檔案管理實(shí)務(wù) 08 檔案利用

項(xiàng)目八檔案利用學(xué)習(xí)目標(biāo)通過本單元的學(xué)習(xí)，初步掌握檔案利用工作的具體內(nèi)容、意義及要求；掌握檔案室利用工作的內(nèi)容和利用方式；利用檔案與利用檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別；開放檔案的內(nèi)涵。

知識要求能力要求通過本單元的學(xué)習(xí)，能夠按照檔案開放利用方法和技巧，主動開展檔案利用工作，發(fā)揮檔案價(jià)值，服務(wù)社會。任務(wù)一

熟悉檔案利用工作內(nèi)容

1、掌握檔案利用服務(wù)工作的含義與地位。2、明確檔案利用服務(wù)工作的內(nèi)容以及要求；3、理解“利用檔案”與“檔案利用工作”的關(guān)系。

知識目標(biāo)：能夠分析檔案利用服務(wù)工作在檔案整體工作中的地位及其工作要求；能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

海天石化總公司的檔案部門多年來十分重視圍繞企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的中心工作開展利用服務(wù)。該公司66萬噸乙烯改造擴(kuò)建過程是一項(xiàng)跨世紀(jì)的工程，并需改造6套裝置，新建1套裝置。公司檔案部門積極配合工程建設(shè)部門開展技術(shù)服務(wù)，將保存的原乙烯裝置及高壓乙烯裝置的地質(zhì)勘探檔案及其他科技檔案及時(shí)提供給工程技術(shù)人員參考。結(jié)果僅地質(zhì)勘探費(fèi)用就節(jié)約了185萬元，還縮短了工程的設(shè)計(jì)時(shí)間，直接創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。檔案利用工作在某種意義上是為了利用者排憂解難的工作。上述案例海天石化總公司檔案部門圍繞本單位的生產(chǎn)建設(shè)的中心任務(wù)開展利用服務(wù)，應(yīng)該說是抓住了本單位對檔案需求的關(guān)鍵和主體，因此，他們才能準(zhǔn)確、及時(shí)地根據(jù)本單位的需要提供檔案，在本單位的生產(chǎn)活動中作出貢獻(xiàn)。這個(gè)案例告訴我們，檔案利用服務(wù)能夠?yàn)楸締挝簧a(chǎn)、經(jīng)營活動提供非常重要的知識和技術(shù)信息，從而創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案利用工作的內(nèi)容及要求；活動組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；案例討論；1、學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館是如何開展檔案利用工作的，然后各組指定代表介紹他們的調(diào)查情況；2、舉例一些檔案利用工作實(shí)際案例，討論分析“檔案利用工作的要求及地位”，每組代表總結(jié)分析。

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、檔案提供利用工作的含義檔案利用工作是檔案館（室）通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和用戶服務(wù)的工作。是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮檔案作用的途徑。亦稱為“檔案利用服務(wù)”，是檔案館（室）以所收藏的檔案信息資源為依據(jù)，通過一定的方式、方法，為社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。二、檔案提供利用工作在檔案工作中的地位檔案提供利用工作突出地位主要表現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案利用工作代表整個(gè)檔案工作的成果直接與各行業(yè)發(fā)生信息傳遞、文獻(xiàn)供應(yīng)和咨詢服務(wù)關(guān)系，集中地體現(xiàn)檔案工作的方向和作用。它是檔案工作聯(lián)系社會的一個(gè)窗口，檔案利用工作做得如何，是衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)開展的程度、工作好壞的主要標(biāo)志。另一方面，檔案利用工作在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動作用。檔案提供利用工作具體表現(xiàn)為：（1）由于檔案利用工作的開展，必然向檔案工作本身其他環(huán)節(jié)提出相應(yīng)要求，促進(jìn)這些工作環(huán)節(jié)的開展和提高。（2）通過檔案利用工作的實(shí)踐，可以獲得有關(guān)檔案管理的反饋信息，能比較客觀地發(fā)現(xiàn)其他環(huán)節(jié)工作的優(yōu)劣，有利于揚(yáng)長補(bǔ)短，不斷提高管理水平。（3）檔案利用工作與廣大利用者發(fā)生千絲萬縷的聯(lián)系，做好檔案利用工作是對檔案工作最有效的宣傳，不僅能夠引起各方面對檔案工作總的重視，而且會在檔案的收集、鑒定等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動方面得到具體的支持。三、檔案利用工作的基本要求（1）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。（2）熟悉檔案，了解和研究利用者的需要。（3）有計(jì)劃、有重點(diǎn)地編制必要的檢索工具和參考資料。（4）建立查閱制度，主要有查閱手續(xù)、摘抄、復(fù)印范圍及清點(diǎn)、核對手續(xù)、查閱注意事項(xiàng)等。（5）正確處理檔案提供利用和保密的關(guān)系。任務(wù)二傳統(tǒng)利用服務(wù)與電子化服務(wù)

1、掌握檔案利用服務(wù)工作的含義與地位。2、明確檔案利用服務(wù)工作的內(nèi)容以及要求；3、理解“利用檔案”與“檔案利用工作”的關(guān)系。

知識目標(biāo)：能夠分析檔案利用服務(wù)工作在檔案整體工作中的地位及其工作要求；能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

天地公司檔案部門工作人員向高葉反映，很多借閱檔案的公司員工不及時(shí)歸還檔案，嚴(yán)重影響了他人的利用。而且，有的人雖然還了檔案，但由于其不注重保護(hù)，有的檔案被褶皺了。高葉通過調(diào)查，了解到很多借閱檔案的人其實(shí)只需利用幾分鐘就可以解決問題，但由于檔案室較小，不方便查閱，于是就帶回去看，這一帶回去，就不知道還了。針對這種狀況，高葉向上級領(lǐng)導(dǎo)申請了一間閱覽室供借閱人員使用，并組織檔案工作人員制定了檔案借閱制度，檔案催還制度，保證了檔案的按時(shí)還歸。高葉的做法非常好，設(shè)置閱覽室供借閱人員使用，不但保護(hù)了檔案，而且也保證了檔案利用工作的開展。檔案室閱覽是檔案利用服務(wù)的基本途徑之一。此外還有出具檔案證明、檔案展覽以及電子化信息服務(wù)。尤其是電子化服務(wù)是檔案部門今后的服務(wù)方向。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解檔案利用工作的基本方式與途徑；活動組織根根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；案例討論；1、

學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解某單位檔案室或檔案館開展檔案利用工作的途徑，討論比較每種方式的具體要求及注意事項(xiàng)；2、上網(wǎng)登陸地方檔案信息網(wǎng)，了解電子化信息服務(wù)現(xiàn)狀，每組代表總結(jié)分析。

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

檔案利用工作是檔案管理工作中最活躍的一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案管理工作的根本目的，是檢驗(yàn)檔案工作成績的一個(gè)指標(biāo)，也是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的途徑。因此，各級各類檔案館（室）都積極開展檔案利用工作，發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案利用工作實(shí)務(wù)主要包括：提供利用的方式和途徑以及各自具體要求等，包括傳統(tǒng)的和現(xiàn)代的。一、傳統(tǒng)檔案提供利用方式與途徑

檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，按照利用檔案是原件還是復(fù)制件情況來分，歸納起來有以下幾種基本方式：一是以檔案原件提供利用。如：檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下將檔案原件暫時(shí)借出館（室）外使用等。但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不宜通過這種方式直接提供給利用者使用。二是以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案；舉辦檔案展覽等。三是綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如：編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，向社會提供加工的檔案信息。根據(jù)檔案館（室）的檔案利用場地和特點(diǎn)，檔案提供利用的基本方式有如下幾種：（一）檔案室閱覽服務(wù)要做好以下幾個(gè)方面。1．閱覽室的設(shè)置要兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)格管理兩個(gè)方面。2．建立必要的規(guī)章制度以維護(hù)閱覽室秩序和檔案的安全。3．接待人員要態(tài)度熱情、業(yè)務(wù)水平高。4．為方便科技人員迅速地大量查閱，在某些企業(yè)、事業(yè)單位，可以有條件地實(shí)行內(nèi)部開架閱覽。（二）檔案外借服務(wù)檔案外借服務(wù)，是指檔案館（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，按照一定的制度和手續(xù)，暫時(shí)將檔案借出檔案館或檔案室外閱覽、使用的一種服務(wù)方式。（三）檔案展覽與陳列服務(wù)檔案展覽與陳列的突出地表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，有利于宣傳檔案意義和提高社會檔案意識。第二，有利于廣泛發(fā)揮檔案的作用。（四）制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方式。（五）制發(fā)檔案證明服務(wù)檔案證明，是指檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請，為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。在社會生活中，有些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或個(gè)人，為處理和解決問題往往需要檔案部門提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門在審理案件過程中需要證明材料；個(gè)人在確認(rèn)工齡、學(xué)歷、職稱方面需要證明材料等。（六）檔案咨詢服務(wù)檔案咨詢服務(wù)，是指檔案館（室）答復(fù)利用者詢問，指導(dǎo)其利用檔案信息資源的一種服務(wù)方式。利用者在利用檔案的過程中，可能會遇到許多疑難問題，要求檔案人員幫助解決。1．檔案咨詢的種類利用者提出的咨詢問題多種多樣，因而檔案咨詢的種類也很多，可以從不同角度劃分：（1）按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢。（2）按難易程度，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。（3）按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。2．檔案咨詢服務(wù)的步驟：（1）接受咨詢問題（2）分析咨詢問題（3）查找檔案材料（4）答復(fù)咨詢問題（5）建立咨詢檔案二、檔案電子化服務(wù)

電子檔案提供利用方式利用方式主要有：1．直接利用2．提供拷貝3．通信傳輸4．網(wǎng)絡(luò)服務(wù)任務(wù)三

檔案開放與公布

1、掌握檔案開放與公布的含義及關(guān)系。2、明確檔案開放與公布的程序與要求；

知識目標(biāo)：能夠分析檔案開放與公布的程序及其工作要求；能力目標(biāo)：案例導(dǎo)入

外交部檔案向公眾開放歷程第一批解密檔案自2004年1月1日外交部第一次公開解密檔案（1949年至1955年）中外人士均可到開放檔案借閱處查閱自己感興趣的解密文件：包括前黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人的指示、各種重大外交事件文電、政府間條約和協(xié)定等。首批確定開放的１萬多份檔案，主要反映建國初期中國對外關(guān)系建立和發(fā)展的過程，其中有很多事絕密：例如有關(guān)“克什米爾公主號”事件的一些檔案。第二批解密檔案2006年5月10日起外交部1956-1960年解密檔案開始向社會開放。開放檔案共25651件，59345頁，主要是外交部在工作中形成的各類請示、報(bào)告、談話記錄、來往電報(bào)以及照會、備忘錄等外交文書。檔案內(nèi)容涉及20世紀(jì)50年代中后期中國在雙邊和多邊外交領(lǐng)域的有關(guān)原則立場、對外交流交往情況。第三批解密檔案：2008年11月12日，檔案館鑒定和開放處處長張素林告訴記者，此次解密的檔案數(shù)量是前兩批的總和，開放比例也達(dá)到70%，接近國際標(biāo)準(zhǔn)。張素林說，“完成這項(xiàng)工作絕非易事，其背后是外交部眾多工作人員的辛勤努力?！钡谝慌饷芄ぷ魍耆渴止ね瓿?。在第二批解密工作中，所有檔案都事先掃描進(jìn)電腦。檔案是研究歷史的重要依據(jù)。檔案的解密，往往成為史學(xué)創(chuàng)新的契機(jī)。以前外交檔案開放利用是有顧慮、有局限的檔案公布，而且利用手續(xù)繁瑣、嚴(yán)格；現(xiàn)在只要出示有效證件即可，非常方便。按照《檔案法》和《實(shí)施辦法》的規(guī)定，檔案自形成之日起滿30年向社會開放，但涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以延期向社會開放。任務(wù)訓(xùn)練

活動目標(biāo)通過網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉卣{(diào)查了解我國檔案法規(guī)關(guān)于檔案開放與公布的相關(guān)規(guī)定；并能運(yùn)用檔案開放利用要求對具體利用工作行為進(jìn)行判斷；活動組織根據(jù)情況靈活分組調(diào)查；案例討論；1、學(xué)生分組實(shí)地調(diào)查了解我國檔案法規(guī)關(guān)于檔案開放與公布的相關(guān)規(guī)定，討論其具體程序及注意事項(xiàng)；2、上網(wǎng)登陸我國檔案信息網(wǎng)，了解檔案開放利用現(xiàn)狀，每組代表總結(jié)分析。

活動內(nèi)容與要求

【理論支撐】

一、開放檔案的含義二、開放檔案的意義1．開放檔案是有利于社會進(jìn)步的新方針，是加快我國政治民主化進(jìn)程的一個(gè)新步驟。2．開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施。3．開放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。三、開放檔案的依據(jù)1．理論依據(jù)2．實(shí)踐依據(jù)3．法律依據(jù)四、檔案開放的標(biāo)志和要求

（一）檔案向社會開放的標(biāo)志檔案向社會開放的標(biāo)志有：1．開放檔案與受控檔案已經(jīng)分開，并編制有開放目錄。為了開放利用方便，檔案館要將開放檔案與不宜開放的檔案分開，各自編目。開放與控制使用范圍檔案應(yīng)界限清楚，標(biāo)記明顯。2．檔案開放的范圍與數(shù)量已經(jīng)同級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)正式批準(zhǔn)，并向社會發(fā)布了開放檔案的信息。檔案開放的范圍與數(shù)量是多少，要經(jīng)過同級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)正式批準(zhǔn)后才可以向社會公布開放檔案的信息，檔案館不可隨意決定。3．在接待對象和接待手續(xù)方面已符合法規(guī)要求。接待對象和接待手續(xù)方面，按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。4．已采取不同的形式向社會開放檔案?？刹扇∫韵卤阌诠娭獣缘姆绞剑海?）通過政府信息公開場所、政府公報(bào)等廣而告之；（2）通過報(bào)紙、電臺、電視臺刊發(fā)、播放；（3）通過公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)、政府網(wǎng)站傳播；（4）通過新聞發(fā)布會發(fā)布或其他形式宣讀、播放；（5）出版發(fā)行檔案目錄、原文或摘錄匯編；（6）公開發(fā)放檔案目錄、檔案復(fù)制件；（7）展覽、公開陳列檔案或其復(fù)制件。5．已有數(shù)量不等的公民持合法證件到檔案館查閱所需要的檔案。（二）檔案開放的要求檔案開放的條件和要求有：1．要有一定數(shù)量的檔案和必要的閱覽條件和復(fù)制設(shè)備。復(fù)制設(shè)備。這是開放利用檔案的基本物質(zhì)條件，2．檔案已經(jīng)過整理編目。3．要有開放檔案的規(guī)章制度。4．要正確處理好開放與保密的關(guān)系。5．開放檔案如有破損或字跡褪變、擴(kuò)散，應(yīng)經(jīng)過修復(fù)保護(hù)。古老、珍貴和重要檔案，應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。（三）檔案開放原則最大程度地滿足社會對檔案利用的需求，保障公民、法人和其他組織檔案利