內(nèi)控手冊合同管理流程

1合同治理流程〔YC-CON〕流程介紹流程框架流程概述合同經(jīng)辦部門依據(jù)中標(biāo)結(jié)果進(jìn)展合同文本草擬。合同草擬完畢后由部門內(nèi)進(jìn)展審查，再由其他相關(guān)科室對合同內(nèi)容的合法性、科學(xué)性、合理性及真實性進(jìn)展審查，各科室審查完畢后在合同所附的《山東半島熱電經(jīng)濟(jì)合同審查流程表》對應(yīng)的欄目50關(guān)部室在該合同附的《中電集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同審查流程表》對應(yīng)的欄目上簽署審查意見。全部相關(guān)部門會簽審查合同完畢后，經(jīng)單位法定代表人認(rèn)可，簽署正式合同文本，由半島熱電法人代表簽字，加蓋公章或合同專用章，并按標(biāo)準(zhǔn)，要求對方簽字蓋章。合同正式簽訂后，由合同經(jīng)辦部門依據(jù)《中電集團(tuán)合同編號規(guī)章》對合同進(jìn)展編號，并交由集團(tuán)企業(yè)治理信息部登記、存檔。合同履行過程中付款時，經(jīng)辦部門依據(jù)合同有關(guān)條款，攜帶付款申請表和相關(guān)的付款材料依據(jù)安居煤礦財務(wù)治理規(guī)定到財審科辦理付款手續(xù)；半島熱電的合同履行結(jié)果由集團(tuán)負(fù)責(zé)考核，集團(tuán)抽調(diào)人力對于合同履行狀況進(jìn)展定期(每半年)和不定期(隨時進(jìn)展)的考核，依據(jù)考核方法中的考核結(jié)果評級對合同負(fù)責(zé)單位進(jìn)展獎懲。全部合同均為紙質(zhì)合同，不涉及電子版本。流程涉及主要崗位職能崗位名稱合同承辦部門集團(tuán)公司機(jī)關(guān)歸口部室

職責(zé)內(nèi)容負(fù)責(zé)合同文本草擬，并上交經(jīng)濟(jì)合同審查流程表；并負(fù)責(zé)合同的履行。對合同內(nèi)容的合法性、科學(xué)性、合理性及真實性進(jìn)展審崗位名稱崗位名稱職責(zé)內(nèi)容分管副總董事長蓋合同章；對合同進(jìn)展歸檔保存4.物資部：負(fù)責(zé)審查設(shè)備、物資選購、租賃等合同5.財務(wù)部負(fù)責(zé)審查投資參股合同、房地產(chǎn)買賣、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保合同、借款合同、資產(chǎn)處置等重大經(jīng)濟(jì)合同以及標(biāo)的額超過集團(tuán)公司《根本建設(shè)投資治理規(guī)定》的合同6.政策法規(guī)部、審計部、財務(wù)部、企管信息部負(fù)責(zé)對各類經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)展全面審查負(fù)責(zé)審準(zhǔn)合同變更事宜負(fù)責(zé)最終批準(zhǔn)合同簽訂，并作為企業(yè)法定代表人在正式合同上簽名19.0.4“×”表示不相兼容的職責(zé)A:合同草擬B:合同審批C:合同簽訂D:合同執(zhí)行E:合同支付ABCDEFAXBXXCDXEF10合同的簽訂流程圖風(fēng)險掌握矩陣風(fēng)險描述并可能導(dǎo)致潛在的舞弊。解合同對方的主體資人無法履行合約的狀況濟(jì)損失。

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求應(yīng)用指引合同治理第四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同治理，確定合同歸口治理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同治理中的薄弱環(huán)節(jié)，實行相應(yīng)掌握措施，促進(jìn)合同有效履行，切實維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。應(yīng)用指引合同治理第五條 發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時清結(jié)方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。合同訂立前，應(yīng)當(dāng)充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對方當(dāng)事人具備履約力量

號YC-CON-C01YC-CON-C02

掌握描述制度要求：半島熱電制定了《經(jīng)濟(jì)合同治理制度》，對合同簽訂方的審查、合同的擬定、審批、執(zhí)行、檢查和保管進(jìn)展了規(guī)定，明確了各相關(guān)部門在合同建立和履行過程中的職責(zé)。前期調(diào)研：每份合同簽訂前，由合同承辦部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂對方的法人登記證書、資質(zhì)證明、財務(wù)狀況等信息并草擬合同，經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人復(fù)核其真實性、準(zhǔn)確性后，草擬合同并提交對應(yīng)的《經(jīng)濟(jì)合同審查流程表》。

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人綜合辦合同承辦部門風(fēng)險描述

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和 解讀相關(guān)要求 號

掌握描述

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人無視合同重大問題，作 應(yīng)用指引合同治理第五條出不當(dāng)讓步、或缺乏談 對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或判閱歷，缺乏技術(shù)、財 法律關(guān)系簡單的合同，應(yīng)當(dāng)組織法務(wù)和法律學(xué)問的支撐， 律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談導(dǎo)致企業(yè)在談判中處于 判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)不利地位。 工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥當(dāng)保存。合同文本構(gòu)造不嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)用指引合同治理第六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)條款內(nèi)容不完善，不合依據(jù)協(xié)商、談判的結(jié)果，擬訂合同文規(guī)，表述不嚴(yán)密準(zhǔn)確，本，依據(jù)自愿、公正原則，明確雙方消滅重大疏漏，簡潔造的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，做到條款內(nèi)成同糾紛，損害企業(yè)利容完整，表述嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，相關(guān)手續(xù)齊益、信譽(yù)和形象。備，避開消滅重大疏漏。合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系簡單的特別合同應(yīng)當(dāng)由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)展認(rèn)真審查，并依據(jù)實際狀況進(jìn)展適當(dāng)修改。合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履

不適用

半島熱電所簽訂的合同均由合同承辦部門起合同承辦部門、草，依據(jù)中電集團(tuán)要求，對小額選購〔一般采綜合辦、財務(wù)審20〕或小計科、物資供給額修理費用〔50〕的招標(biāo)及合同簽訂科、技術(shù)科、總均由企業(yè)內(nèi)部審批自行簽訂，其余大額選購和經(jīng)理、經(jīng)營副總維護(hù)費均在內(nèi)部審核完成后上報集團(tuán)，由集團(tuán)再次審核后，統(tǒng)一進(jìn)展招議標(biāo)和合同簽訂工作。風(fēng)險描述

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求行相應(yīng)程序。

號

掌握描述

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人合同未經(jīng)適當(dāng)審核/審舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。

應(yīng)用指引合同治理第七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)對合同文本進(jìn)展嚴(yán)格審核，重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對方當(dāng)事人是否具有履約力量，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確等。企業(yè)對影響重大或法律關(guān)系簡單的合同文本，應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)展審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析爭論，慎重對待，并準(zhǔn)確無誤地加以記錄；必要時應(yīng)對合同條款作出修改。內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行職責(zé)YC-CON-C03

半島熱電自行簽訂合同的起草及審批：半島熱電在起草各類合同時，在國家有示范合同的狀況下，必需使用國家示范合同文本；對國家沒有示范合同的狀況下，半島熱電依據(jù)實際業(yè)務(wù)需要已建立了多套合同示范模板，模板由集團(tuán)法務(wù)部和財務(wù)部審核。合同草案文本交由有各關(guān)部室對合同的合法性、科學(xué)性、合理

綜合辦辦、財務(wù)審計科、物資供給科、技術(shù)科、總經(jīng)理、經(jīng)營副總風(fēng)險描述

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求

號

掌握描述

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人性進(jìn)展審查并在《山東半島熱電經(jīng)濟(jì)合同審查流程表》簽署審查意見，企管辦負(fù)責(zé)合同審查意見的收集和反響。合同承辦部門必需依據(jù)反響意見對合同草案進(jìn)展整改，在各相關(guān)審查部門及集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)審查無意見并會簽后，形成正式合同，正式合同文本須做到條款齊全，權(quán)利義務(wù)明確，違約責(zé)任清楚，和通用語標(biāo)準(zhǔn)。YC-CON-C04

需上報集團(tuán)簽訂合同的起草及審批：在半島熱電依據(jù)自行簽訂合同審批流程完成后，將該合同上交至集團(tuán)企業(yè)治理信息部，并編制集團(tuán)的《中電集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同審查流程表》由集團(tuán)歸口部門依據(jù)《中電集團(tuán)經(jīng)濟(jì)合同治理方法》進(jìn)展集團(tuán)部室會審會簽，在全部審批部門均同意后，由集團(tuán)作為合同簽訂人與合同簽約對方進(jìn)展簽約。集團(tuán)合同審批具體流程參見：中電集團(tuán)-合同治理-JK-CON

總

應(yīng)用指引合同治理第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代

YC-CON-C05

半島熱電自主簽署的合同均由總經(jīng)理、分管副總或授權(quán)托付人簽字，且必需加蓋合同章。并要求對方進(jìn)展簽章。由集團(tuán)簽署的合同具體流程參見：中電集團(tuán)-

總、授權(quán)托付人、綜合辦風(fēng)險描述損害企業(yè)信譽(yù)。

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)托付書。屬于上級治理權(quán)限的合同，下級單位不得簽署。下級單位認(rèn)為確有需要簽署涉及上級治理權(quán)限的合同，應(yīng)當(dāng)提出申請，并經(jīng)上級合同治理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后辦理。上級單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對下級單位合同訂立、履行狀況的監(jiān)視檢查。解讀：嚴(yán)格合同專用章保管制度，合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。

號

掌握描述合同治理-JK-CON

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人紛損害企業(yè)信譽(yù)。效

解讀：實行恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用不行編輯的電子文檔格式等。解讀：依據(jù)國家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)之前方可生效的合同，企業(yè)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時按規(guī)定辦理

YC-CON-C06不適用

騎縫章：綜合辦印章治理員在正式合同簽署完成后，在正式合同邊縫加蓋合同章作為騎縫章。YC-CON-C02、YC-CON-C03、YC-CON-C04

綜合辦不適用風(fēng)險描述

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求相關(guān)手續(xù)。

號

掌握描述

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人合同專用章治理不標(biāo)準(zhǔn)

應(yīng)用指引合同治理第九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同專用章的保管制度。合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。解讀：嚴(yán)格合同專用章保管制度，合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。用印后保管人應(yīng)當(dāng)馬上收回，并按要求妥當(dāng)保管，以防止他人濫用。保管人應(yīng)當(dāng)記錄合同專用章使用狀況以備查，假設(shè)發(fā)生合同專用章遺失或被盜現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)馬上報告公司負(fù)責(zé)人并實行妥當(dāng)措施，如向公安機(jī)關(guān)報案、登報聲明作廢等，以最大限度消退可能帶來的負(fù)面影響。

YC-CON-C07

合同章保管：半島熱電共有合同章一枚，鎖存于綜合辦公室合同章治理員抽屜內(nèi)。申請使用合同章時必需攜帶經(jīng)總經(jīng)理或生產(chǎn)副總簽署的合同原件并附有完整會簽的《山東半島熱電經(jīng)濟(jì)合同審查流程表》，方可在綜合辦辦公室內(nèi)當(dāng)面蓋章。合同章一般不外借，如有特別需要，需由使用部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)，由借用人編制《帶印外出申請表》，其中包含借用范圍、借出時間、歸還時間，借用人員、部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字。印章借出后由專人伴隨監(jiān)視使用，印章歸還后由綜合辦印章治理人員確認(rèn)。如保管員由休假等不在崗狀況時，鑰匙交由綜合治理辦公室主任代為保管。

息部19.2.1流程圖19.2.1流程圖19.1.119.2.2風(fēng)險描述企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求掌握編號掌握描述掌握責(zé)任部門/責(zé)任人企業(yè)或合同對方地履行合同中約定的義務(wù)應(yīng)用指引合同治理第十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循誠懇信用原則嚴(yán)格履行合同，對合同履行實施有效監(jiān)控，強(qiáng)化對合同履行狀況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。合同履行狀況檢查：半島熱電的合同履行結(jié)果主要由集團(tuán)負(fù)責(zé)考核，集團(tuán)抽調(diào)人力對于合同履行狀況每半年進(jìn)展考核，依據(jù)考核辦法中的考核結(jié)果評級對合同負(fù)責(zé)單位進(jìn)展獎懲。同時在半島熱電財務(wù)審計科每年進(jìn)展的財務(wù)收支及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況專項審計中也會涉及合同治理的局部。解讀：強(qiáng)化對合同履行狀況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當(dāng)執(zhí)行本企業(yè)義務(wù)，敦促對方樂觀執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。YC-CON-C08合同治理機(jī)構(gòu)風(fēng)險描述或未經(jīng)適當(dāng)審法正常履行

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求應(yīng)用指引合同治理第十一條合同生效后，企業(yè)就質(zhì)量、價款、履行地點等內(nèi)容與合同對方設(shè)有商定或者商定不明確的，可以協(xié)議補(bǔ)充；不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定。

號YC-CON-C09

掌握描述合同變更：合同生效后，如有覺察合同條款未明確或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的事項，由原合同承辦部門向企管辦匯報，經(jīng)礦長批準(zhǔn)后，企管辦會同承辦部門并與合同簽約對方協(xié)商全都擬定變更、轉(zhuǎn)讓或終止協(xié)議，以書面形式辦理有關(guān)手續(xù)。內(nèi)容如需變更的合同均與合同簽約對方簽訂補(bǔ)充協(xié)議書。

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人部有效措施。

應(yīng)用指引合同治理第十二條在合同履行過程中覺察有顯失公正、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序準(zhǔn)時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，依據(jù)規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。

YC-CON-C08

同YC-CON-C08 同YC-CON-C08下盲目付款

應(yīng)用指引合同治理第十四條企業(yè)財會部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。未按合同條款履約的，或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并準(zhǔn)時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。解讀：

YC-CON-C10

半島熱電自主簽訂的合同在付款時，由合同承辦部門依據(jù)合同付款條款，編制《付款申請表》附上合同，閱歷收部門、物資供給科〔綜合辦〕、財務(wù)審計科、分管副總、經(jīng)營副總、總經(jīng)理睬簽后交由財務(wù)科付款。由集團(tuán)代為簽訂的合同在付款時，除須公司領(lǐng)導(dǎo)簽字還需要集團(tuán)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)在《付款申請表》上簽字方可交由財務(wù)科付款。

責(zé)人、驗收部門、物資選購副總、經(jīng)營副團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險描述

企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求財會部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，依據(jù)合同規(guī)定付款，準(zhǔn)時催收到期欠款。

號

掌握描述

掌握責(zé)任部門/責(zé)任人評估和考核機(jī)損

應(yīng)用指引合同治理第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行狀況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體狀況和重大合同履行的具體狀況進(jìn)展分析評估，對分析評估中覺察的合同履行中存在的缺乏，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時加以改進(jìn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)健全合同治理考核與責(zé)任追究制度。對合同訂立、履行過程中消滅的違法違規(guī)行為，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)或人員的責(zé)任。

YC-CON-C08

同YC-CON-C08 同YC-CON-C0819.3.1流程圖19.3.1流程圖19.1.119.3.2風(fēng)險描述企業(yè)內(nèi)部掌握根本標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用指引和解讀相關(guān)要求掌握編號掌握描述掌握責(zé)任部門/責(zé)任人合同糾紛處理不業(yè)利益、信譽(yù)和形象。應(yīng)用指引合同治理第十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同糾紛治理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當(dāng)事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序準(zhǔn)時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商全都的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同商定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)托付書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人做出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。不適用糾紛處理：合同履行中消滅糾紛時，由合同承辦部門向綜合辦、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理匯報，綜合辦在了解狀況后提出處理建議，建議經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，承辦部門與對方協(xié)商處理，并向總經(jīng)理反響協(xié)商結(jié)果。假設(shè)協(xié)商不成功，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，協(xié)同綜合辦與企業(yè)法律參謀聯(lián)系，依靠法律方式解決。合同承辦部門、綜合辦、總經(jīng)理合同的執(zhí)行、監(jiān)視和反響治理流程圖19.1.1風(fēng)險掌握矩陣風(fēng)險描述息被泄露

引和解讀相關(guān)要求應(yīng)用指引合同治理第十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)隱秘或國家機(jī)密。

號YC-CON-C11

掌握描述合同保管：半島熱電全部合同簽訂后，相關(guān)部門領(lǐng)取均需向綜合管理辦公室主任申請，并在《經(jīng)濟(jì)合同交