)數(shù)值值；；#REF!：單單元元格格引引用用無無效效．．IF(條條件件，，表表達(dá)達(dá)式式１１，，表表達(dá)達(dá)式式２２））IF（（C3=““””,““””,VLOOKUP（（C3,選選手手情情況況??！$A$3:$B$18,2））））本章章小小結(jié)結(jié)重點(diǎn)點(diǎn)：電子子表表格格和和圖圖表表的的類類型型劃劃分分和和軟軟件件的的選選取取。。用Word熟熟練練制制作作和和編編