活動場地,活動策劃、組織和保障工作方案

活動場地，活動籌劃、組織和保障工作方案活動場地保障措施202341會議中心、旅行社、車輛、媒體等資源。向?qū)W會盡可能具體的每場會前搜集整合會議舉辦地的各種資源，以滿足學(xué)會會議的場地需求。我方將從以下幾個方面為活動供給保障措施：1、對于我方不生疏，資源較少的會議地點(diǎn)，我方將提前派人前往該地進(jìn)展實(shí)地的調(diào)研考察，搜集當(dāng)?shù)氐臅h場地信息，價格信息，及其配套效勞力量，獵取會議舉辦期間各會議場地的預(yù)定狀況。2、與其專業(yè)會務(wù)場地場地效勞機(jī)構(gòu)合作，通過專業(yè)的會議場地效勞機(jī)構(gòu)進(jìn)展場地預(yù)定，確保我方在場地選擇時有足夠的選擇余地。3、通過我方的合作酒店、會議中心等業(yè)務(wù)伙伴，拓展我方的會議場地信息，增加我方的預(yù)約渠道和預(yù)約成功率。應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面考慮一、地區(qū)費(fèi)用(本錢)與便利性。是否鄰近機(jī)場、高鐵站、火車站。轎車或出租車是否足夠。充分的停車空間。假設(shè)需要，接送交通工具是否充分，費(fèi)用狀況。二、會場空間1．會議室尺寸(面積)。當(dāng)會議室做不同座位安排時，其容量如何。會議室隔音設(shè)備是否良好。電源開關(guān)、冷暖氣掌握是否單獨(dú)分開。會議室的音響效果，是否有良好音響系統(tǒng)。固定設(shè)備如黑板、銀幕和家具。障礙物如圓柱。視聽設(shè)備：(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。(2)會議室天花板高度。是否有裝飾燈架。裝飾的鏡子是否會反光。(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。(6)電源掌握位置。9．火災(zāi)逃命口。公共區(qū)域是否干凈。一樣性質(zhì)的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層進(jìn)展。房間和公用是否很便利。洗手間數(shù)量、位置，是否干凈。衣帽問數(shù)量、位置。其他效勞：(1)足夠空間放置家具和器材。(2)良好光線。(3)很簡潔讓與會者找到。(4)足夠的電源插座。(5)安全性。16；設(shè)備：(1)桌子：①1．83x2．4438．1~45．7(2)椅子：舒適并適合較長會議使用。(3)舞臺：①不同高度的舞臺。②有地毯和鋪裙邊的舞臺。(4)講臺：①站立式講臺。②有燈光的講臺。(5)黑板和布告欄。(6)指示架。廢紙簍與垃圾桶。照明燈與關(guān)心燈設(shè)備。燈光掌握盤。(10)報到臺。(11)麥克風(fēng)。三、環(huán)境1．當(dāng)?shù)赜泻斡^光點(diǎn)。購物。休閑活動。天候狀況。環(huán)境是否良好。餐廳。當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己?。社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況。當(dāng)?shù)刭n予外界的評價、過去會議進(jìn)展?fàn)顩r。當(dāng)?shù)貢h局或觀光旅游局支持與效勞狀況。、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司與安全方面。四、設(shè)備1．警衛(wèi)人員與效勞人員是否友好、做事效率如何。大廳是否干凈，吸引人。報處處是否簡潔找到：(1)是否有足夠房間供工作人員使用。(2)是否足以處理的頂峰時段。(3)接待處的人力是否足夠。4．當(dāng)人數(shù)眾多時是否有足夠的電梯設(shè)備。詢問處是否全天候有人值班。馬上回復(fù)有關(guān)詢問，盡速轉(zhuǎn)送留言。對客人的效勞：(1)藥局。(2)禮品店。(3)柜臺效勞。(4)保險箱。舒適、干凈的飯店住房：(1)家具是否完好。(2)現(xiàn)代化沖浴設(shè)備。(3)充分光線。(4)足夠的衣櫥空間與衣架。(5)煙霧警示器。(6)火災(zāi)逃命資料是否清楚。(7)冰箱和小酒吧。(8)走道是否干凈，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。電梯效勞。標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房的大小。是否有特別樓層供給特別效勞。(14)訂房的程序和方法。(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。(16)每一種類別的房間數(shù)。何處理。會議房價與一般房價如何。(19)何時能供給確定的會議房價。(20)是否需要保證數(shù)量與訂金。(21)進(jìn)房與退房的時間。(22)什么時間取消已預(yù)訂的房間。(23)付款方式。承受哪幾種信用卡。萬一取消訂房，退款方式為何。1．公共區(qū)：清潔與外觀。備菜區(qū)是否干凈。在最忙時段是否有足夠人力。工作人員態(tài)度。有效、快速的效勞。(6)各式菜單。(7)價格范圍。(8)預(yù)訂的方式(9)是否可能增加食物放置區(qū)域(如走廊)作為早餐或簡潔午餐的場地。2．大型活動：(1)費(fèi)用(本錢)。(2)創(chuàng)意性。(3)質(zhì)量與效勞。(4)多樣菜單。(5)稅和小費(fèi)。(6)在活動前要求漲價。(7)特別效勞。特制菜單。供給主題宴會的建議。(10)獨(dú)特的茶點(diǎn)。(11)素食和節(jié)食者的食物。(12)餐桌布置。舞池。宴會桌的尺寸。8人座／10人座。3．酒的規(guī)定：制止效勞時段。4．現(xiàn)金交易酒吧規(guī)定：(1)調(diào)酒師費(fèi)用和最低計費(fèi)小時。(2)出納人員費(fèi)用。點(diǎn)心價格。保證數(shù)量規(guī)定。何時需要供給保證數(shù)量。預(yù)備的份量超過保證，數(shù)量的最大極限。展覽空間1．有多少卸貨點(diǎn)，距離展覽區(qū)多遠(yuǎn)。是否有貨運(yùn)接收區(qū)。最大地面承載量。警衛(wèi)區(qū)。防火逃命口。展覽與餐飲、洗手間、的距離。是否有充分時間進(jìn)、出場。是否需要特別裝潢來增加場地外觀。燈光是否需要補(bǔ)強(qiáng)。展覽場地是否接近會場。搶救站是否靠近。是否可供給展覽廠商一間臨時辦公室。存放打包箱的地區(qū)和方式。會議活動籌劃要點(diǎn)行的會議活動籌劃，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面來著手：一、學(xué)術(shù)會議籌劃的特點(diǎn)1、目的性。既然會議本身就是“因事而議”的，那么為會議而2、推測性?；I劃在打算之先，打算又在行動之前，因此籌劃具制訂的，具有不確定性；3、科學(xué)性?；I劃是建立在科學(xué)根底之上的推測和籌劃，它不是調(diào)査爭論、多方的了解比較、全面的概括總結(jié),然后才能作出較為科學(xué)的推測。4、可搡作性。周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕I劃能快速行動，指導(dǎo)人們有條不紊地開展各項(xiàng)工作。二、會議需要做些什么肯定的目的和目標(biāo)。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的打算。三、會議籌備要留意的問題本工程由選購人及會務(wù)效勞機(jī)構(gòu)的工程負(fù)責(zé)人聯(lián)合成立大會籌備秘書處，負(fù)責(zé)會議籌辦工作。作為會議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。以下的各項(xiàng)工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。*擅長與人共事，能處理好與選購人的各種關(guān)系。*擅長留意小節(jié)，會議籌備工作應(yīng)做細(xì)做精。*擅長解決籌備過程中的問題，*擅長與人協(xié)商*能夠治理睬議財務(wù)事宜*能夠安排恰倒好處的菜單*能妥當(dāng)接待貴賓和外國客人*熟知各種禮儀*行事堅決、執(zhí)著*會議籌劃者的任務(wù)：*制定打算,確定必需要做的事項(xiàng)以滿足會議的需要并到達(dá)會議確定的目標(biāo)*制定會議議程*了解可供使用的場所和設(shè)施狀況*選擇或提議適宜的場所*檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施*安排交通事宜*協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動*制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作*確定各項(xiàng)工作的時間安排*視察選定的場所和設(shè)施*與各有關(guān)方面進(jìn)展接洽〔旅行社等〕*同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)展聯(lián)系果，并做下一步的籌劃：*估量召開會議的日期；*會議估量召開幾天；*打算在什么地方召開會議；*會議形式或程序是什么；*需要多大的場地；*將有多少人到會；*會議預(yù)算是多少；*打算選用什么級別的酒店和設(shè)施；*打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；*制作會議邀請函；*會議資料打印，會議的發(fā)言人有哪些？*會議需要什么樣的視聽設(shè)備；*需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者可以攜帶家屬嗎？*打算為與會者安排一些特別活動嗎？*打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？*會議籌劃時抓住以上要點(diǎn)開張各項(xiàng)工作，以便會議籌劃工作順當(dāng)高效開展。疫情防控保障措施下，我方認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面加強(qiáng)疫情防控措施。一、會議場所的選擇應(yīng)優(yōu)先選擇開窗通風(fēng)的會議室，原則上不要選擇無窗戶的會議室。流淌；排風(fēng)扇等抽氣裝置以加強(qiáng)室內(nèi)空氣流淌；二、會議規(guī)模人員流淌。1m,1/人三、會議人員員使用。會議場所工作人員要實(shí)行安康監(jiān)測，假設(shè)消滅發(fā)熱、乏力、干咳及罩到就近的發(fā)熱門診就診。四、日常清潔及預(yù)防性消毒環(huán)境及物品以清潔為主，預(yù)防性消毒為輔，應(yīng)避開過度消毒，受500mg/L消毒劑〔500mg/L5199〕，進(jìn)展擦拭30四、生活和衛(wèi)生設(shè)施保障會議舉辦場所盡量削減公共用品的使用,建議參會人員自帶杯具。等供水設(shè)施正常使用。五、車輛消毒1、接送人員車輛每兩小時應(yīng)進(jìn)展定時消毒。2、人員上下車均應(yīng)進(jìn)展登記，座位應(yīng)隔開一個座位就坐，遵循分散就坐，保持肯定的安全距離。車輛保障措施車輛保障工作共分三個分階段組織實(shí)施：1、第一階段1)進(jìn)展車輛摸底；制訂對應(yīng)車輛保障具體細(xì)則；做出車輛經(jīng)費(fèi)預(yù)算。2、其次階段市區(qū)主要道路交通狀況進(jìn)展實(shí)地勘察；規(guī)劃好會務(wù)期間每日人流、車流流向；確定調(diào)集車輛和駕駛員，對駕駛員進(jìn)展培訓(xùn)；辦理車輛通行證、人員工作證。3、第三階段提前一周完成車輛調(diào)度任務(wù)；對效勞車輛進(jìn)展督察，覺察問題馬上訂正；會務(wù)完畢收回派車單，進(jìn)展車輛結(jié)算。五、工作要求與措施1、依據(jù)會務(wù)召開單位前期工作安排，各工作小組提前安排人員駐會務(wù)辦對接前期籌備工作。2、會務(wù)期間實(shí)行通行證治理。全部進(jìn)出會務(wù)場館機(jī)動車輛必需有效使用時間和適用區(qū)域有嚴(yán)格、具體的規(guī)定。3口。4、車輛調(diào)度與使用實(shí)行“統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一治理、對口使用”的保障方式：一是全部征集車輛、駕駛員由車輛運(yùn)調(diào)組統(tǒng)一調(diào)度、指揮，并按調(diào)度打算分別安排到各對口接待和保障單位進(jìn)展效勞保障；〔對口接待和保障單位領(lǐng)到“派車單”后要準(zhǔn)時號和用車人姓名及聯(lián)系等相關(guān)信息，以免消滅過失而影響保障；單位派調(diào)使用，駕駛員應(yīng)熱忱效勞、聽從指揮、確保安全；〔在規(guī)定用車時間以外〕，用車單位須提前向車輛調(diào)度室申報，經(jīng)批準(zhǔn)后駕駛員方可連續(xù)用車。5、抓好會務(wù)期間的交通安全工作。加大快速處理事故的力度，事故值班制度，事故處理人員必需做到“處理現(xiàn)場快、恢復(fù)交通快、施救效率高”，必要時啟動應(yīng)急預(yù)案。六、運(yùn)力保障和結(jié)算方法1、有償用車。按車型和使用天數(shù)付費(fèi)，在優(yōu)先使用自有車輛的前提下，通過召開各類會議、公布信息等方法，向本市運(yùn)輸企業(yè)和社會各方面公開需求信息，并選擇車況好，檔次較高的租用。2、結(jié)算方法。凡被確定調(diào)用的車輛，由運(yùn)調(diào)小組調(diào)度，派發(fā)通知單，并做好登記、統(tǒng)計，用車完畢后，做出車輛費(fèi)用結(jié)算清單，進(jìn)展車費(fèi)結(jié)算。七、有關(guān)責(zé)任124確保各自及與大會聯(lián)系暢通。21準(zhǔn)確。3、全部參與保障的駕駛員均需按規(guī)定統(tǒng)一著裝、佩帶工作證上崗，凡違反此規(guī)定的，一經(jīng)覺察停頓其效勞資格。4、車輛保潔由指定洗車店承接，駕駛員必需做好登記。5、駕駛員用餐供給餐費(fèi)補(bǔ)助，不得以要用餐為由拖延接待時間的資格。6、“派車單”的回收及上交。全部駕駛員保障任務(wù)完成后，一是應(yīng)主動請用車單位伴隨或用車人在“派車單”上填寫實(shí)際用車天數(shù)并簽字確認(rèn)〔涂改無效〕，以便結(jié)算相關(guān)費(fèi)用，保障駕駛員應(yīng)自覺“客人一走，準(zhǔn)時報告”，如覺察用車單位濫用車輛和不照實(shí)填報“實(shí)際用車天數(shù)”或駕駛員弄虛作假、要求用車人〔用車單位〕多填〔較差”的括號內(nèi)大勾〕，但不得要求對方按自己意愿填報，駕駛員效勞保障被投訴或評價為較差，經(jīng)查屬實(shí)的，取消其當(dāng)日各項(xiàng)補(bǔ)助，考慮取消其保障資格。八、效勞保障須知1、駕駛員要樹立自身良好形象。要自覺按規(guī)定統(tǒng)一著裝、戴證上崗，嚴(yán)禁戴墨鏡、穿拖鞋。員對外的良好效勞形象。3嚴(yán)禁違章駕駛、酒后開車，確保行車安全。4、要嚴(yán)格技術(shù)檢查。加強(qiáng)車輛維護(hù)保養(yǎng)，準(zhǔn)時檢查車輛技術(shù)狀況，確保車輛始終保持良好的技術(shù)狀態(tài)。5座位無松動、椅套無污點(diǎn)不破損。6、不準(zhǔn)在車內(nèi)吸煙。7、要保持通訊暢通。做到隨叫隨到，有預(yù)知任務(wù)的，車輛必需108、要認(rèn)真落實(shí)保密工作。九、應(yīng)急預(yù)案應(yīng)急保障的目的是要安全、快速、有序、高效地組織緊急疏運(yùn)行動，提升應(yīng)急疏運(yùn)的反響力量，全力保障公務(wù)出行?！惨弧彻ぷ髟瓌t1、堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、安全第一、便利有序、快速處置原則2、堅持以人為本、優(yōu)質(zhì)效勞、化解沖突、正確引導(dǎo)原則。3、堅持反響快速、信息暢通、分級負(fù)責(zé)、整體聯(lián)動原則。4、堅持突出重點(diǎn)，兼顧一般，局部利益聽從全局利益原則。5、堅持預(yù)防為主，做到早推測、早預(yù)備、早處置原則?！捕彻ぷ饕?4下人員滯留問題。1、確保一線人員在崗在位、領(lǐng)導(dǎo)深入一線，指揮靠前、落實(shí)靠前，確保信息暢通、溝通順暢；2、嚴(yán)格紀(jì)律，抑制困難，無條件聽從緊急疏運(yùn)調(diào)度指揮，被調(diào)用車輛依據(jù)安排的時間、地點(diǎn)準(zhǔn)時到達(dá)?！踩尺m用范圍1、公務(wù)時段潮汐式用車需求；2、非公務(wù)時段突發(fā)車輛需求；3、因天氣、道路、故障、事故等突發(fā)大事導(dǎo)致的效勞停滯；4、應(yīng)急大量疏散等大事?！菜摹硲?yīng)急響應(yīng)1況、天氣等狀況，監(jiān)控或收悉上述應(yīng)急需求時，準(zhǔn)時分網(wǎng)點(diǎn)、片區(qū)逐級匯報，報告內(nèi)容為發(fā)生時間、地點(diǎn)、人數(shù)、前往目的地等，發(fā)出前期預(yù)警。2、組織方案。應(yīng)急保障機(jī)構(gòu)各級負(fù)責(zé)人收悉應(yīng)急響應(yīng)級別后，依據(jù)指示和職責(zé)分工〔必要時召開緊急會議〕，以就近組織協(xié)調(diào)和指換等，必要時馬上聯(lián)動集團(tuán)內(nèi)部公司車輛參與，隨時保持聯(lián)系，準(zhǔn)時匯報有關(guān)狀況，聽從命令、聽從指揮。3、實(shí)施疏運(yùn)。調(diào)配到達(dá)相應(yīng)的技術(shù)狀況和資質(zhì)條件的各備勤駕GPS導(dǎo)緊急疏運(yùn)車隊(duì)，保障運(yùn)輸安全。在應(yīng)急疏運(yùn)期間，應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)或治理人員在疏運(yùn)現(xiàn)場。4、特別狀況的處置方法。遇突發(fā)交通事故或其他突發(fā)大事致使當(dāng)班效勞中斷時，當(dāng)班調(diào)度人員應(yīng)在報告上級后，征得公務(wù)用車方同意，馬上安排施救、車輛更換、修理等，同時，要親熱把握原車輛及人員、道路信息，準(zhǔn)時安排恢復(fù)運(yùn)行事宜。進(jìn)展上路的狀況，應(yīng)準(zhǔn)時取得用車方的諒解，停頓效勞或改換效勞，必要時公布公告，準(zhǔn)時辦理退約等手續(xù)，并按集團(tuán)公司防抗臺風(fēng)、洪水等應(yīng)急預(yù)案要求處置。對可能引發(fā)公共安全的大事，