采購內(nèi)控制度匯總(終板)

..目錄第一章采購需求計劃3第一節(jié)采購計劃管理制度3第二節(jié)采購需求計劃流程6第三節(jié)采購需求計劃表格7一、采購申請表7二、采購數(shù)量計劃表8三、年度采購計劃表9第二章采購價格管理制度10第一節(jié)采購價格管理制度10第二節(jié)采購價格管理表格12一、采購詢價單12二、議價記錄表13第三章采購控制管理14第一節(jié)采購控制制度14第四章采購申請審批管理19第一節(jié)采購申請審批制度19第五章物料采購跟催方案22第六章采購供應(yīng)商管理25第一節(jié)供應(yīng)商管理制度25第二節(jié)供應(yīng)商選擇流程30第三節(jié)采購供應(yīng)商管理表格31一、供應(yīng)商評估表〔內(nèi)部31二、供應(yīng)商評定表32三、＿＿年供方業(yè)績評定表33第七章采購合同管理34第一節(jié)采購合同管理制度34第二節(jié)采購合同簽訂流程38第三節(jié)采購合同管理39一、合同簽訂審批單39二、合同信息統(tǒng)計表40第八章采購招標(biāo)管理41招標(biāo)采購管理制度41第二節(jié)招標(biāo)采購工作流程44第三節(jié)采購招標(biāo)管理表格45一、擬報價/招標(biāo)單位名單45第九章采購驗收管理工作46第一節(jié)采購驗收管理制度46第二節(jié)采購驗收流程49第三節(jié)采購驗收管理表格50一、原輔材料及外購、外協(xié)件報檢單50二、質(zhì)量〔讓步特采申請單51三、進(jìn)貨檢驗/驗證記錄52第十章采購付款管理53第一節(jié)采購付款工作管理制度53第二節(jié)采購付款工作流程56第三節(jié)采購付款管理表格57一、材料采購付款匯總表57第一章采購需求計劃第一節(jié)采購計劃管理制度一、目的為加強采購計劃的管理,規(guī)范采購計劃的編制、執(zhí)行與調(diào)整等工作事項,保證公司各部門的采購需求按時按質(zhì)的完成,確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利有序的進(jìn)行,特制訂本制度。二、適用范圍采購計劃制度適用范圍如下1、作業(yè)信息的起點：需求部門的申購信息以及公司歷史采購信息。2、作業(yè)信息的終點：采購計劃任務(wù)的分解信息。3、采購計劃作業(yè)的起點：采購需求的收集與分析。4、采購計劃作業(yè)的終點：采購計劃的下達(dá)與執(zhí)行。三、管理職責(zé)的明細(xì)分工1、采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)年度、季度、月度采購計劃的審批與控制,以及采購預(yù)算的編制工作。2、采購計劃人員負(fù)責(zé)年度、季度、月度的單項采購計劃的編制,以及臨時采購的申請。3、采購人員需要嚴(yán)格按照采購計劃來執(zhí)行采購活動,遇臨時采購、緊急采購需執(zhí)行相應(yīng)程序。四、采購需求的分析與確定〔一采購需求預(yù)測采購部在進(jìn)行采購需求分析之前,采購計劃人員應(yīng)收集采購歷史數(shù)據(jù)、市場銷售計劃和生產(chǎn)計劃等各類資料,并將收集到的資料進(jìn)行分類、整理和分析,并對公司的采購需求做出預(yù)測?！捕镔Y請購各請購部門應(yīng)當(dāng)及時匯總部門內(nèi)部的物資需求,編制物資請購單,并在規(guī)定的提前期內(nèi)將物資請購單及時提交采購部。〔三物資需求匯總采購計劃人員需將各部門的物資請購單進(jìn)行匯總并及時編制物資需求匯總表,并與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比,查看需求是否存在異常?！菜拇_定物資需求量1、采購人員應(yīng)首先根據(jù)需求預(yù)測以及各部門的實際需求狀況,確定獨立需求物資的需求數(shù)量。2、獨立需求物資訂購批量和訂購點的確定,可以采用定量訂貨和定期訂貨。3、確定獨立需求物資的需求數(shù)量之后,采購計劃人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步確定相關(guān)需求物資的需求數(shù)量。4、相關(guān)需求物資數(shù)量的確定可以用傳統(tǒng)的訂貨法處理,也可按照相關(guān)產(chǎn)品的需求數(shù)量進(jìn)行分解。5、確定上述兩類物資需求數(shù)量后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)庫存狀況及在途物資的狀況,確定好采購需求數(shù)量。6、采購需求數(shù)量可以由凈需求數(shù)量減去可用庫存數(shù)量、扣減即將到貨的物資數(shù)量后確定。五、采購計劃的編制與審核〔一采購計劃的編制1、采購計劃人員在編制采購計劃時,應(yīng)該考慮經(jīng)營計劃、需求部門的采購申請、物資庫存狀況、公司現(xiàn)金流狀況等相關(guān)因素。2、采購計劃人員要分析和掌握公司市場營銷部根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)、客戶訂單意向、市場預(yù)測等資料做的市場銷售預(yù)測情況。3、采購計劃人員要明確公司的生產(chǎn)計劃和庫存狀況,及時掌握生產(chǎn)部根據(jù)銷售預(yù)測計劃制定的生產(chǎn)計劃和物資需求計劃。4、采購人員在匯總各種物資需求和請購單的基礎(chǔ)上,結(jié)合庫存數(shù)據(jù),編制采購計劃?！捕少徲媱澋膶徍撕蛯徟?、年度采購計劃和月度采購計劃需報請公司主管采購副總進(jìn)行審批；短期采購計劃由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；急需物資,應(yīng)填寫"緊急采購申請表",經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報公司主管采購副總核準(zhǔn)后列入采購范圍。2、采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部門審核,以利于公司各項資金計劃工作的完成。〔三采購計劃審核內(nèi)容采購或財務(wù)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在審核采購計劃時,采購計劃審查重點如下：1、各項采購計劃的口徑是否一致。2、采購計劃與銷售計劃、生產(chǎn)計劃是否相符。3、制定采購計劃所采用的物資需求計劃與物資清單、庫存狀況等資料是否準(zhǔn)確。4、采購計劃中的各類物資數(shù)量、計劃單價、金額等是否合理。六、采購計劃的分解與下達(dá)執(zhí)行〔一采購計劃的分解采購計劃人員應(yīng)將審批后的采購計劃按照時間、職務(wù)、部門等分解成單項采購任務(wù)。〔二采購計劃任務(wù)的下達(dá)1、采購經(jīng)理需將采購任務(wù)分配到個人,并落實責(zé)任,向采購人員傳達(dá)采購任務(wù)的內(nèi)容,并說明采購的品種、數(shù)量、價格、期限和供應(yīng)商情況等內(nèi)容。2、采購部經(jīng)理需判斷采購作業(yè)是否屬于大額采購,對不同的采購作業(yè)采取不同的執(zhí)行方法。大額采購,需由采購經(jīng)理簽發(fā)采購控制書,報請主管副總審批后,再按照采購作業(yè)計劃執(zhí)行采購任務(wù)；小額采購,可由采購部經(jīng)理直接安排采購工作?！踩少徣蝿?wù)執(zhí)行采購人員應(yīng)按照采購計劃進(jìn)行采購工作,并做好采購過程中的情況記錄工作；采購計劃人員應(yīng)對采購人員的采購過程進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)督。第二節(jié)采購需求計劃流程總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)采購經(jīng)理采購員相關(guān)部門下達(dá)年度公司經(jīng)營計劃收集并分析相關(guān)信息下達(dá)經(jīng)營目標(biāo)下達(dá)年度公司經(jīng)營計劃收集并分析相關(guān)信息下達(dá)經(jīng)營目標(biāo)編制本部門采購計劃匯總各部門采購計劃編制本部門采購計劃匯總各部門采購計劃進(jìn)行相關(guān)信息分析進(jìn)行相關(guān)信息分析分析上年度經(jīng)營狀況及年度經(jīng)營目標(biāo)等分析上年度經(jīng)營狀況及年度經(jīng)營目標(biāo)等確定采購種類、數(shù)量、時間、方式等確定采購種類、數(shù)量、時間、方式等制定審批采購計劃制定審批采購計劃審核審核審核審核審核審核編制總體采購預(yù)算編制總體采購預(yù)算編制編制采購計劃審核審核審核審核審核審核執(zhí)行采購計劃定期編制采購差異分析報告執(zhí)行采購計劃定期編制采購差異分析報告調(diào)整采購計劃調(diào)整采購計劃及時更新采購計劃及時更新采購計劃第三節(jié)采購需求計劃表格一、采購申請表申請部門：填報日期：年月日采購類別：□設(shè)備□材料□工程□服務(wù)□低值易耗□其他購置原因：序號名稱規(guī)格型號數(shù)量估價〔總價交貨期備注123456備注：編制人： 部門負(fù)責(zé)人： 總經(jīng)理： ..二、采購數(shù)量計劃表編號：填寫日期：物資編號物資名稱規(guī)格型號月月月供應(yīng)商備注期初存量已購未入量總存量計劃用量期末結(jié)存期初存量已購未入量總存量計劃用量期末結(jié)存期初存量已購未入量總存量計劃用量期末結(jié)存編制人：審核人：批準(zhǔn)日期：年月日三、年度采購計劃表編號：填寫日期：物資名稱規(guī)格需求部門需求總量單價金額每月采購計劃量備注123456789101112編制人：審核人：批準(zhǔn)日期：..第二章采購價格管理制度第一節(jié)采購價格管理制度一、目的為規(guī)范采購價格管理流程和采購價格審核管理,確保所采購物資高品質(zhì)、低價格,保證采購物資質(zhì)量的同時,實現(xiàn)降低成本的目標(biāo),特制定本制度。二、適用范圍采購價格管理作業(yè)規(guī)范的適用范圍如下：1、作業(yè)信息的起點：采購物資的價格調(diào)查信息。2、作業(yè)信息的終點：采購物資的價格確定信息。3、采購價格管理作業(yè)的起點：采購部對采購價格資料進(jìn)行調(diào)查。4、采購價格管理作業(yè)的終點：采購部進(jìn)行采購價格管理工作。三、職責(zé)劃分1、采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核與批準(zhǔn)采購價格。2、采購部負(fù)責(zé)執(zhí)行采購價格管理工作。3、其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供相關(guān)資源,協(xié)助采購部實施采購價格管理工作。四、采購價格調(diào)查1、采購部相關(guān)人員必須進(jìn)行必要的采購價格調(diào)查,經(jīng)常分析或收集資料,明確采購物資的實際成本,以確定采購價格。2、公司各相關(guān)部門具有協(xié)助提供價格信息的義務(wù),協(xié)助采購部開展工作,以便進(jìn)行采購物資的比價參考。五、物資詢價與議價1、采購人員應(yīng)選擇三家以上符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象。2、供應(yīng)商提供報價的物資規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)偬娲窌r,采購人員應(yīng)送采購需求部門確認(rèn)。3、專業(yè)材料、用品的采購,采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價。4、已核定的材料,采購部必須經(jīng)常分析或收集資料,作為降低成本的依據(jù)。5、議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。六、采購價格制定1、物資價格包括物資的到廠價、出廠價、現(xiàn)金價、凈價、毛價、現(xiàn)貨價及合約價等。2、采購人員通過科學(xué)計算物資價格可以精確確定供應(yīng)商的價格底線,協(xié)助進(jìn)行采購談判。3、公司所采購物資價格的制定可采用成本加成法、市價法以及投資報酬率法等方法來確定。七、采購價格審核1、采購人員詢價、議價完成后,在《比價、議價記錄單》上填寫詢價或議價結(jié)果,并附《價格審核單》呈采購部經(jīng)理進(jìn)行審核,并交主管副總進(jìn)行審批。2、采購部經(jīng)理和主管副總均可視需要再進(jìn)行議價或要求采購員進(jìn)一步議價。八、采購價格變動處理1、已核定的物資采購單價如需上漲或降低,采購人員要提供《采購價格分析表》、物資價格行情走勢、同類產(chǎn)品其他供貨渠道的價格信息,并以書面的形式說明原因,上報領(lǐng)導(dǎo)審批。2、當(dāng)公司物資采購數(shù)量或頻率有明顯增加時,采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價。九、采購價格整理存檔采購人員整理并歸檔物資的采購價格后,在價格檔案中詳細(xì)描述物資的價格變動情況、價格制定過程及審議記錄等。第二節(jié)采購價格管理表格一、采購詢價單〔購字第號物資名稱規(guī)格說明單位需求數(shù)量質(zhì)量要求報價須知交貨期限□需于年月日以前交清□訂購后天內(nèi)交清交貨地點付款方式□交貨驗收合格后付款□試用合格后付款訂購方式□分項訂購□以總金額為準(zhǔn)報價期限報價截止日期以上報價請于年月日以前惠予報價以便采購為荷。報價保留時效請保留報價有效期至詢價截止日期起天以上。報價途徑以上報價請?zhí)钪仆瓿珊?郵寄至╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳二、議價記錄表編號：日期：年月日項目供應(yīng)商原詢單價貨幣類別議價后單價議價后總價付款條件價格條件交貨日期交運方式采購擬購核準(zhǔn)檢核承辦單位主管承辦備注第三章采購控制管理第一節(jié)采購控制制度一、目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定,確保采購過程透明化。二、權(quán)責(zé)單位1、采購部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。2、主管副總負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除的審批。三、采購方式分類1．訂單采購方式〔1采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單,訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等,送交供應(yīng)商并表明購買意愿。〔2供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)?！?訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由主管副總檢查訂單的合理性。2．合同訂貨方式〔1采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達(dá)成一致,并且以購銷合同的形式確定下來?！?供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款,公司按合同驗收貨物并支付款項。3．直接采購方式采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單,就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。4．比質(zhì)比價采購方式選擇三家以上的供應(yīng)商,就其質(zhì)量、價格、供貨期等進(jìn)行對比分析,在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下,選擇價格最低的供應(yīng)商。5．緊急采購方式因緊急情況,需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。四、采購方式選擇1．根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。2．一般商品或勞務(wù)的采購應(yīng)采用采購訂單或合同訂貨等方式。3．小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。4．重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后,采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其它金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。五、采購數(shù)量應(yīng)該嚴(yán)格按照采購計劃進(jìn)行確定。六、采購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。七、檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。八、對于需大量采購的原材料、零配件等,必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析,將各種請購進(jìn)行有效的歸類,然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算成本。九、對于請購數(shù)量不大,或者零星采購的商品,采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。十、采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。十一、根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)從實際使用或需要日期算起,倒算出合理的采購時間。2．以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟(jì)的訂貨方式采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。3．保險儲備量和定量當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點時就是采購時間。十二、對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲,或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。十三、采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點來進(jìn)行,但當(dāng)請購單已經(jīng)提出,采購員應(yīng)及時處理請購單,并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。十四、供應(yīng)商初步評價1．采購部與使用部門根據(jù)公司實際需求尋找適合的供應(yīng)商,同時收集多方面的資料,如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù),并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫"供應(yīng)商基本資料表"。2．采購員對"供應(yīng)商基本資料表"進(jìn)行初步評價,挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商,填寫供應(yīng)商候選名單,交采購經(jīng)理審核。3．選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)〔1供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證,應(yīng)有必要的資金能力。〔2供應(yīng)商按國家〔國際標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。〔3有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識?！?具有足夠的生產(chǎn)能力,能滿足本公司經(jīng)營需要。〔5同等價格擇其優(yōu),同等質(zhì)量擇其廉,同價同質(zhì)擇其近。4．采購員在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時,需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求,對于有毒品、危險品,需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。十五、供應(yīng)商現(xiàn)場評審1．采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審,并提出相應(yīng)的意見和建議。2．供應(yīng)商評價內(nèi)容〔1采購部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面?！?財務(wù)部主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商要求的付款條件等?！?使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。〔4上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進(jìn)行評價。3．適用范圍〔1根據(jù)所采購物資對公司經(jīng)營的重要程度,將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別,不同級別實行不同的等級控制。〔2必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。〔3對于普通物資的供應(yīng)商,無需進(jìn)行現(xiàn)場評審?！?緊急、小額零星的采購,由使用部門直接提出申請,采購員進(jìn)行市場調(diào)查后,直接選擇供應(yīng)商,經(jīng)采購經(jīng)理審批后,進(jìn)行采購。十六、供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議"的簽定1．采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定"供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議"。2．"供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議"一式兩份,雙方各執(zhí)一份,作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。十七、樣品需求與供應(yīng)商送樣1．如有樣品需求,由采購員通知供應(yīng)商送交樣品,使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求,如品名、規(guī)格、包裝方式等。2．樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品,數(shù)量應(yīng)多于兩件。十八、樣品確認(rèn)1．樣品在送達(dá)公司后,由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗,并填寫"樣品簽樣試用回單"。2．經(jīng)確認(rèn)合格的樣品,需在樣品上貼"樣品標(biāo)簽",并注明合格或不合格,標(biāo)識檢驗狀態(tài)。3．合格的樣件至少為兩件,一件返還供應(yīng)商,一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。十九、確定合格供應(yīng)商名單1．采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商,無需進(jìn)行現(xiàn)場評審的,直接填寫合格供應(yīng)商名單后,交采購經(jīng)理審核。2．采購經(jīng)理審核無誤后,交主管副總審核。3．原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商,以供采購時選擇。4．唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商,可直接列入"合格供應(yīng)商名單"。二十、選定合格的供應(yīng)商后,采購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。二十一、采購價格審核1．財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核采購價格,并報財務(wù)總監(jiān)、主管副總審批。2．對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過主管副總特殊審批。二十二、條款審核財務(wù)部門對采購訂單進(jìn)行審核,特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。二十三、合同審批根據(jù)《采購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定,報相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。二十四、登記采購訂單1．采購員應(yīng)該按編號編制采購訂單。一式四聯(lián)。〔1一聯(lián)提出請購部門,以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求?！?一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門,一聯(lián)提交倉庫保管部門,作為驗收的標(biāo)準(zhǔn)?！?一聯(lián)提交財務(wù)部,作為入賬憑證。2．采購員要及時對采購訂單進(jìn)行歸檔,在采購訂單每月存檔時應(yīng)檢查已處理的采購?fù)问欠襁B續(xù)編號。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單,并編制報表。4．定期匯總所有未完成的采購申請,并編制報表。二十五、本制度經(jīng)主管副總審批后,自頒布之日起執(zhí)行。二十六、本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。第四章采購申請審批管理第一節(jié)采購申請審批制度第1條公司為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范,特制定本制度。第2條 本公司內(nèi)所有部門的請購,除另有規(guī)定外,均依本制度的規(guī)定辦理。第3條 責(zé)權(quán)單位。1．采購部負(fù)責(zé)公司所需物資的采購工作。2．財務(wù)部負(fù)責(zé)采購物資的貨款支付工作。3．物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。4．財務(wù)總監(jiān)、主管副總根據(jù)權(quán)限審批采購項目。第4條 原材料或零配件的請購。1．需求部門請購?！?原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單?！?倉庫材料保管員接到請購單后,查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù),將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進(jìn)行比較。〔3當(dāng)生產(chǎn)所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數(shù)量時,則同意請購。2．倉儲部門請購。〔1倉庫部門在庫存材料已達(dá)到最低庫存量時提出請購申請?！?倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。①采購員審查請購單,檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出,以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認(rèn)為請購申請合理,則根據(jù)所掌握的市場價格,編制采購預(yù)算。②經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進(jìn)行審核,如果該項請購在經(jīng)營目標(biāo)和采購預(yù)算范圍內(nèi),財務(wù)部簽字確認(rèn)后可交采購部門辦理采購手續(xù)。③采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。第5條 臨時性商品的請購。1．臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。2．使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述,解釋其目的和用途。3．請購單須由使用部門負(fù)責(zé)人審批同意,并須經(jīng)財務(wù)部和主管副總簽字后,采購部方可辦理采購手續(xù)。第6條 資本支出和租賃合同。1．對于資本支出和租賃合同,應(yīng)該由經(jīng)辦部門提出請購,股東大會進(jìn)行決策。2．對重要的、技術(shù)性較強的請購項目,應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證,集體決策和審批,防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。第7條 請購單的開列和遞送。1．請購單的開列?！?請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)庫存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算以及庫存情況開立請購單?！?請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單?！?各部門在生產(chǎn)、基建、維護(hù)工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支,都必須按計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單所列內(nèi)容填報。〔4請購單經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審核后,依請購核準(zhǔn)權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號,送采購部門。2．需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料,請購部門應(yīng)根據(jù)請購單附表,以一單多品方式,提出請購。3．緊急請購時,由請購部門于請購單中注明原因,并加蓋"緊急采購"章。4．材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進(jìn)行的,請購部門應(yīng)于請購單上注明要求。5．物料管理部門按月依耗用狀況,并考慮庫存情況填制請購單,提出請購申請。第8條 請購事項的撤銷1．撤銷請購事項時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購,同時在請購單第1、2聯(lián)加蓋紅色"撤銷"的標(biāo)記并注明撤銷原因。2．采購部門撤銷請購時,注意辦理以下事項?！?采購部門在原請購單加蓋"撤銷"章后,送回原請購部門?！?原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時,采購部門通知撤銷,并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門?！?原請購單未能撤銷時,采購部門應(yīng)通知原請購部門。第9條本制度經(jīng)主管副總審批,自頒布之日起執(zhí)行。第10條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。第五章物料采購跟催方案一、目的為控制采購交期、確保生產(chǎn)順利進(jìn)行、規(guī)范有效的實施物料跟催,特制定本方案。二、適用范圍本方案適用于采購物料跟催的管理工作。三、管理職責(zé)采購部為采購物料工作的歸口管理部門。四、制定跟催工作規(guī)劃<一>跟催工作準(zhǔn)備1.確定交貨日期及數(shù)量。2.了解供應(yīng)商主要生產(chǎn)設(shè)備利用率。3.要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)計劃表或交貨日程規(guī)劃。4.了解供應(yīng)商物料管理及生產(chǎn)管理能力。5.在采購條款中規(guī)定加重違約罰款或解約責(zé)任。6.準(zhǔn)備替代物料來源。<二>擬定采購進(jìn)度時間控制表1.規(guī)劃合理的購運時間。采購部需對請購、采購、供應(yīng)商準(zhǔn)備、運輸、檢驗等各項作業(yè)所需的時間進(jìn)行合理的規(guī)劃。2.比較生產(chǎn)進(jìn)度。需在采購訂單或者合同中明確要求供應(yīng)商編制《生產(chǎn)進(jìn)度計劃表》、《實際生產(chǎn)進(jìn)度表》,并將兩項表格進(jìn)行對比,嚴(yán)格控制交貨時間。<三>制訂溝通計劃1.采購部需和銷售部、生產(chǎn)部密切聯(lián)系,隨時關(guān)注銷售市場情形和生產(chǎn)部計劃變更情況,以便據(jù)此更改采購計劃。2.采購部需制訂計劃定期與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系,以便掌握供應(yīng)商的實時信息。五、跟催方法物料跟催包括但不限于以下四種方法,物料采購專員應(yīng)據(jù)情況選擇合適的方法,確保采購交期的達(dá)成。<一>訂單跟催按照訂單預(yù)定進(jìn)料日期,提前一定時間進(jìn)行跟催,具體包括以下兩種方法。1.聯(lián)單法,將訂購單按照日期順序排列,提前一定時間進(jìn)行跟催。2.統(tǒng)計法,將訂購單統(tǒng)計成報表,提前一定時間進(jìn)行跟催。<二>定期跟催每周在固定的時間將需跟催的訂單整理好,打印成報表,統(tǒng)一定期進(jìn)行跟催。<三>設(shè)置物料跟催表物料采購專員根據(jù)物料跟催表掌握供料狀況,確定跟催對象,保證及時供料。六、采購跟催措施<一>定制物料跟催定制的物料需對供應(yīng)商生產(chǎn)過程進(jìn)行監(jiān)控。1.物料采購專員需及時了解供應(yīng)商備料情形。2.為供應(yīng)商提供必要的材料、模具或技術(shù)支援。3.物料采購專員了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度情況。4.交期及數(shù)量變更時及時通知供應(yīng)商。<二>非定制采購的跟催1.物料采購專員需注意是否按規(guī)定時間收到驗收表。2.物料采購專員及時查詢交貨進(jìn)度。<三>重要物料跟催1.采購部需審核供應(yīng)商的計劃供應(yīng)進(jìn)度,并分別從各項資料獲得供應(yīng)商的實際進(jìn)度。2.重要物料采購除要求供應(yīng)商按期報送進(jìn)度表之外,采購部還應(yīng)實地前往供應(yīng)商處進(jìn)行訪問查證。3.必要時派專人駐場監(jiān)控,確保供應(yīng)商按時交貨。4.將累計交貨結(jié)果以報表形式告知供應(yīng)商,促進(jìn)其改善。七、跟催工作考核<一>采購人員跟催考核采購部需將跟催工作中如下內(nèi)容納入采購人員績效考核體系。1.采購人員對交貨延誤原因進(jìn)行分析的情況。2.采購人員對供應(yīng)商跟催的次數(shù)及溝通情況。3.采購人員對交期的控制情況。<二>供應(yīng)商交期考核1.將供應(yīng)商交期延誤次數(shù)、時間、數(shù)量等納入供應(yīng)商的考核體系。2.供應(yīng)商交期延誤對本工廠造成的損失納入供應(yīng)商的考核體系。3.對交貨及時、質(zhì)量優(yōu)良的供應(yīng)商,增加付款優(yōu)惠及其他獎勵第六章采購供應(yīng)商管理第一節(jié)供應(yīng)商管理制度第1章總則第1條為加強工廠在采購時對供應(yīng)商的管理,保證生產(chǎn)所需物料的供應(yīng),對供應(yīng)商的資質(zhì)和能力進(jìn)行客觀的評價,特制定本制度。第2條本制度適用于對供應(yīng)商進(jìn)行管理時的相關(guān)事宜。第2章供應(yīng)商的調(diào)查第3條工廠的采購人員應(yīng)隨時隨地地進(jìn)行市場信息的收集,關(guān)注與工廠生產(chǎn)所需物料相關(guān)的供應(yīng)商的信息及供應(yīng)價格,建立供應(yīng)商調(diào)查表,以記錄整理潛在或合格供應(yīng)商的信息。第4條建立的供應(yīng)商調(diào)查表的內(nèi)容。1.供應(yīng)商的基本資料,包括供應(yīng)商的名稱、資質(zhì)、地址、法人代表、聯(lián)系方式、注冊資本、是否進(jìn)行直銷等。2.供應(yīng)商的物料供應(yīng)狀況。3.供應(yīng)商供應(yīng)的物料品質(zhì)狀況。4.供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)能力。5.供應(yīng)商的生產(chǎn)能力。6.供應(yīng)商的管理水平。7.供應(yīng)商的財務(wù)及信用狀況。第5條采購人員在尋找潛在供應(yīng)商的途徑。1.工廠與供應(yīng)商的歷史交往記錄。2.供應(yīng)商的商品目錄。3.相關(guān)行業(yè)的行業(yè)期刊。4.工廠固定供應(yīng)商的介紹。5.銷售代理的介紹。6.工廠的銷售代表。7.網(wǎng)絡(luò)搜索。第6條凡是愿意與工廠建立供應(yīng)關(guān)系且符合條件的供應(yīng)商,都應(yīng)制作供應(yīng)商調(diào)查表,并不定時進(jìn)行填寫,作為對供應(yīng)商評價的依據(jù)。第7條當(dāng)供應(yīng)商調(diào)查表中的供應(yīng)商的相關(guān)條件發(fā)生變化時,采購人員應(yīng)及時更新供應(yīng)商調(diào)查表中的相關(guān)信息。第8條對于與工廠目前存在供應(yīng)關(guān)系的供應(yīng)商,采購人員應(yīng)做好與供應(yīng)商發(fā)生每次供應(yīng)關(guān)系的詳細(xì)記錄,并將相關(guān)內(nèi)容及時填入供應(yīng)商調(diào)查表中。第3章供應(yīng)商的評審第9條采購人員應(yīng)不斷地對新的供應(yīng)商及現(xiàn)有的供應(yīng)商進(jìn)行評審,淘汰不符合條件的供應(yīng)商。第10條合格的供應(yīng)商應(yīng)符合的條件。1.供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證和與工廠規(guī)模相匹配的綜合實力。2.供應(yīng)商已建立起質(zhì)量體系并通過了驗證。3.供應(yīng)商具有良好的信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識。4.供應(yīng)商能夠滿足工廠所需物料的供應(yīng)和緊急物料的供應(yīng)。5.供應(yīng)商所供應(yīng)的物料在同等的價格上,質(zhì)量占優(yōu)；在同等的質(zhì)量上,價格更便宜。6.供應(yīng)商所提供的供應(yīng)物料的樣品通過試用并且合格。7.供應(yīng)商若為代理商則應(yīng)調(diào)查其生產(chǎn)廠商是否符合以上條件。第11條供應(yīng)商評審小組成員構(gòu)成及職責(zé)。1.供應(yīng)商的評審工作由供應(yīng)商評審小組負(fù)責(zé)。2.評審小組由采購主管、質(zhì)量主管、技術(shù)主管及財務(wù)經(jīng)理等人員組成。第12條供應(yīng)商的評審的內(nèi)容。1.能力,包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、創(chuàng)新能力、財務(wù)能力、配送能力、技術(shù)水平等。2.質(zhì)量,包括供應(yīng)商提供物料質(zhì)量的控制、產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性、產(chǎn)品的質(zhì)量認(rèn)證等。3.價格,包括采購價格的穩(wěn)定、采購的相對價格、付款條件等。4.時間,包括供應(yīng)商所提供物料的生產(chǎn)周期、訂貨周期、交貨周期、交貨時間、緊急物料的交貨時間等。5.服務(wù),包括供應(yīng)商所提供的售前服務(wù)、售后服務(wù)、訂單跟蹤服務(wù)等。6.其他,包括供應(yīng)商的抗風(fēng)險能力、人員的穩(wěn)定性、安全方面的措施等。第13條對于工廠臨時的且提供物料的總金額在10000元以下的供應(yīng)商,可直接由采購部對其進(jìn)行審核,報采購部經(jīng)理批準(zhǔn)即可。第14條對于工廠的長期合作供應(yīng)商,必須到其生產(chǎn)地進(jìn)行實地評審,并編制評審結(jié)果。第15條供應(yīng)商的評審時間。1.普通供應(yīng)商一般的評審周期為一年。2.提供重要材料的供應(yīng)商至少每半年評審一次。3.與工廠簽訂長期供應(yīng)合同的供應(yīng)商至少每季度評審一次。第4章合格供應(yīng)商檔案管理第16條采購人員應(yīng)將評審合格的供應(yīng)商錄入《合格供應(yīng)商名單》,工廠進(jìn)行采購時將首先考慮名單中的供應(yīng)商。第17條采購部所編制的的《合格供應(yīng)商名單》必須報主管副總及總經(jīng)理進(jìn)行審批。第18條采購部應(yīng)在工廠所需物料的每個品種下應(yīng)根據(jù)評審分?jǐn)?shù)的高低選擇2～3家供應(yīng)商作為工廠的主要供應(yīng)商,其他供應(yīng)商為備選供應(yīng)商,并按照評審等級的高低進(jìn)行采購數(shù)量的分配。第19條《合格供應(yīng)商名單》不是一成不變的,實行優(yōu)勝劣汰原則,即每次評審后將不合格的供應(yīng)商從檔案中刪除。第5章供應(yīng)商考核第20條由采購部按照不同頻率對列入《合格供應(yīng)商名單》中的所有供應(yīng)商進(jìn)行考核。第21條考核方法。對供應(yīng)商實行評分分級制度,滿分為100分。1.90～100分為一級供應(yīng)商。2.80～89分為二級供應(yīng)商。3.70～79分為三級供應(yīng)商。4.70分以下為不合格供應(yīng)商。第22條考核項目和評分標(biāo)準(zhǔn)。對供應(yīng)商的考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。供應(yīng)商的考核項目及評分標(biāo)準(zhǔn)表考核項目權(quán)重總分評分標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量狀況0.660分60×〔合格批數(shù)÷總交貨批數(shù)交付情況0.220分20×〔按時交貨批數(shù)÷總交貨批數(shù)服務(wù)質(zhì)量0.110分配合度、送樣速度、糾正措施回復(fù)、超額運費價格水平0.110分偏高3分、居中6分、居下9分總計1100分第23條考核頻率。關(guān)鍵、重要物料的供應(yīng)商每月考核一次,普通物料的供應(yīng)商每季度考核一次。第24條考核結(jié)果的處理。1.考核結(jié)果在90分以上的供應(yīng)商,優(yōu)先采購。2.考核結(jié)果在80～89分的供應(yīng)商,要求其對不足部分進(jìn)行整改,并將整改結(jié)果以書面形式提交,采購部對其提交的糾正措施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)并存檔。3.考核結(jié)果在70～79分的供應(yīng)商,要求其對不足部分進(jìn)行整改,并將整改結(jié)果以書面形式提交,采購部組對其提交的糾正措施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn),并決定是否對其采購或是減少采購量,其結(jié)果應(yīng)報主管副總及總經(jīng)理審批。4.對考核結(jié)果在70分以下的供應(yīng)商需從《合格供應(yīng)商名單》中刪除,并終止對其采購。5.考核標(biāo)準(zhǔn)和考核結(jié)果由采購人員書面通知供應(yīng)商。第25條對合格供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)督。1.質(zhì)量管理部和采購部應(yīng)保存合格供貨方的供貨質(zhì)量記錄,對于批量產(chǎn)品不合格應(yīng)及時通知供應(yīng)商,產(chǎn)品不合格的對供應(yīng)商提出警告,連續(xù)兩批產(chǎn)品不合格則暫停采購,另選供應(yīng)商或待其提高產(chǎn)品質(zhì)量后再行采購。2.對不合格的供應(yīng)商應(yīng)取消其供貨資格,并修訂《合格供應(yīng)商名單》。第6章附則第26條本制度由公司采購部負(fù)責(zé)制定并解釋。第27條本制度由公司采購部負(fù)責(zé)檢查與考核。第28條本制度報董事會批準(zhǔn)后施行,修改時亦同。第29條本制度施行后,原有的相關(guān)制度自行終止,與本制度有抵觸的規(guī)定,以本制度為準(zhǔn)。第二節(jié)供應(yīng)商選擇流程總經(jīng)理采購經(jīng)理采購員供應(yīng)商進(jìn)行市場調(diào)查進(jìn)行市場調(diào)研進(jìn)行市場調(diào)查進(jìn)行市場調(diào)研提供相關(guān)信息收集潛在供應(yīng)商相關(guān)信息提供相關(guān)信息收集潛在供應(yīng)商相關(guān)信息初步分析、評價供應(yīng)商初步分析、評價供應(yīng)商供應(yīng)商初選供應(yīng)商初選提出候選名單審核審核提出候選名單審核審核根據(jù)采購種類組織現(xiàn)場評審根據(jù)采購種類組織現(xiàn)場評審審核評定供應(yīng)商審核審核評定供應(yīng)商審核匯總評審結(jié)果匯總評審結(jié)果需要樣品需要樣品檢查樣品匯總質(zhì)量信息檢查樣品匯總質(zhì)量信息提供樣品提供樣品確定供應(yīng)商確定供應(yīng)商確定供應(yīng)商名單審核審核確定供應(yīng)商名單審核審核建立供應(yīng)商檔案建立供應(yīng)商檔案第三節(jié)采購供應(yīng)商管理表格一、供應(yīng)商評估表〔內(nèi)部日期：企業(yè)名稱：企業(yè)性質(zhì)：地址：成立時間：法人代表：負(fù)責(zé)人：：公司：__：稅號：郵箱：公司廠房面積：平方米倉儲能力：主要產(chǎn)品：職工總數(shù)：名〔其中：管理人員名；技術(shù)人員名；工人名年產(chǎn)值：萬元月生產(chǎn)能力〔產(chǎn)量：樣品供貨周期：批量供貨周期：生產(chǎn)特點：□成批生產(chǎn)□流水線大量生產(chǎn)□單臺生產(chǎn)□部分外購□全部外購主要生產(chǎn)設(shè)備：臺流水線：條主要客戶〔公司/行業(yè)：公司各部門使用標(biāo)準(zhǔn)名稱和編號：使用或依據(jù)的產(chǎn)品、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：□國家標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)□企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)□無標(biāo)準(zhǔn)主要檢測設(shè)備及數(shù)量：工藝文件：□齊備□有一部分□沒有工藝員：名檢驗/檢測部門：專職檢驗/檢測人員：名進(jìn)料檢驗文件：□齊備□有一部分□沒有過程檢驗文件：□齊備□有一部分□沒有最終檢驗文件：□齊備□有一部分□沒有檢驗記錄：□齊備□有一部分□沒有檢測設(shè)備：□齊備□有一部分□沒有檢驗工具：□齊備□有一部分□沒有產(chǎn)品外觀接受標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品標(biāo)識：□齊備□有一部分□沒有測試設(shè)備校準(zhǔn)狀況：□有計量室□全部委托外部計量機構(gòu)□無檢測是否通過產(chǎn)品或體系認(rèn)證：□是〔指出具體內(nèi)容□否新產(chǎn)品開發(fā)能力：□能自行設(shè)計開發(fā)新產(chǎn)品□只能開發(fā)簡單產(chǎn)品□沒有自行開發(fā)能力國際合作經(jīng)驗：□給外資提供產(chǎn)品□無對外合作經(jīng)驗工廠消防與安全：□很好□較好□一般□較差評估等級：□一類□二類□三類□四類評估：日期：二、供應(yīng)商評定表供方名稱主供產(chǎn)品地址聯(lián)系人/評價方式和內(nèi)容：選以下兩種方法：□收集相應(yīng)資質(zhì)：如生產(chǎn)許可證書、質(zhì)量證明、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、認(rèn)證證書、代理商委托書等；□以往合作情況〔包括工程業(yè)績□現(xiàn)場實地調(diào)查□其他使用者的評價結(jié)果□樣品檢驗或試用評價結(jié)果簡述〔也可附樣品測試、使用結(jié)果、現(xiàn)場評價記錄：其他附件：評定部門意見部門評價意見評定人日期簽字：日期：年月日三、＿＿年供方業(yè)績評定表供方名稱供貨時間產(chǎn)品名稱規(guī)格/型號數(shù)量價格產(chǎn)品質(zhì)量使用效果供貨及時性售后服務(wù)年度綜合評定結(jié)果：年月日評定人：第七章采購合同管理第一節(jié)采購合同管理制度第1章總則第1條為規(guī)范工廠對采購合同的管理事宜,做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作,使其符合采購管理的要求及工廠的利益,特制定本制度。第2條本制度適用于對采購合同管理的相關(guān)事宜。第2章采購合同的編寫第3條公司采購部是采購合同的對口管理部門,負(fù)責(zé)工廠采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。第4條采購合同的編寫程序。1.調(diào)查供應(yīng)商。在編寫合同前,采購部應(yīng)組織專人對《初選供應(yīng)商名單》中的供應(yīng)商展開調(diào)查,調(diào)查的主要內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)水平、管理水平、產(chǎn)品質(zhì)量、法人資格、信用等級等方面,以確定可進(jìn)行談判的供應(yīng)商。2.進(jìn)行談判。采購部應(yīng)與合格的供應(yīng)商展開談判,談判內(nèi)容包括采購物料的價格、數(shù)量、質(zhì)量以及供貨方式、貨款支付等,并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應(yīng)商。3.擬定草案并評審。采購部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案,并交各部門進(jìn)行評審,同時報送法律顧問及總經(jīng)理進(jìn)行審批。4.擬定正式的采購合同。采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、法律顧問及總經(jīng)理的意見對采購合同草案進(jìn)行修訂,并據(jù)此形成正式的采購合同。第5條正式的采購合同主要包括以下九個方面的內(nèi)容。1.合同簽訂雙方的姓名、住所和聯(lián)系方式。2.標(biāo)的的全稱、價格及報酬。3.標(biāo)的的數(shù)量和規(guī)格型號。4.標(biāo)的的品質(zhì)和技術(shù)要求。5.標(biāo)的的履約方式、期限和地點。6.標(biāo)的的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式。7.付款方式和期限。8.售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條件。9.違約責(zé)任和解決爭議的方法。第6條采購合同的條款內(nèi)容必須齊備、明確、具體,文字的表述必須嚴(yán)謹(jǐn)。第3章采購合同的簽訂第7條公司采購合同原則上由總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽訂,但金額在5000元以下時經(jīng)過總經(jīng)理的授權(quán)可委托采購部經(jīng)理出面代表工廠進(jìn)行合同的簽訂。第8條與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格,并以其自己的名義簽訂采購合同,如果委托他人代簽,采購部應(yīng)審驗其委托證明。第9條公司與供應(yīng)商簽訂的合同必須采用書面的形式,不能采取其他任何形式,否則視為無效合同。第10條對于金額在10萬元以下的采購合同,可以采用的方式進(jìn)行簽訂,即公司將合同擬訂好后給供應(yīng)商,供應(yīng)商進(jìn)行蓋章簽字后回傳,公司蓋章簽字后發(fā)給供應(yīng)商回執(zhí),視為合同成立。第11條簽訂后的合同由財務(wù)部保管采購合同的原件并復(fù)印三份,分別交行政部、采購部及法律顧問處進(jìn)行保管。第4章采購合同的執(zhí)行與控制第12條合同簽訂后即具有了法律約束力,采購部應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)送訂貨單,使供應(yīng)商及時準(zhǔn)備公司所需的物料。第13條采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部進(jìn)行采購物料的進(jìn)廠驗收工作,當(dāng)所采購的物料不符合合同所約定的質(zhì)量要求時,采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。第14條采購的所有物料都必須附帶由供應(yīng)商提供的驗收報告,且在驗收報告中有供應(yīng)商的簽章。第15條采購部應(yīng)建立合同履約的管理臺賬,對雙方的履約進(jìn)程進(jìn)行逐次、詳細(xì)的書面登記,并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。第16條對于供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙加工的物料,如果存在加工周期長、加工變數(shù)大、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的現(xiàn)象,應(yīng)要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排,采購部根據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò),進(jìn)行積極的協(xié)商,確保物料能夠及時運送到公司。若供應(yīng)商提供的物料將延緩公司的生產(chǎn),采購部應(yīng)減少在供應(yīng)商處的采購數(shù)量并與其他供應(yīng)商聯(lián)系,增加采購數(shù)量。第17條在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系,將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴,便于在生產(chǎn)旺季加大物料采購時能夠得到及時供應(yīng),在生產(chǎn)淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。第18條采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)性的原則做好物料的采購進(jìn)度控制,既保證倉庫中所采購的物料庫存最低,同時保證庫存物料滿足生產(chǎn)的需求。第5章采購合同的修改與終止第19條在合同執(zhí)行過程中,因供應(yīng)商的原因造成無法按需求量供應(yīng)的采購物料,采購部經(jīng)調(diào)查核實后,可與供應(yīng)商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定,作為采購合同的附件予以執(zhí)行。第20條在合同執(zhí)行過程中,若外部市場環(huán)境發(fā)生變化,因原材料價格或工資上漲而導(dǎo)致供應(yīng)商無法按合同規(guī)定的價格交貨,采購部可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商,簽訂新的供貨價格的條款,作為采購合同的附件執(zhí)行。第21條在合同執(zhí)行過程中,若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交貨,采購部經(jīng)過核實后可與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商、簽訂雙方的延期交貨規(guī)定,作為采購合同的附件予以執(zhí)行。第22條有下列情形之一者,視為合同終止。1.因不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)執(zhí)行,雙方同意取消合同。2.因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同,由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3.出現(xiàn)違背合同中條約的狀況。4.合同約定期滿。5.發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。第6章合同糾紛的處理與合同管理第23條當(dāng)公司與供應(yīng)商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時,一般情況采取以下四種解決方法。1.與供應(yīng)商協(xié)商解決。2.請第三方協(xié)調(diào)解決。3.由仲裁機構(gòu)進(jìn)行仲裁。4.通過法律途徑解決。第24條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀(jì)律,有下列情形之一的,公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進(jìn)行相應(yīng)的處理。1.泄露合同內(nèi)容。2.私自更改合同內(nèi)容。3.丟失合同。4.在合同簽訂及資料保管時發(fā)生損害公司利益的行為。第25條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關(guān)規(guī)定,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和其他損失的,公司將根據(jù)性質(zhì)與情節(jié)輕重對責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰,情節(jié)嚴(yán)重、觸犯法律的,將依法追究其法律責(zé)任。第7章附則第26條本制度未盡事宜,依照國家相關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。第27條本制度自總經(jīng)理辦公會議審議后執(zhí)行。第二節(jié)采購合同簽訂流程總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)采購經(jīng)理采購員供應(yīng)商確定供應(yīng)商確定供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商審核審核審核評審供應(yīng)商審核審核審核評審供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)行談判采購談判根據(jù)公司采購權(quán)限規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的采購談判采購談判根據(jù)公司采購權(quán)限規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的采購談判編制購貨合同編制購貨合同起草購貨合同審核審核審核起草購貨合同審核審核審核形成正式采購合同形成正式采購合同簽簽署合同簽訂合同簽訂合同合同歸檔合同歸檔第三節(jié)采購合同管理一、合同簽訂審批單采購業(yè)務(wù)口采購物資名稱合同編號送入系統(tǒng)時間合同草簽基本內(nèi)容供應(yīng)商名稱采購數(shù)量采購單價采購金額交貨日期采購經(jīng)理審核意見簽字：日期：法律顧問審核意見簽字：日期：主管副總審核意見簽字：日期：..二、合同信息統(tǒng)計表登記人：登記日期：序號合同編號合同內(nèi)容供應(yīng)單位合同數(shù)量合同單價合同金額采購形式聯(lián)系人第八章采購招標(biāo)管理招標(biāo)采購管理制度第1章總則第1條為規(guī)范公司的采購招標(biāo)行為,確保公司的物料采購價格合理、質(zhì)量上乘,保證采購的招標(biāo)本著公開、公平、公正的原則進(jìn)行,杜絕舞弊行為,特制定本制度。第2條本制度適用于公司采購招標(biāo)的管理事宜。第2章招標(biāo)前作業(yè)第3條公司進(jìn)行采購時的物料總采購額達(dá)到五萬元時必須進(jìn)行招標(biāo)采購。第4條采購部人員應(yīng)編制物料招標(biāo)報告報相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批,招標(biāo)報告一般包括以下七個方面的內(nèi)容。1.招標(biāo)內(nèi)容。2.招標(biāo)方式。3.招標(biāo)方案。4.招標(biāo)計劃。5.投標(biāo)人的資格條件。6.評標(biāo)小組的組建方案。7.評標(biāo)的依據(jù)及開標(biāo)的安排。第5條采購部應(yīng)根據(jù)已獲審批的招標(biāo)報告編制采購招標(biāo)文件,招標(biāo)文件具體包括以下內(nèi)容。1.招標(biāo)通知,指招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請書。2.招標(biāo)人須知,指招標(biāo)項目的相關(guān)信息。3.招標(biāo)項目簡介,包括招標(biāo)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、驗收方式、付款方式等。4.投標(biāo)規(guī)定,指投標(biāo)文件的編寫要求、密封方式、發(fā)送方式、發(fā)送份數(shù)及投標(biāo)有效期等內(nèi)容。5.投標(biāo)人資料要求,指投標(biāo)人資質(zhì)或資信的證明材料及對證明文件內(nèi)容的要求。6.標(biāo)底,指標(biāo)底確定的辦法。7.評標(biāo)與中標(biāo),指評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、方式及中標(biāo)的原則。8.遞交投標(biāo)文件,包括投標(biāo)文件的遞送方式、地點及截止時間以及聯(lián)系人員的姓名、地址、、郵箱等。9.投標(biāo)保證金,包括投標(biāo)保證金的金額、繳納方式及處理程序等。10.開標(biāo),包括開標(biāo)的時間安排與地點安排。11.采購合同,指一旦中標(biāo)所簽訂的采購合同的具體內(nèi)容。第6條采購部人員應(yīng)在發(fā)售招標(biāo)文件前收集市場上的供應(yīng)商信息,并在采購部內(nèi)部進(jìn)行資格預(yù)審,將預(yù)審合格供應(yīng)商的資料編制成冊。第7條采購部人員編制好的招標(biāo)文件經(jīng)主管副總、法律顧問及總經(jīng)理審批后,向外發(fā)布招標(biāo)信息,給預(yù)審合格的供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件,并在招標(biāo)文件規(guī)定的期限內(nèi)受理供應(yīng)商的投標(biāo)。第8條評標(biāo)小組工作職責(zé)。1.評標(biāo)小組的組長由主管采購的副總擔(dān)任,組員由采購部、質(zhì)量管理部、工藝技術(shù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門人員擔(dān)任。2.評標(biāo)小組的內(nèi)部應(yīng)制定具體、統(tǒng)一的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。3.各評標(biāo)小組的成員應(yīng)做到不偏不倚,一切以工廠的利益為基準(zhǔn),不得徇私舞弊,一旦發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。第3章招標(biāo)過程作業(yè)第9條開標(biāo)。1.公司的采購招標(biāo)一律采用公開的開標(biāo)方式。2.開標(biāo)的時間、地點按照招標(biāo)文件中的規(guī)定安排,不得隨意變動,確因客觀原因需要變動的應(yīng)及時通知各投標(biāo)單位。3.開標(biāo)前要確認(rèn)投標(biāo)供應(yīng)商的身份。4.開標(biāo)前需要檢查投標(biāo)書的密封情況,如果出現(xiàn)無密封或有明顯打開過密封的投標(biāo)書,則此次招標(biāo)作廢,同時要求各供應(yīng)商重新投標(biāo)。5.開標(biāo)時應(yīng)宣布供應(yīng)商的名稱、投標(biāo)的總金額、有無折扣等相關(guān)內(nèi)容。6.在開標(biāo)當(dāng)天遞送到的投標(biāo)將不做考慮。7.開標(biāo)后,不允許投標(biāo)人改變其投標(biāo)內(nèi)容。第10條評標(biāo)。1.采購招標(biāo)時的評標(biāo)由評標(biāo)小組全權(quán)負(fù)責(zé)。2.評標(biāo)小組經(jīng)過對投標(biāo)文件的鑒定與分析、比價與議價之后,推舉合適的供應(yīng)商,并編制評標(biāo)報告。第11條定標(biāo)。1.總經(jīng)理召開辦公會議,從評標(biāo)小組推薦的供應(yīng)商中選擇中標(biāo)的供應(yīng)商。2.采購部向中標(biāo)的供應(yīng)商發(fā)送中標(biāo)通知書,并將招標(biāo)結(jié)果通知所有的投標(biāo)單位。3.采購部應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商積極聯(lián)系,進(jìn)行談判,簽訂書面采購合同。第二節(jié)招標(biāo)采購工作流程總經(jīng)理采購經(jīng)理采購人員供應(yīng)商編制招標(biāo)文件確定招標(biāo)物資編制招標(biāo)文件確定招標(biāo)物資準(zhǔn)備招標(biāo)文件編制資料準(zhǔn)備招標(biāo)文件編制資料編制招標(biāo)書編制招標(biāo)書審核發(fā)布招標(biāo)公告及資格預(yù)審審核否否審核發(fā)布招標(biāo)公告及資格預(yù)審審核接收招標(biāo)公告信息發(fā)布招標(biāo)公告是是接收招標(biāo)公告信息發(fā)布招標(biāo)公告填報投標(biāo)文件資格審查填報投標(biāo)文件資格審查篩選合格的投標(biāo)商篩選合格的投標(biāo)商出售招標(biāo)文件出售招標(biāo)文件發(fā)出中標(biāo)函發(fā)售標(biāo)書發(fā)出中標(biāo)函發(fā)售標(biāo)書接收投標(biāo)書接收投標(biāo)書開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)開標(biāo)開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)開標(biāo)評標(biāo)評標(biāo)否否審核審核確定中標(biāo)者審核審核確定中標(biāo)者簽署合同接收通知發(fā)出中標(biāo)函簽署合同接收通知發(fā)出中標(biāo)函否簽訂采購合同簽訂合同簽訂采購合同簽訂合同..第三節(jié)采購招標(biāo)管理表格一、擬報價/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報日期：年月日序號投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人/手機電子郵箱備注1234567經(jīng)辦人：采購部：主管副總：..第九章采購驗收管理工作第一節(jié)采購驗收管理制度第1條質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其它相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收,并出具驗收證明。第2條 驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況,應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)部門報告,采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因,及時處理。第3條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo),會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收,對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗。第4條收貨準(zhǔn)備。1．貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的"訂購單"時,按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列,并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資,應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗收,不得虛估。第5條待驗貨物處理。已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物,必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期,并且應(yīng)與已驗收的貨物分開儲存,并規(guī)劃出"待驗區(qū)"以示區(qū)分。第6條實施驗收。1．貨物到貨后,貨物驗收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù)"裝箱單"、"訂購單"、"合同"等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量,并將到貨日期及實收數(shù)量填入"訂購單"。同時,驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。2．質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗收報告,對那些沒有對應(yīng)采購申請的商品或勞務(wù),一律不得簽收。3．質(zhì)量管理部門驗收完畢后,對驗收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收證明,內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等,作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù),并及時報告采購部門和財務(wù)部門。4．驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與"裝箱單"、"訂購單"或合同所載內(nèi)容不符,應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。5．驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時,驗收人員應(yīng)及時通知采購人員通知供應(yīng)商前來處理,并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。6．供應(yīng)商確認(rèn)后,驗收人員開立"索賠處理單"呈部門負(fù)責(zé)人核實后,送財務(wù)部門及采購部門辦理。第7條超交處理。1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。2．屬于自然溢余的,由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量,經(jīng)請購部門主管同意后進(jìn)行收貨,并通知采購人員。第8條短交處理。交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量,以要求補足為原則,由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。第9條急用品驗收。緊急貨物到貨后,若尚未收到"請購單"。驗收人員應(yīng)先與采購部核對,確認(rèn)無誤后,按收貨作業(yè)辦理。第10條貨物驗收規(guī)范。質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等,適時召集使用部門及其它有關(guān)部門,按照所需貨物制定"貨物驗收規(guī)范"作為采購及驗收的依據(jù)。第11條貨物檢驗結(jié)果處理。根據(jù)不同檢驗結(jié)果可做以下兩個方面處理。1．檢驗合格的貨物,檢驗人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽,倉庫人員再將合格品入庫定位。2．驗收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物,檢驗人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽,并于"材料檢驗報告單"上注明不合格原因,經(jīng)負(fù)責(zé)人核實后通知采購部門送回貨物,辦理退貨。第12條退換貨作業(yè)。1．檢驗不合格的貨物退貨時,采購員應(yīng)開立"貨物交運單"并附有關(guān)"貨物檢驗報告單"呈采購經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決,需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。3．對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠,索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務(wù)部門。第二節(jié)采購驗收流程初步檢驗采購經(jīng)理質(zhì)檢部采購員供應(yīng)商初步檢驗按時發(fā)貨接收貨物按時發(fā)貨接收貨物清點核對清點核對質(zhì)量檢驗問題質(zhì)量檢驗問題組織質(zhì)量檢驗檢驗貨物質(zhì)量組織質(zhì)