第二章 秘書職業(yè)角色

2023/1/311第二章秘書的職業(yè)角色項目一認知秘書的角色定位項目二認知秘書的角色條件項目三認知秘書的角色意識2023/1/312項目一認知秘書的角色定位一角色、角色行為、扮演和規(guī)范

1、角色。角色的概念源于戲劇。在社會生活中任何一個崗位上，都需要各種不同的人物來完成社會成員所期望的行為，這些各式各樣的人物，便被稱為不同的社會角色。所謂角色，指在一定的社會關系中占有某一社會地位或具有某種身份并遵守相應的行為規(guī)范的一類人物。2023/1/313項目一認知秘書的角色定位**角色內(nèi)涵的理解**社會他人行為期望人社會地位某種身份社會地位某種身份外部行為模式認識2023/1/314項目一認知秘書的角色定位2、角色行為。是指擔任某一社會角色的人根據(jù)社會成員或者團體成員的期望，按照角色特定要求所表現(xiàn)出來的實際行動。角色行為存在差異性。3、角色期望。每個人在特定的社會關系中，人們對他的態(tài)度、行為提出合乎身份要求并寄予的期望。4、角色扮演角色扮演是實現(xiàn)角色行為的關鍵環(huán)節(jié)，個體的角色行為是通過他人的角色期望，自己的角色認知和角色扮演而最終實現(xiàn)的。角色扮演：個人在角色知覺的基礎上，按照社會和他人的期望所完成的角色行為。5、角色規(guī)范。是指組織上期望其成員應該在工作中所達到的行為模式，是對成員行為的規(guī)定。它是評價角色行為的標準，是一種特殊的團體規(guī)范。2023/1/315項目一認知秘書的角色定位角色規(guī)范的形態(tài)：

一種是有文明規(guī)定的角色規(guī)范。

一種是沒有明文規(guī)定但客觀存在著的角色規(guī)范。

角色規(guī)范是隨著社會發(fā)展和時代變遷而發(fā)生變化的。2023/1/316項目一認知秘書的角色定位秘書的角色定位是指秘書對自己在社會組織中所扮演的角色、所處的地位的衡量和確定。

秘書進行角色定位的前提是理解和把握秘書工作的特征。2023/1/317項目一認知秘書的角色定位秘書的角色定位二1、秘書工作的特征

2023/1/318項目一認知秘書的角色定位主動性專業(yè)性集體性靈活性超前性秘書的工作方法上要有主動性；對領導的服務具有鮮明的主動性；一是秘書工作主體的集體性；二是秘書工作過程的集體性；三是秘書工作成果的集體性專業(yè)性是指行業(yè)專門知識、專門技能；專業(yè)性是秘書高效率、高質(zhì)量完成各項工作的前提。堅持原則下必須講求靈活性：一是思考問題角度靈活；二是工作方法采用靈活；三是工作方式的選擇要靈活；超前思維和見微知著的預測能力；要有超前的意識和行動，先于領導提出、制定最優(yōu)的決策方案；2、秘書的角色定位秘書的角色定位是一個動態(tài)的、循環(huán)往復的過程。2023/1/319項目一認知秘書的角色定位角色期望角色沖突角色互動與調(diào)整角色在定位角色初始定位角色知覺角色定位角色知覺----是一種認識和判斷。秘書的角色知覺內(nèi)涵：1、秘書對自己擔任角色的活動的認識2、是秘書對自己具有身份地位的認識；3、秘書對自己承擔的角色、具有的身份地位所負有的責任的認識；4、他人對自己的期望的認識；

2023/1/3110項目一認知秘書的角色定位秘書的角色知覺

秘書的角色知覺指秘書對自己所擔任角色的活動或具有的某種身份地位及由此所規(guī)定的職責和他人對自己的期望等問題的認識和判斷。作為一個秘書，在進入某一個組織擔任角色時，首要思考的問題是：

我的角色是什么？我應當做什么？組織要求我做什么？等等。。。。。2023/1/3111項目一認知秘書的角色定位角色初始定位

秘書以自己對秘書角色的認知和理解為基礎，結(jié)合自己與組織的實際情況，初步明確自己的職能和在組織中的角色定位，并以此開展工作，在一定范圍內(nèi)發(fā)揮作用。

事務型參謀型

決策謀士事務助手文稿寫手協(xié)調(diào)高手服務能手2023/1/3112項目一認知秘書的角色定位2023/1/3113項目一認知秘書的角色定位角色期望1、個體對自己角色行為的期望；2、

社會成員或者組織內(nèi)部成員對秘書個體的角色行為寄予各種期望；3、角色期望對秘書角色合理定位和角色行為具有重要影響作用。4、角色期望具有一定導向性，對秘書的職業(yè)道德、行為、習慣、職業(yè)技能帶來直接的約束和規(guī)范。

角色沖突

秘書的自我角色定位與各種角色期望出現(xiàn)矛盾時就產(chǎn)生角色沖突。

※主要表現(xiàn)：1、自我角色定位與面對的角色期望發(fā)生沖突；2、自我角色定位與自身能力發(fā)生沖突；3、多種身份關系失調(diào)引起沖突。2023/1/3114項目一認知秘書的角色定位角色互動與調(diào)整

出現(xiàn)角色沖突后，秘書在角色期望的壓力下，與期望發(fā)出者之間就要通過各種方式進行必要的角色定位與角色期望的相互調(diào)整與適應。

2023/1/3115項目一認知秘書的角色定位2023/1/3116項目一認知秘書的角色定位角色再定位

經(jīng)過角色的互動與調(diào)整，秘書重新找準了自己在組織中的合適位置，并被組織認可，角色再次定位完成。

***完成角色再定位的途徑：1、秘書主動調(diào)整自身的角色認知，是自己能勝任崗位要求；2、組織根據(jù)秘書的實際能力調(diào)整其工作崗位。項目二認知秘書的角色條件訓練：假如你是一個剛走上秘書工作崗位的職場新人，你將如何定位好自己的職業(yè)角色？一、秘書的年齡條件從世界范圍來看，秘書隊伍朝著年輕化發(fā)展。

秘書年齡認識上的誤區(qū)：年齡要求不符合職業(yè)需要實際；年齡大了不適合當秘書；等等。2023/1/3118項目二認知秘書的角色條件二、秘書的性別條件從事秘書工作的女性多于男性，呈現(xiàn)出女性化趨勢。

女秘書的優(yōu)勢：一是思維能力優(yōu)勢；二是交際能力優(yōu)勢；三是語言能力優(yōu)勢；四是操縱能力優(yōu)勢；五是審美愉悅優(yōu)勢。2023/1/3119項目二認知秘書的角色條件三、秘書的健康條件各種社會角色對角色健康的要求基本上是一致的，即要求身心健康。秘書角色也不例外：

一要生理健康

二要心里健康2023/1/3120項目二認知秘書的角色條件四、秘書的文化程度

文化程度是秘書角色條件不可或缺的條件之一。在我國，學歷層次分為四個等級：小學、中學、大學、研究生。

在我國的秘書職業(yè)資格考試申報條件中，沒有將學歷作為必要條件，但是提出了中專及本科的充分條件選項。秘書角色必須具備哪個層次學歷，并不能做出硬性規(guī)定。2023/1/3121項目二認知秘書的角色條件項目三秘書的角色意識一、秘書的角色知覺是秘書對自己所擔任的角色的社會地位、身份及行為規(guī)范的認識和判斷。二、秘書角色知覺的誤區(qū)：秘書是“高級保姆”秘書是“漂亮寶貝”秘書是“領導附庸”秘書是“領導高參”2023/1/3122項目三認知秘書的角色意識三、秘書角色錯位的表現(xiàn)1、關系越位2、工作越位3、表態(tài)越位4、社交越位2023/1/3123項目三認知秘書的角色意識案例：

小王大學畢業(yè)以后，應聘到一家規(guī)模很大的貿(mào)易公司的杭州分公司工作。憑著他的聰明和能力，經(jīng)過一段時間的努力，他被分公司的李經(jīng)理看中，調(diào)到經(jīng)理辦公室當秘書，王秘書干得倒也有聲有色。這些天王秘書很興奮，因為幾天后總公司的張副總經(jīng)理要來他們分公司視察工作。由于他工作出色，人又機靈，李經(jīng)理點名讓他陪同一起向張副總經(jīng)理匯報工作。王秘書心想機會來了，他要精心準備一番，一定要在副總經(jīng)理面前好好表現(xiàn)一把，不光讓李經(jīng)理臉上有光，說不定借此以后還可以調(diào)到總公司工作。2023/1/3124項目三認知秘書的角色意識所以，在張副總經(jīng)理視察其間，王秘書總是搶著介紹公司某些具體情況，侃侃而談，娓娓道來，從現(xiàn)狀到未來發(fā)展趨勢、從具體工作到宏觀評價無一遺漏。對自己了解得不太準確的情況，也能靈機一動，迅速做出匯報。對張副總經(jīng)理給公司布置的任務，王秘書也毫不猶豫地承諾下來。視察結(jié)束后，王秘書還給張副總經(jīng)理留了名片，表示今后張副總要辦什么事，無論公私，都可以直接找自己。送走張副總經(jīng)理以后，王秘書對自己的表現(xiàn)有些沾沾自喜，可是，他發(fā)現(xiàn)李經(jīng)理的臉色有些不對頭，并沒有表揚他，只說了一句：“辛苦了。”過了幾天，王秘書被調(diào)到銷售科當業(yè)務員去了。他怎么也沒有想到會是這個結(jié)果，郁悶極了。2023/1/3125項目三認知秘書的角色意識思

考：王秘書在接待工作中的表現(xiàn)合適嗎?為什么？王秘書在整個接待工作中應該怎么做?2023/1/3126項目三認知秘書的角色意識四、秘書角色意識的培養(yǎng)1、責任意識2、服務意識3、服從意識4、主體意識5、公關意識6、形象意識7、紀律意識2023/1/3127項目三認知秘書的角色意識案例

公司近一段時期以來氣氛比較沉重，暗潮洶涌，進入一個非常微妙的時期。因為每年到這個時候，都要進行例行的人事調(diào)整。但是，這些天秘書張靜的辦公室卻很熱鬧：一會兒財務部李經(jīng)理過來轉(zhuǎn)了一圈；一會兒公關部周經(jīng)理也借故來了一趟；一會兒研發(fā)部經(jīng)理打來電話，張靜詢問他有什么事情，他也沒說出所以然來。不了解內(nèi)情的人可能會覺得很奇怪，但是對于經(jīng)驗豐富的張秘書來說，卻見怪不怪了。她心里很明白，這些部門經(jīng)理之所以總往她這兒跑，就是因為她是總經(jīng)理秘書，近水樓臺先得月，知道一些關于人事調(diào)動的內(nèi)幕消息，想事先從她這兒打聽一些消息，但既然他們不好意思明說，她也樂得假裝糊涂。2023/1/3128項目三認知秘書的角色意識中午在餐廳吃飯的時候，銷售部的田科長端著飯菜來到她對面坐下。寒暄了幾句，就話鋒一轉(zhuǎn)問道：“小張，咱們平時關系不錯，我就不拐彎抹角了，能跟我透點消息嗎?這次我們銷售部的人事是怎么變動的?咱們總經(jīng)理很信任你，有機會的話，幫我在總經(jīng)理面前多說幾旬好話?！睆埫貢宦?，該來的還是來了，望著田科長期望的眼神，她卻只能回答：“對不起，田科長，我不太清楚?！碧锟崎L對她的回答有點失望，不高興地說：“你不知道誰知道，是不想告訴我吧!”張靜只好說：“田科長，我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力資源部做的，不是我起草的?！逼鋵?，張秘書說的話一半是真的，一半是假的。2023/1/3129項目三認知秘書的角色意識

文件是人力資源部起草的不錯，但是在經(jīng)過她的手送給總經(jīng)理的時候，她看到了里面的內(nèi)容?？粗锟崎L的背影，張秘書也有些難過。接下來，田科長只好轉(zhuǎn)移了話題，閑聊幾句就悻悻地走了。問題：

1．張秘書的行為是否正確？他會因此得罪田科長嗎?2．秘書是否應該在領導面前幫她喜歡或?qū)λ袔椭娜嗣姥?3．張秘書明明知道人事調(diào)動的內(nèi)容，她卻說不知道，你認為她是個誠實的人嗎?你怎樣看待秘書的誠實?2023/1/3130項目三認知秘書的角色意識案例：今天是星期一，上午來公司的客人特別多，一波接著一波，前臺秘書們忙得不可開交。終于到了中午吃飯時間，資格最老的秘書李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘書小王值班，其他同事去食堂吃飯休息。小王把飯打回，想著趕緊吃完飯，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一下。正在她低頭吃飯的時候，聽見輕輕敲桌子的聲音。小王抬頭一看，一個五十歲左右的中年人，穿著一件普通的夾克衫，夾著一個黑色的公文包，正在敲前臺的桌子。小王就有點不高興，心想，這人真沒禮貌，沒看見我在吃飯嗎?敲什么敲!所以屁股也沒抬，面無表情地問：“請問你有什么事?”來人說：“對不起，耽誤你吃飯了。。請問張總經(jīng)理在嗎?我想見他?！毙⊥跽f：“現(xiàn)在中午休息時間，你有預約嗎?”來人回答說：“之前沒來得及?！毙⊥跣南肟此臉幼?，說不定是來推銷東西的。就說：“我們總經(jīng)理不在，請你下次預約再來吧。”那人說：“你打電話問問，說不定他現(xiàn)在回來了。”2023/1/3131項目三認知秘書的角色意識

小王面露不耐，說：“不在就是不在，請回吧。”來人說：“怎么這樣呢?那我可就回去了?！边@位客人走后，中午再沒客人來，小王吃完飯后，美美的小睡了一會兒。下午1：OO正式上班后，前臺秘書們又開始忙碌起來。大約下午1：30左右，總經(jīng)理秘書張麗打電話到前臺，詢問中午是否來了一位深圳的客人，他是總經(jīng)理非常重要的客人，現(xiàn)在人在哪里?李姐叫小王接電話，因為中午是她值班。小王告訴張麗說：“中午是來過一個客人，是不是深圳來的她忘記問了，因辦公室沒提前打招呼，她也不知道來人是總經(jīng)理的重要客人，覺得那個客人像是推銷東西的．，又沒預約，所以就讓