規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)章制度

實用標準文案合同管理制度第一章 總則第一條 為了加強合同管理，依法簽訂、履行、變更和解除合同，減少企業(yè)經營風險，維護公司的合法權益和良好信譽，依據《中華人民共和國合同法》 規(guī)定，結合公司的實際情況，特制定本合同管理制度。第二條 本合同管理制度適用于本公司所屬各部門，各部門在對外簽訂合同、協(xié)議及合同管理中必須嚴格執(zhí)行本合同管理制度。 本合同管理制度適用于公司各類合同的管理， 包括：項目前期合同、施工合同、 材料設備采購合同、 設計及技術服務類合同、營銷策劃合同、其他合同。第三條 本管理制度所稱合同是指公司對外設定、變更、消除民事權利或民事義務的一切協(xié)議。第二章 合同管理原則第五條 合法性原則：合同管理必須符合有關法律法規(guī)及相關規(guī)定，使得公司的權益能夠依法受到保護。第六條 合同書原則：必須簽訂正式合同書以明確雙方的權利、義務和責任。第七條 事前簽訂原則：合同應在經濟事項發(fā)生前簽署， 禁止未簽署合同即先行實施。第八條 利益明晰原則：合同應清楚地界定、描述各方的權利和義務，以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現(xiàn)象；合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算辦法及付精彩文檔實用標準文案款方式；如果合同價款可能調整，則應明確調整依據、調整方式。第三章 合同管理體系第九條 合同管理實行逐級審核、分級管理的原則。合同簽訂后，原件交辦公室建檔管理。第十條 合同承辦人為合同第一責任人，根據公司合同審批程序，對合同文本提出承辦意見，填寫合同審批表； 依據公司領導的授權辦理對合同糾紛的協(xié)商、 調解、仲裁、訴訟；保管好合同有關的文件，及時上交合同管理員歸檔。第一責任人必須對合同簽訂的合法性、合理性、有效性負責，一旦發(fā)生合同失誤，給公司造成損失，第一責任人負主要責任。第十一條 所屬業(yè)務經辦部門為合同承辦部門。合同承辦部門的主要工作：制定、修改合同文本條款；督促、 檢查本部門合同的執(zhí)行工作，并經常檢查合同的履行情況；及時上報合同履行中發(fā)現(xiàn)的問題， 并提出部門處理意見； 對本部門所辦理的合同引發(fā)的合同糾紛提出處理意見，并具體落實；建立部門合同管理臺帳。第十二條 合同管理員的主要工作：建立健全合同檔案，做好合同文本編號、歸檔、檢索，保證合同檔案的完整性。 及時檢查合同簽訂程序、 審批權限及履行情況等， 對未按規(guī)定程序和審批權限簽訂的合同及合同履行過程中存在的問題及時向分管領導匯報， 并督促合同承辦人員妥善處理。第十三條 公司各部門的分管領導對合同簽約、履行、管理工作負有領導責任。第十四條 合同單位的法人代表或授權簽約人負有主要領導責任。第四章 合同訂立的管理精彩文檔實用標準文案第十五條 合同的訂立必須采用書面形式，盡量采用由公司提供的合同文本 。傳真、電報、信函等書面文件可以作為合同的補充。電子郵件必須有書面確認書。第十六條 對外簽訂合同時必須審查對方是否具有獨立的企業(yè)法人資格；有否履行能力；擔保方是否具有擔保資格和能力。審查內容如下：1、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。查明該企業(yè)是否經工商部門年檢，以確定該企業(yè)簽約時是否具有獨立企業(yè)法人資格，注冊資金與所簽合同標的對照，以確定其履約能力。2、授權委托書。以確定簽約人是否具有簽約資格。3、擔保單位的主體資格、有無擔保能力、抵押物的價值、清結情況。4、若需擔保單位擔保的合同，除擔保單位加蓋公章外，還必須有擔保單位法人代表親筆簽字。5、所使用的印章是否與營業(yè)執(zhí)照的名稱相符。必要時要求提供印章真實性證明。第十七條 送審和簽訂的合同必須內容齊全，應包括：雙方的單位全稱、住所地址、法定代表人；合同的標的；數(shù)量、質量、規(guī)格以及廠家、品牌等；價格條件、付款條件、交付條件、結算方式；驗收方法及提出異議的方式、期限；合同的編號及簽訂時間、地點違約責任條款；爭議解決方法、地點。第十八條 合同依法需要公證、鑒證的，可以向法定機關申請公證、鑒證。第十九條 所有合同、協(xié)議文本都必須采用打印稿。合同編號不能中斷間隔，不能預留編號，不能與時間順序不符。第二十條 每項合同都必須建檔管理。合同檔案應包括；合同審批表；合同文本（原件）及其附件；訂立合同前產生的相關材料；履行合同中產生的相關材料；變更、解除、中止合同存檔應詳細注明原因。合同的相關材料，是指與合同的訂立、履行、變更、解除等有精彩文檔實用標準文案關的任何有法律意義的材料。其中要特別注意來往電報、 信件（含信封）、傳真及電話記錄、會談記錄的收集和歸檔。第五章 合同審批程序第二十一條 合同審批程序：承辦人員填寫合同審批表、部門負責人簽署意見、分管副總經理簽署審核意見、 總經理及董事長批準簽約、 用印。前期及工程類以外的合同無需成本合約部簽批。第二十二條 各部門合同審批應送審的資料包括：合同申報表；合同文本；商務考察調查表；技術附件；其他說明資料。第二十三條 各部門報送合同申報表經審核批準同意后，須在審核批準之日起一周內簽訂合同。第二十四條 公司各部門對外簽訂合同，在用印簽署之前，應先到合同管理員處取得合同編號。第二十五條 工程類合同一般不與個人簽訂。如果遇到特殊情況而必須與個人簽訂合同，則必須經公司總經理同意，且將對方個人身份證作為合同附件。第二十六條 公司對外簽訂合同必須由公司及單位的法定代表人簽字或由法定代表人的授權，方可簽訂合同。公司業(yè)務承辦人員依據公司法定代表人的授權對外簽訂經濟合同時，不得超越授權范圍。第六章 合同履行的管理精彩文檔實用標準文案第二十七條 合同交底：在合同簽訂之后，將合同復印件分發(fā)至相關部門，相關部門應閱讀了解合同。第二十八條 合同款的支付：相關業(yè)務部門經辦人員負責合同款支付的經辦，按照公司相關付款規(guī)定的審批流程執(zhí)行。第二十九條 合同變更：合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化需要變更合同內容的，或合作單位提出變更要求的， 經辦人應及時向公司領導請示報告， 公司同意變更的， 經辦人應按照合同訂立的有關程序辦理，嚴禁擅自變更合同。第三十條 合同結算：1、當合同中約定的合作單位的責任和義務已全部完成，并且達到了合同約定的結算條件才辦理結算。2、如工作成果存在質量問題或履約過程中合作單位存在違約情況等，主辦人應做出詳細說明及處理意見，記錄到《合同執(zhí)行情況跟蹤表》 。3、工程結算的具體方法按照《工程結算管理辦法》及《公司用款支付管理制度》執(zhí)行，其中設計及技術服務類合同結算表格見附件《設計及技術服務類合同結算表》 。第三十一條 合同執(zhí)行情況的評估：金額較大的合同執(zhí)行完畢后，應由合同主辦部門對合作單位的合同執(zhí)行情況等進行總結，并填寫《合同執(zhí)行評估考核表》 。第七章 合同檔案的管理第三十二條 合同文本應遵循及時整理、分類、歸檔、保存，以便復查。每項合同都應建檔管理，合同檔案應包括：合同審批表、合同正本、補充協(xié)議及其附件、訂立合同前產生的相關資料、合同履行中產生的相關資料。精彩文檔實用標準文案第三十三條 合同簽訂后，經辦人應在二天內將合同原件交公司合同管理部門存檔，與合同執(zhí)行相關的部門應備有合同的復印件。 需要報送集團備案存檔的， 應同時上報集團有關部門。第三十四條 在簽訂合同時，合作單位在蓋有有效印章的同時，其法人代表或法人代表授權人還需簽字；每份合同原件由發(fā)包單位至少蓋一個以上騎縫章。第三十五條 合同編號1、合同應有專人連續(xù)統(tǒng)一編號，因主合同的變更、解除等訂立的補充協(xié)議，按主合同類別編號。2、合同可分為六大類：1）前期合同：與建設用地有關的合同，包括土地出讓合同、動遷委托合同等。2）施工合同：包括建筑、安裝、裝飾、市政、園林景觀。3）材料設備采購合同：包括材料采購、甲方付款乙方收貨的合同、設備購買及安裝。4）設計及技術服務類合同：包括規(guī)劃、設計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢、專項檢