《秘書實務(wù)》第三章-會務(wù)工作

第三章會務(wù)工作

《秘書實務(wù)》一、會議與會務(wù)工作（一）什么是會議

事先約定、有組織、有目的的聚眾議事或傳達(dá)信息的一種社會活動方式。第一節(jié)會務(wù)工作概述一、會議與會務(wù)工作（二）什么是會務(wù)工作會務(wù)工作是指干脆為會議的組織召開、順當(dāng)進(jìn)行、貫徹監(jiān)督所供應(yīng)的策劃、實施、服務(wù)、宣揚(yáng)等工作的總稱。第一節(jié)會務(wù)工作概述二、常見會議的種類(一)常務(wù)會議(二)專題會議(三)學(xué)術(shù)會議(四)代表會議

第一節(jié)會務(wù)工作概述(五)現(xiàn)場會議(六)聯(lián)席會議(七)電視電話、網(wǎng)絡(luò)視頻會議(八)活動性會議三、會議的構(gòu)成要素(一)會議議題(二)會議名稱(三)與會人員(四)會議時間(五)會議地點(六)會議組織形式(七)會議成本預(yù)算第一節(jié)會務(wù)工作概述一、制訂會議預(yù)案（一）會議預(yù)案的內(nèi)容和格式1.明確召開會議的目的、任務(wù)2.會議的規(guī)模3.會議名稱、時間、地點4.會議材料的組織和大會發(fā)言支配5.其他事項的支配（參見教材第100-101頁示例）其次節(jié)會前準(zhǔn)備一、制訂會議預(yù)案（二）擬訂會議議程和日程會議議程是對會議議題進(jìn)行先后次序的支配，會議日程是對會議議程和會議期間其他各項活動逐日做出的時間支配。議程和日程是會議方案的組成部分。（參見教材第102—104頁議程、日程表示例）其次節(jié)會前準(zhǔn)備二、編制會務(wù)工作程序表會務(wù)工作程序表是在會議預(yù)案的基礎(chǔ)上對會務(wù)工作做出的周到細(xì)致的具體支配。程序表應(yīng)當(dāng)包括各項具體會務(wù)工作的內(nèi)容、完成時間、責(zé)任人等項目。（參見教材第105-107頁示例）其次節(jié)會前準(zhǔn)備三、準(zhǔn)備會議材料(一)會議文件的起草主題報告決議、確定開幕詞、閉幕詞參考材料候選人狀況介紹……其次節(jié)會前準(zhǔn)備三、準(zhǔn)備會議材料(二)會議文件的審校(三)文件材料的印制和分發(fā)其次節(jié)會前準(zhǔn)備

會前分發(fā)報到、入場時分發(fā)按座位發(fā)放四、發(fā)出會議通知會議通知的基本要素：其次節(jié)會前準(zhǔn)備會議名稱會議地點會議目的會議內(nèi)容會議期限和議程與會人員應(yīng)做哪些準(zhǔn)備報到日期、地點主辦單位、聯(lián)系人姓名及電話五、布置會場與檢查其次節(jié)會前準(zhǔn)備會場整體格局的布置主席臺座次布局場區(qū)座次布局其次節(jié)會前準(zhǔn)備主席臺座次支配（從臺上往下看）1.主席臺人數(shù)為奇數(shù)時：7

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62.主席臺人數(shù)為偶數(shù)時：6

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5其次節(jié)會前準(zhǔn)備會見座席布局其次節(jié)會前準(zhǔn)備會見座席布局六、落實后勤服務(wù)(一)預(yù)訂住宿客房(二)支配會議餐飲(三)落實交通保障(四)印制有關(guān)票證其次節(jié)會前準(zhǔn)備一、統(tǒng)計到會人數(shù)常用的簽到方式有：(一)簿式簽到(二)卡片簽到(三)電子簽到第三節(jié)會間服務(wù)二、做好會議記錄(一)會議記錄的結(jié)構(gòu)一般包括會議基本狀況和會議主體內(nèi)容兩部分。1.會議基本狀況2.會議主體內(nèi)容第三節(jié)會間服務(wù)第三節(jié)會間服務(wù)會議記錄結(jié)構(gòu)示意圖XXX會議記錄會議時間： 會議地點：出席與列席會議人員：缺席人員：會議主持人： 記錄人：主要議題：發(fā)言記錄： 批閱： 簽字：二、做好會議記錄(二)會議記錄的方法1.具體記錄2.擇要而記3.靈敏運(yùn)用省略法4.用簡便的寫法代替困難的寫法5.做好記錄整理工作第三節(jié)會間服務(wù)二、做好會議記錄(三)會議記錄留意事項1.實事求是2.留意保密第三節(jié)會間服務(wù)三、編印會議簡報會議簡報有一套特地設(shè)計的固定版式，通常由報頭、報身(正文)、報尾三部分構(gòu)成。第三節(jié)會間服務(wù)第三節(jié)會間服務(wù)

簡報樣式示例三、編印會議簡報會議簡報的正文，大致有三種結(jié)構(gòu)模式和寫作方法：綜述法重點報道法言論摘要法第三節(jié)會間服務(wù)四、會間后勤工作(一)會議現(xiàn)場服務(wù)(二)會間生活服務(wù)(三)會議文體活動(四)會議衛(wèi)生保健(五)會議值班工作第三節(jié)會間服務(wù)一、會后文字工作(一)會議紀(jì)要會議紀(jì)要是召開比較重要的會議時，用于記載、傳達(dá)會議精神和議定事項，要求與會單位或其他相關(guān)單位遵守和執(zhí)行的指導(dǎo)性公務(wù)文書。

（參見教材第129頁示例）第四節(jié)會后處理一、會后文字工作(二)會議新聞報道會議新聞報道對于加快會議精神傳播的速度和范圍，擴(kuò)大會議的影響，提高會議的透亮度，實行會議精神具有重要作用。第四節(jié)會后處理新聞報道示例：中國輕工工藝品進(jìn)出口商會全體會長會議8月11日—12日在北京召開。會議由中國輕工工藝品進(jìn)出口商會王忠奇會長主持。商務(wù)部部長助理俞建華出席了會議并講話。商務(wù)部外貿(mào)司、人事司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席了會議。中國輕工工藝品進(jìn)出口商會李文鋒副會長、張杰副會長和33家兼職副會長成員及其代表參與了會議。二、會議文書歸檔(一)會議文書材料的收集也稱會議文件的清退。機(jī)密程度較高的會議，要求參與重要會議的與會人員，在會議結(jié)束時，依據(jù)規(guī)定將會議上發(fā)放的文件清理并退回會議秘書處。收集的重點：1.會議形成的各種稿本2.會議的選舉材料3.會議證件第四節(jié)會后處理二、會議文書歸檔(二)會議文書材料的歸檔會議結(jié)束后,秘書將會議文書材料依據(jù)其內(nèi)在聯(lián)系加以整理，按規(guī)定移交給檔案部門存檔，以便于日后查找利用。（依據(jù)文檔管理的要求進(jìn)行）第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作(一)整理睬議場地1.會場檢查2.會場清理3.辦理清退手續(xù)第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作(二)支配返程工作1.做好與會人員返程票的登記、代購工作2.幫助與會人員做好返程準(zhǔn)備3.送別與會人員第四節(jié)會后處理三、會后后勤工作(三)結(jié)算會議經(jīng)費(fèi)收入結(jié)算支出結(jié)算第四節(jié)會后處理四、會務(wù)工作總結(jié)是在會議進(jìn)行過程中或結(jié)束之后，會議的組織方對會議組織工作的實施狀況、會議進(jìn)程和會議結(jié)果等進(jìn)行的回顧、分析和評價，并形成總結(jié)看法的過程。第四節(jié)會后處理四、會務(wù)工作總結(jié)

會務(wù)工作總結(jié)的方式：1.座談會2.總結(jié)表彰會議3.書面總結(jié)第四節(jié)會后處理思考題1.簡述幾種常見會議中秘