工作效率與時間管理(一)

工作效率與時間管理

廈門博弈企業(yè)管理顧問有限公司

◆德國埃森州立大學ULUM研究院DID工業(yè)設計博士◆德國國家行銷指導經營管理學會SUPD研修認証◆日本電通廣告行銷創(chuàng)意激盪POPAS海外訓練研習認証◆美國商業(yè)經營管理協(xié)會AMA研習認証◆全球商業(yè)競爭力組織I.C.M.A認証G.I.M資格（亞洲六位之一）

◆美國商業(yè)管理教育協(xié)會A.A.B.E商業(yè)競爭戰(zhàn)略研究員

▲(臺灣)企業(yè)經營管理顧問協(xié)會教委會主委▲(臺灣)產品科技昇級協(xié)會秘書長▲全國企業(yè)競爭力發(fā)展機構首席顧問首席資深講師▲臺北市兩岸四地文教經貿交流協(xié)會常務理事▲上海市政府中小企業(yè)服務中心整體企業(yè)競爭力規(guī)劃顧問▲新加坡生產力中心SPC資深輔導顧問▲(臺灣)經濟部中小企業(yè)產業(yè)顧問團資深輔導顧問▲加拿大國立皇家大學（RRU）企研所MBA教授▲國務院全國市長講座

G.I.M主講師▲福建省閩西南五市企業(yè)協(xié)作網企業(yè)顧問團首席顧問▲中國國際商務諮詢顧問師評價委員會(IBCAC)評審委員講師：左

鳳

山

清人文嘉《今日歌》今日復今日，今日何其少今日又不為，此事何時了人生百年幾今日，今日不為真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事為君聊賦今日詩，努力請從今日始魯迅用“分”來計算時間的人比用“時”來計算時間的人時間多5９倍朱自清洗手的時候，日子從水盆里過去，吃飯的時候，日子從飯碗里過去，默默時便從茫然的雙眼前過去，我覺察它去的匆匆了，伸出手遮掩時，他又遮掩著從手邊過去，天黑時，我躺在床上，它便伶伶俐俐地從我身上跨過，從我的腳邊飛過去了，等我睜開眼睛和太陽再見，這又算溜走了一日。我掩面嘆息，但是新來的日子因而又開始嘆息地散過去了壹.時間的真諦(一).時間管理的意義席勒說：時間的步伐有三種：未來姍姍來遲，現(xiàn)在像箭一般飛逝，過去永遠靜立不動。美國管理學會主席吉姆·海斯說：一個人可以學會更有效地使用多種管理工具，以便在同樣多的時間里使自己更加富有成效。陶淵明說：

盛年不再來，一日難再晨，及時宜自勉，歲月不待人。

我國諺語作出了對時間最準確的結論一寸光陰一寸金寸金難買寸光陰在某些情況下，時間資源所獲得的收益比資本和勞動力兩項資源所能獲得的收益要大得多、重要得多！

(二).時間與生命價值生命的意義不在于長度，而在于是否有深度如果我們用心去經營，把每一個時段將會「很有價值」的產生效率，也就是在你的一生成就中產生關鍵力量，這就是「時間」的價值，也是有深度的時間觀時間對每個人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事無成，區(qū)別在于時間的利用率不同時間不可以缺少時間不可以替代時間不可以存儲時間不可以增減但時間可以管理時間效率本身是無法管理的，因為它只是個行為模式，換句話說效率與時間的管理就是生活模式的實踐時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評估一個人日行成效，最容易的做法就是考核其對時間管理及應用－－－－－－世界管理大師彼德.杜拉克▲想體體會會「「一一年年」」有有多多少少價價值值▲想體體會會「「一一月月」」有有多多少少價價值值去問問失失敗敗重重修修的的學學生生去問問不不幸幸早早產產的的母母親親▲想體體會會「「一一周周」」有有多多少少價價值值去問問定定期期周周刊刊的的編編輯輯▲想體體會會「「一一小小時時」」有有多多少少價價值值去問問等等待待相相距距的的戀戀人人▲想體體會會「「一一分分鐘鐘」」有有多多少少價價值值▲想體體會會「「一一秒秒鐘鐘」」有有多多少少價價值值去問問錯錯過過火火車車的的旅旅人人去問問死死里里逃逃生生的的幸幸運運人人▲想體體會會「「一一毫毫秒秒」」有有多多少少價價值值去問問錯錯失失金金牌牌的的運運動動員員(三).不同同的的民民族族有有不不同同的的態(tài)態(tài)度度▲中國國人人比較較隨隨性性，，大大而而化化之之，，例例如如喜喜宴宴遲遲到到、工工作作時時隨隨性性；；興興致致來來了了就就特特別別有有勁勁、、加加班班、干干勁勁十十足足，，感感覺覺很很重重要要▲日本本人人分秒秒必必爭爭，，可可以以相相同同的的一一件件事事做做十十幾幾年，，但但其其態(tài)態(tài)度度嚴嚴謹謹，，一一就就是是一一，，二二就就是是二二，，非常常執(zhí)執(zhí)著著，，只只有有公公司司，，沒沒有有個個人人▲美國國人人是契契約約式式的的工工作作精精神神，，訂訂好好游游戲戲規(guī)規(guī)則則就依依規(guī)規(guī)則則進進行行，，下下班班時時間間一一到到，，立立即即消消失失，，不見見人人影影，，非非常常注注重重個個人人▲德國國人人、、印印尼尼人人拉丁丁系系人人（意意大大利利、、法法國國、、西西班班牙牙、、葡葡萄萄牙牙））(四).時間間運運用用誤誤區(qū)區(qū)管理理時時間間的的經經驗驗法法則則「「墨墨菲菲定定律律」」：：▲任何何事事情情都都不不像像它它表表面面所所見見的的那那么么簡簡單單▲每件件事事情情做做起起來來都都比比想想象象中中要要耗耗時時間間▲某些些事事情情的的出出錯錯是是無無可可避避免免的的▲工作作永永遠遠太太多多而而時時間間永永遠遠太太少少▲又譬譬如如「「80/20定律律」告告訴訴我我們們，，常常常常是是20％％的關關鍵努努力力產產生生80％％的績績效效。。有有80％％的工工作作時時間間與與付付出出是浪浪費費的的。。公公司司80％％的業(yè)業(yè)務務來來自自20％％的客客戶戶，，80％％可以以用用的的資資料料集集中中在在20％％的檔檔案案中中，，80％％的電電話話來來自認認識識的的20％％的人人。。因因此此，，這這些些20％％就是是掌掌握握關關鍵鍵。例如你的工作可能能十幾項或二二十項，但關關鍵的工作可能只有三三、四項主管人員時間間管理的迷思思▲能者多勞，有有事找他準沒沒錯（變相懲懲罰了時間高高手）▲最活躍的管理理人員完成的的工作最多▲推遲決策（仔仔細思考）會會提高品質與與績效▲授權可以節(jié)省省時間（所托托得人才會有有效果）▲自己去干，工工作會完成的的更好（不敢敢授權）▲效率取代效能能，只知dothethingright而非dotherightthing▲工作越辛苦，，完成的工作作就越多▲只要去做，就就會有績效▲每天累慘才算工作有績效我同情那些疲疲勞不堪毫無事務組織的殉職者者只贊揚他們的的責任心克拉倫斯·蘭德爾貳.時間管理重要要的觀念(一).時間的投資與與花費▲有人曾統(tǒng)計過過，一個活到到72歲的美國人一生的時間分分配：●睡覺21年●工作14年●個人衛(wèi)生7年●吃飯6年●旅游6年●排隊5年●學習4年●開會3年●打電話2年●找東西1年●其他3年▲使用金錢有兩兩種方式當「費用」花花掉、當「投投資」理財，，同樣時間也是如利用金金錢一樣，將將固定收入做做有效分配，把時間當金金錢的比喻投投資，雖然時時間不會回顧，但對有限限的時間也能能轉化為內在在價值。轉化時間的投投資觀念知識，經驗，，能力成就▲一周總時間：：24×7→168hr扣掉睡覺、吃吃飯70h(每天10hr)還有98hr在作什么？生生產、休閑、、打發(fā)時間統(tǒng)計每周用在在生產的時間間，8hr×5日＝40hr據統(tǒng)計40hr中扣除莫名其其妙的浪費(感覺很忙)，剩下真正工作作有效的時間間只有60％，亦即40hr××60％＝24hr▲你的成就、經經驗、能力主主要來源就來來自于此24小時（每周）人人生成就奠基基主要看20至30歲每年約有52周，亦即24hr××52周＝1248hr一生中你最主主要的時間1248hr×10年＝12480hr▲每月工資與時時間投資價值值公式（每小小時價價值工工資））每月工工資÷40hr＝（每分分鐘價價值工工資））（每小時時價值值工資資）÷60分＝＝讓我們們算一一下時時間工工資帳帳??(二).造成時時間浪浪費的的重要要因素素一.浪費時時間的的案例例▲電話又又響了了，急急事的的、請請示的的、投投訴的的、朋朋友聊聊天的……都是不不得不不接的的電話話。可可是，，手頭頭上正正在寫的的一個個計劃劃，一一個上上午了了，還還沒寫寫幾個個字▲會議已已經開開了兩兩天了了，還還沒有有什么么結果果，東東一句句西一句，，說著說說著就跑跑題了。。有的人人在會上上長篇大論、表表揚與自自我表揚揚；有的的人開了了半天會會，還不知來干干什么；；還有的的，把開開會當休休息，閉閉目養(yǎng)神，你們們愛發(fā)言言發(fā)言、、愛爭吵吵爭吵吧吧…▲整天就如如救火車車、哪里里有火情情就馬上上趕到哪哪里?？墒沁@里里也救火火、那里里也救火火，天天天忙救火火，就沒有時間間靜下來來想想，，”火災災”是從從哪里來來的？二.中階主管管常發(fā)生生浪費時時間的情情形▲做事無輕輕重緩急急和主次次之分，，經常本本末倒置置，終日埋埋頭于無無關重要要的事務務上▲喜歡下屬屬事事請請示和匯匯報的官官僚作風風，浪費費自己的時時間▲對下屬工工作不放放心，替替下屬做做工作，，結果整整天被埋在在事務性性的工作作里▲上司不定定期的召召見使中中層經理的時間間具有很很大的隨隨意性▲對自己熟熟悉和喜喜歡的事事情盡快做完，，對于棘棘手的事事情拖延進行，，只有通通過加班班完成▲客觀原因因●上級領導導浪費時時間（開會、、等命令、不懂授授權、政策搖搖擺）●工作系統(tǒng)統(tǒng)浪費時時間（訪客、、官樣文文件、審審批程序序、流程效率率、溝通出錯錯、不知知運用工工具）●生活條件件浪費時時間（通訊、、環(huán)境、、交通、、朋友閑閑聊、家家住郊區(qū)、無目標標打發(fā)時時間、環(huán)環(huán)境混亂亂）三.一般浪費費時間的的情形▲缺乏明確確的目標標▲拖延▲缺乏優(yōu)先先順序▲想做的事事情太多多，而且且有頭無無尾▲缺乏條理理與整潔潔▲不懂授權權▲不會拒絕絕別人的的請求▲倉促決策策▲懶惰與心心理消極極▲行動緩慢慢▲作事拖拉▲會議冗長▲不速之客闖闖入▲話干擾▲經常加班班加點▲窮于應付突突發(fā)事件件▲漫談、聊聊天▲交待不清，，事情做做錯▲不敢拍板板，等指指示▲考慮事情過過于復雜雜▲管事必親親躬▲完美主義辦辦事▲憑記憶辦事事▲主辦人員員遲到參.事務特性性與時間間管理分分析(一).時間管理理象限座座標圖急迫不急迫

重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限Ⅰ象限既重要又又急迫→危機處理理、三點點半、老老板……Ⅱ象限很重要但但不那么么急→預算、企企劃、目目標、健健檢進行行Ⅲ象限不重要但但急迫→電話、會會議、不不速之客客、臨時時被指派派Ⅳ象限不重要又又不急迫迫→閑聊、逛逛街、連連續(xù)劇、、倒垃圾圾……急迫不急迫

重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限▲拖延是造造成工作作無效，，因為原原擺在第第二象限限的重要要事，原本可以以從容有有序的完完成，但但因姑息息、拖延延而變成成第一象限，造造成第一一象限壓壓力太大大，許多多事情因因急迫、、壓力乃草草了了事(品質、效效率下降降)，再加上上第三象象限把時時間消耗掉了了，每天天忙到好好不容易易喘一口口氣，又又往第四四象限偷懶，如如此惡性性循環(huán)，，也就造造成我們們都感到到時間不不夠用，覺得好好忙好忙忙，但又又忙的沒沒有結果果、沒有有效率。。急迫不急迫

重要

Ⅰ象限Ⅱ象限不重要

Ⅲ象限Ⅳ象限拖延偷懶(二).浪費時間間的錯誤誤的決定定方式▲一般人大部分是是以1→3→→4→2處理事情情▲時間觀念念稍為好的的次序是1→3→→2→4既重要又又急迫→不重要但但急迫→→不重要又又不急迫迫→很重要但但不那么么急既重要又又急迫→不重要但但急迫→→很重要但但不那么么急→不重要又又不急迫迫(三).時間管理理下的正正確決定定方式▲成功者會會抓第Ⅱ象限提早早完成，，時間管管理優(yōu)先先順序：：1→2→→3→4▲重要緊急急的事馬馬上做，例如考考試、趕趕三點半半和急病病求醫(yī)等，做做完之后后檢討是是不是能能預防以后不要要發(fā)生的的這么突突然，因因為太常發(fā)生，，壓力太太大，對對健康很很傷。第1優(yōu)先是重要且緊緊急的事事第2優(yōu)先是重要但較較不緊急急的事第3優(yōu)先較不重要要但卻緊緊急的事事第4優(yōu)先較不重要要且并不不緊急的的例行工工作真正能作作好時間間管理的的模式▲其次是做做重要而而不緊急急的事，這類事事情影響響深遠，，如做身身體健康檢查查和學習習新知識識、新技技能等，，這類事事情的效效益是中中長期的，如如果一再再拖延，，會變成成重要又又緊急的的事，所所以應該該擬定具體目目標和化化整為零零的計劃劃，按時時完成。?！谌蔷o緊急但不不重要的的事，如沒有有事先約約的訪客客或打來來閑聊的電話，，則長話話短說，，或每天天留些空空白時間間來處理理這類的的事，或以替替代方式式處理。。▲最后一類類是不重重要也不不緊急的的事，如閑逛逛街或閑閑聊或無無目的看電視等等等，偶偶而為之之，但限限時結束束；或者者提升層層次，逛逛街提升為對對流行的的觀察或或人的觀觀察，閑閑聊提升升為討論論或主題題交流，看電電視提升升為有目目的的新新信息的的接收。。肆.轉變時間間價值觀觀念的方方法(一).自我心靈靈思想重重建方法法心靈思想想重建是是在主導導個人價價值觀系系統(tǒng)的建建立，來來正確評估估并決定定你的目目標、方方向(你的夢想)▲將想法具體體化，訂定定達成目標標的行動方方案與期限限▲有貫徹到底底的堅強決決心具體目標行動方案行動期限堅強決心個人價值觀觀系統(tǒng)(二).自我行為習習慣轉化方方法行為習慣轉轉化是在建建立立刻去去做的行動動力▲確定工作的的優(yōu)先順序序▲能時時常常自自我我檢檢討討改改進進(三).自我我目目標標計計劃劃操操作作方方法法目標標計計劃劃操操作作是是在在厘厘清清目目標標清清單單▲確定定自自己己人人生生的的階階段段方方向向▲作一一份份平平日日常常浪浪費費時時間間的的檢檢討討表表，，隨隨時時提提醒醒自自己己伍.時間間管管理理控控制制因因素素及及技技巧巧(一).時間間管管理理效效率率的的改改善善方方法法一.克服服拖拖延延的的的的習習慣慣▲由重重要要的的事事情情開開始始著著手手工工作作▲建立立時時間間運運用用計計劃劃表表▲培養(yǎng)養(yǎng)時時間間價價值值的的意意識識▲加快快工工作作的的節(jié)節(jié)奏奏感感日本本人人就就把把快快食食、、快快便便、、快快便便、、快快行行、、快快思思、快快說說的的六六快快之之人人，，稱稱為為人人中中之之杰杰▲一旦開始，不不要因懶而借借故停止▲從最糟的浪費費時間項目開開始改善▲詳細的工作階階段計劃▲時間浪費發(fā)生生不可找借口口▲任何工作應設設定截止期限限二.提高生產力▲在一天最有效效率的時段中中，作計劃中中最重要的事事▲每天至少要有有半小時到1小時的"不被干擾"時間▲養(yǎng)成環(huán)境及桌桌面整潔的習習慣；專注工工作焦點，專專心工作▲要有堅忍毅力力，一氣呵成成；一次處理理完才不會浪浪費時間▲同一類的事情情最好一次把把它做完▲把零碎時間用用來從事零碎碎的工作▲觀察每天因被被干擾而形成成的時間段▲工作中斷時，，要有回去工工作的驅動力力▲要有完成工作作、結束工作作的強制力：：不要每件事事都只作一半而無結果果▲表現(xiàn)出很有精精神的樣子，，如此生產力力自然會提高高▲應設定完成工工作的期限(二).主管人員的時時間管理方法法一.授權▲懂得分工授權權，明白下屬屬可以幫您處處理許多煩瑣瑣事務，花很很多時間處理小小事情是非常常不明智的▲要培養(yǎng)下屬成成為有解決事事務能力的人人▲要教導部屬，，如何做所交交辦的工作，，以免出錯重重來▲凡事不拖拉，，今日事今天天畢，讓下屬屬知道您的習習慣▲要向外界爭取取資源協(xié)助您您▲要為下屬形成成一些習慣和和程序，讓他他們知道什么么時候該做什什么和不做的后后果，根本不不需要您的催催促▲避免令自己成成為浪費部屬屬時間的主要要因素二.善用節(jié)省時間間的工具▲通訊電話、電電郵、傳真、、語音系統(tǒng)，，運用辦公自自動化設備▲交通工具▲電腦檔案管理理▲利用記事本、、通訊錄、臺臺歷等有助于于您有計劃地地利用時間三.討論與會談▲話要說在前面面，任何討論論要先向對方方作時間的暗暗示▲在拒絕別人的的時候，附以以理由并提供供其他途徑▲要避免開頭的的無聊題外話話▲您與下屬或上上司的溝通，，要弄清楚您您主題是什么么▲注意時間尾數(shù)數(shù)：開會訂在在4：00時，不如訂在4：15，則遲到的時時間會減少。另外應事事先訂好散會會時間▲盡量將不緊急急性的電話集集中，打電話話前先準備好有有關的資料▲籌備會議之前前，是否先探探尋取代會議議的各種可行行途徑▲開會時我是否否講求技巧以以增進會議的的效率與效能能四.計劃與生產力力▲明訂目標及日日程計劃，列列出重要度與與完成期限，，避免拖延▲每天(挪15分鐘安排)有效日計劃，，確認每天所能完成成的最大能量量▲列出工作項目目排出優(yōu)先順順序，排定行行事歷▲將待完成的事事項，寫在隨隨時可見的地地方▲確實執(zhí)行，主主動排除干擾擾▲當日因故未能能完成事項，，應優(yōu)先轉載載次日清單▲將較困難或不不易一次完成成的事件，分分段執(zhí)行(把大象吃掉)▲目標就像一個個篩子，和目目標有關系就就去做，和目標沒關系就就不必做，這這樣會讓你的的生活井然有序，并且有有目的▲創(chuàng)造額外的時時間區(qū)▲不要拘泥形式式，做事情看看效果，而不不一定看是否否所有的程序都都走到▲不要去處理重重復出現(xiàn)的事事情，看看能能不能程序化化，或者把引起起這種事情的的原因杜絕掉掉▲每天保留少量量的時間做計計畫，并思考與工作作有關的問題題▲微小而不重要要的決策應迫迫使自己迅速速作出回應▲增加自己能力力，以便在獲獲致資料的第第一時間，即即從事決策制定定▲終止任何毫無無益處的經常常性工作或例例行性活動▲無謂應酬應學學會說不，因因這可能浪費費您大量的時時間9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。14:22:2614:22:2614:221/6/20232:22:26PM11、以我我獨沈沈久，，愧君君相見見頻。。。1月-2314:22:2614:22Jan-2306-Jan-2312、故人江海別別，幾度隔山山川。。14:22:2614:22:2614:22Friday,January6,202313、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。1月-231月-2314:22:2614:22:26January6,202314、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。06一一月202315、比不了得就不比，得不到的就不要。。。一月235:32上午1月-2305:32January27,202316、行動出成果，工作出財富。。2023/1/275:32:0605:32:0627January202317、做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。。5:32:06上午5:32上午05:32:061月-239、沒有失敗，只有暫時停止成功！。1月-231月-23Friday,January27,20