《檔案管理學（第四版）》課件第十七章 檔案數字化

第十七章檔案數字化第十七章檔案數字化內容提要本章重點講四個方面的內容:一、檔案數字化的概念和工作流程。二、檔案數字化工作的要求。三、檔案數字化的關鍵技術。四、檔案數字化案例。第一節(jié)

檔案數字化的概念和工作流程一、檔案數字化的概念二、檔案數字化的工作流程一、檔案數字化的概念對于檔案數字化,有廣義和狹義兩種理解。狹義的檔案數字化,又稱數字化加工或數字化轉換,是指通過一定的技術手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉化為以數字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。廣義的檔案數字化,是指通過一定的技術手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉化為以數字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息,并加以存儲、組織、檢索、維護的過程。二、檔案數字化的工作流程二、檔案數字化的工作流程(一)檔案數字化的管理流程1.開展檔案數字化工作需求調研2.制訂檔案數字化工作計劃3.組建工作隊伍,配備相關條件檔案數字化工作的組織形式主要包括以下幾種:(1)外包式。(2)自建式。(3)內外組合式。4.監(jiān)控檔案數字化工作的開展5.評估數字化工作成果二、檔案數字化的工作流程(二)數字化檔案資源建設流程1.預處理

2.數字化加工/轉換3.信息處理4.信息組織5.信息存儲6.信息服務7.信息維護二、檔案數字化的工作流程(三)應用系統(tǒng)開發(fā)流程1.系統(tǒng)設計系統(tǒng)設計是開發(fā)檔案管理系統(tǒng)功能模塊的過程。2.系統(tǒng)實施系統(tǒng)實施是安裝、應用檔案管理系統(tǒng)的過程。3.系統(tǒng)維護系統(tǒng)投入日常使用之后,要保證其持續(xù)、安全運行。第二節(jié)檔案數字化工作的要求一、目標合理二、遵守法規(guī)三、遵循標準四、管理集成五、互助協(xié)作六、強化核查一、目標合理(一)方便用戶查詢和利用(二)支持電子化業(yè)務流程(三)保護檔案原件(四)匯聚分散保存的檔案信息二、遵守法規(guī)檔案數字化工作需要遵守的法規(guī)主要包括四類:(一)關于檔案公開和保密的法規(guī)(二)保護知識產權的法規(guī)(三)隱私權保護的法規(guī)(四)網絡服務行為規(guī)范三、遵循標準(一)標準概覽三、遵循標準(二)標準的配套與執(zhí)行相比單個標準的制定,標準之間的配套性、銜接性,以及標準的貫徹落實同樣值得重視。四、管理集成“管理集成”也是“注重效益”原則的要求,即將檔案數字化融入檔案館(室)的整體工作中,與其日常管理工作相結合。具體體現(xiàn)在三個方面:(一)基礎工作集成(二)信息服務集成(三)管理系統(tǒng)集成五、互助協(xié)作加強檔案部門、業(yè)務部門、技術部門、咨詢部門以及其他信息資源管理部門等有關方面的互助合作,發(fā)揮優(yōu)勢互補,共享成果和經驗,可以避免不必要的重復勞動,提高檔案數字化的效率。各有關方面的互助協(xié)作主要體現(xiàn)在以下幾個方面:(一)檔案數字化成果的交換共享(二)檔案數字化工作經驗的交流共享(三)檔案數字化課題的聯(lián)合攻關(四)檔案數字化業(yè)務的外包共建六、強化核查(一)數字化檔案原文質量核查通過將數字化檔案與其原件對比,檢查數字化轉換后的信息質量,包括對文字內容的校對,圖像、音頻、視頻質量的檢查,密級校核等。如發(fā)現(xiàn)遺漏、數據失真、數據錯誤,應及時彌補。(二)機讀目錄核查機讀目錄是檔案檢索的依據,應確保準確、完整。為此需要加強數據錄入的校對和審核,有時需要開展多次校核。六、強化核查(三)數據掛接核查用戶若要最終能夠獲取檔案原文信息,除了目錄要準確之外,還需要在檔案數字化原文與機讀目錄之間建立準確的掛接。一般采用抽查的方法來進行數據掛接核查,抽檢比率不低于5%。(四)安全審查安全審查貫穿于檔案數字化業(yè)務全過程。第三節(jié)

檔案數字化的關鍵技術一、數字化加工技術二、自動識別技術和方法一、數字化加工技術(一)掃描技術掃描是通過掃描儀獲取檔案原文圖像的技術。1.掃描儀的技術指標(1)光學分辨率。(2)色彩位數。(3)灰度級。(4)掃描幅面。(5)掃描速度。(6)接口類型。一、數字化加工技術2.掃描儀的類型檔案數字化工作用到的掃描儀類型主要包括平板式掃描儀、膠片掃描儀、鼓式掃描儀等。3.掃描件技術參數的選擇掃描件主要的技術參數包括分辨率、色彩模式、色彩位數、文件格式、壓縮算法等。一、數字化加工技術(二)錄音檔案的模數轉換技術通過由放音設備、音頻采集卡(聲卡)、音頻輸入線、計算機等設備以及相應的音頻數字化軟件搭建而成的錄音檔案數字化轉換系統(tǒng),可以將模擬聲音信號轉化為數字音頻信號。其主要工作過程包括采樣、量化和編碼。通過系統(tǒng)的設置,該過程可以批量化、自動化進行。二、自動識別技術和方法(一)光學字符識別技術1.光學字符識別簡介2.光學字符識別技術的工作過程光學字符識別技術的主要工作過程包括圖像采集、圖像預處理、特征抽取、對比特征、判斷識別、人工校正和成果輸出。(二)圖形矢量化技術(三)語音識別技術第四節(jié)檔案數字化案例一、內閣大庫檔案管理沿革自2002年起,為了提高內閣大庫檔案數據庫的質量和檢索效率,加強與其他數字信息的互通和共享,“內閣大庫檔案數位化計劃”的重點轉為研究檔案整理工作、檔案著錄格式及著錄方式,建立符合國際標準的檔案元數據及規(guī)范文件,以及規(guī)劃數據庫及著錄模塊的系統(tǒng)架構。第四節(jié)檔案數字化案例二、內閣大庫檔案數字化的保障(一)人力保障(二)設備、技術和規(guī)范保障設備、技術和規(guī)范保障,由史語所“資源共享計劃”及“數位典藏計劃”中的“技術研發(fā)分項計劃”支持,內容包括檔案管理技術、數字影像技術、檢索技術、其他技術、法律要求、其他相關管理規(guī)則、其他網絡服務功能七個方面第四節(jié)檔案數字化案例(三)經費保障史語所將此分支計劃與史語所里原有檔案業(yè)務進行了區(qū)分,主要經費重點用于檔案的增值分析及數字化檔案的制作(含影像與目錄)、系統(tǒng)的整合規(guī)劃上,原有業(yè)務經費主要用于檔案的整理維護、管理及提供利用上。三、內閣大庫檔案數字化的流程(一)實體整理階段實體整理階段主要開展以下五個方面的工作:1.原件檢查2.原件掃灰3.修復、裱褙4.原件校核登錄5.入庫上架

三、內閣大庫檔案數字化的流程(二)數字化階段1.影像處理(1)原件掃描、數字攝影。(2)數字影像校對、修正。(3)數字影像后期制作。2.目錄編制(1)目錄著錄。(2)目錄校對。3.增值分析(1)規(guī)范文件著錄。(2)規(guī)范文件校對。(三)應用階段1.系統(tǒng)掛接2.開放利用四、內閣大庫檔案數字化的成果內閣大庫檔案數字化成果主要表現(xiàn)在系統(tǒng)模塊、規(guī)范、系統(tǒng)規(guī)格、數字化檔案數量四個方面。至2006年計劃一期結束時,建成了整合式檔案管理自動化系統(tǒng)以及明清檔案主題分析webgis測試系統(tǒng),制定了《明清檔案著錄規(guī)則》、《明清檔案人名規(guī)范文件著錄規(guī)則》、《明清檔案地名規(guī)范文件著錄規(guī)則》等規(guī)范,編制了整合式檔案管理自動化系統(tǒng)架構、功能需求書、元數據需求規(guī)格書等系統(tǒng)規(guī)格,建成并提供在線利用206434筆已整合好的內閣大庫檔案的目錄和影像,以及5809筆人名規(guī)范文件。目前,中國臺灣的“數位典藏計劃”已進入二期,“珍藏歷史文物數位化典藏計劃”的二期為“數位知識總體經營計劃”,“內閣大庫檔案數位化計劃”的二期為“明清檔案數位知識網絡”,在已有數字化成果的基礎上繼續(xù)深入,并征集明清檔案數字內容,開展數據庫系統(tǒng)與網絡平臺規(guī)劃,整合明清學術研究資源。思考與復習題1.如何理解檔案數字化的概念?2.簡述檔案數字化工作中的管理流程。3.簡述檔案數字化工作中的業(yè)務流程。4.簡述檔案數字化工作的目標。5.我國現(xiàn)有法律法規(guī)的相關規(guī)定對檔案數字化工作有哪些影響?6.我國現(xiàn)有標