公文寫作與公文處理培訓講解

公文寫作與公文處理培訓講解

Contents公文寫作基礎知識1公文的格式和寫法2典型公文的寫作要求3事務型公文簡介4一、公文寫作基礎知識※公文是公務文書的簡稱。是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位在實施領導、處理公務中形成的具有特定或法定效力的規(guī)范體式的文書。是傳達貫徹黨的路線、方針、政策、指導或依法行政和進行公務或的重要文字工具和手段。1.公文的定義2.公文的特點☆法定性：作者的法定性，公文內(nèi)容具有法定權威和法定效力。☆有效性：是制發(fā)機關的法定地位所賦予的特定現(xiàn)實效用?！钜?guī)范性：公文文體、格式的統(tǒng)一標準和要求?！畛绦蛐裕菏瘴暮桶l(fā)文必須嚴格遵循處理程序。3.公文的作用（1）領導和指導作用（2）規(guī)范和約束作用（3）宣傳和教育作用（4）聯(lián)系和溝通作用（5）依據(jù)和憑證作用4.公文的分類★公文有廣義和狹義之分。從廣義上說，凡是按照一定程序和格式處理各種公務的行文都稱之為公文，泛指在處理各種日常事務性工作中所形成并使用的常用文書，又稱事務文書。因此，廣義的公文是指在公務活動中用以上傳下達、處理問題、反映情況、聯(lián)系事務、商洽工作的具有特定效力和慣用體式的文書?！铼M義的公文，則專指黨和國家各級機關各自正式規(guī)定的主要文種。4.公文的分類根據(jù)公文分類方法的不同，可將公文分成多種類別，以下介紹兩種常見的分類法：（1）根據(jù)公文的作用分類a.領導指導性公文：命令（令）、意見、決定、通知、通報、批復、會議紀要b.呈報性公文：議案、報告、請示、意見c.商洽性公文：函d.公布性公文：公告、通告（2）根據(jù)公文的行文方向分類a.下行文。b.上行文。c.平行文?！秶倚姓C關公文處理辦法》（2000年國務院辦公廳印發(fā)）中有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》（1996年中央辦公廳）中有14種：決議、指示、決定、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要4.公文的分類《黨政機關公文處理條例》（2012年4月）共有15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要集團公司采用了上述15種公文中的9種，具體為：決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。4.公文的分類公文、文書、文件在某種意義上是相同的，可通用，但也有一定區(qū)別，主要表現(xiàn)在外延上的不同。三者之間的邏輯關系如下圖所示：4.公文的分類

文件文書公文二、公文的格式和寫法（一）公文的構成要素及格式◆根據(jù)新頒布的《黨政機關公文處理工作條例》第九條規(guī)定：公文一般有份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、（主題詞）、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等18個要素組成?！艄牡母袷椒譃榘骖^、主體和版記三個部分。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）××年×月×日印發(fā)1.版頭（文頭、眉首）版頭：包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。(1)公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(2)秘密等級和保密期限，表明“絕密”、“機密”或“秘密”。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(3)緊急程度，標明“特急”、“急件”。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(4)發(fā)文機關標識，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(5)發(fā)文字號，由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)撫熱辦〔2012〕02號公司代字年號序號注意：※組織機構代字部分，還可有部門代字和文種代字，如“辦〔2012〕11號；※上行文不得采用部門代字，否則就越級行文了。（6）上報的公文需標識簽發(fā)人姓名。此時發(fā)文字號居左側。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號簽發(fā)人：×××

關于××××××問題的請示

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（7）紅色反線

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號簽發(fā)人：×××

關于××××××問題的請示

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)2.主體（主文）主體包括標題、主送機關、正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號簽發(fā)人：×××

關于××××××問題的請示

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（1）標題：由發(fā)文機關名稱+關于+主要內(nèi)容+的+公文種類構成。發(fā)文機關、主要內(nèi)容、公文種類稱為公文標題三要素。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)撫順熱電公司關于設立銀行賬戶的請示發(fā)文機關主要內(nèi)容文種之前習慣用法：關于設立銀行賬戶的請示（2）主送機關，即公文的主要行文對象、主要受理機關。應當用標準全稱或規(guī)范化簡稱。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(3)正文，是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的主要部分。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(4)附件，是指隨公文轉(zhuǎn)發(fā)、報送的文件或資料。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(5)成文日期，公文生效的時間，一般公文以負責人簽發(fā)的日期為準。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)(6)公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（7）附注是指公文印發(fā)需要說明的其他事項。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)3.版記（文尾）版記包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）

抄送：×××××，×××××

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（1）抄送機關，是除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（2）印發(fā)機關和印發(fā)日期印發(fā)機關是指公文的印制主管部門;印發(fā)日期以公文付印的時間為準。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（3）版記中的反線。版記中各要素之間加一條反線隔開，是為顯示各要素之間的區(qū)別。

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××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（4）版記的位置。版記置于最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

000001機密★×年特急

××××文件

×發(fā)〔××××〕×號

關于××××××工作的通知

×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（發(fā)文機關名稱）

×××年×月×日（印章）（附注：×××××）

抄送：×××××，×××××。

×××××（印發(fā)單位）×××年×月×日印發(fā)（二）公文的寫作§1.公文格式要素編排（1）公文天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，右白邊26mm±1mm,下白邊3.5mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。（見樣例）（2）文件標題由發(fā)文機關、事由與文種名稱三個部分構成；標題排列一般使用梯形或菱形；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當。盡量簡短（40字以內(nèi)），最好不超過3行。標題用2號宋體加粗。標題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號外，一般不用其他標點符號。（3）主送機關在標題下空1行位置，居左頂格用3號仿宋_GB2312字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（4）正文用3號仿宋_GB2312字體，從左至右橫寫橫排，一般每面排22行，每行排28個字；特定情況可以適當調(diào)整。標點一般采用全角標點，注意符合中文排版規(guī)范。數(shù)字、年份不能回行。引文應引全文件全稱和注明引文文號，引文文號內(nèi)的年份用六角中括號“〔〕”；（5）文中的結構層次序數(shù)依次使用“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”標注；一般第一層用3號黑體字、第二層用3號楷體字、第三層和第四層用3號仿宋_GB2312字體標注。如果公文結構層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層可以用“（一）”、也可以選用“1.”。正文小標題選用黑體字和楷體字不加粗。（6）在正文下空1行左空2字用3號仿宋_GB2312字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注順序號，順序號后緊跟一個小圓點（如：“附件：1.×××××××”）；附件加書名號，名稱后不標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上行附件名稱的首字對齊。（7）署名一律用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱；日期用阿拉伯數(shù)字；頁碼必須標注，用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字；具體位置為一字線與版心下邊緣距7毫米；奇數(shù)頁碼居右空一字，偶數(shù)頁碼居左空一字。主題詞不再標注。§2.公文的構成要素材料——文章的“血肉”主題——文章的“靈魂”結構——文章的“骨架”語言——文章的“細胞”（1）公文的材料是形成觀點的基礎，是表現(xiàn)觀點的支柱材料的使用要點：①材料要點面結合

既有綜合概括性的數(shù)據(jù)和概況，又有具體深入的事例的典型情節(jié)。②材料之間要有較強的邏輯關系

各部分、各類、各個材料以主題為核心，綜合說明總體情況。③材料要處理好詳略關系

最切題的材料、最典型的材料、最新的材料要詳細；反之則略。（2）公文的主題公文主題“三要素”中心思想、原委背景、行文目的公文的主題主要來自于三個方面：單位領導工作實踐文件文獻（3）公文的結構公文的結構方式具有程式化的特點：“五個要素——三個部分”五個要素：依據(jù)——公文制作的原由、背景、政策、理論、法規(guī)等；

目的——公文達到什么意圖；

文種承啟語——以文種為動詞的過渡性語言；

事項——公文的具體內(nèi)容，是公文的重點；

要求——提出希望、要求。三個部分：前言；主體；結尾。關于給予侯艷春同志表獎的決定各部門、各單位：辦公室員工侯艷春在上班途中撿到一個錢包，沒有據(jù)為己有，并將錢包還給失主，為企業(yè)爭得了榮譽①(依據(jù))。為表彰侯艷春同志的拾金不昧行為，促進公司學雷鋒活動的深入開展②(目的)，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議研究決定：③(文種承啟語)給予侯艷春同志頒發(fā)獎狀和獎金20元；……④(內(nèi)容)希望侯艷春同志，戒驕戒躁，再接再厲，爭取撿到更多的錢包，為企業(yè)爭得更多的榮譽。⑤(要求)撫順熱電公司2012年12月12日（4）公文的語言公文的語言有以下特點：☆準確：是公文語言的主要特征和基本要求，行政公文的內(nèi)容必須用準確的語言來表達。即必須精心選擇和反復推敲字、詞、句。善于辨析詞語，區(qū)別詞的感情色彩，注意分清褒義詞、中性詞和貶義詞，防止誤用或產(chǎn)生歧義。句子必須合乎語法和邏輯?！詈喚殻壕褪呛喴?、精練，辭約而意豐?！钋f重：就是嚴肅、鄭重，這是由公文的嚴肅性、法定強制力和行政約束力決定的?！畹皿w：是指公文的語言運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應，使收文對象產(chǎn)生與行文目的相一致的心理效應。上行文做到恭而不卑、平行文謙而有度、下行文嚴而不酷。

公文的語言要求：1.用書面語書面語尤其能夠形成莊重、規(guī)范的特點。2.用文言詞語的保留用法如：收悉、業(yè)經(jīng)等。3.用專業(yè)術語：由于其特定的內(nèi)涵規(guī)定，大大地增強了準確性。例：口語：改革開放后，農(nóng)民的錢包一年比一年鼓，日子越過越紅火，就像吃甘蔗越吃越甜。公文：改革開放后，農(nóng)民的收入年年增加，生活越過越幸福。開端用語：為、為了、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關于、茲、茲定于、今、隨著、由于。結尾用語：上行：可否，請批示；如無不妥，請批準；特此報告；以上報告，請批轉(zhuǎn)；以上報告，請審核等等。平行：此致敬禮；為盼；特此函達；特此證明等。下行：為宜；為妥；望遵照執(zhí)行；特此通知；為……而努力；……現(xiàn)予公布等。公文寫作“20字口訣”：符合政令行文周嚴格式規(guī)范遵守規(guī)則表述精當要素不全亂用文種隸屬不清提煉不精標題常見的病例題不達義用詞重疊濫用符號標注不規(guī)范§3.公文寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的幾個問題撫順熱電公司開展冬季安全生產(chǎn)專項檢查的通知缺少了介詞“關于”。病例：（1）標題中缺少關鍵詞（2）標題不精練病例:《xxx關于招收退休退職職工子女就業(yè)，進行合理安排，確保社會穩(wěn)定的通知》改為:《XXX關于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)的通知》或:《XXX關于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)有關問題的通知》（3）題不達義事由跑偏病例：《×××關于加裝廠內(nèi)視頻監(jiān)控設施的請示》，從題意上看，是請示加裝廠內(nèi)監(jiān)控設施，而實際上是請求上級給予解決加裝監(jiān)控設施經(jīng)費的請示，應改寫為《×××關于解決廠內(nèi)監(jiān)控設施經(jīng)費的請示》。題大義小病例：《關于加強環(huán)境治理工作的通知》，而文件內(nèi)容中僅僅敘述了成立環(huán)保治理工作組織機構，沒有其他任何具體工作，標題“帽子”太大，使題文不完全相符。改為：《關于成立環(huán)境治理工作組織機構的通知》題小義多如《××關于做好中層干部民主測評籌備工作的通知》，標題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細介紹了開展民主測評的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領導、工作步驟以及注意事項等，顯然，標題題義過小難于表達和帶動正文。此標題可改寫為《××關于做好中層干部民主測評工作的通知》。題義不清如《××關于1號機組問題的請示》，標題中缺少具體限制中心詞“問題”的內(nèi)容，造成事由過于籠統(tǒng)，顯得不具體、不清楚，不能準確反映表達公文的主要內(nèi)容?？梢愿臑椤丁痢陵P于1號機組A檢問題的請示》（3）題不達義（4）文種問題如“ｘｘｘ局關于ｘｘｘ的請示報告”或“ｘｘｘ局關于ｘｘｘ的報告的請示”，此類標題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。更有的題目沒有弄懂文種，如：××（單位）關于×××的申請，一定要清楚，公文當中沒有申請這一文種。（5）聯(lián)合行文問題對三個以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標題可能很冗長，可采用兩個辦法使標題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如《市物價局市經(jīng)濟委員會市計劃委員會撫順電業(yè)局關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經(jīng)委市計委撫順電業(yè)局關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標題改寫為《市物價局等４部門關于征收電網(wǎng)地方附加費的請示》。公文標題必須簡明、準確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號外，應盡量不用標點符號。（6）正文中的寫作不規(guī)范公文的引文不規(guī)范：引用公文時要先引標題，后引發(fā)文字號正確：東北公司《關于執(zhí)行國家新公文格式標準的通知》（中電投東北辦﹝2012﹞547號）。錯誤：中電投東北辦﹝2012﹞547號《關于驗收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的》。日期用法不規(guī)范：日期應使用阿拉伯數(shù)字，年、月、日應該要寫得完整規(guī)范。正確：“１９９７年１０月１日”“錯誤：“１９９７.１０.1”或“９７年１０月１日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等。公文層次的不規(guī)范序號使用不規(guī)范，有的文件中用“（一）”后又標“一”，有的用“一、”后，下面的層次中直接用“１、”等等。正文部分是對公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、“，第二層用“（一）”，第三層用“１、”，第四層用“（１）”。每一層次序數(shù)用字，前后應當一致。注意：“（一）”，“（１）”的后面不要加“、”號。如“（一）、”或“（1）、”等都是錯誤的。還有一些用法不規(guī)范：如法定計量單位的不規(guī)范、簡稱的不規(guī)范、附件不規(guī)范、發(fā)文機關落款不規(guī)范等等。三、典型公文的寫作要求通知（一）通知的特點作者多范圍廣頻率高時效強種類多通知的特點了解特點是寫作的前提（二）適用范圍適用于批轉(zhuǎn)公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬的機關公文；傳達要求和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；任免人員等等。（三）通知的類型1.指示性通知：如：《國務院關于調(diào)整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知》2.發(fā)文性通知：（1）發(fā)布類：如：《國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知》（2）批轉(zhuǎn)類通知（下級來文）如：《批轉(zhuǎn)省公安廳關于我省農(nóng)村人口遷入城鎮(zhèn)落戶情況報告的通知》（3）轉(zhuǎn)發(fā)性通知（上級來文）如：《轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于開展全國物價大檢查的通知》標題均含有批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布公文的名稱均有附件,而且附件是主要件正文均較短批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布通知的共同點：特點1特點2特點3在轉(zhuǎn)發(fā)式通知中，經(jīng)常會遇到轉(zhuǎn)發(fā)的層次較多的情況，我們稱之為層層照轉(zhuǎn)。層層照轉(zhuǎn)的弊端就是標題中“關于”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“通知”等詞反復出現(xiàn)在同一個標題內(nèi)，十分累贅，讓人讀起來十分別扭，如：××發(fā)電公司關于轉(zhuǎn)發(fā)《東北公司關于轉(zhuǎn)發(fā)<集團公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委關于開展管理提升活動的通知>的通知》的通知。轉(zhuǎn)發(fā)性通知標題的擬定：解決此問題有以下幾種辦法：a.省略法：一是省略發(fā)文機關，一般可保留末次發(fā)文機關和始發(fā)文件機關；二是省略介詞“關于”。以剛才的標題為例：××發(fā)電公司關于轉(zhuǎn)發(fā)《東北公司關于轉(zhuǎn)發(fā)<集團公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委關于開展管理提升活動的通知>的通知》的通知?？梢愿臑椤啊痢涟l(fā)電公司轉(zhuǎn)發(fā)國資委關于開展管理提升活動的通知”。b.替代法：有的文件標題標題即使采用省略法擬制標題仍然很長，可用發(fā)文字號作為新標題的事由，替代原文標題。如：如<<××省人民政府辦公廳關于轉(zhuǎn)發(fā)國辦發(fā)〔2004〕38號文件切實做好固定資產(chǎn)投資項目清理工作的通知>>（×政辦發(fā)〔2004〕41號），既避免了冗長，又標明了事由。c.直轉(zhuǎn)法：如果上級的文件，到本單位時已經(jīng)經(jīng)過了三、四層轉(zhuǎn)發(fā)，這時可以直接轉(zhuǎn)發(fā)初始發(fā)文單位文件，不要間接層層轉(zhuǎn)發(fā)。

3．工作通知：如：《關于開展管理提升活動的通知》4．會議通知：如：《關于召開2013年工作會議的通知》5．知照性通知：用于轉(zhuǎn)達要求各有關方面周知（只需要知曉而不要求直接執(zhí)行）的事項。這種通知的發(fā)送對象更為廣泛，級別方面的限制也不嚴格，對下級對平級，甚至對一部分上級均可發(fā)送。所涉及的事項主要是：成立或撤銷機構或組織；啟用或廢止公章；變更一些組織或刊物的名稱；任免干部等。（四）格式標題：發(fā)文機關+事由+（重要、緊急、聯(lián)合、補充）“通知”主送機關正文：緣由和目的、通知事項、執(zhí)行要求落款通知的寫作要求具體、周全、細致關于召開2012年工作務虛會的通知各部門、各單位：為全面總結2011年工作，理清2012年總體工作思路，研究謀劃好明年生產(chǎn)經(jīng)營管理各項工作（目的），經(jīng)公司研究（依據(jù)），擬于本周五下午13：30分，在五樓會議室召開公司2012年工作務虛會（事項），現(xiàn)將有關要求通知如下：1.……；2.……；3.……。［析評］這是一篇會議通知。通知正文只有一段，依次寫了目的、依據(jù)和事項，文字簡練，明白曉暢。報告（一）功用適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（二）特點1.匯報性2.陳述性用于反映重大問題或帶有突發(fā)性、偶然性的情況。用于匯報某一階段的正常工作。用于答復上級機關查詢的事項。工作報告情況報告答復報告（三）類別(四)格式1.標題2.主送機關：為直屬上級機關。3.正文報告的緣由報告的內(nèi)容報告的結語4.落款（五）寫法指要工作報告一般以成績、做法、經(jīng)驗、問題、打算、安排為主，在敘述基本情況的同時，有所分析、歸納，找出規(guī)律性認識。情況報告一般以“情況――原因――教訓――措施”的結構來寫。答復報告一般寫答復的意見或處理結果，是依據(jù)上級要求回答的問題進行寫作，所以要寫得周全而有針對性。關于管控一體化改革進展情況的報告東北公司：我公司按照上級公司關于做好管控一體化改革的有關要求，提高認識，扎實準備，積極穩(wěn)妥推進改革相關工作，現(xiàn)將改革具體情況報告如下：我公司管控一體化改革于2012年6月正式啟動，主要完成了以下工作：：一、……；二、……；三、……。改革過程中出現(xiàn)以下問題：一是……；二是……。為解決好上述問題，我公司采取了以下措施：首先，……。其次，……。目前，改革工作進展順利。特此報告?！痢痢凉?012年10月10日(六)行文規(guī)則不得夾帶“請示”事項。一般不越級。請示（一）功用適用于向上級機關請求指示、批準。（二）特點1.求復性2.單一性1.屬超出本機關工作職權范圍須經(jīng)請示批準才能辦理的；2.對國家的有關方針政策或上級機關有關規(guī)定、決定等不甚了解或有不同理解，需請上級機關解釋或重新審定的；3.工作中出現(xiàn)了新情況、新問題，必須處理卻又無章可循，無法可依，有待上級機關批示的；4.遇到本機關職權范圍內(nèi)很難克服或無力克服的困難，需請上級機關支持、幫助的。5.屬涉及全局性或普遍性的而本機關無法獨立解決的工作困難和問題，必須請示上級機關以求得到上級機關的協(xié)調(diào)和幫助。（三）請示適用范圍1.請求批準的請示2.請求指示的請示3.請求幫助支持的請示4.請求批轉(zhuǎn)的請示（四）類別（五）請示的格式與寫法正文重點是兩部分內(nèi)容：請示的緣由——“為什么要寫請示”請示的事項——“請示什么”寫好請示緣由的要求：1.合情合理2.具體充分3.清楚明白關于撤銷銀行賬戶的請示東北公司：為加強銀行賬戶管理，我公司對銀行賬戶開立情況進行了清查。清查發(fā)現(xiàn)××××，在建行北京宣武支行開立的上繳下?lián)苜Y金歸集賬戶，賬號×××××多年閑置，已沒有保留價值，為規(guī)范管理，我公司擬對上述銀行賬戶予以撤銷。妥否，請批示。

××公司××年×月×日（六）

請示的行文要求1.必須一文一事2.不能多頭請示一般只寫一個主送機關，需要送其他機關的，用抄送；但不得抄送其下級機關。3.不得越級請示有必要時，要抄送被越過機關。（七）請示與報告的區(qū)別1.行文目的不同2.內(nèi)容要求不同3.行文時限不同函（一）

功用適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。1.使用的廣泛性2.行文的多向性3.寫作的靈活性（二）特點（三）類別1.按照內(nèi)容性質(zhì)和用途劃分：（1）商洽函：用于商洽工作、討論問題。如：業(yè)務培訓、人員調(diào)動、信息交流、物質(zhì)供應等。（2）問答函：用于互相詢問和答復處理有關問題。如：疑難詢問、調(diào)查詢問、統(tǒng)計詢問等。（3）請求批示和批復事項的函：請求批準有關事項的函（類似于請示和批復）（4）邀請函：用于邀請親朋好友或知名人士、領導、專家等參加某項活動時所發(fā)的函。2.按行文方向劃分：（1）去函：發(fā)函（2）復函：回復來函（四）格式與寫法1.函的構成：標題、主送機關、正文、落款。2.發(fā)函緣由:函的寫作一般都比較短小，簡明扼要地說明來函的目的事項即可，一般不宜展開論述。3.事項:答復對方的函，首先應在正文的首句或首段說明收到對方函的時間及內(nèi)容概括，然后針對對方的要求，逐一進行答復。4.結語：“請研究函復”、“以上意見，請予函復”、“盼復”、特此函商、“特此函告”、“特此函復”等。（五）寫作須知1.內(nèi)容要簡潔2.語言要得體3.文體要正確關于擬錄用2012屆大中專畢業(yè)生的函××省人事廳：根據(jù)中共××省委組織部、××省人事廳《關于2012年省級機關錄用應屆高校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》規(guī)定，我們對擬錄用到我廳機關工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名?，F(xiàn)將有關錄用審批材料報上，請審批。附件：錄用審批材料24份××省安全廳2012年3月25日紀要（一）適用范圍適用于記載、傳達會議情況和議定事項。任何一級黨政機關的會議都可以做紀要。會議紀要既可用做上行文，也可用做下行文。（二）紀要的類型1．辦公會議紀要：（傳達會議研究的工作、議定事項、布置任務，要求共同遵守）如：《××區(qū)人民政府區(qū)長辦公會議紀要》2．其他會議紀要：（專門工作會議、專題討論會、座談會、學術研討會）如：《××項目基本建設協(xié)調(diào)會議紀要》（三）紀要的結構標題：會議名稱+文種如：《全國農(nóng)村愛國衛(wèi)生運動現(xiàn)場經(jīng)驗交流會》正文：導言、主體、結尾××公司2013年工作務虛會會議紀要時間：××年×月×某日地點：××會議室參加人員：×××主要議題：×××主要內(nèi)容：為全面總結2012年工作，理清2013年工作思路，為召開好2013年工作會議做好基礎準備工作，公司組織召開2013年工作務虛會。會議首先聽取了（傳達了）…………；公司領導作在會上重要講話，并提出×點要求：一是……；二是……；三是……。四、事務公文簡介（一）事務公文的概念事務公文，是黨政機關、企事業(yè)單位和社會團體子日常公務活動中為處理事務，實施管理，溝通信息，指導工作而制作和使用的法定公文之外的各種事務性文書的統(tǒng)稱，如：計劃、總結、調(diào)查報告、簡報、各類講話稿、專用書信等等。事務公文不屬于正式文件，但它在機關及企事業(yè)單位日常公務活動過程中應用范圍很廣，使用頻率很高，具有極為廣泛的適用性。（二）事務公文的特點1.從制作主體上看，不如法定公文那樣嚴格，相對靈活；2.從權威性和效用上看，它一般不代表發(fā)文機關行使職權，不具有法定公文的規(guī)范性和約束效力；3.從體式上看，事務公文不及法定公文要求規(guī)格體式統(tǒng)一化、定型化，形式比較靈活多樣；4.從處理程序上看，處理程序相對簡單、不必統(tǒng)一處理。（三）事務公文的種類1.計劃類：包括規(guī)劃、設想、計劃、方案、安排、預案等；2.報告類：包括工作報告、工作總結、述職報告、調(diào)查報告、工作研究等；3.簡報類：包括簡報、典型材料等；4.會議類：包括包括開、閉幕詞、大會工作報告、講話稿等；5.書信類：包括證明信、慰問信、感謝信、倡議書等。（四）事務公文的作用1.提供借鑒，推動工作2.溝通情況，交流信息3.規(guī)范行為，協(xié)調(diào)步驟4.