第9章辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)第9章情景導(dǎo)入OAS廠商走了之后，張總把李主任留了下來(lái)。張總問(wèn)：“剛才這位老兄把OAS吹了個(gè)天花亂墜，你認(rèn)為OAS真有這樣強(qiáng)大的功能嗎？”李主任想了想，說(shuō)：“一個(gè)企業(yè)往往有許多不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域往往有不同的信息系統(tǒng)，不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域中的信息系統(tǒng)有集成的趨勢(shì)?！薄霸鯓永斫饽愕脑?huà)呢？我越聽(tīng)越糊涂了。”張總不解地問(wèn)道?！霸谠蹅兛柊褪瞎?，有庫(kù)存業(yè)務(wù)，有采購(gòu)業(yè)務(wù)，有設(shè)備管理業(yè)務(wù)，有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，有財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)等等，這些都是不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。‘李主任解釋道。“不錯(cuò)，繼續(xù)說(shuō)?！鼻榫皩?dǎo)入“最初，信息系統(tǒng)應(yīng)用在庫(kù)存業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)用在采購(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，應(yīng)用在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)領(lǐng)域，等等，這樣就出現(xiàn)了庫(kù)存管理信息系統(tǒng)、采購(gòu)管理信息系統(tǒng)、銷(xiāo)售管理信息系統(tǒng)，是這樣吧。”李主任不緊不慢地說(shuō)?！袄^續(xù)說(shuō)?！薄爱?dāng)這些業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)集成在一起時(shí)，便成了一個(gè)成為ERP系統(tǒng)的集成系統(tǒng)。但是，仍然有一些業(yè)務(wù)沒(méi)有集成進(jìn)來(lái)?！薄澳男I(yè)務(wù)呢？”張總關(guān)切地問(wèn)?！袄纾髽I(yè)中有許多公文，如何有效地管理這些公文呢？企業(yè)中有許多會(huì)議，如何有效地管理這些會(huì)議呢？企業(yè)中有許多文檔，這些文檔可能需要?dú)w檔，也可能不需要?dú)w檔，如何有效地管理這些文檔和有效地利用這些文檔呢？這些業(yè)務(wù)沒(méi)有包括在ERP系統(tǒng)中，只能包括在稱(chēng)為OAS的系統(tǒng)中。”“OAS和ERP以后會(huì)集成起來(lái)嗎？”張總問(wèn)道?！斑@是一個(gè)難題。現(xiàn)在許多專(zhuān)家都正在思考這個(gè)問(wèn)題。我也不知道如何回答這個(gè)問(wèn)題?！崩钪魅我荒槦o(wú)奈地說(shuō)。第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述（一）辦公自動(dòng)化定義辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,簡(jiǎn)稱(chēng)OA

）是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)等先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備運(yùn)用于各類(lèi)辦公人員的各種辦公活動(dòng)中，從而實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化，最大限度提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。

（二）辦公自動(dòng)化特點(diǎn)辦公自動(dòng)化是當(dāng)前國(guó)際上飛速發(fā)展的一門(mén)綜合多種技術(shù)的新型學(xué)科辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)辦公自動(dòng)化將辦公信息實(shí)現(xiàn)了一體化處理辦公自動(dòng)化的目標(biāo)十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量5第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)定義辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OfficeAutomationsystem,簡(jiǎn)稱(chēng)OAS

）是在OA基礎(chǔ)上發(fā)展形成的可以對(duì)日常行政工作的各種數(shù)據(jù)、音頻、視頻、圖形圖像、文檔等各種媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以對(duì)組織中各層次的管理人員的日常溝通、工作協(xié)同、行為控制、信息和知識(shí)共享提供支持。

OAS的目標(biāo)是提高組織的管理效率和水平。第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述（四）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的演變過(guò)程

OAS經(jīng)歷了3個(gè)顯著的階段，即文檔型OAS階段，流程型OAS階段、知識(shí)型OAS階段。

文檔型OAS階段。20世紀(jì)90年代初之前的OAS基本上都屬于這種階段的類(lèi)型。從技術(shù)上看，這個(gè)階段是由傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等單機(jī)應(yīng)用通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)進(jìn)入到辦公設(shè)備綜合運(yùn)用的階段，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)入日常辦公領(lǐng)域的開(kāi)始，這時(shí)大量的業(yè)務(wù)工作開(kāi)始通過(guò)計(jì)算機(jī)完成。從管理上看，管理人員的思維模式和工作方式開(kāi)始發(fā)生了變化，通過(guò)局域網(wǎng)連接的計(jì)算機(jī)開(kāi)始成為了管理人員的工作手段。這時(shí)，許多人認(rèn)為辦公自動(dòng)化的目的是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述（四）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的演變過(guò)程流程型OAS階段。一般地，流程型OAS階段的時(shí)間范圍是20世紀(jì)90年代初至21世紀(jì)初。從技術(shù)方面來(lái)看，工作流引擎是整個(gè)OAS的基礎(chǔ)，Internet、多媒體技術(shù)、大型協(xié)同平臺(tái)在OAS領(lǐng)域中得到廣泛的一個(gè)月。從傳遞信息方面來(lái)看，OAS處理的信息已從單純的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文檔數(shù)據(jù)向音頻、視頻、圖形、圖像等多媒體數(shù)據(jù)發(fā)展。從管理層面來(lái)看，OAS關(guān)注的目標(biāo)已經(jīng)從個(gè)體向組織轉(zhuǎn)變，OAS提供的功能已從簡(jiǎn)單的文檔電子化、文檔共享向公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、會(huì)議管理、制度管理、新聞發(fā)布等功能轉(zhuǎn)變。從信息系統(tǒng)角度來(lái)看，許多管理領(lǐng)域中的信息系統(tǒng)已經(jīng)成熟，領(lǐng)域信息系統(tǒng)與OAS之間的分離和集成成為了一個(gè)關(guān)注熱點(diǎn)。第一節(jié)辦公自動(dòng)化概述（四）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的演變過(guò)程知識(shí)型OAS階段。在這一階段，OAS以知識(shí)管理為指導(dǎo)思想，以協(xié)同工作為工作方式，以門(mén)戶(hù)為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源，支持員工的創(chuàng)造性工作。從技術(shù)層次來(lái)看，該階段重視以信息技術(shù)、Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的門(mén)戶(hù)技術(shù)、協(xié)同技術(shù)、知識(shí)管理技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)管理領(lǐng)域的深入應(yīng)用。從管理層次來(lái)看，該階段更加注重組織的學(xué)習(xí)功能，更加關(guān)注解決諸如如何向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、如何積累獲取更多的知識(shí)等問(wèn)題。從本質(zhì)上來(lái)看，只有到了知識(shí)型OAS階段，組織中管理人員的日程溝通、工作協(xié)同、行為控制、信息和知識(shí)共享等工作才能得到真正的實(shí)現(xiàn)，組織中員工也才可以從工作中不斷學(xué)習(xí)和提高，組織的整體素質(zhì)、創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)能力才能有效地實(shí)現(xiàn)。第二節(jié)OAS的基本功能（一）OAS基本功能架構(gòu)OAS的功能日常業(yè)務(wù)功能信息知識(shí)功能輔助功能個(gè)人辦公電郵管理辦公助手公文流轉(zhuǎn)會(huì)議管理信息系統(tǒng)門(mén)戶(hù)文檔管理目錄管理信息發(fā)布和管理電子刊物知識(shí)中心電子論壇學(xué)習(xí)園地下載中心常用語(yǔ)管理個(gè)性化設(shè)置熱點(diǎn)鏈接其他功能第二節(jié)OAS的基本功能（二）日常業(yè)務(wù)功能日常業(yè)務(wù)功能是指組織中非主導(dǎo)的輔助業(yè)務(wù)，但是也是組織中每天不可缺少的業(yè)務(wù)。可把日常業(yè)務(wù)功能分為6大類(lèi)：個(gè)人辦公電郵管理辦公助手公文流轉(zhuǎn)會(huì)議管理信息門(mén)戶(hù)第二節(jié)OAS的基本功能（三）信息知識(shí)功能OAS中的信息知識(shí)功能體現(xiàn)出組織的學(xué)習(xí)特征、知識(shí)特征和文化特征，是組織中的信息和知識(shí)資源進(jìn)行全面管理的手段，也是體現(xiàn)組織核心能力的一個(gè)重要因素。文檔管理信息發(fā)布和管理電子刊物知識(shí)中心電子論壇學(xué)習(xí)園地下載中心服務(wù)管理第二節(jié)OAS的基本功能（四）輔助功能輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括：常用語(yǔ)管理個(gè)性化設(shè)置熱點(diǎn)鏈接其他功能第二節(jié)OAS的基本功能（五）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的層次輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括：常用語(yǔ)管理個(gè)性化設(shè)置熱點(diǎn)鏈接其他功能第二節(jié)OAS的基本功能（五）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的層次按照辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能將其劃分為三個(gè)層次：一、事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)二、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)三、決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)第二節(jié)OAS的基本功能一、事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

這個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用。它包括基本辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理，主要從事文字處理、個(gè)人日程安排、個(gè)人文庫(kù)管理、行文辦理、郵件辦理、文檔資料管理、快速印刷、編輯排版、電子報(bào)表等事務(wù)。辦公事務(wù)處理級(jí)上我們可以使用多種OA子系統(tǒng)，電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識(shí)別系統(tǒng)、漢語(yǔ)語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)等。

事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。第二節(jié)OAS的基本功能二、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單位的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫(kù)存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級(jí)政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)包括工商法規(guī)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷(xiāo)業(yè)務(wù)、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、用戶(hù)信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門(mén)共享的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)。這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立在事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。第二節(jié)OAS的基本功能

三、決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。案例分析

例如:瑯琊區(qū)政府報(bào)來(lái)文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請(qǐng)批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給區(qū)政府。

在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過(guò)程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個(gè)全過(guò)程中，如果采用計(jì)算機(jī)處理來(lái)往的文件，可以說(shuō)是初步程度的自動(dòng)化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢(xún)各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動(dòng)化。

再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、市政府財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。

另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個(gè)集成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)。

所以，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)本身是一個(gè)多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說(shuō)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級(jí)的自動(dòng)化開(kāi)始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個(gè)更高級(jí)的自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的初始界面系統(tǒng)初始界面,列出今天所有相關(guān)的通知、郵件、任務(wù)、工作流.即時(shí)通訊面板顯示所有機(jī)構(gòu)用戶(hù)，同時(shí)顯示用戶(hù)的考勤情況。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的內(nèi)部郵件郵件收件箱，類(lèi)似Outlook的操作方式。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的郵件狀態(tài)跟蹤?quán)]件系統(tǒng)包含狀態(tài)跟蹤功能，收到的郵件可以編寫(xiě)自己的回復(fù)信息，修改郵件的狀態(tài)，同時(shí)也可以轉(zhuǎn)發(fā)郵件，可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的郵件工作流。發(fā)出的郵件在發(fā)件箱中也可以查看到別人的查閱和回復(fù)信息。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的群發(fā)功能郵件/內(nèi)部消息都支持群發(fā)功能，你可以把一封郵件或一條信息一次性快速地發(fā)給一個(gè)部門(mén)或幾個(gè)部門(mén)，甚至是整個(gè)集團(tuán),消息會(huì)自動(dòng)在計(jì)算機(jī)右下腳彈出。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的消息平臺(tái)底層擁有強(qiáng)大的消息平臺(tái)，新郵件/新短信/新通知/新工作流/新工作任務(wù)/請(qǐng)假申請(qǐng)等都會(huì)在第一時(shí)間以消息的形式發(fā)送到您的電腦。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的多級(jí)部門(mén)模式支持任意多級(jí)的部門(mén)，可以滿(mǎn)足大集團(tuán)/分公司模式需要，也支持系統(tǒng)初始化時(shí)人員帳號(hào)的Excel文件導(dǎo)入。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的組織結(jié)構(gòu)圖內(nèi)置的組織結(jié)構(gòu)圖,便于領(lǐng)導(dǎo)快速的查詢(xún)部門(mén)和員工的實(shí)時(shí)狀態(tài)。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的考勤/工作日志記錄考勤，工作日志，工時(shí)，請(qǐng)假記錄等信息。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的考勤/工作日志考勤的圖表統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的工時(shí)統(tǒng)計(jì)工時(shí)統(tǒng)計(jì)模塊可以以圖形的模式統(tǒng)計(jì)一個(gè)時(shí)間段內(nèi)各個(gè)項(xiàng)目花費(fèi)的工時(shí)情況網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的工作任務(wù)工作任務(wù)管理，可以管理和監(jiān)控員工的工作任務(wù)情況和進(jìn)度。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的工作動(dòng)態(tài)工作動(dòng)態(tài)把員工的登錄日志，工作日志，工作任務(wù)，工作流集中到一個(gè)模塊查詢(xún)，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的工作監(jiān)控。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的個(gè)人資料庫(kù)獨(dú)創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)版本的個(gè)人資料管理,可以管理個(gè)人的任何資料/文檔,有強(qiáng)大的全文搜索功能,同時(shí)設(shè)置共享區(qū)，方便員工之間的資料交流。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)，可以上傳和下載文件，也可以共享給同事。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的文檔中心文檔中心可以支持任意多級(jí)目錄，可以設(shè)置目錄的查看和管理權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理和工作任務(wù)緊密結(jié)合，高效的管理和監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)展情況。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的人事檔案管理管理員工的人事檔案。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的車(chē)輛管理車(chē)輛管理記錄車(chē)輛的基本信息、用車(chē)申請(qǐng)和審批。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的客戶(hù)管理客戶(hù)管理支持多級(jí)分組，支持Excel導(dǎo)入，支持群發(fā)手機(jī)短信和郵件功能。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的物品管理可以管理辦公用品、各種設(shè)備、工器具等。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流圖形監(jiān)控每個(gè)工作流內(nèi)置圖形監(jiān)控功能，可以快速查看到各個(gè)流程環(huán)節(jié)的單據(jù)處理情況。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流的待辦工作系統(tǒng)會(huì)列出所有要處理的待辦工作,雙擊就可以進(jìn)行處理工作流的工作處理(Word模式)處理工作流時(shí)簡(jiǎn)單快捷，只要填寫(xiě)工作流定義好的數(shù)據(jù)項(xiàng)，再提交到下一員工處理。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流的表單打印工作流的打印所見(jiàn)即所得，無(wú)需再開(kāi)發(fā)報(bào)表打印模塊。網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工作流的流程定義工作流的流程的定義靈活方便,可以定義固