第9章辦公自動化系統(tǒng)

辦公自動化系統(tǒng)第9章情景導入OAS廠商走了之后，張總把李主任留了下來。張總問：“剛才這位老兄把OAS吹了個天花亂墜，你認為OAS真有這樣強大的功能嗎？”李主任想了想，說：“一個企業(yè)往往有許多不同的業(yè)務領(lǐng)域，不同的業(yè)務領(lǐng)域往往有不同的信息系統(tǒng)，不同業(yè)務領(lǐng)域中的信息系統(tǒng)有集成的趨勢?！薄霸鯓永斫饽愕脑捘?？我越聽越糊涂了?！睆埧偛唤獾貑柕?。“在咱們卡爾巴氏公司，有庫存業(yè)務，有采購業(yè)務，有設備管理業(yè)務，有銷售業(yè)務，有財務業(yè)務等等，這些都是不同的業(yè)務領(lǐng)域?！钪魅谓忉尩??！安诲e，繼續(xù)說?！鼻榫皩搿白畛?，信息系統(tǒng)應用在庫存業(yè)務領(lǐng)域，應用在采購業(yè)務領(lǐng)域，應用在銷售業(yè)務領(lǐng)域，等等，這樣就出現(xiàn)了庫存管理信息系統(tǒng)、采購管理信息系統(tǒng)、銷售管理信息系統(tǒng)，是這樣吧?！崩钪魅尾痪o不慢地說?！袄^續(xù)說?！薄爱斶@些業(yè)務領(lǐng)域的信息系統(tǒng)集成在一起時，便成了一個成為ERP系統(tǒng)的集成系統(tǒng)。但是，仍然有一些業(yè)務沒有集成進來?！薄澳男I(yè)務呢？”張總關(guān)切地問?！袄纾髽I(yè)中有許多公文，如何有效地管理這些公文呢？企業(yè)中有許多會議，如何有效地管理這些會議呢？企業(yè)中有許多文檔，這些文檔可能需要歸檔，也可能不需要歸檔，如何有效地管理這些文檔和有效地利用這些文檔呢？這些業(yè)務沒有包括在ERP系統(tǒng)中，只能包括在稱為OAS的系統(tǒng)中?！薄癘AS和ERP以后會集成起來嗎？”張總問道?！斑@是一個難題。現(xiàn)在許多專家都正在思考這個問題。我也不知道如何回答這個問題?！崩钪魅我荒槦o奈地說。第一節(jié)辦公自動化概述（一）辦公自動化定義辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA

）是指將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學等先進技術(shù)及設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現(xiàn)辦公活動的科學化、自動化，最大限度提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。

（二）辦公自動化特點辦公自動化是當前國際上飛速發(fā)展的一門綜合多種技術(shù)的新型學科辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)辦公自動化將辦公信息實現(xiàn)了一體化處理辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量5第一節(jié)辦公自動化概述第一節(jié)辦公自動化概述（三）辦公自動化系統(tǒng)定義辦公自動化系統(tǒng)（OfficeAutomationsystem,簡稱OAS

）是在OA基礎(chǔ)上發(fā)展形成的可以對日常行政工作的各種數(shù)據(jù)、音頻、視頻、圖形圖像、文檔等各種媒體數(shù)據(jù)進行處理的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以對組織中各層次的管理人員的日常溝通、工作協(xié)同、行為控制、信息和知識共享提供支持。

OAS的目標是提高組織的管理效率和水平。第一節(jié)辦公自動化概述（四）辦公自動化系統(tǒng)的演變過程

OAS經(jīng)歷了3個顯著的階段，即文檔型OAS階段，流程型OAS階段、知識型OAS階段。

文檔型OAS階段。20世紀90年代初之前的OAS基本上都屬于這種階段的類型。從技術(shù)上看，這個階段是由傳統(tǒng)的計算機、傳真機、復印機等單機應用通過局域網(wǎng)絡連接起來進入到辦公設備綜合運用的階段，也是計算機技術(shù)進入日常辦公領(lǐng)域的開始，這時大量的業(yè)務工作開始通過計算機完成。從管理上看，管理人員的思維模式和工作方式開始發(fā)生了變化，通過局域網(wǎng)連接的計算機開始成為了管理人員的工作手段。這時，許多人認為辦公自動化的目的是實現(xiàn)無紙化辦公。第一節(jié)辦公自動化概述（四）辦公自動化系統(tǒng)的演變過程流程型OAS階段。一般地，流程型OAS階段的時間范圍是20世紀90年代初至21世紀初。從技術(shù)方面來看，工作流引擎是整個OAS的基礎(chǔ)，Internet、多媒體技術(shù)、大型協(xié)同平臺在OAS領(lǐng)域中得到廣泛的一個月。從傳遞信息方面來看，OAS處理的信息已從單純的業(yè)務數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)向音頻、視頻、圖形、圖像等多媒體數(shù)據(jù)發(fā)展。從管理層面來看，OAS關(guān)注的目標已經(jīng)從個體向組織轉(zhuǎn)變，OAS提供的功能已從簡單的文檔電子化、文檔共享向公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、會議管理、制度管理、新聞發(fā)布等功能轉(zhuǎn)變。從信息系統(tǒng)角度來看，許多管理領(lǐng)域中的信息系統(tǒng)已經(jīng)成熟，領(lǐng)域信息系統(tǒng)與OAS之間的分離和集成成為了一個關(guān)注熱點。第一節(jié)辦公自動化概述（四）辦公自動化系統(tǒng)的演變過程知識型OAS階段。在這一階段，OAS以知識管理為指導思想，以協(xié)同工作為工作方式，以門戶為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源，支持員工的創(chuàng)造性工作。從技術(shù)層次來看，該階段重視以信息技術(shù)、Internet網(wǎng)絡技術(shù)為基礎(chǔ)的門戶技術(shù)、協(xié)同技術(shù)、知識管理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)管理領(lǐng)域的深入應用。從管理層次來看，該階段更加注重組織的學習功能，更加關(guān)注解決諸如如何向?qū)＜覍W習、如何積累獲取更多的知識等問題。從本質(zhì)上來看，只有到了知識型OAS階段，組織中管理人員的日程溝通、工作協(xié)同、行為控制、信息和知識共享等工作才能得到真正的實現(xiàn)，組織中員工也才可以從工作中不斷學習和提高，組織的整體素質(zhì)、創(chuàng)新能力和競爭能力才能有效地實現(xiàn)。第二節(jié)OAS的基本功能（一）OAS基本功能架構(gòu)OAS的功能日常業(yè)務功能信息知識功能輔助功能個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉(zhuǎn)會議管理信息系統(tǒng)門戶文檔管理目錄管理信息發(fā)布和管理電子刊物知識中心電子論壇學習園地下載中心常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能第二節(jié)OAS的基本功能（二）日常業(yè)務功能日常業(yè)務功能是指組織中非主導的輔助業(yè)務，但是也是組織中每天不可缺少的業(yè)務?？砂讶粘I(yè)務功能分為6大類：個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉(zhuǎn)會議管理信息門戶第二節(jié)OAS的基本功能（三）信息知識功能OAS中的信息知識功能體現(xiàn)出組織的學習特征、知識特征和文化特征，是組織中的信息和知識資源進行全面管理的手段，也是體現(xiàn)組織核心能力的一個重要因素。文檔管理信息發(fā)布和管理電子刊物知識中心電子論壇學習園地下載中心服務管理第二節(jié)OAS的基本功能（四）輔助功能輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括：常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能第二節(jié)OAS的基本功能（五）辦公自動化系統(tǒng)的層次輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括：常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能第二節(jié)OAS的基本功能（五）辦公自動化系統(tǒng)的層次按照辦公自動化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個層次：一、事務型辦公自動化系統(tǒng)二、管理型辦公自動化系統(tǒng)三、決策型辦公自動化系統(tǒng)第二節(jié)OAS的基本功能一、事務型辦公自動化系統(tǒng)

這個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用。它包括基本辦公事務處理和機關(guān)行政事務處理，主要從事文字處理、個人日程安排、個人文庫管理、行文辦理、郵件辦理、文檔資料管理、快速印刷、編輯排版、電子報表等事務。辦公事務處理級上我們可以使用多種OA子系統(tǒng)，電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。

事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。第二節(jié)OAS的基本功能二、管理型辦公自動化系統(tǒng)隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等政務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。第二節(jié)OAS的基本功能

三、決策型辦公自動化系統(tǒng)它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。案例分析

例如:瑯琊區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關(guān)機構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給區(qū)政府。

在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。

再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。

另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務，那這就是一個更進一步的網(wǎng)絡化的辦公室自動化系統(tǒng)。

所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)網(wǎng)絡協(xié)同辦公的初始界面系統(tǒng)初始界面,列出今天所有相關(guān)的通知、郵件、任務、工作流.即時通訊面板顯示所有機構(gòu)用戶，同時顯示用戶的考勤情況。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的內(nèi)部郵件郵件收件箱，類似Outlook的操作方式。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的郵件狀態(tài)跟蹤?quán)]件系統(tǒng)包含狀態(tài)跟蹤功能，收到的郵件可以編寫自己的回復信息，修改郵件的狀態(tài)，同時也可以轉(zhuǎn)發(fā)郵件，可以實現(xiàn)簡單的郵件工作流。發(fā)出的郵件在發(fā)件箱中也可以查看到別人的查閱和回復信息。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的群發(fā)功能郵件/內(nèi)部消息都支持群發(fā)功能，你可以把一封郵件或一條信息一次性快速地發(fā)給一個部門或幾個部門，甚至是整個集團,消息會自動在計算機右下腳彈出。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的消息平臺底層擁有強大的消息平臺，新郵件/新短信/新通知/新工作流/新工作任務/請假申請等都會在第一時間以消息的形式發(fā)送到您的電腦。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的多級部門模式支持任意多級的部門，可以滿足大集團/分公司模式需要，也支持系統(tǒng)初始化時人員帳號的Excel文件導入。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的組織結(jié)構(gòu)圖內(nèi)置的組織結(jié)構(gòu)圖,便于領(lǐng)導快速的查詢部門和員工的實時狀態(tài)。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的考勤/工作日志記錄考勤，工作日志，工時，請假記錄等信息。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的考勤/工作日志考勤的圖表統(tǒng)計網(wǎng)絡協(xié)同辦公的工時統(tǒng)計工時統(tǒng)計模塊可以以圖形的模式統(tǒng)計一個時間段內(nèi)各個項目花費的工時情況網(wǎng)絡協(xié)同辦公的工作任務工作任務管理，可以管理和監(jiān)控員工的工作任務情況和進度。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的工作動態(tài)工作動態(tài)把員工的登錄日志，工作日志，工作任務，工作流集中到一個模塊查詢，方便領(lǐng)導對下屬的工作監(jiān)控。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的個人資料庫獨創(chuàng)網(wǎng)絡版本的個人資料管理,可以管理個人的任何資料/文檔,有強大的全文搜索功能,同時設置共享區(qū)，方便員工之間的資料交流。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的網(wǎng)絡硬盤網(wǎng)絡硬盤，可以上傳和下載文件，也可以共享給同事。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的文檔中心文檔中心可以支持任意多級目錄，可以設置目錄的查看和管理權(quán)限。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的項目管理項目管理和工作任務緊密結(jié)合，高效的管理和監(jiān)督項目的進展情況。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的人事檔案管理管理員工的人事檔案。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的車輛管理車輛管理記錄車輛的基本信息、用車申請和審批。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的客戶管理客戶管理支持多級分組，支持Excel導入，支持群發(fā)手機短信和郵件功能。網(wǎng)絡協(xié)同辦公的物品管理可以管理辦公用品、各種設備、工器具等。網(wǎng)絡協(xié)同辦公工作流圖形監(jiān)控每個工作流內(nèi)置圖形監(jiān)控功能，可以快速查看到各個流程環(huán)節(jié)的單據(jù)處理情況。網(wǎng)絡協(xié)同辦公工作流的待辦工作系統(tǒng)會列出所有要處理的待辦工作,雙擊就可以進行處理工作流的工作處理(Word模式)處理工作流時簡單快捷，只要填寫工作流定義好的數(shù)據(jù)項，再提交到下一員工處理。網(wǎng)絡協(xié)同辦公工作流的表單打印工作流的打印所見即所得，無需再開發(fā)報表打印模塊。網(wǎng)絡協(xié)同辦公工作流的流程定義工作流的流程的定義靈活方便,可以定義固