檔案管理實務(wù) 04 檔案價值鑒定

項目四檔案價值鑒定學(xué)習(xí)目標(biāo)1、通過本項目單元學(xué)習(xí)，掌握檔案價值鑒定工作的內(nèi)容、原則和要求；2、學(xué)會正確地判斷檔案的分類方法；初步掌握檔案價值鑒定的基本方法。知識要求能力要求通過本項目單元的學(xué)習(xí)與任務(wù)訓(xùn)練，能夠按照檔案鑒定方法和程序，進行檔案價值鑒定，正確劃定檔案保管期限。任務(wù)一熟悉檔案價值鑒定工作內(nèi)容

1、掌握檔案價值鑒定工作的含義。2、明確檔案價值鑒定工作的內(nèi)容、原則及要求。

知識目標(biāo)：1、能夠明確檔案價值鑒定工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠根據(jù)檔案價值鑒定要求判斷具體做法是否規(guī)范。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

新成立的弘揚建筑公司在進行文件歸檔鑒定時，鑒定人員對于一些文件的保存價值產(chǎn)生了不同的看法和爭論。有的人認(rèn)為：直屬上級機關(guān)是本單位的直接領(lǐng)導(dǎo)，因此歸檔主要保留上級機關(guān)發(fā)給本單位的文件；本單位的文件不需要重點保存；下屬單位的文件更沒有保存的價值。有的人認(rèn)為：凡是本單位的文件都是重要的，都需要長久保存；外來的文件則可以少保存或不保存。還有的人提出，凡是對本單位沒有查考利用價值的文件都應(yīng)剔除，作為準(zhǔn)備銷毀的文件。為了鑒定人員的認(rèn)識，檔案員小周找來了《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍》、《文書檔案保管期限表》等文件和一些學(xué)習(xí)資料，供大家在鑒定過程中作為標(biāo)準(zhǔn)掌握。有了文件的指導(dǎo)，這些鑒定人員對低檔案價值的判斷就有了依據(jù)，認(rèn)識得到了同意，圓滿地完成了鑒定工作。

任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過實地調(diào)查了解某單位文書部門或檔案室，了解檔案價值鑒定工作的含義及內(nèi)容；并能按照我國檔案法規(guī)的相關(guān)價值鑒定的要求對具體檔案價值鑒定行為進行判斷?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；1、學(xué)生分組進行上網(wǎng)查閱我國檔案法規(guī)中關(guān)于檔案鑒定工作的具體規(guī)定或?qū)嵉卣{(diào)查了解某單位檔案室檔案價值鑒定的要求，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并總結(jié)分析我國檔案鑒定工作的具體做法。2、對比評價，評選優(yōu)勝小組；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案鑒定工作的含義二、檔案鑒定工作的內(nèi)容（三個方面）1．參照國家規(guī)制定的檔案價值判定標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案保管期限表等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；2．根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)具體判定檔案材料的價值，確定保管期限；3．復(fù)查檔案保管期限，剔除無保存價值的檔案，按照一定程序進行銷毀或其他處理。三、檔案鑒定工作的意義1．去粗取精，解決檔案日益龐雜與保管精練之間的矛盾，便于檔案查找利用。2．玉石區(qū)分，節(jié)約保管成本，提高工作效率。3．主次分明，便于安全管理，應(yīng)付突發(fā)事件。四、檔案鑒定工作的原則1．全面的觀點。2．歷史的觀點。

3．發(fā)展的觀點。

4．效益的觀點。在實際歸檔鑒定過程中還應(yīng)注意以下幾個問題：1、制定本部門切實可行的歸檔范圍。

2、選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點。

3、充分考慮社會需求對文件價值的影響。4、要克服“多多益善”的思想，保存確有永久保存價值的檔案。任務(wù)二

檔案價值鑒定方法

掌握影響檔案價值的兩大要素以及檔案價值判定的工作方法、工作流程。。

知識目標(biāo)：1、能夠根據(jù)影響檔案價值的兩大要素以及價值判定的工作方法粗略地判定具體檔案的價值；2、能夠明確檔案價值判定的工作流程，明確分工。能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

某某單位檔案價值鑒定標(biāo)準(zhǔn)過寬，致使文件轉(zhuǎn)化為永久保存檔案的比例過大。據(jù)了解，造成永久保存的檔案過多。這主要是因?qū)挝粰n案價值的認(rèn)識不統(tǒng)一，特別是在執(zhí)行鑒定標(biāo)準(zhǔn)時隨意性大，寧寬勿嚴(yán)，寧多勿少，使很多本該定期保存的檔案混入永久檔案中保存。再加上為期滿檔案鑒定不及時，檔案銷而不毀，造成館藏檔案有增無減，檔案庫房緊張。檔案價值鑒定就是一項受主觀影響的、以價值評價為核心的鑒別工作。，在進行檔案價值鑒定時標(biāo)準(zhǔn)不可過于寬松或嚴(yán)格，要按照單位工作性質(zhì)與重點，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，抓住決定檔案保存價值有內(nèi)外兩大因素，遵循一定的原則，按照一定的方法規(guī)范地開展檔案鑒定工作。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過對具體案卷的內(nèi)外兩大因素進行價值判定，訓(xùn)練學(xué)生實際的檔案價值鑒定能力?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組訓(xùn)練；1、

學(xué)生對歸檔文件或期滿檔案的內(nèi)外兩大因素進行分析，判定價值然后案例輔助討論學(xué)生對檔案價值的衡量。2、對比評價；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案價值鑒定的工作方法首先是把握決定檔案保存價值的兩大因素：檔案自身特點和狀況和社會利用的需求情況。（一）決定檔案保存價值的兩大因素檔案的保存價值是由檔案對于社會主義事業(yè)以及長遠歷史的作用決定的。自身屬性是基礎(chǔ)，利用需求是關(guān)鍵。1．檔案自身特點和狀況是決定檔案保存的基礎(chǔ)。2．社會利用的需要是決定檔案保存價值的主要因素。（二）鑒定檔案價值的方法（主要從以下幾個方面來分析）1．分析文件的內(nèi)容檔案的內(nèi)容所記錄的信息和反映的情況，內(nèi)容是鑒定的檔案價值的基礎(chǔ)，是分析判定檔案價值的關(guān)鍵因素：內(nèi)容重要的價值大，一般的價值小。分析檔案的內(nèi)容是鑒定檔案價值的一個最重要的方面，因為檔案的價值往往是通過檔案內(nèi)容體現(xiàn)出來的。對于內(nèi)容分析通常圍繞內(nèi)容的重要性、獨特性、時效性等考慮：（1）檔案內(nèi)容的重要性。

（2）檔案內(nèi)容的獨特性。2．分析文件的來源3．分析文件產(chǎn)生的時間4．分析文件的名稱、稿本和外型特征。

5．文件的完整性6．分析文件的時效性二、鑒定的工作程序鑒定的工作程序通常分三階段進行的：文件歸檔鑒定、劃定文件的保管期限、檔案價值復(fù)審。鑒定的工作程序如下圖：文件歸檔鑒定劃定保管期限檔案價值復(fù)審銷毀無價值檔案到期復(fù)審移交復(fù)審任務(wù)三檔案鑒定與檔案銷毀

1、掌握檔案保管期限表的格式與設(shè)計要求；2、掌握檔案價值鑒定與銷毀的工作流程及要求。。

知識目標(biāo)：1、能夠參照國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計某單位的檔案保管期限表；2、能夠按照檔案價值鑒定流程與方法，按照設(shè)計出的某單位檔案保管期限表，將此單位歸檔的具體檔案初步劃分保管期限，并填寫檔案銷毀清冊；能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

為泄私憤撕毀檔案張XX系某機關(guān)綜合檔案室館員，因?qū)挝蛔》糠峙溆幸庖姡瑸榘l(fā)泄內(nèi)心不滿，在整理文書檔案時，利用編號、裝訂案卷之便，故意從永久保存在檔案中抽出1042頁檔案文件，扔入裝廢紙的麻袋中，企圖隨廢紙銷毀，惹已撕毀的檔案87頁，撕下整頁（未碎）的922頁。這些被撕毀的檔案內(nèi)容涉及一些黨員、干部、工人犯錯誤的檢查及處理結(jié)果，還有一些有關(guān)黨組織、黨員、干部編制、機構(gòu)等的登記表及統(tǒng)計報表。案發(fā)后，張XX受到了法律的懲處。檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)，任何機構(gòu)和個人不得隨意銷毀檔案。檔案銷毀要按照一定的程序去操作，由于各種難以完全避免的原因，類似案件時有發(fā)生。而檔案的唯一性又決定了一旦誤銷檔案，將會造成無可挽回的損失。案例中的張某某嚴(yán)重地違背了職業(yè)道德和檔案銷毀制度，給國家?guī)砹藫p失，應(yīng)當(dāng)?shù)玫綉?yīng)有的懲罰。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過設(shè)計某單位檔案保管期限表，訓(xùn)練學(xué)生實際綜合分析能力。通過對某某單位檔案的價值判定，明確檔案價值鑒定與銷毀的工作流程?；顒咏M織根據(jù)情況靈活分組鑒定某某單位待歸檔的文件劃分保管期限；1、學(xué)生分組參照國家通用標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計某單位檔案保管期限表，然后對每組的設(shè)計成果進行評價。2、成果展示，對比評價；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案保管期限表的含義及類型大致可以分為以下幾種類型：（一）通用檔案保管期限表（二）專門檔案保管期限表（三）同機關(guān)檔案保管期限表（四）同類型機關(guān)檔案保管期限表（五）機關(guān)檔案保管期限表二、我國檔案保管期限的種類1．永久保存：就是將檔案盡可能地長久地保存下來。主要包括兩部分：本機關(guān)工作中形成的重要文件，如：指示、命令、決定、各種會議紀(jì)要等；直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件等，非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的并要貫徹執(zhí)行的重要材料。2．長期：其年限為：16-50年左右。凡是反映本單位一般工作活動，不具有廣泛社會意義和科學(xué)歷史意義，但本機關(guān)在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考利用的文件材料。3．短期：其年限為15年（含15年）以下。凡是在較短時間內(nèi)需要查考利用的各種文件材料。三、檔案鑒定與銷毀（一）檔案館的鑒定工作檔案館的鑒定工作前，一定要制定可行的鑒定方案，方案包括以下幾方面內(nèi)容：1、標(biāo)準(zhǔn)；2、小組成員組織；3、鑒定方法；4、鑒定流程；5、銷毀工作流程；6、鑒定報告；7、銷毀檔案。（二）檔案室的鑒定工作檔案室的檔案鑒定已經(jīng)成為檔案室工作制度，其基本內(nèi)容包括以下三方面：1．制定檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)1987年檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍》；2．檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)一般分為四個步驟：由機關(guān)檔案室會通文書部門和業(yè)務(wù)部門制定機關(guān)檔案保管期限表。在機關(guān)文件里卷歸檔時，文書、業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和不歸檔文書材料的規(guī)定，確定歸檔范圍，同時剔除一部分沒有保存價值的文件，由機關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保管1-2年后銷毀。文書、業(yè)務(wù)部門根據(jù)保管期限表，對歸檔的案卷確定保管期限，并由檔案室進行審查。到一定年限對保管期限進行復(fù)查，（三）銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報告，對需要銷毀的檔案登記造冊，經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和主管機關(guān)批準(zhǔn)后銷毀；1949年以前的檔案必須上報國家檔案局批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)的不得銷毀。實行兩人以上的監(jiān)銷制度。檔案銷毀是經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案