雅居樂(lè)物業(yè)檔案管理培訓(xùn)課件

雅居樂(lè)地產(chǎn)置業(yè)有限公司行政中心2023年2月1日檔案管理學(xué)習(xí)L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page1雅居樂(lè)地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學(xué)習(xí)三個(gè)基本問(wèn)題什么是檔案

為什么要管好檔案12

怎樣管好檔案3L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page2第一章什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保存價(jià)值的并保存?zhèn)洳榈奈募牧稀?.1、檔案的定義

是文件材料

是使用完畢或告一段落的文件材料

是具有保存價(jià)值的文件材料123

是保存?zhèn)洳榈奈募牧?L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page3第一章什么是檔案文件：公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形是信息記錄材料載體形式多樣原生性和相關(guān)性內(nèi)容極其豐富實(shí)質(zhì)是信息是各種載體形式的是公司直接產(chǎn)生和形成的是各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的1.2、文件的定義成的各種載體形式的信息記錄材料。L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page4第一章什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系文件檔案整理歸檔具有保存價(jià)值使用完畢或告一段落半現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件文件生命周期形成者部門(mén)資料室項(xiàng)目檔案室100%10—70%3—10%L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page5第一章什么是檔案1.4、對(duì)檔案定義的理解檔案形式依附載體保管！電子時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)—信息與實(shí)體分離前端控制包含信息內(nèi)容保密過(guò)程管理方式變革L(fēng):\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page6第一章什么是檔案1.5、檔案基本分類行政管理財(cái)務(wù)管理綜合管理類其它類檔案基本分類經(jīng)營(yíng)管理營(yíng)銷管理多種經(jīng)營(yíng)技術(shù)類物業(yè)管理基建工程設(shè)備儀器特殊載體L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page7第二章為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用記錄公司歷史著錄公司資產(chǎn)維系公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)保護(hù)公司合法權(quán)益1234憑證作用參考作用L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page8第二章為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動(dòng)中的價(jià)值體現(xiàn)決策計(jì)劃組織領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新控制倫理文化信息檔案P(plan)D(do)C(check)A(again)L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page9第三章怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則

集中統(tǒng)一管理本公司全部檔案

維護(hù)檔案完整與安全

便于各項(xiàng)工作的利用123L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page10第三章怎樣管好檔案檔案行政工作檔案業(yè)務(wù)工作組織協(xié)調(diào)實(shí)施監(jiān)督業(yè)務(wù)指導(dǎo)統(tǒng)一制度統(tǒng)籌規(guī)劃積累收集整理歸檔利用鑒定統(tǒng)計(jì)整理保管分類編號(hào)辦法庫(kù)房管理辦法利用辦法鑒定辦法統(tǒng)計(jì)辦法綜合類規(guī)范技術(shù)類規(guī)范歸檔辦法收集范圍文件轉(zhuǎn)化為檔案日常工作3.0.2檔案工作結(jié)構(gòu)展開(kāi)圖部門(mén)文員DAGL人員指導(dǎo)監(jiān)督檢查文件管理工作檔案管理工作檔案工作L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page11第三章怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機(jī)構(gòu)集團(tuán)綜合DAS項(xiàng)目綜合DAS區(qū)域綜合DAS部門(mén)ZLS部門(mén)ZLS集團(tuán)行政中心區(qū)域行政中心項(xiàng)目行政人事部部門(mén)部門(mén)三層架構(gòu)雙線管理工程ZLS工程部

表示領(lǐng)導(dǎo)表示指導(dǎo)表示虛擬機(jī)構(gòu)L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page12第三章怎樣管好檔案主管領(lǐng)導(dǎo)行政管理部門(mén)檔案主管3.1.2檔案管理崗位和職責(zé)檔案管理員工程資料員部門(mén)文員納入規(guī)劃解決關(guān)鍵協(xié)調(diào)發(fā)展擬訂規(guī)劃提供條件創(chuàng)造環(huán)境制定計(jì)劃樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)檢查指導(dǎo)提升業(yè)務(wù)抓住頭尾控制過(guò)程圖紙管理竣工驗(yàn)收貫徹標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展業(yè)務(wù)基層指導(dǎo)執(zhí)行制度整理文件保管保密L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page13第三章怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務(wù)，規(guī)劃目標(biāo)和發(fā)展方向制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定、維護(hù)、實(shí)施施加外部壓力（職責(zé)考核）/激發(fā)內(nèi)部動(dòng)力（示范）以目標(biāo)為導(dǎo)向的過(guò)程控制（報(bào)表巡查）標(biāo)準(zhǔn)指引和行為修正（培訓(xùn)總結(jié)咨詢）統(tǒng)一制度組織協(xié)調(diào)實(shí)施監(jiān)督業(yè)務(wù)指導(dǎo)統(tǒng)籌策劃L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page14第三章怎樣管好檔案銷毀清退暫存歸檔無(wú)保存價(jià)值有保存價(jià)值有清退要求文件處理方式超過(guò)保管期限有參考價(jià)值重份文件3.2.1文件處理方式視情況酌定二次利用需判斷保密性權(quán)威性（紅頭紅章）用途（報(bào)批對(duì)外）等因素二次利用出賣(mài)積累收集整理積累收集清理回復(fù)及外單位重份文件L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page15第三章怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點(diǎn)要素責(zé)任者時(shí)間要求標(biāo)準(zhǔn)/范圍積累形成者隨時(shí)及時(shí)完整工作范圍內(nèi)形成的所有文件收集文員定時(shí)及時(shí)齊全完整系統(tǒng)整理文員隨時(shí)+定時(shí)齊全完整準(zhǔn)確系統(tǒng)規(guī)范《綜合類整理規(guī)范》《技術(shù)類整理規(guī)范》歸檔文員隨時(shí)+定時(shí)及時(shí)完整《歸檔辦法》L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page16第三章怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述按件整理，按卷裝盒基本原則整理時(shí)間、地點(diǎn)方便靈活方式簡(jiǎn)潔，減少工作量便于利用，有利保密123優(yōu)點(diǎn)有保存價(jià)值，屬歸檔范圍基本前提

件：具有完整、獨(dú)立意思表達(dá)的文件基本整理單位

卷：具有內(nèi)在邏輯聯(lián)系的件的集合及基本保管單位L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page17第三章怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序定件裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒自然件組合件（規(guī)格）原裝訂裝線裝粘裝年度（大）問(wèn)題保管期限問(wèn)題時(shí)間全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)問(wèn)題件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注封面盒脊備考表L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page18第三章怎樣管好檔案全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)3.2.5歸檔章填寫(xiě)示例A200710.1.011L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page19第三章怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫(xiě)示例件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1地產(chǎn)置業(yè)雅集行中〔2007〕2號(hào)關(guān)于“推選2006年度‘優(yōu)秀經(jīng)理’候選人”事宜200701122含附件L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page20第三章怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背及備考表填寫(xiě)示例全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）起止件號(hào)室館盒號(hào)

本卷為2007年?duì)I業(yè)執(zhí)照變更資料，共10件，10頁(yè)。A200710.1.01起止件號(hào)1-1001盒內(nèi)文件情況說(shuō)明整理人：歐瑩（手簽）2007年3月20日檢查人：郭杰（手簽）L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page21第三章怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽階段工程前期文件工程竣工文件工程竣工驗(yàn)收文件立項(xiàng)審批勘測(cè)設(shè)計(jì)施工竣工圖監(jiān)理責(zé)任者建設(shè)單位勘測(cè)單位設(shè)計(jì)單位施工單位監(jiān)理單位建設(shè)單位職能全過(guò)程收集、整理、歸檔全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)1.遵照所在地城建檔案規(guī)范2.結(jié)合相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)3.參考公司《工程文件歸檔管理規(guī)定》4.圖紙依據(jù)《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page22第三章怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序組卷排列編目裝訂原則要求方法卷內(nèi)案卷頁(yè)號(hào)封面目錄備考表皮裝盒裝夾裝L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page23第三章怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法要素目標(biāo)方法/措施歸檔范圍齊全：數(shù)量而言整個(gè)公司完整流程完整：每一份歸檔文件內(nèi)容完整了解流程熟悉范圍歸檔時(shí)間定時(shí)限時(shí)隨時(shí)熟悉計(jì)劃把握重點(diǎn)歸檔份數(shù)一份/多份價(jià)值性實(shí)用性結(jié)合質(zhì)量審核準(zhǔn)確：最終版本簽字蓋章手續(xù)完備清晰：表面清潔字跡線條清晰規(guī)范：經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理耐久：載體書(shū)寫(xiě)材料金屬物過(guò)程控制培訓(xùn)示范L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page24第三章怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法工程營(yíng)銷物管營(yíng)銷策劃銷售管理銷售合同綜合管理服務(wù)管理物業(yè)合同行政管理行政綜合人力資源企業(yè)文化信息管理經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)營(yíng)綜合目標(biāo)計(jì)劃審計(jì)監(jiān)察立項(xiàng)設(shè)計(jì)施工籌備監(jiān)理竣工財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)綜合資金管理會(huì)計(jì)檔案分類原則：以全部檔案為對(duì)象依據(jù)管理職能結(jié)合內(nèi)容及形成特點(diǎn)保持有機(jī)聯(lián)系便于管理和開(kāi)發(fā)利用基于核心業(yè)務(wù)的職能分類L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page25第三章怎樣管好檔案3.3.2檔案編號(hào)辦法全宗號(hào)+分類號(hào)（一級(jí)類目+二級(jí)類目+三級(jí)類目）+件號(hào)/卷號(hào)檔號(hào)構(gòu)成：從1開(kāi)始編流水號(hào)兩位數(shù)字從01~99八分制先1~8再91~98十進(jìn)位制從0~9大寫(xiě)英文字母表示注：綜合管理類、特殊載體類檔案用以表示件號(hào)，技術(shù)類用以表示卷號(hào)L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page26第三章怎樣管好檔案3.3.3檔案編號(hào)示例A.0.1.01—1件號(hào)表示第1件三級(jí)類目表示機(jī)構(gòu)管理二級(jí)類目表示行政綜合一級(jí)類目表示行政管理全宗號(hào)表示集團(tuán)本部綜合管理類特殊載體類檔號(hào)需與年度及保管期限結(jié)合使用L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page27第三章怎樣管好檔案3.4.1檔案庫(kù)房管理辦法原則以防為主，防治結(jié)合，嚴(yán)格日常管理要求防盜放火防潮防蟲(chóng)防鼠措施門(mén)窗緊固庫(kù)房嚴(yán)入嚴(yán)禁明火安全用電置滅火器禁水沖地置除濕機(jī)放置藥品禁堆雜物勤關(guān)門(mén)窗要求防塵防高溫防強(qiáng)光防輻射防有害氣體措施清潔掃除門(mén)窗緊固置空調(diào)器置溫濕度計(jì)外窗遮陽(yáng)遠(yuǎn)輻射源置防磁柜遠(yuǎn)離污染源裝具布置與墻間隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法從里到外、從左到右、從上到下溫濕度溫度14℃-24℃，濕度45%-60%

，日記年結(jié)L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page28第三章怎樣管好檔案3.4.2檔案庫(kù)房布置示意圖門(mén)窗表示不小于60cm庫(kù)房要求：

功能分區(qū)，輕重有別，標(biāo)識(shí)清晰；新建房宜等三個(gè)月，裝修房宜等一個(gè)月后搬入；選擇干燥樓層，不宜設(shè)在地下室、頂層或平房；遠(yuǎn)易燃易爆物和污染源1234L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page29第三章怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法直接價(jià)值鑒定法方法5-10年一次頻率申請(qǐng)鑒定成立鑒定小組價(jià)值鑒定形成鑒定報(bào)告銷毀審批同意審批同意留存1-2年鑒定銷毀程序后續(xù)工作內(nèi)容來(lái)源完整程度載體形式L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page30第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)檔案管理統(tǒng)計(jì)檔案利用統(tǒng)計(jì)綜合統(tǒng)計(jì)專題統(tǒng)計(jì)人員統(tǒng)計(jì)設(shè)備統(tǒng)計(jì)用量統(tǒng)計(jì)用戶統(tǒng)計(jì)分類統(tǒng)計(jì)環(huán)境統(tǒng)計(jì)鑒定統(tǒng)計(jì)整理統(tǒng)計(jì)檔案輔助統(tǒng)計(jì)3.6.1檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系方案調(diào)查整理分析程序L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page31第三章怎樣管好檔案檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析歸檔率U查準(zhǔn)率Z完整率V準(zhǔn)確率W查全率Q3.6.2檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%

W=W1/W2×100%Q=Q1/Q2×100%L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page32第三章怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述樹(shù)立服務(wù)意識(shí)利用前提配備服務(wù)設(shè)施建立檢索體系主動(dòng)性利用要求針對(duì)性及時(shí)性多元化保密性熟悉館藏，了解需求用戶分類，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，內(nèi)容多元用戶分類，秘密分級(jí)在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以恰當(dāng)?shù)姆绞?，將恰?dāng)?shù)臋n案提供給恰當(dāng)?shù)挠脩衾米谥糒:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page33第三章怎樣管好檔案利用方式提供原始檔案提供一次信息提供二次信息閱覽出借復(fù)制供應(yīng)電話查檔網(wǎng)絡(luò)查詢咨詢編研3.7.2檔案利用方式L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page34第三章怎樣管好檔案3.7.3檔案利用需求分析利用人員決策人員中基層管理人員工程技術(shù)人員利用范圍綜合性、可靠性強(qiáng)，涉及面廣具體詳盡實(shí)用性強(qiáng)的信息針對(duì)性強(qiáng)內(nèi)容具體利用內(nèi)容政策性和分析論證文件，決策方案決策依據(jù)反饋意見(jiàn)等工作關(guān)聯(lián)度高的內(nèi)部信息項(xiàng)目專業(yè)信息、標(biāo)準(zhǔn)化文件、專利等利用時(shí)間緊急（針對(duì)性強(qiáng)篩選加工信息密度高）綜合迅速及時(shí)利用方式委托（適合主動(dòng)上門(mén)服務(wù)）綜合綜合L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page35第三章怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序要素部門(mén)負(fù)責(zé)人行政負(fù)責(zé)人主管副總裁（區(qū)域/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）普通⊙秘密⊙⊙機(jī)密絕密⊙⊙⊙內(nèi)部利用要素對(duì)口部門(mén)負(fù)責(zé)人行政負(fù)責(zé)人主管副總裁（區(qū)域/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）普通⊙⊙秘密⊙⊙（集團(tuán)行政中心負(fù)責(zé)人）⊙機(jī)密絕密⊙⊙⊙外部利用L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page36第三章怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法整理按件整理，便于利用保管嚴(yán)守庫(kù)房、重點(diǎn)監(jiān)控、專題索引、調(diào)整密級(jí)利用利用審批、勤于監(jiān)督、出借謹(jǐn)慎、及時(shí)歸還過(guò)程保密人員保密樹(shù)立保密意識(shí)牢記保密要?jiǎng)?wù)（422）簽定保密協(xié)議泄密必將追究把好門(mén)、守住口、記于心L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page37第三章怎樣管好檔案3.9.1設(shè)備檔案管理概覽范圍原則整理歸檔時(shí)間歸檔份數(shù)1.滿足固定資產(chǎn)額度2.購(gòu)置安裝調(diào)試使用維護(hù)改造報(bào)廢全過(guò)程資料四同步：1.申報(bào)與預(yù)立卷同步2.開(kāi)箱與隨機(jī)資料歸檔同步3.驗(yàn)收與安裝資料歸檔同步4.改造與補(bǔ)充資料歸檔同步1.按設(shè)備單體組卷2.一次性購(gòu)大量同類設(shè)備且價(jià)值不高可合并組卷3.以《技術(shù)類文件整理規(guī)范》為整理標(biāo)準(zhǔn)隨時(shí)歸檔一般為一份原件L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page38第三章怎樣管好檔案3.9.2設(shè)備檔案管理職責(zé)額度責(zé)任部門(mén)職責(zé)購(gòu)置開(kāi)箱安裝調(diào)試階段使用維護(hù)報(bào)廢階段2千＞使用部門(mén)酌情保存2千≤＜1萬(wàn)使用部門(mén)將購(gòu)置及開(kāi)箱資料與安裝調(diào)試資料整理后一并歸檔由使用部門(mén)負(fù)責(zé)使用維護(hù)報(bào)廢資料的整理歸檔倉(cāng)庫(kù)倉(cāng)庫(kù)代存檔案室按月接收1萬(wàn)≤檔案室開(kāi)箱即歸檔使用部門(mén)需使用的先出借后與安裝調(diào)試資料一并整理歸檔L:\EPS\Roadshow\Elegance(5303731)\Elegance_Template_1.ppt

2023/2/1Page39第三章怎樣管好檔案3.10.1聲像檔案管理辦法音像檔案照片檔案錄音帶數(shù)碼照片傳統(tǒng)照片錄像帶1.聲像檔案分類聲像檔案