人事檔案整理講義

干部人事檔案整理工作講義人事檔案管理的規(guī)范依據(jù)

中共中央組織部、國家人事部、國家檔案局頒發(fā)的與人事檔案管理相關(guān)的規(guī)范性文件。如，《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理細(xì)則》、《流動(dòng)人員人事檔案檔案管理暫行辦法》等。另外，各省、市組織部及地方檔案局發(fā)布的相關(guān)規(guī)范性文件，如果內(nèi)容不與國家規(guī)定相背離，也是管理人事檔案的依據(jù)。干部人事檔案整理工作講義第一講人事檔案整理方法一、人事檔案的分類整理與編目（一）分類1.大類劃分：人員檔案分為在（現(xiàn)）職人員、已故人員和非在職人員等類別。2.每個(gè)人員的檔案按要求可以細(xì)分為十個(gè)類別。干部人事檔案整理工作講義第一類：履歷材料

(一)歸入履歷材料具體內(nèi)容如下：1.干部履歷表；3.干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表、簡歷材料；4.城鎮(zhèn)待業(yè)人員登記表等有關(guān)個(gè)人履歷材料；5.履歷表中含錄干審批內(nèi)容的放九—2類。

干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料形成時(shí)間排序。

(三)注意事項(xiàng)：1.履歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類，以鑒定為主的放第三類；2.帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主。

說明（第一類）：１.可以確認(rèn)干部參加工作時(shí)間的登記表（如應(yīng)征入伍登記表、兵役登記表、知識青年上山下鄉(xiāng)登記表等材料），歸第九類。2.沒有實(shí)際內(nèi)容的表格不歸檔。如確有保存價(jià)值的（如工會(huì)會(huì)員登記表），可放第十類。干部人事檔案整理工作講義第二類：自傳材料

(一)具體內(nèi)容：自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生變化的報(bào)告表等。(二)排序編目方式：按檔案材料形成時(shí)間排序。干部人事檔案整理工作講義說明（第二類）：１.有的干部沒有寫過自傳，可將含有自傳內(nèi)容較多的入黨申請書放第二類，并在干部檔案目錄中標(biāo)明“代自傳”。2.一般性的科技干部業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳，不歸檔。干部人事檔案整理工作講義第三類：鑒定、考核、考察材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表；2.九三年以來的年度考核登記表。3.畢業(yè)生鑒定表（如果四類中無畢業(yè)生登記表，此表先放四類，如含有成績或有“同意畢業(yè)”、“準(zhǔn)予畢業(yè)”意見放第四類。）；4.審計(jì)形成的材料（審計(jì)中發(fā)現(xiàn)問題并給予處分的放八類）；5.在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料。干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料形成時(shí)間排序。

(三)注意事項(xiàng)：鑒定含自我鑒定。干部人事檔案整理工作講義第四類：學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)資格材料、評(聘)專業(yè)技術(shù)職稱(職務(wù))材料;3.反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;4.培訓(xùn)材料：為期兩個(gè)月以上。干部人事檔案整理工作講義2009年《歸檔規(guī)定》1、增加“高中畢業(yè)生登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，選拔留學(xué)生審查登記表等參加出國（境）學(xué)習(xí)和中外合作辦學(xué)學(xué)習(xí)的有關(guān)材料，國內(nèi)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料”2、增加“職業(yè)資格材料”包括職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件3、增加“反映科研學(xué)術(shù)水平的材料”包括院士、博導(dǎo)及縣處級以上機(jī)關(guān)評選的拔尖人才的材料(二)排序編目方式：按檔案材料形成時(shí)間排序。說明（第四類）：１.學(xué)歷材料一要注意完整性，一套完整的學(xué)歷材料至少由報(bào)考登記表、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)生登記表三部分組成。二是要注意真實(shí)性。２.畢業(yè)證、學(xué)位證原件由本人保存，復(fù)印件放第四類（在登記目錄時(shí)要注明）。3.學(xué)生證、各科試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)、準(zhǔn)考證、入學(xué)通知書、論文、著作等材料不歸檔。干部人事檔案整理工作講義第五類：政治歷史情況審查材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.政審材料2.更改干部的姓名、民族、年齡、國籍和參加工作時(shí)間的材料：個(gè)人申請、組織審查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復(fù)；計(jì)算連續(xù)工齡審批材料等。干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序，排列順序?yàn)椋?、上級批復(fù)；2、結(jié)論；3、調(diào)查報(bào)告、證明材料；4、本人對結(jié)論的意見；5、本人交待材料等。

(三)注意事項(xiàng)：證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。干部人事檔案整理工作講義第六類：入黨入團(tuán)材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表；2.民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；3.中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書;4.加入或退出民主黨派的材料。干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序，排列順序?yàn)椋?、入黨、入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入黨、入團(tuán)的其他材料之前，即：入團(tuán)志愿書──入團(tuán)申請書──入黨志愿書──入黨申請書──入黨轉(zhuǎn)正申請書──黨員登記表；2、黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排列。

干部人事檔案整理工作講義(三)注意事項(xiàng)：1.開除黨籍、團(tuán)籍的材料歸第八類；2.預(yù)備黨員未轉(zhuǎn)正的，志愿書不進(jìn)檔案；3.1969年4月14日—1977年8月17日入黨無預(yù)備期，不存在轉(zhuǎn)正申請書。說明（第六類）：１.黨團(tuán)材料只歸組織作了結(jié)論的正式材料。思想?yún)R報(bào)材料、支部討論記錄、考察材料等不歸檔；２.未批準(zhǔn)或未轉(zhuǎn)正以及取消預(yù)備黨員資格的入黨志愿書，由干部所在單位黨組織保存，不能歸入干部人事檔案；3.凡被開除出黨的，其入黨材料仍放第六類，但需在入黨志愿書封面上注明何時(shí)由何機(jī)關(guān)開除出黨。開除出黨的處分材料則放第八類。干部人事檔案整理工作講義第七類：獎(jiǎng)勵(lì)材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：1?？h處級以上表彰、嘉獎(jiǎng)、記功和授予榮譽(yù)稱號的審批(呈報(bào))表；2.先進(jìn)人物登記(推薦、審批)表、先進(jìn)事跡材料；3.撤銷獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)材料等。

(二)排序編目方式：按檔案材料形成時(shí)間排序。說明（第七類）：１.獎(jiǎng)勵(lì)過程中形成的決定、通告、請示報(bào)告屬于文書檔案；獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、紀(jì)念冊、獎(jiǎng)?wù)?、勛章不歸檔，由本人保存。2.只有獎(jiǎng)勵(lì)證書和獎(jiǎng)狀而無審批表的，要通知所在單位或評先單位盡量找回審批表，實(shí)在索取不到的，可將先進(jìn)事跡材料取來歸檔。干部人事檔案整理工作講義第八類：處分材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：涉紀(jì)涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復(fù)，核實(shí)(調(diào)查、復(fù)查)報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機(jī)關(guān)作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財(cái)物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序。(三)注意事項(xiàng)：1、原來受處分，現(xiàn)已平反或撤銷，新清整檔案時(shí)，應(yīng)將平反或撤銷結(jié)論的批復(fù)放在原處分批復(fù)之前；2、政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類，凡未給處分的，以政治歷史問題為主的歸第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。干部人事檔案整理工作講義第九類：工資、任免、退（離）休等材料

(一)歸入該類的材料內(nèi)容如下：

1、工資情況的材料：新增人員工資審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表，工資變動(dòng)(套改)表、提職晉級和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表或工資變動(dòng)登記表，工資停發(fā)(恢復(fù))通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

干部人事檔案整理工作講義2、任免材料：招錄、聘用材料，任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料，辭職、辭退、罷免材料：比1996年規(guī)定增加選調(diào)生登記表，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表，公務(wù)員調(diào)任審批（備案）表，援藏、援疆、掛職鍛煉登記（鍛煉）表，授予海關(guān)關(guān)銜、法官和檢察官等級審批表。增加自愿辭職、引咎辭職的個(gè)人申請、同意辭職決定等材料，責(zé)令辭職的決定、申訴材料、復(fù)議決定，辭退公務(wù)員審批表、辭退決定材料，罷免材料干部人事檔案整理工作講義3、出國、出境材料：①出國、出境人員審批表（備案表）、登記表；②駐外使館審批表。

4、黨代會(huì)，人代會(huì)，政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料：委員當(dāng)選通知或證明材料，委員簡歷，代表登記表等。

干部人事檔案整理工作講義(二)排序編目方式：按時(shí)間順序或材料性質(zhì)相對集中排序。

按材料性質(zhì)可把該類檔案分成：1.工資情況的材料；2.任免材料；3.出國、出境材料；4.各種代表會(huì)材料。第九類材料有兩種排序方法：（１）按時(shí)序法進(jìn)行排列，即將本類所有材料按形成時(shí)間的先后順序依次排列。（２）采取二級分類，先按材料的性質(zhì)相對集中，將本類材料分為四項(xiàng)：９－１工資材料；９－２任免材料；９－３出國（出境）材料；９－４黨代會(huì)、人代會(huì)等其他材料。同一項(xiàng)目的材料按照時(shí)序由遠(yuǎn)至近依次排列。因?yàn)榈诰蓬惖牟牧媳容^多，采用二級分類的方法，顯得層次清楚，利用起來也比較方便。所以，對第九類材料的分類排序采用二級分類法為好。說明：１.應(yīng)征入伍登記表（兵役登記表）、退伍登記表（審批表），轉(zhuǎn)業(yè)干部服預(yù)備役報(bào)告表，知識青年上山下鄉(xiāng)登記表，招工登記表（審批表），“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表等材料放第九類。２.無任免呈報(bào)表時(shí)，任免通知可放第九類，有任免呈報(bào)表則不歸任免文件。3.大、中專畢業(yè)生分配報(bào)到通知書（派遣證）可放第十類。4.商調(diào)函、調(diào)令，出國任務(wù)批件等材料不歸檔。干部人事檔案整理工作講義第十類：其他可供參考的材料

歸入該類的材料內(nèi)容如下：1.健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級的材料。2.治喪材料：生平，非正常死亡調(diào)查報(bào)告等材料。3.干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料：干部人事檔案報(bào)送單；干部人事檔案有關(guān)情況說明等材料。4.其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證(派遣證)，人事爭議仲裁裁決書(調(diào)解書)，公務(wù)員申訴處理決定書(再申訴處理決定書、復(fù)核決定)，再生育子女申請審批表等有參考價(jià)值的材料。干部人事檔案整理工作講義說明：１.民事糾紛判決書，結(jié)婚報(bào)告、離婚結(jié)論，軍人家屬隨軍登記表（審批表），干部家屬農(nóng)轉(zhuǎn)非審批表，獨(dú)生子女審批表等材料可放第十類。２.預(yù)備役軍官登記表、轉(zhuǎn)業(yè)干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役審批表放十類。3.一般的體檢表、化驗(yàn)報(bào)告，不歸檔。

干部人事檔案整理工作講義第二講人事檔案的編目一、人事檔案材料的編碼人事檔案材料的編碼包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和份號。類號是指對人事檔案材料所劃分的十個(gè)大類號；份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號可先用鉛筆，標(biāo)在每份材料第一面的右上角。具體來說，第一類、第二類、第三類、第四類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下：干部人事檔案整理工作講義順序號的編寫如下：第一類１－１１－２1—3……第二類２－１２－２……第三類３－１３－２……第五類５－１５－２……第六類６－１６－２……第七類７－１７－２……第八類８－１８－２……第十類１０－１１０－２……干部人事檔案整理工作講義第九類材料順序號的編寫如下：(四類)９－１－１９－１－２……９－２－１９－２－２……９－３－１９－３－２……９－４－１９－４－２……前面的數(shù)字代表材料所歸屬的類別，后面的數(shù)字代表材料在每類中的排序號。如“１－１”表示第一類中的第一份材料，“９－１－１”表示第九類工資材料中的第一份材料。依次類推。干部人事檔案整理工作講義注意事項(xiàng)：在每份材料右上角編上順序號的同時(shí)，按圖書計(jì)頁法（第單面為一頁），先用鉛筆在材料每面的右下角編上頁碼（正面右下角，反面左下角）。材料本身有頁碼的，不需重編。如果其中有插頁的，將插頁順著上頁編上號碼，再將以后的頁碼順編。為每份材料編上順序號和頁碼，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便檢索、利用。干部人事檔案整理工作講義二、干部人事檔案材料的目錄登記每卷干部人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。干部人事檔案材料的目錄登記，就是在材料經(jīng)過排列之后，按照固定的目錄檔目和要求，將相應(yīng)的歸檔材料逐份記載的工作。目錄登記，關(guān)鍵可以起到索引的作用，同時(shí)幫復(fù)查、保護(hù)檔案材料的作用。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作1、將原Word格式的電子目錄轉(zhuǎn)換成Excel格式；（剪切粘貼、新材料目錄錄入、頁邊距調(diào)整）2、人事檔案盒更換，檔案卷背、封面姓名的打??；老材料仍然要保持原樣，不能重新打孔和裱糊成A4紙型，A4紙型新材料按照改版文件要求靠左下對齊打孔一并裝盒；3、人員檔案副本盒的更換；4、按新標(biāo)準(zhǔn)整理新近人員檔案；（原有小于A4紙型材料依據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)）第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作5.材料橫豎重排，橫板材料全部粘貼于白紙上改為豎版，方便查閱；6.提拔考察材料從3類調(diào)整入9-2相應(yīng)任免表后、在職教育材料從4-1調(diào)整至4-4；（原材料裱糊在一起的需撕開重新粘貼補(bǔ)邊整齊后裝入）；7.審核檔案材料,檢查有無以往及新近缺失的材料、干部任免表、工資表等組織形成的材料中個(gè)人信息是否正確，形成材料缺失單向有關(guān)部門催要。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作改版工作工注意事項(xiàng)：關(guān)于目錄1.接收檔案同時(shí)要求檔案來源單位提交檔案目錄的電子版。移交檔案時(shí)應(yīng)隨紙質(zhì)檔案及時(shí)上交電子目錄；2.材料名稱盡量明確清楚，如外調(diào)證明材料應(yīng)寫清和入黨者的親屬關(guān)系，如其父證明材料，名稱文字過長可適當(dāng)簡略，遷安縣楊店子鎮(zhèn)靳官營村對其舅父侯凱證明；3.掛職借調(diào)期間的鑒定考核材料應(yīng)明確標(biāo)示，否則一年中有兩份考核材料，容易使人不解；第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作4.榮譽(yù)證書應(yīng)具體到何種級別何種獎(jiǎng)項(xiàng)，起到目錄作用；5.目錄中年份只寫95沒有按照要求寫成1995，全部要改正過來；6.目錄中年度考核材料應(yīng)具體寫清是哪一年的，因年度考核材料形成時(shí)間很不一致，有年底年初甚至有延后至4、5月份個(gè)人才簽字的，為查找方便，一目了然，目錄表示出來；第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作7.目錄中副處以上級別的干部任免審批表在職務(wù)發(fā)生變化時(shí)，職稱評審表變化時(shí)應(yīng)有標(biāo)識；8.目錄最后一頁應(yīng)有干部職務(wù)變動(dòng)表。職務(wù)變動(dòng)登記表表格內(nèi)無空格鍵，無合并單元格，方便由word粘貼到excel中；9.目錄可以正反面打印，節(jié)省空間，目錄中去掉份數(shù)欄；10.無法從庫中導(dǎo)出電子版目錄，應(yīng)向軟件公司提出要求，利于流動(dòng)。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作改版工作中注意事項(xiàng)關(guān)于第三類1、鑒定材料中自行分出三小別，分別是：鑒定、考核、考察，現(xiàn)在考察應(yīng)調(diào)整到九類，鑒定和考核應(yīng)打亂原排序，按時(shí)間重新排；2、在公司任職領(lǐng)導(dǎo)的工資及年度考核表不全。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作關(guān)于第四類1.工作后參加培訓(xùn)形成鑒定表和登記表（含成績）現(xiàn)分別放在四類和三類，可以統(tǒng)一歸入4-4，也可以維持原狀；2現(xiàn)在四大類學(xué)歷職稱材料是按照時(shí)間順序大排隊(duì)的，應(yīng)具體按照學(xué)歷、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)分成1、2、3、4小類，分別歸入。第三講干部人事檔案改版有關(guān)工作關(guān)于第六類六類分入團(tuán)、入黨，按小類分別排序，不符合中組部要求，應(yīng)該大排隊(duì)。關(guān)于第七類入檔的科技進(jìn)步獎(jiǎng)材料填寫備案表，由科技