辦公室工作實務(wù)9-1

辦公室工作實務(wù)

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第九章辦公室參謀咨詢

學(xué)習(xí)目標知識點：1、了解辦公室參謀咨詢工作的特征2、掌握參謀咨詢的內(nèi)容和要求能力點：1、掌握在具體辦公環(huán)境下的辦公室參謀咨詢的方法2、能把握不同決策階段（準備、形成、實施）的操作要領(lǐng)3、了解相關(guān)信息，具備相應(yīng)的輔助決策能力素質(zhì)點：1、培養(yǎng)準確領(lǐng)會本級和上級組織領(lǐng)導(dǎo)工作意圖的意識2、培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識3、養(yǎng)成優(yōu)化決策、巧妙獻言的工作習(xí)慣

會說會寫會做事會做人CompanyLogo第一節(jié)辦公室參謀咨詢的特征會說會寫會做事會做人CompanyLogo

情景案例

宏利公司進入今年第二季度以后，第二、第三分公司連續(xù)兩個月虧損，直接影響到公司整體經(jīng)濟效益。公司肖總經(jīng)理分別找分公司陳、葉兩位經(jīng)理談話，要求限期完成扭虧增盈目標，但總也不見起色。吳總一氣之下，撤換了第二分公司陳經(jīng)理的職務(wù)，起用身邊得力助手——總公司營銷部關(guān)部長去第二分公司擔任經(jīng)理職務(wù)。三個月過去了，這兩個分公司仍然沒有完成扭虧增盈目標。肖總經(jīng)理心急如焚，心煩意亂，動輒發(fā)火。在總公司季度業(yè)務(wù)總結(jié)會上，他質(zhì)問關(guān)、葉二位經(jīng)理為什么會越搞越糟？關(guān)、葉解釋時，肖總經(jīng)理很不耐煩地吼了起來：“我不管是什么原因，我要的是扭虧、扭虧，明白嗎？這是董事會的決定，你們懂不懂？廢物！廢物！”關(guān)、葉兩位經(jīng)理一激動，也大聲地頂撞起肖總經(jīng)理來。肖總一氣之下，命令人力資源部立刻起草罷免文件，他要免除關(guān)、葉兩位經(jīng)理的職務(wù)。會議不歡而散。

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情景案例

肖總平時很喜歡打高爾夫球。晚上7點左右，估計肖總吃過了晚飯，行政助理李路明開始給肖總打電話：“肖總，近來工作太緊張，我陪你去打一場高爾夫球散散心好不好？”肖總欣然同意。那一晚他們玩得很開心。在回來的路上，肖總請李路明談?wù)剬咀罱嘘P(guān)情況的看法。李路明說：“肖總，我談一點自己的看法啊，這個看法不一定對。您上次撤換陳經(jīng)理的決定是很有道理的，但換上年輕有為的關(guān)部長也沒有完成扭虧增盈的預(yù)期目標，我想這中間一定有些特殊的原因，應(yīng)該仔細聽聽關(guān)、葉兩位經(jīng)理的意見，看看有些什么具體原因，他們有沒有相應(yīng)措施來應(yīng)對，才是辦法。”聽了小李秘書的話，肖總沉默不語了。接著，李秘書講了一些自己平時了解到的情況：由于競爭對手采用新的手段，搶走了兩個分公司的批發(fā)貨源，才造成了兩個分公司的虧損。同時，關(guān)、葉兩位經(jīng)理也準備好了相應(yīng)的促銷方案。最后，小他分析說，在目前情況下，撤換經(jīng)理人好像不是解決問題的關(guān)鍵，反而可能成為公司的不穩(wěn)定因素，影響公司正常運轉(zhuǎn)。聽完李助理的話，肖總高興地說：“你分析的有道理，我靜一靜想想，看怎樣處理更恰當一些。你通知一下關(guān)經(jīng)理和葉經(jīng)理，明天請他們一起吃飯，我們一起商量應(yīng)對危機的辦法。”會說會寫會做事會做人CompanyLogo項目任務(wù)

1．面對領(lǐng)導(dǎo)的錯誤決定，秘書怎樣確定自己的行為策略？2．秘書建言獻策具有什么特點？3．你贊成李路明的處理方法嗎？若贊成，這樣處理的動機是什么？若不贊成，請說說你的想法。會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務(wù)分析生活中，我們常說“三個臭皮匠，頂個諸葛亮”。的確，要把一件事情做好，就應(yīng)該注意與周圍的人相互借鑒、學(xué)習(xí)，取長補短。秘書和領(lǐng)導(dǎo)之間當然也存在相互取長補短、相互學(xué)習(xí)的必要性。不能否認，領(lǐng)導(dǎo)職位比秘書高，經(jīng)驗比秘書豐富，秘書應(yīng)該多從領(lǐng)導(dǎo)身上學(xué)習(xí)工作方法、工作策略。但這并不等于說秘書永遠只需要亦步亦趨、任何時候都只能在領(lǐng)導(dǎo)思維的影子里討生活，事實上，秘書的思維方式、思維能力可以也應(yīng)該保持一定的個性色彩。這樣，才能在必要的時候與領(lǐng)導(dǎo)的思維方式與思維成果相互補充。辦公室工作以事務(wù)性工作居多，瑣碎繁雜，常常讓秘書覺得沒有成就感。要彌補這一職業(yè)缺陷，秘書在思維能力方面要有所準備，成就感就有可能產(chǎn)生，進而更好地愛崗敬業(yè)。所以在新中國第一次秘書長工作會議上，國家領(lǐng)導(dǎo)人將“參與政務(wù)、管理事務(wù)”確定為秘書部門和秘書工作的基本職責(zé)，高瞻遠矚地規(guī)定了秘書充當“智囊”角色的必要性、重要性。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務(wù)分析領(lǐng)導(dǎo)與秘書、主管與助理職責(zé)不同。決策是領(lǐng)導(dǎo)、主管的職責(zé)，秘書、助理則通過進言獻策影響其決策。但秘書或助理沒有理由要求領(lǐng)導(dǎo)非采納自己的建議不可。即使領(lǐng)導(dǎo)決策錯誤，需要承擔責(zé)任的也不是秘書和助理，秘書與助理可以保持一種超然、超脫的態(tài)度。自然，從有利于組織利益最大化的立場出發(fā)，優(yōu)秀秘書往往會在恰當?shù)臅r機以恰當?shù)牟呗哉嬗绊戭I(lǐng)導(dǎo)形成合理的決策。由于領(lǐng)導(dǎo)個性不同、習(xí)慣不一，有的領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于調(diào)研、習(xí)慣于從善如流，有的領(lǐng)導(dǎo)更喜歡“獨擅朝綱”、習(xí)慣于搞“一言堂”；有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡手下人直率一點，有的領(lǐng)導(dǎo)更喜歡聽到溫和委婉的話語。這樣，同樣的話在不同領(lǐng)導(dǎo)身上完全可能產(chǎn)生不同的反應(yīng)，給實際工作帶來不同的效果。秘書完成參謀咨詢職責(zé)的前提之一就是對自己所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)作深入了解，包括其個性稟賦、工作作風(fēng)、工作習(xí)慣、事業(yè)追求以及生活細節(jié)等等。會說會寫會做事會做人CompanyLogo秘書參謀咨詢的基本含義會說會寫會做事會做人

參謀咨詢是秘書與辦公部門一項常規(guī)性日常性工作?！懊貢?，要在參謀

?！泵貢娃k公部門的服務(wù)職能，是由非參謀性工作和參謀性工作所實現(xiàn)的。前者是操作性事務(wù)，主要是動手“做”；后者是智力性勞動，是用腦子“思考”。秘書參謀活動，是以辦公部門和秘書從業(yè)人員為主體，以所在組織管理系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)者為主要對象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策、科學(xué)合理實施管理行為為目標，以出謀獻策為手段，影響領(lǐng)導(dǎo)者決策及管理行為的過程。同一般參謀活動一樣，辦公室參謀咨詢活動也由參謀咨詢主體、參謀咨詢客體、參謀咨詢內(nèi)容、參謀咨詢方法、參謀咨詢環(huán)境等要素構(gòu)成，是上述諸要素交互作用的動態(tài)過程。CompanyLogo參謀咨詢與事務(wù)性工作的關(guān)系會說會寫會做事會做人

1．參謀咨詢活動滲透于辦公室工作實務(wù)中

辦公室工作千頭萬緒，歸結(jié)起來有兩大職能：辦事職能與參謀職能?！稗k事職能”，不僅僅是指辦文、辦會和完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的具體事項，應(yīng)是對完成辦公室工作任務(wù)的統(tǒng)稱。信息工作、調(diào)研工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、日常事務(wù)性工作都是辦公室工作的重要內(nèi)容。參謀咨詢職能不是指辦公部門和秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而是在完成辦公室工作任務(wù)的過程中充分發(fā)揮參謀咨詢作用。秘書的辦事職能和參謀咨詢職能是相互依存、相互作用的。辦事職能是辦公室工作的基礎(chǔ)和本體，參謀咨詢職能主要是在完成辦公室工作任務(wù)的過程中體現(xiàn)出來的。離開辦事職能，參謀咨詢職能就不能獨立存在。即使在重大決策的形成和實施過程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過提供信息、調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現(xiàn)出來的。CompanyLogo參謀咨詢與事務(wù)性工作的關(guān)系2．參謀咨詢功能提高辦公室工作的勞動附加值

參謀咨詢職能是提高辦公室工作效能的根本保證，辦事職能主要通過參謀咨詢職能的有效發(fā)揮來提高勞動附加值。離開參謀職能，辦公室部門就變成了一架簡單的“辦事機器”，秘書才能不可能正常的發(fā)揮。即使是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)，仍然需要秘書發(fā)揮參謀咨詢職能。辦事與參謀是構(gòu)成秘書工作有機整體的兩大部件，辦事好比秘書工作的“硬件”，具有客觀實在性的特點；參謀好比秘書工作的“軟件”，具有智力勞動的特點。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo小技法會說會寫會做事會做人另一種職場危機由于特殊的職業(yè)地位，有一些秘書由媳婦熬成婆之后就變得很專斷，自以為工作能力突出、業(yè)務(wù)熟練，不自覺地滋生出許多傲氣和不耐煩。殊不知，這不是成就，而是一種職場危機——即如業(yè)務(wù)不熟技藝不精被淘汰出局一樣存在同等程度的危險性。這時，如果身邊沒有人提醒或糾正，恐怕不久的將來她的工作就會被換掉，或者被炒魷魚。這一現(xiàn)象，可用溜冰來比擬。開始學(xué)溜冰時，人們小心謹慎，即使滑倒了，一般也不會摔得很慘。倒是技術(shù)高手，因為嫻熟而自信，因為處于麻痹大意狀態(tài)，不出事則已，一出事則準是大事。所以技術(shù)高超又能保持虛懷若谷，才能有持久的杰出的表現(xiàn)。

CompanyLogo辦公部門參謀咨詢的特征

1．主動性2．綜合性3．從屬性4．直接性5．隨機性2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo辦公部門參謀咨詢職能的注意事項

1．不可過于夸大秘書參謀咨詢的作用

2．不能要求每位秘書都爭當領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會說會寫會做事會做人CompanyLogo相關(guān)鏈接

職業(yè)經(jīng)理人常犯的11種錯誤第一、拒絕承擔個人責(zé)任；第二、未能啟發(fā)工作人員；第三、只重結(jié)果忽視思想；第四、在公司內(nèi)部形成對立；第五、一視同仁的管理方式；第六、忘了公司的命脈：利潤；第七、只見問題不看目標；第八、不當老板只做哥們；第九、未能設(shè)定標準；第