《專(zhuān)門(mén)檔案管理（第三版）》課件 第2章

第二章

專(zhuān)門(mén)檔案管理工作專(zhuān)門(mén)檔案管理的概念專(zhuān)門(mén)檔案管理的一般規(guī)則專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理專(zhuān)門(mén)檔案的管理體制和管理機(jī)構(gòu)第一節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的概念一、專(zhuān)門(mén)檔案管理的定義專(zhuān)門(mén)檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用?zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)和信息而進(jìn)行的一種社會(huì)活動(dòng)專(zhuān)門(mén)檔案管理作為一種社會(huì)性活動(dòng)，是由活動(dòng)主體、活動(dòng)對(duì)象和活動(dòng)方式與手段等要素構(gòu)成的專(zhuān)門(mén)檔案管理的相關(guān)要素可以概括為兩個(gè)基本方面專(zhuān)門(mén)檔案信息資源專(zhuān)門(mén)檔案管理活動(dòng)按照活動(dòng)主體對(duì)象，又可以劃分為：實(shí)際業(yè)務(wù)工作單位或部門(mén)所從事的專(zhuān)門(mén)檔案管理活動(dòng)、文件中心或文檔信息服務(wù)中心所從事的專(zhuān)門(mén)檔案管理活動(dòng)、機(jī)關(guān)或企業(yè)檔案部門(mén)所從事的專(zhuān)門(mén)檔案管理活動(dòng)、國(guó)家檔案館所從事的專(zhuān)門(mén)檔案管理活動(dòng)第一節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的概念二、專(zhuān)門(mén)檔案管理的性質(zhì)專(zhuān)業(yè)性技術(shù)性現(xiàn)實(shí)性實(shí)效性第一節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的概念三、專(zhuān)門(mén)檔案管理原理專(zhuān)門(mén)檔案實(shí)體管理的基本原理全宗原理文檔一體化原理有助于保證專(zhuān)門(mén)文件或記錄運(yùn)動(dòng)過(guò)程的連續(xù)性有助于保證專(zhuān)門(mén)檔案有機(jī)體的完整性和真實(shí)可靠性有助于提高專(zhuān)門(mén)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，調(diào)動(dòng)管理人員的勞動(dòng)積極性有利于合理配置和使用有限的資源第一節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的概念三、專(zhuān)門(mén)檔案管理原理專(zhuān)門(mén)檔案的信息管理原理增值原理：專(zhuān)門(mén)檔案信息集成增值、專(zhuān)門(mén)檔案信息序化增值、專(zhuān)門(mén)檔案信息開(kāi)發(fā)增值服務(wù)原理增效原理第二節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的一般規(guī)則一、前端控制規(guī)則參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的維護(hù)管理參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的跟蹤管理活動(dòng)參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的管理制度建設(shè)第二節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的一般規(guī)則二、連續(xù)性和整體性規(guī)則要求根據(jù)本單位專(zhuān)門(mén)檔案的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)連續(xù)性的整體工作方案要求根據(jù)本單位專(zhuān)門(mén)檔案管理目標(biāo)的變動(dòng)情況修正專(zhuān)門(mén)檔案的管理方案第二節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的一般規(guī)則三、安全性和效益性規(guī)則專(zhuān)門(mén)檔案管理的安全性規(guī)則要求專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體必須保證專(zhuān)門(mén)檔案的實(shí)體安全，保證專(zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，保證專(zhuān)門(mén)檔案內(nèi)容的安全專(zhuān)門(mén)檔案管理的效益性規(guī)則要求專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體不要壓制專(zhuān)門(mén)檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專(zhuān)門(mén)檔案這種寶貴的資源閑置，同時(shí)要使投入和效益成正比，否則將會(huì)造成這種管理活動(dòng)的效益低下第二節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案管理的一般規(guī)則四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則專(zhuān)門(mén)檔案管理的繼承性規(guī)則，要求專(zhuān)門(mén)檔案管理主體必須注意總結(jié)管理活動(dòng)的成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗、失誤的教訓(xùn)，不要一味地否認(rèn)傳統(tǒng)，而應(yīng)采取辯證的工作方式，汲取傳統(tǒng)的專(zhuān)門(mén)檔案管理工作的精華但是，我們強(qiáng)調(diào)專(zhuān)門(mén)檔案管理的繼承性規(guī)則，并不是否認(rèn)發(fā)展和創(chuàng)新的必要性，相反，在現(xiàn)代社會(huì)條件下，專(zhuān)門(mén)檔案管理還必須注意遵守創(chuàng)新性規(guī)則第三節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理要求主要包括如下幾項(xiàng)內(nèi)容：專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理必須以用戶(hù)為關(guān)注的焦點(diǎn)專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理要充分發(fā)揮各單位領(lǐng)導(dǎo)者的作用專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理，要求有關(guān)文檔形成人員積極參與專(zhuān)門(mén)檔案的質(zhì)量管理應(yīng)作為一個(gè)過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)專(zhuān)門(mén)檔案質(zhì)量管理是由相互關(guān)聯(lián)的過(guò)程構(gòu)成的一個(gè)工作系統(tǒng)，所以我們要應(yīng)用系統(tǒng)的方法對(duì)其進(jìn)行識(shí)別、分析和管理，這有助于各有關(guān)單位或組織提高實(shí)現(xiàn)專(zhuān)門(mén)檔案質(zhì)量管理目標(biāo)的有效性和效率持續(xù)改進(jìn)專(zhuān)門(mén)檔案管理業(yè)績(jī)，應(yīng)當(dāng)成為各單位或組織專(zhuān)門(mén)檔案質(zhì)量管理的一個(gè)永恒的目標(biāo)基于事實(shí)進(jìn)行有效的管理決策專(zhuān)門(mén)檔案質(zhì)量管理的最終目的就是不斷增強(qiáng)專(zhuān)門(mén)檔案用戶(hù)創(chuàng)造價(jià)值的能力第四節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案的管理體制和管理機(jī)構(gòu)一、專(zhuān)門(mén)檔案的管理體制我國(guó)的專(zhuān)門(mén)檔案管理體制主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：國(guó)家檔案局主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)專(zhuān)門(mén)檔案管理工作按專(zhuān)業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理各級(jí)國(guó)家檔案行政管理機(jī)構(gòu)或承擔(dān)檔案行政管理職能的國(guó)家檔案館，負(fù)責(zé)按照屬地管理原則，對(duì)一定地理區(qū)域和行政區(qū)劃范圍內(nèi)的專(zhuān)門(mén)檔案管理實(shí)行監(jiān)督與指導(dǎo)各單位的專(zhuān)門(mén)檔案由各單位的檔案機(jī)構(gòu)、檔案人員或各級(jí)政府部門(mén)的國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，反對(duì)分散保存中央和地方各級(jí)各類(lèi)國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的專(zhuān)門(mén)檔案第四節(jié)專(zhuān)門(mén)檔案的管理體制和管理機(jī)構(gòu)二、專(zhuān)門(mén)檔案的管理機(jī)構(gòu)基層專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)文件中心或文檔信息服務(wù)中心檔案館本章思考題什么是專(zhuān)門(mén)檔案管理？專(zhuān)門(mén)檔案管理包括哪些方面的內(nèi)容？專(zhuān)門(mén)檔案管理的性質(zhì)是什么？專(zhuān)門(mén)檔案管理的原理有哪些？掌握這