時間管理以及會議管理

通用管理技能系列培訓時間管理與會議控制呂革新

副教授高級職業(yè)指導師題解時間，是一種無法再生的資源夕陽無限好，只是近黃昏公務(wù)人員，開會消耗大量時間1、時間失控為什么時間不夠用？不知道每天在忙什么。無法主動地支配時間，被動地消耗時間。時間異化。不是人支配時間，而是時間支配人。屬于別人的時間與一般員工相比，管理者在時間控制方面的主動性要強一些。但是，管理者的時間，一般容易“屬于別人〞。如1976年到1978年的最高領(lǐng)導人，忙得一點自己的東西都沒有。組織層級中，位置越高的人，時間控制的權(quán)限越大，越需要掌握時間控制的技術(shù)。時間使用情況人們通常抱怨，自己很忙、太忙了。應(yīng)該注意，忙和碌是有區(qū)別的。寫出一個星期內(nèi)，每天的工作內(nèi)容。填寫這個練習現(xiàn)場完成，根本單位是30分鐘。目的是測驗對于自己時間分配和使用情況的知曉程度。時間的使用，可以分成三個局部。例行工作時間第一個局部，是常規(guī)性的、必須要做的工作。這局部時間可以準確量化。職業(yè)層級中，級別越低，例行的工作時間在全部工作時間中所占的比重就越大。在職責明確的前提下，這局部時間是個常數(shù)。被動和主動被開工作時間，無法控制的時間。未約定的接待，接聽，被動地開會。主開工作時間，可以控制的時間。主持會議、打給別人、讀書或?qū)憱|西、思考問題、拜訪客戶等。同步變化。這局部時間減少，那局部時間就會增加。時間浪費做了根本不需要做的事。習慣成自然。用手工操作處理文件，遲滯的管理制度的積淀。做了能夠由別人做、而且應(yīng)該由別人做的事。事必躬親，分散了精力。做事比常人消耗時間。找東西用了較多時間。會議消耗開會的費用，可以采用如下方法來計算：參加會議的人數(shù)╳人均小時工資╳開會時間〔小時〕╳3=開會的經(jīng)費消耗時機本錢值得注意。如果不開會的話，可以做其他事情。計算公式的“3〞，就是考慮到開會準備、會場資源、路途消耗、會前等待等因素。會議效率延誤，會議不能準時開始，經(jīng)常出現(xiàn)多米諾骨牌效應(yīng)，一連串的延誤，而且毫無說明。散漫，無議事日程，經(jīng)常出現(xiàn)插話，發(fā)言者無法控制自己的講話時間。噪音，秩序紊亂，人們隨意出入，開小會、讀書報、打。會議效果效率低下，嚴重地影響會議效果。人們通常是討厭會議的。開了很多無用的會議，發(fā)了很多無用的文件，所謂“文山會海〞就是這樣的。有人根本就沒有打算認真參加會議，將參加會議當成休息、聊天的時機。組織會議者，也是被迫的，甚至自己都不知道為什么開會。會議管理的關(guān)鍵提高會議效率的關(guān)鍵，在于會議的組織者。能夠控制開會的時間。沒有落后的群眾，只有落后的領(lǐng)導?？梢詻Q定開會的領(lǐng)導者，一定要減少開會，可開可不開的會議，盡量不開，可以采取其它溝通方式。2、掌握時間將時間握在自己手里。防止出現(xiàn)指間沙子。學習一些常規(guī)的管理方法。掌握時間使用情況前蘇聯(lián)的柳比歇夫做法：時間記錄法。每天記一種特別的日記，5分鐘的時間就可以。一種時間的流水帳。每周小計，每月統(tǒng)計，研究自己在做什么，主要精力投放在什么地方。一項枯燥但極有價值的工作。記錄而不是方案，純時間。魯迅日記中的流水帳目習慣使用效率手冊充分發(fā)揮?效率手冊?和電子記事本工具的功能，養(yǎng)成隨時記錄的習慣。不要過分相信自己的記憶力〔好腦袋不如破筆頭〕。單憑腦子，人們所能記住的事情總數(shù)為7個，最多9個，有人只能記住5個?；〞r間節(jié)約時間用一些時間列時間方案。手頭有兩個清單：一個清單是近段時間要完成的事情，另一個清單是當天要做的事情。排好工作的次序。要估計花費的時間和限制期限。有些事情必須在規(guī)定的時間完成。即使犧牲一些質(zhì)量，也不要超時間。保持工作的連續(xù)性重要的工作要一氣呵成，特別是文字性的工作，盡量要一次性完成。當意外干擾中斷手頭的工作時，要用筆記下工作的進展情況和想法。注重與人談話的連續(xù)性，采用倒梯形的方法。注意談話的核心問題，提高有效性。整理寫字臺不要隨手放東西。在資料、書籍、備品、設(shè)備等迅速膨脹的時代，使自己可以毫不遲疑地找到重要的東西。必須留出時間，整理自己的辦公環(huán)境、寫字臺。如同電腦的“文件夾〞。磨刀不誤砍柴工。5S的概念：整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)。3、工作統(tǒng)籌如何排列“輕重緩急難易〞的順序？三個圈的重疊。個人的看法。焦頭爛額和曲突徙薪。善于必要的舍棄。成語故事留神偏執(zhí)德國童話的“灰衣人〞。都市的快速、緊張、方便；同時是壓力、迷惑和無奈。偏執(zhí)病人的病癥：喜歡忙碌，愈忙愈有平安感，閑著是恥辱。歐洲的慢生活運動。成功的秘訣是四種領(lǐng)域的平衡：績效、健康、人際關(guān)系、生命意義。人生加減法人到中年，等于進入人生的下午。榮格指出，到下午的時候，應(yīng)該回頭檢查早上出發(fā)時帶的東西，有些是否應(yīng)該丟棄。不能照著早上的方案來過下午。早上美好的事物，下午可能微缺乏道。早上的真理，下午成為謊話。用減法，重新評估、發(fā)現(xiàn)、決定你的人生優(yōu)先順序。?中外書摘?06年7月號解決重要問題不能被某些工作牽著走。有些人成為的“奴仆〞解決重要問題，注意力要集中。心情要沉著，盡量排除干擾?？梢远ㄆ凇笆й櫒?。有一段休閑的時間。創(chuàng)造性的工作多數(shù)來自心態(tài)緊張后的短暫松弛。主線與副線如同長篇小說的復(fù)線，人生有多條線索，有主線與副線。在時間安排也要有主線和副線，有主要事件，有輔助事件，可以轉(zhuǎn)化。主張某些時間的一心二用。如，開某些不得不參加的會議〔寫東西〕，特別是看電視的時候。能夠影響他人充分利用時間自身對時間一絲不茍的人，其行為會潛移默化地影響相關(guān)的人。多往外打，接時婉言更換時間。多安排訪問他人的日程，而且在時間選擇上用心思。約定時間時要講究，不要模糊。比方：“我預(yù)計在12點10分到你那里〞比“我大概12點多一些到〞要有影響力。登山不要扛著船不要期望自己能做很多的事情，成認人生的局限性。有所不為，要能夠下狠心。譬如，防止被文件淹沒的方法，定期淘汰一批文件資料，包括書籍。學會拒絕，善于舍棄。有些約會、會議，堅決不參加。格力集團

董明珠的做法獨處的個人習慣。出差盡量減少同行人的牽制。利用等候的間隙讀書、思考。用好零星時間早晨、中午等時間，可以做許多事。5分鐘，可以做的事情。出差和等待的時候，最好的讀書或制定方案的時間。養(yǎng)成獨處習慣。減少同行人之間牽制。在機場、賓館，閱讀和思考。設(shè)計出行路線，比較各種交通工具的優(yōu)劣。4、會議控制什么是會議？明確定義。假設(shè)干人聚集在一起，在規(guī)定的場合和時間里，商議和決定某些事情。實質(zhì)是集體的溝通會議的作用研究會議管理，首先要清楚，為什么要開會？會議可以起到的作用是：傳播思想、采集意見、開展討論、集中意志。在現(xiàn)代職業(yè)生活中，想解決問題，開會是不可缺少的溝通手段。明確原因首先明確為什么開會。明確召開會議的主要原因，清楚而簡單。如果有多個原因，那么要列出先后順序。為什么要將假設(shè)干人聚集在一起？有事情要商議，是什么事情呢？能夠用精練的語言，將會議召開的原因表述出來，最好形成文字作為備忘。會議主題會議的主題必須以書面的形式確定。可以通過標語表述出來。一個會議的主題，不宜過多。有主要議題，有輔助議題。主題具有連貫性，上次會議和本次會議的關(guān)系，注意核心任務(wù)的連貫性。會議主題要在會議之前公布，使與會者做相應(yīng)準備。確定會議規(guī)模大型會議，人數(shù)過百人；假設(shè)開會的時間長，那么為重大會議。中型會議，數(shù)十人，一般是圍成方形，可以有討論。小型會議，參加會議的幾個人到十幾個人。一般以五到七人為適宜。人數(shù)宜少不宜多開大會是很不容易的，人數(shù)增加，會議的時間就要減少。確定與會者的名單，盡量排除那些可來不可來的人，特別是那些能講話，但無用的人。將一個大會，分散成幾個小會來開，特別是開一刻鐘的快速會議。時間短，碰頭會站著開。設(shè)計會議的程序無論是大會還是小會，是公開的會議，還是封閉的會議，都要有嚴格的程序。注意何時引出，誰為主持人、討論人、核心發(fā)言或者報告人。在程序設(shè)計中，確定開始的時間、每個階段發(fā)言的時間、預(yù)計的結(jié)束時間。資料準備重要的會議，要有報告的全文，發(fā)言的提要，還要有相應(yīng)的背景資料。中小型會議，也要有一些文字資料。如工作匯報會，各個匯報單位，要將假設(shè)干數(shù)字資料統(tǒng)計出來，形成文字。最好制作成電子文檔，利用電子設(shè)備，節(jié)省會議時間。重視會議通知環(huán)節(jié)通知的內(nèi)容包括：會議名稱、開會時間、目標和議題、場所〔附導向圖〕、答復(fù)期限、資料準備、主持人和召集人的聯(lián)系方式。重要的會議，特別是超過30人以上的會議，要有書面通知。注意通知的可靠度，文字與語言相結(jié)合。準時保證會議的準時開始。事先做最壞的打算，有預(yù)備方案。與會人數(shù)明顯缺乏，是否可以分段開會。重要人物沒有到場，是否可以臨時調(diào)整會議程序。分段簽到、會后簽到。大會一定要分片安排座位，留出遲到席位。嚴肅會風遲到無法杜絕，但是可以控制。對于遲到問題，要嚴格管理，形成良好會議風氣。制裁要有尺度。李立三對于林彪遲到的批評。不知道天高地厚。聯(lián)想召集會議，遲到者罰站一分鐘。對于資深員工也不例外，總裁也要帶頭執(zhí)行。特殊情況主持會議的時候，總是有特殊人物、特殊情況，需要主持人的靈活變通。如，上個世紀后半葉的中國，毛澤東的作息時間，改變了全國大會的日程安排。會議的日程可以調(diào)整，不能拘泥于事先設(shè)計的規(guī)那么。但是，主持人一定要提前到會場?？刂茣h議題及時引出主題，不斷強調(diào)，控制發(fā)言和討論的時間，采用倒梯形。遇到爭議，明確規(guī)那么。學習?羅伯特議事規(guī)那么?。會議主席規(guī)那么、會議秘書規(guī)那么、與會者規(guī)那么、針對不同意見的提出和表達規(guī)那么、辯論的規(guī)那么、不同情況下的表決規(guī)那么。會議討論的控制中型會議，圍圈而坐，參加會議者地位平等，容易爭論。有不同意見，給予限定的發(fā)言時間和時機，嚴格控制時間。確定一位執(zhí)法人。表達不同意見，只能向主持人說，而不能向?qū)κ终f。會場控制明確會議紀律，事先約定有些規(guī)那么，領(lǐng)導帶頭執(zhí)行?？刂?、限制走動，約定會議的間歇時間。還要限制工作人員的走動，倒水、攝像等。盡量不在會議開始前的一段時間發(fā)文字資料。防止遲到越是離會場近的人，越容易遲到。參加會議，一定要提前一些時間。進入會場，選擇適當?shù)奈恢谩７乐菇o予他人消極、退縮的印象。對于設(shè)立遲到席位的會議，要特別注意。先到場的人，應(yīng)該考慮到遲到因素，給后來者提供方便。集中注意力控制溜號。