第三章會(huì)計(jì)電算化基本要求新

第三章會(huì)計(jì)電算化基本要求第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求第五節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度為了加強(qiáng)對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作的管理，財(cái)政部制定并發(fā)布了〈會(huì)計(jì)電算化管理辦法〉1994年7月〈會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范〉1994年7月〈會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范〉1996年6月〈會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范〉1996年6月〈會(huì)計(jì)檔案管理辦法〉1999年1月

這些法規(guī)制度的制定，一方面有力地促進(jìn)了我國(guó)電算化工作的健康、規(guī)范地發(fā)展；另一方面也有力地指導(dǎo)了廣大企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)電算化工作的順利開(kāi)展。第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求（1）會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會(huì)計(jì)核算工作效率。（2）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。（3）會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國(guó)文字對(duì)照。第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求（4）會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。（5）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T1985-《信息技術(shù)-會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。（6）會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。（7）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能（8）單位修改、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，改變會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù)。（9）會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入方式包括鍵盤手工輸入、軟盤輸入和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)線路傳輸?shù)刃问?。輸入的?shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求1、對(duì)初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求（1）輸入會(huì)計(jì)核算所必須的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括總分類會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類科目名稱、編號(hào)、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等（2）輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)；（3）選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等;（4）定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證；包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等。（5）輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。2、對(duì)記賬憑證輸入的基本要求（1）正輸入的記賬憑證編號(hào)是否與已輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號(hào)重復(fù)（2）以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱;（3）正輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目借貸雙方金額不平衡，或沒(méi)有輸入金額，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行；（4）正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目或者貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行。2、對(duì)記賬憑證輸入的基本要求（5）正在輸入的收款憑證借方科目而不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行。（6）會(huì)計(jì)軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正，紅字可用”-“號(hào)表示。3、對(duì)原始憑證輸入的基本要求（1）在輸入記賬憑證的同時(shí)，輸入相應(yīng)原始憑證。軟件在對(duì)已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對(duì)輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核。輸入的記賬憑證通過(guò)審核或登賬后，對(duì)輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進(jìn)行修改。（2）在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會(huì)計(jì)輸入自動(dòng)生成記賬憑證。三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求1.對(duì)屏幕查詢輸出的基本要求（1）查詢機(jī)內(nèi)總分類會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類會(huì)計(jì)科目的名稱、編號(hào)、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額和余額等項(xiàng)目；（2）查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登賬的機(jī)內(nèi)記賬憑證、原始憑證；查詢機(jī)內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細(xì)分類賬簿；（3）查詢往來(lái)賬款項(xiàng)目的結(jié)算情況；（4）查詢到期票據(jù)的結(jié)算情況等；（5）查詢出來(lái)的機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)如果已經(jīng)結(jié)賬，屏幕顯示應(yīng)給予提示。2、對(duì)打印輸出的基本要求（1）會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供打印輸出機(jī)內(nèi)原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表的功能，有關(guān)憑證、賬簿、報(bào)表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定（2）在機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額余額對(duì)照表替代。2、對(duì)打印輸出的基本要求（3）在保證會(huì)計(jì)賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少；（4）對(duì)于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會(huì)計(jì)軟件可以提供會(huì)計(jì)賬簿的滿頁(yè)打印輸出功能；（5）另外，打印輸出的機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)，如果是根據(jù)未結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當(dāng)在打印檢出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表上打印一個(gè)特殊標(biāo)記，以示區(qū)別。四、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求主要體現(xiàn)在記賬、結(jié)賬和報(bào)表生成三方面。1、對(duì)記賬的基本要求2、對(duì)結(jié)賬的基本要求3、對(duì)報(bào)表生成的基本要求第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求一、電算化會(huì)計(jì)崗位的劃分1、電算主管2、軟件操作3、審核記賬4、電算維護(hù)5、電算審查6、數(shù)據(jù)分析三、中小企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的崗位設(shè)置中小企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的電算化會(huì)計(jì)崗位設(shè)置，應(yīng)該注意滿足內(nèi)部牽制制度的要求，如出納和記賬審核不應(yīng)是同一個(gè)，軟件開(kāi)發(fā)人員不能操作軟件處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。較小單位電算化崗位的設(shè)立：可由會(huì)計(jì)主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會(huì)計(jì)人員操作軟件任操作員和電算維護(hù)員；帶應(yīng)單獨(dú)設(shè)出納崗位。第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求一、替代手工記賬的任務(wù)和條件1.替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一從廣義上講，替代手工記賬是指將各種基礎(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，采用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件對(duì)輸入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理（計(jì)算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等），生成會(huì)計(jì)信息并存儲(chǔ)在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過(guò)程。1.替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展過(guò)程主要分為會(huì)計(jì)核算電算、會(huì)計(jì)管理電算化和會(huì)計(jì)輔助決策電算化三個(gè)階段，替代手工記賬是會(huì)計(jì)核算電算化首先要達(dá)到的目標(biāo)。從狹義上講，替代手工記賬是指從手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式向計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式的過(guò)渡階段，即脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過(guò)程。替代手工記賬僅僅是會(huì)計(jì)核算電算化工作的“初級(jí)階段”，是單位會(huì)計(jì)電算化工作的“起點(diǎn)”。主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬等。2、替代手工記賬的條件（1）配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件（2）進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)，配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員。目前干、開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：財(cái)政部組織全國(guó)開(kāi)展的初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。軟件公司提供的針對(duì)購(gòu)買的會(huì)計(jì)軟件的培訓(xùn)。單位根據(jù)開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作的需要自行組織會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。（3）建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。二、替代手工記賬的過(guò)程1.整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（1）重新核對(duì)各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。（2）整理各賬戶余額。（3）清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶。2.建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼（1）符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定；（2）滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求；（3）滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求；（4）要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒(méi)有上級(jí)科目；（5）要保持相對(duì)穩(wěn)定；（6）要考慮與子系統(tǒng)的銜接。3.規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程4.會(huì)計(jì)軟件初始化5.計(jì)算機(jī)與手工并行計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過(guò)程。主要任務(wù)是：檢查建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問(wèn)題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度。三、替代手工記賬的檢查1.檢查3個(gè)月并行期間手工賬與計(jì)算機(jī)賬的一致