第04章帳務(wù)處理子系統(tǒng)

1第四章帳務(wù)處理子系統(tǒng)本章要點手工與IT環(huán)境下帳務(wù)處理的不同帳務(wù)處理系統(tǒng)的基本原理和功能帳務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件設(shè)計和會計編碼的設(shè)計方法帳務(wù)處理系統(tǒng)的初始設(shè)置憑證處理與記帳結(jié)帳出納管理輔助核算和管理帳簿輸出和通用報表2第一節(jié)帳務(wù)處理概述帳務(wù)處理的概念帳務(wù)處理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的功能劃分3帳務(wù)處理系統(tǒng)的基本特征規(guī)范性和通用性比較好綜合性強集成性要求高控制要求嚴(yán)、正確性要求高4第二節(jié)帳務(wù)處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程手工賬務(wù)處理流程原始憑證記帳憑證總帳日記帳明細(xì)帳會計報表5手工會計下帳務(wù)處理形式的缺陷數(shù)據(jù)大量重復(fù)、數(shù)據(jù)的一致性差信息提供不及時準(zhǔn)確性差工作強度大原始憑證編制憑證臨時憑證文件用戶科目編碼及余額表人員權(quán)限表其他初始化表其他系統(tǒng)傳入憑證審核憑證輸出記賬科目余額/發(fā)生額文件部門/項目輔助文件憑證主文件企業(yè)對賬文件期末處理編報輸出銀行對賬單輸入或傳送基本賬套參數(shù)表銀行對賬文件銀行對賬輸出記賬憑證已審核記賬憑證記賬憑證及匯總情況自動轉(zhuǎn)賬憑證會計報表帳務(wù)處理明細(xì)賬日記賬輔助賬表余額調(diào)節(jié)表已達(dá)賬項未達(dá)賬項初始化IT環(huán)境帳務(wù)處理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)流程圖7賬務(wù)處理主要計算機(jī)數(shù)據(jù)文件設(shè)計序號數(shù)據(jù)項目說明1憑證類型如：收、付、轉(zhuǎn)2憑證號如：收001、收002等，要求分類連續(xù)3日期憑證填制的日期4摘要填制人員輸入的對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簡單說明文字5科目編碼在初始化設(shè)置中設(shè)置過的會計科目編碼6借方金額對應(yīng)的會計科目借方發(fā)生額，與貸方金額不能同時為07貸方金額對應(yīng)的會計科目貸方發(fā)生額，與貸方金額不能同時為08附件張數(shù)可以為空或09制證憑證錄入人員名字，由程序自動填入10審核審核人員名字，由程序自動填入，未審核為空11記賬記賬人員名字，由程序自動填入，未記賬為空憑證文件主要數(shù)據(jù)項目8分月存儲情況下的科目匯總文件的主要內(nèi)容序號數(shù)據(jù)項目說明1科目編碼如1001,1002012月末余額方向如借/貸3月初余額可能分為金額、外幣、數(shù)量、單價、匯率多個字段4借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段5貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段6年累計借方可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段7年累計貸方可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段9分年存儲情況下的科目匯總文件的主要內(nèi)容序號字段名稱說明1科目編碼如1001,1002012余額方向如借/貸3年初余額可能分為金額、外幣、數(shù)量、單價、匯率多個字段41月借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段51月貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段62月借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段72月貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段8…………912月借方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段1012月貸方發(fā)生額可能分為金額、外幣、數(shù)量等多個字段10計算機(jī)方式與手工方式下帳務(wù)處理的差異起點數(shù)據(jù)內(nèi)容不同：手工為原始憑證，IT下可以是原始憑證、記賬憑證（包括機(jī)制憑證）以記賬憑證為主數(shù)據(jù)處理方式不同：手工下不同憑證由多人登記到不同的帳簿,而IT下由計算機(jī)統(tǒng)一處理數(shù)據(jù)存儲方式不同：手工下每一帳簿都由紙質(zhì)帳本記錄,IT下需要時由計算機(jī)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件并查詢和打印對帳方式不同會計信息的查詢和統(tǒng)計方式不同11賬務(wù)處理流程控制

一、控制要點1、作為會計記錄依據(jù)的交易經(jīng)過了授權(quán)2、業(yè)務(wù)職責(zé)分工合理3、軟件操作權(quán)限分工合理4、保留審計線索5、獨立復(fù)核二、主要控制環(huán)節(jié)1、輸入控制2、處理控制3、輸出控制12第三節(jié)帳務(wù)處理系統(tǒng)會計科目編碼和主要數(shù)據(jù)文件設(shè)計文字科目的缺點：位數(shù)長準(zhǔn)確性、唯一性、一致性差計算機(jī)分類不方便科目的數(shù)字編碼優(yōu)點：便于反映會計科目間的邏輯關(guān)系保證會計科目的唯一性便于計算機(jī)處理和分類節(jié)省存儲空間提高處理速度13會計科目編碼的設(shè)計編碼原則：規(guī)定性（一級科目及部分明細(xì)科目由財政部和主管部門統(tǒng)一規(guī)定）層次性：如固定資產(chǎn)1501見附表一致性（相同的內(nèi)容需要用相同的編碼來反映）簡短性（某級科目長度夠用即可）擴(kuò)展性（未來夠用）14會計科目編碼設(shè)計方法科目編碼體系的設(shè)計定長定位：如確定會計科目的結(jié)構(gòu)為4-2-2，多數(shù)軟件采用不定長：除一級科目外，其他各級科目長度不固定（例P93）立體科目：將大量重復(fù)的科目分離出來，建立動態(tài)鏈接，實質(zhì)是科目編碼+輔助核算，例見P94立體科目（或設(shè)置輔助核算）的好處：大大減少科目數(shù)量避免由于相關(guān)內(nèi)容的變化而造成對科目的頻繁修改15第四節(jié)帳務(wù)處理系統(tǒng)主要功能及初始設(shè)置賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置會計科目外幣匯率期初余額憑證類別結(jié)算方式憑證管理填制憑證出納簽字審核憑證主管簽字作廢或刪除憑證查詢或打印憑證科目匯總記賬常用摘要出納管理現(xiàn)金日記賬銀行日記賬資金日報支票登記簿銀行對賬長期未達(dá)賬項帳表管理各種帳表查詢科目余額表輔助賬期末處理轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬生成對賬結(jié)賬16帳務(wù)處理系統(tǒng)初始設(shè)置的內(nèi)容建立帳套:帳套號、核算單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、啟用日期、會計主管等操作人員及其權(quán)限：操作人員代碼、姓名、權(quán)限等科目設(shè)置：科目編碼、科目名稱、科目類型、科目屬性憑證類型設(shè)置：余額錄入：起用日期的期初余額外幣核算的匯率管理：（將相關(guān)科目設(shè)置為外幣核算）結(jié)算方式設(shè)置：（將相關(guān)科目設(shè)置為結(jié)算核算）支票\匯票等其他設(shè)置:輸入的相關(guān)管理信息，如客戶通訊錄等17科目設(shè)置的主要內(nèi)容科目編碼：一級會計科目一般由系統(tǒng)提供，只輸入低級科目編碼，在賬套定義時一般就已經(jīng)定義了科目編碼的級數(shù)和級長。科目名稱：科目類型：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益科目屬性：是否按個人、部門、往來客戶、往來供應(yīng)商、項目進(jìn)行輔助核算，是否核算數(shù)量、計量單位。注意：在企業(yè)傳統(tǒng)手工處理下，往來單位、個人、部門、項目都是作為明細(xì)科目來進(jìn)行核算的，而在帳務(wù)處理系統(tǒng)當(dāng)中，最好改用輔助核算來進(jìn)行管理。18初始設(shè)置中的主要控制措施編碼參數(shù)的修改控制對核算類別的刪除和修改要從底層往上逐層進(jìn)行已經(jīng)使用過的對象不能刪除或修改余額平衡檢驗19第五節(jié)憑證管理及其操作憑證錄入基本內(nèi)容:憑證類型和憑證號,日期,附件,摘要,科目,金額輔助核算資料:輔助輸入功能的使用：科目查詢、計算器、常用摘要輸入憑證修改：“無痕跡”修改（未記帳[審核、未審核]）與“有痕跡”修改（已記帳）憑證審核：屏幕檢查與二次輸入，審核的程序控制查詢打?。簯{證匯總：20輔助核算資料輸入外幣核算：兩種情況，固定匯率和變動匯率數(shù)量核算科目：往來科目：要求輸入往來信息（客戶、供應(yīng)商）部門核算科目:需要預(yù)設(shè)部門項目核算科目待核銀行類科目：結(jié)算方式、票號、票據(jù)日期21輸入的正確性控制憑證類型和編號：憑證按月分類連續(xù)編號，由系統(tǒng)自動編號，用戶不可以修改憑證號。制單日期：只允許輸入未結(jié)賬月份的憑證金額：金額檢查：借貸相等檢查科目：存在性檢查：憑證類型符合性檢查：最底級科目檢查：22關(guān)于用友U8中作廢憑證的處理在記賬時，已作廢的憑證將參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但系統(tǒng)不對作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，即相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時，找不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”選項，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。作廢憑證可以通過”制單---整理憑證”刪除23憑證的審核和記賬憑證的審核和取消憑證審核的目的憑證審核的方法：靜態(tài)屏幕審核；二次輸入校驗憑證審核的控制功能：審核和該張憑證填制不能為同一人審核后的憑證無法修改刪除（可取消后修改刪除）只有審核人才能取消該張憑證的審核24記帳的一般處理過程記帳功能啟動記帳憑證的平衡檢驗數(shù)據(jù)保護(hù)（備份數(shù)據(jù)）開始記帳處理（打開相關(guān)數(shù)據(jù)文件）取一張已審核未記帳臨時憑證按科目編碼關(guān)鍵字更新”發(fā)生額/余額文件”及其他輔助文件將上記錄追加到流水帳文件將上記錄做記帳標(biāo)志刪除已有記帳標(biāo)志的記錄關(guān)閉文件記帳結(jié)束有已審核未記帳憑證嗎？YN25第六節(jié)出納管理出納管理的功能1、支票管理：詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報銷等包括支票購置登記、支票領(lǐng)用管理、在支票使用后進(jìn)行賬務(wù)處理時，輸入支票結(jié)算方式和支票號……2、獲取銀行對賬單：通過手工輸入或者直接獲得計算機(jī)文件3、銀行對賬：銀行記載的銀行存款收付記錄和單位自己登記的銀行日記賬相互核對，以檢查未達(dá)賬項……4、輸出對賬結(jié)果與核銷已達(dá)賬：輸出余額調(diào)節(jié)表、未達(dá)賬、已達(dá)賬、核銷已達(dá)賬、輸出日記賬和資金日報輸出日記帳:如查詢和打印現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳支票管理：支票領(lǐng)用登記、支票報銷登記、支票信息的修改與刪除、支票統(tǒng)計銀行對帳：26軟件操作中需要出納簽字憑證的注意事項出納需先重新注冊才能對憑證進(jìn)行簽字。已簽字憑證仍有錯誤，則需單擊“取消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。出納簽字時，可以單擊“簽字”菜單下的“成批出納簽字”選項；取消簽字時，則可以單擊“簽字”菜單下的“成批取消簽字”完成相應(yīng)的操作。憑證一經(jīng)簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進(jìn)行操作。

27銀行對帳銀行對帳：初始化期初未達(dá)帳項的錄入銀行對帳單錄入或?qū)胱詣訉ぃ▽な菍ⅰ捌髽I(yè)對帳文件”和“銀行對帳單文件”按照“支票號+金額”或“結(jié)算方式+結(jié)算號+金額”相同記錄勾對）手工輔助對帳輸出“余額調(diào)節(jié)表”和“未達(dá)帳項情況表”核銷未達(dá)帳：刪除“企業(yè)對帳文件”和“銀行對帳單文件”中已勾對成功的記錄，只保留未達(dá)賬28第七節(jié)期末處理一、關(guān)于會計分期二、期末會計處理的主要內(nèi)容：轉(zhuǎn)帳與自動轉(zhuǎn)帳對帳與試算平衡結(jié)帳編制會計報表29三、自動轉(zhuǎn)帳1、自動轉(zhuǎn)帳的特點：一般在會計期末進(jìn)行會計部門內(nèi)部編制,一般沒有外來原始憑證主要從會計帳簿中提取數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)帳需要按順序進(jìn)行302、自動轉(zhuǎn)帳的種類①費用的提取或攤銷。如預(yù)提借款利息、計提工資等；②費用的分?jǐn)偦蚍峙?。如制造費用的分配；③稅金計算的結(jié)轉(zhuǎn)。如計算所得稅費用等；④損益類賬戶發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤。如主營業(yè)務(wù)收入結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤。313、實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)帳憑證的基本原理和步驟步驟：定義自動轉(zhuǎn)帳分錄（摘要和借貸科目、定義金額計算公式）生成自動轉(zhuǎn)帳憑證科目文件自動轉(zhuǎn)賬分錄模板文件憑證文件1自動轉(zhuǎn)賬分錄的定義其他編碼文件2．生成轉(zhuǎn)賬憑證科目匯總文件其他數(shù)據(jù)文件324、自動轉(zhuǎn)帳自動轉(zhuǎn)賬的生成:轉(zhuǎn)賬生成之前，注意轉(zhuǎn)賬月份為當(dāng)前會計月份。進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成之前，先將相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證登記入賬。轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。在ERP環(huán)境下，有些轉(zhuǎn)賬需要其他系統(tǒng)中進(jìn)行（如用友ERP使用應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則總賬系統(tǒng)中，不能按客戶、供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)）。生成的轉(zhuǎn)賬憑證，仍需審核才能記賬。33四、對帳與試算平衡對帳的內(nèi)容：核對總帳與明細(xì)帳、總帳與輔助帳。一般來說在沒有非法操作或病毒破壞等情況下總是相符的。期末試算平衡的內(nèi)容:1、所有科目本月借方發(fā)生額合計=所有科目本月貸方發(fā)生額合計2、所有科目本月累計借發(fā)生額合計=所有科目本月累計貸發(fā)生額合計3、所有科目本月初借余額合計=所有科目本月初貸余額合計4、所有科目本月末借余額合計=所有科目本月末貸余額合計5、資產(chǎn)+成本=負(fù)債+所有者權(quán)益+損益（或者資產(chǎn)=負(fù)債+權(quán)益）34五、結(jié)帳開始結(jié)帳上月是否結(jié)帳？本月有未記帳憑證？