會議前的籌備工作剖析

會議前的籌備工作剖析會議前的準備內(nèi)容安排會議議題。

確定會議時間。

確定與會人員。

確定會議方式。

確定會議場所。

確定會議議程。

確定會議日程。會議前的籌備工作剖析安排會議議題會議為議事而開，要討論的核心內(nèi)容即為議題。會議前要確定明確的會議議題，會議的議題需科學(xué)合理、有針對性，才能達到開會的目的。如果沒有明確的議題，開會的時候會出現(xiàn)怎樣的局面呢？

會議前的籌備工作剖析案例一跑題會某部召開常委會議，學(xué)習(xí)上級下發(fā)的文件，與會的常委都是基層單位的領(lǐng)導(dǎo)，大家一段時間沒有見面，聚在一起特別熱鬧，彼此都忙著交流信息，聯(lián)絡(luò)感情。開會前你爭我搶地發(fā)言，會場靜不下來。會議開始，主持人傳達完文件的內(nèi)容，讓大家就文件內(nèi)容表態(tài)時，會場上卻出奇的安靜?？磮蟮?，喝茶的，交頭接耳的，就是沒人往正題上說。這時，某領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言了，挑頭說起了與會議內(nèi)容不相干的內(nèi)容。會場立即活躍起來，整個會場生發(fā)出去，熱熱鬧鬧地跑了題。會議的時間很快到了，主持人無奈地只好宣布散會。同時，他讓秘書整理一份會議討論情況，向上級匯報。秘書心里想，大家都跑題了，什么都沒有說，讓我怎么寫呢？會議前的籌備工作剖析診治分析：如何解決額這個問題？

首先，秘書要分清輕重緩急，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排好會議的議題。

其次，要及時把會議議題通知給與會人員，讓與會者提前準各，開會發(fā)言才能有的放矢。

再次，會議應(yīng)嚴格按照議題進行，如果出現(xiàn)跑題現(xiàn)象，提醒主持人，說明會議的重要性，組織與會人員發(fā)言，促使會議完成議題的議程。

會議前的籌備工作剖析如何確定會議議題？一是由領(lǐng)導(dǎo)提出；二是由秘書部門上下廣泛征求意見后，按重要程度、緩急程度提出，簡要擬出“近期會議安排議題”的書面材料，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后納入會議計劃。這種書面材料一般按順序逐條排列即可。會議前的籌備工作剖析［小竅門］一次會議的主要議題不宜過多。重大議題以一會一題為妥，議題多了會出現(xiàn)多個主題。安排議題時，要考慮與會人員的心理，將最重要的、最復(fù)雜的議題先討論。因為人對首先接觸的事物會產(chǎn)生新鮮感，對后接觸的事物缺乏新鮮感。會議前的籌備工作剖析確定會議時間會議起止時間，也稱會期。確定會議時間力求科學(xué)，避免耗時費財，保證與會議有關(guān)的主要人員基本到會。會議前的籌備工作剖析確定會期的方法：(1

）事先做一個調(diào)查，把握全體與會者都較方便的時間段。任意安排一個開會時間，可能會打亂某些人的日程安排。(2

）選擇與會者中關(guān)鍵人物最佳的時間開會，以保證這些關(guān)鍵人物集中精力開好會議。(3

）避免會議召開期間與企業(yè)重要的經(jīng)營活動沖突，或者避免打擾企業(yè)的正常運行。會議前的籌備工作剖析確定與會人員合理確定與會人員，應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、議題、任務(wù)，確定出席會議人員的范圍、資格、條件等，與會人員一般包括主持人、記錄員、來賓、會議代表、列席代表聽眾等。對出席會議的人數(shù)要有精確的統(tǒng)計，以便做好其他準各工作。如果秘書人員工作不細心，就會給領(lǐng)導(dǎo)造成工作上的被動，不信你看：會議前的籌備工作剖析案例二漏了技術(shù)干部某集團軍傳達中央工作會議精神，要求傳達到師以上千部。會議剛結(jié)束，就有幾位老干部接二連三地打找軍政委，問為什么不讓他們參加會議，有的老干部還發(fā)起了牢騷，搞得軍政委很窩火，還得一個勁地在里做檢討。放下一查，原來秘書處在通知參加會議名單中，忘記了這幾位享受副師級待遇的技術(shù)干部。會議前的籌備工作剖析診治分析：確定與會人員的名單是秘書工作的一項重要內(nèi)容。確定與會人員，應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、議題、任務(wù)，確定出席會議人員的范圍、資格、條件、人數(shù)，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后確定。秘書提名錯漏，可能給領(lǐng)導(dǎo)造成工作上的被動，甚至帶來不良影響。會議前的籌備工作剖析［小竅門］如何確定會議與會人員？可以從以下幾個方面考慮：(1

）與會者與會議所要實現(xiàn)的目標是否有直接或主要關(guān)系；

(2

）與會者同會后的行動是否有直接相關(guān)；

(3

）與會者在中心議題方面是否具有專門的知識與經(jīng)驗，是否能有助于議題的深化；(4

）與會者是否有能力或者有權(quán)利形成一項決議；

(5

）與會者是否多余或者可有可無；

(6

）與會者是否能全身心的投入會議；與會者能否妨礙會議總體成效；是否造成對他人的心理壓力，影響其他人發(fā)言的質(zhì)量。一般情況下，人數(shù)越多，與會者的參與意識就越弱，人數(shù)多于20

人，就應(yīng)該設(shè)法分組討論或設(shè)分會場。

會議前的籌備工作剖析確定會議方式根據(jù)會議議題和與會者的具體情況，考慮采用何種方式召開會議；或集中開，或利用、廣播等方式分散開。會議前的籌備工作剖析確定會議場所（案例）會場太小了某上市公司召開股東大會，會址選在公司的小禮堂?？墒情_會時來了很多股民，都是小股東。按以往情況，很少會有小股東來開會，會議人數(shù)一般按大股東預(yù)定，會場也不需要太大。現(xiàn)在小股東懂得行使自己的權(quán)利了，紛紛要求要求參加會議，這樣一來，就出了麻煩，會場根本無法容納到會的股東。面對指責(zé)。公司只得臨時改換會址，搬到市體育館，耽誤了很多時間。會議前的籌備工作剖析診治分析：出現(xiàn)混亂局面的原因，是會場選擇不當(dāng)造成的。秘書選擇會場的時候要充分估計到會的人數(shù)，適當(dāng)留有余地。會議前的籌備工作剖析［小竅門］（如何確定會場）(1

）大小適中會場的空間必須足夠大，平均每個與會者擁有2

平方米為宜?？臻g過大，彼此難以親近，會議氣氛會受影響。(2

）地點合適宜定在與會人員比較集中便利的場所，距離主辦單位也不宜太遠，以避免給會務(wù)工作造成不便。會期長的可盡可能靠近住宿處，以方便多數(shù)人為原則。還需考慮環(huán)境的清靜，保證會議不受干擾。外出留宿開會必須考慮通訊聯(lián)系的方便，考慮費用支出，考慮衣食起居的舒適等等。(3

）附屬設(shè)施齊全桌椅、照明、音響、通風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)、通信、安全、衛(wèi)生、餐飲、住宿、服務(wù)、娛樂、供電、交通等均要考慮。會議前的籌備工作剖析確定會議議程會議議程是對已確定的議題列出發(fā)言或討論的先后順序。議程應(yīng)當(dāng)簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。會議前的籌備工作剖析案例：會議議程XX會議議程年月日序號程序主持人時間分配備注1簽到秘書10:00-10:102主席致詞董事長10:10-10:153宣布上次會議記錄秘書10:15-10:204報告事項部門主管10:20-10:405討論事項董事長10:40-11:406臨時動議董事長11:40-11:507散會會議前的籌備工作剖析如何確定會議議程1.重要的議案或事項，必須列在整個議程的前項，保密性強的則應(yīng)放在后面。2.盡量將同類的問題集中一起討論，便于相關(guān)人員到會和退會。3.合理分配時間，為重要的事項留出時間，必要時標出各議案的時間，便于主席控制。4.每次會議的方程不必太雜，內(nèi)