會議服務(wù)工作流程課件

會議服務(wù)工作流程會議室布置：1、會議地點(diǎn)：17樓1號會議室2、會議時間：2012.3.3日下午3：30入場3、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：3000元/場+立牌3個150元+橫幅160元4、會議人數(shù)：150人左右5、會議要求：（1）會議期間提供紙、筆、茶水服務(wù)。

（2）請安排相關(guān)人員提前進(jìn)場做好備工作。

（3）主席臺備9個座位。

（4）LED內(nèi)容：荊門市溫州商會二屆四次理事會議會議室布置：1、會議地點(diǎn)：17樓1號會議室2、會議時間：2014.1.12日下午14：003、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：3000元/場4、會議人數(shù)：180人左右5、會議要求：（1）會議期間免費(fèi)提供紙、筆、茶水服務(wù)。（2）所有桌子全部撤走，只擺放凳子，主席臺提供講臺一個

（3）請安排兩名工作人員提前進(jìn)場做好引領(lǐng)及相關(guān)準(zhǔn)備工作。會議室布置：1、會議地點(diǎn)：17樓1號會議室2、會議時間：2013.11.3日上午9：30—12：003、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：3000元/場4、會議人數(shù)：40人左右5、會議要求：（1）會議期間提供紙、筆、茶水、香巾等服務(wù)。（2）回字型擺放，前面和后面分別用綠植隔斷，中間用小綠植簡單作點(diǎn)綴

（3）請安排相關(guān)人員提前進(jìn)場做好備工作。會前準(zhǔn)備會中服務(wù)會后收尾了解會議基本情況會議桌的要求物品擺放場地布置會前準(zhǔn)備會議的人數(shù)，會議類型，名稱，時間，主辦者，會議的特殊要求，與會者的風(fēng)俗習(xí)慣，付款方式和收費(fèi)金額等。聯(lián)系工程、PA等相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)工作。還要安排一名專職負(fù)責(zé)人與主辦方負(fù)責(zé)人聯(lián)系全程跟盯會議，保證與主辦方負(fù)責(zé)人配合好工作，如有準(zhǔn)備會場不確定之處及時與此會議銷售經(jīng)理聯(lián)系。

了解會議基本情況

1、對會議室進(jìn)行檢查，保潔。（1）確認(rèn)會議室音響、燈具等設(shè)備的完好，發(fā)現(xiàn)故障及時向相關(guān)部門報修，保證會議使用。（2）做好會議室的保潔、整理，達(dá)到主辦方的要求。2、按會議要求，準(zhǔn)備合格的會議用品，在開會半小時前準(zhǔn)備好開水、茶葉、小方巾和會議桌上的紙、筆。(具體視情況而定)

3、根據(jù)會議要求進(jìn)行擺臺，對會議室進(jìn)行通風(fēng)和氣味處置。

4、準(zhǔn)備工作結(jié)束后，進(jìn)行會前的全面保潔和安全檢查情況跟會議主辦單位確認(rèn)。

5、封閉會議室空調(diào)。會前準(zhǔn)備注意事項(xiàng)服務(wù)員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議室的具體情況安排會場布局，臺型要比例協(xié)調(diào)、美觀。會議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺呢平整無污垢，無破損、打褶；若用臺裙時，臺裙扣之間距離應(yīng)在30cm左右，臺裙干凈無褶，接口不能朝向門和客人。椅子如果有椅子套要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。同時可根據(jù)與會者的風(fēng)俗習(xí)慣和特點(diǎn)安排用品，搞好會議室內(nèi)外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。

會議桌的要求

回字形會議桌會議用桌桌要結(jié)實(shí)實(shí)平穩(wěn)，，桌與桌桌之間距距離合適適；臺呢呢平整無無污垢，，無破損損、打褶褶；若用用臺裙時時，臺裙裙扣之間間距離應(yīng)應(yīng)在30cm左右，臺臺裙干凈凈無褶，，接口不不能朝向向門和客客人。椅椅子必須須有椅子子套，椅椅子套要要干凈整整潔，椅椅子前后后左右距距離合適適，桌椅椅各成直直線。各類培訓(xùn)訓(xùn)常用島島嶼式課課桌擺放放根據(jù)客戶戶要求準(zhǔn)準(zhǔn)備白板板。圓桌式交交流會準(zhǔn)備會議議需用物物品，按按規(guī)定擺擺放，并并留出用用量的10%作為備量量。一般會議議擺臺必必須有紙紙夾、鉛鉛筆、礦礦泉水、、直筒杯杯、毛巾巾托、清清口糖等等，也可可視客人人要求擺擺茶杯。。確保物品品干凈整整潔，無無破損。。

特殊殊會議如如（簽字字儀式））等應(yīng)詢詢問是否否需要準(zhǔn)準(zhǔn)備香檳檳等及時時做好準(zhǔn)準(zhǔn)備物品擺放放一般會議議擺臺必必須有紙紙夾、鉛鉛筆、礦礦泉水、、直筒杯杯、毛巾巾托等，，也可視視客人要要求擺茶茶杯。主席臺聽眾席場地布置置舞臺裙:舞臺前部部外圍用用深紅色色舞臺裙裙粘貼，，長度垂垂直地面面，兩個個舞臺裙裙之間的的接縫吻吻合，接接口處不不能面向向客人。。背景板支支架：最遲于會會議開始始前三個個小時聯(lián)聯(lián)系工程程部安裝裝完畢。。背景板：協(xié)助廣告告公司將將背景板板安裝好好，要求求平整、、不歪斜斜。主席臺條幅：根據(jù)客人人要求協(xié)協(xié)調(diào)工程程人員懸懸掛在正正確位置置，高度度適當(dāng)，，不歪斜斜，不破破壞墻面面。投影幕布布及投影影儀：會前3小時將投投影幕投投影儀安安裝到位位，投影影不歪斜斜，對正正投影幕幕；懸掛掛式投影影儀提前前放下。。大型會會議提前前1天調(diào)試完完畢，中中小型會會議至少少提前1小時調(diào)調(diào)試完畢畢。會議主題題或歡迎迎詞：根據(jù)主辦辦方要求求，可由由音響師師在投影影幕上打打上會議議主題或或歡迎詞詞，要求求：色澤澤醒醒目，字字體大小小適當(dāng)，，字型美美觀，間間距合適適，烘托托氣氛。。主席臺會議桌的的擺放椅子臺呢音響及電電線聽眾席課桌式會會議先將將桌子定定位，根根據(jù)場地地人數(shù)計計劃桌子子張數(shù)，，第一排排桌子距距離主席席臺之間間的通道道應(yīng)寬敞敞點(diǎn)（一一般大于于2米）。用2—3張桌子拼拼在一起起成一直直線，前前后排桌桌子之間間相距1米；豎排排桌子中中間至少少留出3條主要通通道，每每條通道道寬度應(yīng)應(yīng)在1.5—2米之間。。會議桌的的擺放課桌式會會場椅子子在桌后后面擺成成一條直直線，椅椅子前端端與臺呢呢下垂部部分相切切，間距距相等前前后成直直線，椅椅套平整整干凈無無皺。劇劇場式會會場：每每排椅子子前后間間距合適適。椅子每張桌用用臺呢套套套好，，臺呢套套四臺呢呢平挺無無皺，臺臺面無物物。臺呢電線應(yīng)順順墻布線線，不打打卷多余余電線應(yīng)應(yīng)放置于于不明顯顯處，并并用布草草適當(dāng)遮遮擋，在在通道處處布線必必須用壓壓線板壓壓住。音音響車：：整齊擺擺放在墻墻角處，，提前調(diào)調(diào)試好音音量及效效果。音音箱放在在會場靠靠邊適當(dāng)當(dāng)位置或或墻角處處。音響及電電線迎賓服務(wù)務(wù)打開相關(guān)關(guān)設(shè)備設(shè)設(shè)施會議開始始會中服務(wù)務(wù)細(xì)節(jié)會議中間間休息茶歇服務(wù)務(wù)會中服務(wù)務(wù)如主辦方方要求提提供禮儀儀，應(yīng)在在指定時時間安排排禮儀小小姐著紅紅色禮儀儀服在大大堂和電電梯間迎迎接客人人。服務(wù)務(wù)員要在在會議開開始前1小時到到達(dá)并于于會議開開始前半半小時在在門口站站立迎接接賓客。。儀容儀儀表要合合格。迎賓服務(wù)務(wù)一、引領(lǐng)領(lǐng)客人引領(lǐng)客人人時，應(yīng)應(yīng)立正站站立，手手臂平伸伸，五指指并攏，，手心朝朝上，指指向前進(jìn)進(jìn)方向：：“先生生(女士)這邊請。?！辈⒃谠谇胺奖１３志嗫涂腿思s3米的距離離帶路。。到達(dá)樓樓梯時，，應(yīng)停步步，手平平伸，指指向樓梯梯方向：：“先生生(女士)請?！泵棵康揭晦D(zhuǎn)轉(zhuǎn)彎處，，都需做做出同樣樣手勢。。手勢指引引規(guī)范不規(guī)范的的站姿與與儀容儀儀表會場主要要燈光要要在會議議開始前前半小時時打開，，主席臺臺上方會會議燈開開啟保持持燈光明明亮。話話筒應(yīng)在在會議開開始前5分鐘打打開。會會前半小小時開始始播放輕輕柔、歡歡快的輕輕音樂，，會議開開始前1分鐘通通知音響響師停播播。并檢檢查各項(xiàng)項(xiàng)設(shè)備設(shè)設(shè)施是否否正常。。打開相關(guān)關(guān)設(shè)備設(shè)設(shè)施前15分分鐘，服服務(wù)員分分發(fā)香巾巾完畢。。分發(fā)香香巾應(yīng)在在客人左左側(cè)進(jìn)行行，必須須使用干干凈的香香巾夾。。會議開始始A．參會會人員落落座時，，為演講講人或前前排就座座的貴賓賓倒礦泉泉水或茶茶水。會議開始始后，服服務(wù)員要要站在會會場的后后面或側(cè)側(cè)面注意意觀察全全場及時時提供服服務(wù)。如如果賓客客表示會會議期間間不用服服務(wù)時，，服務(wù)員員要在會會場外面面值班，，以備客客人需要要，會議議場內(nèi)15分鐘鐘應(yīng)巡視視一遍。。如果有有事需要要離開，，必須找找人替崗崗，保證證會議有有人值班班。B．會議議過程中中，服務(wù)務(wù)員要精精神集中中，注意意觀察與與會者有有無服務(wù)務(wù)要求求，，不能交交頭接耳耳，要保保證會場場安靜，，注意室室內(nèi)溫度度，合理理調(diào)節(jié)空空調(diào)C．若有有茶水服服務(wù)，茶茶水應(yīng)在會議議開始前前5分鐘鐘泡好。。準(zhǔn)備足足量熱水水，熱熱水壺應(yīng)干凈光光亮無水水印。會會議進(jìn)行行中間15到20分鐘鐘應(yīng)續(xù)水水一次。。倒茶水水時，應(yīng)應(yīng)在客人人前面進(jìn)進(jìn)行，動動作要輕輕穩(wěn)，不不能在客客人頭上上或背部部上方倒倒水，茶茶水以八八分滿為為宜。主主席臺的的客人或或貴賓應(yīng)應(yīng)在其后后進(jìn)行服服務(wù)。若若會議持持續(xù)多天天，第二二天應(yīng)更更換茶葉葉品種。。特殊情情況可按按客人要要求服務(wù)務(wù)。會中服務(wù)細(xì)細(xì)節(jié)D．會議期期間，服務(wù)務(wù)員要勤觀觀察，若出出現(xiàn)工程噪噪音或停電電等突發(fā)事事件，及時時處理上報報，保證會會議正常進(jìn)進(jìn)行。E．會議期期間，如客客人提出額額外要求，，視情況及及時通知上上級或會議議負(fù)責(zé)人解解決，不能能解決的要要禮貌婉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的拒絕客客人。F．會中隨隨時用對講講機(jī)和音響響師保持聯(lián)聯(lián)系確保音音響設(shè)備正正常使用。。G．會議期期間做好保保潔工作，，保持警覺覺性，做好防盜工作。會中服務(wù)細(xì)細(xì)節(jié)1）當(dāng)演講講人宣布休休息時，將將會場的門門打開，通通知音響師師播放輕柔柔、歡快的的音樂，音音量適中。。2）應(yīng)禮貌提醒客客人隨身攜攜帶貴重物物品。盡快整理理補(bǔ)充和更更換各種用用品，保持持臺面整潔潔，注意及及時鎖門防防盜。3)為客人指示示洗手間和和吸煙區(qū)的的方向。4）會議開開始前1分分鐘通知音音響師停播播音樂。參參會人員進(jìn)進(jìn)場后將門門關(guān)閉。會議中間休休息1）會議休休息開始前前至少5分分鐘，將各各種飲品、、茶品、用用具準(zhǔn)備齊齊全，人員員做好服務(wù)務(wù)準(zhǔn)備。2)禮貌貌詢問客人人所需飲品品，并迅速速為其服務(wù)務(wù)，保證餐餐臺及周圍圍的衛(wèi)生整整潔，及時時補(bǔ)充飲品品及用具。。3）茶歇結(jié)結(jié)束時整理理餐臺，恢恢復(fù)原貌，，撤走并送送洗餐具。。茶歇服務(wù)倒茶時的規(guī)規(guī)范姿勢按照標(biāo)準(zhǔn)的的持水壺的的要求，走走到客人面面前，保持持站立姿勢勢。壺口朝朝外，壺體體自然傾斜斜。右腳向向前邁一步步，同時左左手的小指指和無名指指將杯蓋夾夾起(如果杯蓋被被粘在杯體體上，應(yīng)用用力按一下下即可)，做個控杯杯的姿勢，，以防水珠珠落在桌子子上或打濕濕文件，左左手大拇指指和食指將將杯子拿起起，然后收收腿以站立立姿勢于側(cè)側(cè)身為客人人倒水，并并按原路放放回(根據(jù)客人的的要求和習(xí)習(xí)慣將茶杯杯放置在相相應(yīng)的位置置)，輕拿輕放放，然后將將杯蓋蓋好好，調(diào)整杯杯柄角度，，然后做個個“請”的的手勢。送客會議期間，，主動為出出入來賓開開門，動作作要輕，避避免弄出聲聲響，影響響會場秩序序。會議結(jié)結(jié)束時，要要迅速到達(dá)達(dá)出入通道道，為來賓賓開門，并并立于門口口兩側(cè)，示示意客人先先走：“×先生(女士)您請?！比羧艨腿瞬蛔R識行進(jìn)路線線，應(yīng)在前前方帶路。。到達(dá)電梯梯口時，應(yīng)應(yīng)先行一步步，按下電電梯，并用用手把住電電梯門：““先生(女士)，您請。””隨后走出出電梯，面面帶微笑，，“先生(女士)，您走好(再見)”。如需要，，也可隨后后進(jìn)入電梯梯。電梯到到站后，應(yīng)應(yīng)用手把住住電梯門，，讓客人下下梯后，手手臂平伸，，指示前進(jìn)進(jìn)方向，微微笑道別。。會議結(jié)束，，應(yīng)將所有有門打開，，禮貌送客客。送別客客人時及時時為客人叫叫電梯。賓客離場時時，要及時時巡視檢查查會場有無無客人遺留留物品。如如發(fā)現(xiàn)遺留留物品要及及時歸還，，不能及時時歸還的要要及時上報報上交。關(guān)閉部分燈燈光和空調(diào)調(diào)，作好節(jié)節(jié)能工作。。清場保潔：：回收可重重復(fù)使用的的會議用品品，清點(diǎn)數(shù)數(shù)量并記錄錄，清潔桌桌椅、地面面等，將座座牌、桌椅椅等歸位。。檢查會議議室及相關(guān)關(guān)的物品是是否有缺失失或損壞，，及時報告告負(fù)責(zé)人，協(xié)助追補(bǔ)補(bǔ)損失，做做好記錄。。清洗會議用用杯，分類類碼放整齊齊。查看未來幾幾日有無預(yù)預(yù)定，若有有，根據(jù)會會議通知單單做好相應(yīng)應(yīng)擺臺工作作。檢查安全隱隱患，清理理工作間衛(wèi)衛(wèi)生，確保保無誤后關(guān)關(guān)閉所有燈燈光，撤出出鎖門。物品歸還，，清理租借借、調(diào)用的的物品，檢檢查有無缺缺失或損壞壞，清潔后后歸還，做做好相應(yīng)記記錄。會后收尾（1）會議服務(wù)務(wù)人員主動動聽取會場場管理人員員等相關(guān)人人員的意見見和建議并并記錄。（2）會議管理理人員負(fù)責(zé)責(zé)進(jìn)行總結(jié)結(jié)，對重大大問題提出出整改措施施和處理報報告。會后總結(jié)謝謝!培訓(xùn)的結(jié)束束是行動的的開始！祝愿大家工工作順利!9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。02:39:0502:39:0502:3912/31/20222:39:05AM11、以以我我獨(dú)獨(dú)沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2202:39:0502:39Dec-2231-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。02:39:0502:39:0502:39Saturday,December31,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。12月月-2212月月-2202:39:0502:39:05December31,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。31十十二二月20222:39:05上上午02:39:0512月月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月222:39上上午午12月月-2202:39December31,202216、行動動出成成果，，工作作出財財富。。。2022/12/312:39:0502:39:0531December202217、做前，，能夠環(huán)環(huán)視四周周；做時時，你只只能或者者最好沿沿著以腳腳為起點(diǎn)點(diǎn)的射線線向前。。。2:39:05上午午2:39上午午02:39:0512月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December31,202210、很多事情努努力了未必有有結(jié)果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。02:39:0502:39:0502:3912/31/20222:39:05AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2202:39:0502:39Dec-2231-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。02:39:0502:39:0502:39Saturday,December31,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2202:39:0502:39:05December31,202214、意志堅堅強(qiáng)的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。31十十二月20222:39:05上午午02:39:0512月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荊門門九派派通。。。。十二月月222:39上上午午12月月-2202:39December31,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/312:39:0502:39:0531December202217、空山新雨雨后，天氣氣晚來秋。。。2:39:05上