會計(jì)電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控制度的建設(shè)

電算化會計(jì)環(huán)境下的內(nèi)控制度建立有這樣一則事例．上海某商場的經(jīng)營者從2005年3月份開始忽然發(fā)現(xiàn)庫存商品在一年左右的時(shí)間里急劇減少了近400萬元。經(jīng)剖析庫存商品的減少不行能是簡單的商品消耗造的．也沒有發(fā)現(xiàn)有大宗商品被移轉(zhuǎn)的跡象。警方在檢查了商場的收銀系統(tǒng)后找到了原由本來就是負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的保護(hù)員方某非法在商場的計(jì)算機(jī)收銀系統(tǒng)植人了個(gè)漏斗程序這個(gè)程序的特色是收銀員按了幾個(gè)鍵后就會自動地刪除20％的營業(yè)額再由收銀員靜靜拿走后進(jìn)行分贓。在這個(gè)事例中，充分說了然公司實(shí)現(xiàn)電算化以后．假如系統(tǒng)保護(hù)人員缺少有力的監(jiān)控舉措和必需的內(nèi)部牽卷4制度．就很難防止有關(guān)人員利用職務(wù)之便進(jìn)行經(jīng)濟(jì)犯法。由此．接下來我們要談的就是怎樣建設(shè)和完美公司會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的話題。我們知道．會計(jì)電算化產(chǎn)生于上世紀(jì)五十年月．以美國通用電氣公司初次使用電子計(jì)算機(jī)計(jì)算員工薪資為序幕．成為會計(jì)發(fā)展史上的一次重要改革．關(guān)于會計(jì)數(shù)據(jù)的辦理手段．會計(jì)理論以及會計(jì)實(shí)務(wù)都必定產(chǎn)生很大的影響。會計(jì)電算化使得傳統(tǒng)的會計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會計(jì)核算形式以及內(nèi)部控制等都發(fā)生了很大變化．此中關(guān)于公司內(nèi)部控制的影響最為顯然。會計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計(jì)控制的特別形式,跟著計(jì)算機(jī)的發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,會計(jì)電算化系統(tǒng)將向著更為深廣的方向發(fā)展,將給公司的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營管理帶來新的機(jī)會?？墒俏覈?dāng)前的會計(jì)電算化系統(tǒng)仍舊存在諸多問題,詳細(xì)表此刻以下方面:(1)采納電算化后,不相容職務(wù)互相分別控制原則的重要性被弱化,進(jìn)而會令人非法閱讀、改正、拷貝甚至破壞系統(tǒng)資料和會計(jì)信息資料,降低了工作人員互相管制的效勞。會計(jì)電算化系統(tǒng)下,數(shù)據(jù)辦理集中化、自動化,一個(gè)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤可能致使一連串系統(tǒng)的錯(cuò)誤,進(jìn)而使系統(tǒng)失控難以發(fā)現(xiàn)。(3)在會計(jì)電算化系統(tǒng)中,署名或印章轉(zhuǎn)變?yōu)槭軝?quán)文件和口令,口令受權(quán)存在于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部,業(yè)務(wù)人員能夠利用特別的文件或口令,獲取某種權(quán)益或運(yùn)轉(zhuǎn)特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理,進(jìn)而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。為了保證會計(jì)電算化信息系統(tǒng)輸出會計(jì)信息的正確性和實(shí)時(shí)性、防備違紀(jì)作弊行為的發(fā)生．作為公司來說有必需增強(qiáng)和完美會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的建設(shè)以充散發(fā)揮會計(jì)在公司經(jīng)濟(jì)管理活動中的各項(xiàng)職能。一、會計(jì)電算化對傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的沖擊在會計(jì)電算化環(huán)境下．傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度遇到很大沖擊不論從形式上仍是從內(nèi)容重視點(diǎn)上都發(fā)生了變化，公司內(nèi)部控制愈來愈依靠于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)．會計(jì)事項(xiàng)辦理的電子化加大了會計(jì)信息的真切性風(fēng)險(xiǎn)使得會計(jì)電算系統(tǒng)內(nèi)部控制的范圍更為寬泛、技術(shù)要求更高。（一）內(nèi)部控制方式韻改變電算化會計(jì)內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的單調(diào)制度控制方式轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂葡嘟Y(jié)臺的方式。在傳統(tǒng)的手工會計(jì)工作環(huán)境下．內(nèi)部控制的方式常常是經(jīng)過會計(jì)人員的內(nèi)部管制制度即經(jīng)過憑據(jù)的人工傳達(dá)程序利用平時(shí)業(yè)務(wù)辦理工作中會計(jì)人員間的互相校驗(yàn)．互相查對的內(nèi)部管制．來達(dá)到保證會計(jì)信息正確、防備破綻和作弊發(fā)生的最后目標(biāo)比如總賬與明細(xì)賬之間的查平等。而在會計(jì)電算化環(huán)境下電算億會計(jì)信息系統(tǒng)對會計(jì)數(shù)據(jù)的辦理包含了手工辦理、手工與計(jì)算機(jī)共同辦理和計(jì)算機(jī)自動辦理三個(gè)方面會計(jì)人員除了進(jìn)行采集，審察原始憑據(jù)的手工操作之外憑據(jù)的嗔制、審察記賬算賬和報(bào)賬等會計(jì)辦理工作都交給計(jì)算機(jī)達(dá)成計(jì)算機(jī)接收到合法指令后對會計(jì)數(shù)據(jù)履行自動加工辦理。并且整個(gè)會計(jì)數(shù)據(jù)的辦理過程是在人機(jī)共同參加下達(dá)成的。這就使得本來的手工會計(jì)系統(tǒng)39中的諸多內(nèi)部控制舉措所有轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)中由計(jì)算機(jī)程序來履行．比方計(jì)算機(jī)自動對記賬憑據(jù)的借貸發(fā)生額推行均衡校驗(yàn)賬與賬之間的自動核列等。因而可知．會計(jì)電算化的實(shí)行使得公司內(nèi)部控制的方式由傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)的制度控制改變?yōu)槿藱C(jī)控制即．制度控制與程序控制相聯(lián)合。（二）內(nèi)部控制重視點(diǎn)發(fā)生改變傳統(tǒng)手工會計(jì)系統(tǒng)下．會計(jì)人員以手工登記賬簿．內(nèi)部控制是以總分類賬戶與明細(xì)分類賬戶的平行登記為要點(diǎn)的．其目的是為了保證賬、賬符合。而在會計(jì)電算化環(huán)境中．原始數(shù)據(jù)是由人工預(yù)先進(jìn)行審察并以記賬憑據(jù)的形式輸人計(jì)算機(jī)的計(jì)算機(jī)在程序控制之下對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工辦理．并儲藏于磁性介質(zhì)上。所以所有的賬表數(shù)據(jù)都源自于記賬憑據(jù)只需記賬憑據(jù)數(shù)據(jù)錄入正確計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就會自動進(jìn)行一系列正確的業(yè)務(wù)辦理．如憑據(jù)審察、記賬等?？墒堑┰紨?shù)據(jù)在輸人中發(fā)生人為錨誤各樣賬簿數(shù)據(jù)甚至報(bào)表數(shù)據(jù)都會產(chǎn)生一系列錯(cuò)誤。所以．會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制的要點(diǎn)就在于數(shù)據(jù)輸入操作的控制。（三）內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)發(fā)生改變在手工會計(jì)系統(tǒng)中公司發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都記錄在證、賬、表等的紙介質(zhì)上假如對憑據(jù)、賬簿等進(jìn)行隨意涂改．簡單留下澮改后的蛛絲馬跡作弊行為易于被覺察．，推行會計(jì)電算化后會計(jì)信息的儲藏方式和儲藏媒介發(fā)生了很大的變化．各樣記賬憑據(jù)．賬簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料都儲存于磁性介質(zhì)上這類無紙化的儲存方式使得會計(jì)數(shù)據(jù)改正復(fù)制、備份或刪除都不易留下印跡．此外，有許多的會計(jì)核算軟件關(guān)于已記賬的憑據(jù)供給了較為隱性的“反記賬““反結(jié)賬“功能，記賬憑據(jù)、賬簿能夠被不留印跡地加以改正憑據(jù)的無印跡改正對會計(jì)數(shù)據(jù)的安全控制也是一個(gè)嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。這樣來后來果必定是讓人很難差別出會計(jì)數(shù)據(jù)的真與假，給會計(jì)信息的靠譜性帶來較狂風(fēng)險(xiǎn)。此外．會計(jì)電算化環(huán)境還引起出其余的風(fēng)險(xiǎn)比如．計(jì)算機(jī)病毒破壞會計(jì)資料的風(fēng)險(xiǎn)未經(jīng)受權(quán)私自調(diào)用和改正軟件等風(fēng)險(xiǎn)都會使得內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)變大，不利于整個(gè)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全。所以．電算化會計(jì)環(huán)境下的特色加大了公司內(nèi)部控制的難度和復(fù)雜性。（四）受權(quán)同意控制的改變受權(quán)、同意控制，是傳統(tǒng)會計(jì)系統(tǒng)中較為基礎(chǔ)的一種內(nèi)部控制，針對某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些擁有有關(guān)權(quán)限人員的審察和簽章進(jìn)而形成復(fù)核和把關(guān)多層化手續(xù)的審察體制。而在會計(jì)電算化信息系統(tǒng)中．因?yàn)閸徫宦毮艿膭澤l(fā)生了巨大的變化，大多半環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)辦理都交給了計(jì)算機(jī)完威．電算化功能高度集中致使了會計(jì)職責(zé)的高度集中．使到手工方式中的審察、復(fù)核等內(nèi)部控制舉措被大大削弱甚至被撤消一些計(jì)算機(jī)操作人員就有可能利用職務(wù)之便盜取運(yùn)轉(zhuǎn)程序的權(quán)益實(shí)行非法操作進(jìn)而惹起數(shù)據(jù)被非法竄改，給公司帶來極大損失。二、加大并完美會計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度的建設(shè)國內(nèi)外會計(jì)電算化的實(shí)踐表示，完美的內(nèi)部控制制度是會計(jì)電算化信息客觀、真切的強(qiáng)盛保證。加大電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,特別是對會計(jì)電算化系統(tǒng)輸入、辦理和輸出的權(quán)限進(jìn)行控制,并要點(diǎn)針對業(yè)務(wù)辦理過程中的要點(diǎn)控制點(diǎn),落實(shí)到?jīng)Q議、履行、監(jiān)察、反應(yīng)等各個(gè)環(huán)節(jié)，既是現(xiàn)代公司內(nèi)部控制的一種內(nèi)在要求，也是提升公司現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平的重要門路。同時(shí)只有成立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，才能預(yù)防和減少電算化作弊的可能性。（一）成立和完美會計(jì)電算化系統(tǒng)更新程序改正控制制度。所謂會計(jì)電算化系統(tǒng)更新，程序改正控制是指對現(xiàn)有電算化系統(tǒng)的更新．程序改正等方面的控制。1．新舊系統(tǒng)更新的控制。當(dāng)新的會計(jì)電算化系統(tǒng)替代原有的手工會計(jì)系統(tǒng)或許舊的電算化會計(jì)系統(tǒng)時(shí)．必需實(shí)行卓有成效的控制制度．做好舊系統(tǒng)的結(jié)算匯總?cè)藛T從頭配置、40新系統(tǒng)初始化數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)人等各個(gè)環(huán)節(jié)變換的準(zhǔn)備工作。還應(yīng)注意的是．在新舊系統(tǒng)變換時(shí)，新的計(jì)算時(shí)機(jī)計(jì)信息系統(tǒng)能否優(yōu)于舊系統(tǒng)．還需要進(jìn)一步經(jīng)過詳細(xì)運(yùn)轉(zhuǎn)的查驗(yàn)．即兩者需要同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)一段時(shí)間(一般許多于三個(gè)月)以此來檢查新電算化會計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況數(shù)據(jù)能否穩(wěn)固優(yōu)秀．以保證甩賬工作的順利達(dá)成。2．程序改正控制。跟著公司經(jīng)營行為和經(jīng)營環(huán)境的變化．運(yùn)轉(zhuǎn)中的財(cái)務(wù)軟件有時(shí)確需進(jìn)行相應(yīng)的改正并且．計(jì)算時(shí)機(jī)計(jì)系統(tǒng)經(jīng)過一個(gè)階段的使用一般都會裸露出或多或少的需要改良的地方。公司在對會計(jì)軟件程序的修悔過程中對每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格周祥的控制一旦疏忽就會產(chǎn)生較嚴(yán)重的結(jié)果，文章開始所舉的事例正是說了然這一點(diǎn)。假如公司要求系統(tǒng)保護(hù)員關(guān)于程序改正的原由出具書面形式的報(bào)告并經(jīng)上司受權(quán)方可履行．或許規(guī)定系統(tǒng)保護(hù)員進(jìn)行程序改正時(shí)一定有管理部門監(jiān)察人員在場也能夠防止作弊行為的發(fā)生（二）成立和完美管理控制制度。所謂管理控制制度，是指公司為增強(qiáng)和完美對會計(jì)電算化系統(tǒng)中的各部門以及人員的控制和管理．成立起的一系列內(nèi)部控制制度包含．職責(zé)崗位控制、上機(jī)操作控制、會計(jì)檔案控制等內(nèi)容，1．職責(zé)崗位控制：在公司會計(jì)電算化系統(tǒng)中．職責(zé)崗位控制是指將系統(tǒng)中互不相容的職責(zé)進(jìn)行分工，經(jīng)過不一樣職責(zé)崗位的互相稽核、監(jiān)察和限制保障整個(gè)會計(jì)信息的真切性并減少作弊行為的發(fā)生。會計(jì)電算化系統(tǒng)中．職責(zé)崗位的控制要點(diǎn)應(yīng)放在不祖容職務(wù)的分別上，應(yīng)擬訂的互不相窖的職責(zé)主要有系統(tǒng)開發(fā)與系統(tǒng)操作職責(zé)相分別系統(tǒng)保護(hù)管理與業(yè)務(wù)操作職責(zé)相分別，數(shù)據(jù)錄八與數(shù)據(jù)審察職責(zé)相分別，系統(tǒng)操作與會計(jì)檔案管理職責(zé)相分別等。經(jīng)過成立互不相容職責(zé)并且實(shí)行有效的輪崗制度能夠有效地防備各樣錯(cuò)誤或作弊行為的發(fā)生。2．上機(jī)操作控制。公司應(yīng)增強(qiáng)對會計(jì)電算化系統(tǒng)上當(dāng)算機(jī)使用的控制。一般以為，上機(jī)控制舉措的內(nèi)容應(yīng)包含．①受權(quán)控制．主假如指對電算主管系統(tǒng)管理員以及系統(tǒng)操作員權(quán)限的控制。電算主管是本單位的業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人．一般擁有最高權(quán)限。電算主管指定系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員應(yīng)付電算主管負(fù)責(zé)：而系統(tǒng)管理員指定各個(gè)操作人員并給予其操作權(quán)限，，②上機(jī)操作控制．比如非操作人員不可以隨意進(jìn)八機(jī)房操作，錄人計(jì)算機(jī)的各樣數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并擁有完好、真切的原始憑據(jù)．關(guān)于發(fā)現(xiàn)輸人數(shù)占有誤的憑據(jù)，需按系統(tǒng)同意的功能加以更正如用有痕改正法履行改正等。擬訂上機(jī)記錄制度、輪番值班制度，成立齊備的上機(jī)時(shí)間、備份制度，如規(guī)定上機(jī)時(shí)間、規(guī)定數(shù)據(jù)的日備份周備份，月備份。3．會計(jì)檔案控制。電算化會計(jì)檔案是指儲存在計(jì)算機(jī)及磁性儲存介質(zhì)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印輸出的各樣證賬表書面會計(jì)數(shù)據(jù)文件以及系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)中的各樣文檔資料。一個(gè)合理和完美的電算化會計(jì)檔案管理制度，一般應(yīng)包含以下內(nèi)容．o檔案存檔審批手續(xù)推行會計(jì)電算化后打印輸出的各樣會計(jì)檔案應(yīng)有會計(jì)主管，系統(tǒng)管理員的簦章方可存檔保存。②各樣會計(jì)檔案安全捍衛(wèi)舉措．公司一定妥當(dāng)保存存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)如規(guī)定存有會計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)寄存在潔凈潔凈．防潮防磁的場所．會計(jì)檔案的保存推行內(nèi)部管制制度程序開發(fā)人員和系統(tǒng)操作人員不可以兼任會計(jì)檔案保存員一職等③會計(jì)資料的保存限期。④會計(jì)檔案的備份制度．公司應(yīng)付所有的會計(jì)檔案進(jìn)行備份并將其保存好．還要按期進(jìn)行檢查和按期復(fù)制，防備因?yàn)榇沤橘|(zhì)破壞而使會計(jì)檔案丟掉，為防備會計(jì)檔案遭破壞．公司還應(yīng)擬訂出有關(guān)的恢復(fù)數(shù)據(jù)的應(yīng)急舉措和手段。（三）成立和完美平時(shí)控制制度。平時(shí)控制制度是指在公司會計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所采納的常常性控制措旌包含．?dāng)?shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通信控制、數(shù)據(jù)辦理控制數(shù)據(jù)輸出41控制和數(shù)據(jù)儲藏控制等內(nèi)容。1．?dāng)?shù)據(jù)輸人控制。數(shù)據(jù)輸入是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作在會計(jì)電算化中數(shù)據(jù)一旦輸八計(jì)算機(jī)將會實(shí)現(xiàn)高度共享很多半據(jù)都是數(shù)出一源假如在數(shù)據(jù)輸入階段數(shù)據(jù)輸入犯錯(cuò)并且直到數(shù)據(jù)辦理或輸出階段錨誤才被發(fā)現(xiàn)那么錯(cuò)誤的改正就變?yōu)橐患容^費(fèi)勁費(fèi)時(shí)的事情。所以會計(jì)電算化工作環(huán)境下．增強(qiáng)憑據(jù)的控制是輸入控制舉措中最有效的控制。以記賬憑據(jù)為直接輸入的依照時(shí)，憑據(jù)控制應(yīng)當(dāng)在記賬憑據(jù)的審察、輸入、傳達(dá)、保存等環(huán)節(jié)推行全面控制。第一要求輸八的記賬憑據(jù)數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過有關(guān)職能部門的審察，審察通事后方可進(jìn)行輸八。在數(shù)據(jù)輸八時(shí)可采納一些技術(shù)控制手段對輸人數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行校驗(yàn)．這些方法是：控制總數(shù)校驗(yàn)試算均衡校驗(yàn)屏幕審察校驗(yàn)、二次輸人校驗(yàn)等。利用以上方法進(jìn)行查驗(yàn)，假如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，系統(tǒng)應(yīng)擁有自動警示操作員進(jìn)行檢查和改正的功能。此外憑據(jù)的傳達(dá)還應(yīng)當(dāng)規(guī)定嚴(yán)實(shí)的署名手續(xù)，防備憑據(jù)的失意或出現(xiàn)非法憑據(jù)，保證數(shù)據(jù)輸人的靠譜性和完好性。2．?dāng)?shù)據(jù)辦理控制。數(shù)據(jù)辦理控制的實(shí)質(zhì)是指對數(shù)據(jù)辦理的正確性和靠譜性實(shí)行控制。固然正確的數(shù)據(jù)輸八和靠譜的計(jì)算機(jī)硬件、軟件安裝等要素在很大程度上能夠保證數(shù)據(jù)處理結(jié)果的正確性、靠譜性．可是仍舊可能出現(xiàn)一些問題。比如，程序邏輯錯(cuò)誤童E理非法數(shù)據(jù)、重復(fù)輸入等問題。所以，公司會計(jì)電算化一定設(shè)置數(shù)據(jù)辦理的控制措旋．采納各樣控制技術(shù)對輸人數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行校驗(yàn)．比如登賬控制即系統(tǒng)確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能登賬的控制．防錯(cuò)糾錨控制，即系統(tǒng)防備或?qū)崟r(shí)發(fā)此刻辦理過程中數(shù)據(jù)丟掉重復(fù)或犯錯(cuò)的控制舉措．余額控制．總賬明細(xì)賬余額查平等控制。3．?dāng)?shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出是會計(jì)電算化數(shù)據(jù)辦理的最后結(jié)果。對會計(jì)數(shù)據(jù)輸出的控制一般包含屏幕查問控制、打印輸出控制和備份文件輸出等控制形式。關(guān)于各樣數(shù)據(jù)輸出形式．要求進(jìn)行權(quán)限設(shè)置未經(jīng)受權(quán)計(jì)算機(jī)應(yīng)能夠拒絕履行其輸出的要求；機(jī)房工作人員未經(jīng)受權(quán)不得供給任何會計(jì)資料。4．?dāng)?shù)據(jù)通信及網(wǎng)絡(luò)安全控制。數(shù)據(jù)通信及網(wǎng)絡(luò)控制是公司為了防備數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟掉、泄密等事故而采納的內(nèi)部控制舉措。公司應(yīng)采納有效手段來保護(hù)數(shù)據(jù)在傳輸過程中正確、安全．靠譜。這些舉措包含數(shù)據(jù)保密．接見控制，身份辨別控制網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)，接八口的安全控制等經(jīng)過采甩數(shù)據(jù)加密技術(shù)、接見