檔案管理實務(wù) 03 檔案整理立卷

項目三檔案整理立卷學(xué)習(xí)目標(biāo)通過本項目單元學(xué)習(xí)，掌握檔案整理工作的內(nèi)容、原則和要求；學(xué)會正確地區(qū)分檔案全宗以及全宗內(nèi)檔案的分類方法；初步掌握檔案立卷工作的方法。

知識要求能力要求通過本項目單元的學(xué)習(xí)與任務(wù)訓(xùn)練，能夠按照檔案整理立卷方法和程序，進(jìn)行檔案整理工作。

任務(wù)一熟悉檔案整理工作內(nèi)容

1、掌握檔案整理工作的含義。2、明確檔案整理工作的內(nèi)容、原則及要求。

知識目標(biāo)：1、能夠明確檔案整理工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案整理要求判斷具體做法是否規(guī)范。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某市進(jìn)行企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，將該市原來的第一機(jī)械廠、第二機(jī)械廠、第三機(jī)械廠合并為“某某市機(jī)械設(shè)備制造公司”。原來三個工廠的檔案由新組建的某某市機(jī)械設(shè)備制造公司檔案室接收。該公司檔案室工作人員在接收檔案的過程中遇到兩個方面的問題：其一，合并前后三個工廠以及新成立的公司的檔案如何管理；其二，原來第三工廠的檔案管理狀況較差，相當(dāng)數(shù)量的檔案凌亂，缺少系統(tǒng)性。在這種情況下，檔案工作人員還要對檔案進(jìn)行分類、立卷等工作，將其組成有秩序的整體。那么，他們應(yīng)該如何完成這些工作呢？

檔案整理工作具有一套完整的內(nèi)容和原則，然而在實際工作中，由于各個單位的運行和調(diào)整情況不同、組織規(guī)模和結(jié)構(gòu)不同，以及文件立卷歸檔的質(zhì)量不同等原因，我們在對接收的檔案進(jìn)行整理時所采取的策略和方法也應(yīng)有所不同。所以，需要我們能夠正確地判斷所遇到的具體情況，從而設(shè)計出合適的整理方案。任務(wù)訓(xùn)練并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)案卷整理要求對具體檔案整理行為進(jìn)行判斷。

活動目標(biāo)通過實地調(diào)查了解某單位文書部門或檔案室，了解檔案整理工作中文書部門與檔案部門的各自職責(zé)、檔案整理的含義及內(nèi)容；

活動組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；1、學(xué)生分組進(jìn)行上網(wǎng)查閱我國檔案法規(guī)中關(guān)于檔案整理的具體規(guī)定或?qū)嵉卣{(diào)查了解某單位檔案室整理案卷或歸檔文件的要求，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國檔案整理工作的具體做法。2、對比評價各組，評選出最佳小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案整理工作的內(nèi)容和意義（一）檔案整理工作的內(nèi)容檔案整理內(nèi)容包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。檔案整理的上述內(nèi)容并非任何情況下全部進(jìn)行，而是由檔案的具體狀況來決定整理內(nèi)容的范圍，其大體可以分為三種情況：一是系統(tǒng)排列和編目；二是局部調(diào)整；三是全面整理。檔案整理工作包括：1．區(qū)分全宗；2．全宗內(nèi)檔案的分類；3．立卷（組卷、卷內(nèi)文件的排列和編號、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面）4．裝訂或“裝盒”5．編制案卷目錄6．案卷排列和編號全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一般是由文書部門或文書人員承擔(dān)的，即文書立卷；歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由檔案室承擔(dān)；全宗的劃分和排列多由檔案館承擔(dān)。但是這些工作并不是在同一時期全部進(jìn)行的，而是根據(jù)檔案的形成特點分階段進(jìn)行的歸納有以下三種：1．檔案室對正常接收進(jìn)館歸檔案卷的整理2．檔案館對正常接收進(jìn)館歸檔案卷的整理3．檔案室（館）對零散文件進(jìn)行全過程的整理（二）檔案整理工作的意義1．整理工作是對檔案實行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。2．整理工作是發(fā)揮檔案效用的前提條件。3．整理工作是檢查檔案收集工作質(zhì)量的重要依據(jù)。二、檔案整理工作的原則和要求

（一）檔案整理的原則1．保持文件之間的歷史聯(lián)系。這是檔案整理工作的根本性原則。文件之間歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，也稱為文件的“內(nèi)在聯(lián)系”或“有機(jī)聯(lián)系”。在文件整理工作中保持文件之間的歷史聯(lián)系，其目的在于使檔案能夠反映其形成者的歷史面貌。文件之間的歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在：（1）文件在來源上的聯(lián)系。（2）文件在內(nèi)容上的聯(lián)系。（3）文件在時間上的聯(lián)系。（4）文件在形式上的聯(lián)系。2．充分尊重和利用原有的檔案整理成果尊重和利用原有的檔案整理成果是指后繼的檔案管理者要善于分析、理解和繼承前人的整理成果，不要輕易地否定或拋棄。應(yīng)該做到：（1）在原整理基本可用的話，就要維持原有的秩序狀態(tài)。（2）局部不合理，只能調(diào)整局部。（3）若原有整理的確很差，無法實行有效管理，可以進(jìn)行重新整理。但在整理時應(yīng)該盡可能地保留或利用原有基礎(chǔ)中的可取之處。3．便于保管和利用。一般情況下，保持文件之間的歷史聯(lián)系與便于保管和利用之間是一致的，但在某些特殊情況下二者可能發(fā)生矛盾。例如：產(chǎn)生于同一次會議的檔案，有紙質(zhì)文件、照片、錄象材料等，他們的保管要求不同，因此整理時要綜合考慮各種因素，分別整理，以利于保管和利用。任務(wù)二認(rèn)識全宗及分類方案

1、掌握全宗及立檔單位的含義及構(gòu)成條件；2、明確檔案整理工作中分類方案的種類及組合、制定原則及要求。

知識目標(biāo)：1、能夠根據(jù)立檔單位的構(gòu)成條件判斷具體某單位能否構(gòu)成立檔單位；2、能夠根據(jù)不同分類方案的特點與適應(yīng)要求判斷某單位的分類方案是否合理規(guī)范。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

新成立的天地公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工作，她采用組織機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類法進(jìn)行檔案的分類。公司成立5年多來，總經(jīng)理換了兩任，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動頻繁，部門的調(diào)整大，而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天，總經(jīng)理要查一份4年前的文件，由于部門的變動，鐘苗已經(jīng)記不清這份文件的形成部門了。結(jié)果翻遍了柜子，才找到這份文件。立檔單位進(jìn)行檔案分類時應(yīng)考慮單位的具體情況，靈活地選擇實用的分類方案，文書檔案的分類方案可以按問題、保管期限分類，也可以按年度、組織機(jī)構(gòu)分類，但是在實際工作中往往不是單一分類，而是綜合運用。每種分類方案都有自己的適用范圍，不能隨意用之。案例中采用組織機(jī)構(gòu)——年度——保管期限分類法進(jìn)行檔案的分類，而內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動頻繁，部門的調(diào)整大，鐘苗這樣做產(chǎn)生的后果是就是不利于檔案分類的連續(xù)性。

任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通通過實地調(diào)查了解某單位，了解檔案整理方案，并能按照全總內(nèi)檔案分類方案要求對其單位檔案分類方案進(jìn)行分析判斷。

活動組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；1、學(xué)生分組通過實地調(diào)查了解某單位，了解檔案整理方案，并能按照全總內(nèi)檔案分類方案要求對其單位檔案分類方案進(jìn)行分析，然后各組指定代表介紹他們對此單位分類方案的評價。2、對比評價各組，評選出最佳調(diào)研小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】一、全宗的概念與意義

（一）全宗的概念全宗就是一個獨立單位或一個著名家庭、個人在社會活動中形成的檔案的整體，是一個表示檔案范圍的計量單位。凡是具有獨立性的單位或個人的全部檔案就叫一個全宗。1．全宗具有不可分散性。同一個全宗的檔案不能分散整理，不同全宗的檔案又不能混淆。全宗的類型：按全宗內(nèi)容的性質(zhì)可分為：機(jī)關(guān)全宗、人物全宗。按構(gòu)成全宗的方式分：獨立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗等。其含義包括：（1）全宗是個整體，不可分割。（2）全宗具有客觀性。（3）全宗以一定單位為基礎(chǔ)，具有相對穩(wěn)定性。2．檔案必須按全宗整理（1）能夠揭示檔案內(nèi)容的實質(zhì)，從而正確評判檔案的價值。（2）對檔案管理有重要的組織作用。（二）立檔單位及其構(gòu)件1．立檔單位的概念立檔單位是指構(gòu)成全宗的具有獨立性的單位或個人，也稱全宗的構(gòu)成者。例如：“湖州市人民政府”是一個立檔單位，它的全部檔案就構(gòu)成一個全宗；“毛澤東”是一個立檔單位，他的全部檔案就是一個全宗。2．其構(gòu)成條件：（1）行政上，可以獨立行使職權(quán)并能以自己的名義向外行文——首要條件。（2）財務(wù)上，是一個經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編制財務(wù)預(yù)算或財務(wù)計劃。（3）人事上，有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員。3．確定立檔單位的方法（1）從文件中查找。立檔單位都具有相對獨立的行文權(quán)，所以從文件的發(fā)文機(jī)構(gòu)就可以確定立檔單位的歸屬。（2）從實際工作情況考察：可以從立檔單位實際工作情況來判定，基本情況，包括單位名稱、主要職能、機(jī)構(gòu)沿革、具體的工作活動等；（三）區(qū)分全宗理解了全宗的含義，在實際工作中就很容易區(qū)分全宗了，一般有以下幾種情況：1．立檔單位發(fā)生根本性的變化與全宗的劃分（1）立檔單位被撤消，工作終止，其檔案應(yīng)作為獨立全宗予以保存。案例：某某省進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，撤消了省經(jīng)濟(jì)委員會，將其職能劃入發(fā)展和改革委員會。那么某某省經(jīng)濟(jì)委員會的檔案應(yīng)作為撤消機(jī)關(guān)獨立的全宗保存，以后產(chǎn)生的應(yīng)作為省發(fā)改委全宗的檔案的一個組成部分。（2）由幾個立檔單位合并而成的新的立檔單位。合并前的檔案分別構(gòu)成獨立全宗，合并后形成的檔案構(gòu)成一個新的全宗。但若是以其中一個立檔單位為中心，兼并若干個其他單位，那么中心立檔單位兼并前后的檔案則應(yīng)作為同一個全宗，其他被兼并前則分別構(gòu)成獨立全宗。全宗的補(bǔ)充形式處理。（3）立檔單位的某個內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能獨立出來而形成新的立檔單位，獨立前的檔案作為原單位全宗的一部分，之后作為新的全宗。（4）某單位的某個內(nèi)部機(jī)構(gòu)或某職能直接并入其他立檔單位時，之前的檔案為原全宗，之后為所并入的全宗。（5）合署辦公的立檔單位，其檔案若能區(qū)分開，一般分別構(gòu)成獨立全宗，如果區(qū)分有困難，可以按2．單位非根本性變化與全宗的劃分單位非根本性變化指立檔單位名稱的變更、職權(quán)范圍的變化、內(nèi)部組織調(diào)整、工作地點變化，一般不會引起全宗變化3．臨時和派出機(jī)構(gòu)檔案的全宗歸屬對臨時機(jī)構(gòu)的，應(yīng)具體分析：若時間較短，職能性質(zhì)不重要，檔案數(shù)量不多的不構(gòu)成獨立全宗，而是作為其上級主管單位的全宗的一部分。反之，可為獨立全宗。（四）判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵實在于確定檔案的形成者。可以從以下三類文件中進(jìn)行：1．立檔單位的發(fā)文（印件和底稿）2．立檔單位的收文3．立檔單位的內(nèi)部文件（五）人物全宗人物全宗就是社會活動家、科學(xué)家、文學(xué)家、藝術(shù)家、教育家以及其他著名人物在其一生活動中所形成的檔案整體。某些著名的家族和家庭也可以構(gòu)成一個人物全宗。內(nèi)容包括：個人的著作、手稿、日記、信件、照片、錄音、錄像、遺囑以及記錄個人、家庭和家族社會活動的全部資料等。注意：1．人物全宗中不得收入全宗構(gòu)成者在公務(wù)活動中處理的官方文件的原件（重復(fù)和復(fù)制的除外）。2．個人、家庭和家族的文件材料，無論形成于何時何地，以及立檔單位的政治思想和社會地位有何變化，都只能構(gòu)成一個全。3．人物全宗是國家檔案的組成部分，其中往往擁有相當(dāng)珍貴的材料，對于經(jīng)濟(jì)、政治、歷史、藝術(shù)、科學(xué)、軍事等方面的研究，具有重要價值。（六）全宗的補(bǔ)充形式1．聯(lián)合全宗——全宗的聯(lián)合體聯(lián)合全宗是兩個以上有聯(lián)系的機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成一個全宗。一般有兩種情況：（1）前后有繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，由于工作關(guān)系密切，檔案已經(jīng)混在在一起。（2）職能上有密切關(guān)系的兩個機(jī)關(guān)合署辦公，對內(nèi)是一套機(jī)構(gòu)和編制，對外是兩個牌子，而檔案又是混在在一起無法分開的。聯(lián)合全宗應(yīng)冠以所有組成這個全宗的立檔單位名稱，檔案則按一個全宗對待。2．全宗匯編全宗匯編是指將若干個性質(zhì)相近的獨立全宗人為匯集起來，即由數(shù)量較少的若干個全宗按照一定的特點組成一個全宗集合單位。條件：（1）獨立全宗的檔案較少，按一個獨立全宗管理不便；（2）性質(zhì)相近。3．檔案匯集檔案匯集是指若干個全宗所屬不明，或所屬全宗已經(jīng)不復(fù)存在的檔案匯集起來。一般是零散的殘缺不全的檔案，按照一定的特點組合起來的混合體。尤其但是歷史檔案的整理。如：“某某時期某某地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集”。（七）全宗群全宗群是聯(lián)系密切的若干個全宗的群體。在檔案管理中，全宗群是一個宏觀上組織全宗的思想方法，而不是檔案實體管理分類的層次和實體性的保管單位。例如：在檔案館中，按照檔案所屬歷史時期劃分全宗群，建國前檔案和建國后現(xiàn)行機(jī)關(guān)全宗群，每一部分內(nèi)再按立檔單位的類型和特點，對全宗進(jìn)行細(xì)分。按立檔單位性質(zhì)，把檔案分成工交系統(tǒng)、農(nóng)業(yè)系統(tǒng)、財糧商貿(mào)系統(tǒng)等。二、全宗內(nèi)檔案分類

1．職能分類法，職能是一個機(jī)構(gòu)或組織在社會生活中的作用和功能，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分檔案的類目。2．問題分類法，即按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分檔案的類目，又稱“事由分類法”。3．組織機(jī)構(gòu)分類法，即按單位內(nèi)容設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來劃分檔案的類目。如人事處、辦公室等。4．年度分類法，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分檔案的類目，一般是將文件按其形成年度或內(nèi)容針對的年度分開，同一年度的文件排列在一起。5．型號分類法，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號來劃分單位的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。6．課題分類法，即以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分檔案的類別。7．工程項目分類法，即按獨立的基建工程來劃分基建檔案的類目。8．專業(yè)性質(zhì)分類法，又叫專業(yè)特征分類法，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分檔案的類目，主要用于科研檔案的分類。9．檔案形式分類法，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分檔案的類目。10．地域特征分類法。根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分檔案的類別，主要用于科技檔案的分類。（二）制定分類方案1．年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。優(yōu)點是不受歷年機(jī)構(gòu)變動的影響，每年歸檔的案卷依次上架，便于接收和保管，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)分類中使用較多的。例如：

某某食品公司檔案2002年2003年辦公室類財務(wù)部公關(guān)部類辦公室類公關(guān)部類財務(wù)部永長短永長短永長短永長短2、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)分類法，就是把一個單位的檔案先按年度分開，每個年度內(nèi)分為永久、長期、短期三種保管期限，然后再按組織機(jī)構(gòu)分開。這種分類方式是年度——組織機(jī)構(gòu)的擴(kuò)大使用。這種方式的優(yōu)點是簡便易行，與文書處理制度相吻合，標(biāo)準(zhǔn)客觀，便于歸類，多數(shù)單位采用此法。缺點是一個組織機(jī)構(gòu)的檔案被年度隔成許多部分，較分散，不便查閱。以某某食品公司檔案分類為例（見下表）：某某食品公司檔案2002年2003年永久長期短期永久短期長期公關(guān)部類辦公室類公關(guān)部類辦公室類公關(guān)部類辦公室類公關(guān)部類辦公室類3．保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法，即首先按保管期限分類，然后在保管期限下再分年度、組織機(jī)構(gòu)。這種方式按照保管期限分類，有利于區(qū)別重點，便于保護(hù)重要檔案，為檔案鑒定、保管和利用工作創(chuàng)造有利條件。如：永久：2000年

辦公室計劃處人事處長期：2000年

辦公室計劃處人事處……4．機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法，即首先按組織機(jī)構(gòu)分類，然后在組織機(jī)構(gòu)下再分年度、保管期限。此法適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分工明確，基本穩(wěn)定，且具有一定數(shù)量檔案。如下：辦公室：2000年

永久

長期

短期2001年

永久

長期

短期2002年永久

長期

短期﹍﹍計劃處：2000年

永久

長期

短期2001年

永久

長期

短期2002年

永久

長期

短期﹍﹍5．機(jī)構(gòu)—保管期限—年度分類法，先按組織機(jī)構(gòu)分，在按保管期限、年度分。此法適用于機(jī)構(gòu)設(shè)置比較穩(wěn)定的立檔單位。采用組織機(jī)構(gòu)為首級類符合檔案形成特點，按組織機(jī)構(gòu)分就能客觀地反映立檔單位各個組織機(jī)構(gòu)工作活動的面貌和狀況，能比較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，但不能保持檔案內(nèi)容上的一致性。如：辦公室

永久

1995年6．問題—年度—保管期限分類法，先按問題分，在按年度、保管期限分。如：行政類

1996年

永久

長期

短期7．年度—保管期限分類法，先按年度分，再按保管期限分類。如：1995年：永久8．保管期限—年度分類法，先按保管期限分，再按年度分類。如：永久：1995年，等。任務(wù)三檔案整理與組卷

掌握檔案整理立卷工作流程及要求。

知識目標(biāo)：1、能夠按照傳統(tǒng)立卷方法將待整理的檔案裝訂立卷，并填寫卷皮及相關(guān)事項；2\能夠按照改革后的組卷方法將待整理的檔案整理裝盒，并填寫案盒及相關(guān)事項。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某貿(mào)易公司的小陳剛剛接任專職檔案管理員的職務(wù)，就遇到了接收歸檔文件的工作。公司辦公室的文書管理員小陸將處理完畢的文件交給了小陳，讓他進(jìn)行鑒定、整理，還說以往公司的立卷歸檔工作就是這么做的。文書管理員小陸的做法不規(guī)范。檔案整理立卷過程較繁瑣，立卷改革以前，歸檔案卷的整理確是由檔案部門來負(fù)責(zé)的，但是由于檔案人員不如文書人員熟悉文件的性質(zhì)及其相互聯(lián)系，往往造成檔案分類不合實際造成利用不便。因此將立卷環(huán)節(jié)前移到文書部門。即全宗內(nèi)檔案的分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)一般是由文書部門或文書人員承擔(dān)的，即文書立卷；歸檔案卷的統(tǒng)一編號和排列由檔案室承擔(dān)。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過歸檔文件的分類整理組卷、裝訂或裝盒，訓(xùn)練學(xué)生實際的文檔整理能力。

活動組織根據(jù)情況靈活分組整理某某單位待歸檔的文件；1、學(xué)生分組通過具體某單位歸檔文件的分類、整理、組卷、裝訂或裝盒，訓(xùn)練學(xué)生實際的整理文檔能力，然后對每組的分類組卷方法進(jìn)行評價。2、對比評價各組裝訂的案卷、填寫的案盒，評選出最規(guī)范小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

分類方案確定后，就可以在類的范圍內(nèi)將零散的文件集合成案卷，分類與立卷是全宗內(nèi)文件系統(tǒng)化過程的兩項主要工作，這兩個環(huán)節(jié)既有區(qū)別又有聯(lián)系。分類是把全宗內(nèi)文件按照一定的特點分成若干部分；立卷是把局部的零散的文件，按照一定的特點組成多個保管單位。全宗內(nèi)文件的整理，一般是先分類再立卷，分類是立卷的前提和先期環(huán)節(jié)，如何分類與歸類是否正確，對立卷工作有著直接的影響，不是一個類的文件是不能組成一個案卷的。一、傳統(tǒng)文書立卷的六大特征

（一）作者特征（二）通訊者特征（三）問題特征（四）名稱特征（五）時間特征（六）地區(qū)特征二、立卷改革

實行文書處理部門立卷，可以發(fā)揮文書處理部門熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文件處理過程的優(yōu)點，提高案卷的質(zhì)量和立卷工作的效率；可以由文書處理部門暫時保存本年度的文件，大大減少歸檔和調(diào)卷的手續(xù)，并且改變承辦人員分散保存文件的現(xiàn)象，從而有利于保守國家機(jī)密，同時，還可以使機(jī)關(guān)檔案室騰出手來，做好檔案的整理和組織利用等工作，更好地為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。立卷改革是現(xiàn)代和未來文件與檔案管理的客觀需要，但每一項改革措施的出臺都必須經(jīng)過科學(xué)的論證與一定范圍內(nèi)的典型試點。立卷改革在２０世紀(jì)８０年代出現(xiàn)后大體經(jīng)歷了兩個階段，即簡化立卷方法與提高案卷質(zhì)量階段。三、檔案整理程序

檔案整理工作內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案盒或案卷封面、裝訂（或“裝盒”）、案卷目錄的編制。檔案整理的基本方法有兩種：一是立卷，以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。二是裝盒以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。整理步驟可分為：1．了解情況，擬訂方案。2．區(qū)分全宗，編制類目分類。3．細(xì)分類4．組卷5．初步排列卷內(nèi)文件的順序，檢查分類是否合理，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。6．編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定下來的行為過程，包括編頁號與蓋檔號章。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。目錄號：對每一本案卷目錄的編號。案卷號：對每一個案卷所的編號。件號：對案卷中每一份文書材料的編號。圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣圖2：以件為單位裝訂時所用檔號章式樣全宗號目錄號案卷號全宗號目錄號案卷號件

號順序號文件編號（發(fā)文字號）責(zé)任者題

名日

期頁次備注7．填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案盒或案卷封面

（1）卷內(nèi)文件目錄

卷內(nèi)文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內(nèi)文件的成份和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件目錄格式如下：

卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄的填寫方法如下：示例：卷內(nèi)文件目錄順序號文件編號責(zé)任者題

名日

期頁次備注1某職院黨發(fā)[2007]1號黨委某某職業(yè)技術(shù)學(xué)院輔導(dǎo)員隊伍建設(shè)實施細(xì)則（試行）20070116122號黨委某某職業(yè)技術(shù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)干部和正高職稱人員出國（境）管理暫行規(guī)定20070409933號黨委某某職業(yè)技術(shù)學(xué)學(xué)院2007年校園治安綜合治理工作方案200704201144號黨委某某職業(yè)技術(shù)學(xué)院“十一五”發(fā)展規(guī)劃20070530145某職院黨字[2007]1號黨委關(guān)于李華等同志任職的通知200701183262號黨委關(guān)于肖鳳等同志職務(wù)任免的通知2007011834（2）填寫卷內(nèi)備考表和案卷封面；卷內(nèi)備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時說明卷內(nèi)文件的情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況；一是供調(diào)整案卷時記載卷內(nèi)文件的異動情況。卷內(nèi)備考表的項目主要有本卷情況說明、立卷人、檢查人簽名、立卷時間。格式如下：

本卷情況說明：

立卷人：檢查人：立卷時間：

圖：案卷封面格式：

案卷封面：全

宗

名

稱

類

目

名

稱

案

卷

題

名自

年

月至

年

月保管期限本卷共

件

頁文書處理號全宗號案卷目錄號案卷號填寫方法是：全宗名稱：填寫立檔單位全稱或通用的簡稱。類目名稱：填寫立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目的名稱，如“黨群工作”、“辦公室”等。案卷題名：填寫案卷題名。填寫時第一行空二格，回行時頂格。卷內(nèi)文件起止日期：填寫卷內(nèi)最早一份和最遲一份文書材料的形成日期。保管期限：填寫所確定的保管期限。卷內(nèi)文件的頁數(shù)和件數(shù)：填寫卷內(nèi)文書材料實有的總頁數(shù)和總件數(shù)。歸檔號：文書部門和業(yè)務(wù)部門立卷時的臨時編號，一般不用填寫。全宗號、目錄號、案卷號的填寫方法同檔號章中的填寫方法一樣，分類號是指本單位檔案分類方案中確定的一級類目代號或一級和二級類目的代號，如“01”“0101”。案卷脊背的式樣如上圖所示，其項目有年度、全宗號、目錄號、案卷號、分類號，應(yīng)逐項填寫，其中“年度”為卷內(nèi)文書材料所屬年度。8．裝訂（裝盒），即歸檔文件的裝盒或裝訂9．案卷目錄的編制。新方法整理檔案有如下優(yōu)點：

1、整理方便快捷。

2、利于保密。

3、充分利用檔案室保存空間。

4、容易調(diào)卷。任務(wù)四案卷排列與編號

掌握歸檔檔案進(jìn)入檔案室后案卷的排列與編號要求與方法。

知識目標(biāo)：1、能夠按照案卷排列方法將整理的裝訂好的案卷排列并填寫相關(guān)事項；2\能夠按照案卷編號方法將整理好的案卷或案盒編號，并填寫相關(guān)事項。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某物業(yè)公司不太重視檔案管理，負(fù)責(zé)人更換較頻繁，在物業(yè)檔案管理上，任意改動案卷的排列，排列方法較亂統(tǒng)一，造成前后很難保持一致，不便于管理和查找利用。而且物業(yè)公司檔案的類別較多，案卷目錄混亂，案卷目錄號有重復(fù)現(xiàn)象。物業(yè)檔案各類目錄的編制案卷排列順序固定以后，應(yīng)依次編制卷號。案卷排列既要考慮檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，又要排列有序，整齊美觀。案卷目錄即案卷花名冊，應(yīng)按各物業(yè)管理部門各門類檔案的排列順序編排案卷目錄號，案卷目錄應(yīng)編制1～3份。否則會給檔案查找利用帶來不便。上面案例中物業(yè)公司在歸檔案卷的排列與編號上就存在很多不規(guī)范的地方，應(yīng)予以重視加以整改。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過對整理好的案卷或裝盒的編號與排列，訓(xùn)練學(xué)生實際的文檔整理能力。

活動組織根據(jù)情況靈活分組訓(xùn)練；1、學(xué)生對整理好的案卷或裝盒的編號與排列，填寫相關(guān)事項，以訓(xùn)練學(xué)生實際的整理文檔能力，然后對每組排列編號方法進(jìn)行評價。2、對比評價，評選出最規(guī)范小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、案卷排列案卷排列是編制案卷目錄的前提，即對分類立卷后的案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列，以編目排列上架。根據(jù)分類方案，確定案卷在每類內(nèi)的存放位置與前后順序。案卷排列方法一般