辦公檔案及文件編寫管理辦法

檔案及文件編寫管理辦法Designby行政人事部目錄一、職責1二、文件管理辦法2三、文件格式規(guī)定3四、PPT編寫要求4五.

文件收發(fā)規(guī)定3六.

文件批閱規(guī)定4七.

文件管理規(guī)定4八.

行文管理規(guī)定4九.文件檔案管理規(guī)定4十.

管理流程文件的編制、批準和更改42一、職責

公司各職能部門負責各自部門有關(guān)文件的管理，辦公室檔案員負責公司所有資料的存檔和管理。(1)

公司各部門協(xié)同行政人事部負責公司管理體系文件的全面擬制和執(zhí)行。(2)部門文件由各相關(guān)負責人或部門助理擬定，部門負責人審核修改。(3)公司各有關(guān)職能部門負責文件在本部門使用過程中的管理。(4)負責行政副總監(jiān)行使審核、批準更改公司的行政文件。(5)常務(wù)副總裁負責批準發(fā)布和更改公司的管理體系及各部門重要文件。3二、文件管理辦法(一)凡公司性的命令、決定、通知、通報、報告、請示、批復等文件由辦公室統(tǒng)一辦理。(二)部門編寫的公司性管理文件須經(jīng)編寫部門領(lǐng)導、行政主責領(lǐng)導審核，公司常務(wù)副總裁審批，交辦公室發(fā)放。(三)公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱；機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密等級，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容確定。4二、文件管理辦法(四)

編寫公文應(yīng)注意以下事項

1．內(nèi)容要符合國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

2．反映情況要客觀，實事求是；人、地、物名、引文及時間要具體、準確。

3．文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)

范；禁止在公文中使用口語化的文字。(五)公司性文件統(tǒng)一采用文號為：廣東云星X字[年份]××號。(六)紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的公司性制度、規(guī)定、決定、決議、任

命等，其他文件一律用公司信箋印發(fā)。(七)文件標題應(yīng)當準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容并標明文件種類，如有附

件應(yīng)注明附件順序和名稱。(八)如無特別說明，成文日期及生效日期以負責人簽發(fā)日期為準。5三、文件格式規(guī)定標題：線下空兩行，主標題小二號（黑體或方正大標宋簡體）居中，以下分別用三號黑體或三號仿宋加粗以版面整潔美觀、字體清晰、適合閱讀為原則紙張：A4（210×297mm）標準大小白紙正文：四號（宋體）注釋等用小四號字體全文：1.5倍行距英文字體和數(shù)字：TimesNewRoman字體每一頁的左右分別留邊20mm，上下15mm，頁眉：使用公司統(tǒng)一表頭水印：以公司名義對外的文件可采用水印信紙6文件標準代碼分類公司管理流程文件代號

GDYX-PE（ProcessEngineering）行政管理文件代號

GDYX-AD（AdministrativeManagement）人事管理文件代號為

GDYX-HR（HumanResource）工程管理文件代號為

GDYX-EM（EngineeringManagement）財務(wù)管理文件代號為

GDYX-FM（FinancialManagement）物業(yè)管理文件代號為

GDYX-PM（PropertyManagement）營銷策劃文件代號為

GDYX-MM（MarketingManagement）投資開發(fā)文件代號為

GDYX-ID（InvestmentandDevelopment）商業(yè)地產(chǎn)文件代號為GDYX-CR(Commercialrealestate)

文件以三位阿拉伯數(shù)字進行編號，并注明年份和版本號。7表頭落款、日期1.5倍行距宋體小四20mm15mm8四、PPT編寫要求公司LOGO：每一頁右上角/右下角條理清晰，須進行編號，編目錄主題不明顏色不清布局太亂字體太小文字太多忌9五.

文件收發(fā)規(guī)定(一)發(fā)文程序為：擬稿→審核(部門領(lǐng)導)→簽發(fā)(公司領(lǐng)導)→打印→發(fā)文→催辦→立卷→歸檔→銷毀，等。(二)

收文程序為：收文→登記→傳閱→催辦→立卷→歸檔。(三)公司所有發(fā)文，辦公室應(yīng)有存檔，各部門在形成文件后一天內(nèi)存檔于辦公室。即文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導簽字的原件)審核稿件及文件正本一份交辦公室存檔。有領(lǐng)導批示的還應(yīng)附批復件，如有電子版須存電子文檔。(四)

辦公室資料員在收文后，根據(jù)發(fā)文文件的保密和須公布程度，如需公布，即刻將所收文的摘要和題目發(fā)布于公司QQ群眾，各部門需要的同事前往辦公室調(diào)檔。辦公室每周匯總一次本周收文情況。并上報總經(jīng)辦常務(wù)副總裁和行政副總監(jiān)各一份。10五.

文件收發(fā)規(guī)定(五)

收文：各部門收到的外部文件一律交由辦公室統(tǒng)一負責。辦公室收文后，做好歸類、登記、傳閱、分類、歸檔。(六)辦公室資料員按規(guī)定負責所有文件的發(fā)放，嚴格遵守登記、簽收各項程序。(七)各部門要建立文件管理員對收到的各類文件進行收文登記，呈部門領(lǐng)導閱后，需要分發(fā)的文件，可由各部門文員復印下發(fā)，但要統(tǒng)一做好登記，屬受控文件須編號分發(fā)。11六.

文件批閱規(guī)定(一)辦公室簽收到上級部門發(fā)來的文件后，資料員應(yīng)及時登記呈公司領(lǐng)導傳閱，根據(jù)公司領(lǐng)導的指示送有關(guān)部門辦理。(二)需要有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文件，先送承辦部門提出意見，然后呈報公司領(lǐng)導批閱。辦公室做好督促檢查工作。(三)

凡廣東云星房地產(chǎn)開發(fā)有限公司各級領(lǐng)導閱、批公文應(yīng)仔細認真，閱批完成必須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要細致具體，簡明扼要。(四)

各級領(lǐng)導對送來的公文要及時閱批，急件當天批復，一般文件三天內(nèi)批復。如無正當理由導致超時限批復，辦公室將根據(jù)情況計入責任人績效考核或年終評定內(nèi)。(五)查閱文件一律在辦公室內(nèi)，并應(yīng)按照發(fā)文機關(guān)或領(lǐng)導指示的范圍辦理，無關(guān)人員不得交叉閱知。12七.

文件管理規(guī)定(一)各級責任人必須堅持每天清點文件，發(fā)現(xiàn)丟失，及時報告。(二)各歸口管理部門編制(列出)部門所用的法律、法規(guī)清單和技術(shù)上執(zhí)行的規(guī)范、標準清單交辦公室，由辦公室列出公司使用的總清單存檔。(三)

每半年對文件進行清查，對承辦后的文件及時進行分類、歸檔。年底對文件進行全面清查。本項工作由辦公室指派工作人員監(jiān)督執(zhí)行。(四)

公司文件管理網(wǎng)絡(luò)圖：每個部門應(yīng)設(shè)立一個專職(兼職)文件管理員，一般為部門助理，管理員由各部門指定，報辦公室備案。發(fā)各部門的文件均交各部門文件管理員登記，送部門領(lǐng)導傳閱，文件傳閱要附上文件傳閱單。文件傳閱單可參照辦公室統(tǒng)一編制的樣式，也可根據(jù)需要自行編制。自行編制的各類文件應(yīng)在風格上與公司，辦公室批準的格式相適。13七. 文件管理規(guī)定(五)

凡秘密以上的文件不得私自復印，確需復印的應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導批準并報辦公室登記發(fā)放，并由經(jīng)辦人簽名確認。(六)

秘密文件資料的打印(復印)必須經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能進行，打印(復印)的文件要嚴格控制份數(shù)并核對；廢頁及時徹底銷毀。(七)

公司的受控文件，要編制分發(fā)號。嚴格使用范圍，保證文件及相關(guān)經(jīng)辦人員的可追溯性。(八)文件的增發(fā)。公司文件須增發(fā)時，由使用部門填寫增發(fā)申請表，說明增發(fā)理由，交辦公室批準，按文件管理的程序增發(fā)。14七. 文件管理規(guī)定(九)要更改的文件:由原編制部門提出申請，填寫更改申請表，報辦公室批準，按原文的程序?qū)徟驮牡姆职l(fā)號發(fā)出更改通知書，由辦公室做好文件登記的發(fā)放。(十)文件復?。簝?nèi)部文件復印按需求進行，須受控并辦理相關(guān)手續(xù)。各部門、項目部需要復印的文件，由各部門領(lǐng)導批準，文件管理員辦理，做好發(fā)放登記手續(xù)，并負責收回。外聯(lián)文件復印下發(fā)由公司領(lǐng)導批準，各職能部門負責發(fā)放。(十一)當文件破損嚴重而影響使用時，由需要部門辦理申請更換手續(xù)，經(jīng)辦公室批準，由辦公室文件管理員登記補發(fā)，同時將破損文件收回銷毀。新文件的分發(fā)號仍沿用原有分發(fā)號。15七. 文件管理規(guī)定(十二)

發(fā)現(xiàn)文件不慎丟失后，由丟失文件部門出具書面文字形式，說明遺失原因報辦公室備案，辦理申請補領(lǐng)手續(xù)，補發(fā)的文件采用新的分發(fā)號，并注明原分發(fā)號作廢。(十三)

文件作廢、回收、銷毀。每年各部門對無保存價值的文件，于次年第一季度列出清單交辦公室，由文件管理員匯總后交行政主責副總監(jiān)審核，并請示公司或集團領(lǐng)導批準，然后交由辦公室統(tǒng)一銷毀。對有保留價值且無須銷毀的廢止文件，由各部門列出清單，交辦公室審核后，在文件上加蓋“作廢”章，再交所需部門保存使用。(十四)辦公室按領(lǐng)導批示送各單位承辦的文件，在承辦過程中，按要求將文件存放于文件柜內(nèi)，文件內(nèi)容承辦完后及時退交辦公室。(十五)確因必要借文件外出的，必須填寫借閱登記表，經(jīng)公司行政副總監(jiān)以上領(lǐng)導批準并報辦公室備案登記予以外借。16八.

行文管理規(guī)定(一)各部門向公司提交的“請示”必須一文一事；提交的“報告”內(nèi)容中不得夾帶請示事項。公司與部門之間，部門與部門之間的行文，除“會議紀要”外，均需部門主管簽字。(二)

各部門在與其他單位的往來函件(含報告、申請)中涉及圖紙變更、預(決)算數(shù)據(jù)，產(chǎn)值、成本計算、合同內(nèi)容等，要抄報公司領(lǐng)導和有關(guān)管理部門(三)其他以部門名義涉及對外經(jīng)濟活動的函件(含合約、意向書等)要報請公司職能部門主管和公司常務(wù)副總裁審批。17九.文件檔案管理規(guī)定(一)

每年第一季度，各部門應(yīng)將上年度涉及反映單位活動、辦理完畢的、具有參考保存價值的事件、文件資料等，均按要求收集、整理歸檔立卷，定期向辦公室移交（除營銷部、財務(wù)部等特殊部門外），集中管理，便于今后利用。辦公室資料員有權(quán)對所收的不符合要求的部門檔案提出整改意見。(二)人事檔案由人事部根據(jù)《人事檔案管理辦法》保存管理。(三)

會計檔案由財務(wù)部按《會計檔案管理辦法》的要求保存管理。(四)工程檔案由工程部按《工程檔案管理辦法》的要求保存管理。18九.文件檔案管理規(guī)定(五)

房地產(chǎn)開發(fā)項目要做到一個項目一套檔案，開發(fā)項目檔案及工程技術(shù)類檔案分別由開發(fā)部和工程部設(shè)庫保存和管理。(六)因工作需要查閱檔案資料，必須負安全、保密責任，禁止在歸檔文件上涂改、圈點、劃杠，不得拆散、抽取、調(diào)換或擅自復印。(七)文件管理人員因工作變動或離職時，必須進行工作移交，不得私自帶走或擅自影印、銷毀任何檔案資料，違者依照公司有關(guān)條例進行處罰。并保留依法追究當事人民事及刑事責任的權(quán)力。(八)

各部門電子版文件的文件名須在題名、文號前標注日期如【05.12考勤管理制度GDYX-AD-032】19九.文件檔案管理規(guī)定(九)保存期限1）永久保存：(1)公司章程、規(guī)章制度；(2)組織架構(gòu)及任免職通知；(3)股東會會議紀錄；(4)公司內(nèi)部形成的通知、請示、報告、批復等各類文件（5）財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2）10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3）5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4）1年保存：結(jié)案后無長期保存必要的所有文件。20十. 管理流程文件的編制、批準和更改(一)管理流程文件由總經(jīng)辦進行編制。(二)批準：管理流程文件由各主管領(lǐng)導審核并由常務(wù)副總裁負責對其進行最后審定，(三)更改：如管理流程文件需要更改，由公司職能部門提出書面修改建議送辦公室，由辦公室與其他有關(guān)部門協(xié)商后提出修改意見，再由行政總監(jiān)審核，常務(wù)副總裁審批。若常務(wù)副總裁認為應(yīng)該修改，可責成辦公室直接提出修改意見，并交常務(wù)副總裁重新行使批準流程及權(quán)限。(四)各部門實施修改時可采用“劃改”、“換版”的辦法進行。管理流程文件經(jīng)多次或大幅度更改的,應(yīng)報請辦公室和主管領(lǐng)導進行換版處理。21發(fā)票的管理制度一、總則

1、

財務(wù)部是公司發(fā)票管理的責任部門，負責擬定和設(shè)計發(fā)票的管理制度及工作規(guī)范。財務(wù)部專設(shè)稅務(wù)會計崗位對發(fā)票管理工作進行具體組織和指導。

2、

財務(wù)部歸口辦理公司各類發(fā)票的申購、使用、繳銷及納稅申報等事務(wù)，負責稅務(wù)機關(guān)業(yè)務(wù)銜接和關(guān)系協(xié)調(diào)，保證發(fā)票運用的合法性。

3、

本辦法所指的發(fā)票包括增值稅發(fā)票、普通發(fā)票和機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票。企業(yè)的財務(wù)收據(jù)管理適用本辦法。

22二、

管理規(guī)定

1

、凡購入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報銷憑證后。

2、對于真