NVQ企業(yè)行政管理課程講義

2023/1/18NVQ企業(yè)行政管理（二級）課程講義2023/1/18第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神標(biāo)準(zhǔn)與大綱：計(jì)劃課時(shí)：14根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式；會議以及遠(yuǎn)程會議的基本要求；工作日志管理以及安排事務(wù)性約會；撰寫簡單的書面交流信函；設(shè)計(jì)和填寫簡單的表格；運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。2023/1/18第五單元:工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神中心思想：辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。2023/1/18主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法（教材5.1）二、各種會議的組織（教材5.2）三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）四、用書面形式進(jìn)行交流（教材5.4、5.5）五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6）六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7、5.8）…七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9）…2023/1/18交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流方法會議組織日志管理書面交流溝通工具團(tuán)隊(duì)目標(biāo)規(guī)定評估2023/1/18一、選擇正確的交流方法（教材5.1）交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素

.利用電子郵件及其他電信工具

利用會議開展交流

利用郵政服務(wù)開展交流

2023/1/18一、選擇正確的交流方法（教材5.1）1、發(fā)送信息的方法及取決因素

大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：（1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)（2）使用電信系統(tǒng)2023/1/18通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：（1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。（2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。（3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2023/1/18（4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號郵寄或快遞服務(wù)。（5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。（6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。（7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。2023/1/42、、利用用電電子子郵郵件件及及其其他他電電信信工工具具利用用電電子子郵郵件件進(jìn)進(jìn)行行交交流流的的優(yōu)缺缺點(diǎn)點(diǎn)：：電子子郵郵件件是是在在計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)終終端端上上編編寫寫信信息息，，并并通通過過電電信信系系統(tǒng)統(tǒng)發(fā)發(fā)送送給給其其它它計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)終終端端。。信信息息可可以以錄錄入入或或掃掃描描錄錄入入，，并并通通過過郵郵箱箱系系統(tǒng)統(tǒng)發(fā)發(fā)送送，，郵郵件件被被閱閱讀讀前前一一直直儲儲存存在在收收件件人人的的郵郵箱箱內(nèi)內(nèi)，，用用戶戶可可以以存存儲儲、、刪刪除除、、打打印印信信息息，，同同時(shí)時(shí)可可以以回回信信、、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)和和檢檢查查發(fā)發(fā)送送的的信信息息是是否否已已被被收收件件人人收收到到。。2023/1/4電子子郵郵件件的的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在在于于：：（1））信信息息發(fā)發(fā)送送的的速速度度快快（2））費(fèi)費(fèi)用用低低廉廉，，內(nèi)內(nèi)部部局局域域網(wǎng)網(wǎng)使使用用電電子子郵郵件件是是免免費(fèi)費(fèi)的的，，外外部部網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)發(fā)發(fā)送送信信息息的的費(fèi)費(fèi)用用不不高高于于本本地地電電話話費(fèi)費(fèi)用用，，同同時(shí)時(shí)減減少少紙紙的的使使用用量量和和發(fā)發(fā)送送紙紙面面信信息息的的郵郵費(fèi)費(fèi)，，節(jié)節(jié)約約企企業(yè)業(yè)運(yùn)運(yùn)營營成成本本。。（3））信信息息能能同同時(shí)時(shí)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)給給其其他他終終端端，，使使多多個(gè)個(gè)接接收收人人同同時(shí)時(shí)接接受受到到信信息息，，方方便便快快捷捷。。（4））使使用用密密碼碼等等功功能能能能保保證證信信息息安安全全。。（5））能能發(fā)發(fā)送送多多種種類類型型的的信信息息，，例例如如文文字字信信息息、、掃掃描描錄錄入入的的圖圖表表及及照照片片等等。。（6））正正在在旅旅行行的的工工作作人人員員可可通通過過筆筆記記本本電電腦腦隨隨時(shí)時(shí)接接收收和和發(fā)發(fā)送送信信息息，，達(dá)達(dá)到到過過程程辦辦公公的的目目的的。。2023/1/4電子郵郵件的的缺點(diǎn)點(diǎn)有：：（1））收件件人必必須有有兼容容的設(shè)設(shè)備（2））因發(fā)發(fā)送容容易而而產(chǎn)生生很多多垃圾圾郵件件，浪浪費(fèi)收收件人人的時(shí)時(shí)間。。（3））人們們需經(jīng)經(jīng)過一一定的的學(xué)習(xí)習(xí)或培培訓(xùn)，，才能能成功功熟練練地使使用電電子郵郵件。。2023/1/4使用電電信工工具進(jìn)進(jìn)行書書面交交流除了電電子郵郵件外外，傳傳真、、電傳傳等電電信系系統(tǒng)也也可以以進(jìn)行行書面面信息息的交交流，，電傳傳機(jī)曾曾是信信息交交流的的重要要手段段，但但隨著著信息息技術(shù)術(shù)的發(fā)發(fā)展，，很多多新的的設(shè)備備已基基本代代替了了電傳傳機(jī)的的使用用，現(xiàn)現(xiàn)代企企業(yè)很很少再再使用用電傳傳機(jī)來來交流流信息息。傳傳真機(jī)機(jī)是現(xiàn)現(xiàn)代企企業(yè)常常用的的信息息交流流工具具，2023/1/4其優(yōu)點(diǎn)在在于：（1）快快速，信信息能立立即收到到。（2）作作為一種種書面文文件，能能作為事事實(shí)和數(shù)數(shù)字的證證明，同同時(shí)能進(jìn)進(jìn)行歸檔檔以備查查詢，（3）相相對于郵郵寄而言言，費(fèi)用用較低。。（4）功功能較全全的傳真真機(jī)也可可通過計(jì)計(jì)算機(jī)發(fā)發(fā)送信息息。使用傳真真發(fā)送信信息時(shí)其其缺點(diǎn)在在于：（1）傳傳真信息息只能發(fā)發(fā)送給有有傳真機(jī)機(jī)的單位位。（2）不不易保證證信息的的保密和和安全。。（3）想想互相商商討信息息比較因因難。通常在發(fā)發(fā)送完信信息后，，還需打打電話進(jìn)進(jìn)行跟蹤蹤確認(rèn)2023/1/43、利用會議議開展交交流會議做為為信息交交流的重重要手段段之一，，其主要要功能在在于：（1）參參會人員員互相交交流各自自的意見見和思想想（2）參參會人員員就某一一主題互互相商討討信息（3）就就某些重重大問題題和工作作程序進(jìn)進(jìn)行決策策（4）信信息發(fā)布布2023/1/4會議交流流的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)在于：（1）面面對面的的交流，，彼此能能更好地地理解對對方的意意圖（2）會會議是管管理人員員與員工工相互交交流以推推行新規(guī)規(guī)程的重重要手段段，同時(shí)時(shí)也給大大家提供供一個(gè)提提出問題題并對問問題進(jìn)行行探討，，最后達(dá)達(dá)成共識識的機(jī)會會。（3）現(xiàn)現(xiàn)代會議議能通過過投影儀儀等設(shè)備備更形象象地進(jìn)行行信息交交流。（4）會會議之后后能形成成會議紀(jì)紀(jì)要或書書面決定定。（5）參參加會議議的人也也可通過過會議紀(jì)紀(jì)要更深深入地理理解會議議內(nèi)容。。2023/1/4會議交流的缺缺點(diǎn)在于：（1）浪費(fèi)時(shí)時(shí)間。會議進(jìn)進(jìn)行中可能會會因?yàn)槟承┤巳说闹毖圆恢M諱影響會議進(jìn)進(jìn)程，也會因因有些人說話話羅嗦或談?wù)撜摬幌嚓P(guān)的問問題而浪費(fèi)時(shí)時(shí)間的情況。。（2）浪費(fèi)金金錢。有些大大型的會議可可能會花費(fèi)大大量的錢的交交通費(fèi)用和住住宿費(fèi)用上。。2023/1/44、郵件和快快遞服務(wù)在交交流中的優(yōu)缺缺點(diǎn)是什么？？答：盡管現(xiàn)在在有很多發(fā)送送信息的電子子方法，但郵郵寄和快遞服服務(wù)仍是發(fā)送送信息的重要要手段，郵件件和快遞服務(wù)務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于于：（1）收到的的紙面信息能能歸檔以備查查詢。（2）保密信信息能通過掛掛號郵寄或快快遞服務(wù)直接接交付到收件件人手中，因因而比電子方方法更安全（3）能獲得得發(fā)送和接收收憑證。2023/1/4（4）能收到到文檔的原件件（5）當(dāng)大批批量地郵寄信信息時(shí)，郵費(fèi)費(fèi)可申請?zhí)厥馐鈨?yōu)惠郵件和快遞服服務(wù)的缺點(diǎn)：：（1）因程序序復(fù)雜而浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間，需要要材料裝袋、、信封封口、、到郵局郵寄寄等（2）費(fèi)用較較高，需要紙紙、信封、郵郵費(fèi)等支出，，如果是航空空郵寄大宗文文件，則價(jià)格格更加昂貴（3）相比電電子系統(tǒng)而言言，發(fā)送速度度較慢（4）郵件可可能會丟失或或錯(cuò)投2023/1/4二、各種會會議的組織織（教材5.2）1、會議的類型型有哪些？？答：會議的的類型主要要有以下幾幾種：（1）正式式會議，如如董事會、、股東大會會等（2）非正正式會議，，如部門工工作會議等等（3）社團(tuán)團(tuán)會議，如如俱樂部會會議（4）定期期會議，如如年度大會會、月總結(jié)結(jié)會（5）非定定期會議，，如緊急會會議、臨時(shí)時(shí)會議2023/1/42、會議議議程及主主持人的議議程是什么么？答：會議議議程是會議議上所要討討論內(nèi)容及及其順序一一覽表，通通常要在會會議開始前前發(fā)到參會會人員手中中，會議議議程上的項(xiàng)項(xiàng)目主要有有：（1）會議議者出勤情情況介紹（2）上次次會議記錄錄的簡單回回顧（3）上次次會議記錄錄中存在的的問題（4）本次次會議的主主要議題（（從財(cái)務(wù)項(xiàng)項(xiàng)目開始討討論）（5）本次次會議議程程未列出的的其它議題題（6）下次次會議的日日期和時(shí)間間2023/1/42.行政管管理人員組組織會議的的職責(zé)1、行政管管理人員在在會議之前前，會議期期間及會議議之后應(yīng)履履行的職責(zé)責(zé)是什么？？（1）行政政管理人員員在會議之之前的職責(zé)責(zé)（2）行政政管理人員員在會議期期間的職責(zé)責(zé)（3）行政政管理人員員在會議之之后的職責(zé)責(zé)2、做會議議記錄之前前應(yīng)做哪些些準(zhǔn)備以及及會議記錄錄包括哪些些內(nèi)容？（1）會議議記錄是準(zhǔn)準(zhǔn)確地記錄錄會議進(jìn)行行過程及所所作決定的的簡短報(bào)告告。做會議議記錄前，，應(yīng)做如下下準(zhǔn)備工作作（2）會議議記錄的內(nèi)內(nèi)容一般包包括2023/1/4（3）安排排會議地點(diǎn)點(diǎn)應(yīng)考慮哪哪些因素有的會議在在企業(yè)內(nèi)部部舉行，而而有的則在在企業(yè)外部部舉行，當(dāng)當(dāng)行政管理理人員安排排外部會議議時(shí)，會議議地點(diǎn)的安安排就顯得得非常重要要，通常在在安排會議議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)應(yīng)考慮以下下因素2023/1/43.電電話話會會議議的的特特點(diǎn)點(diǎn)及及優(yōu)優(yōu)缺缺點(diǎn)點(diǎn)電話話會會議議的的特特點(diǎn)點(diǎn)是是：：電電話話會會議議允允許許人人們們在在相相距距很很遠(yuǎn)遠(yuǎn)的的不不同同地地方方舉舉行行會會議議/討討論論,通通過過聲聲音音聯(lián)系系。。為為了了便便于于討討論論，，會會議議應(yīng)應(yīng)提提前前向向國國家家電電話話服服務(wù)務(wù)機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)預(yù)預(yù)訂訂，，以以確確保保參參加加電電話話會會議議各各方方電電話線線路路暢暢通通。。2023/1/44.視視頻頻會會議議的的特特點(diǎn)點(diǎn)，，需需要要的的設(shè)設(shè)備備及及其其優(yōu)優(yōu)缺缺點(diǎn)點(diǎn)視頻頻會會議議是是比比電電話話會會議議昂昂貴貴的的一一種種會會議議方方式式，，因因?yàn)闉橐曇曨l頻會會議議能能使使人人們們互互相相看看到到，，所所以以身體語言言能幫助助理解人人們的觀觀點(diǎn)和情情緒。視頻會議議需要下下列設(shè)備備：多臺攝像像機(jī),以以保證多多角度拍拍攝一臺編程程處理圖圖像的計(jì)計(jì)算機(jī)通過電話話線連接接至少兩臺臺電視監(jiān)監(jiān)視器2023/1/4教學(xué)方法法：課堂講授授——組織討論論——用各種合合適文件件、紀(jì)錄錄等進(jìn)行行會議模模擬和演演練2023/1/4三、使使用日日志管管理工工作時(shí)時(shí)間（（教材材5.3））……1課時(shí)時(shí)1.手填工工作日日志的的使用用方法法（見見思考考題13））2．電電子工工作日日志的的使用用方法法及優(yōu)優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)（見見思考考題14、、15）教學(xué)方方法：：課堂講講授———討討論———學(xué)學(xué)員填填寫相相應(yīng)的的模擬擬日志志2023/1/4四、用用書面面形式式進(jìn)行行交流流（教教材5。4、5。5）……………………………4.5課時(shí)時(shí)1．留留言、、短信信、備備忘錄錄的寫寫作方方法（（見思思考題題16、17、、18）2．表表格的的制備備方法法（見見思考考題19、、20）教學(xué)方方法：：講述與與作要要求——學(xué)員要要做各各種簡簡單的的書面面交流流練習(xí)習(xí)——教師給給出表表格樣樣本并并組織織討論論——學(xué)員要要設(shè)計(jì)計(jì)，填填寫相相應(yīng)的的表格格2023/1/4五、辦辦公室室中進(jìn)進(jìn)行溝溝通的的輔助助工具具——（教材材5.6））……………………1.5課時(shí)時(shí)1.如何使使用流流程圖圖進(jìn)行行辦公公室溝溝通（（見思思考題題21）2.如何使使用計(jì)計(jì)劃表表進(jìn)行行辦公公室溝溝通（（見思思考題題22）3.如何使使用行行動(dòng)表表進(jìn)行行辦公公室溝溝通（（見思思考題題23）4.如何使使用工工作日日志進(jìn)進(jìn)行辦辦公室室溝通通（見見思考考題24、、25）教學(xué)方方法：：組織織討論論——學(xué)員制制作各各種圖圖表——總結(jié)講講授2023/1/4六、努努力實(shí)實(shí)現(xiàn)團(tuán)團(tuán)隊(duì)目目標(biāo)（（教材材5.7，，5.8））…………………………………2課時(shí)時(shí)1.要按時(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)工作作目標(biāo)標(biāo)（見見思考考題26））2.要有團(tuán)團(tuán)隊(duì)工工作精精神（（見思思考題題27、28））3.要爭取取首次次做對對做好好（見見思考考題29、、30、31））教學(xué)方方法：：討論論——學(xué)員進(jìn)進(jìn)行案案例研研究——學(xué)員進(jìn)