職業(yè)技術(shù)學(xué)院會議管理辦法

xx職業(yè)技術(shù)學(xué)院會議管理辦法

為加強學(xué)校各類會議的組織與管理，做好統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)工作，確保會議質(zhì)量和效率，使會議的管理進一步科學(xué)化、規(guī)范化，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際，特制定本辦法。一、會議安排的原則會議安排遵循精簡高效、急緩有序和力求節(jié)約的原則進行。1會議召開應(yīng)確有必要，主題鮮明，準(zhǔn)備充分，注重實效；2.能合并召開的會議，要合并召開；3.能以文件、電話、網(wǎng)絡(luò)平臺形式部署工作的，不召開會議；4.可通過到各部門、二級學(xué)院(部)現(xiàn)場解決的問題，不召開會議；5.部門職責(zé)范圍內(nèi)或分管校領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限內(nèi)可以決定的事項，不召開會議；6.盡可能縮短會議時間，合理安排與會人員；7.除上級要求和突發(fā)事件外，原則上每周的周五不召開學(xué)校層面的綜合性和各種業(yè)務(wù)工作會議。二、會議類型及負責(zé)部門1.學(xué)校黨委會、校長辦公會的會務(wù)工作由黨委（學(xué)校）辦公室負責(zé)；領(lǐng)導(dǎo)班子專題民主生活會的會務(wù)工作由黨委組織部負責(zé)；黨委中心組理論學(xué)習(xí)會的會務(wù)工作由黨委宣傳部負責(zé)。2.全校性會議由黨委（學(xué)校）辦公室負責(zé)協(xié)調(diào)、相關(guān)部門配合。其中黨員大會、黨員代表大會等由黨委組織部負責(zé)；教學(xué)工作大會由教務(wù)與實訓(xùn)管理處負責(zé)；教職工代表大會由工會負責(zé)；全體教職員工大會、全體中層領(lǐng)導(dǎo)干部會議等由黨委（學(xué)校）辦公室負責(zé)，學(xué)生開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、學(xué)代會、團代會等由學(xué)工處和團委負責(zé)。3.各種專題性、業(yè)務(wù)性會議，由業(yè)務(wù)主管部門牽頭組織，相關(guān)部門予以配合。如項目論證評審會、項目研討會、專項工作檢查匯報會、專項工作總結(jié)會等；工作步署會、推進會、協(xié)調(diào)會；報告會、講座、論壇等。4.各部門、二級學(xué)院內(nèi)部召開的各種會議，由部門和二級學(xué)院自行組織。5.為解決緊迫問題和突發(fā)事件所召開的會議，由主持會議的校領(lǐng)導(dǎo)指定相關(guān)部門負責(zé)組織，其他部門予以配合。三、會議召集的基本程序1.確定會議中心議題全校性會議議題一般由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或黨委會、校長辦公會確定；業(yè)務(wù)會議或者專題會議由業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)工作的實際需要提出，報分管學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審定。2.確定會議議程、日程、主持人和與會人員名單全校性會議議程、日程、主持人和與會校領(lǐng)導(dǎo)名單，由黨委（學(xué)校）辦公室根據(jù)會議內(nèi)容和學(xué)校黨政主要領(lǐng)導(dǎo)意見進行安排與協(xié)調(diào)；各種專題、業(yè)務(wù)會議，除安排分管校領(lǐng)導(dǎo)和必須出席的校領(lǐng)導(dǎo)外，一般不邀請其他校領(lǐng)導(dǎo)參加，各部門出席人數(shù)應(yīng)控制在最低限度，應(yīng)選派最有代表性的人員出席。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)會議內(nèi)容視情況參加相關(guān)會議。3.履行會議報批手續(xù)(1)部門和二級學(xué)院內(nèi)部會議由部門和二級學(xué)院自行決定，無需履行會議報批手續(xù)。(2)由部門組織的全校業(yè)務(wù)性會議、專題性會議、跨部門的會議、承辦的校外會議、需要安排在校外召開的會議，獲得分管校領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，會議承辦部門需在會議召開前一周的周五12:00時前，將會議申請通過CRP系統(tǒng)提交至黨委（學(xué)校）辦公室，黨委（學(xué)校）辦公室在每周五匯總下一周的會議一覽表，并通過CRP系統(tǒng)公布。未納入一周安排的會議，原則上一般不作臨時安排。(3)報告會、研討會、講座、論壇等會議，根據(jù)《xx職業(yè)技術(shù)學(xué)院宣傳思想陣地管理辦法（試行）》（柳職院黨字〔2016〕31號）文件要求，原則上須提前一周申請網(wǎng)上流程，填寫《xx職業(yè)技術(shù)學(xué)院報告會、研討會、講座、論壇申請表》，報黨委宣傳部審批備案后方可舉行。(4)未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得以學(xué)校名義召開會議，任何校外單位、機構(gòu)、公司、團體和個人未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用校內(nèi)場所舉辦各類活動和會議。4.會議通知各類會議，由負責(zé)組織的職能部門做好會議通知。會議通知應(yīng)含以下要素：會議名稱（會議內(nèi)容、會議主題）、時間、地點、與會人員、需準(zhǔn)備的材料或其它要求。5.會場布置會議組織部門負責(zé)會場布置，相關(guān)部門予以協(xié)助。會場布置包括：會標(biāo)、主席臺、會場座次、臺卡、音響、多媒體投影、茶水等，具體視會議的規(guī)模和重要程度而定(校內(nèi)會議不再提供茶具及一次性紙杯)。大型會議、重要會議，會標(biāo)及主席臺領(lǐng)導(dǎo)或來賓座次方案，應(yīng)提前與黨委（學(xué)校）辦公室溝通。6.會務(wù)工作大型的重要會議，主辦部門必須安排簽到，內(nèi)容重要且需要一段時間斟酌的材料，應(yīng)提前兩天發(fā)給會議代表或?qū)㈦娮硬牧习l(fā)至參會的相關(guān)人員。其它會議材料可在會前發(fā)放。特別重要的會議還應(yīng)制發(fā)會議證件，安排錄音錄像、攝影照相、新聞報道、合影留念、禮儀服務(wù)、安全保衛(wèi)等。7.會議執(zhí)行(1)學(xué)校黨委會或校長辦公會決定的事項，由各分管校領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)組織貫徹落實，黨委（學(xué)校）辦公室負責(zé)跟蹤落實。(2)各分管校領(lǐng)導(dǎo)召開業(yè)務(wù)會議決定的事項，由具體承辦部門負責(zé)執(zhí)行；各分管校領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)調(diào)度、指揮、督促檢查。(3)各職能部門召開業(yè)務(wù)會議決定的事項，由各職能部門負責(zé)執(zhí)行并督促檢查。(4)會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議精神，盡快將校領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的重要講話整理成文稿，必要時草擬會議紀(jì)要，送黨委（學(xué)校）辦公室按程序制文；重要會議，需將全套會議材料整理后送學(xué)校檔案館存檔；四、會議室使用管理規(guī)則本規(guī)則所涉及的會議室指學(xué)校公共會議室。1.會議室使用的申請各部門擬使用公共會議室時，須提前通過CRP系統(tǒng)提交申請，若各部門的預(yù)定與學(xué)校安排的重要會議發(fā)生沖突，應(yīng)服從學(xué)校的整體安排。2.會議室使用注意事項(1)使用會議室時，未經(jīng)會議室歸口部門同意，不得將會議室物品攜出室外。會議結(jié)束后及時歸還鑰匙。(2)組織會議部門做好會務(wù)準(zhǔn)備及服務(wù)工作，會前進行衛(wèi)生清潔，會后負責(zé)清理會場，桌椅和物品歸于原位，關(guān)閉照明、音響、飲水機、空調(diào)等電源，關(guān)好門窗。會議室使用過程中要愛護室內(nèi)設(shè)備及物品，注意節(jié)約，保持清潔。(3)若在會議室懸掛、張貼標(biāo)語條幅等，會后應(yīng)及時拆除，以保持墻面整潔。五、會議紀(jì)律1.與會人員應(yīng)按要求出席會議，如因特殊情況不能出席，必須提前向會議組織者或主持人請假，并在獲準(zhǔn)情況下，安排其他人員出席。2.出席會議的人員，一般應(yīng)提前5-10分鐘到達會場，不得遲到、早退。會議期間，應(yīng)關(guān)閉移動電話或?qū)⑵渲糜谡駝?、靜音