第13章-信息管理

第十三章信息管理的措施和方法信息管理是指信息收集、整理、處理、存儲、傳遞和應(yīng)用的總稱。信息管理的目的是通過有組織的信息流通，使決策者能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲星相應(yīng)的信息，以作出科學(xué)的決策。信息管理的內(nèi)容包括建立信息編碼系統(tǒng)、明確信息流程、制定信息采集制度及進(jìn)行信息處理。因本項(xiàng)目投資額大、建設(shè)周期長、涉及專業(yè)較廣、結(jié)構(gòu)形式特別、文用的機(jī)械、設(shè)備、材料數(shù)量很大，可以預(yù)見本項(xiàng)目一旦開工實(shí)施，每月將有大量的工程信息產(chǎn)生，這需要我們?nèi)ナ占⑻幚?、存儲或發(fā)布。建立完善的信息管理系統(tǒng)是做好該項(xiàng)工作的關(guān)鍵。對此我們將安排專人負(fù)責(zé)住處的收集、存儲與發(fā)布，信息的處理交由各分管專業(yè)監(jiān)理工程師完成。同時(shí)我們還將制定信息的編碼管理辦法，明確信息的流程、信息的處理時(shí)限等。若現(xiàn)場條件具備，我們還將采用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，使信息的存儲與發(fā)布更加快捷、準(zhǔn)確。對于信息管理我部安排一名監(jiān)理工程師專職管理。一、建設(shè)信息資料的組成（一）質(zhì)量控制信息；（二）進(jìn)度控制信息；（三）投資控制信息；（四）其它控制信息。二、信息管理的基本任務(wù)（一）實(shí)施最優(yōu)控制為了比較分析及采取措施來控制項(xiàng)目投資目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)及進(jìn)度目標(biāo)，監(jiān)理工程師首先應(yīng)掌握三日標(biāo)的計(jì)劃值，了解三大目標(biāo)的執(zhí)行情況。監(jiān)理工程師必須充分掌握、分析這兩個(gè)方面的信息，以便實(shí)施最優(yōu)控制。（二）進(jìn)行合理決策監(jiān)理決策正確與否，取決于各種因素，而其中最重要的因素之一就是信息，監(jiān)理工程師在工程施工各個(gè)階段，都必須充分地收集信息、加工信息。從而作出科學(xué)合理的監(jiān)理決策。（三）妥善協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位之間的關(guān)系本工程涉及單位眾多，如政府部門、承建商、項(xiàng)目業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位、資金供應(yīng)單位、外圍工程單位、毗鄰單位等，為了與這些單位建立有機(jī)的聯(lián)系，需要加強(qiáng)信息管理，妥善協(xié)調(diào)各單位之間的關(guān)系。三、信息管理辦法（一）建立信息編碼系統(tǒng)在信息管理的過程中，隨時(shí)都可能產(chǎn)生大量的信息（如報(bào)表、數(shù)字、文字、聲像等），用文字來描述其特征已不滿足現(xiàn)代化管理的要求。因此，必須賦予信息一組能反映其主要特征的代碼，用以表征信息的實(shí)體或?qū)傩?，便于?jì)劃進(jìn)行管理。代碼可以用數(shù)字、文字或規(guī)定的特殊符號。信息的編碼是監(jiān)理信息管理的基礎(chǔ)。1、編碼的原則惟一的原則。每個(gè)代碼所表示的實(shí)體或?qū)傩员仨毷俏┑摹＃?）可擴(kuò)充的原則。編碼要留有足夠的位置，以適應(yīng)變化的需要，便于添加新碼。（2）準(zhǔn)化的原則。編碼應(yīng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化，以便與全國的監(jiān)理信息編碼保持一致，便于系統(tǒng)的開拓。等長的原則。等長是指信息代碼的長度相等。等長的原則就量在監(jiān)理信息編碼時(shí)，每個(gè)信息代碼的長度應(yīng)相等，便于計(jì)算機(jī)的處理。（3）便于記憶的原則。便于記憶主要是為了在處理監(jiān)理信息時(shí)更快更容易些，也使使用者更方便些。例如，長于五個(gè)字符，最好分成小段，便于記憶；比如，用漢語拼音的第一字母表示信息類別等。（4）相對穩(wěn)定的原則。代碼系統(tǒng)要有一定的穩(wěn)定性，要使它能適應(yīng)環(huán)境的變化，從而能夠使用較長的時(shí)間，而不致于經(jīng)常修改代碼系統(tǒng)。當(dāng)然這時(shí)指的是編碼方法的修改，而不是增減幾個(gè)代碼。例如，用了漢語拼音第一個(gè)字每表示信息類別后，就不要再用英文簡寫母來表示，否則代碼混淆，系統(tǒng)混亂，信息處理就麻煩了。（5）短小精煉的原則。在條件許可的情況下，應(yīng)盡量使信息代碼短小精煉，不僅是為了易記易用，而且實(shí)踐證明，代碼越長，信息處理過程中錯(cuò)誤越多。2、編碼方法（1）順序編碼。順序編碼的方法是代碼由數(shù)字組成，按數(shù)字順序編排下去。即001（或0001等）開始依次編排下去，直至最后的編碼方法。順序編碼。順序編碼的方法簡單，代碼較短。但這種編碼缺乏邏輯基礎(chǔ)，本身不能說明任保信息特征。此外，新的信息代碼只能在代碼最后依次追加，刪除無用的信息又會產(chǎn)生空碼。所以，此方法一般只用他分類編碼后進(jìn)行細(xì)分類的一種手段。（2）成批編碼。成批編碼的方法是在順序編碼方法基礎(chǔ)上進(jìn)行改動(dòng)的一種編碼方法。它也是從數(shù)字開頭，依次編號，只是在每批同類型數(shù)據(jù)后面留有一定的余量，以各添加新的代碼。這種編碼方法同樣存在缺少邏輯基礎(chǔ)和信息特征的缺點(diǎn)。與順序編碼方法一樣，此方法一般只用作其他分類編碼后進(jìn)行細(xì)分類的種手段。(二)監(jiān)理工作中的信息流程信息流程反映了工程項(xiàng)目建設(shè)中各參建單位及有關(guān)單位之間的關(guān)系。顯然信息流程暢通，將對監(jiān)理的信息管理工作帶來很大的好處和方便，相友信息流程混亂，信息管理工作是無法進(jìn)行的。為了保證監(jiān)理工作的順利進(jìn)行，必須使監(jiān)理信息在工程項(xiàng)目建設(shè)管理的上下級之間、參建單位之間、與外部環(huán)境之間流動(dòng)，這稱為“信息流”。應(yīng)該指出的是，信息流不是信息，而是信息流通的渠道。為了監(jiān)理工作的順利完成，必須使監(jiān)理信息在上下級之間，內(nèi)部組織與外部環(huán)境之間流動(dòng)，本公司擬建立以下五種類型的“信息流”。1、自上而下的信息流，由主管單位、主管部門、業(yè)主以及總監(jiān)開始，流向項(xiàng)目管理工程師、監(jiān)理員的信息，主要包括監(jiān)理目標(biāo)、工作條例、命令、辦法及規(guī)定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)意見等。2、自下而上的信息流：由下級向上級流動(dòng)的信息，主要包括項(xiàng)目實(shí)施和有關(guān)目標(biāo)的完成量、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全、消耗、效率、監(jiān)理人員的工作情況等。3、橫向間的信息流：同一層次的工作部門或工作人員之間相互提供和接受的信息，包括相互協(xié)作，互通有無或相互補(bǔ)充，以及在特殊緊急情況下，為了節(jié)省信息流動(dòng)時(shí)間而需要橫向提供的信息。4、以信息管理人員為集散中心的信息流：信息管理人員是匯總信息分析信息，分散信息的專職人員，幫助工作部門進(jìn)行規(guī)范，任務(wù)檢查，對有關(guān)的專業(yè)，技術(shù)問題進(jìn)行咨詢。5、工程項(xiàng)目內(nèi)部與外部環(huán)境之間的信息流：項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（公司）與業(yè)主、承建商、設(shè)計(jì)單位、質(zhì)量監(jiān)督部門、國家有關(guān)管理部門和業(yè)務(wù)部門，都不同程度地需要信息交流，既要滿足自身監(jiān)理的需要，又要滿足與環(huán)境的協(xié)作要求。6、各類信息都應(yīng)進(jìn)行分類建檔、信息保存，傳遞發(fā)送時(shí)都應(yīng)進(jìn)行簽字記，各類文件都應(yīng)有可追溯性，信息管理嚴(yán)格按照公司ISO9002質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)《程序文件》執(zhí)行。(三)信息的收集1、工程建設(shè)信息的收集（1）收集業(yè)主提供的信息當(dāng)業(yè)主方負(fù)責(zé)某些材料的供應(yīng)時(shí)，需收集提供材料品種、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、提貨地點(diǎn)、提貨方式等信息。業(yè)主方在建設(shè)過程中對各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量，投資、合同等方面的意見和看法，監(jiān)理工程師應(yīng)及時(shí)收集，同時(shí)還要及時(shí)收集業(yè)主方的上級單位對工程建設(shè)的各種意見和指令。（2）收集承建商提供的信息如向監(jiān)理單位報(bào)送施工組織設(shè)計(jì)，報(bào)送各種計(jì)劃、單項(xiàng)工程施工措施、月支付申請表、各種工程項(xiàng)目自檢報(bào)告、質(zhì)量問題報(bào)告、有關(guān)的意見等等。（3）收集工地會議信息工地會議是監(jiān)理工作的一種重要方法，會議中包含著大量的監(jiān)理信息，我們抖建立一套完善的會議制度，以便于會議信息的收集。（4）工程竣工階段的信息收集工程竣工并按要求進(jìn)行竣工驗(yàn)收時(shí)，需要大量的對竣工驗(yàn)收有關(guān)的各種資料信息。這些信息一部分是在整個(gè)施工過程中，長期積累形成的；一部分是在竣工驗(yàn)收期間，根據(jù)積累的資料整理分析而形成的。我們將督促承建商編制完整的竣工資料，并報(bào)我監(jiān)理方審簽后，移交業(yè)主并通過移交管理單位。2、監(jiān)理信息的收集監(jiān)理信息收集，應(yīng)是收集各種原始信息，這是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)工作。監(jiān)理信息管理工作質(zhì)量的好壞，很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。尤其在施工階段，施工現(xiàn)場千變?nèi)f化，新的信息不斷產(chǎn)生。因此，建立一套完善的信息收集制度是極其必要的。監(jiān)理信息的收集制度的建立不外乎兩方面的內(nèi)容。一是監(jiān)理記錄，二是會議制度。對監(jiān)理信息的收集有：（1）建設(shè)前期的信息收集：a、收集計(jì)劃任務(wù)書及其有關(guān)資料；b、收集設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料；c、收集招標(biāo)投標(biāo)合同文件及其有關(guān)資料。（2）施工中的信息收集a、收集業(yè)主提供的信息，如甲供設(shè)備數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格提貨地點(diǎn)、提貨方式，氣象預(yù)報(bào)等。b、收集承建商提供的信息，如各種計(jì)劃，單項(xiàng)工程施工措施，月支付申請表，各種工程項(xiàng)目自檢報(bào)告，質(zhì)量問題報(bào)告，有關(guān)的意見等。C、建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理的記錄，如現(xiàn)場監(jiān)理人員的工地記錄、監(jiān)理日志、現(xiàn)場每日的天氣記錄、監(jiān)理負(fù)責(zé)人的日記、監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)、監(jiān)理工程師對施工單位的指示。d、搜集工地會議信息。e、適時(shí)召開第一次工地會議。f、檢查承建商的動(dòng)員情況（履約保證金、進(jìn)度計(jì)劃、保險(xiǎn)、組織人員、工料等）;g、檢查業(yè)主對合同的履行情況（如資金、投保、移交工地、圖紙等）;h、監(jiān)理工作動(dòng)員情況；I、明確監(jiān)理工作程序：包括支付報(bào)表，下達(dá)有關(guān)指令，明確上報(bào)統(tǒng)計(jì)時(shí)間，下發(fā)工程質(zhì)量驗(yàn)收程序表，下發(fā)工程計(jì)量表，下發(fā)工程中間交工證書。(四)監(jiān)理信息的處理根據(jù)對信息加工整理的深淺可分為三個(gè)類別：第一類為對資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單整理和過濾；第二類是對信息進(jìn)行分析，概括綜合能產(chǎn)生輔助決策的信息，第三類通過應(yīng)用數(shù)學(xué)模型統(tǒng)計(jì)推斷可以產(chǎn)生決策的信息。在工程項(xiàng)目建設(shè)的過程中，所發(fā)生并以棕收集和整理的信息、資料，從以上所介紹的情況看，其內(nèi)容和數(shù)量是相當(dāng)多的。而在監(jiān)理過程中，可能要隨時(shí)調(diào)用的方便，必須對所收集到的信息、資料進(jìn)行處理。1、監(jiān)理信息處理的要求要使信息能有效的發(fā)揮作用，在處理它的過程中就必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)。及時(shí)，就是住處的傳遞速度要快。由于監(jiān)理過程中，信息具有很重要的作用，監(jiān)理信息的及時(shí)獲得，將對監(jiān)理工程師的及時(shí)決策起到很大的作用，對工程的順利進(jìn)展也有著很在關(guān)系。準(zhǔn)確，就是在信息過程中，要使處理后的信息能客觀地如實(shí)地反映實(shí)際情況。監(jiān)理工程師收集到的大量信息，大多數(shù)量是客觀情況的反映，但一些有虛假萬分的信息不可避免地混入，因此必須支偽存真，使信息真實(shí)、可靠。適用，就是處理后的信息必須能符合監(jiān)理工作的實(shí)際需要。也是說，信息經(jīng)過處理后，監(jiān)理工程師在三大控制上，或在監(jiān)理決策上、或者說協(xié)調(diào)工作上都能得心應(yīng)手地隨時(shí)調(diào)用。經(jīng)濟(jì)，就是指信息處理采用什么樣的方式，才能達(dá)到取得最大的經(jīng)濟(jì)效果的目的。信息處理采用什么樣的方式，與其它事物一樣，同樣存在價(jià)值論的問題。信息處理既要求及時(shí)、準(zhǔn)確、適用，經(jīng)濟(jì)效果也是信息處理的要求之一。否則，采取勞民傷財(cái)?shù)男畔⑻幚矸绞?，就違背了監(jiān)理工作的本意。2、監(jiān)理信息處理的內(nèi)容監(jiān)理信息的處理一般包括信息收集、加工、傳輸、存儲、檢索和輸出六項(xiàng)內(nèi)容。信息處理的方式一般有三種，即手工處理方式、機(jī)械處理方式和計(jì)算機(jī)處理方式。（五）、工程建設(shè)施工階段監(jiān)理資料管理的要點(diǎn)1、各工程項(xiàng)目監(jiān)理資料應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸樓整理規(guī)范》第五、六章的要求收集、裝訂、編目、立卷、歸檔、并應(yīng)做到，“及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序”。2、監(jiān)理資料的管理應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并由總監(jiān)理工程師指定的專人進(jìn)行監(jiān)理資料的日常管理及歸檔工作。監(jiān)理資料的收集、整理可按資料類別建立相應(yīng)的登記管理臺帳。3、專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)要求認(rèn)真審核資料，不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的報(bào)驗(yàn)、報(bào)審資料。審核整理后應(yīng)及時(shí)交資料管理人員整理、存收。4、在工程監(jiān)理過程中，監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程立卷，分專業(yè)存放保管并編目，以便跟蹤管理。5、監(jiān)理資料的收發(fā)、供閱必須經(jīng)過資料管理人員履行相應(yīng)手續(xù)。6、監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，除監(jiān)理企業(yè)自存資料外，還應(yīng)將單位工程的監(jiān)理資料向建設(shè)單位移交。監(jiān)理歸檔資料目錄1、合同文件：監(jiān)理合同、施工合同；2、勘察設(shè)計(jì)文件；3、監(jiān)理規(guī)劃；4、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；5、分包單位資格報(bào)審表；6、設(shè)計(jì)交底與圖紙會審會議紀(jì)要；7、施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表；8、工程開工/復(fù)工報(bào)審表及工程暫停指令；9