怎樣做好檔案管理工作

怎樣做好檔案管理工作導語：檔案的對象是檔案,效勞對象是檔案利用者，所要解決的根本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。檔案系統(tǒng)的構造即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進展分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進展分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據(jù)時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及根本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找很多時候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假設有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進展排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置檔案除了保存，肯定還有在工作中，比方有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不管領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，標準公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的根底。而公文擬制那么是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的那么是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我工程部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不標準使用紅頭文件等2、附件標識比較。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出詳細的序號，行文程序很。3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。4、數(shù)字使用不標準等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進展標準處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進展銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進展價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進展初步的篩選和：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）;將涉及本單位改革、開展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有開展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進展歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進展：1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的標準化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，防止重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務必要按照《方法》的要求，標準地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。3、要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的方法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理根底》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進展科學地評估歸類。。文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以防止長時間留在個人手中而遺失。詳細可以從以下幾點著手：1、檔案工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進展借鑒和利用，因此應按檔案標準要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進展傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。2、檔案工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經(jīng)歷，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進展歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷承受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和時機，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字聚集、會議簡介等，從而到達資源共享的目的。樹立堅決的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅決不移地執(zhí)行黨的路線、方針、，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現(xiàn)實效勞，替未來著想的原那么，愛崗敬業(yè)，認真負責地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認真負責的科學態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和效勞育人同樣也是一種奉獻。學生檔案管理人員應當?shù)∶?，默默無聞地為莘莘學子效勞。具有必要的水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。具有依法治檔的法制意識。用和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進展堅決的斗爭。掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務，從檔案的收集、、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)學生檔案工作的科學管理。掌握計算機知識。要適應檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對學生檔案工作者的要求。培養(yǎng)求真務實、精益求精的工作作風。學生檔案工作是一項長期、艱辛、細致的工作，從材料的形成、收集、、歸檔、轉遞到