檔案管理實務 06 檔案檢索

項目六

檔案檢索學習目標通過本項目單元的學習，掌握檔案檢索的基本含義和要求；檔案著錄和標引的規(guī)范和方法、檢索技術和方法等，以適用將來的檔案檢索利用工作。

知識要求能力要求通過本項目單元的學習與訓練，能夠按照檔案檢索方法和技巧，尤其電子檔案的檢索方法，進行檔案檢索工作。任務一認識檔案檢索和檢索工具

1、掌握檔案檢索的含義與內(nèi)容；2、掌握檔案檢索工具的種類；3、明確檔案檢索語言的規(guī)范要求。

知識目標：1、能夠分析檔案檢索工作在檔案整體工作中的地位；2、能夠掌握和分析檔案檢索語言的規(guī)范性。能力目標：案例導入

天宇外貿(mào)公司是一家二十年歷史的公司，檔案室的檔案在積累了一定數(shù)量后，由于只有案卷目錄而沒有其他檢索工具，在查找檔案時經(jīng)常出現(xiàn)速度慢甚至找不到的現(xiàn)象。該公司的檔案員小齊決定編一些檢索工具來解決這一問題。經(jīng)分析小齊發(fā)現(xiàn)公司的領導和業(yè)務人員主要查找的是客戶資料、公司的發(fā)文和內(nèi)部文件等，于是他就決定編制文號索引、客戶編號索引和專題目錄等幾種檢索工具為查找檔案提供途徑。使用之后，明顯地提高了查找效率，小齊也獲得領導的表揚。上述案例說明：一方面檔案檢索工具是人們查找檔案信息的導航，沒有檢索工具不論是檔案工作人員還是利用者都難以從大量的檔案中迅速及時地找到所需的檔案。另一方面說明檔案檢索工具多種多樣，各不相同，編制檔案檢索工具時，要根據(jù)單位的具體情況對檔案檢索工具的種類和形式進行適當設計，這樣才能使編制出來的檢索工具實用、有效，大大地提高了查找效率。任務訓練

活動目標通過網(wǎng)絡或實地調(diào)查了解檔案檢索工作的含義及內(nèi)容；活動組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；學生分組實地調(diào)查某單位檔案室或登陸檔案館網(wǎng)站了解檔案檢索工具的要求、種類，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況，并討論分析如何提煉檢索語言。

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案檢索的工作內(nèi)容（一）存儲階段的主要內(nèi)容1．著錄標引。即對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄。每件（卷）檔案著錄標引后形成的一條記錄稱為一個條目。2．編制檢索工具。即對著錄標引后形成的條目加以系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入計算機建立計算機檢索數(shù)據(jù)庫。（二）查找階段的主要內(nèi)容1．確定查找內(nèi)容。即對利用者的檢索要求進行分析，確定利用者所需檔案的實質內(nèi)容，形成概念。有時也需將這些概念借助檢索語言轉換成規(guī)范化的檢索標識。2．查找。確定好查找內(nèi)容后，就利用相應的檢索工具進行查找，在計算機檢索中還應按實際需求把這些檢索標識之間的邏輯關系表達出來，形成檢索表達式。二、檔案檢索的意義

1．檢索是提供利用的先期工作。2．檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。3．檢索是檔案業(yè)務工作的一個獨立的重要環(huán)節(jié)。三、檔案檢索工具

（一）分類檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種：1．按載體形式分為：書本式；卡片式；縮微膠片式等。2．按編制方式分為：目錄、索引、指南。3．按檢索范圍分為：全宗范圍檢索工具、檔案館范圍檢索工具、專題范圍檢索工具、館際檢索工具。如“全宗指南”等。4．按功能分：館藏性檢索工具、查檢性檢索工具、介紹性檢索工具。（二）檔案檢索工具的基本要求為了保證檢索的準確率和效率，在編制檢索工具時，要結合單位利用檔案的具體情況，力爭做到“全、準、快、便”，這樣的檢索工具才會實用有效。（三）檔案檢索工具在檔案管理中的作用1．是檔案和利用者之間的橋梁。2．是檔案館（室）、利用者以及檔案館（室）之間的交流工具。3．為檔案管理活動提供一定的手段。四、檔案檢索語言概述

（一）檔案檢索語言的特點檔案檢索語言的基本特點有兩條：1．單義性。2．專業(yè)性。（二）檔案檢索語言的類別（有三大類）館藏法分類法主題法（三）檢索語言的作用檔案檢索語言的主要作用有：1．作為概念轉換的依據(jù)。2．揭示檢索標識之間的邏輯關系。3．衡量檔案檢索效率。檢全率公式為：檢全率全部有關檔案漏檢率未檢出的有關檔案全部有關檔案檢出的有關檔案＝＝×100%×100%或：漏檢率＝（1—檢全率）×100%檢準率公式為：檢準率全部有關檔案誤檢率未檢出的不相關檔案全部有關檔案檢出的有關檔案＝＝×100%×100%或：誤檢率＝（1—檢準率）×100%任務二檔案著錄與標引

1、掌握檔案著錄、標引的含義與內(nèi)容；2、掌握檔案著錄的基本格式；3、明確傳統(tǒng)的檔案檢索工具的類別及含義。

知識目標：1、能夠按照標準格式進行檔案著錄；2、能夠掌握檔案標引的規(guī)范操作。能力目標：案例導入

某某機械設備公司由于不重視檔案檢索利用工作，檔案人員更換多次，以至于檢索工具類型不完整、不系統(tǒng)、不配套，不能全方位、多渠道、深層次地檢索檔案。以館內(nèi)現(xiàn)有的檢索工具為例，案卷目錄是雖系統(tǒng)完整，但由于它著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、成分混雜、不能全面、細致地反映出全宗內(nèi)所有檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的弊病很多，如漏檢、錯檢或因怕遺漏而導致調(diào)卷過多等等；再如專題目錄的種類極少，選題上多偏重于量少易搞，實用價值很低，也缺乏連續(xù)性；重要文件目錄和部分文件分類目錄的編制，帶有許多人為隨意性，不能盡收同一全宗的所有文件等等，這樣一些看似種類繁多，卻樣樣都不全面的檢索工具拼湊在一起，難以起到依賴和互補的作用。檔案檢索工作是為提高查找利用效率而設計的，即將檔案信息著錄在冊或計算機的電子檢索系統(tǒng)上，都要求對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄。如果著錄的內(nèi)容籠統(tǒng)、不準確，就不能全面、細致地反映出全宗內(nèi)檔案的情況，因此在使用過程中出現(xiàn)的很多弊病，如漏檢、錯檢或因怕遺漏而導致調(diào)卷過多等等。任務訓練

活動目標檔案著錄標引；活動組織根據(jù)情況分組進行；1、學生按照標準格式將待著錄的文件進行檔案著錄（文件級的著錄格式）。2、成果展示，對比評價；

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

開展檔案利用服務，檔案館（室）必須編制檔案檢索工具，建立相應的檢索系統(tǒng)，傳統(tǒng)做法是將已整理好的檔案經(jīng)過著錄和標引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據(jù)庫。它能對按照整理體系保管存放的檔案信息，通過多種途徑集中和積累起來，以備人們按照不同的特定要求，從中檢出所需要的檔案。（一）著錄項目《檔案著錄規(guī)則》中規(guī)定的著錄項目有：（1）題名與責任說明項。該項包括正題名、并列題名*、副題名及說明題名文字*、文件編號*、責任者、附件*6個單元。（2）稿本與文種項。該項包括稿本*、文種*2個單元。（3）密級與保管期限項。該項包括密級*、保管期限*2個單元。（4）時間項。（5）載體形態(tài)項。該項包括載體類型*、數(shù)量及單位*、規(guī)格*3個單元。（6）附注與提要項。該項包括附注*、提要*2個單元。（7）排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館代號*、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞6個單元。（二）著錄用標識符標識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標志。為識別各著錄項目、單元（小項）及其內(nèi)容，應添加如下規(guī)定的標識符：“．—”置于下列各著錄項目之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注項?！?”置于并列題名之前。“：”置于下列各著錄單元之前：副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格?！?”置于第一個責任者之前?！埃弧敝糜诙鄠€文件編號之間、多個責任者之間?！埃庇糜谙嗤氊?、身份省略時的責任者之間或同一責任者的不同職責、身份之間。“+”置于每一個附件之前?！癧]”置于下列著錄內(nèi)容的兩端：自擬著錄內(nèi)容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字?！埃ǎ敝糜谙铝兄泝?nèi)容的兩端：責任者所屬機構名稱、責任者真實姓名、責任者職責或身份、外國責任者國別及姓名原文、中國責任者時代、歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉換后的公元紀年?！?？”用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號配合使用?！?”用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間?！啊庇糜诠?jié)略內(nèi)容?！班怼庇糜诿恳粋€殘缺文字和未考證出時間的每一數(shù)字。未考證出的責任者及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“囗”號（三）著錄條目格式著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式?！稒n案著錄規(guī)則》規(guī)定，一般使用段落符號式條目格式，實際工作需要時也可以使用表格式條目格式。段落符號式是指將著錄項目分為若干段落，每個項目之間用符號區(qū)分開來的著錄格式。格式如下：表1文件級條目著錄格式分類號

檔案館代號檔

號

電子文檔號

縮微號正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件編號/責任者+附件．—稿本：文種．—密級：保管期限．—時間．—載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格．—附注主題詞或關鍵詞提要二、檔案標引

1．主題分析主題分析是確定被標引檔案主題概念的過程。正確的主題分析是保證檔案標引質量的重要因素，主題分析的誤差必然導致檢索標識的誤差，從而直接影響檔案的檢索效率。主題分析的主要內(nèi)容有兩方面：一是分析主題的類型，二是分析主題的構成因素，亦稱主題因素。2．概念轉換在確定了檔案的主題概念之后，應將其轉換為檢索語言標出，這個過程即為概念轉換，也就是給出檢索標識的過程。概念轉換是檔案標引結果的體現(xiàn)，如果在轉換中發(fā)生誤差，未能選擇恰當?shù)臋z索標識，造成誤標或漏標，必然影響檢索效率。三、傳統(tǒng)檔案檢索方法

（一）常用的檔案檢索工具有1．案卷目錄案卷目錄具有以下功能：（1）固定檔案整理順序；（2）保管和統(tǒng)計檔案的重要依據(jù)；（3）檢索檔案的工具。2．卷內(nèi)文件目錄匯集3．分類目錄4．主題目錄5．專題目錄6．文號索引7．人名索引8．全宗指南9．專題指南（二）檔案檢索流程檢索的過程和方法，主要包括下列幾個步驟：1．分析利用要求；2．選定檢索工具，確定檢索途徑和方法，如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構成者、責任者、年代以及其他途徑檢索；3．按照選定的檢索途徑及其檢索標識，如分類號、主題詞等查取檔案；4．通過一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。任務三電子檔案檢索訓練

1、掌握電子檢索的含義與特點；2、明確電子檔案檢索方法。

知識目標：1、能夠按照標準格式進行將檔案信息著錄到數(shù)據(jù)庫中；2、能夠掌握電子檔案檢索的規(guī)范操作。能力目標：案例導入

鐘苗是一擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書。一天，一分公司工作售貨員來查閱一份檔案時說：“我用了半天的時間就為了查這份檔案?！边@件事引起鐘苗的注意，她建議把分公司利用頻率高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布，這樣就可以省去了很多時間。目前，分公司已經(jīng)具有的比較完備的紙質檢索工作，但電子檢索系統(tǒng)還沒有建立，如果能成功實現(xiàn)地把檔案內(nèi)容傳到了網(wǎng)上，分公司查閱檔案再也不用跑到總公司去了。檔案檢索工具是連接檔案工作與用戶的紐帶，檢索工作的質量如何，在很大程度上體現(xiàn)在檢索工作上。檔案信息資源上網(wǎng)，現(xiàn)在越來越多的檔案館都有了自己的檔案網(wǎng)站，越來越多的人也開始上網(wǎng)查找檔案資源。這也是網(wǎng)絡時代與技術發(fā)展的產(chǎn)物。從上例也可以看出，編制紙制檢索工作是實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡檢索的前提。電子檔案網(wǎng)絡檢索是時代發(fā)展的需要，是快捷、實用的導航系統(tǒng)。任務訓練

活動目標通過訓練掌握電子檔案的信息著錄與檢索方法；活動組織上機登陸文檔管理系統(tǒng)進行檔案信息的錄入與查找檢索；學生上機登陸文檔管理系統(tǒng)將待錄入的檔案內(nèi)容與形式特征信息錄入計算機，并按要求查找相應的檔案，以訓練電子檢索技巧。

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

與國外相比，我國檔案管理應用計算機技術起步較晚，但發(fā)展較快。1983年僅有個別檔案部門利用微型計算機開展檔案自動編目、檢索的試驗，至1989年底全國檔案部門已經(jīng)配備了微機約1000臺，還有少數(shù)中、小型機。數(shù)百個檔案部門因地制宜研制了各自的檔案編目和檔案檢索系統(tǒng)，建立了大小不等，功能不同的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。平均每個數(shù)據(jù)庫錄入目錄超過4萬條，其中中央檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)庫錄入數(shù)達30萬條，是國內(nèi)最大的文獻目錄數(shù)據(jù)庫。這些系統(tǒng)的建立并開展實際應用，標志著中國檔案管理應用計算機技術已經(jīng)有了良好的開端?，F(xiàn)在多數(shù)檔案館（室）利用計算機對檔案有步驟地進行數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檢索自動化。一、電子檔案檢索特點（1）檢索方式自動化。（2）檢索速度快。（3）檢索途徑多元化。（4）檢索效果好。（5）檢索靈活方便。（6）對計算機檢索系統(tǒng)的依賴性。編制檢索策略最常用的邏輯表達式主要有以下三種：（1）邏輯與關系（AND）表示兩個詞之間的重合關系，即必須同時滿足這兩個檢索條件，一般用符號“*”或“·”表示。如“女性*醫(yī)生”表示檢索有關女醫(yī)生方面的檔案。邏輯與關系是一種限定關系，這種關系用得越多，表示限定條件越嚴格，因此在一般情況下使用邏輯與關系有利于提高檢準率。（2）邏輯或關系（OR）表示兩個詞之間的任選關系，即滿足其中之一的檢索條件即可，一般用符號“+”表示。如“教師+醫(yī)生”表示檢索有關教師或醫(yī)生方面的檔案。邏輯或關系為檢索提供了選擇的可能，這種關系使用越多，表示選擇的范圍越大，因此在一般情況下使用邏輯或關系有利于提高檢全率。（3）邏輯非關系（NOT）一般用符號“—”表示。如“干部—共產(chǎn)黨員”表示檢索有關非黨員干部的檔案。邏輯非關系用排除法控制檢索結果，有利于提高檢準率。二、電子檔案檢索方法（1）、建立網(wǎng)站（2）、加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫

第一步，收集數(shù)字形式的檢索工具和著錄條目，對它們之間的聯(lián)系進行分析，每一種聯(lián)系都可能成為檢索的一種途徑。

第二步，在分析的基礎上，著手設計站點體系結構和導航方案，實際上就是設計檢索的路徑，包括按機構、主題、責任者、保管期限等多條途徑，導航方案一般為網(wǎng)狀結構，各個節(jié)點之間的關系包括層次結構、時間關系、水平關系、內(nèi)容關系等，可以借鑒一些用戶網(wǎng)站的經(jīng)驗，提供直接檢索和間接檢索兩種檢索方式。

第三步，根據(jù)導航方案，設計數(shù)據(jù)庫。（3）、實現(xiàn)文件信息的共享

以創(chuàng)奇文檔管理軟件為例，介紹電子檔案檢索方法與技巧：

（一）軟件說明該系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》的行業(yè)標準,按照“簡化整理,深化檢索"以件為歸檔文件整理單位的思想開發(fā)設計的。適合于各行政機關、企事業(yè)單位使用，并完全符合文書檔案達標升級的要求。集編程文檔的收集、查詢、瀏覽、編輯等功能于一體的輔助編程類軟件。（二）系統(tǒng)主要特點1．具有按分類方法對收發(fā)文件進行自動歸檔的功能。2．分類方法可設置定義，可設置"年度-機構（問題）-保管期限"方法,也可設置“保管期限—年度—機構（問題）”等其他分類方法，文件瀏覽時，結構層次樹可根據(jù)您的定義，自動對應的生成。3．支持對文件內(nèi)容的海量搜索功能，通過掃描儀獲得文件內(nèi)容文字，然后導入系統(tǒng)后，輸入條件就能快速找到您所需的文件了。4．對文件提供三個附件的功能，您可把制作好的PDF、WORD、JPG圖片等文件上傳進來了，實現(xiàn)在電腦上查看就能查看原文件內(nèi)容。5．能方便快速錄入文件條目信息，錄入完全鍵盤控制，并支持定義簡單的值替代錄入和對下一條記錄文件條目值進行遞增、重復、空值的處理。6．系統(tǒng)表格支持多種導出格式（EXCEL、WORD、HTM、TXT）。7．系統(tǒng)提供簡單有效數(shù)據(jù)備份和恢復功能，使您無后顧之憂。8．系統(tǒng)界面背景及表格的位置、寬度可以支持自定義。首先運行安裝程序，方法是用鼠標雙擊SETUP.EXE文件，系統(tǒng)將自動開始安裝，在安裝過程中，用戶可根據(jù)自己的需要修改安裝目錄路徑，用戶也可全部用回車鍵來完成安裝。安裝結束后有的計算機可能要重新啟動一次。系統(tǒng)啟動：用戶在啟動了WINDOWS以后選擇開始→程序→創(chuàng)奇檔案管理軟件v3.0→創(chuàng)奇檔案管理軟件或將鼠標雙擊桌面‘創(chuàng)奇檔案管理軟件v3.0’快捷圖標，即可啟動本系統(tǒng)。若系統(tǒng)已啟動，再次啟動將會提示系統(tǒng)已啟動的信息。然后在對話框中輸入初始用戶編號密碼。系統(tǒng)初始用戶：用戶編號

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