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宴會(huì)預(yù)定操作程序電話禮儀一、基本要求話務(wù)工作的基本要求是:聲音清晰、態(tài)度和藹、言語(yǔ)準(zhǔn)確、反應(yīng)迅速.二、接聽(tīng)電話的禮儀1.“三響之內(nèi)”接聽(tīng)所有來(lái)電話,務(wù)必在三響之內(nèi)接聽(tīng),以充分體現(xiàn)酒店的工作效率。如果故意延誤,提起聽(tīng)筒以后還照常和周圍的人閑扯,把發(fā)話人擱在一邊,這是不允許的2.先問(wèn)好,再報(bào)單位,再用問(wèn)候語(yǔ)這樣可以避免搞不清身份和撥錯(cuò)電話的麻煩,例如:“您好,××酒店”,一般要求用普通話,或者用中文和英文。例如,Goodmorning,××Hotel。接電話問(wèn)好、報(bào)單位后講問(wèn)候語(yǔ),例如,“請(qǐng)問(wèn)我能幫您什么忙嗎?”切忌自己什么都不說(shuō),只是一味地詢問(wèn)對(duì)方:“您叫什么名字?您是哪個(gè)單位的?”這種做法極不禮貌。另外注意的是,問(wèn)好、報(bào)單位、問(wèn)候語(yǔ)這三者開(kāi)頭語(yǔ)的順序不能顛倒弄錯(cuò)。這樣顯得彬彬有禮,給人一種親切感。3.避免用過(guò)于隨便的語(yǔ)言熱情、修辭恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)句是電話回答成功的一半,因而不要用非正規(guī)的非專業(yè)化以及不禮貌的詞語(yǔ)。4.注意聆聽(tīng)在客人講完之前不要打斷也不可妄下結(jié)論,對(duì)聽(tīng)不清楚的地方,要復(fù)述客人的話,以免搞錯(cuò)。聽(tīng)電話時(shí)要注意禮貌,仔細(xì)聆聽(tīng)對(duì)方的講話,要把對(duì)方的重要話進(jìn)行重復(fù)和附合,應(yīng)不時(shí)地用“喂”、“對(duì)”、“是”來(lái)給對(duì)方積極的反饋。如果對(duì)方發(fā)出邀請(qǐng)或會(huì)議通知,應(yīng)致謝。如對(duì)方反映問(wèn)題或是客人投訴,接待要耐心,回復(fù)對(duì)方的話要十分注意語(yǔ)氣和措詞,要顯得熱情、誠(chéng)懇、友善、親切,并使對(duì)方能體會(huì)到你對(duì)他的關(guān)注。5.做好記錄若是重要的事,應(yīng)做記錄。記錄時(shí)要重復(fù)對(duì)方的話,以檢驗(yàn)是否無(wú)誤。然后應(yīng)等對(duì)方自己來(lái)結(jié)束談話,如果電話上定不下來(lái),可告知對(duì)方待請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后,再通電話決定6.通話完畢通話結(jié)束時(shí),應(yīng)說(shuō)“謝謝您!”。通電話以對(duì)方掛斷電話方為通話完畢,任何時(shí)候不得用力擲聽(tīng)筒。三、打電話的禮儀1.說(shuō)話要直截了當(dāng)員工在打電話時(shí),要直對(duì)著話筒說(shuō)話,嘴唇與話筒相距5cm為宜,使用正常的語(yǔ)調(diào),說(shuō)話直截了當(dāng),開(kāi)門見(jiàn)山。2.做好準(zhǔn)備工作電話簿、常用電話號(hào)碼、日歷、記錄本以及筆全部應(yīng)放在便于拿到的位置。撥電話之前,員工應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備,如各種表格、數(shù)據(jù)、圖表和有關(guān)內(nèi)容3.禮貌接聽(tīng)電話打電話的人只能根據(jù)自己聽(tīng)到的聲音判斷對(duì)方對(duì)自己的態(tài)度,熱情友好和及時(shí)地招呼對(duì)方是最基本要求。員工應(yīng)該明確自己的崗位,如果所找的人不在,接電話的員工應(yīng)提供幫助,解釋要找的人不在,并說(shuō)明大約何時(shí)回來(lái),或把電話轉(zhuǎn)給某一個(gè)可以代替的人,或留下電話記錄。4.禮貌中斷電話如果員工在通話過(guò)程中務(wù)必離開(kāi)一下,他應(yīng)該請(qǐng)發(fā)話人等待一下或請(qǐng)對(duì)方再打電話來(lái)。如果對(duì)方愿意等待,應(yīng)告知對(duì)方他的電話沒(méi)有掛斷,并輕輕放下話筒5.禮貌轉(zhuǎn)接電話員工只有在確信電話所轉(zhuǎn)對(duì)象能向發(fā)話者提供幫助時(shí),才能將電話轉(zhuǎn)過(guò)去,應(yīng)告訴發(fā)話人要將電話轉(zhuǎn)接并解釋為什么要轉(zhuǎn)接的理由6.禮貌地結(jié)束電話員工在結(jié)束電話時(shí),應(yīng)使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)束語(yǔ),以對(duì)發(fā)話人表示感謝,或?qū)ψ约何茨芴峁椭硎厩敢?,?yīng)讓發(fā)話者先掛電話,以免對(duì)方有什么誤解四、聲音的要求1.聲音親切、明快接電話時(shí)應(yīng)提倡運(yùn)用富有人情味的聲音,運(yùn)用帶笑聲音與對(duì)方通話。親切、明快的聲音使對(duì)方感到舒服,感到滿意。有人稱電話小姐是“微笑大使”,她們通過(guò)自己的聲音在公眾和酒店之間架起友好的橋梁??梢?jiàn),通話時(shí)充分調(diào)動(dòng)一切語(yǔ)言修辭手段是樹(shù)立酒店良好形象、與公眾建立良好關(guān)系的有效手段2.語(yǔ)氣自然、注意措辭酒店員工在表達(dá)時(shí),要注意語(yǔ)氣的自然流暢,心平氣和,禮貌有加3.音量適中音量要適中,不要過(guò)高,亦不能過(guò)低,以免客人聽(tīng)不清。采用愉快、自然的聲音,速度以適應(yīng)對(duì)方速度為宜。4.聲調(diào)自然聲調(diào)要自然、清晰、柔和、親切,不要裝腔作勢(shì),也不要聲嘶力竭,而要給人一種愉悅的感受。5.發(fā)音清楚發(fā)音清楚、易懂,不夾雜地方鄉(xiāng)土口音,如南通方言6.語(yǔ)調(diào)優(yōu)美語(yǔ)調(diào)要優(yōu)美熱情、奔放、富于表達(dá)力,而不是單調(diào)令人厭煩,沒(méi)有喘息聲五、注意事項(xiàng)1.使用禮貌用語(yǔ)注意使用禮貌用語(yǔ),不準(zhǔn)講粗話、使用蔑視和污辱性的語(yǔ)言。任何時(shí)候,不能使用“喂”、“不知道”、“什么”、“不在”、“我很忙”或者隨便掛斷電話。2.不要出差錯(cuò)接錯(cuò)電話,特別在夜間,必定要遭到客人的斥責(zé)。所以,應(yīng)盡量避免出差錯(cuò)。3.答復(fù)咨詢答復(fù)咨詢時(shí),要耐心、禮貌地為客人解決問(wèn)題。4.處理緊急事件要迅速、準(zhǔn)確而不忙亂,要熟悉本地區(qū)公安、消防等有關(guān)業(yè)務(wù)單位的電話。5.不得打私人電話不得利用工作之便打私人電話,影響酒店正常工作什么是宴會(huì)預(yù)定?餐飲宴會(huì)訂餐,宴會(huì)預(yù)定是餐飲業(yè)根據(jù)餐飲宴會(huì)消費(fèi)要求,按一定的程序接受并為其安排合適的用餐環(huán)境以及用餐菜點(diǎn)的餐飲業(yè)務(wù)活動(dòng),宴會(huì)預(yù)定是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的餐飲運(yùn)轉(zhuǎn)工作,是宴會(huì)銷售管理的重要環(huán)節(jié),宴會(huì)預(yù)定對(duì)餐飲客情信息的收集與整理具有重要的作用宴會(huì)電話預(yù)定程序標(biāo)準(zhǔn):接受客戶電話預(yù)定時(shí),鈴響三聲之內(nèi)必須有人應(yīng)接,使用禮貌用語(yǔ),語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)親切,吐詞清晰。提前3小時(shí)將客情通知單發(fā)至有關(guān)部門和營(yíng)業(yè)點(diǎn)。程序:鈴響三聲以內(nèi),迅速拿起電話,敬語(yǔ)問(wèn)候。問(wèn)清客人預(yù)定內(nèi)容,如單位名稱.人數(shù).標(biāo)準(zhǔn).時(shí)間.付款方式等,如預(yù)定西餐廳蛋糕則問(wèn)清蛋糕規(guī)格.領(lǐng)取時(shí)間等,留下聯(lián)系人的姓名和電話號(hào)碼。若是預(yù)定內(nèi)容,可結(jié)合賓客的要求標(biāo)準(zhǔn)和宴會(huì)菜單,積極推銷利潤(rùn)高有利于準(zhǔn)備并適合賓客口味的菜肴或特別推銷菜肴。復(fù)述預(yù)定內(nèi)容,做好記錄。將了解的信息準(zhǔn)確填寫(xiě)在預(yù)定記錄簿上。若賓客提供的信息部詳細(xì),須根據(jù)聯(lián)系人的姓名和電話號(hào)碼進(jìn)行跟蹤聯(lián)系,以便獲取準(zhǔn)確的信息根據(jù)預(yù)定記錄的資料,分別填寫(xiě)宴會(huì),會(huì)議預(yù)定記錄,今日預(yù)定記錄,今日宴會(huì)客情表,宴會(huì)通知單,蛋糕預(yù)定單和今日會(huì)議客情一覽表。迅速將宴會(huì)通知單和桌面菜單及各種客情表發(fā)至廚房.餐廳等生產(chǎn)點(diǎn)和營(yíng)業(yè)點(diǎn)。預(yù)定宴會(huì)面談程序標(biāo)準(zhǔn):預(yù)定內(nèi)容全面準(zhǔn)確。至少提前3小時(shí)將客情通知單發(fā)送至有關(guān)部門和營(yíng)業(yè)點(diǎn)。程序:禮貌問(wèn)候賓客。問(wèn)清來(lái)賓的姓名.單位名稱.電話號(hào)碼.預(yù)定內(nèi)容.特殊要求等,并復(fù)述一遍。將得到的信息迅速認(rèn)真地記錄在宴會(huì).會(huì)議預(yù)定記錄簿上,并注明客人的特殊要求。向客人提供標(biāo)準(zhǔn)菜單,讓其挑選并確認(rèn),如果客人需改換菜單中的個(gè)別菜肴時(shí),可視情況適當(dāng)予以調(diào)整。有特殊情況,或客人有特殊要求的,可請(qǐng)廚師長(zhǎng)親自安排菜單或視情況重新確定用餐標(biāo)準(zhǔn),并讓客人確認(rèn)。遇重大活動(dòng)和宴會(huì),應(yīng)根據(jù)與客人達(dá)成的協(xié)議,草擬合同,對(duì)于未定事宜和客人需改動(dòng)事宜,應(yīng)注明最后確認(rèn)時(shí)間。請(qǐng)客人在合同上簽字,合同一式兩份,妥善管好。向客人表示感謝,禮貌送客。根據(jù)記錄的資料,分別認(rèn)真填寫(xiě)宴會(huì)會(huì)議預(yù)定記錄,宴會(huì)通知單,宴會(huì).會(huì)議一周預(yù)報(bào)表。逐項(xiàng)落實(shí)賓客要求,抄寫(xiě)桌面菜單。迅速將宴會(huì)通知單和桌面菜單及各種客情表發(fā)至廚房.餐廳等生產(chǎn)點(diǎn)和營(yíng)業(yè)點(diǎn)接受和發(fā)送團(tuán)隊(duì)用餐及宴會(huì)通知程序標(biāo)準(zhǔn):所有通知單都必須簽收。所有確認(rèn)書(shū)都須與原通知單核對(duì)??颓橥ㄖ獑沃辽夙毺崆?小時(shí)發(fā)送。程序:在接受前廳發(fā)送的團(tuán)隊(duì)接待通知單時(shí),要逐項(xiàng)看清楚內(nèi)容,對(duì)通知不明確和字跡不清的要當(dāng)場(chǎng)問(wèn)清,然后簽上自己的名字和接受的時(shí)間。根據(jù)團(tuán)隊(duì)接待通知單上的資料填寫(xiě)團(tuán)隊(duì)客情預(yù)報(bào)表,宴會(huì)會(huì)議預(yù)定簿,并提前一天填寫(xiě)宴會(huì)客情通知單。迅速將團(tuán)隊(duì)客情預(yù)報(bào)表和宴會(huì)客情通知單發(fā)送至廚師長(zhǎng).中廚房.餐廳.前廳.財(cái)務(wù).大堂.總經(jīng)理室.管事部等營(yíng)業(yè)點(diǎn),若用西式早餐,需送西廚房一份。團(tuán)隊(duì)到店收到前廳發(fā)送的團(tuán)隊(duì)確認(rèn)書(shū)后,認(rèn)真核對(duì)下列各項(xiàng)內(nèi)容:團(tuán)隊(duì)人數(shù),陪同人數(shù)。抵離日期。具體用餐時(shí)間(若不在正常營(yíng)業(yè)時(shí)間范圍內(nèi),如提前或推遲用餐等,需提前通知餐廳和廚房。用餐特殊要求(如吃素信伊斯蘭教等)發(fā)現(xiàn)以上幾項(xiàng)內(nèi)容與原發(fā)團(tuán)隊(duì)接待通知有出入的,以確認(rèn)書(shū)提供的資料為準(zhǔn),并盡快填寫(xiě)客情更改通知單,通知廚房和餐廳。宴會(huì)更改程序標(biāo)準(zhǔn):所有更改內(nèi)容必須有書(shū)面通知。收到客人更改通知后,30分鐘必須將書(shū)面更改通知發(fā)至持有原通知的部門。所有書(shū)面更改通知接受者需簽收。程序:無(wú)論客人用電話或面談形式對(duì)已預(yù)定的宴會(huì)或其他活動(dòng)進(jìn)行更改時(shí),應(yīng)熱情接待,態(tài)度和藹。詳細(xì)了解客人更改的項(xiàng)目.原因,盡量滿足客人要求,對(duì)取消宴會(huì)的,要問(wèn)明原因,盡量挽留客人。將更改內(nèi)容認(rèn)真記錄,并向客人說(shuō)明有關(guān)更改后的處理原則。盡快將處理的信息傳遞給客人,并向客人表示感謝。認(rèn)真填寫(xiě)更改通知單,并迅速送至有關(guān)營(yíng)業(yè)點(diǎn)和生產(chǎn)點(diǎn)請(qǐng)接受者簽字將更改原因及處理方法記錄存檔,并向經(jīng)理匯報(bào)以便采取跟蹤措施,爭(zhēng)取客源。檢查更改內(nèi)容的落實(shí)情況和更改后費(fèi)用收取等事宜。落實(shí)跟蹤措施,與客戶建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。跟蹤回訪程序標(biāo)準(zhǔn):所有回訪必須電話預(yù)約。至少半年內(nèi)回訪一次。所有回訪必須有文字記錄和書(shū)面報(bào)告。程序:根據(jù)餐飲部宴會(huì)預(yù)定的客史檔案,排列出被訪者名單和回訪順序及時(shí)間(最好選擇有特別意義的時(shí)間如:節(jié)假日前,被訪者生日前等)。與客戶進(jìn)行電話聯(lián)系,預(yù)約拜訪的具體時(shí)間和地點(diǎn)。將被訪者的檔案調(diào)出,認(rèn)真詳細(xì)地閱讀。根據(jù)檔案材料提供的信息,準(zhǔn)備好拜訪必須的物品,如客人愛(ài)好的禮品.飯店信息.促銷宣傳資料等。提前抵達(dá)預(yù)約地點(diǎn),熱情問(wèn)候客人,并對(duì)客人的接待表示感謝。選擇適當(dāng)?shù)脑掝}進(jìn)行交流。對(duì)賓客經(jīng)常光臨飯店表示感謝,表達(dá)希望繼續(xù)與其合作,愿意為其提供服務(wù)的誠(chéng)意,向客人提供飯店餐飲服務(wù)新項(xiàng)目.促銷活動(dòng)等信息和有關(guān)資料。主動(dòng)征求客人對(duì)以往餐飲活動(dòng)的意見(jiàn)和建議,認(rèn)真做好記錄。了解客人近期內(nèi)有哪些活動(dòng)并表示樂(lè)意為其提供服務(wù)。禮貌道別,向客人表示感謝。整理回訪得到的有關(guān)信息并存檔。特殊情況如客人的建議等向餐飲部經(jīng)理匯報(bào)宴會(huì)預(yù)定應(yīng)知應(yīng)會(huì)如果兩位客人同時(shí)要預(yù)定同一間包間時(shí)怎么辦?根據(jù)先來(lái)后到的原則,按時(shí)間先訂先安排。按宴會(huì)訂單的號(hào)碼與對(duì)方聯(lián)系,向?qū)Ψ街v明原因,誠(chéng)懇
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