采購內控制度匯總(終板)

..目錄第一章采購需求計劃3第一節(jié)采購計劃管理制度3第二節(jié)采購需求計劃流程6第三節(jié)采購需求計劃表格7一、采購申請表7二、采購數(shù)量計劃表8三、年度采購計劃表9第二章采購價格管理制度10第一節(jié)采購價格管理制度10第二節(jié)采購價格管理表格12一、采購詢價單12二、議價記錄表13第三章采購控制管理14第一節(jié)采購控制制度14第四章采購申請審批管理19第一節(jié)采購申請審批制度19第五章物料采購跟催方案22第六章采購供應商管理25第一節(jié)供應商管理制度25第二節(jié)供應商選擇流程30第三節(jié)采購供應商管理表格31一、供應商評估表〔內部31二、供應商評定表32三、＿＿年供方業(yè)績評定表33第七章采購合同管理34第一節(jié)采購合同管理制度34第二節(jié)采購合同簽訂流程38第三節(jié)采購合同管理39一、合同簽訂審批單39二、合同信息統(tǒng)計表40第八章采購招標管理41招標采購管理制度41第二節(jié)招標采購工作流程44第三節(jié)采購招標管理表格45一、擬報價/招標單位名單45第九章采購驗收管理工作46第一節(jié)采購驗收管理制度46第二節(jié)采購驗收流程49第三節(jié)采購驗收管理表格50一、原輔材料及外購、外協(xié)件報檢單50二、質量〔讓步特采申請單51三、進貨檢驗/驗證記錄52第十章采購付款管理53第一節(jié)采購付款工作管理制度53第二節(jié)采購付款工作流程56第三節(jié)采購付款管理表格57一、材料采購付款匯總表57第一章采購需求計劃第一節(jié)采購計劃管理制度一、目的為加強采購計劃的管理,規(guī)范采購計劃的編制、執(zhí)行與調整等工作事項,保證公司各部門的采購需求按時按質的完成,確保公司生產經營活動順利有序的進行,特制訂本制度。二、適用范圍采購計劃制度適用范圍如下1、作業(yè)信息的起點：需求部門的申購信息以及公司歷史采購信息。2、作業(yè)信息的終點：采購計劃任務的分解信息。3、采購計劃作業(yè)的起點：采購需求的收集與分析。4、采購計劃作業(yè)的終點：采購計劃的下達與執(zhí)行。三、管理職責的明細分工1、采購部經理負責年度、季度、月度采購計劃的審批與控制,以及采購預算的編制工作。2、采購計劃人員負責年度、季度、月度的單項采購計劃的編制,以及臨時采購的申請。3、采購人員需要嚴格按照采購計劃來執(zhí)行采購活動,遇臨時采購、緊急采購需執(zhí)行相應程序。四、采購需求的分析與確定〔一采購需求預測采購部在進行采購需求分析之前,采購計劃人員應收集采購歷史數(shù)據(jù)、市場銷售計劃和生產計劃等各類資料,并將收集到的資料進行分類、整理和分析,并對公司的采購需求做出預測。〔二物資請購各請購部門應當及時匯總部門內部的物資需求,編制物資請購單,并在規(guī)定的提前期內將物資請購單及時提交采購部。〔三物資需求匯總采購計劃人員需將各部門的物資請購單進行匯總并及時編制物資需求匯總表,并與歷史數(shù)據(jù)進行對比,查看需求是否存在異常。〔四確定物資需求量1、采購人員應首先根據(jù)需求預測以及各部門的實際需求狀況,確定獨立需求物資的需求數(shù)量。2、獨立需求物資訂購批量和訂購點的確定,可以采用定量訂貨和定期訂貨。3、確定獨立需求物資的需求數(shù)量之后,采購計劃人員應當進一步確定相關需求物資的需求數(shù)量。4、相關需求物資數(shù)量的確定可以用傳統(tǒng)的訂貨法處理,也可按照相關產品的需求數(shù)量進行分解。5、確定上述兩類物資需求數(shù)量后,應當根據(jù)庫存狀況及在途物資的狀況,確定好采購需求數(shù)量。6、采購需求數(shù)量可以由凈需求數(shù)量減去可用庫存數(shù)量、扣減即將到貨的物資數(shù)量后確定。五、采購計劃的編制與審核〔一采購計劃的編制1、采購計劃人員在編制采購計劃時,應該考慮經營計劃、需求部門的采購申請、物資庫存狀況、公司現(xiàn)金流狀況等相關因素。2、采購計劃人員要分析和掌握公司市場營銷部根據(jù)經營目標、客戶訂單意向、市場預測等資料做的市場銷售預測情況。3、采購計劃人員要明確公司的生產計劃和庫存狀況,及時掌握生產部根據(jù)銷售預測計劃制定的生產計劃和物資需求計劃。4、采購人員在匯總各種物資需求和請購單的基礎上,結合庫存數(shù)據(jù),編制采購計劃。〔二采購計劃的審核和審批1、年度采購計劃和月度采購計劃需報請公司主管采購副總進行審批；短期采購計劃由采購部經理批準后執(zhí)行；急需物資,應填寫"緊急采購申請表",經部門負責人審核簽字后報公司主管采購副總核準后列入采購范圍。2、采購計劃應同時報送財務部門審核,以利于公司各項資金計劃工作的完成?！踩少徲媱潓徍藘热莶少徎蜇攧盏南嚓P領導在審核采購計劃時,采購計劃審查重點如下：1、各項采購計劃的口徑是否一致。2、采購計劃與銷售計劃、生產計劃是否相符。3、制定采購計劃所采用的物資需求計劃與物資清單、庫存狀況等資料是否準確。4、采購計劃中的各類物資數(shù)量、計劃單價、金額等是否合理。六、采購計劃的分解與下達執(zhí)行〔一采購計劃的分解采購計劃人員應將審批后的采購計劃按照時間、職務、部門等分解成單項采購任務?！捕少徲媱澣蝿盏南逻_1、采購經理需將采購任務分配到個人,并落實責任,向采購人員傳達采購任務的內容,并說明采購的品種、數(shù)量、價格、期限和供應商情況等內容。2、采購部經理需判斷采購作業(yè)是否屬于大額采購,對不同的采購作業(yè)采取不同的執(zhí)行方法。大額采購,需由采購經理簽發(fā)采購控制書,報請主管副總審批后,再按照采購作業(yè)計劃執(zhí)行采購任務；小額采購,可由采購部經理直接安排采購工作?！踩少徣蝿請?zhí)行采購人員應按照采購計劃進行采購工作,并做好采購過程中的情況記錄工作；采購計劃人員應對采購人員的采購過程進行進度監(jiān)督。第二節(jié)采購需求計劃流程總經理財務總監(jiān)采購經理采購員相關部門下達年度公司經營計劃收集并分析相關信息下達經營目標下達年度公司經營計劃收集并分析相關信息下達經營目標編制本部門采購計劃匯總各部門采購計劃編制本部門采購計劃匯總各部門采購計劃進行相關信息分析進行相關信息分析分析上年度經營狀況及年度經營目標等分析上年度經營狀況及年度經營目標等確定采購種類、數(shù)量、時間、方式等確定采購種類、數(shù)量、時間、方式等制定審批采購計劃制定審批采購計劃審核審核審核審核審核審核編制總體采購預算編制總體采購預算編制編制采購計劃審核審核審核審核審核審核執(zhí)行采購計劃定期編制采購差異分析報告執(zhí)行采購計劃定期編制采購差異分析報告調整采購計劃調整采購計劃及時更新采購計劃及時更新采購計劃第三節(jié)采購需求計劃表格一、采購申請表申請部門：填報日期：年月日采購類別：□設備□材料□工程□服務□低值易耗□其他購置原因：序號名稱規(guī)格型號數(shù)量估價〔總價交貨期備注123456備注：編制人： 部門負責人： 總經理： ..二、采購數(shù)量計劃表編號：填寫日期：物資編號物資名稱規(guī)格型號月月月供應商備注期初存量已購未入量總存量計劃用量期末結存期初存量已購未入量總存量計劃用量期末結存期初存量已購未入量總存量計劃用量期末結存編制人：審核人：批準日期：年月日三、年度采購計劃表編號：填寫日期：物資名稱規(guī)格需求部門需求總量單價金額每月采購計劃量備注123456789101112編制人：審核人：批準日期：..第二章采購價格管理制度第一節(jié)采購價格管理制度一、目的為規(guī)范采購價格管理流程和采購價格審核管理,確保所采購物資高品質、低價格,保證采購物資質量的同時,實現(xiàn)降低成本的目標,特制定本制度。二、適用范圍采購價格管理作業(yè)規(guī)范的適用范圍如下：1、作業(yè)信息的起點：采購物資的價格調查信息。2、作業(yè)信息的終點：采購物資的價格確定信息。3、采購價格管理作業(yè)的起點：采購部對采購價格資料進行調查。4、采購價格管理作業(yè)的終點：采購部進行采購價格管理工作。三、職責劃分1、采購部經理負責審核與批準采購價格。2、采購部負責執(zhí)行采購價格管理工作。3、其他相關部門負責提供相關資源,協(xié)助采購部實施采購價格管理工作。四、采購價格調查1、采購部相關人員必須進行必要的采購價格調查,經常分析或收集資料,明確采購物資的實際成本,以確定采購價格。2、公司各相關部門具有協(xié)助提供價格信息的義務,協(xié)助采購部開展工作,以便進行采購物資的比價參考。五、物資詢價與議價1、采購人員應選擇三家以上符合采購條件的供應商作為詢價對象。2、供應商提供報價的物資規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬替代品時,采購人員應送采購需求部門確認。3、專業(yè)材料、用品的采購,采購部應會同使用部門共同詢價與議價。4、已核定的材料,采購部必須經常分析或收集資料,作為降低成本的依據(jù)。5、議價應注意品質、交期、服務兼顧。六、采購價格制定1、物資價格包括物資的到廠價、出廠價、現(xiàn)金價、凈價、毛價、現(xiàn)貨價及合約價等。2、采購人員通過科學計算物資價格可以精確確定供應商的價格底線,協(xié)助進行采購談判。3、公司所采購物資價格的制定可采用成本加成法、市價法以及投資報酬率法等方法來確定。七、采購價格審核1、采購人員詢價、議價完成后,在《比價、議價記錄單》上填寫詢價或議價結果,并附《價格審核單》呈采購部經理進行審核,并交主管副總進行審批。2、采購部經理和主管副總均可視需要再進行議價或要求采購員進一步議價。八、采購價格變動處理1、已核定的物資采購單價如需上漲或降低,采購人員要提供《采購價格分析表》、物資價格行情走勢、同類產品其他供貨渠道的價格信息,并以書面的形式說明原因,上報領導審批。2、當公司物資采購數(shù)量或頻率有明顯增加時,采購人員應要求供應商適當降低單價。九、采購價格整理存檔采購人員整理并歸檔物資的采購價格后,在價格檔案中詳細描述物資的價格變動情況、價格制定過程及審議記錄等。第二節(jié)采購價格管理表格一、采購詢價單〔購字第號物資名稱規(guī)格說明單位需求數(shù)量質量要求報價須知交貨期限□需于年月日以前交清□訂購后天內交清交貨地點付款方式□交貨驗收合格后付款□試用合格后付款訂購方式□分項訂購□以總金額為準報價期限報價截止日期以上報價請于年月日以前惠予報價以便采購為荷。報價保留時效請保留報價有效期至詢價截止日期起天以上。報價途徑以上報價請?zhí)钪仆瓿珊?郵寄至╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳二、議價記錄表編號：日期：年月日項目供應商原詢單價貨幣類別議價后單價議價后總價付款條件價格條件交貨日期交運方式采購擬購核準檢核承辦單位主管承辦備注第三章采購控制管理第一節(jié)采購控制制度一、目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應商選擇等各項規(guī)定,確保采購過程透明化。二、權責單位1、采購部負責本制度的制定、修改、廢除等工作。2、主管副總負責本制度的制定、修改、廢除的審批。三、采購方式分類1．訂單采購方式〔1采購部根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單,訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等,送交供應商并表明購買意愿?！?供應商按照訂單上面的要求生產和供應商品或勞務。〔3訂單在提交給供應商之前應由主管副總檢查訂單的合理性。2．合同訂貨方式〔1采購部與供應商通過談判就采購的貨物的質量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結算方式等項內容達成一致,并且以購銷合同的形式確定下來?！?供應商按合同提供貨物并取得貨款,公司按合同驗收貨物并支付款項。3．直接采購方式采購人員根據(jù)批準的請購單,就其所列貨物直接向供應商購買的一種采購方式。4．比質比價采購方式選擇三家以上的供應商,就其質量、價格、供貨期等進行對比分析,在符合質量標準的前提下,選擇價格最低的供應商。5．緊急采購方式因緊急情況,需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。四、采購方式選擇1．根據(jù)商品或勞務的性質及其供應情況確定采購方式。2．一般商品或勞務的采購應采用采購訂單或合同訂貨等方式。3．小額零星商品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。4．重要的商品或勞務以及政策性采購等應當經過決策論證和特殊的審批程序后,采用訂單或合同方式或者比質比價方式。5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其它金額較大的大宗物資采購采用比質比價采購方式。五、采購數(shù)量應該嚴格按照采購計劃進行確定。六、采購員應審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內。七、檢查使用商品和獲得勞務的部門負責人是否在請購單上簽字同意。八、對于需大量采購的原材料、零配件等,必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析,將各種請購進行有效的歸類,然后利用經濟批量法來測算成本。九、對于請購數(shù)量不大,或者零星采購的商品,采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執(zhí)行。十、采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。十一、根據(jù)請購性質和采購方式確定具體的采購時間。1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務從實際使用或需要日期算起,倒算出合理的采購時間。2．以最佳成本為原則確定最經濟的訂貨方式采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。3．保險儲備量和定量當某一商品達到訂貨點時就是采購時間。十二、對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務活動被推遲,或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產。十三、采購時間的控制由倉庫管理部門運用經濟批量法和分析最低存貨點來進行,但當請購單已經提出,采購員應及時處理請購單,并將處理結果及時通知倉庫管理部門。十四、供應商初步評價1．采購部與使用部門根據(jù)公司實際需求尋找適合的供應商,同時收集多方面的資料,如質量、服務、交貨期、價格作為篩選的依據(jù),并要求有合作意向的供應商填寫"供應商基本資料表"。2．采購員對"供應商基本資料表"進行初步評價,挑選出值得進一步評審的供應商,填寫供應商候選名單,交采購經理審核。3．選擇供應商標準〔1供應商應有合法的經營許可證,應有必要的資金能力?！?供應商按國家〔國際標準建立質量體系并已通過認證?！?有良好的售前、售后服務措施和服務意識。〔4具有足夠的生產能力,能滿足本公司經營需要。〔5同等價格擇其優(yōu),同等質量擇其廉,同價同質擇其近。4．采購員在對供應商進行初步評審時,需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求,對于有毒品、危險品,需要求供應商提供相關證明文件。十五、供應商現(xiàn)場評審1．采購部會同使用部門、請購部門、生產部門、質量管理部門、技術部門以及財務部門共同進行供應商的現(xiàn)場評審,并提出相應的意見和建議。2．供應商評價內容〔1采購部主要負責評價供應商的資質、經營狀況、信用等級及服務等方面。〔2財務部主要負責評價供應商要求的付款條件等。〔3使用部門、質量管理部門主要負責評價供應商提供商品的質量?！?上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進行評價。3．適用范圍〔1根據(jù)所采購物資對公司經營的重要程度,將采購的商品分為關鍵、重要、普通三個級別,不同級別實行不同的等級控制?！?必須對提供關鍵與重要材料的供應商進行現(xiàn)場評審?！?對于普通物資的供應商,無需進行現(xiàn)場評審。〔4緊急、小額零星的采購,由使用部門直接提出申請,采購員進行市場調查后,直接選擇供應商,經采購經理審批后,進行采購。十六、供應商質量保證協(xié)議"的簽定1．采購部負責與現(xiàn)場評審合格的關鍵、重要材料的供應商和普通物資供應商簽定"供應商質量保證協(xié)議"。2．"供應商質量保證協(xié)議"一式兩份,雙方各執(zhí)一份,作為供應商提供合格物資的一種契約。十七、樣品需求與供應商送樣1．如有樣品需求,由采購員通知供應商送交樣品,使用部門、質量管理部門等相關人員需對樣品提出詳細的質量要求,如品名、規(guī)格、包裝方式等。2．樣品應為供應商正常經營情況下的具有代表性的商品,數(shù)量應多于兩件。十八、樣品確認1．樣品在送達公司后,由驗收人員及使用部門完成樣品的質量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗,并填寫"樣品簽樣試用回單"。2．經確認合格的樣品,需在樣品上貼"樣品標簽",并注明合格或不合格,標識檢驗狀態(tài)。3．合格的樣件至少為兩件,一件返還供應商,一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。十九、確定合格供應商名單1．采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結果和樣品檢查結果選擇合格供應商,無需進行現(xiàn)場評審的,直接填寫合格供應商名單后,交采購經理審核。2．采購經理審核無誤后,交主管副總審核。3．原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應商,以供采購時選擇。4．唯一供應商或獨占市場的供應商,可直接列入"合格供應商名單"。二十、選定合格的供應商后,采購員在合格的供應商名單內找出合適的供應商進行采購。二十一、采購價格審核1．財務部、使用部門等相關部門負責審核采購價格,并報財務總監(jiān)、主管副總審批。2．對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經過主管副總特殊審批。二十二、條款審核財務部門對采購訂單進行審核,特殊條款必須由法律辦公室或專業(yè)法律顧問把關。二十三、合同審批根據(jù)《采購授權審批制度》的相關規(guī)定,報相關人員按權限進行審批。二十四、登記采購訂單1．采購員應該按編號編制采購訂單。一式四聯(lián)?！?一聯(lián)提出請購部門,以便讓請購部門驗證訂單的內容是否符合他們的要求?！?一聯(lián)提交質量管理部門,一聯(lián)提交倉庫保管部門,作為驗收的標準?！?一聯(lián)提交財務部,作為入賬憑證。2．采購員要及時對采購訂單進行歸檔,在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采購汀單是否連續(xù)編號。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單,并編制報表。4．定期匯總所有未完成的采購申請,并編制報表。二十五、本制度經主管副總審批后,自頒布之日起執(zhí)行。二十六、本制度由采購部負責解釋。第四章采購申請審批管理第一節(jié)采購申請審批制度第1條公司為明確商品或勞務采購的申請與審批規(guī)范,特制定本制度。第2條 本公司內所有部門的請購,除另有規(guī)定外,均依本制度的規(guī)定辦理。第3條 責權單位。1．采購部負責公司所需物資的采購工作。2．財務部負責采購物資的貨款支付工作。3．物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。4．財務總監(jiān)、主管副總根據(jù)權限審批采購項目。第4條 原材料或零配件的請購。1．需求部門請購?！?原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或實際經營需要提出請購單?！?倉庫材料保管員接到請購單后,查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù),將庫存數(shù)與生產部門需要的數(shù)量進行比較。〔3當生產所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數(shù)量時,則同意請購。2．倉儲部門請購?！?倉庫部門在庫存材料已達到最低庫存量時提出請購申請?！?倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。①采購員審查請購單,檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復提出,以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認為請購申請合理,則根據(jù)所掌握的市場價格,編制采購預算。②經采購員簽署同意的請購單交財務部進行審核,如果該項請購在經營目標和采購預算范圍內,財務部簽字確認后可交采購部門辦理采購手續(xù)。③采購部應將處理過的請購單歸檔備案。第5條 臨時性商品的請購。1．臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。2．使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述,解釋其目的和用途。3．請購單須由使用部門負責人審批同意,并須經財務部和主管副總簽字后,采購部方可辦理采購手續(xù)。第6條 資本支出和租賃合同。1．對于資本支出和租賃合同,應該由經辦部門提出請購,股東大會進行決策。2．對重要的、技術性較強的請購項目,應當組織專家進行論證,集體決策和審批,防止決策失誤而造成嚴重損失。第7條 請購單的開列和遞送。1．請購單的開列。〔1請購經辦人員應根據(jù)庫存量管理基準、用料預算以及庫存情況開立請購單?！?請購單分為計劃內采購請購單和計劃外采購請購單?！?各部門在生產、基建、維護工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支,都必須按計劃內采購請購單和計劃外采購請購單所列內容填報?！?請購單經使用部門負責人審核后,依請購核準權限報有關領導簽字批準,并根據(jù)內部管理要求編號,送采購部門。2．需用日期相同且屬同一供應商提供的統(tǒng)購材料,請購部門應根據(jù)請購單附表,以一單多品方式,提出請購。3．緊急請購時,由請購部門于請購單中注明原因,并加蓋"緊急采購"章。4．材料檢驗必須經過特定方式進行的,請購部門應于請購單上注明要求。5．物料管理部門按月依耗用狀況,并考慮庫存情況填制請購單,提出請購申請。第8條 請購事項的撤銷1．撤銷請購事項時應由原請購部門立即通知采購部門停止采購,同時在請購單第1、2聯(lián)加蓋紅色"撤銷"的標記并注明撤銷原因。2．采購部門撤銷請購時,注意辦理以下事項。〔1采購部門在原請購單加蓋"撤銷"章后,送回原請購部門。〔2原"請購單"已送物料管理部門待辦收料時,采購部門通知撤銷,并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門?！?原請購單未能撤銷時,采購部門應通知原請購部門。第9條本制度經主管副總審批,自頒布之日起執(zhí)行。第10條 本制度由采購部負責解釋。第五章物料采購跟催方案一、目的為控制采購交期、確保生產順利進行、規(guī)范有效的實施物料跟催,特制定本方案。二、適用范圍本方案適用于采購物料跟催的管理工作。三、管理職責采購部為采購物料工作的歸口管理部門。四、制定跟催工作規(guī)劃<一>跟催工作準備1.確定交貨日期及數(shù)量。2.了解供應商主要生產設備利用率。3.要求供應商提供生產計劃表或交貨日程規(guī)劃。4.了解供應商物料管理及生產管理能力。5.在采購條款中規(guī)定加重違約罰款或解約責任。6.準備替代物料來源。<二>擬定采購進度時間控制表1.規(guī)劃合理的購運時間。采購部需對請購、采購、供應商準備、運輸、檢驗等各項作業(yè)所需的時間進行合理的規(guī)劃。2.比較生產進度。需在采購訂單或者合同中明確要求供應商編制《生產進度計劃表》、《實際生產進度表》,并將兩項表格進行對比,嚴格控制交貨時間。<三>制訂溝通計劃1.采購部需和銷售部、生產部密切聯(lián)系,隨時關注銷售市場情形和生產部計劃變更情況,以便據(jù)此更改采購計劃。2.采購部需制訂計劃定期與供應商進行聯(lián)系,以便掌握供應商的實時信息。五、跟催方法物料跟催包括但不限于以下四種方法,物料采購專員應據(jù)情況選擇合適的方法,確保采購交期的達成。<一>訂單跟催按照訂單預定進料日期,提前一定時間進行跟催,具體包括以下兩種方法。1.聯(lián)單法,將訂購單按照日期順序排列,提前一定時間進行跟催。2.統(tǒng)計法,將訂購單統(tǒng)計成報表,提前一定時間進行跟催。<二>定期跟催每周在固定的時間將需跟催的訂單整理好,打印成報表,統(tǒng)一定期進行跟催。<三>設置物料跟催表物料采購專員根據(jù)物料跟催表掌握供料狀況,確定跟催對象,保證及時供料。六、采購跟催措施<一>定制物料跟催定制的物料需對供應商生產過程進行監(jiān)控。1.物料采購專員需及時了解供應商備料情形。2.為供應商提供必要的材料、模具或技術支援。3.物料采購專員了解供應商的生產進度情況。4.交期及數(shù)量變更時及時通知供應商。<二>非定制采購的跟催1.物料采購專員需注意是否按規(guī)定時間收到驗收表。2.物料采購專員及時查詢交貨進度。<三>重要物料跟催1.采購部需審核供應商的計劃供應進度,并分別從各項資料獲得供應商的實際進度。2.重要物料采購除要求供應商按期報送進度表之外,采購部還應實地前往供應商處進行訪問查證。3.必要時派專人駐場監(jiān)控,確保供應商按時交貨。4.將累計交貨結果以報表形式告知供應商,促進其改善。七、跟催工作考核<一>采購人員跟催考核采購部需將跟催工作中如下內容納入采購人員績效考核體系。1.采購人員對交貨延誤原因進行分析的情況。2.采購人員對供應商跟催的次數(shù)及溝通情況。3.采購人員對交期的控制情況。<二>供應商交期考核1.將供應商交期延誤次數(shù)、時間、數(shù)量等納入供應商的考核體系。2.供應商交期延誤對本工廠造成的損失納入供應商的考核體系。3.對交貨及時、質量優(yōu)良的供應商,增加付款優(yōu)惠及其他獎勵第六章采購供應商管理第一節(jié)供應商管理制度第1章總則第1條為加強工廠在采購時對供應商的管理,保證生產所需物料的供應,對供應商的資質和能力進行客觀的評價,特制定本制度。第2條本制度適用于對供應商進行管理時的相關事宜。第2章供應商的調查第3條工廠的采購人員應隨時隨地地進行市場信息的收集,關注與工廠生產所需物料相關的供應商的信息及供應價格,建立供應商調查表,以記錄整理潛在或合格供應商的信息。第4條建立的供應商調查表的內容。1.供應商的基本資料,包括供應商的名稱、資質、地址、法人代表、聯(lián)系方式、注冊資本、是否進行直銷等。2.供應商的物料供應狀況。3.供應商供應的物料品質狀況。4.供應商的專業(yè)技術能力。5.供應商的生產能力。6.供應商的管理水平。7.供應商的財務及信用狀況。第5條采購人員在尋找潛在供應商的途徑。1.工廠與供應商的歷史交往記錄。2.供應商的商品目錄。3.相關行業(yè)的行業(yè)期刊。4.工廠固定供應商的介紹。5.銷售代理的介紹。6.工廠的銷售代表。7.網絡搜索。第6條凡是愿意與工廠建立供應關系且符合條件的供應商,都應制作供應商調查表,并不定時進行填寫,作為對供應商評價的依據(jù)。第7條當供應商調查表中的供應商的相關條件發(fā)生變化時,采購人員應及時更新供應商調查表中的相關信息。第8條對于與工廠目前存在供應關系的供應商,采購人員應做好與供應商發(fā)生每次供應關系的詳細記錄,并將相關內容及時填入供應商調查表中。第3章供應商的評審第9條采購人員應不斷地對新的供應商及現(xiàn)有的供應商進行評審,淘汰不符合條件的供應商。第10條合格的供應商應符合的條件。1.供應商應有合法的經營許可證和與工廠規(guī)模相匹配的綜合實力。2.供應商已建立起質量體系并通過了驗證。3.供應商具有良好的信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識。4.供應商能夠滿足工廠所需物料的供應和緊急物料的供應。5.供應商所供應的物料在同等的價格上,質量占優(yōu)；在同等的質量上,價格更便宜。6.供應商所提供的供應物料的樣品通過試用并且合格。7.供應商若為代理商則應調查其生產廠商是否符合以上條件。第11條供應商評審小組成員構成及職責。1.供應商的評審工作由供應商評審小組負責。2.評審小組由采購主管、質量主管、技術主管及財務經理等人員組成。第12條供應商的評審的內容。1.能力,包括供應商的生產能力、創(chuàng)新能力、財務能力、配送能力、技術水平等。2.質量,包括供應商提供物料質量的控制、產品質量的穩(wěn)定性、產品的質量認證等。3.價格,包括采購價格的穩(wěn)定、采購的相對價格、付款條件等。4.時間,包括供應商所提供物料的生產周期、訂貨周期、交貨周期、交貨時間、緊急物料的交貨時間等。5.服務,包括供應商所提供的售前服務、售后服務、訂單跟蹤服務等。6.其他,包括供應商的抗風險能力、人員的穩(wěn)定性、安全方面的措施等。第13條對于工廠臨時的且提供物料的總金額在10000元以下的供應商,可直接由采購部對其進行審核,報采購部經理批準即可。第14條對于工廠的長期合作供應商,必須到其生產地進行實地評審,并編制評審結果。第15條供應商的評審時間。1.普通供應商一般的評審周期為一年。2.提供重要材料的供應商至少每半年評審一次。3.與工廠簽訂長期供應合同的供應商至少每季度評審一次。第4章合格供應商檔案管理第16條采購人員應將評審合格的供應商錄入《合格供應商名單》,工廠進行采購時將首先考慮名單中的供應商。第17條采購部所編制的的《合格供應商名單》必須報主管副總及總經理進行審批。第18條采購部應在工廠所需物料的每個品種下應根據(jù)評審分數(shù)的高低選擇2～3家供應商作為工廠的主要供應商,其他供應商為備選供應商,并按照評審等級的高低進行采購數(shù)量的分配。第19條《合格供應商名單》不是一成不變的,實行優(yōu)勝劣汰原則,即每次評審后將不合格的供應商從檔案中刪除。第5章供應商考核第20條由采購部按照不同頻率對列入《合格供應商名單》中的所有供應商進行考核。第21條考核方法。對供應商實行評分分級制度,滿分為100分。1.90～100分為一級供應商。2.80～89分為二級供應商。3.70～79分為三級供應商。4.70分以下為不合格供應商。第22條考核項目和評分標準。對供應商的考核項目及評分標準如下表所示。供應商的考核項目及評分標準表考核項目權重總分評分標準質量狀況0.660分60×〔合格批數(shù)÷總交貨批數(shù)交付情況0.220分20×〔按時交貨批數(shù)÷總交貨批數(shù)服務質量0.110分配合度、送樣速度、糾正措施回復、超額運費價格水平0.110分偏高3分、居中6分、居下9分總計1100分第23條考核頻率。關鍵、重要物料的供應商每月考核一次,普通物料的供應商每季度考核一次。第24條考核結果的處理。1.考核結果在90分以上的供應商,優(yōu)先采購。2.考核結果在80～89分的供應商,要求其對不足部分進行整改,并將整改結果以書面形式提交,采購部對其提交的糾正措施和結果進行確認并存檔。3.考核結果在70～79分的供應商,要求其對不足部分進行整改,并將整改結果以書面形式提交,采購部組對其提交的糾正措施和結果進行確認,并決定是否對其采購或是減少采購量,其結果應報主管副總及總經理審批。4.對考核結果在70分以下的供應商需從《合格供應商名單》中刪除,并終止對其采購。5.考核標準和考核結果由采購人員書面通知供應商。第25條對合格供應商的質量監(jiān)督。1.質量管理部和采購部應保存合格供貨方的供貨質量記錄,對于批量產品不合格應及時通知供應商,產品不合格的對供應商提出警告,連續(xù)兩批產品不合格則暫停采購,另選供應商或待其提高產品質量后再行采購。2.對不合格的供應商應取消其供貨資格,并修訂《合格供應商名單》。第6章附則第26條本制度由公司采購部負責制定并解釋。第27條本制度由公司采購部負責檢查與考核。第28條本制度報董事會批準后施行,修改時亦同。第29條本制度施行后,原有的相關制度自行終止,與本制度有抵觸的規(guī)定,以本制度為準。第二節(jié)供應商選擇流程總經理采購經理采購員供應商進行市場調查進行市場調研進行市場調查進行市場調研提供相關信息收集潛在供應商相關信息提供相關信息收集潛在供應商相關信息初步分析、評價供應商初步分析、評價供應商供應商初選供應商初選提出候選名單審核審核提出候選名單審核審核根據(jù)采購種類組織現(xiàn)場評審根據(jù)采購種類組織現(xiàn)場評審審核評定供應商審核審核評定供應商審核匯總評審結果匯總評審結果需要樣品需要樣品檢查樣品匯總質量信息檢查樣品匯總質量信息提供樣品提供樣品確定供應商確定供應商確定供應商名單審核審核確定供應商名單審核審核建立供應商檔案建立供應商檔案第三節(jié)采購供應商管理表格一、供應商評估表〔內部日期：企業(yè)名稱：企業(yè)性質：地址：成立時間：法人代表：負責人：：公司：__：稅號：郵箱：公司廠房面積：平方米倉儲能力：主要產品：職工總數(shù)：名〔其中：管理人員名；技術人員名；工人名年產值：萬元月生產能力〔產量：樣品供貨周期：批量供貨周期：生產特點：□成批生產□流水線大量生產□單臺生產□部分外購□全部外購主要生產設備：臺流水線：條主要客戶〔公司/行業(yè)：公司各部門使用標準名稱和編號：使用或依據(jù)的產品、質量標準：□國家標準□行業(yè)標準□企業(yè)標準□無標準主要檢測設備及數(shù)量：工藝文件：□齊備□有一部分□沒有工藝員：名檢驗/檢測部門：專職檢驗/檢測人員：名進料檢驗文件：□齊備□有一部分□沒有過程檢驗文件：□齊備□有一部分□沒有最終檢驗文件：□齊備□有一部分□沒有檢驗記錄：□齊備□有一部分□沒有檢測設備：□齊備□有一部分□沒有檢驗工具：□齊備□有一部分□沒有產品外觀接受標準：產品標識：□齊備□有一部分□沒有測試設備校準狀況：□有計量室□全部委托外部計量機構□無檢測是否通過產品或體系認證：□是〔指出具體內容□否新產品開發(fā)能力：□能自行設計開發(fā)新產品□只能開發(fā)簡單產品□沒有自行開發(fā)能力國際合作經驗：□給外資提供產品□無對外合作經驗工廠消防與安全：□很好□較好□一般□較差評估等級：□一類□二類□三類□四類評估：日期：二、供應商評定表供方名稱主供產品地址聯(lián)系人/評價方式和內容：選以下兩種方法：□收集相應資質：如生產許可證書、質量證明、營業(yè)執(zhí)照、資質證書、認證證書、代理商委托書等；□以往合作情況〔包括工程業(yè)績□現(xiàn)場實地調查□其他使用者的評價結果□樣品檢驗或試用評價結果簡述〔也可附樣品測試、使用結果、現(xiàn)場評價記錄：其他附件：評定部門意見部門評價意見評定人日期簽字：日期：年月日三、＿＿年供方業(yè)績評定表供方名稱供貨時間產品名稱規(guī)格/型號數(shù)量價格產品質量使用效果供貨及時性售后服務年度綜合評定結果：年月日評定人：第七章采購合同管理第一節(jié)采購合同管理制度第1章總則第1條為規(guī)范工廠對采購合同的管理事宜,做好采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、修改等工作,使其符合采購管理的要求及工廠的利益,特制定本制度。第2條本制度適用于對采購合同管理的相關事宜。第2章采購合同的編寫第3條公司采購部是采購合同的對口管理部門,負責工廠采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行、控制等管理事項。第4條采購合同的編寫程序。1.調查供應商。在編寫合同前,采購部應組織專人對《初選供應商名單》中的供應商展開調查,調查的主要內容包括供應商的經營范圍、銀行資金、履約能力、技術水平、管理水平、產品質量、法人資格、信用等級等方面,以確定可進行談判的供應商。2.進行談判。采購部應與合格的供應商展開談判,談判內容包括采購物料的價格、數(shù)量、質量以及供貨方式、貨款支付等,并根據(jù)談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。3.擬定草案并評審。采購部應根據(jù)談判所形成的方案擬定采購合同草案,并交各部門進行評審,同時報送法律顧問及總經理進行審批。4.擬定正式的采購合同。采購部應根據(jù)各相關部門、法律顧問及總經理的意見對采購合同草案進行修訂,并據(jù)此形成正式的采購合同。第5條正式的采購合同主要包括以下九個方面的內容。1.合同簽訂雙方的姓名、住所和聯(lián)系方式。2.標的的全稱、價格及報酬。3.標的的數(shù)量和規(guī)格型號。4.標的的品質和技術要求。5.標的的履約方式、期限和地點。6.標的的驗收標準和方式。7.付款方式和期限。8.售后服務和其他優(yōu)惠條件。9.違約責任和解決爭議的方法。第6條采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體,文字的表述必須嚴謹。第3章采購合同的簽訂第7條公司采購合同原則上由總經理負責簽訂,但金額在5000元以下時經過總經理的授權可委托采購部經理出面代表工廠進行合同的簽訂。第8條與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格,并以其自己的名義簽訂采購合同,如果委托他人代簽,采購部應審驗其委托證明。第9條公司與供應商簽訂的合同必須采用書面的形式,不能采取其他任何形式,否則視為無效合同。第10條對于金額在10萬元以下的采購合同,可以采用的方式進行簽訂,即公司將合同擬訂好后給供應商,供應商進行蓋章簽字后回傳,公司蓋章簽字后發(fā)給供應商回執(zhí),視為合同成立。第11條簽訂后的合同由財務部保管采購合同的原件并復印三份,分別交行政部、采購部及法律顧問處進行保管。第4章采購合同的執(zhí)行與控制第12條合同簽訂后即具有了法律約束力,采購部應及時向供應商發(fā)送訂貨單,使供應商及時準備公司所需的物料。第13條采購部應配合質量管理部進行采購物料的進廠驗收工作,當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時,采購部應積極聯(lián)系供應商進行處理。第14條采購的所有物料都必須附帶由供應商提供的驗收報告,且在驗收報告中有供應商的簽章。第15條采購部應建立合同履約的管理臺賬,對雙方的履約進程進行逐次、詳細的書面登記,并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。第16條對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料,如果存在加工周期長、加工變數(shù)大、監(jiān)控過程比較復雜的現(xiàn)象,應要求供應商提供進度安排,采購部根據(jù)進度安排與供應商進行聯(lián)絡,進行積極的協(xié)商,確保物料能夠及時運送到公司。若供應商提供的物料將延緩公司的生產,采購部應減少在供應商處的采購數(shù)量并與其他供應商聯(lián)系,增加采購數(shù)量。第17條在合同的執(zhí)行過程中采購部要處理好與供應商的關系,將供應商視為公司的戰(zhàn)略發(fā)展伙伴,便于在生產旺季加大物料采購時能夠得到及時供應,在生產淡季時能夠縮減或取消物料采購的數(shù)量。第18條采購部應本著經濟性的原則做好物料的采購進度控制,既保證倉庫中所采購的物料庫存最低,同時保證庫存物料滿足生產的需求。第5章采購合同的修改與終止第19條在合同執(zhí)行過程中,因供應商的原因造成無法按需求量供應的采購物料,采購部經調查核實后,可與供應商簽訂新的采購物料的數(shù)量規(guī)定,作為采購合同的附件予以執(zhí)行。第20條在合同執(zhí)行過程中,若外部市場環(huán)境發(fā)生變化,因原材料價格或工資上漲而導致供應商無法按合同規(guī)定的價格交貨,采購部可與供應商進行協(xié)商,簽訂新的供貨價格的條款,作為采購合同的附件執(zhí)行。第21條在合同執(zhí)行過程中,若因不可抗力導致供應商無法按時交貨,采購部經過核實后可與供應商進行協(xié)商、簽訂雙方的延期交貨規(guī)定,作為采購合同的附件予以執(zhí)行。第22條有下列情形之一者,視為合同終止。1.因不可抗力導致合同無法繼續(xù)執(zhí)行,雙方同意取消合同。2.因市場環(huán)境或需求的變化一方提出取消合同,由雙方協(xié)商解決賠償事宜。3.出現(xiàn)違背合同中條約的狀況。4.合同約定期滿。5.發(fā)生符合合同條款中合約解除的事項。第6章合同糾紛的處理與合同管理第23條當公司與供應商所簽訂的合同出現(xiàn)糾紛時,一般情況采取以下四種解決方法。1.與供應商協(xié)商解決。2.請第三方協(xié)調解決。3.由仲裁機構進行仲裁。4.通過法律途徑解決。第24條采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律,有下列情形之一的,公司將根據(jù)情節(jié)的輕重進行相應的處理。1.泄露合同內容。2.私自更改合同內容。3.丟失合同。4.在合同簽訂及資料保管時發(fā)生損害公司利益的行為。第25條參與采購合同履行與監(jiān)督的人員違反公司的相關規(guī)定,給公司造成經濟損失和其他損失的,公司將根據(jù)性質與情節(jié)輕重對責任人進行行政和經濟處罰,情節(jié)嚴重、觸犯法律的,將依法追究其法律責任。第7章附則第26條本制度未盡事宜,依照國家相關的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。第27條本制度自總經理辦公會議審議后執(zhí)行。第二節(jié)采購合同簽訂流程總經理財務總監(jiān)采購經理采購員供應商確定供應商確定供應商選擇供應商選擇供應商審核審核審核評審供應商審核審核審核評審供應商進行進行談判采購談判根據(jù)公司采購權限規(guī)定進行相應的采購談判采購談判根據(jù)公司采購權限規(guī)定進行相應的采購談判編制購貨合同編制購貨合同起草購貨合同審核審核審核起草購貨合同審核審核審核形成正式采購合同形成正式采購合同簽簽署合同簽訂合同簽訂合同合同歸檔合同歸檔第三節(jié)采購合同管理一、合同簽訂審批單采購業(yè)務口采購物資名稱合同編號送入系統(tǒng)時間合同草簽基本內容供應商名稱采購數(shù)量采購單價采購金額交貨日期采購經理審核意見簽字：日期：法律顧問審核意見簽字：日期：主管副總審核意見簽字：日期：..二、合同信息統(tǒng)計表登記人：登記日期：序號合同編號合同內容供應單位合同數(shù)量合同單價合同金額采購形式聯(lián)系人第八章采購招標管理招標采購管理制度第1章總則第1條為規(guī)范公司的采購招標行為,確保公司的物料采購價格合理、質量上乘,保證采購的招標本著公開、公平、公正的原則進行,杜絕舞弊行為,特制定本制度。第2條本制度適用于公司采購招標的管理事宜。第2章招標前作業(yè)第3條公司進行采購時的物料總采購額達到五萬元時必須進行招標采購。第4條采購部人員應編制物料招標報告報相關的領導進行審批,招標報告一般包括以下七個方面的內容。1.招標內容。2.招標方式。3.招標方案。4.招標計劃。5.投標人的資格條件。6.評標小組的組建方案。7.評標的依據(jù)及開標的安排。第5條采購部應根據(jù)已獲審批的招標報告編制采購招標文件,招標文件具體包括以下內容。1.招標通知,指招標公告或招標邀請書。2.招標人須知,指招標項目的相關信息。3.招標項目簡介,包括招標物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點、驗收方式、付款方式等。4.投標規(guī)定,指投標文件的編寫要求、密封方式、發(fā)送方式、發(fā)送份數(shù)及投標有效期等內容。5.投標人資料要求,指投標人資質或資信的證明材料及對證明文件內容的要求。6.標底,指標底確定的辦法。7.評標與中標,指評標的標準、方式及中標的原則。8.遞交投標文件,包括投標文件的遞送方式、地點及截止時間以及聯(lián)系人員的姓名、地址、、郵箱等。9.投標保證金,包括投標保證金的金額、繳納方式及處理程序等。10.開標,包括開標的時間安排與地點安排。11.采購合同,指一旦中標所簽訂的采購合同的具體內容。第6條采購部人員應在發(fā)售招標文件前收集市場上的供應商信息,并在采購部內部進行資格預審,將預審合格供應商的資料編制成冊。第7條采購部人員編制好的招標文件經主管副總、法律顧問及總經理審批后,向外發(fā)布招標信息,給預審合格的供應商發(fā)售招標文件,并在招標文件規(guī)定的期限內受理供應商的投標。第8條評標小組工作職責。1.評標小組的組長由主管采購的副總擔任,組員由采購部、質量管理部、工藝技術部、財務部等相關部門人員擔任。2.評標小組的內部應制定具體、統(tǒng)一的評標標準。3.各評標小組的成員應做到不偏不倚,一切以工廠的利益為基準,不得徇私舞弊,一旦發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理。第3章招標過程作業(yè)第9條開標。1.公司的采購招標一律采用公開的開標方式。2.開標的時間、地點按照招標文件中的規(guī)定安排,不得隨意變動,確因客觀原因需要變動的應及時通知各投標單位。3.開標前要確認投標供應商的身份。4.開標前需要檢查投標書的密封情況,如果出現(xiàn)無密封或有明顯打開過密封的投標書,則此次招標作廢,同時要求各供應商重新投標。5.開標時應宣布供應商的名稱、投標的總金額、有無折扣等相關內容。6.在開標當天遞送到的投標將不做考慮。7.開標后,不允許投標人改變其投標內容。第10條評標。1.采購招標時的評標由評標小組全權負責。2.評標小組經過對投標文件的鑒定與分析、比價與議價之后,推舉合適的供應商,并編制評標報告。第11條定標。1.總經理召開辦公會議,從評標小組推薦的供應商中選擇中標的供應商。2.采購部向中標的供應商發(fā)送中標通知書,并將招標結果通知所有的投標單位。3.采購部應與中標供應商積極聯(lián)系,進行談判,簽訂書面采購合同。第二節(jié)招標采購工作流程總經理采購經理采購人員供應商編制招標文件確定招標物資編制招標文件確定招標物資準備招標文件編制資料準備招標文件編制資料編制招標書編制招標書審核發(fā)布招標公告及資格預審審核否否審核發(fā)布招標公告及資格預審審核接收招標公告信息發(fā)布招標公告是是接收招標公告信息發(fā)布招標公告填報投標文件資格審查填報投標文件資格審查篩選合格的投標商篩選合格的投標商出售招標文件出售招標文件發(fā)出中標函發(fā)售標書發(fā)出中標函發(fā)售標書接收投標書接收投標書開標評標定標開標開標評標定標開標評標評標否否審核審核確定中標者審核審核確定中標者簽署合同接收通知發(fā)出中標函簽署合同接收通知發(fā)出中標函否簽訂采購合同簽訂合同簽訂采購合同簽訂合同..第三節(jié)采購招標管理表格一、擬報價/招標單位名單單位名稱：填報日期：年月日序號投標單位名稱資質情況業(yè)績情況聯(lián)系人/手機電子郵箱備注1234567經辦人：采購部：主管副總：..第九章采購驗收管理工作第一節(jié)采購驗收管理制度第1條質量管理部門和相關使用部門對所購貨物或勞務等品種、規(guī)格、數(shù)量、質量和其它相關內容進行驗收,并出具驗收證明。第2條 驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況,應當立即向采購部或有關部門報告,采購部或有關部門應查明原因,及時處理。第3條 貨物的驗收由質量管理部門主導,會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收,對收到貨物的數(shù)量和質量進行檢驗。第4條收貨準備。1．貨物驗收人員在采購部門轉來已核準的"訂購單"時,按供應商、貨物交貨日期分別依序排列,并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資,應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收,不得虛估。第5條待驗貨物處理。已經到貨、等待驗收的貨物,必須在商品的外包裝上貼上貨物標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期,并且應與已驗收的貨物分開儲存,并規(guī)劃出"待驗區(qū)"以示區(qū)分。第6條實施驗收。1．貨物到貨后,貨物驗收人員應會同使用部門根據(jù)"裝箱單"、"訂購單"、"合同"等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量,并將到貨日期及實收數(shù)量填入"訂購單"。同時,驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。2．質量管理部門應當使用按順序編號的驗收報告,對那些沒有對應采購申請的商品或勞務,一律不得簽收。3．質量管理部門驗收完畢后,對驗收合格的商品或勞務應當編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收證明,內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等,作為驗收商品或勞務的依據(jù),并及時報告采購部門和財務部門。4．驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與"裝箱單"、"訂購單"或合同所載內容不符,應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。5．驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況而且達到一定程度時,驗收人員應及時通知采購人員通知供應商前來處理,并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。6．供應商確認后,驗收人員開立"索賠處理單"呈部門負責人核實后,送財務部門及采購部門辦理。第7條超交處理。1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應退回供貨商。2．屬于自然溢余的,由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量,經請購部門主管同意后進行收貨,并通知采購人員。第8條短交處理。交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量,以要求補足為原則,由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡供應商進行處理。第9條急用品驗收。緊急貨物到貨后,若尚未收到"請購單"。驗收人員應先與采購部核對,確認無誤后,按收貨作業(yè)辦理。第10條貨物驗收規(guī)范。質量管理部門應當根據(jù)貨物的重要性及特性等,適時召集使用部門及其它有關部門,按照所需貨物制定"貨物驗收規(guī)范"作為采購及驗收的依據(jù)。第11條貨物檢驗結果處理。根據(jù)不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。1．檢驗合格的貨物,檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽,倉庫人員再將合格品入庫定位。2．驗收不合標準的貨物,檢驗人員應貼上不合格標簽,并于"材料檢驗報告單"上注明不合格原因,經負責人核實后通知采購部門送回貨物,辦理退貨。第12條退換貨作業(yè)。1．檢驗不合格的貨物退貨時,采購員應開立"貨物交運單"并附有關"貨物檢驗報告單"呈采購經理簽字確認后辦理退貨。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決,需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內通知財務部門。3．對于已付款但貨物在保修期或保質期出現(xiàn)質量問題的要負責聯(lián)系維修或索賠,索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務部門。第二節(jié)采購驗收流程初步檢驗采購經理質檢部采購員供應商初步檢驗按時發(fā)貨接收貨物按時發(fā)貨接收貨物清點核對清點核對質量檢驗問題質量檢驗問題組織質量檢驗檢驗貨物質量組織質