企業(yè)管理資料范本-檔案管理制度(制度發(fā)布)

浙江貝尼菲特藥業(yè)有限公司文件貝尼藥辦【2015】03號(hào)檔案管理管控規(guī)章制度一、總則公司的各項(xiàng)檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范公司檔案管理管控工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本規(guī)章制度。1、凡公司各部門機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期遞交原件（或備份）至檔案室進(jìn)行管理管控，而總經(jīng)辦作為公司檔案管理管控的最高部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目審核檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。2、綜合管理管控部作為檔案的主要管理管控部門機(jī)構(gòu)，相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目公司檔案管理管控、文書(shū)立卷的工作，并對(duì)各部門機(jī)構(gòu)檔案管理管控工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人應(yīng)重視本單位文件資料的管理管控和文書(shū)立卷工作，配備專職或兼職相關(guān)人員相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目此項(xiàng)工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、正式正式生效方法、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料?；4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同協(xié)議、重要報(bào)表、函件等）5、政府、相關(guān)項(xiàng)目批文、合同協(xié)議；6、公司規(guī)章制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作相關(guān)流程、公司決定等）；7、施工建筑設(shè)計(jì)施工圖；技術(shù)部門機(jī)構(gòu)的專利研發(fā)資料、圖紙、方案；質(zhì)管部門機(jī)構(gòu)的中藥配方資料、質(zhì)檢記錄，生產(chǎn)部門機(jī)構(gòu)的工藝相關(guān)流程、生產(chǎn)過(guò)程記錄等。8、各部門機(jī)構(gòu)及公司各部門機(jī)構(gòu)年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；9、公司簽定的各類合同協(xié)議（含買賣合同協(xié)議）；10、公司有效證照、證件、印章；11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件；12、公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；13、企業(yè)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；14、公司、各部門機(jī)構(gòu)獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料；15、其他有必要?dú)w檔管理管控的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、公司綜合管理管控部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；原則上各部門機(jī)構(gòu)應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度文檔辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，各部門機(jī)構(gòu)檔案須進(jìn)行電子檔備份，密級(jí)檔案電子檔備份提交總經(jīng)辦。特殊文件可提前申請(qǐng)歸檔。公司各部門機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)向管理管控部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格遵守歸檔規(guī)章制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。2、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)全在一立卷。（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。（5）按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。四、檔案保管期限1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定公司檔案保管期限的原則(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。(3)凡是在較短規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級(jí)別1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。有密檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議，由總經(jīng)辦核定密級(jí)。2、檔案級(jí)別及密級(jí)分類

部門機(jī)構(gòu)部門機(jī)構(gòu)文檔歸類級(jí)別類目編號(hào)密級(jí)總經(jīng)辦戰(zhàn)略規(guī)劃、高層決議書(shū)等保密文件一級(jí)類目ZJB/Al-2015-xxx秘密總經(jīng)辦人事任命文件二級(jí)類目ZJB/A2-2015-XXX無(wú)其他文件檔三級(jí)類目ZJB/A3-2015-xxx無(wú)綜合管理管控部企業(yè)員工人事檔案、勞動(dòng)合同協(xié)議一級(jí)類目ZH/Al-2015-xxx無(wú)企業(yè)員工體檢單、會(huì)議紀(jì)要二級(jí)類目ZH/A2-2OI5-xxx無(wú)其它文件三級(jí)類目ZH/A2-2OI5-xxx無(wú)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行賬務(wù)往來(lái)憑證一級(jí)類目CW/Al-2015-xxx秘密企業(yè)員工工資表、物料采購(gòu)報(bào)銷憑證二級(jí)類目CW/A2-2OI5-xxx無(wú)其它財(cái)務(wù)憑證類三級(jí)類目CW/A3-2OI5-xxx無(wú)研發(fā)部中藥配方顆粒工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、一級(jí)類目YF/Al-2015-xxx絕密研發(fā)相關(guān)項(xiàng)目記錄二級(jí)類目YF/A2-2015-xxx機(jī)密其它文檔三級(jí)類目YF/A3-2015-xxx無(wú)質(zhì)量部工藝配方檢驗(yàn)報(bào)告一級(jí)類目ZL/Al-2015-xxx機(jī)密車間質(zhì)量報(bào)告來(lái)料檢測(cè)報(bào)告二級(jí)類目ZL/A2-2015-XXX無(wú)其它文檔三級(jí)類目ZL/A3-2015-XXX無(wú)生產(chǎn)部生產(chǎn)工藝相關(guān)流程一級(jí)類目SC/Al-2015-xxx秘密生產(chǎn)計(jì)劃、物料配置單、二級(jí)類目SC/A2-2015-xxx無(wú)其它文檔三級(jí)類目SC/A3-2015-xxx無(wú)采購(gòu)部采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同協(xié)議、一級(jí)類目CG/Al-2015-xxx無(wú)采購(gòu)申請(qǐng)單、物料清單二級(jí)類目CG/A2-2015-xxx無(wú)其它文檔三級(jí)類目CG/A3-2015-xxx無(wú)六、檔案的借閱1、公司建立檔案室，依據(jù)部門機(jī)構(gòu)在檔案室設(shè)立檔案柜，密級(jí)檔案另設(shè)專柜；檔案室門鑰匙由綜合管理管控部保管，檔案柜鑰匙由本部門機(jī)構(gòu)保管，密級(jí)檔案柜鑰匙由副總或公司授權(quán)專人保管。2、密級(jí)檔案原則上只許在檔案室翻閱，限歸檔人使用，借閱時(shí)除借閱人外，須有一人同時(shí)在場(chǎng)；借閱時(shí)需經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，憑“檔案借閱申請(qǐng)單”遞交至綜合管理管控部安排閱讀；絕密級(jí)檔案需外借或復(fù)制時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可。3、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人和總經(jīng)辦鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理管控，及時(shí)提供利用。4、各部門機(jī)構(gòu)因工作需要，借閱本部門機(jī)構(gòu)的一般檔案只需經(jīng)本部門機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)即可借閱。5、公司各部門機(jī)構(gòu)借閱非本部門機(jī)構(gòu)的一般檔案須經(jīng)檔案所屬部門機(jī)構(gòu)同意。6、借閱檔案必須履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。7、借閱檔案的相關(guān)人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)副總以上領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)。8、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用規(guī)定時(shí)間一般不得超過(guò)10天。9、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。七、檔案的鑒定與銷毀1、公司總經(jīng)辦定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。2、檔案鑒定工作由公司總經(jīng)理經(jīng)理主持，有關(guān)部門機(jī)構(gòu)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上本相關(guān)項(xiàng)目聯(lián)系相關(guān)公司正式正式生效方法。八、處罰措施1、公司各部門機(jī)構(gòu)凡違反本規(guī)章制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，在公司內(nèi)通報(bào)批評(píng)，并處罰部門機(jī)構(gòu)責(zé)任人100元?500元。2、若擅自泄露一般檔案，公司視情節(jié)嚴(yán)重，給予當(dāng)事人通報(bào)批評(píng)、警告、或記過(guò)。3、若擅自泄露密級(jí)檔案，公司給予當(dāng)事人處罰如下：(1)泄露秘密檔案，給予通報(bào)批評(píng)、警告或記過(guò)，并罰款100-1000元/次。(2)泄露機(jī)密檔案，給予警告、記過(guò)或開(kāi)除；并罰款2000-10000元/次；(3)泄露絕密檔案，開(kāi)除當(dāng)事人，報(bào)送司法機(jī)關(guān)，并追究10?100萬(wàn)元間的經(jīng)濟(jì)損失。2、借閱人不按借閱期限及時(shí)歸還的，因告知檔案管理管控部門機(jī)構(gòu)，辦理延期借閱手續(xù)，否則公司將責(zé)令當(dāng)事人作出書(shū)面檢查。4、借閱人遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，造成密級(jí)檔案泄露，參照“處罰措施第3條”處理。5、若因部門機(jī)構(gòu)相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目人疏忽導(dǎo)致檔案泄密或遺失，公司視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。5、檔案管理管控員人為因素丟失檔案或不按相關(guān)流程辦理借閱手續(xù)，未造成嚴(yán)重后果，公司視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、警告處分；造成嚴(yán)重后果的，視情節(jié)給予罰款或辭退或開(kāi)除等處理九、附則1、本規(guī)章制度自_年_月_日正式生效。2、本規(guī)章制度由綜合管理管控部相關(guān)相關(guān)項(xiàng)目解釋及修訂。3、各部門機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本規(guī)