學(xué)院會議制度

學(xué)院會議制度會議是學(xué)校工作的重要組成局部，也是學(xué)校信息溝通、任務(wù)安排與檢查落實(shí)的重要途徑。為規(guī)范我校各類會議的管理，提高會議效率，保證會議效果，促進(jìn)作風(fēng)建設(shè)，樹立我校教職工良好的精神風(fēng)貌，特制定本制度?！⑦m用范圍本制度適用于學(xué)?；虿块T牽頭組織的各類會議，部門內(nèi)部會議可參照本制度執(zhí)行。二、會議通知起草與發(fā)送組織會議的主要職能部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知，使參會人員能夠準(zhǔn)確了解本次會議的關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備,保證會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。全校性會議由院務(wù)部綜合科以一周日程安排形式發(fā)布，通知參會人員和會務(wù)由各主要職能部門負(fù)責(zé)。（一）會議通知包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容會議目的：明確說明會議的主題以及預(yù)期到達(dá)的效果。會議時(shí)間：說明會議的開始時(shí)間、會期時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。為保證會議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會議時(shí)間一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)。會議地點(diǎn)：會議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出，如果會議地點(diǎn)在學(xué)校外部，會議通知中應(yīng)附上會議地點(diǎn)示意圖。（二）參會人員主要職能部門在確定參會人員時(shí)，應(yīng)按照精簡高效原那么既不能遺漏須參會人員，也不要隨意擴(kuò)大參會人員范圍。（三）會議通知的發(fā)送跨部門的會議，會議組織部門應(yīng)提前1個(gè)工作日發(fā)出會議通知，以便參會人員能夠事先調(diào)整好時(shí)間安排并為參會做好準(zhǔn)備。三、會務(wù)組織（一） 各單位召開會議時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照《XX學(xué)院會議室使用管理規(guī)定》（XX校政（XXXX）35號）文件要求使用會議室，至少提前3日向院務(wù)部綜合科申請，以便總體安排。（二） 會議應(yīng)本著高效、節(jié)約的原那么進(jìn)行。會議布置以簡潔大方為主。（三） 如果會議設(shè)在學(xué)校外部，組織會議的主要職能部門應(yīng)視會議時(shí)間安排組織參會人員的交通和食宿。下午有會議議程的，午餐應(yīng)安排為工作餐。（四）會議匯報(bào)部門根據(jù)會議的目的、規(guī)模等內(nèi)容自行準(zhǔn)備會議材料。全校性的會議由院務(wù)部綜合科準(zhǔn)備材料，職能部門牽頭組織的會議由職能部門準(zhǔn)備材料。（五）會議主要職能部門根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是否要保密，如果需要保密，應(yīng)采取必要的保密措施。除會議主要職能部門外，一律不得錄音、攝像。會議中使用的文件一律由會議主要職能部門統(tǒng)收發(fā)。（六）會議主持人負(fù)責(zé)總體把握整個(gè)會議進(jìn)程。會議主持人在會議開始前，應(yīng)該清點(diǎn)參會人員名單，向與會人員通報(bào)此次會議的會議目的，會議的具體議程，明確說明此次會議的考前須知和會議紀(jì)律。會議主持人在會議過程中，應(yīng)該把握會議的方向和時(shí)間,促成會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。會議主持人在會議結(jié)束后，要通報(bào)參會人員到會情況。四、會后工作（一）如需印發(fā)紀(jì)要的會議，在結(jié)束之后的3個(gè)工作日之內(nèi)，相關(guān)部門應(yīng)該撰寫出會議紀(jì)要下發(fā)到各相關(guān)單位。會議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會議的內(nèi)容和結(jié)論。（二）參會的有關(guān)人員應(yīng)根據(jù)要求把會議精神或決議及時(shí)向本單位人員傳達(dá)。（三）在執(zhí)行會議的有關(guān)決定和工作安排中遇到困難或阻力，必須及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，請示解決方法，不得延誤工作進(jìn)程。（四）會場布置的工作，必須由主要職能部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌安排，落實(shí)責(zé)任人并監(jiān)督執(zhí)行完成情況。五、會議紀(jì)律（一）參加會議人員必須在的時(shí)間、地點(diǎn)出席會議。無故缺席按曠工計(jì)。（-）參加會議人員如果因特殊原因不能出席會議，應(yīng)提前向組織會議的主要職能部門負(fù)責(zé)人履行請假手續(xù)。（三）參加會議人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉。（四）參加會議人員應(yīng)做好會議記錄，認(rèn)真領(lǐng)會會議精神。（五）參加會議人員無特別重大事情急待處理，未經(jīng)會議主要職能部門允許不得中途離場。（六）參加全校大會的人員應(yīng)提前15分鐘到場并按位置就坐，各單位負(fù)責(zé)人要清點(diǎn)人數(shù)，并將單位人員到會情況提前5分鐘報(bào)會議召集