商務(wù)禮儀、郵件禮儀培訓(xùn)

封面頁(yè)（設(shè)計(jì)好之后可以刪掉這個(gè)文本框哦）做有溫度的職場(chǎng)菜鳥(niǎo)Powerfule-mail職場(chǎng)郵件禮儀培訓(xùn)不當(dāng)小白的第一步，從郵件開(kāi)始Formyself姓名：張義銘坐標(biāo)：山東濟(jì)南微博ID：唉呀媽呀小清戣拖延癥晚期的巨蟹座，妄想做一個(gè)安靜的段子手的三流小報(bào)記者微博校園線下渠道東北大區(qū)HR組長(zhǎng)目錄Contents發(fā)電郵前你所須知的開(kāi)始寫(xiě)郵件收郵件和收到之后其他金手指發(fā)前須知選好郵箱發(fā)郵件前先要有一個(gè)高逼格的郵箱什么？你還沒(méi)有郵箱？還在用QQ傳文件？什么？你還在用QQ郵箱？什么？你不知道都有什么郵箱？那還等什么？還不快去注冊(cè)？開(kāi)始寫(xiě)郵件關(guān)于版面收件人/TO：郵件的受理人，直接相關(guān)者，有義務(wù)回復(fù)響應(yīng)并更具情況處理。抄送/CC：郵件內(nèi)容的知情者，間接相關(guān)者，無(wú)義務(wù)回復(fù)，如有意見(jiàn)可隨郵件回復(fù)。注意：1.收件人/TO和抄送/CC使用時(shí)，建議按一定順序排列，比如按照職務(wù)高低排序，適當(dāng)規(guī)則有助于提升職場(chǎng)形象；

2.只給需要此郵件的人發(fā)郵件，按照部門(mén)規(guī)章制度，切勿亂發(fā)，亂抄送；

3.轉(zhuǎn)發(fā)郵件原文時(shí)要慎重考慮，切勿直接轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)密郵件！subject：1.切勿空白主題或隨意主題；失禮！

2.簡(jiǎn)短有力，直接概括重要信息；最好寫(xiě)清楚郵件來(lái)源，如“齊魯理工學(xué)院

xxxx活動(dòng)反饋”，簡(jiǎn)潔明了；

3.切忌錯(cuò)別字和錯(cuò)誤信息。重要郵件可以標(biāo)注【緊急】開(kāi)始寫(xiě)郵件關(guān)于開(kāi)頭和結(jié)尾1.適當(dāng)稱呼用語(yǔ)，拿捏尺度；

2.定格寫(xiě)稱呼用語(yǔ)，

慎用英文稱呼和Dear等熟人常用稱呼；3.適當(dāng)?shù)膯?wèn)候語(yǔ)，對(duì)長(zhǎng)輩/上級(jí)用敬語(yǔ)，晚輩/下屬用謙辭；4.結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。開(kāi)始寫(xiě)郵件關(guān)于正文1.若首次溝通，第一件應(yīng)當(dāng)自報(bào)家門(mén)，以示對(duì)對(duì)方的尊重；2.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查。3.注意Email的論述語(yǔ)氣，以免引起對(duì)方不適；4.合理提示加粗，背景色，標(biāo)紅，下劃線等突出重要信息；開(kāi)始寫(xiě)郵件關(guān)于正文5.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述。直接插入正文中；6.在正式郵件中慎用顏文字符號(hào)，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻；7.郵件所需要說(shuō)的事件過(guò)多時(shí)善用分組和標(biāo)號(hào)。開(kāi)始寫(xiě)郵件示例開(kāi)始寫(xiě)郵件附件須知1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；2.附件文件應(yīng)按正確的名字命名，要夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，最好打包壓縮發(fā)送。開(kāi)始寫(xiě)郵件結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。（這有別與郵件正文的自我介紹?。?.簽名信息不宜過(guò)多?？砂ㄐ彰?、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，一般5-7行；2.不要只用一個(gè)簽名檔，對(duì)不通的to對(duì)象用不同的簽名；3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。收到之后要做的回復(fù)郵件的小錦囊及時(shí)回復(fù)關(guān)閉自動(dòng)回復(fù)進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體主動(dòng)控制郵件的來(lái)往點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！回復(fù)時(shí)注意禮貌用語(yǔ)和語(yǔ)氣注意事項(xiàng)收到之后要做的1.當(dāng)事件涉及較多或問(wèn)題較多時(shí)；先打電話或發(fā)消息溝通，再發(fā)郵件走正式流程電話溝通效果最佳，而郵件屬于正式流程。2.跨區(qū)域/部門(mén)發(fā)送郵件請(qǐng)求幫助時(shí)；

在完成溝通后，求助時(shí)抄送給自己本部門(mén)/區(qū)域的主管；如果能同時(shí)抄送所求助區(qū)域/部門(mén)的負(fù)責(zé)人更佳。3.溝通有度，層次分明，切忌私自越級(jí)反饋。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)第一時(shí)間to自己的直屬負(fù)責(zé)人，cc簡(jiǎn)介負(fù)責(zé)人；當(dāng)出現(xiàn)對(duì)直屬負(fù)責(zé)人不滿意越級(jí)反饋告狀時(shí)，要cc直屬負(fù)責(zé)人，做到彼此知情。其他金手指1.怕漏收郵件怎么辦？善用郵箱軟件PC端口有foxmail、outlook等客戶端；手機(jī)客戶端有網(wǎng)易郵箱大師、QQ郵箱工具等；養(yǎng)成每日定時(shí)收取郵件的好習(xí)慣，來(lái)郵件及時(shí)回復(fù)不積壓郵件和工作；定期清理收信箱，對(duì)無(wú)用和垃圾郵件進(jìn)行處理。其他金手指2.怕發(fā)錯(cuò)郵件怎么辦？在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息；如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦；不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓；所有的郵件發(fā)送前都要經(jīng)過(guò)Doublecherk后才能發(fā)送，對(duì)各項(xiàng)進(jìn)行檢查；發(fā)件前了解對(duì)方的情況和習(xí)慣，在語(yǔ)言、字號(hào)等方面，尊重對(duì)方習(xí)慣其他金手指3.怕發(fā)了郵件沒(méi)人理怎么辦？溝通確認(rèn)和反饋，對(duì)重要項(xiàng)目，發(fā)郵件前后都要做到其他方式溝通；自身先養(yǎng)成來(lái)信回復(fù)的好習(xí)慣；有時(shí)候如果郵件出去并未得到回復(fù)，可以嘗試私信或提醒；在郵件結(jié)尾適當(dāng)加入“Iamlookingforyoureply”、"Sincerely"或者“請(qǐng)盡快回復(fù)”等用語(yǔ)，潛意識(shí)里“催更”在自己的郵件中做到不犯錯(cuò)誤，簡(jiǎn)明扼要，保證項(xiàng)目