優(yōu)秀秘書應(yīng)該具備的條件

優(yōu)秀秘書應(yīng)該具備的條件第一頁，共四十四頁，2022年，8月28日教學(xué)策劃教學(xué)目標(biāo)：１、了解秘書任職應(yīng)有的技術(shù)資格２、了解秘書任職應(yīng)有的非技術(shù)資格

3、了解秘書任職的一般要求教學(xué)重點：秘書應(yīng)具有的素質(zhì)、修養(yǎng)教學(xué)難點：靈活地掌握秘書任職應(yīng)有的技術(shù)資格和非技術(shù)資格，較好地完成秘書工作第二頁，共四十四頁，2022年，8月28日秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖第三頁，共四十四頁，2022年，8月28日一、秘書任職的技術(shù)資格1、受教育程度2、專業(yè)技能3、工作經(jīng)歷知識是基礎(chǔ)；智力是知識的結(jié)晶；能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。第四頁，共四十四頁，2022年，8月28日１、受教育程度（智能素養(yǎng)）

1）秘書的知識結(jié)構(gòu)：（通才型）知識積累：①基礎(chǔ)知識②專業(yè)知識③行業(yè)知識④相關(guān)知識⑤工具性知識

（1）專與博的兼容性。（2）廣泛的適應(yīng)性。（3）強健的再生性。第五頁，共四十四頁，2022年，8月28日2）秘書的智力結(jié)構(gòu)智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：①觀察力②注意力③記憶力④思維力⑤想象力第六頁，共四十四頁，2022年，8月28日

２、專業(yè)技能（才干素養(yǎng)）（重點）1）較強的寫作能力（閱讀概括能力）2）精明的辦事能力①聽知領(lǐng)悟能力

②口頭表達(dá)能力③靈活應(yīng)變能力④溝通與交際能力⑤組織協(xié)調(diào)能力⑥分析判斷能力⑦商業(yè)運作能力⑧超前預(yù)測能力（秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)：跟蹤適應(yīng)、同步適應(yīng)、超前適應(yīng)）獨立辦事能力、策劃與決策能力3）熟練的操作能力第七頁，共四十四頁，2022年，8月28日

提高商業(yè)運作能力遵循“一個原則”（商業(yè)游戲規(guī)則：“成本+利潤=報價”）做好“三類事情”（1、能夠為公司帶來新生意、增加營業(yè)額的事情；2、能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；3、必須要做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。）做到“五個是否”（1、是否提供滿意的服務(wù)；2、是否向客戶索取電話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；3、是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；4、是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；5、是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。）同時，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項目的真?zhèn)位蚩尚行?。第八頁，共四十四頁?022年，8月28日

3、工作經(jīng)歷（工作經(jīng)驗）一是為人處世的經(jīng)驗，又稱社會經(jīng)驗；二是長期從事某一職業(yè)的工作經(jīng)驗，也稱為專業(yè)經(jīng)驗。第九頁，共四十四頁，2022年，8月28日全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求

要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象政治家一樣有靈敏的頭腦；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力;……

以美國為代表的西方國家為聯(lián)合國秘書長選定了協(xié)定的條件：具有領(lǐng)導(dǎo)、籌劃和組織眾多國家職員的管理能力，能流利使用聯(lián)合國兩種的工作語言，具有作為領(lǐng)導(dǎo)人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力。

第十頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、秘書任職的非技術(shù)資格秘書應(yīng)有的職業(yè)素養(yǎng)：1）角色意識。

2）服務(wù)意識。

3）勤奮意識。

第十一頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、秘書任職的非技術(shù)資格1（一）秘書的心理素質(zhì)秘書的心理健康是指秘書個體能以良好的心理狀態(tài)適應(yīng)職業(yè)活動的環(huán)境。

1、秘書的氣質(zhì)特點：

秘書的氣質(zhì)是指一個秘書比較穩(wěn)定的心理活動的動力特征，可理解為“脾氣”、“秉性”、“性情”。①膽汁質(zhì)②多血質(zhì)③粘液質(zhì)④抑郁質(zhì)第十二頁，共四十四頁，2022年，8月28日多血質(zhì)的秘書－－主動靈活，交際能力強，但缺乏持續(xù)性，興趣易轉(zhuǎn)移；膽汁質(zhì)的秘書－－熱情、認(rèn)真、果斷，但感情容易沖動，影響工作的開展；粘液質(zhì)的秘書－－遇事沉著冷靜，長于實干，穩(wěn)定性強，但往往反應(yīng)較慢，動作遲緩；抑郁質(zhì)的秘書－－敏感心細(xì)，一絲不茍，但性情易孤僻，優(yōu)柔寡斷。秘書人員應(yīng)根據(jù)職業(yè)特點和自身狀況，自覺重視和加強氣質(zhì)修養(yǎng)，克服不良的氣質(zhì)傾向，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)品格，都可以成為合格的秘書工作者。思考：請分析自己屬于哪種氣質(zhì)類型?假如要勝任辦公室工作得注意什么?第十三頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、秘書任職的非技術(shù)資格2

2、秘書的性格要求

秘書的性格是秘書對現(xiàn)實穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相適應(yīng)的習(xí)慣化的行為方式。有人說：秘書的職業(yè)性格無疑是人類為了生存和發(fā)展所設(shè)定的職業(yè)類型中最為優(yōu)秀的性格，近乎完美的品質(zhì)。擁有這樣性格的人是引人注目，值得欣賞和贊嘆的。

第十四頁，共四十四頁，2022年，8月28日秘書的性格、品質(zhì)（重點）

①開朗②敏捷③穩(wěn)?、軋砸?/p>

⑤幽默

⑥自制

⑦合作⑧自信

⑨勤快

⑩整齊

正直、善良，熱忱、溫和，豁達(dá)、寬容，縝密、內(nèi)斂，誠實、上進(jìn)心等。第十五頁，共四十四頁，2022年，8月28日【技能訓(xùn)練】

［自測］1

“我是否適合辦公室工作”在小組內(nèi)進(jìn)行自我剖析，找出自己的性格優(yōu)勢和劣勢，找出差距，制定自己今后訓(xùn)練的重點。提示1．對照辦公室工作職業(yè)意識，分析自己：我身上的優(yōu)點有哪些?至少找出五條。（這些是需要保持的，也是你將來勝任工作的信心支撐源泉。）2．自己身上的缺點有哪些?至少找出三條。你準(zhǔn)備怎樣改進(jìn)?第十六頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、秘書任職的非技術(shù)資格33、秘書的心理調(diào)適（1）秘書的心理障礙常有：嫉妒心理孤僻心理壓抑心理依賴心理焦慮心理厭煩心理羞怯心理自負(fù)和自卑心理第十七頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、秘書任職的非技術(shù)資格4

（2）秘書心理調(diào)適的方法：

①博覽群書，開闊胸襟。②培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。③善于反省，自我調(diào)適。

④傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。⑤增強自信心，科學(xué)安排工作。⑥培養(yǎng)自己的交往能力，充分發(fā)揮自己的主觀能動性。

第十八頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、秘書任職的非技術(shù)資格5（二）思想素質(zhì)（政治素養(yǎng)）良好的政治素養(yǎng)；強烈的事業(yè)心；較高的理論政策水平；實事求是的思想作風(fēng)；淡泊明志，樂于奉獻(xiàn)；踏實細(xì)致，一絲不茍。第十九頁，共四十四頁，2022年，8月28日【技能訓(xùn)練】

［自測］2

“從業(yè)動機調(diào)查”1

我愿意做那些對自己有意義的事情，即便它們可能不會給我?guī)砦镔|(zhì)上的獎勵；我想徹底向自己證明，我確實了解自己的工作規(guī)范；我的工作是我尋求生活真諦的一部分；我渴望達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)能力；我樂意被別人領(lǐng)導(dǎo)；……第二十頁，共四十四頁，2022年，8月28日“從業(yè)動機調(diào)查”2我喜歡扮演一個操控他人的角色、一個舉足輕重的領(lǐng)導(dǎo)角色；我喜歡那種受尊重的感覺；我希望在我的工作成果上能寫上的自己名字；我不希望成為大方向盤上的一個小齒輪；……第二十一頁，共四十四頁，2022年，8月28日

秘書的職業(yè)道德（重點）是人們在履行職責(zé)范圍內(nèi)所遵守的道德原則和行為規(guī)范的總和。

1、忠于職守，不得瀆職2、保守秘密，不準(zhǔn)泄密3、誠實守信，不輕視怠慢4、文明禮貌，平等待人5、廉潔奉公，不謀私利第二十二頁，共四十四頁，2022年，8月28日三、秘書任職的一般要求

1、性別；2、年齡；3、體質(zhì)；4、外貌?！皣H秘書節(jié)”即每年四月的最后一個星期三，“秘書周”即每年四月的最后一周。第二十三頁，共四十四頁，2022年，8月28日女性秘書的自我保護(hù)(情感修養(yǎng))

自尊自重自愛。有正確的認(rèn)識和心態(tài)。把握交往的尺寸。采取有力有效的方法。第二十四頁，共四十四頁，2022年，8月28日一個成熟的秘書，她首先要具備相當(dāng)?shù)纳鐣ＷR，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事沉著而又機伶，工作踏實，具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任感強，富于團隊精神，能進(jìn)行自我管理。第二十五頁，共四十四頁，2022年，8月28日秘書只有具備了一定的條件，才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，做好秘書工作，成為一個優(yōu)秀的秘書。一、精神上自立。

所謂精神自立，就是當(dāng)他面對自己工作與生活中的問題時，他會用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動手去解決問題。同時，要有責(zé)任意識，要對自己的家庭、公司和社會負(fù)責(zé)。第二十六頁，共四十四頁，2022年，8月28日二、自我管理能力

由于秘書處于一個關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時約束自己的行為，自覺地進(jìn)行自我管理。

1、學(xué)習(xí)管理

隨著企業(yè)的發(fā)展和市場競爭越來越激烈，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人面臨的各種壓力也越來越大，所以，他們對自己的助手----秘書的要求自然也就越來越高，因此，秘書必須提高自我學(xué)習(xí)能力，在工作中學(xué)習(xí)，在實踐中總結(jié)，注意隨時給自己充電。絕對不能憑興趣學(xué)習(xí)，要有針對性的讀書。

第二十七頁，共四十四頁，2022年，8月28日2、時間管理

秘書必須在規(guī)定的時間內(nèi)按質(zhì)按量地完成工作，上司不會允許秘書工作總是拖拖拉拉。因此，秘書對自己的每一項工作都要清楚它需要花多少時間才能完成。為了保證工作的順利和效率，在工作開始之前，就要對工作的步驟和程序確定好，做好工作計劃。視頻：《時間管理》

第二十八頁，共四十四頁，2022年，8月28日3、健康管理

上司對秘書的要求首先是頭腦敏捷，秘書工作可以說既是腦力工作也是體力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。作為秘書，不僅要保持身體健康，而且還要保持心理健康。只有保持身心健康，才能夠在工作中保持相當(dāng)?shù)哪土捅l(fā)力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件。第二十九頁，共四十四頁，2022年，8月28日4、感情管理

秘書的感情管理就是不感情用事。秘書在日常工作中要與各種各樣的人打交道，不能因為對方是自己的朋友或熟人，就改變自己的接待方式或者公司的原則，比如向他透露公司機密；在另一方面，對于你眼中的“小人”或跟自己鬧過矛盾的人，你也不能利用自己手中的“權(quán)力”故意刁難他。感情管理的另一方面是控制辦公室戀情的發(fā)生。同一公司員工之間不允許談戀愛，這是現(xiàn)代職場一條潛規(guī)則。

第三十頁，共四十四頁，2022年，8月28日5、金錢管理

在工作中無論是對外打交道，還是對內(nèi)的管理，作為秘書，都要有成本意識。金錢管理的另一方面就是要有個人的“理財計劃”，開始積累個人的“財產(chǎn)”。學(xué)會理財，也并不是處處節(jié)省，而是花同樣的錢做更多的事。第三十一頁，共四十四頁，2022年，8月28日三、自我提升欲望

由于秘書新人的工作存在上述特點，所以，剛進(jìn)入秘書行業(yè)或即將進(jìn)入秘書行業(yè)工作的人必須做好相應(yīng)的思想準(zhǔn)備，注意在工作中發(fā)揮主觀能動性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優(yōu)勢，在“打雜”過程中給自己創(chuàng)造機會，從而使自己盡快成長。

1、充分發(fā)揮主觀能動性

第三十二頁，共四十四頁，2022年，8月28日秘書并不是算盤珠子，上司撥一下你才動一下；很多時候需要秘書充分發(fā)揮主觀能動性，自己去找事做。一個秘書是否能充分發(fā)揮自己的主觀能動性，實際上反映出他是否有強烈的上進(jìn)心。作為秘書，必須有強烈的上進(jìn)心，因為企業(yè)的生存環(huán)境越來越復(fù)雜，老板的壓力越來越大，因而對秘書的期望值越來越高。如果沒有上進(jìn)心，注意自我積累和提升，那秘書的能力就會離上司的要求越來越遠(yuǎn)。第三十三頁，共四十四頁，2022年，8月28日案例

這天下午上班不久，市工商銀行的李行長打電話來找張總。張總正在市政府匯報工作，作為張總的秘書，于雪知道李行長是張總研究生班的同學(xué)，他與張總的私交不錯。見于雪一時聯(lián)系不上張總，李行長就對于雪說，他們導(dǎo)師的夫人昨晚突然去世了，他想約張總明早一起去看看老師。

“你們老板回來后，請你馬上告訴他，讓他給我回個話?！币驗殛P(guān)系很熟，所以李行長說話也比較隨便：“另外，看老師的時候，多少得送點錢，表示一下心意。我倆最好送一樣多，所以，你問一問你們老板，看他打算送多少，到時候告訴我?！?/p>

第三十四頁，共四十四頁，2022年，8月28日張總到下午7點多才回到辦公室，于雪馬上把李行長的意思向張總作了匯報。

“你說送多少錢比較合適？明天還要帶些什么東西去？”不知是突如其來的噩耗讓張總不知所措，還是張總對這種世態(tài)人情沒有什么了解，他這樣反問于雪。

“？”于雪只好搖頭，她看到了張總眼里對自己的不滿。

問題出在哪里？

第三十五頁，共四十四頁，2022年，8月28日

點評

的確，吊唁師母是張總的私事，送多少錢和帶什么東西去看老師，作為秘書，于雪都可以不聞不問；但是，這種“私事”如果處理得不好，它必然會影響張總的工作，因此，作為助手，于雪必須將這種事情當(dāng)作自己份內(nèi)的工作來處理。既然是份內(nèi)的工作，那么，于雪就應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，利用張總回來之前這一段時間做些相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。比如，雖然吊唁的時候送多少錢沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但在社會上它有相應(yīng)的潛規(guī)則，送多了人家可能認(rèn)為你是擺譜，顯示自己財大氣粗，顯得俗氣；如果送少了，人家又可能認(rèn)為你寡情少義。因此，如果于雪還不知道這種送禮的行情，那就應(yīng)該向部門或公司其他的人請教；如果公司的第三十六頁，共四十四頁，2022年，8月28日人不了解，可以問自己的親戚朋友……總之，于雪沒有及時去了解這方面的情況，讓上司失望，說明她作為秘書對自己的職責(zé)范圍缺乏真正的了解；由于不了解自己的職責(zé)，所以在工作中缺乏主動積極的精神。

第三十七頁，共四十四頁，2022年，8月28日2、提高工作的含金量

對于秘書來說，不只是接打電話能增加工作“附加值”，幾乎所有的秘書工都可以增加“附加值”，比如給客人泡茶的時候，給客人一個微笑，讓客人感到更溫馨；在給上司起草文件的時候，多加幾幅圖表，讓簡單枯燥的數(shù)字更直觀，更生動……雖然秘書的主要工作是做“雜務(wù)”，但你不能只是機械地做，你要有精益求精的態(tài)度，盡量給自己的每一份工作增加“附加值”；如果你給自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量會大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司對你自然就會刮目相看。相反，如果你認(rèn)為秘書工作只是“打雜”，那么，你的工作永遠(yuǎn)只能是“打雜”。

第三十八頁，共四十四頁，2022年，8月28日案例

于雪是天津某高科技公司總裁秘書。公司這幾年從無到有，年營業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營銷會議，公司財務(wù)總監(jiān)劉總給于雪來電話了：“于雪，你好！我是財務(wù)部的劉志?！?/p>

“劉總，您好！”

“大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時間來嗎？北京天地證券公司的馬總想過來拜訪他，一起吃頓飯?！?/p>

“老板開完會后，我問一下老板的意思，回頭給你電話。你看可以嗎？”

“謝謝！”對方放下電話。

總裁散會后，于雪馬上把財務(wù)部劉總的意思告訴總裁?？偛孟肓艘粫蠓磫栍谘骸澳憧次矣斜匾娺@個馬總嗎？”

“？”于雪不知如何回答是好，總裁也顯得很失望。

問題出在哪里？

第三十九頁，共四十四頁，2022年，8月28日點評作為秘書，傳遞信息是她的一項主要工作；在傳遞這種信息過程中，她必須做到準(zhǔn)確與及時。從這個意義上來說，于雪完全履行了自己的職責(zé)，工作中不存在任何暇疵。但是，秘書又不是一個簡單的傳聲筒，當(dāng)她在傳遞這種信息過程中，應(yīng)盡可能地給它增加“附加值”。由于天地證券公司是財務(wù)總監(jiān)介紹過來的，所以于雪應(yīng)該知道總裁對這個證券公司不熟悉，因此，于雪在將“馬總要求見面”的信息傳遞給總裁之前，她就應(yīng)該想到總裁在做“見不見馬總”這個決策的時候缺乏足夠的信息，所以，于雪在將這個信息傳遞給上司之前，她就應(yīng)盡可能地收第四十頁，共四十四頁，2022年，8月28日集有關(guān)天地證券公司的信息；將有關(guān)天地公司的信息連同“馬總要求見面”這個信息一起傳遞給上司，以方便他決策。所以，于雪的問題就出在沒有給老板提供“天地公司”的相關(guān)信息，也就是說，于雪在這里只是一個簡單的傳聲筒，在傳遞這個信息過程中給它增加任何“附加值”。如果于雪在與劉總通話時，問清對方的意圖和公司背景，并到網(wǎng)上去查“天地證券公司”的網(wǎng)站，了解有關(guān)情況；做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，那么，一旦總裁問起來，她就能提供天地公司的相關(guān)背景資料和馬總來訪的意圖，這樣，總裁就能作出自己的決策。第四十一頁，共四十四頁，2022年，8月28日3、充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢一般的上司工作都非常忙，不可能將自己所有的工作和要求都向秘書“匯報”，所以，秘書必須學(xué)會利用自己的職務(wù)優(yōu)勢來收集自己工作的信息。那么，作為秘書，在日常工作中應(yīng)如何利用自己的職位優(yōu)勢充實自己呢？第一，對從自己經(jīng)手轉(zhuǎn)發(fā)的各種文件和資料仔細(xì)閱讀和琢磨。第二，留意上司的電話和上司與各部門經(jīng)理的談話。第三，留意網(wǎng)上和報刊雜志上有關(guān)本行業(yè)的新聞和動向，遇到不清楚的問題就向同事請教。只要做到了這幾點，那你就能基本了解公司運營狀況和上司的工作重心。通過這種日積月累，你的工作視野自然就會開闊，想上司所想，急上司所