采購作業(yè)實施辦法

采購作業(yè)實施辦法演講人2022-01-26

第一章總則第一條目的。為加強(qiáng)本公司的采購工作管理，規(guī)范物資采購作業(yè)事務(wù)，提高物資采購效率，特制定本辦法。第二條采購基本要求。1．采購對象。采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報價水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評價，以供選擇時參考。2．價格、質(zhì)量。以合理價格采購較高品質(zhì)的材料。3．時限。配合使用部門需要日期及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時供應(yīng)。第三條采購方式。供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)材料使用狀況、用量低、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。1．定期合同采購：對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價格穩(wěn)定的材料，應(yīng)選用本方式辦理。2．特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由供應(yīng)部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送供應(yīng)部門審核。3．一般采購：供應(yīng)部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。

第二章確定采購需求第四條請購單。1．請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請購單，在請購單上逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部。2．來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。3．特殊情況需按緊急請購辦理時，可在《請購單》“備注”欄注明原因，以急件遞送。4．以下物品可免開清單，而以《辦公用品申請單》委托采購部門辦理，如：招待用品、書報、名片、文具、報表，以及小額采購的材料等。第五條期限。1．采購部應(yīng)按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)采購時機(jī)，采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施。原則上應(yīng)以供貨合約擬定的交貨期限為準(zhǔn)，加計請購呈批及驗收所需時間。2．原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部應(yīng)專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各相關(guān)部門。第三章實施采購logo第六條權(quán)限。特約廠家或特殊原材料采購項目合同書需申報給總經(jīng)理核批，辦公用品涉及資金超過2000元的采購，需呈總經(jīng)理審批。第七條供應(yīng)商選擇。1．各項材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于《供應(yīng)廠商資料卡》上存檔備用。對于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，供應(yīng)部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。2．新供應(yīng)商的開發(fā)，由技術(shù)部、生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)檢部會同采購部實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制《供應(yīng)廠商資料卡》呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。3．對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由采購部以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)總調(diào)復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。第八條詢價。1．采購部收到《請購單》時，即簽字確認(rèn)，采購經(jīng)辦人員辦理詢價作業(yè)，原則上誰詢價誰負(fù)責(zé)的辦事原則進(jìn)行考核。2．各采購經(jīng)辦人員收到《請購單》，應(yīng)先判斷請購材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。3．詢價程序。（1）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊原因如獨家制造，獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外），并填寫在《請購單》上。（2）對于加工合同采購項目，采購部應(yīng)要求廠商填具《成本分析表》連同《報價單》一并送來，作為議價參考。（3）采購經(jīng)辦人員詢價時，應(yīng)將詢價截止日期填注于《請購單》內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。（4）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報價后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。4．詢價完成后，采購辦理人員應(yīng)將詢價、報價的全部資料整理報送供應(yīng)部，據(jù)以議價。第九條議價。1．議價時除注意質(zhì)量、價格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款等。2．議價應(yīng)采用多種形式進(jìn)行。議價完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。第十條訂購。1．由采購經(jīng)辦人員于《請購單》上填寫訂購日及約定日，再交由采購辦理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，報送廠商。將《請購單》第二聯(lián)送材料倉庫以待收料。2．預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)與廠商采購合同書。合同書正本兩份，一份存采購部。一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分存采購部、財務(wù)部門及檔案室。第四章采購進(jìn)度控制第十一條采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目，均應(yīng)根據(jù)實際情況確定作業(yè)進(jìn)度管制點，預(yù)定作業(yè)進(jìn)度，制定采購進(jìn)度控制表。第十二條預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。第十三條采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成采購時，應(yīng)及時通報請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。第五章特殊情況處理第十四條請購項目撤銷處理。各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來《撤銷請購單》后按下列方式辦理。1．若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由供應(yīng)部將原請購單與《撤銷請購單》第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。2．若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷后，向供應(yīng)廠商取回采購聯(lián)絡(luò)函，然后依第1項方式辦理。若供應(yīng)廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于《撤銷請購單》上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購部將《撤銷請購單》返回原請購部門。第六章緊急請購處理

第十五條采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ?，?yīng)立即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢議價格，待收到正式的《請購單》時，補入詢議價結(jié)果，按急件方式處理。

第七章交貨質(zhì)量異常處理第十六條各采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)量管理部驗收不合格的《材料檢驗報告表》時，應(yīng)盡快與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于《材料檢驗報告表》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫。1．對于需退料、換料或補交者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于《材料檢驗報告表》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。2．因質(zhì)量不合格而退貨、換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計算。3．采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。4．交期延誤罰扣處理：采購人員收到交貨延誤（本地廠商延交1日、外埠廠商延交3日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送財務(wù)部的擬整理付款事務(wù)反饋時，應(yīng)按下列方式處理。（1）計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，定有買賣合同的按合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），并通知廠商罰扣原因與金額。（2）在供貨方同意扣款或補足發(fā)票時，由供應(yīng)部在收料單及發(fā)票上填記實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原《請購單》第二聯(lián)、收料單、材料檢驗報告表等資料送財務(wù)部整理付款。（3）如廠方不同意按第（1）種方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉，并將交涉結(jié)果書面呈總經(jīng)理核決后按第（2）種方式處理。第十七條屬銷售慣例或配合最小包裝量廠